Bạn có biết rằng trung bình mỗi nhân viên dành khoảng 5 phút rưỡi để soạn thảo email? Con số này có vẻ không nhiều. Tuy nhiên, nếu tính đến việc hầu hết chúng ta gửi khoảng 112 email mỗi tuần, 5 phút rưỡi này sẽ trở thành 11 giờ mỗi tuần!
Đó không chỉ là thời gian làm việc bị lãng phí của mỗi nhân viên, mà chỉ là thời gian dành cho việc viết email.
Nhân viên của bạn cũng có thể tham gia vào các công việc lặp đi lặp lại khác, chẳng hạn như chuẩn bị báo cáo, trả lời bản ghi nhớ, ghi chép cuộc họp, tạo bản trình bày, chỉnh sửa bản sao tiếp thị và nhiều hơn nữa!
Sẽ tốt hơn nếu có một cách thông minh để tự động hóa tất cả quá trình tạo/lập và quản lý tài liệu này, phải không?
Google Tài liệu đã đáp ứng nhu cầu của bạn với sự đổi mới mới nhất của mình — Duet AI. Dưới đây là thông tin chi tiết về cách bạn có thể sử dụng Duet AI trong Google Tài liệu để làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Hiểu về Trí tuệ nhân tạo trong Tài liệu Google
Các công cụ viết là điều đầu tiên xuất hiện trong đầu khi nói đến AI trong Tài liệu Google. Tuy nhiên, Google Workspace đã sử dụng AI ngay cả trước khi AI tạo ra nội dung trở thành xu hướng chủ đạo.
AI đã giúp Tài liệu Google trở nên trực quan hơn và nâng cao trải nghiệm người dùng. Ví dụ: AI tự động chuẩn bị dàn ý tài liệu theo thứ bậc để đơn giản hóa việc điều hướng. Tương tự, AI đã giúp tự động sửa lỗi chính tả hoặc đánh dấu lỗi ngữ pháp kèm theo đề xuất sửa lỗi.
Thu nhỏ môi trường Tài liệu, bạn sẽ thấy Gmail hỗ trợ tính năng Soạn thảo thông minh để dự đoán ngữ cảnh và tự động hoàn thành câu ngay khi bạn nhập email. Google Chat cũng có tính năng tương tự thông qua Trả lời thông minh, cung cấp các câu trả lời phù hợp cho tin nhắn đến. Ngay cả Google Maps cũng tận dụng AI để điều hướng tuyến đường thông minh hơn.
AI luôn là cốt lõi của Google Workspace, và Duet AI được thiết kế để đưa nó lên một tầm cao mới.
Duet AI trong Tài liệu Google là gì?
Được công bố tại Google I/O 2023 với tính năng "Help me write" (Giúp tôi viết), Duet AI là công cụ AI tạo nội dung mới nhất được phát triển bởi Google Workspace Labs. Được hỗ trợ bởi sự kết hợp giữa ngôn ngữ tạo nội dung và hình ảnh, trợ lý AI này có thể tạo văn bản hoặc hình ảnh dựa trên yêu cầu cụ thể của bạn.
Duet AI có thể thực hiện mọi công việc, cho dù bạn muốn tạo infographics hay biểu đồ, hoặc tạo bản tóm tắt hay bản trình bày. Nó cũng có thể chia sẻ phản hồi và đề xuất hữu ích để cải thiện quá trình sáng tạo của bạn.
Tính linh hoạt của nó rất rộng và sâu rộng đến mức Google gọi nó là một cộng tác viên mạnh mẽ, vừa là huấn luyện viên, đối tác tư tưởng, nguồn cảm hứng và công cụ thúc đẩy năng suất. Để duy trì hình ảnh này, nó đi kèm với năm mô-đun sau:
- Help me write: Giúp tạo/lập nội dung từ đầu
- Giúp tôi sắp xếp: Tạo bảng và lịch trình sắp xếp theo yêu cầu trên Sheets
- Giúp tôi hình dung: Tạo ra các hình ảnh độc đáo và thu hút cho bài thuyết trình Slides
- Giúp tôi kết nối: Có thể giúp bạn thiết lập các cuộc gọi video chất lượng cao qua Meet
- Giúp tôi tạo ứng dụng: Phát triển ứng dụng không cần mã bằng AppSheet
Vì tính năng "Help Me Write" phù hợp hơn với Tài liệu Google, chúng tôi sẽ tập trung chủ yếu vào tính năng này. Vì vậy, trong tương lai, khi chúng tôi nói đến Duet AI, chúng tôi chủ yếu đề cập đến tính năng "Help Me Write" của Duet AI.
