Đồng cảm tại nơi làm việc là gì và cách thực hành? (Kèm ví dụ)

Chúng ta đều đã trải qua những ngày khó khăn tại nơi làm việc khi cuộc sống cá nhân gặp phải những biến cố bất ngờ. Có thể đó là một cuộc khủng hoảng gia đình, một căn bệnh đột ngột hoặc chỉ là áp lực của cuộc sống hàng ngày.

Trong những khoảnh khắc đó, điều quan trọng không chỉ là các chính sách hay quy trình tại nơi làm việc mà còn là những người quan tâm và chú ý đến nhau.

Sự đồng cảm tại nơi làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định trải nghiệm của nhân viên. Nghiên cứu của McKinsey cho thấy những nhân viên tin rằng tổ chức của họ có sự đồng cảm thường có xu hướng sáng tạo hơn và dám chấp nhận rủi ro sáng tạo.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về tầm quan trọng của sự đồng cảm trong môi trường làm việc và một số ý tưởng về cách thực hành nó.

Empathy là gì?

Đồng cảm là đặt mình vào vị trí của người khác và thực sự hiểu quan điểm của họ. Nó giống như bước vào vị trí của họ và cảm nhận những gì họ đang trải qua. Kết nối này giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn và xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn.

Một số người nhầm lẫn giữa sự đồng cảm và sự thông cảm, nhưng cả hai là hai cảm xúc khác nhau. Thông cảm là khi bạn cảm thấy tiếc cho hoàn cảnh của ai đó và đề nghị hỗ trợ, nhưng không thực sự chia sẻ cảm xúc của họ.

Tuy nhiên, đồng cảm có nghĩa là bạn cảm nhận nỗi đau của họ như thể đó là nỗi đau của chính mình. Đó là sự thấu hiểu và chia sẻ trải nghiệm của họ một cách chân thành.

Cả sự đồng cảm và sự thông cảm đều là biểu mẫu cốt lõi của trí tuệ cảm xúc tại nơi làm việc.

Đồng cảm tại nơi làm việc có nghĩa là gì?

Sự đồng cảm tại nơi làm việc có nghĩa là đồng nghiệp của bạn nỗ lực để thực sự hiểu và đồng cảm với cảm xúc của bạn và của các nhân viên khác. Và ban lãnh đạo hỗ trợ cách tiếp cận này bằng cả trái tim thông qua hành vi, chính sách và cơ sở hạ tầng.

Sự đồng cảm là yếu tố quan trọng giúp giải quyết xung đột, đưa ra quyết định tốt hơn và đảm bảo nhân viên làm việc cùng nhau hiệu quả

Có ba loại đồng cảm chính, mỗi loại đóng góp vào sự hiểu biết tổng thể của chúng ta về người khác. Dưới đây là tóm tắt nhanh:

Đó là lý do tại sao các tổ chức hàng đầu ưu tiên xây dựng văn hóa đồng cảm. Cuối cùng, một cuộc khảo sát của Glassdoor cho thấy nhân viên coi trọng văn hóa hơn mức lương cao khi tìm kiếm công việc mới.

Sự đồng cảm không phải là thứ chúng ta dành cho khách hàng hoặc nhân viên từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều... (nó) là... "một dịch vụ từng giây, từng phút mà [chúng ta] nợ mọi người nếu [chúng ta] muốn gọi [bản thân] là người lãnh đạo.

Tại sao sự đồng cảm lại quan trọng trong công việc?

Sự đồng cảm là chìa khóa để xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả, năng suất cao và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức tại nơi làm việc. Hãy cùng phân tích lý do tại sao điều này lại quan trọng như vậy:

1. Cải thiện giao tiếp và hợp tác

Khi bạn hiểu được cảm xúc của các thành viên trong nhóm, bạn có thể điều chỉnh phong cách giao tiếp để phù hợp với từng cá nhân hoặc nhóm một cách hiệu quả hơn. Điều này dẫn đến những kết quả tích cực hơn như sự hợp tác suôn sẻ hơn và đảm bảo mọi người đều có chung quan điểm.

