{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "CRM İş Akışı nedir?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "metin": "CRM, müşteri ilişkilerini yönetmek için bir stratejiyken, CRM iş akışı, özenle tasarlanmış bir sırayla gerçekleştirilen CRM ile ilgili eylemleri temsil eder. Bu sıradaki her eylem, yalnızca belirlenen koşullar karşılandığında bir CRM sisteminde başlatılır ve sizi belirli bir hedefe yaklaştırmayı amaçlar. " } } ] }
"İlişkiler zordur" muhtemelen ilk ortaokul ayrılığınızın ardından kafanızda kalan düşünceydi. Artık büyüdüğünüz için, müşterilerle ilişkiler kurmaya ve sürdürmeye çalışırken aynı düşünce kafanızda beliriyor olabilir. 😅
Neyse ki, günümüzde çoğu işletme müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımına erişebilir ve daha da önemlisi, CRM iş akışları oluşturabilir!
Bu iş akışları, müşteri desteği, hesap yönetimi, satış ve hatta pazarlama takımları tarafından yapılan görevlerin bir aralığını kolaylaştırır ve otomatikleştirir, böylece çalışanların daha verimli olmalarını ve beyinlerini ve çabalarını tekrarlayan görevler yerine başka görevlere yöneltmelerini sağlar.
Bu makalede, CRM iş akışlarının ne olduğunu ve CRM iş akışı yönetim aracını uygulamanın işinize ve takımlarınıza müşterileri kazanmak ve en iyi şekilde çalışmak için ihtiyaç duydukları rekabet avantajı sağlamak için sağladığı avantajları derinlemesine inceleyeceğiz.
Daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, okumaya devam edin!
CRM İş Akışı nedir?
CRM, müşteri ilişkilerini yönetmek için bir stratejiyken, CRM iş akışı, özenle tasarlanmış bir sırayla gerçekleştirilen CRM ile ilgili eylemleri temsil eder. Bu sıradaki her eylem, yalnızca belirlenen koşullar karşılandığında bir CRM sisteminde başlatılır ve sizi belirli bir hedefe yaklaştırmayı amaçlar.
Bu yaklaşımın özellikle harika olan yanı, tüm sürece genel bir bakış elde etmenizi ve böylece ilerlemeyi takip etmenizi sağlamasıdır. Diğer bir deyişle, bir CRM iş akışı ile, bir satışı kapatmak için hangi eylemlerin gerçekleştirilmesi gerektiğini ve aynı zamanda yapılacaklar listenizden belirli eylemleri ne zaman kaldırabileceğinizi tam olarak bileceksiniz.
Bazı CRM iş akışları hala sadece diyagram veya grafik formunda mevcut olsa da, çoğu iş süreçlerinin verimli bir şekilde tamamlanmasının temelini oluşturan CRM yazılımında kodlanmıştır.
CRM İş Akışı Otomasyonu nedir?
Şimdiye kadar CRM iş akışlarının teorik yönünü ele aldık, ancak teknik adımlara veya açıklamalara geçmeden önce ele almamız gereken bir konu daha var: CRM iş akışı otomasyonu.
CRM iş akışı otomasyonu ile, önceden tanımlanmış iş akışı kurallarına göre süreçleri veya iş akışı parçalarını kısmen veya tamamen otomatikleştirebilirsiniz. Bunun, verimliliği ve etkinliği artırmanın yanı sıra süreçleri tamamlamak için gereken insan girdisini azaltmada faydalı olduğu kanıtlanmıştır.
CRM iş akışı otomasyonunun iyi örnekleri, genellikle potansiyel müşteri oluşturmaktan müşteri profilleri oluşturmaya ve müşteri ihtiyaçlarını dile getirmeye kadar uzanan bir dizi görevden oluşan satış süreçlerinin otomasyonunda ve satış ekibinizin diğer üyelerine gelen ara sıra müşteri şikayetlerinde görülebilir.
İşte ClickUp'ın Beyaz Tahtalarında özetlenen bir iş akışı örneği:
CRM iş akışı otomasyonu ile geliştirildiğinde, satış süreci yoğun bir süreçten aşağıda açıklanan tetikleyici tabanlı bir yapıya dönüşebilir:
- Potansiyel bir müşteri, bir formu doldurarak işinizle iletişime geçer
- CRM yazılımınız bu kişiye iletişim gönderir
- Cevap alınmazsa, CRM yazılımı bir takip mesajı gönderir
- Bir yanıt alınması durumunda, CRM yazılımı potansiyel müşteri puanlamasına devam eder ve ardından uygun takıma potansiyel müşteri hakkında bilgi verir
Ş Akışı otomasyonunu ne zaman kullanmalı?
