Làm thế nào để đảm bảo chuyển giao kiến thức và hợp tác liền mạch trong toàn bộ nơi làm việc? Ngay cả khi không tính đến sự phức tạp của các thiết lập từ xa và kết hợp, đây vẫn là một vấn đề khó giải quyết.
Mọi người hiếm khi có thời gian để đọc tài liệu dài, các cuộc họp làm mất thời gian tập trung, và việc nhắn tin qua lại là điều phiền toái trong trường hợp tốt nhất và là kẻ giết năng suất trong trường hợp xấu nhất.
May mắn thay, có một cách khác để đảm bảo giao tiếp rõ ràng, súc tích mà không làm gián đoạn công việc của ai: ghi màn hình.
Phần mềm ghi màn hình có thể hữu ích trong nhiều tình huống khác nhau. Hãy tưởng tượng một nhân viên bán hàng tạo một video ngắn giới thiệu tính năng của sản phẩm cho khách hàng. Tương tự, một nhóm tiếp thị có thể ghi lại bản mô phỏng chiến dịch truyền thông xã hội để chia sẻ với các bên liên quan để lấy ý kiến phản hồi. Một nhóm nhân sự có thể củng cố quy trình đào tạo nhân viên mới bằng cách sử dụng các video được ghi sẵn và tăng tỷ lệ nhân viên ở lại công ty lên 82% bằng cách truyền đạt hiệu quả các khái niệm chính, quy trình làm việc và văn hóa công ty cho nhân viên mới.
Ví dụ về phần mềm ghi màn hình phổ biến
Loom là một công cụ ghi màn hình phổ biến. Nó giúp bạn ghi lại chính xác những gì hiển thị trên màn hình của bạn — tài liệu, bố cục trang web và mô hình thiết kế — và bổ sung thông tin bằng lời bình luận mô tả.
Nó cũng cho phép bạn ghi lại màn hình cùng với hình ảnh từ webcam. Điều này tạo ra hiệu ứng hình trong hình, trong đó khuôn mặt của bạn xuất hiện trong một cửa sổ nhỏ hơn hoặc bong bóng camera trong khi bạn trình bày hoặc giải thích nội dung trên màn hình. Đây là một cách tuyệt vời để thêm nét cá nhân và xây dựng mối quan hệ với khán giả.
Nhưng công việc không diễn ra trong các silo. Quy trình công việc đã phát triển để bao gồm nhiều sự hợp tác hơn trong các dự án, ngay cả khi các nhóm ở các múi giờ khác nhau hoặc làm việc từ xa. Đó là, chúng ta cần một cách tiếp cận tích hợp hơn. Hãy sử dụng ClickUp Clips, một tính năng ghi màn hình tích hợp trong nền tảng quản lý dự án ClickUp.
ClickUp Clips có thể ghi lại các bản trình diễn và giải thích trên màn hình máy tính của bạn, đồng thời giữ mọi thứ được sắp xếp gọn gàng trong các dự án và nhiệm vụ cụ thể. Phần hay nhất? ClickUp hoạt động như một không gian làm việc tất cả trong một, nơi bạn có thể quản lý bất kỳ nhiệm vụ và dự án nào từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.
Hãy cùng tìm hiểu cách các công cụ ghi màn hình này sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả giao tiếp và làm việc hiệu quả hơn.
10 trường hợp sử dụng ghi màn hình Loom
Dưới đây là 10 tình huống mà các công cụ như Loom và ClickUp Clips có thể thay đổi giao tiếp giữa nhóm và khách hàng.
1. Demo phần mềm nhanh chóng
Các tài liệu văn bản dài với ảnh chụp màn hình vô cảm sẽ vô dụng nếu bạn muốn giành và giữ khách hàng cho các sản phẩm phần mềm của mình.
ClickUp Clips, một công cụ ghi màn hình không có hình mờ, cho phép bạn tạo các bản demo phần mềm nhanh chóng và hấp dẫn trong nền tảng ClickUp. Bạn có thể hướng dẫn khách hàng hoặc đồng nghiệp về các tính năng của chương trình một cách trực quan.