Kết quả là, nhóm sẽ tự nhiên hoạt động hiệu quả hơn, với hiệu suất và sự gắn kết được cải thiện.

2. Giúp giải quyết xung đột

Sự đồng cảm giúp bạn nhìn nhận tình huống từ góc độ của người khác, khiến việc giải quyết xung đột trở nên đơn giản và mang tính xây dựng hơn.

Bằng cách thực sự hiểu cảm xúc của họ, bạn có thể lắng nghe kiên nhẫn hơn và phản hồi một cách chu đáo để đạt được giải pháp có lợi cho cả hai bên.

3. Tăng cường sự sáng tạo

Sự đồng cảm cho phép bạn khai thác kinh nghiệm và quan điểm đa dạng của nhóm, từ đó giúp tăng cường đáng kể khả năng sáng tạo.

Cách tiếp cận hợp tác này thường dẫn đến những giải pháp độc đáo và góc nhìn mới mẻ, mang lại lợi ích cho tổ chức.

4. Tăng cường sự hiểu biết về khách hàng

Sự đồng cảm đóng vai trò quan trọng trong việc hiểu nhu cầu, thách thức và kỳ vọng của khách hàng.

Bằng cách lắng nghe và tương tác với họ một cách chân thành, bạn có thể thu được những hiểu biết quý giá giúp bạn hiểu và truyền đạt các yêu cầu của dự án một cách rõ ràng hơn.

6. Tạo môi trường làm việc tích cực

Bằng cách tôn trọng ý kiến của họ và thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết, bạn sẽ xây dựng lòng tin trong nhóm.

Một môi trường làm việc dựa trên sự tin tưởng và tôn trọng sẽ mang lại sự hài lòng cao hơn cho nhân viên, giảm tỷ lệ nghỉ việc, giảm tình trạng kiệt sức và cuối cùng nâng cao hiệu quả công việc tổng thể.

Ví dụ về sự đồng cảm tại nơi làm việc

Sự đồng cảm có thể thể hiện dưới nhiều biểu mẫu khác nhau tại nơi làm việc. Bạn có thể hành xử đồng cảm với đồng nghiệp, cấp dưới, khách hàng và thậm chí cả với ban quản lý. Việc này giúp bạn giải quyết xung đột, xây dựng mối quan hệ tích cực và giao tiếp hiệu quả trong mọi tình huống.

Dưới đây là một số ví dụ phổ biến về sự đồng cảm tại nơi làm việc để bạn hiểu rõ hơn về khái niệm này:

Cách thực hành sự đồng cảm tại nơi làm việc

Nhưng làm thế nào để thực hành sự đồng cảm mỗi ngày? Câu trả lời nằm ở những nỗ lực nhỏ nhưng liên tục.

ClickUp, một nền tảng quản lý dự án đa năng, có thể là một đồng minh vô giá trong việc mang sự đồng cảm vào nơi làm việc.

Dưới đây là chín gợi ý thiết thực giúp bạn thực hành sự đồng cảm tại nơi làm việc:

1. Lắng nghe tích cực

Hiểu thật sự người khác bắt đầu từ việc lắng nghe tích cực và kiên nhẫn – trái tim của sự đồng cảm.

Thông thường, chúng ta chỉ nghe vừa đủ để lên kế hoạch trả lời thay vì thực sự lắng nghe những gì đồng nghiệp đang nói. Xu hướng này có thể tạo ra sự mất kết nối, khiến chúng ta khó nắm bắt cảm xúc của họ hơn vì không tham gia đầy đủ vào cuộc hội thoại.

Bằng cách có ý thức thay đổi cách tiếp cận sang lắng nghe tích cực, chúng ta có thể thay đổi hoàn toàn động lực. Lắng nghe tích cực bao gồm tập trung toàn bộ sự chú ý vào người nói, chống lại sự thôi thúc muốn ngắt lời và dành thời gian để xử lý những gì họ chia sẻ trước khi trả lời.

Tải xuống mẫu này

Mẫu ClickUp Emotions Wheel Icebreaker giúp kết nối sâu sắc hơn giữa các thành viên trong nhóm. Nó giúp các cá nhân giới thiệu bản thân, chia sẻ cảm xúc và hiểu được cảm xúc ảnh hưởng đến hiệu suất công việc như thế nào.

Mẫu này khuyến khích môi trường thuận lợi cho sự đồng cảm và lắng nghe tích cực, điều cần thiết để nuôi dưỡng mối quan hệ có ý nghĩa trong môi trường làm việc.

Để sử dụng Bánh xe cảm xúc Icebreaker, hãy làm theo các bước sau:

2. Giao tiếp cởi mở

Khuyến khích giao tiếp cởi mở là một phần quan trọng trong việc thực hành sự đồng cảm tại nơi làm việc. Khi các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái chia sẻ suy nghĩ và mối quan tâm của mình, bạn sẽ dễ dàng hiểu được quan điểm và cảm xúc của họ hơn.

Đối thoại cởi mở giúp bạn nắm bắt được cảm xúc và bối cảnh đằng sau những gì mọi người nói, đây là chìa khóa để phản hồi với sự đồng cảm chân thành.

Bằng cách tạo ra một môi trường nơi mọi người cảm thấy được lắng nghe và được coi trọng, bạn có thể giải quyết các vấn đề hiệu quả hơn, củng cố kết nối trong nhóm và xây dựng một nơi làm việc hỗ trợ lẫn nhau. Một kế hoạch giao tiếp có thể giúp ích trong trường hợp này.

Kế hoạch truyền thông là tài liệu chiến lược phác thảo cách thức một tổ chức sẽ truyền bá thông tin đến đối tượng mục tiêu. Bằng cách xây dựng kế hoạch truyền thông có cấu trúc tốt, các tổ chức có thể đảm bảo rằng thông điệp của họ được truyền tải một cách hiệu quả, nhất quán và kịp thời, từ đó thúc đẩy sự hiểu biết, sự tham gia và hỗ trợ tốt hơn.

Mẫu kế hoạch giao tiếp của ClickUp được thiết kế để giúp hợp lý hóa các nỗ lực giao tiếp của nhóm và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ thông tin.

Tải xuống mẫu này

Bắt đầu bằng cách cài đặt các mục tiêu giao tiếp rõ ràng, chẳng hạn như cải thiện giao tiếp nội bộ hoặc tương tác hiệu quả hơn với khách hàng. Mẫu này hướng dẫn bạn xác định các bên liên quan chính để bạn có thể phân công vai trò và trách nhiệm rõ ràng.

Bạn cũng sẽ phác thảo các kênh truyền tải thông điệp tốt nhất, lựa chọn từ các tùy chọn như email, mạng xã hội hoặc cuộc họp trực tiếp để đảm bảo bạn tiếp cận các thành viên trong nhóm một cách hiệu quả.

Mẫu này thậm chí còn giúp bạn theo dõi tiến độ, cho phép bạn đánh giá thành công của kế hoạch giao tiếp và điều chỉnh khi cần thiết.

3. Công nhận cảm xúc

Xác nhận cảm xúc là một khía cạnh quan trọng của sự đồng cảm, đặc biệt là khi đối mặt với những thách thức về cảm xúc, có thể do những quyết định hoặc sáng kiến ảnh hưởng đến họ.

Khi một thành viên trong nhóm đến gặp bạn để bày tỏ cảm xúc của họ, điều quan trọng là tập trung vào việc cung cấp sự an toàn về mặt tâm lý thay vì tranh luận hoặc bác bỏ mối quan ngại của họ.

ClickUp Comments là một công cụ tuyệt vời để hỗ trợ bạn thực hiện điều này.

Ví dụ: khi nhân viên chia sẻ cảm xúc hoặc lo lắng của họ về một công việc hoặc dự án, bạn có thể sử dụng bình luận để thừa nhận cảm xúc của họ và thể hiện sự thấu hiểu. Điều này tạo ra không gian cho đối thoại cởi mở và đảm bảo cảm xúc của họ được lắng nghe và công nhận.

Phản hồi một cách đồng cảm —cung cấp hỗ trợ và thể hiện rằng bạn coi trọng quan điểm của họ—giúp xây dựng môi trường làm việc hỗ trợ lẫn nhau. Điều này cho nhóm của bạn biết rằng cảm xúc của họ được tôn trọng.

Sự đồng cảm là một điều kỳ lạ và mạnh mẽ. Không có kịch bản. Không có cách làm đúng hay sai. Đó chỉ đơn giản là lắng nghe, dành không gian, không phán xét, kết nối cảm xúc và truyền đạt thông điệp vô cùng chữa lành: "Bạn không cô đơn".

4. Kiểm tra thường xuyên và phản hồi

Một cách đơn giản để thể hiện sự quan tâm chân thành đối với nhóm của bạn là tổ chức các buổi kiểm tra và phản hồi thường xuyên. Thực hành này cho nhân viên thấy rằng lãnh đạo là người dễ gần, coi trọng ý kiến của họ và cam kết hành động dựa trên nhu cầu của họ

Ngoài ra, các phiên này còn giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn và giải quyết chúng trước khi chúng trở thành vấn đề cấp bách hơn.

Nhắc nhở ClickUp có thể cải thiện đáng kể quá trình này. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng nó để theo dõi các phiên đăng ký và phản hồi của mình:

5. Hoạt động xây dựng nhóm

Lên lịch các hoạt động xây dựng nhóm thường xuyên là một cách tuyệt vời để tạo ra một nơi làm việc đồng cảm và gắn kết hơn.

Cân nhắc thiết lập các phiên đào tạo để các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ kiến thức và kỹ năng của mình. Các phiên này giúp nâng cao tinh thần của nhóm và nuôi dưỡng văn hóa học tập và hỗ trợ lẫn nhau.

Các phiên cảm ơn hàng tháng là một ý tưởng tuyệt vời khác. Chúng cho các thành viên trong nhóm cơ hội bày tỏ sự đánh giá cao nỗ lực của nhau và ghi nhận đóng góp, từ đó củng cố mối quan hệ và tinh thần làm việc.

Chế độ xem Lịch của ClickUp cho phép bạn lên lịch và hình dung tất cả các hoạt động xây dựng nhóm, chẳng hạn như các phiên đào tạo, cuộc họp tri ân và bữa trưa tại văn phòng, tại một nơi.

Bạn có thể đặt ngày và giờ cụ thể cho các hoạt động này và xem chúng cùng với các công việc và thời hạn thông thường của mình. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều biết về các sự kiện sắp tới và có thể lập kế hoạch phù hợp.

6. Đào tạo trí tuệ cảm xúc

Điều quan trọng là phải nhận ra rằng không phải ai cũng có cùng mức độ đồng cảm, vì mỗi cá nhân đều có những trải nghiệm và quan điểm riêng. Đầu tư vào đào tạo trí tuệ cảm xúc có thể mang lại lợi ích rất lớn cho việc nâng cao sự đồng cảm trong toàn nhóm của bạn.

Bạn có một số lựa chọn để triển khai khóa đào tạo này. Tận dụng các chuyên gia nội bộ (SME) hiểu văn hóa tổ chức và những thách thức cụ thể của bạn có thể mang lại khóa đào tạo hiệu quả và phù hợp.

Ngoài ra, bạn có thể cân nhắc lên lịch các phiên học với các chuyên gia bên ngoài hoặc mua các khóa học trực tuyến.

Tạo và lưu trữ các tài liệu đào tạo toàn diện như hướng dẫn và nghiên cứu điển hình trong ClickUp Docs. Điều này giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các giảng viên dễ dàng truy cập và sử dụng các tài nguyên này một cách hiệu quả.

Tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác bằng cách cho phép các thành viên nhóm, chuyên gia SME và chuyên gia bên ngoài đóng góp ý kiến trực tiếp trong tài liệu.

Với tính năng chỉnh sửa cộng tác trực tiếp, tất cả những người đóng góp có thể thấy ngay các thay đổi và cập nhật.

Nó giúp hợp lý hóa giao tiếp, vì các cuộc thảo luận và quyết định có thể diễn ra trực tiếp trong tài liệu, loại bỏ sự cần thiết phải trao đổi email hoặc tổ chức các cuộc họp.

7. Môi trường làm việc đa dạng và bao dung

Nhấn mạnh giá trị của sự đa dạng và tôn trọng tất cả nhân viên là điều quan trọng để nuôi dưỡng một môi trường thực sự hòa nhập.

Bắt đầu bằng cách truyền đạt rõ ràng tầm quan trọng của việc chấp nhận các quan điểm và kinh nghiệm đa dạng, cũng như cách thức điều này góp phần tạo ra một nơi làm việc sáng tạo và hỗ trợ hơn.

Xây dựng các tiêu chuẩn và hướng dẫn rõ ràng về quy tắc ứng xử nơi làm việc phản ánh sự tôn trọng đối với tất cả các nền văn hóa, hoàn cảnh, phong cách học tập, v.v. là điều cần thiết.

Các hướng dẫn này nên bao quát các khía cạnh khác nhau của tương tác hàng ngày, bao gồm phong cách giao tiếp, quy trình ra quyết định và giải quyết xung đột.

8. Làm gương bằng ví dụ

Quyền lực có ảnh hưởng mạnh mẽ đến hành vi của các thành viên trong nhóm ở cấp độ hoạt động.

Các nhà lãnh đạo có sự đồng cảm hiểu rằng bằng cách thể hiện sự đồng cảm thông qua các hành vi lãnh đạo — chẳng hạn như thể hiện sự quan tâm chân thành và cung cấp hỗ trợ — họ có thể ảnh hưởng sâu sắc đến văn hóa của nhóm và cách nhóm nhận thức và phản ứng với sự lãnh đạo.

Trong những tình huống khó khăn, hãy trung thành với giá trị của bản thân và phản ứng với sự đồng cảm và lòng trắc ẩn.

Tải xuống mẫu này

Một công cụ hiệu quả giúp bạn lãnh đạo với sự đồng cảm hơn là Mẫu bản đồ đồng cảm của ClickUp. Công cụ này cho phép bạn hình dung và hiểu rõ hơn quan điểm của nhóm bằng cách phân tích suy nghĩ, cảm xúc, nhu cầu và hành động của họ trong các tình huống khác nhau.

Bản đồ đồng cảm được chia thành bốn phần: Suy nghĩ, Cảm xúc, Nhu cầu và Hành động. Điền vào các phần này những hiểu biết bạn đã thu thập được, đảm bảo rằng mỗi phần phản ánh tiếng nói của nhân viên.

9. Sự công nhận và đánh giá cao

Thực sự đánh giá cao sự cởi mở và đóng góp của các thành viên trong nhóm là điều rất quan trọng trong việc tạo ra môi trường làm việc tích cực.

Khi các thành viên trong nhóm cảm thấy thực sự được đánh giá cao, điều đó sẽ củng cố cam kết và sự nhiệt tình của họ đối với vai trò của mình. Hãy dành thời gian để ghi nhận nỗ lực của họ và bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với những đóng góp của họ.

Kỷ niệm thành công của nhóm là một cách hiệu quả khác để củng cố mối quan hệ và nâng cao tinh thần. Cho dù đó là đạt được một cột mốc quan trọng, hoàn thành một dự án đầy thách thức hay đạt được mục tiêu của nhóm, việc ghi nhận những thành tựu này sẽ nuôi dưỡng cảm giác tự hào và thành công chung.

Thực hành sự đồng cảm tại nơi làm việc để có nhóm làm việc hạnh phúc hơn và kinh doanh thành công

Hiểu và đồng cảm với cảm xúc của nhân viên là một lợi ích cho bất kỳ tổ chức nào. Điều này giúp bạn giữ cho nhân viên của mình hạnh phúc, cam kết và có động lực.

Các công cụ như ClickUp có thể rất hữu ích trong việc hỗ trợ những nỗ lực này.

ClickUp cho phép bạn lên lịch và tổ chức các phiên phản hồi một cách hiệu quả, đảm bảo các thành viên trong nhóm nhận được ý kiến đóng góp kịp thời và mang tính xây dựng. Bạn cũng có thể phát triển và quản lý tài liệu đào tạo trực tiếp trong ClickUp, giúp việc cung cấp trải nghiệm học tập có mục tiêu trở nên dễ dàng hơn.

Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!