Şimdi şöyle düşünüyor olabilirsiniz: "Harika! Öyleyse fırsat buldukça iş akışı otomasyonunu kullanmalıyım, değil mi?"
Cevap, tüm süreçler aynı olmadığı için "duruma göre değişir"dir. Hangi süreçlerin ve takımların iş akışlarının otomasyonundan fayda sağlayacağını ve hangilerinin sağlamayacağını değerlendirmeniz gerekir.
İş Akışı otomasyonu, verimsiz veya israflı iş süreçlerinde değil, yalnızca olgun iş süreçlerinde işe yarar. Bir iş süreci optimize edilmemişse, bu yaklaşım aslında yarardan çok zarar getirebilir.
Bu nedenle, iş akışı otomasyonuna dalmadan önce bunun doğru karar olduğundan emin olun. Eğer öyleyse, otomatik CRM iş akışları oluşturmak ve özelleştirmek için neredeyse sınırsız olanaklara sahip olacaksınız!
CRM İş Akışı Otomasyonunun Avantajları
Verimliliği ve etkinliği artırmanın yanı sıra insan kaynaklarının kullanımını azaltan CRM iş akışı otomasyonunun başlıca avantajları bunlar. Peki, daha fazlası var mı? Evet, çok daha fazlası var!
- 👩💻 Daha az insan hatası: CRM iş akışı otomasyonu, tekrarlayan görevleri ve faaliyetleri tamamlarken insanların yaptığı hataları neredeyse tamamen ortadan kaldırabilir. Bu hatalar, küçük yazım hatalarından müşteriye ulaşmayı unutmaya kadar değişebilir
- ⚡️Daha yüksek verimlilik: Tekrarlayan görevler sadece hataya açık olmakla kalmaz, aynı zamanda verimliliği de engelleyebilir. CRM iş akışı otomasyonu ile tekrarlayan görevleri ortadan kaldırarak daha kritik, düşündürücü ve/veya yaratıcı faaliyetlere odaklanmak için zaman ve enerji kazanabilirsiniz
- 🙋Daha fazla şeffaflık ve hesap verebilirlik: Büyük takımlarda veya hatta çok sayıda görevi aynı anda yürüten orta büyüklükteki takımlarda, görevlerin tamamlanma durumunu ve takım üyelerinin bireysel performansını takip etmek zor olabilir. CRM iş akışı otomasyon araçlarının yardımıyla, yöneticiler ve süpervizörler tüm görevlere ilişkin şeffaf bir genel bakış sunabilir ve takım üyeleri, görevleri hakkında güncel bilgileri almak ve optimum performansı destekleyen bir ortam yaratmak için otomatik bildirimler, hatırlatıcılar ve tetikleyicilerden yararlanabilir. 💪🏻
- 🤝 Daha iyi müşteri iletişimi ve etkileşimi: Müşterilerle iyi bir iletişim hattı kurmak, özellikle aynı anda çok sayıda hesabı yönetirken zor olabilir. CRM iş akışı otomasyonu, müşterilerle doğru anda ve müşteri yolculuğunun her adımında otomatik olarak etkileşim kurmanıza yardımcı olabilir
- 😌 Daha fazla iş tatmini: Takım üyeleri ve çalışanların, yaptıkları işler arasında sıradan ve tekrarlayan görevler azaldığında çok daha memnun oldukları açıktır. Takımınıza, işlerinin daha önemli ve yaratıcı kısımlarına odaklanmaları için zaman hediye edin
- 💰Daha düşük maliyetler: CRM iş akışı otomasyonu, verimsizlikleri azaltarak ve şirketlerin fonları ürün geliştirme, pazarlama kampanyaları vb. alanlara yeniden tahsis etmelerine olanak tanıyarak maliyetleri düşürmeye de yardımcı olabilir
- 🚀 Daha fazla ölçeklenebilirlik: CRM iş akışı otomasyonu, tutarlı süreçler oluşturmanıza ve daha fazla müşteriye ulaşmaya ve işinizi büyütmeye odaklanmanıza olanak tanır
4 Basit Adımda CRM İş Akışları Oluşturma
CRM iş akışlarının en önemli ayrıntılarına değindiğimize göre, şimdi bunları oluşturmak için gerekli adımları gözden geçirme zamanı.
1. Hangi CRM süreçlerinin iş akışı otomasyonuna ihtiyaç duyduğunu belirleyin ve ideal iş akışınızı planlamaya başlayın
Daha önce bahsedildiği gibi, tüm süreçler otomasyona uygun değildir, bu nedenle CRM iş akışı oluşturma sürecindeki ilk adım, hangilerini otomatikleştirmek istediğinize karar vermektir. Genel bir kural olarak, otomasyon daha çok huninin başlarında yapılan tekrarlayan görevler için daha uygun olduğundan, önemli ölçüde insan girdisi gerektiren süreçleri otomatikleştirmekten kaçının ( satış hunisi, pazarlama hunisi vb. )
Bu kararı vermenize yardımcı olmak için, otomasyona uygun birkaç süreci içeren bir liste hazırladık:
- Potansiyel müşteri oluşturma ve nitelendirme
- İletişim bilgilerinin oluşturulması ve yönetimi
- Müşteri kazanımı ve müşteri yolculuğu
- Müşteri yaşam döngüsü yönetimi
- Anlaşma yönetimi
- E-posta
- Giden satışlar
- Ve daha fazlası
Otomatikleştirmek istediğiniz süreçleri belirledikten sonra, potansiyel engelleri belirlemek ve tüm adımların kapsandığından emin olmak için iş akışınızı planlamanın zamanı geldi. ClickUp'ın Beyaz Tahta özelliğini kullanarak iş akış diyagramınızı sıfırdan oluşturabilir veya ClickUp'ın CRM Şablonunu kullanarak süreçlerinizi haritalayabilirsiniz.
2. CRM'nizi oluşturun ve özelleştirin
CRM iş akışınızı uygulamaya başlamadan önce, bunu kolaylaştıracak ve iş ihtiyaçlarınızı karşılayacak bir CRM aracı seçmeniz gerekir. Bunu yapmazsanız, hedeflediğiniz verimlilik ve üretkenlik düzeyine ulaşamazsınız.
Mükemmel bir CRM oluşturmak isteyenler için önerimiz, güçlü bir verimlilik platformu ve hepsi bir arada ücretsiz proje yönetimi yazılımı programı olan ClickUp'tır. ClickUp, yüzlerce gelişmiş özellik ve tamamen özelleştirilebilir bir platform sunar.
Bu, sektörler genelinde her boyuttaki takıma, ihtiyaçlarına göre ClickUp'ı yapılandırmak için ihtiyaç duydukları esnekliği sağlar. Buna etkili bir müşteri ilişkileri yönetimi süreci oluşturmak da dahildir.
ClickUp'ta kendi CRM'inizi oluşturmak için, Liste, Kanban, Tablo görünümü veya ClickUp'taki diğer özel görünümlerden istediğinizi seçin. Ardından, potansiyel ve mevcut müşterilerinizin her biri için görevler oluşturun, her müşteri hakkında önemli ayrıntıları eklemek için Özel Alanlar ve müşterilerinizin yolculuklarını düzenlemek ve takip etmek için Özel Durumlar ekleyin.
Örnek veya başlangıç için yardıma mı ihtiyacınız var? ClickUp'ın Basit CRM Şablonu gibi özelleştirilebilir CRM şablonlarımızı kullanarak başlangıç için iyi bir temel oluşturun.
CRM proje yönetimi için ClickUp'ı kullanmaya başladığınızda, müşteri ilişkilerini düzenlemek ve geliştirmek hiç olmadığı kadar kolay hale gelecektir. Daha da önemlisi, işiniz büyüdükçe ve yeni ihtiyaçlar ortaya çıktıkça, ClickUp'ı büyüyen ihtiyaçlarınıza göre ayarlayabileceksiniz. Baştan başlamak zorunda kalmayacak ve bir daha asla müşteri bilgilerini kaybetmeyeceksiniz!
3. En sık yaptığınız manuel görevleri azaltmak için iş akışı otomasyonunuzu ayarlayın
Planınız ve aracınız hazır. Şimdi özel CRM iş akışlarınızı kurma zamanı.
