Giả sử bạn là người quản lý dự án và đang tìm cách giám sát tiến độ công việc của nhân viên trong khi họ thực hiện các dự án được giao.
Trước tiên, bạn không muốn tỏ ra quá xâm phạm. Hơn nữa, mọi việc có thể dễ dàng phản tác dụng. Hãy nhớ rằng, ngày nay mọi người đều có điện thoại thông minh. Chỉ cần một chút sơ suất, nhân viên có thể công khai bạn trên mạng xã hội vì vi phạm quy định của công ty, dù là thật hay tưởng tượng.
Tốt nhất là nên thẳng thắn ngay từ đầu... kỳ! Hãy cho nhân viên của bạn biết mục đích của việc sử dụng hệ thống theo dõi thời gian.
Hãy cho họ biết rằng đây không phải là hành vi theo dõi và việc này có lợi cho việc quản lý năng suất dự án, từ đó mang lại lợi ích cho họ và công ty.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào những lợi ích của việc sử dụng công cụ theo dõi thời gian cho doanh nghiệp của bạn.
3 cách chính mà các công cụ theo dõi thời gian mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn
1. Giảm chi phí
Sử dụng hệ thống theo dõi thời gian sẽ giúp quản lý thời gian nhân viên dành cho các dự án được giao. Theo mặc định, phần mềm theo dõi thời gian cũng cho thấy sự chậm trễ của dự án và những điểm cần cải thiện; từ đó, giảm thiểu sai sót tốn kém.
Hơn nữa, nếu không có phần mềm phù hợp, doanh nghiệp của bạn có thể mất doanh thu chỉ vì những sai sót. Do đó, xác suất xảy ra sai sót thủ công sẽ rất cao và gây ra tổn thất lớn cho bạn. Cài đặt phần mềm theo dõi thời gian sẽ tối ưu hóa thời gian làm việc và dữ liệu tham gia, giúp lực lượng lao động của bạn làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí hơn.
Trên thực tế, bạn có thể dễ dàng hoàn thành công việc của cả ngày – khoảng 8 giờ – bằng cách áp dụng phần mềm theo dõi thời gian, cho phép nhân viên tập trung vào những khía cạnh khó khăn hơn trong công việc của họ.
2. Cải thiện hoạt động hàng ngày
Các hoạt động hàng ngày của công ty bạn sẽ được cải thiện đáng kể với phần mềm theo dõi thời gian. Bạn sẽ có đủ công cụ để lập kế hoạch dự án, thời gian dành cho dự án và các biện pháp cần thực hiện cho các hoạt động trong tương lai.
Hãy nhớ rằng các nhân viên thân yêu của bạn sẽ không thể tập trung vào công việc trong từng phút của ngày làm việc. Đó là điều tất nhiên. Bạn nên thể hiện sự linh hoạt và thái độ bình tĩnh. Hãy đối mặt với thực tế, nếu một nhân viên không thể trả lời cuộc gọi của thiên nhiên mà không có quyền truy cập, thì đã đến lúc công ty cần có những biện pháp hòa giải nghiêm túc với nhân viên đó!
Tuy nhiên, các công cụ và mẫu theo dõi thời gian có thể tạo ra một bầu không khí tích cực và cảm giác tin cậy cho nhân viên của bạn. Bạn có thể cho họ biết rằng phần mềm giám sát không nhằm mục đích trừng phạt ai, mà là để tăng hiệu quả và giúp công ty của bạn có trách nhiệm hơn.
Nhân viên làm việc từ xa sẽ cảm thấy hứng thú hơn và làm việc hiệu quả hơn. Điều này cũng giúp họ cảm thấy là một phần của nhóm, ngay cả khi làm việc từ xa, và được cập nhật thông tin tốt hơn. Phần mềm theo dõi thời gian giúp nhân viên độc lập và tự tin hơn khi họ trở nên tập trung và có năng lực hơn.
Bonus: Công cụ giám sát nhân viên cho người dùng Mac!
3. Giúp đánh giá giá trị khách hàng nhanh hơn
Các ứng dụng theo dõi thời gian cũng sẽ giúp bạn đánh giá giá trị khách hàng nhanh hơn. Một sự thật khó chịu là tiến độ của công ty bạn phụ thuộc hoàn toàn vào sự tham gia kinh tế của khách hàng. Không có nhiều chỗ cho sự nhạy cảm, vì vậy tốt nhất là đừng tỏ ra vô cảm khi nói đến doanh thu của công ty.
Đây không phải là lời kêu gọi từ bỏ khách hàng để tìm kiếm những khách hàng có lợi nhuận cao hơn... Đúng vậy, không hẳn là vậy. Tất cả là về ưu tiên. Nếu một khách hàng mang lại cho doanh nghiệp của bạn một khoản thu nhập đáng kể, và bạn có một khách hàng khác thỉnh thoảng mới liên lạc với bạn, thì bạn sẽ phải đưa ra một số quyết định ưu tiên nghiêm túc. Nếu không, bạn có thể sẽ mất hết công việc kinh doanh của mình.
Mẹo: Tại sao bạn không gây ấn tượng với khách hàng bằng cách cho họ quyền truy cập vào tiến độ từng bước của dữ liệu dự án? Với công nghệ, điều đó là hoàn toàn khả thi. Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh các tính năng để không tiết lộ quá nhiều, nhưng vừa đủ để khách hàng tin tưởng vào chuyên môn của bạn.
Tích hợp Time Doctor và ClickUp
Hai phần mềm dựa trên đám mây thành công được khuyên dùng là Time Doctor và ClickUp. Cùng nhau, bộ đôi năng động này cung cấp cơ chế hai trong một để theo dõi thời gian hiệu quả và chính xác.
Việc tích hợp phần mềm theo dõi thời gian phần mở rộng Chrome của Time Doctor vào ClickUp cho phép truy cập nhanh vào dữ liệu thời gian tích lũy liên quan đến các dự án đã hoàn thành của nhân viên.
Trong một chừng mực lớn, Time Doctor hoạt động như một trung tâm điều khiển. Nó thu thập dữ liệu phù hợp từ ClickUp và cung cấp bản tóm tắt toàn diện về những việc nhân viên của bạn đang làm trong khi thực hiện các dự án.
Dưới đây là bản xem trước một số tính năng chính của ClickUp và Time Doctor riêng biệt:
ClickUp
- Các hàm như một chương trình công việc quản lý dự án dựa trên đám mây cho nhiều nhóm nhân viên và công ty khác nhau
- Phiên bản miễn phí tiện lợi cung cấp các tính năng quan trọng không có trong các phiên bản trả phí của các chương trình phần mềm trả phí như cộng tác thời gian thực, bảng điều khiển, hiệu đính và hỗ trợ 24/7
- Thích hợp cho freelancer, nhóm và mọi quy mô kinh doanh
- Bảng điều khiển chuyên nghiệp cung cấp hình ảnh và dữ liệu trực quan từ bảng điều khiển
- Chỉ định công việc cho những người tham gia dự án, giám sát các dự án cho khách hàng, tương tác với đồng nghiệp về các tài liệu, v.v
ClickUp cung cấp một số công cụ và tính năng giúp hoàn thành mục tiêu nơi làm việc một cách hiệu quả và thuận tiện. Trên thực tế, công ty phần mềm này luôn cập nhật bằng cách phát hành các tính năng bổ sung mỗi tuần và lựa chọn các tính năng hữu ích nhất dựa trên phản hồi nhận được.
Người dùng có thể quan sát các dự án và dữ liệu ở nhiều định dạng xem để tăng khả năng nhận thức và theo dõi nhanh hơn. Ví dụ: nhân viên có thể chọn giữa chế độ xem Hoạt động, Bảng, Dòng thời gian, Box cho bảng điều khiển, Xem bản đồ và hơn thế nữa!
Không gian làm việc của nhân viên có thể dễ dàng sửa đổi, chi tiết về trạng thái công việc rõ ràng, có sẵn màu sắc và chủ đề để tạo thẩm mỹ trực quan, v.v. Là một đối thủ đáng gờm trong lĩnh vực công cụ quản lý dự án, ClickUp mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các nhóm và các doanh nhân độc lập quan tâm đến quản lý dự án trực tuyến cá nhân, các giải pháp làm việc nhóm và năng suất mở rộng.
Time Doctor
- Cung cấp tính năng theo dõi thời gian chính xác và sáng tạo
- Đánh giá và ghi chép năng suất của nhân viên
- Chụp ảnh chụp màn hình và ghi lại động thái
- Theo dõi thời gian, tính toán giờ làm thêm và lập lịch làm việc cho nhân viên
- Phần mềm theo dõi thời gian đa chiều kết hợp với CRM và hiệu quả nhãn trắng
- Quản lý lịch, FMLA/gia đình, y tế, nghỉ phép, theo dõi hành động, theo dõi múi giờ và hơn thế nữa
Time Doctor hoạt động như thế nào?
Time Doctor là một công cụ theo dõi thời gian và quản lý hiệu suất SaaS tương thích với hơn 60 ứng dụng quản lý dự án và năng suất đặc biệt.
Hơn nữa, là một phần mềm theo dõi thời gian đa chức năng, các phân tích quản lý thời gian của Time Doctor rất ấn tượng! Các chỉ số theo dõi quan trọng bao gồm bộ đếm thời gian bắt đầu và dừng, giám sát trang web và sử dụng ứng dụng, hoạt động của bàn phím và chuột, thời gian dành cho các dự án và công việc, v.v.!
Nền tảng của sự hợp tác giữa ClickUp và phần mở rộng Chrome của Time Doctor là sự dễ dàng trong việc thu thập dữ liệu thời gian chính xác theo các nhiệm vụ đã hoàn thành của nhân viên ClickUp. Các chi tiết quan trọng của dự án được tiết lộ, cung cấp bản tóm tắt toàn diện về công việc của nhân viên.
Công ty của bạn luôn cập nhật và hiểu rõ về sự tham gia công việc của nhân viên, đầu tư vào dự án được hiểu rõ hơn và phân bổ đồng đều hơn, thanh toán ít phức tạp hơn và hiệu quả được nâng cao.
Kết luận
Cho dù công ty của bạn cần quản lý dự án, giám sát nhân viên, ứng dụng giao tiếp tốt hơn hay chức năng chia sẻ thời gian làm việc, phần mềm theo dõi thời gian sẽ giúp hợp lý hóa các quy trình, giúp công ty của bạn hoạt động hiệu quả và sinh lời hơn.
Với các giải pháp được thiết kế đặc biệt để theo dõi các hoạt động kỹ thuật số tại nơi làm việc một cách trực quan, công ty của bạn có thể xem rõ hoạt động của nhân viên, nâng cao nhận thức về hiệu quả, đánh giá cách thức làm việc và các mô hình hiệu quả, từ đó mang lại những thay đổi mang tính xây dựng.
Hãy thực hiện một trong những bước đi tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay với công cụ quản lý dự án ClickUp được cải tiến bởi phần mở rộng Time Doctor!