ClickUp Clips giúp bạn dễ dàng tạo video ghi lại các chức năng cụ thể của ứng dụng và tương tác của người dùng, đảm bảo bản demo của bạn tập trung và cung cấp nhiều thông tin. Bạn có thể chia sẻ bản ghi Clips trực tiếp trong Nhiệm vụ ClickUp, giúp tất cả các tài liệu giao tiếp và đào tạo được sắp xếp thuận tiện và dễ tìm kiếm.
2. Cung cấp hỗ trợ khách hàng được cá nhân hóa
Các email hỗ trợ chung chung không có sự cá nhân hóa mà hầu hết khách hàng mong đợi. Vì vậy, bạn có thể hướng dẫn khách hàng từng bước khắc phục sự cố bằng công cụ ghi màn hình. Bạn có thể ghi lại video hướng dẫn cách giải quyết vấn đề của khách hàng. Video này cũng có thể dùng làm tài liệu tham khảo cho đội ngũ hỗ trợ của bạn khi giải quyết các vấn đề tương tự.
Công cụ vẽ của Loom cho phép bạn đánh dấu các yếu tố khóa trên màn hình trong phiên ghi để tăng độ rõ ràng.
Bạn có thể điều chỉnh cài đặt ghi âm để ghi video trực tiếp trong phiếu hỗ trợ để cá nhân hóa trải nghiệm hỗ trợ, khiến khách hàng cảm thấy được trân trọng và giải quyết vấn đề nhanh hơn.
3. Onboarding từ xa cho nhân viên mới
Tạo tour ảo về phần mềm và quy trình làm việc của công ty để mang lại trải nghiệm onboarding mượt mà.
Tận dụng ClickUp Clips để tạo video giới thiệu toàn diện về phần mềm và quy trình làm việc hiện có của công ty. Ngay từ giai đoạn phỏng vấn từ xa, nhân viên mới có thể tìm hiểu trực quan về các công cụ khóa, điều hướng các chức năng khác nhau và hiểu các quy trình của nhóm bạn.
ClickUp Clips cũng tích hợp với ClickUp Tasks và ClickUp Docs để nhúng các tài liệu đào tạo có liên quan cùng với video hướng dẫn của bạn.
4. Tạo video giải thích cho các chiến dịch tiếp thị
Bạn có biết rằng khán giả trên mạng xã hội của bạn ghi nhớ 95% thông tin khi được truyền đạt qua video so với 10% khi họ đọc văn bản?
Hãy từ bỏ những bài đăng chứa nhiều thông tin cho các chiến dịch của bạn và thu hút khán giả bằng video giải thích rõ ràng và súc tích về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Phần mở rộng Chrome của Loom cho phép bạn tạo các bản ghi màn hình ngắn, hấp dẫn để giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn trong thực tế. Bạn có thể bắt đầu ghi ngay từ trình duyệt của mình!
Hướng dẫn người xem các tính năng khóa, giải thích các khái niệm phức tạp một cách trực quan và thêm phần tường thuật để tạo nét cá nhân cho bản ghi Loom của bạn.
Loom cho phép bạn dễ dàng ghi lại các video ngắn gọn bằng cách sử dụng các đoạn trích từ màn hình của bạn. Chuỗi các đoạn trích này lại với nhau trong Loom để tạo ra một video giải thích chi tiết, giúp khán giả của bạn luôn hứng thú và cập nhật thông tin.
5. Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật từ xa
Bạn gặp khó khăn khi giải thích các bước khắc phục sự cố phức tạp qua văn bản hoặc điện thoại? Hãy bắt đầu ghi lại màn hình của bạn trong khi hướng dẫn người dùng thực hiện quy trình. Bạn có thể chỉ ra các nút cụ thể, thực hiện các hành động và thậm chí đánh dấu các khu vực khó hiểu trên chính màn hình.
ClickUp Clips có thể được kết hợp với Loom để đảm bảo người dùng nhận được sự trợ giúp cần thiết một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng và giảm số lượng yêu cầu hỗ trợ lặp đi lặp lại mà nhóm của bạn phải xử lý.
6. Tạo video hướng dẫn và sản phẩm kỹ thuật số
Người tạo khóa học trực tuyến có thể biến các khái niệm phức tạp thành các video hướng dẫn hấp dẫn.
Ghi lại toàn bộ màn hình của bạn bằng ClickUp Clips để hướng dẫn người xem từng bước.
