Bu yazı, Adhere Creative'de proje yöneticisi olan Ericka Marett tarafından yazılmıştır. İşte dijital ajansları için doğru proje yönetimi yazılımını bulma hikayesi! ClickUp'ın dijital pazarlama ajansınıza nasıl yardımcı olabileceğini öğrenmek için buraya tıklayın.
Ajans hayatı deneyimi olan herkes, iyi bir pazarlama proje yönetim sisteminin bir projenin başarısını veya başarısızlığını belirleyebileceğini bilir. Ajansların müşterileri yönetirken karşılaştıkları sorunlar benzer olsa da, ideal çözüm onların kendine özgü ihtiyaçlarına bağlı olacaktır.
Yıllar geçtikçe ihtiyaçlarımız değişti ve her zaman kullandığımız yazılımların bazı sınırlamaları nedeniyle hayal kırıklığına uğradık. Böylece arayışımıza başladık: Bir adım geri attık, kolları sıvadık ve harika bir proje yönetimi yazılımı arayışına başladık.
Yolculuğumuzun Başlangıcı
Ajansımız Adhere Creative, yaklaşık 8 yıl boyunca Basecamp kullandı ve uzun süre bu yazılımı çok sevdik! Müşterilerle kolayca iletişim kurmamızı, takım olarak projeler üzerinde çalışmamızı ve son teslim tarihlerini düzenli tutmamızı sağladı. Ancak, yavaş ama emin adımlarla bu yazılımın sınırlarını aştık. Bir süredir bir değişiklik yapmaya çalışıyorduk, ancak asıl dönüm noktası, çevik proje yönetimini uygulamaya başladığımızda geldi.
Yaklaşık bir hafta boyunca işleri kapatıp sprintlere, Kanban panolarına, geriye dönük değerlendirmelere ve çok daha fazlasına derinlemesine daldık. Yoğun bir haftanın sonunda, benim liderliğimde yalın, güçlü bir savaş makinesi haline geldik (kötü kahkaha ekleyin). Agile'ı uyguladıktan sonra verimliliğimizde oldukça önemli bir artış gördük, ancak Basecamp'ın yeni süreçlerimize uyum sağlayamadığını çabucak fark ettik.
İlk uyarı işareti Kanban'dı. Kanban'ı bilmiyorsanız, bir projenin aşamalarını temsil eden birkaç sütuna bölünmüş bir kara tahta düşünün. Tüm projeler, ajansın genel ilerlemesini görsel olarak göstermek için bu panoda hareket ettirilir.
Ne yazık ki Basecamp bu tür bir yapıya uyum sağlayamadı, bu yüzden Basecamp'te projeler üzerinde çalışırken, Excel'de oluşturduğumuz geçici bir Kanban'da projeleri "taşıyorduk". Tahmin edebileceğiniz gibi, ortalık karıştı.
Basecamp'ı aştık. Platform, yeni kurulan bir ajans için kullanımı kolay ve uygun maliyetliydi, ancak büyüdükçe bizi geriye götürdü. Basecamp, çözdüğünden daha fazla sorun yaratmaya başlayınca, takımdaki herkesin yeni bir proje yönetimi platformuna ihtiyacımız olduğu ve bunun acil olduğu konusunda hemfikir oldu.
Liste Yapmak, İki Kez Kontrol Etmek
Yüzlerce proje yönetimi platformu mevcut ve aralarından en uygununu bulmak için hepsini incelemek çok zor bir işti. Bu yüzden, her iyi proje yöneticisi gibi, görevime bir kontrol listesi hazırlayarak başladım.