Lợi ích của Duet AI
Sự thành công rực rỡ của các công cụ AI tạo ra nội dung như ChatGPT và Dall-E là minh chứng cho thấy những đổi mới AI này cải thiện quy trình kinh doanh như thế nào. Dưới đây là tổng quan về những gì bạn có thể mong đợi từ các tính năng hỗ trợ AI của Duet:
- Là một công cụ viết AI mạnh mẽ, Duet AI có thể tạo ra nội dung có giá trị cao và ý nghĩa, phù hợp với mong đợi của khán giả đồng thời giữ nguyên giọng điệu, phong cách và bản sắc thương hiệu của bạn
- Văn bản được tạo ra là nguyên bản, phù hợp với ngữ cảnh và độc đáo. Công ty của bạn sở hữu tuyệt đối các nội dung sáng tạo này, giúp chúng trở thành lợi thế cạnh tranh
- Tự động hóa quá trình viết giúp giải phóng nguồn lực để tập trung vào các hoạt động phức tạp hoặc sáng tạo hơn. Việc sử dụng nguồn lực chiến lược như vậy giúp tăng năng suất của lực lượng lao động và cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên
- Ngoài việc tạo nội dung, Duet AI còn có thể xem lại văn bản hiện có, cập nhật hoặc bổ sung giá trị cho văn bản, hoặc chuyển đổi nội dung từ định dạng này sang định dạng khác. Việc tái sử dụng nội dung như vậy giúp các doanh nghiệp bám sát mục tiêu tiếp thị, xây dựng mối quan hệ và tương tác với khách hàng mà không cần phải thay đổi nguồn lực
- Sự phù hợp về giá trị của văn bản được tạo ra giúp cải thiện thành công của khách hàng, tối ưu hóa nguồn lực giúp giảm chi phí, đồng thời cải thiện hiệu suất kinh doanh và lợi nhuận
- Tích hợp liền mạch với Google Workspace sẽ cho phép người dùng chuyển đổi giữa Tài liệu, Cuộc họp, Trang trình bày, Trang tính và mọi sản phẩm hoặc dịch vụ khác mà không mất dữ liệu hoặc mất tập trung
Bắt đầu sử dụng Duet AI trong Tài liệu Google
Mặc dù Duet AI là một phần của Tài liệu Google, nhưng các doanh nghiệp cần có tài khoản Google Workspace để khám phá chiều sâu và chiều rộng của các dịch vụ được cung cấp. Trước đây được gọi là G Suite, Google Workspace là bộ ứng dụng năng suất và cộng tác dựa trên đám mây, chứa các công cụ như Gmail, Drive, Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, v.v.
| Ghi chú: Người dùng có tài khoản Google cá nhân cũng có thể thử nghiệm các khả năng, tính năng và sản phẩm AI của công ty bằng cách đăng ký Google Workspace Labs |
Google Workspace có sẵn trong các gói đăng ký sau (chi phí được hiển thị là chi phí cam kết hàng năm):
- Business Starter: 6 USD/người dùng/tháng
- Tiêu chuẩn kinh doanh: 12 USD/người dùng/tháng
- Business Plus: 18 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Chọn một kế hoạch để bắt đầu sử dụng Google Workspace. Khi thanh toán, đừng quên thêm tiện ích bổ sung Duet AI với giá 30 USD/người dùng để truy cập trợ lý AI.
| Ghi chú: Nếu bạn không muốn cam kết sử dụng phiên bản Enterprise trả phí, hãy đăng ký dùng thử miễn phí trong 14 ngày trước. |
Sau khi mua, hãy đăng ký để thử nghiệm trải nghiệm AI tạo nội dung mới trên Google Workspace.
Xin chúc mừng, bạn đã sẵn sàng sử dụng Duet AI!
Cách sử dụng AI trong Tài liệu Google để viết hoặc viết lại văn bản
Bây giờ bạn đã có trợ lý viết đáng tin cậy, đây là hướng dẫn sử dụng AI trong Tài liệu Google:
- Mở tệp Tài liệu Google mới
- Bạn sẽ thấy biểu tượng cây đũa phép với thông báo 'help me write' nổi lên ở góc trên bên trái của trang trống
- Nhấp vào biểu tượng này để mở hộp thoại nơi bạn cần nhập lời nhắc
- Nhập lời nhắc và nhấp vào nút 'Tạo'
- Trong vài giây, Duet AI sẽ tạo văn bản dựa trên lời nhắc của bạn
- Nếu bạn hài lòng với kết quả, hãy chọn 'Chèn' và nội dung này sẽ được nhập vào tệp Tài liệu Google của bạn
- Nếu bạn không hài lòng với câu trả lời, hãy chọn 'Thử lại' trong tùy chọn 'Tinh chỉnh' để tạo bản nháp hoặc phiên bản khác
- Nếu bạn muốn điều chỉnh hoặc chỉnh sửa văn bản đã tạo, hãy chọn các tùy chọn khác trong 'Tinh chỉnh'. Điều chỉnh giọng điệu, tóm tắt, liệt kê, giải thích chi tiết hoặc rút gọn nội dung đã tạo. Bạn thậm chí có thể cập nhật lời nhắc hoặc thêm bối cảnh thông qua tính năng tinh chỉnh tùy chỉnh
Các bước trên là để tạo nội dung từ đầu. Nếu bạn muốn viết lại hoặc chỉnh sửa nội dung hiện có, đây là cách bạn có thể làm:
- Mở tệp Tài liệu Google hiện có hoặc sao chép nội dung của bạn vào một tệp mới
- Chọn câu hoặc đoạn văn bản mà bạn muốn chỉnh sửa
- Nhấp chuột phải và di chuột đến tùy chọn 'Tinh chỉnh văn bản đã chọn'. Chọn điều chỉnh bạn muốn thực hiện, chẳng hạn như chi tiết hóa, tóm tắt, v.v.
Thực hiện các bước trên để sử dụng hàm 'Help me write' trên Gmail để tự động điền vào bản nháp email của bạn.
Các trường hợp sử dụng của công cụ viết Duet AI
'Help Me Write' của Duet AI kết hợp tốc độ, tính linh hoạt và độ chính xác. Sự kết hợp này làm cho nó trở thành một giải pháp có khả năng mở rộng cao để tạo, chỉnh sửa, tinh chỉnh và cải tiến nội dung văn bản giữa các bộ phận và tổ chức.
Nếu bạn cần hỗ trợ để bắt đầu sử dụng các công cụ viết có tích hợp trí tuệ nhân tạo, dưới đây là một số trường hợp sử dụng để bạn tham khảo:
Marketing và bán hàng
Tiếp thị và bán hàng là những ứng dụng phổ biến nhất của trí tuệ nhân tạo tạo sinh. Theo cùng hướng đó, bạn có thể sử dụng Duet AI cho:
- Tạo/lập nội dung và viết quảng cáo: Soạn thảo bản sao quảng cáo, bài đăng blog, chú thích trên mạng xã hội, quảng cáo và các tài liệu tiếp thị khác trên quy mô lớn
- Tối ưu hóa và tái sử dụng nội dung: Tối ưu hóa văn bản hiện có cho công cụ tìm kiếm để cải thiện thứ hạng. Cập nhật các blog hiệu suất cao và chuyển đổi nội dung từ biểu mẫu này sang biểu mẫu khác (ví dụ: chuyển đổi nghiên cứu điển hình thành infographic)
Hỗ trợ khách hàng
Duet AI trong Tài liệu Google có thể giúp thực hiện các hoạt động hỗ trợ khách hàng sau:
- Biên soạn cơ sở kiến thức: Chuẩn bị thư viện tài nguyên hữu ích và câu hỏi thường gặp để giải đáp thắc mắc của khách hàng và cho phép họ tự phục vụ
- Bản nháp email: Chuẩn bị bản nháp email để trả lời các câu hỏi của khách hàng và yêu cầu hỗ trợ
Pháp lý và tài chính
Với Duet AI, các ngành công nghiệp hoặc hoạt động có quy định nghiêm ngặt có thể duy trì tuân thủ theo các cách sau:
- Báo cáo kinh doanh và hợp đồng: Tạo báo cáo, hợp đồng hoặc thỏa thuận chi tiết — toàn bộ hoặc một phần — đồng thời nêu bật thông tin quan trọng liên quan đến tuân thủ, bảo mật, v.v.
- Lập hóa đơn chính xác: Tận dụng AI của Tài liệu Google để lấy dữ liệu từ Trang tính và tự động hóa việc lập hóa đơn để tăng tốc độ, hiệu quả và độ chính xác
Phát triển sản phẩm
Các nhà phát triển sản phẩm có thể sử dụng kết hợp Duet AI và Tài liệu Google cho các mục đích sau:
- Động não và ý tưởng: Vì Tài liệu Google là nền tảng chỉnh sửa tài liệu hợp tác, hãy tập hợp các nhóm lại để động não hoặc chia sẻ đề xuất và sử dụng các ý tưởng tập thể làm gợi ý để thúc đẩy Duet AI
- Tài liệu: Nhập thông số kỹ thuật sản phẩm và các thông tin khác vào lời nhắc của Duet AI để tạo hướng dẫn sử dụng, thông báo cập nhật tính năng, hướng dẫn sản phẩm và các tài liệu tương tự khác
Nghiên cứu và phát triển
Cho dù bạn đang tiến hành nghiên cứu thị trường hay phát triển một sản phẩm mới, Duet AI đều có thể hữu ích, như minh họa dưới đây:
- Viết kỹ thuật: Chuẩn bị các tài liệu kỹ thuật toàn diện cho các sản phẩm, quy trình, chuỗi giá trị, xu hướng và mô hình mới, v.v
- Tóm tắt ngắn gọn: Tóm tắt kết quả nghiên cứu thành những đoạn trích ngắn gọn và những phát hiện quan trọng để thảo luận nội bộ hoặc bên ngoài
Mẹo và thủ thuật để tăng cường hoạt động với Duet AI của Google
Với các trường hợp sử dụng công cụ viết AI của Google Docs ở trên, bạn có thể háo hức muốn thử nghiệm các kỹ năng khác nhau của nó, từ ghi chú đến tạo/lập tóm tắt. Trước khi bắt đầu hành trình này, chúng tôi có một số mẹo và thủ thuật có thể giúp bạn tận dụng công cụ này hiệu quả hơn:
- Thay vì chỉ nhập từ khóa hoặc cụm từ rời rạc, hãy tạo các lệnh hướng dẫn bằng ngôn ngữ tự nhiên — giống như cách bạn trò chuyện với một người thật
- Cung cấp cho Duet AI bối cảnh về những gì bạn muốn đạt được từ công việc. Bối cảnh như vậy sẽ giúp nó hỗ trợ bạn tốt hơn với các nội dung có giá trị hơn
- Thêm giọng điệu, phong cách và giọng điệu của thương hiệu khi chia sẻ lời nhắc với Duet AI. Ngoài ra, hãy thêm mức độ chuyên môn của người viết và đối tượng mục tiêu để tăng mức độ tương tác
- Nếu bạn muốn tạo chi tiết cụ thể về sản phẩm hoặc dịch vụ, chẳng hạn như hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn người dùng, v.v., hãy chia sẻ tất cả thông tin liên quan để nhận được phản hồi phù hợp hơn
- Chia nhỏ yêu cầu của bạn thành các phần riêng biệt nhỏ hơn cho các truy vấn phức tạp và nhiều lớp. Việc này cho phép Duet AI tập trung vào một việc tại một thời điểm và cung cấp các giải pháp toàn diện hơn
- Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ hoặc không rõ ràng. Các yêu cầu có hướng dẫn rõ ràng và chính xác sẽ nhận được phản hồi tốt hơn
Giới hạn của Duet AI
Duet AI thể hiện tiềm năng to lớn trong việc mở ra một tầm cao mới về năng suất kinh doanh. Tuy nhiên, hành trình này sẽ không hề suôn sẻ do những trở ngại sau đây:
- Google đã định giá Duet AI ở mức 30 USD/tháng, ngang bằng với đối thủ cạnh tranh trực tiếp là Microsoft Copilot. Mô hình giá cả cạnh tranh như vậy khiến các doanh nghiệp vừa và nhỏ khó tiếp cận, mặc dù công ty đã cho biết sẽ điều chỉnh giá trong tương lai
- Ngay cả đối với các doanh nghiệp và công ty có tiềm lực tài chính mạnh, Duet AI có thể không phải là một lựa chọn quá hấp dẫn vì hiện tại nó chỉ thực hiện tạo nội dung cơ bản với các chức năng chỉnh sửa giới hạn
- Là một công nghệ khá mới, toàn bộ bộ công cụ Duet AI vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, với khoảng một năm đào tạo thực tế. Hãy chuẩn bị tinh thần rằng công nghệ này sẽ còn mắc lỗi và không đáng tin cậy cho đến khi ổn định
- Duet AI hiện không có sức chứa để xử lý các điều kiện hiếm, bất thường hoặc đặc biệt (trường hợp ngoại lệ), điều này có thể khiến nó hiểu sai ngữ cảnh, tạo ra kết quả không phù hợp và triển khai mô hình quá tự tin
- Duet AI dễ bị ảnh hưởng bởi các ảo giác mô hình do thiếu cơ sở và tính thực tế như bất kỳ công nghệ AI nào khác. Những sai lầm như vậy có thể nhanh chóng gây ra tổn thất lớn trong các ứng dụng kinh doanh
Mặc dù có vẻ ngoài đầy hứa hẹn, nhưng hiệu suất kém cỏi là lý do khiến người dùng tìm kiếm các giải pháp thay thế cho Google Docs AI. Rốt cuộc, không ai muốn trả tiền cho nội dung thiếu sáng tạo, rập khuôn và có khả năng chỉnh sửa nội dung giới hạn.
Các lựa chọn thay thế cho tính năng "Giúp tôi viết" của Tài liệu Google Duet AI
Tính năng "Help Me Write" của Duet AI có một số tính năng tốt nhưng vẫn có thể cải thiện hơn nữa. May mắn thay, ClickUp Brain đã xuất hiện để bổ sung những thiếu sót đó.
Dưới đây là tổng quan nhanh về những gì ClickUp Brain có thể cung cấp:
- Trình tạo nội dung: Tạo nhiều tài sản nội dung khác nhau, từ bài đăng blog đến tiêu đề email đáng nhấp chuột và hơn thế nữa! Kiểm soát các biến nội dung như giọng điệu thương hiệu, khả năng đọc, phong cách, v.v. để tối đa hóa mức độ tương tác
- Chỉnh sửa và định dạng nội dung: ClickUp Brain là người viết quảng cáo của bạn, thổi luồng sinh khí mới vào tài sản nội dung của bạn để trau chuốt văn bản hiện có cho đến khi bạn có được phiên bản bản nháp tốt nhất. Định dạng nội dung để làm cho nội dung dễ đọc, dễ quét và phù hợp với thương hiệu
- Tóm tắt: Tạo bản tóm tắt cho ghi chú cuộc họp, cập nhật nhiệm vụ, chủ đề bình luận, báo cáo R&D và nhiều hơn nữa. Chỉ mất vài giây để tạo bản tóm tắt và có thể tích hợp vào ClickUp Docs chỉ với một cú nhấp chuột
- Mục hành động: Chuyển đổi ghi chú, tóm tắt và các tài liệu khác thành các mục hành động có thứ bậc. Được trình bày dưới dạng danh sách việc cần làm và danh sách kiểm tra tương tác, danh sách công việc và công việc con này giúp đo lường và hình dung tiến độ
- Công việc hợp tác: Cho dù bạn đang làm việc với một nhóm hay cá nhân với sự hỗ trợ của ClickUp AI, viết bằng ClickUp AI giúp việc động não và hợp tác trở nên dễ dàng và sáng tạo hơn
Đây là điểm vượt trội của ClickUp Brain so với Duet AI của Google:
- Nó có khả năng tạo nội dung toàn diện hơn để nâng cao chất lượng bài viết của bạn
- Giá cả cạnh tranh, phù hợp với các công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các doanh nghiệp lớn
- Bạn sẽ có quyền truy cập vào các công cụ AI được xây dựng sẵn và cấu hình sẵn cho các ngành và bộ phận cụ thể
- Ứng dụng này được tích hợp trong một ứng dụng di động trực quan, giúp công việc di động trở nên dễ dàng hơn
Quan trọng nhất, ClickUp Brain tích hợp với nền tảng ClickUp và các mô-đun cơ bản như ClickUp Docs để chuyển bất kỳ nội dung nào thành nhiệm vụ có thể thực hiện mà không cần chuyển đổi nền tảng! Hãy sẵn sàng, chuẩn bị và viết với ClickUp Brain.