Quản lý chi phí kinh doanh có thể giống như chăn mèo, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ không có điều kiện sử dụng phần mềm đắt tiền. Mỗi hóa đơn, chi tiêu nhỏ và hóa đơn tích lũy nhanh hơn bạn có thể nói "trách nhiệm tài chính"
May mắn thay, Excel tồn tại.
Chúng tôi đã tổng hợp một danh sách các mẫu báo cáo chi phí Excel tốt nhất được thiết kế để đơn giản hóa cuộc sống của bạn. Các mẫu này sẽ giúp bạn theo dõi chi tiêu, sắp xếp công việc và đảm bảo tài chính của bạn được sắp xếp theo đơn đặt hàng hàng tháng và hàng quý.
Điều gì tạo nên một mẫu báo cáo chi phí Excel tốt?
Bạn muốn mẫu báo cáo chi phí Excel của mình dễ quản lý và dễ hiểu, kèm theo các hình ảnh trực quan như thanh, biểu đồ và các hình thức hiển thị dữ liệu hấp dẫn khác. Dưới đây là những điều cần tìm trong một mẫu báo cáo chi phí Excel lý tưởng:
- Rõ ràng như ban ngày: Chọn mẫu có hình ảnh minh họa dễ hiểu. Biểu đồ và đồ thị phải làm sáng tỏ dữ liệu tài chính của bạn, không được khiến người xem cảm thấy như đang lạc vào mê cung giữa các cột, hàng và bộ lọc
- Dễ dàng tùy chỉnh: Chọn một mẫu phù hợp với việc theo dõi chi phí của bạn mà không cần phức tạp. Mẫu này sẽ cho phép bạn bắt đầu nhập dữ liệu ngay lập tức, giúp bạn không phải đau đầu điều chỉnh các cột hoặc loay hoay với việc xác thực và định dạng dữ liệu. Mục đích? Để bạn có thể phân tích và quản lý chi phí nhanh chóng, không bị kẹt trong việc cài đặt bảng tính
- Dễ dàng cộng tác: Báo cáo chi phí đòi hỏi sự hợp tác của cả nhóm: thêm, phê duyệt và xử lý chi phí. Sử dụng Excel cho việc này có thể gây rối, vì nó không được thiết kế cho sự hợp tác nhóm theo thời gian thực. Mặc dù Google Trang tính cung cấp một giải pháp thay thế, nhưng nó không lý tưởng và khá lộn xộn. Đừng lo lắng, có một cách dễ dàng hơn để xử lý việc này, chúng tôi sẽ giới thiệu ngay sau đây
- Được thiết kế cho Excel: Nhiều mẫu không được tối ưu hóa hoàn toàn cho Excel, khiến việc sử dụng các tính năng quan trọng như công thức, bảng xoay và VLOOKUP trở nên khó khăn. Do đó, điều quan trọng là chọn một mẫu được thiết kế dựa trên các tính năng của Excel và phù hợp với việc bạn cần làm
Mẫu báo cáo chi phí Excel
Khám phá lựa chọn mẫu báo cáo chi phí Excel được chúng tôi lựa chọn cẩn thận, được thiết kế để quản lý tài chính hiệu quả. Bất kể ngành nghề của bạn là gì, các mẫu này phù hợp với tất cả mọi người, từ freelancer đến các nhóm công ty. Chúng thực tế, không phức tạp và sẵn sàng phục vụ công việc.
Sẵn sàng, bắt đầu! 🚦
1. Mẫu báo cáo chi phí Excel
Mẫu báo cáo chi phí này phù hợp cho những ai thích theo dõi tài chính một cách trực tiếp, không rườm rà, không phức tạp. Mẫu này được thiết kế để xử lý mọi thứ, từ theo dõi chi phí đi lại đến tính toán chi phí cho các công việc hàng ngày, khiến nó trở thành lựa chọn đáng tin cậy để quản lý chi phí một cách đơn giản. Bố cục rõ ràng và trực quan, nên bạn sẽ không cần GPS để điều hướng các cột.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nếu nhu cầu theo dõi tài chính của bạn chi tiết và phức tạp hơn, bạn có thể thấy mẫu này quá cơ bản. Mẫu này thiếu các tính năng của các hệ thống phức tạp hơn cần thiết để đạt được hiệu quả trong quản lý kế toán và ngân sách.
Mẫu báo cáo chi phí Excel này phù hợp cho bất kỳ ai cần theo dõi chi phí đơn giản, hiệu quả.