ClickUp Clips cho phép bạn phóng to các yếu tố cụ thể trong video YouTube, ghi lại, thêm chú thích để nhấn mạnh và thậm chí tường thuật bản ghi của bạn trực tiếp trên nền tảng hoặc trình duyệt.
Trên thực tế, ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp của ClickUp, có thể được kết hợp với Clips để tự động chuyển âm thanh từ các cuộc họp và bản ghi màn hình của bạn.
Bạn có thể dễ dàng chia sẻ video clip của mình với các thành viên trong nhóm hoặc sử dụng chúng như những sản phẩm kỹ thuật số để bán hoặc phân phối.
7. Ghi chép quá trình chuyển giao thiết kế
ClickUp Clips là công cụ hoàn hảo để trình diễn các tương tác vi mô hoặc hoạt hình với độ rõ nét vượt trội. Điều này khiến nó trở nên rất phù hợp cho việc chuyển giao thiết kế dễ dàng mà không làm mất bất kỳ chi tiết nào trong quá trình chuyển đổi.
Hướng dẫn các nhà phát triển qua các mô hình thiết kế hoặc nguyên mẫu và giải đáp thắc mắc đồng thời. Phóng to các yếu tố cụ thể với tính năng chú thích của ClickUp Clips và sử dụng thuyết minh bằng giọng nói để giải thích các quyết định thiết kế và quá trình suy nghĩ của bạn để đạt được kết quả tuyệt vời.
Clips Hub của ClickUp cho phép bạn lưu trữ tất cả các Clip của mình ở một nơi để dễ dàng tham khảo. Chuyển bất kỳ Clip chuyển giao thiết kế nào từ Hub thành Nhiệm vụ ClickUp cho nhóm phát triển của bạn để các nhà phát triển có đầy đủ bối cảnh cần thiết. Điều này giúp giảm rủi ro hiểu lầm và đảm bảo quá trình chuyển giao thiết kế diễn ra suôn sẻ hơn.
8. Tạo các nghiên cứu trường hợp trực quan
Khi bạn dồn hết tâm huyết vào việc phát triển một sản phẩm hoặc dịch vụ, bạn luôn muốn biết ai đã mua giải pháp của bạn và họ đã được lợi ích gì từ nó. Các nghiên cứu điển hình từ khách hàng không chỉ nêu bật tác động của sản phẩm của bạn mà còn cung cấp cho bạn những phản hồi quý giá về cách cải thiện sản phẩm.
Hơn thế nữa? Bạn có thể sử dụng chúng như bằng chứng xã hội để thu hút thêm nhiều khách hàng kinh doanh!
Loom giúp chuyển đổi các nghiên cứu trường hợp dài và phản hồi của khách hàng thành tài sản tương tác, lâu dài. Điều này giúp bạn chứng minh sự thành công của sản phẩm hoặc dịch vụ của mình bằng các ví dụ thực tế.
Quay video màn hình của bạn khi bạn mô tả cách khách hàng thực tế sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và lý do họ yêu thích sản phẩm đó. Ngoài ra, còn có nút tạm dừng ở phía bên trái giao diện để bạn có thể tiếp tục quay nếu bạn bị vấp ngã giữa chừng! Khi bạn sẵn sàng quay lại, chỉ cần nhấn nút khởi động lại.
Bạn có thể chia sẻ những video nghiên cứu điển hình hấp dẫn này trên microsite tiếp thị, mạng xã hội hoặc các bài thuyết trình bán hàng để xây dựng lòng tin và uy tín với khách hàng tiềm năng.
9. Ghi lại bài giảng trực tuyến hoặc bài thuyết trình
Thời kỳ hậu đại dịch đã khiến việc học tập linh hoạt trở nên rất phổ biến. Công cụ chia sẻ video giúp chia sẻ kiến thức trở nên dễ dàng.
Giáo viên có thể ghi lại bài giảng, bài thuyết trình hoặc các phiên đào tạo trực tiếp từ màn hình. Giao diện của Loom cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi giữa chế độ xem slide và chế độ xem người thuyết trình.
Bạn có thể chia sẻ video Loom của mình với học sinh hoặc đồng nghiệp, cho phép họ học tập một cách độc lập. Ứng dụng máy tính Loom thậm chí còn cho phép bạn thêm dấu thời gian và lời kêu gọi hành động để hướng dẫn người xem qua các điểm chính và tài nguyên. Học sinh cũng có thể tăng hoặc giảm tốc độ video để hiểu rõ hơn.