Bu süreç, araçtan araca farklılık gösterecektir. Her talimat setinde yer alabilecek her şeyi kapsayamayız, ancak tamamlanması gereken en yaygın adımların bir listesini aşağıda bulabilirsiniz:
- Görevler oluşturma
- Otomasyon oluşturma
- Uyarılar ve bildirimler ayarlama
Listelenen görevler arasında otomasyon oluşturmak en önemli adımdır, bu nedenle rutin görevleri kolayca otomatikleştiren bir araç kullanılarak yapılmalıdır.
ClickUp, manuel işleri otomatik pilota ayarlayabilen ve böylece sorunsuz bir CRM iş akışı oluşturmaya yardımcı olan bir otomasyon özelliği ile birlikte gelir. ClickUp ile otomasyon, özel eylemler ve tetikleyiciler kullanılarak ayarlanabilir.
Otomatikleştirebileceğiniz eylemlerin sayısı oldukça etkileyici; bu makale yazılırken 50'yi aşmıştı.
Özel otomasyonunuzu oluşturabilir veya herhangi bir Alan, Klasör veya Listeye uygulanabilen önceden ayarlanmış tetikleyiciler ve eylemlerden oluşan özelleştirilebilir otomasyon şablonlarını kullanarak zamandan tasarruf edebilirsiniz!
Sonuç olarak, en gelişmiş CRM iş akışı araçlarında bir iş akışı uygulamak birkaç dakika ve birkaç adımdan fazla sürmemelidir. Sonuçtan memnun kalmazsanız da endişelenmeyin, her şey esnektir ve gerektiği gibi ayarlanabilir.
Mac için bu CRM yazılım araçlarını inceleyin!
4. Kaosun önlenmesi için önce iş akışlarını test edin
📣 "Test 1, 2. Test, 1, 2, 3... Herkesin iş akışı düzgün çalışıyor mu?" 📣
Bu soruya doğru bir cevap almanın tek yolu testler yapmaktır! CRM iş akışınızı oluşturduktan sonra, herhangi bir kusur olup olmadığını ve her otomasyonun ne kadar etkili olduğunu belirlemek için iş akışını çalıştırın.
Aksi takdirde, takımınızda yararsız otomasyonlar ve karışıklıklar yaşama riskiyle karşı karşıya kalırsınız.
CRM iş akışınız tarafından gönderilen e-postaları test edin
CRM iş akışınızda, e-postalar CRM'nin kendisinin önemli bir parçası olduğu için önemli bir rol üstlenir. ClickUp'ı proje yönetimi ve CRM aracınız olarak kullanarak, E-posta ClickApp özelliğini kullanarak ClickUp görevlerinden doğrudan e-posta gönderebilir ve alabilirsiniz.
Ancak e-postaları göndermeden önce, kullanıcıların e-postalarını test etmelerine, göndermelerine ve kontrol etmelerine olanak tanıyan bir e-posta teslim platformu olan Mailtrap gibi araçlarla e-postalarınızı test ettiğinizden emin olun. ☝️
Mailtrap'ın E-posta Testi ile e-postaları önizleyebilir, içeriklerini spam açısından analiz edebilir, HTML/CSS'lerini doğrulayabilir ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz. Üstelik Mailtrap E-posta Testi, sanal gelen kutularını kullanma prensibiyle çalıştığı için, test e-postalarıyla kullanıcıları spam ile rahatsız etme riski olmayan güvenli bir ortam oluşturur.
Bonus: E-posta Alternatifleri!
Mailtrap E-posta Testi ile CRM iş akışı e-postalarınızı test etmeye başlamak için, bir Mailtrap hesabı oluşturmanız ve alıcı adresi olarak sanal gelen kutunuzun özel e-posta adresini kullanmanız yeterlidir.
Gönder düğmesine tıkladığınızda, e-posta çok kısa bir süre içinde sanal gelen kutusuna ulaşır ve burada inceleme ve hata giderme işlemlerine devam edebilirsiniz.
Akılda Tutulması Gereken CRM İş Akışı En İyi Uygulamaları
Harika CRM iş akışları, sadece kopyala-yapıştır ile oluşturulmaz. Bunun yerine, oluşturmak için işinize özel bir yaklaşıma ve en iyi uygulamalara bağlı kalmanız gerekir. ✅
Aşağıda, tüm süreci biraz daha kolay hale getireceğini ve CRM iş akışınızın kullanımı kolay, zaman kazandıran ve daha fazla para kazanmanızı sağlayan bir araç olma şansını artıracağını düşündüğümüz en iyi uygulamalardan birkaçını özetledik.