Birkaç hafta boyunca ajansı gözlemledim ve not aldığım tüm proje yönetimi ile ilgili sorunların bir listesini yaptım. Zamanla bir model ortaya çıktı. Yaklaşık 15 temel sorun belirledim ve bunları proje yönetimi çözümleriyle eşleştirdim. Geriye dönüp baktığımda, listeye giren öğeler çok açık görünüyor, ancak aylarca sadece sorunları gördük, bunları çözebilecek çözümleri göremedik. İşte listemin bir önizlemesi:
- Görev durumunu görsel olarak gösterin (Kanban)
- Alt görevler oluşturun ve bunları ortak atayın
- Slack, Dropbox ve Google Suite entegrasyonları
- görev içinde @ bahsetmeler
- Görev başlangıç ve bitiş tarihleri
- Platform içinde dosya depolama
- E-posta bildirimleri
- Müşteri entegrasyonu
- Tüm projeleri ve iletişimi kolayca arayın
- Müşteri, atanan kişi ve tarihe göre görev arama
- İş yükü kapasitesi verileri
- Gantt grafik özellikleri
- Zaman takibi entegrasyonu
- Görev başına birden fazla atanan kişi
- Yinelenen görevler
Hızlı Tanışma
Liste oluşturulduktan ve üzerinde anlaşmaya varıldıktan sonra, proje yönetimi yazılımı adaylarını bulmaya başladım — ya da benim deyimimle, hızlı randevulara. Yüzlerce seçenek arasından seçim yapmam gereken bu platformlar, ilgimi çekmek için sadece birkaç dakikaya sahipti, aksi takdirde onları "hayır" yığınına atacaktım.
Süreci " ajans proje yönetimi platformları" aramasıyla başladım. Hızlıca elediğim yazılımlar, JIRA ve Kantata (eski adıyla Mavenlink) gibi uzun ve pahalı bir özelleştirme süreci gerektiren yazılımlardı. Ardından, Basecamp'ın sunduğu özelliklerin gerisinde kalan platformları listeden çıkardım, çünkü bu bir adım geri gitmek gibi geliyordu.
Birkaç gün sonra, yaklaşık 10 platformdan oluşan bir liste hazırladım, ancak bu liste hala çok uzundu. Bu noktadan sonra, diğer ajansların proje yönetimi platformu deneyimlerini tartıştıkları tüm blogları, podcast'leri ve hiyeroglifleri internette araştırdım.
Beklendiği gibi, Basecamp'tan hayal kırıklığına uğramış birçok kişi buldum, ancak listeyi umut vaat eden beş gruba indirgeyebildim: ClickUp, Asana, DoInbound, TeamWork ve Flow.
Son Beş
Bir elimde liste, diğer elimde kahveyle demo planlamaya başladım. Her platform kendi reklamını yaptı, ama sonunda kararımı, 15 maddelik orijinal listemdeki gereksinimleri karşılayan hizmet sağlayıcıya verdim.
DoInbound hızlı bir karar oldu. İlk başta, platform mükemmel bir seçim gibi görünüyordu. HubSpot'un inbound pazarlama hunisi için özel olarak bir proje yönetimi platformu oluşturmuşlardı ve bir inbound ajansı olarak bizi ikna ettiler. Ancak, Agile bileşenlerini platforma entegre etme esnekliği olmadığı için bu seçeneği reddetmek zorunda kaldık.
Asana hakkında daha fazla bilgi edinmek için heyecanlandım çünkü harika yorumlar vardı. Beni heyecanlandırmayan şey ise reddedilmekti. Birkaç kez e-posta gönderdim ve aradım ama cevap alamadım. Sonunda, ajansımızın canlı demo için çok küçük olduğunu ve bunun yerine kaynak merkezine yönlendirdiklerini söylediler. Demo deneyimi müşteri desteğinin nasıl olacağına dair bir göstergeyse, ben yokum.
TeamWork ve Flow harika seçeneklerdi. Listemdeki öğelerin çoğunu karşılıyorlardı, ancak diğerlerini gölgede bırakan bir rakip vardı: ClickUp.
Bonus: Pazarlama Ajansı Yazılımı
Neden ClickUp?
ClickUp bir insan olsaydı, en iyi arkadaş olurduk. ClickUp hakkında sayfalarca yazabilirim. Ama muhtemelen benim gibi bir proje yönetimi meraklısı değilsiniz, o yüzden sizi sıkmayacağım. Ajanssanız, mevcut platformunuzu aşıyorsanız veya Agile kullanarak proje yönetimi yapıyorsanız ClickUp'ı şiddetle tavsiye ederim. Neden mi?
1. ClickUp'ı sevmemizin en büyük nedenlerinden biri sınırsız sıralama, filtreleme ve gruplama yeteneğidir. Sürekli gelişen bir müşteri listemiz var ve her müşterinin kilometrelerce uzunlukta görevler içeren büyük bir proje listesi var. ClickUp, müşteri, proje, görev, alt görev, atanan kişi, son teslim tarihi ve duruma göre sıralama yapmanızı sağlar.
2. Sonunda bir Kanban panomuz var! ClickUp'ta, görev durumlarını yansıtacak şekilde ayarladığımız bir "Pano" görünümü var. Artık her sabah check-in toplantılarımızda görevleri Kanban panosu üzerinde görsel olarak taşıyabiliyoruz. Proje yönetimimizi tamamen yeni bir seviyeye taşıdık.
3. ClickUp, Google'ın algoritmasından daha sık güncelleme yapar. Bu, bir kez olsun, iyi bir şeydir. Demo sürecinde, ClickUp'ın neredeyse her saat diliminde geliştiricileri olduğu ve bu sayede platformu hızlı bir şekilde düzeltebilecekleri, güncelleyebilecekleri ve iyileştirebilecekleri söylendi. ClickUp'a eklenmesini istediğiniz bir şey varsa, bunu listeye eklemekten mutluluk duyarlar.
4. ClickUp görevlerinin içi, bir proje yöneticisinin hayali gibidir. Görev talimatları, dosyalar, konuşmalar, başlangıç ve bitiş tarihleri, zaman tahminleri, zaman takibi ve bağımlılıklar, hepsi kendi yerlerine sahiptir, bu da proje yönetimini daha verimli hale getirir.
Başlangıç
Yeni bir proje yönetimi platformu arıyorsanız, benim yaptığım gibi başlamanızı şiddetle tavsiye ederim: bir istek listesi hazırlayın. İlk listeyi oluşturduktan sonra, bu öğeleri olmazsa olmazlar ve olması iyi olurlar olarak sınıflandırın. Kalabalık bir sektörde, olmazsa olmazlar, proje yönetimi platformlarını listeden hızlıca elemenize yardımcı olacaktır.
Ancak, nihayetinde, karar vermenize en çok yardımcı olacak şey, derinlemesine araştırma yapmak ve işin içine girip ellerinizi kirletmektir. Bir yıllık sözleşme imzalamadan önce ücretsiz deneme sürümünü edinin ve platformu test edin. Araştırmanızı yaparken kendinize birkaç soru sorun:
- Bu platform mevcut süreçlerimize uygun mu? Yoksa değişiklik yapılması mı gerekiyor?
- Bu platform, çözdüğünden daha fazla sorun yaratacak mı?
- Tüm takımım ne kadar hızlı bir şekilde çalışmaya başlayabilir?
- Platform sezgisel mi yoksa kilometrelerce uzunlukta bir kullanıcı kılavuzuna ihtiyacımız olacak mı?
- Müşteri desteği ne kadar hızlı yanıt veriyor?
- Bu platform ajansımın tüm ihtiyaçlarını mı yoksa sadece bir departmanın ihtiyaçlarını mı karşılıyor?
- Bu platform ne sıklıkla güncellenir veya iyileştirilir?
Bu soruların cevapları çok açıklayıcı olabilir. Ayrıca, tüm projeleri yeni platformunuza taşımadan önce bir müşteriyi test etmenizi öneririm. Proje yönetimi, tasarım, içerik ve hesap yönetimi takımları arasındaki geçişi test etmek de platformun günlük kullanımının ihtiyaçlarınıza uygun olup olmadığını belirlemenize yardımcı olabilir.
—
Ericka Lewis Marett
Adhere Creative' in Proje Yöneticisi Ericka Marett, müşterilerini ve takımını inbound pazarlama başarısına yönlendiriyor. Proje planları oluşturmadığı zamanlarda, mutfağında Master Chef'i canlandırırken bulabilirsiniz.