10. Tạo video lời chứng thực của khách hàng
Khách hàng của bạn có thể ghi lại video chứng thực trực tiếp trên màn hình của họ, giới thiệu cách sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn đã giúp họ thành công.
Tính năng quay webcam của Loom cho phép khách hàng chia sẻ câu chuyện cá nhân, xây dựng lòng tin và uy tín với khách hàng tiềm năng.
Các tính năng chỉnh sửa video của Loom cho phép thêm văn bản hoặc lời kêu gọi hành động, giúp video chứng thực của bạn trở nên ấn tượng hơn.
Như bạn đã thấy, có nhiều trường hợp sử dụng sáng tạo cho các ứng dụng ghi màn hình như Loom và ClickUp Clips. Nhưng có một cách tốt và một cách tốt hơn để sử dụng chúng.
Thực hành tốt nhất với Loom
Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để đảm bảo các bản trình bày video của bạn rõ ràng, súc tích và để lại ấn tượng lâu dài:
- Nói rõ ràng và tự tin: Phát âm rõ ràng và tránh nói quá nhanh. Giọng điệu hội thoại rất hiệu quả, nhưng hãy loại bỏ các từ đệm như "um" và "like".
- Kiểm tra micro: Kiểm tra lại chất lượng micro trước khi ghi hình, vì tiếng ồn nền hoặc micro bị rè có thể gây phiền nhiễu cho người xem
- Sử dụng ánh sáng tự nhiên: Ánh sáng tự nhiên luôn là lựa chọn lý tưởng; tránh ánh sáng mạnh từ trên cao, vì nó có thể tạo ra bóng tối gay gắt
- Ăn mặc để thành công (ngay cả trên video): Mặc dù bạn không cần mặc vest và cà vạt, nhưng ăn mặc chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt, đặc biệt là khi thuyết trình trước khách hàng
- Hình ảnh rõ ràng là chìa khóa: Chỉ chia sẻ các tab hoặc ứng dụng có liên quan trên màn hình của bạn. Sử dụng các công cụ ghi màn hình để phóng to các yếu tố cụ thể mà bạn muốn nhấn mạnh
- Ít là nhiều: Giữ cho bản ghi ngắn gọn và tập trung. Tránh nói lan man không cần thiết và tập trung vào thông điệp chính bạn muốn truyền đạt
- Cắt chỉnh hoàn hảo: Sử dụng các công cụ cắt chỉnh để loại bỏ các đoạn không mong muốn, khoảng dừng hoặc từ đệm, đảm bảo sản phẩm cuối cùng được hoàn thiện nhất
- Chú thích cho tất cả: Để cải thiện khả năng tiếp cận cho người xem bị khiếm thính hoặc ở môi trường ồn ào, hãy thêm chú thích vào video của bạn
- Hoàn thiện công việc của bạn: Tận dụng các tính năng chỉnh sửa cơ bản để tinh chỉnh các chi tiết nhỏ, chẳng hạn như thêm thẻ tiêu đề hoặc bao gồm lời kêu gọi hành động ở cuối
- Sức mạnh của tính năng xem trước: Xem trước video của bạn trước khi chia sẻ để phát hiện bất kỳ khoảng dừng khó xử, lỗi chính tả trong văn bản trên màn hình hoặc những phần cần làm rõ
Những phương pháp này sẽ thay đổi cách video của bạn tác động đến khán giả. Họ sẽ thấy video của bạn chuyên nghiệp hơn, hấp dẫn hơn và dễ theo dõi hơn.
Lợi ích của việc ghi màn hình trong môi trường làm việc
Trong quá khứ, làm việc từ xa thường đồng nghĩa với việc hy sinh tinh thần đồng đội và đôi khi là hiệu quả công việc. Tuy nhiên, phần mềm ghi màn hình mang lại những lợi ích về năng suất vượt xa việc tránh hiểu lầm trong giao tiếp.