Bir CRM aracında nelere dikkat etmeniz gerektiğini öğrenin 👀
Bu makalenin "CRM iş akışı nasıl oluşturulur" bölümünde CRM araçlarının seçiminden bahsettik, bu nedenle şu ana kadar doğru aracı seçmenin ne kadar önemli olduğunu anlamış olmalısınız.
Ancak, mevcut tüm seçenekler göz önüne alındığında, bir CRM aracında nelere dikkat edilmesi gerektiğini bilmenin birçok kişi için zor olabileceğini anlıyoruz. Bu nedenle, iyi iş akışlarının oluşturulmasını kolaylaştıran CRM aracı özelliklerinin bir listesini derledik:
- Kullanım kolaylığı: Sezgisel ve teknik bilgi gerektirmez
- Erişilebilirlik: Farklı cihazlardan erişilebilir
- Özelleştirilebilirlik: Belirli iş ihtiyaçlarına göre uyarlanabilir
- Esneklik: İş ihtiyaçlarını karşılamak için uyarlama ve değiştirme yeteneği
- Ölçeklenebilirlik: Büyümenize, tutarlı süreçler oluşturmanıza ve bunları yürütmenize olanak tanır
- Entegrasyon: Sorunsuz bir deneyim için diğer iş araçlarına bağlanabilir
- Özel otomasyon: Her türlü kullanım durumuna uygun özel otomasyonlar oluşturma olanağı sunar
- Destek ve eğitim: Müşteri desteği ve eğitim kaynakları sağlar
Elbette, yukarıdaki özellikler listesine başka şeyler de ekleyebilir ve verimli CRM çözümleri arayışınızda size yardımcı olacak şekilde listeyi gerektiği kadar kapsamlı hale getirebilirsiniz.
Unutmayın, piyasada sayısız seçenek var ve ihtiyacınız olanı net olarak biliyorsanız, iyileri kötülerden ayırmak çok kolay olacaktır.
Üçüncü taraf uygulamaları entegre edin 🤝
Üçüncü taraf uygulamaları CRM aracınızla entegre etmek, ş Akışı verimliliğini artıran en etkili yöntemdir.
Kullandığınız araca ve üçüncü taraf uygulama entegrasyonlarına bağlı olarak, sistemler arasında bilgilerin senkronizasyonunu sağlayan API'lere ve webhook'lara da erişebilirsiniz.
Siz ve takımınızın işlerinizi mümkün olduğunca az dikkatiniz dağılmadan yapabilmeniz için bunları sisteminize bağlamaktan çekinmeyin.
İş akışınızın etkinliğini düzenli olarak gözden geçirin 🔎
Oluşturduğunuzda ne kadar mükemmel bir iş akışı olursa olsun, şirket ve hatta pazar değişiklikleri nedeniyle, zaman içinde güncellenmesi gerekecektir. Gerekli güncellemeleri yapmak için doğru zamanı bulmak için düzenli iş akışı denetimleri yapmak bir zorunluluktur.
Denetimleri yaparken, küçük ayrıntılardan büyük ayrıntılara kadar her şeye dikkat edin, darboğazları belirleyin ve takımınıza iş akışının nasıl işlediğini sorun.
Verimli CRM İş Akışları Doğru Araçlar ve Otomasyonun Yardımıyla Başlar
Bir iş akışı oluşturmak göz korkutucu olabilir, ancak CRM iş akışlarını uygulamak, müşteri ilişkilerinizden en iyi şekilde yararlanmanızı sağlayacağından, zaman ve çabanıza değeceğini söyleyebiliriz.
Son bir tavsiye olarak, CRM iş akışlarınız da işiniz gibi benzersiz olmalıdır. Artık işinizin ihtiyaçlarını belirlemek ve ClickUp gibi bir CRM aracı kullanarak bu ihtiyaçlara uygun iş akışlarını uygulamak size kalmış. 😊
Misafir Yazar:
Dzenana Kajtaz, Mailtrap'ta Teknik İçerik Yazarıdır ve yazar, düzenleyici ve içerik pazarlamacısı olarak yılların deneyimine sahiptir. Teknoloji ile ilgili konularda uzmanlaşmıştır, ancak diğer içerik alanları için de eğlenceli ve ilgi çekici içerikler oluşturmayı sever.