2. Mẫu theo dõi chi phí
Nếu bạn thích kiểm soát chi tiêu một cách chính xác và mong muốn có một bản tổng quan tài chính chi tiết, Mẫu theo dõi chi tiêu này là lựa chọn hoàn hảo. Mẫu này cho phép bạn dễ dàng theo dõi chi tiêu hàng ngày theo các danh mục khác nhau, chẳng hạn như thực phẩm, giao thông và nợ thẻ tín dụng. Các ô có thể tùy chỉnh hoàn toàn và mẫu bao gồm các tùy chọn trực quan hóa như biểu đồ.
Tuy nhiên, nếu bạn thích cách tiếp cận đơn giản để lập ngân sách và phân tích chi phí-lợi ích có cấu trúc, mẫu này có thể quá phức tạp. Mẫu này sẽ phù hợp với bạn nếu bạn muốn đi sâu vào thói quen chi tiêu của mình với độ chính xác cao. Nhưng nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó ít đòi hỏi cam kết hàng ngày hơn, bạn có thể muốn tiếp tục tìm kiếm.
📮ClickUp Insight: 37% nhân viên gửi ghi chú theo dõi hoặc biên bản cuộc họp để theo dõi các mục hành động, nhưng 36% vẫn dựa vào các phương pháp khác, rời rạc.
Nếu không có một hệ thống thống nhất để ghi lại các quyết định, những thông tin quan trọng mà bạn cần có thể bị chôn vùi trong các cuộc trò chuyện, email hoặc bảng tính. Với ClickUp, bạn có thể ngay lập tức biến các cuộc hội thoại thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được trong tất cả các nhiệm vụ, cuộc trò chuyện và tài liệu của mình, đảm bảo không có gì bị bỏ sót.
3. Mẫu báo cáo chi phí cơ bản
Mẫu báo cáo chi phí cơ bản cung cấp một giải pháp thiết thực để theo dõi chi phí. Nó cắt giảm quá trình theo dõi chi phí xuống những yếu tố cần thiết nhất, khiến nó trở nên cực kỳ thân thiện với người dùng. Với một phần riêng để cá nhân hóa (tên nhân viên, vai trò, quản lý, v.v.) và các cột để theo dõi ngày, loại và tổng số tiền cho mỗi khoản chi phí, bảng tính đơn giản này cho phép bạn có cái nhìn tổng quan chi tiết về chi tiêu của nhân viên. Mẫu này rất đơn giản và có định dạng dễ sử dụng, giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả.
Tuy nhiên, sự đơn giản của nó có thể không đủ cho các công ty lớn hoặc các phân tích tài chính chi tiết. Nó phù hợp cho sử dụng cá nhân hoặc các doanh nghiệp nhỏ cần theo dõi chi phí cơ bản.
Hạn chế của việc sử dụng Excel cho báo cáo chi phí
Mặc dù Excel có thể là công cụ cũ, đáng tin cậy để theo dõi chi phí, nhưng nó không phải là không có những điểm kỳ quặc, có thể khiến bạn muốn xé tóc.
- Dễ xảy ra lỗi: Excel tin tưởng bạn là người hoàn hảo, nhưng thực tế là chúng ta chỉ là con người. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến việc mục nhập bị nhân đôi hoặc thiếu một khoản chi phí, dẫn đến tính toán ngân sách không chính xác
- Thiếu sự hợp tác thời gian thực: Ý tưởng hợp tác của Excel cũng hiện đại như máy fax. Nếu không có cập nhật thời gian thực, các thành viên trong nhóm có thể gửi tín hiệu khói để chia sẻ thông tin tài chính. Có thể nói rằng làm việc nhóm không phải là điểm mạnh của Excel
- Thách thức tích hợp: Excel thường hành xử như thể nó là phần mềm duy nhất trên máy tính của bạn. Đúng vậy, nó khá "khó tính". Việc tích hợp nó với các công cụ tài chính khác có thể dẫn đến nhiều dữ liệu phức tạp và công việc thủ công
- Bảo mật dữ liệu hạn chế: Với bảo mật chỉ bằng một mật khẩu, dữ liệu tài chính nhạy cảm có thể không được bảo mật an toàn. Điều này có thể gây ra một số rủi ro về bảo mật
- Quản lý dữ liệu lịch sử không hiệu quả: Xử lý dữ liệu trong Excel rất khó. Bạn muốn so sánh chi phí năm nay với năm ngoái? Chúc may mắn để không làm lộn xộn toàn bộ bảng tính
Vì vậy, Excel có thể rất tuyệt vời, nhưng nó không hoàn hảo. Nó thiếu tính năng cộng tác thời gian thực và thường xung đột với các công cụ tài chính khác, dẫn đến những phức tạp và lỗi không cần thiết.
Liên quan: Mẫu theo dõi chi phí Google Trang tính!
Các lựa chọn thay thế cho mẫu báo cáo chi phí Excel
Nếu bạn cảm thấy bị giới hạn bởi Excel, hãy xem xét các mẫu ClickUp. Các mẫu này được thiết kế để cải thiện quy trình làm việc hiện đại, thúc đẩy sự hợp tác mà không gây ra những cơn đau đầu thường thấy khi sử dụng bảng tính.
Các tính năng của ClickUp vượt xa khả năng lưu trữ dữ liệu cơ bản. Là một giải pháp quản lý dự án hoàn chỉnh, nó cung cấp khả năng cộng tác thời gian thực, bảo mật nâng cao và tích hợp liền mạch với các nền tảng khác, giúp bạn sắp xếp chi phí một cách hiệu quả.
1. Mẫu báo cáo chi phí của ClickUp
Giảm bớt công việc xử lý chi phí kinh doanh và sắp xếp mọi thứ gọn gàng hơn với Mẫu báo cáo chi phí gọn gàng của ClickUp. Mẫu này ra đời để giúp cuộc sống của những ai từng cảm thấy choáng ngợp trước đống hóa đơn và bảng tính trở nên dễ dàng hơn.
Được trang bị tính năng phân loại tự động, nó đơn giản hóa quá trình tính toán số liệu, trực tiếp phân loại từng chi phí vào đúng danh mục cho bạn. Bố cục đơn giản, loại bỏ sự lộn xộn thường thấy trong dữ liệu. Thông tin chi tiết theo thời gian thực và khung tổ chức rõ ràng giúp làm rõ các lộ trình tài chính và tiềm năng tiết kiệm.
Các tính năng khóa đáng yêu:
- Trạng thái tùy chỉnh: Từ "đã gửi" đến "đã được phê duyệt", theo dõi mọi giai đoạn của chu kỳ chi phí
- Trường Tùy chỉnh Chi tiết: Ghi lại mọi thông tin quan trọng — ngày, số tiền, người nhận thanh toán và lý do thanh toán
- Nhiều chế độ xem: Cho dù bạn thích danh sách, lịch hay bảng, bạn có thể xem dữ liệu theo cách phù hợp nhất với công việc của mình nhờ hơn 15 chế độ xem của ClickUp
Với giao diện hiệu quả của ClickUp, bạn có thể theo dõi ngân sách của mình trong khi làm việc với các báo cáo và quy trình tài chính khác, chẳng hạn như mẫu kế toán và lập kế hoạch tài khoản. Nó giúp tiết kiệm thời gian, tăng cường sự hợp tác ngay cả khi bạn ở cách xa nhau và giảm bớt công việc quản lý chi phí để bạn có thể tập trung vào các chiến lược tài chính lớn hơn.
Hãy xem mẫu này là công cụ hữu ích để kiểm soát chi tiêu kinh doanh của bạn. Hãy thử sử dụng mẫu báo cáo chi tiêu hàng tuần hoặc hàng tháng và xem sự thay đổi trong việc quản lý chi tiêu của bạn!
🌟 Tự động hóa tất cả các công việc tạo báo cáo phiền phức bằng AI. Tìm hiểu cách thực hiện. 👇🏼
2. Mẫu báo cáo chi phí hàng tháng của ClickUp
Đã đến lúc kiểm soát chi tiêu hàng tháng của bạn (mà không phải đau đầu). Mẫu báo cáo chi tiêu hàng tháng của ClickUp giúp bạn phân tích chi tiêu của mình. Đây là công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp để sắp xếp dữ liệu tài chính hỗn loạn thành bảng tính gọn gàng, dễ thực hiện.
Hiểu thói quen tài chính của một doanh nghiệp là bước đầu tiên để tiết kiệm cho một khoản đầu tư lớn hoặc cắt giảm chi tiêu không cần thiết. Vì vậy, nó lý tưởng cho bất kỳ ai muốn thắt lưng buộc bụng. Mẫu này cung cấp bản phân tích chi tiết về các khoản chi tiêu của bạn, giúp bạn dễ dàng phát hiện xu hướng và điều chỉnh ngân sách cho phù hợp.
Các tính năng nổi bật mà bạn sẽ yêu thích:
- Cộng tác thời gian thực: Làm việc đồng thời với đồng nghiệp, cho dù bạn đang ở văn phòng hay làm việc từ xa. Làm việc nhóm trở nên dễ dàng
- Tăng cường bảo mật: Giữ dữ liệu tài chính của bạn an toàn với các biện pháp bảo mật mạnh mẽ
- Tích hợp dễ dàng: Hoạt động hiệu quả với các nền tảng khác như bất kỳ mẫu bảng tính hiện có nào, đảm bảo hệ sinh thái tài chính của bạn được kết nối với nhau
Thiết kế trực quan của mẫu này giúp nó có thể sử dụng cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, đảm bảo bạn có thể theo dõi tất cả các loại chi phí. Với tổng quan dễ hiểu và rõ ràng của ClickUp, bạn có thể quyết định những gì cần theo dõi. Sử dụng biểu đồ tích hợp để phát hiện xu hướng chi tiêu, đưa ra quyết định ngân sách thông minh hơn và cập nhật dữ liệu tài chính của bạn.
Theo dõi chi tiêu hàng tháng của bạn chặt chẽ hơn, nắm rõ tình hình tài chính với mẫu báo cáo chi phí Excel này và bắt đầu đưa ra những lựa chọn thông minh hơn để tăng số dư ngân hàng của bạn.
3. Mẫu báo cáo chi phí nhân viên của ClickUp
Xử lý chi phí của nhóm có thể là một cơn ác mộng về mặt hậu cần, đặc biệt là khi phải xoay xở mọi thứ, từ hoàn trả chi phí đi lại đến hóa đơn ăn tối của khách hàng. Nhưng đừng lo lắng — Mẫu báo cáo chi phí nhân viên của ClickUp sẽ giúp bạn cắt giảm quy trình này.
Mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này cho phép bạn theo dõi từng đồng tiền mà nhóm của bạn chi tiêu. Với các trường cho mọi loại chi phí, từ ăn uống đến giải trí, mẫu này đảm bảo không có chi phí nào bị bỏ sót. Mẫu này cũng có thể dùng làm mẫu báo cáo chi phí đi công tác!
Mẫu này tự động tính tổng và đơn giản hóa quá trình lập báo cáo quản lý chi phí trong Excel, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro lỗi.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tăng cường hiển thị: Xem các mẫu chi tiêu trong nháy mắt — xác định nơi cần cắt giảm chi phí và tối ưu hóa ngân sách
- Xử lý nhanh chóng: Tạo báo cáo, xem xét và phê duyệt chi tiêu của nhân viên một cách nhanh chóng mà không cần qua lại nhiều lần
- Cấu hình tùy chỉnh: Điều chỉnh mẫu với các trạng thái và trường tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, cho dù bạn đang giám sát một nhóm nhỏ hay quản lý nhiều bộ phận
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các tùy chọn xem đa dạng của ClickUp, từ Danh sách ClickUp đến chế độ xem Lịch của ClickUp, để theo dõi thời hạn và bài nộp/gửi tốt hơn. Nhìn chung, nó giúp bạn kiểm soát ngân sách hiệu quả.
4. Mẫu báo cáo chi phí kinh doanh của ClickUp
Kiểm soát luồng tiền mặt thông qua tổng quan chi tiết về chi phí và trạng thái đang theo dõi với Mẫu báo cáo chi phí kinh doanh của ClickUp
Giữ mọi thứ ngăn nắp là điều cần thiết khi xử lý chi tiêu của nhóm bạn. Hãy làm quen với Mẫu báo cáo chi phí kinh doanh ClickUp. Nó giúp việc quản lý chi phí kinh doanh, vốn thường rất tẻ nhạt, trở nên dễ dàng.
Mẫu báo cáo chi phí đơn giản này giúp bạn và nhóm của bạn tuân thủ ngân sách, phát hiện cơ hội tiết kiệm trong khi đang theo dõi chi phí kinh doanh và tuân thủ các quy tắc tài chính từ một nền tảng trung tâm.
Các tính năng chính bao gồm:
- Theo dõi chi tiêu: Xem dữ liệu chi tiêu để phát hiện xu hướng và các lĩnh vực có thể đang chi tiêu quá mức
- Theo dõi mục tiêu của bạn: Theo dõi mức độ hoàn thành mục tiêu tài chính của bạn mà không bị lạc trong các con số
- Theo dõi tùy chỉnh: Sử dụng trạng thái và trường tùy chỉnh để quá trình theo dõi phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn, từ ghi chép từng chi phí đến phê duyệt báo cáo
- Các chế độ xem khác nhau: Xem dữ liệu của bạn theo nhiều cách khác nhau với các chế độ xem của ClickUp như Bảng phê duyệt và Danh sách chi phí, giúp bạn quản lý và báo cáo chi phí hiệu quả
- Quản lý dự án tốt hơn: Cải thiện quản lý chi phí của bạn với các công cụ như tải lên tệp, quy trình công việc tự động và cập nhật thời gian thực
Mẫu này đơn giản hóa việc theo dõi và quản lý chi phí, đồng thời giúp báo cáo chi phí dễ dàng hơn. Với ClickUp, bạn không chỉ theo dõi các con số mà còn có được những thông tin chi tiết cần thiết để cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp.
5. Mẫu báo cáo chi phí cho doanh nghiệp nhỏ của ClickUp
Quản lý tài chính trong một doanh nghiệp nhỏ không nhất thiết phải sử dụng các hệ thống quá phức tạp được thiết kế cho các tập đoàn lớn. Nhưng bạn phải theo dõi chặt chẽ các chi phí của mình. Mẫu báo cáo chi phí cho doanh nghiệp nhỏ của ClickUp được thiết kế cho những doanh nghiệp nhỏ, hay còn gọi là các công ty khởi nghiệp sôi động và các cửa hàng địa phương đang nỗ lực duy trì tài chính ổn định đồng thời tiết kiệm thời gian và nỗ lực.
Ghi nhanh tất cả các chi tiêu; trực quan hóa chúng bằng biểu đồ và đồ thị để có cái nhìn sâu sắc hơn. Nó tăng tốc quá trình theo dõi chi phí bằng tự động hóa, giảm nhập liệu thủ công và các lỗi tiềm ẩn. Tính năng theo dõi tùy chỉnh cho phép bạn điều chỉnh trạng thái và trường để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn, từ chi phí nhà cung cấp đến chi phí hoạt động hàng ngày.
Tại sao nên sử dụng mẫu này?
- Cải thiện hiểu biết về chi tiêu: Phát hiện các khu vực cần cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu quả tài chính
- Sẵn sàng cho thuế: Dễ dàng tạo báo cáo cho việc nộp thuế và tuân thủ quy định
- Theo dõi đơn giản: Theo dõi mọi chi phí từ nhỏ đến lớn ở một nơi mà không bị rối bởi các tính năng không cần thiết
Mẫu này sẽ giúp bạn theo dõi và sắp xếp chi phí của mình ở một nơi dễ sử dụng. Bạn có thể làm theo các bước dưới đây để bắt đầu viết báo cáo về tài chính của mình:
- Thu thập thông tin: Thu thập hóa đơn, chứng từ và sao kê ngân hàng
- Thiết lập tài liệu: Tạo tài liệu kỹ thuật số hoặc tài liệu giấy để theo dõi chi phí
- Nhập dữ liệu: Nhập chi tiết như danh mục chi phí, số tiền và ngày tháng
- Kiểm tra báo cáo: Cập nhật và kiểm tra báo cáo để đảm bảo tính chính xác
- Phân tích dữ liệu: Sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định tài chính có căn cứ và điều chỉnh phù hợp
Chủ doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng Mẫu báo cáo chi phí doanh nghiệp nhỏ này để giúp mọi người cùng nhau theo dõi chi phí và lập ngân sách.
Đừng để aspirin trở thành chi phí lớn nhất của bạn — làm cuộc sống dễ dàng hơn với các mẫu
Excel rất hữu ích trong việc sắp xếp tài chính hàng tháng và hàng quý của bạn, nhưng sẽ còn tốt hơn nếu bạn không phải bắt đầu từ đầu. Các mẫu phù hợp có thể giúp mọi việc nhanh chóng và đơn giản hơn rất nhiều.
Đúng, mẫu báo cáo chi phí Excel có thể cảm thấy lỗi thời, đặc biệt là đối với kế toán kinh doanh, nhưng nó hoàn thành công việc. Nếu bạn muốn có trải nghiệm trực quan hơn, ClickUp miễn phí sử dụng và cung cấp nhiều tính năng hữu ích mà Excel không có.
Trước khi bạn rời đi, đây là một mẹo chuyên nghiệp: Nếu không có mẫu báo cáo chi phí miễn phí nào ở trên phù hợp với nhu cầu của bạn, hãy tự tạo mẫu của riêng bạn! Quay lại các báo cáo chi phí tốt nhất mà bạn có thể tìm thấy, xóa dữ liệu, thực hiện một vài chỉnh sửa và nhấn lưu.
Tùy chỉnh rất hữu ích nếu nhóm tài khoản của bạn thích làm việc theo một cách nhất định. Và ClickUp giúp việc tùy chỉnh trở nên đơn giản và thú vị hơn rất nhiều!
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và tự mình trải nghiệm.