Dưới đây là một số cách mà video đã ghi lại có thể tác động tích cực đến tính linh hoạt tại nơi làm việc của bạn:
- Tăng cường hợp tác: Tạo nội dung video để truyền đạt kiến thức cho phép các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng ở các múi giờ khác nhau truy cập thông tin một cách thuận tiện và tránh phải tổ chức các cuộc họp trực tuyến theo thời gian thực
- Trao quyền cho các nhóm làm việc từ xa: Đối với các nhóm làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau, tính năng quay video cho phép bạn chia sẻ các quy trình phức tạp, hướng dẫn chi tiết và thậm chí giới thiệu các thành viên trong nhóm, từ đó thúc đẩy môi trường làm việc kết nối hơn
- Tạo cơ sở kiến thức: Xây dựng thư viện video có thể tái sử dụng để nhân viên mới có thể học các quy trình công việc cơ bản theo tốc độ của riêng họ, đồng thời các thành viên hiện tại trong nhóm có thể xem lại các quy trình để nhanh chóng ôn lại kiến thức
- Nâng cao chất lượng đào tạo và phát triển: Tạo video hướng dẫn từng bước hoặc ghi lại video các phiên đào tạo trực tiếp để tham khảo trong tương lai, từ đó tạo ra trải nghiệm học tập hấp dẫn và tương tác hơn
- Cải thiện tính minh bạch và trách nhiệm: Cung cấp bản ghi rõ ràng về các quyết định, cuộc thảo luận và tiến độ dự án, khuyến khích tính minh bạch trong nhóm và giúp mọi người đồng nhất quan điểm
- Cơ chế phản hồi tích hợp: Cung cấp phản hồi chi tiết hơn vì bạn có thể đánh dấu trực quan các nhận xét và lĩnh vực cần cải thiện trong khi vẫn duy trì giọng điệu tích cực
- Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng: Khách hàng có thể xem hướng dẫn các bước khắc phục sự cố, giúp họ cảm thấy tự tin hơn và giảm thời gian giải quyết các yêu cầu hỗ trợ
- Thêm yếu tố con người: Trong môi trường làm việc từ xa, Loom mang lại nét cá tính cho giao tiếp. Nhìn thấy màn hình của ai đó và nghe giọng nói của họ cùng với khuôn mặt của họ trong bong bóng camera thêm yếu tố con người mà giao tiếp bằng văn bản thường thiếu
Phần mềm chia sẻ màn hình là một công cụ hợp tác từ xa tuyệt vời, vượt xa khả năng theo dõi nhanh và làm rõ thông tin liên lạc. Đây là một công cụ đa năng có thể tổ chức quy trình làm việc và tăng hiệu quả.
Vượt xa ghi màn hình cơ bản
Chúng tôi đồng ý rằng Loom đơn giản hóa giao tiếp phức tạp với các cài đặt ghi âm trực quan. Nó cho phép bạn tạo video rõ ràng, súc tích, giúp tăng cường hợp tác, chia sẻ kiến thức và năng suất.
Nhưng bạn lưu trữ các bản ghi này ở đâu? Đây là lúc ClickUp tỏa sáng! Tải video Loom của bạn trực tiếp lên Nhiệm vụ ClickUp hoặc Tài liệu ClickUp, thảo luận về các điểm cụ thể trong video và phân công nhiệm vụ bằng hệ thống bình luận của ClickUp.
ClickUp bổ sung cho Loom bằng cách cung cấp:
- Quản lý dự án: Nền tảng ClickUp cho phép bạn chỉ định thời hạn, phụ thuộc và ưu tiên cho các công việc được liên kết với video đã ghi của bạn. Điều này giúp dự án của bạn luôn đi đúng hướng
- Biểu đồ Gantt: Trực quan hóa dòng thời gian dự án và các lộ trình quan trọng bằng video được ghi lại và nhúng vào các cột mốc quan trọng để có cái nhìn tổng quan rõ ràng về quy trình làm việc
- Theo dõi thời gian: Theo dõi thời gian dành cho việc tạo và xem lại video để đảm bảo phân bổ nguồn lực hiệu quả
Loom ghi lại các hướng dẫn rõ ràng, còn ClickUp giúp tổ chức công việc — một bộ đôi hoàn hảo cho công việc nhóm! Cùng nhau, chúng mở ra toàn bộ tiềm năng của tính năng quay màn hình cho bạn và nhóm của bạn.
Và nếu bạn muốn chỉ sử dụng một công cụ duy nhất và tránh các quy trình làm việc phân tán, hãy ghi lại màn hình của bạn bằng ClickUp Clips!
Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay!