Tatildeyken veya işten izin aldığınızda, telefonunuzun sürekli çalmasıyla rahatsız edilmek istemezsiniz, değil mi? Ancak bazen, cevaplamanız zorunda olduğunuz mesajlar olabilir.
Cevap vermemek, önemli konuşmaları ve müşteri geri bildirimlerini kaçırmak anlamına gelebilir ve bu da genel memnuniyeti etkileyebilir. Böyle durumlarda, insanları bilgilendirmek için basit bir mesaj bile iyi bir seçenektir.
WhatsApp Business'ın 1,5 milyar kullanıcısı arasındaysanız, otomatik yanıt özelliği size bir çözüm sunar. WhatsApp otomatik yanıt fonksiyonu, tüm iş iletişimleriniz için otomatik yanıtlar göndermenizi sağlar.
İzin aldığınızda bile verimli iletişim sağlamak, iyi organize olmuş bir kişinin ayırt edici özelliğidir. WhatsApp otomatik yanıtının gelen kutunuzu nasıl hafifleteceğine bir göz atalım.
WhatsApp'ta Otomatik Yanıtı Ayarlama
Öncelikle, WhatsApp iş uygulamasında bu otomatik yanıtları nasıl ayarlayacağımıza bakacağız. Bu adımları izleyerek, otomatik yanıt mesajınızı, mesajı kime göndereceğinizi ve hatta iş saatlerinizi nasıl belirleyeceğinizi kontrol edebilirsiniz.
Adım 1: WhatsApp İşletme hesabı oluşturun
Bu otomatik yanıt mesajlarını ayarlamak için ilk olarak WhatsApp İşletmeler için uygulamasında bir hesap oluşturmanız gerekir. İşlem çok basit: Uygulamayı uygulama mağazasından indirin ve kayıtlı WhatsApp İşletmeler için telefon numaranızla giriş yapın.
Adım 2: İş araçlarını bulun
Ardından WhatsApp İşletme uygulamasında İşletme Araçları bölümünü bulmalısınız. Android kullanıyorsanız, bu bölüm sağ üst köşedeki menüde yer alır, üç noktaya tıklamanız yeterlidir. iOS kullanıcıları İşletme Araçları bölümünü Ayarlar altında bulabilirler.
Ayrıca okuyun: WhatsApp Durum Alıntıları
Adım 3: "Yokken Mesajı" ayarlayın
İş Araçları bölümünde, otomatik yanıt mesajlarınızı ayarlayabileceğiniz bir Uzakta Mesajı sekmesi bulacaksınız. Buna dokunduğunuzda, Uzakta Mesajı Gönder seçeneğinin anahtarını göreceksiniz. Anahtarı tıklayarak açın.
Adım 4: Mesajınızı özelleştirin
Uzak Mesaj sekmesi, WhatsApp otomatik yanıt mesajlarınızı düzenlemenizi sağlar. Otomatik mesajınızı iş veya kişisel ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebilirsiniz.
Ayrıca okuyun: En İyi 10 Paylaşımlı Gelen Kutusu Yazılımı (İncelemeler ve Fiyatlar)
Adım 5: Mesajları planlayın
Bu işlemin bir sonraki adımı, yokluk mesajınız için izlemek istediğiniz programı seçmektir. Üç temel seçenek vardır:
- Her zaman gönder: Bu standart yanıt, sizinle iletişime geçen herkese gönderilir. Hareket halindeyken hazır bir mesajınız olduğunda, sizinle iletişime geçenler kendilerini ihmal edilmiş hissetmezler
- Özel program: WhatsApp'ı işiniz veya şirket içi iletişim için mi kullanıyorsunuz? Otomatik yanıtlarınızın belirlediğiniz saatlerde gönderilmesini ayarlayın. Bu, çalışan profesyonellerin gelen mesajlarını başarıyla yönetmeleri için de harika bir yoldur
- İş saatleri dışında: Çalışmadığınız zamanlarda bile WhatsApp, müşterilerinize otomatik bir mesajla yanıt verir
Ayrıca okuyun: Etkili İşbirliği için 10 Takım İletişim Stratejisi
Adım 6: Alıcıları seçin
Mesajınızı özelleştirdikten ve ne zaman gönderileceğine karar verdikten sonra, alıcıları ayarlamanız gerekir. Bu, herkes için veya yalnızca adres defterinize ekledikleriniz için olabilir. Burada, belirli kişilere yok mesajı göndermemeyi seçmek gibi küçük özelleştirmeler yapabilirsiniz.
Ve işte bu kadar! Yaptığınız tüm zor işi kaydetmeniz gerekiyor ve hızlı bir doğrulama işleminden sonra işiniz tamamlandı!
💡Profesyonel İpucu: Uzak mesajların çalışması için cihazınızın aktif bir internet bağlantısı olduğundan emin olun.
WhatsApp Kullanımının Sınırları
WhatsApp İşletmeler için uygulamasında bu yanıtları otomatikleştirerek daha fazla zamana sahip olursunuz, ancak bununla birlikte bazı sınırlamalar da vardır:
- Tamamen özelleştirilemez: WhatsApp'ın mevcut tek tip çözümü, yalnızca ilk mesajı özelleştirmenize izin verir. Güncellemeler veya takip görevleri oluşturmak için WhatsApp'ın yine de kişilere manuel olarak ulaşmanızı gerektirir
- Esnekliğin olmaması: Programınızı biraz yönetebilmenize rağmen, süreci otomatikleştirmek istediğiniz belirli zamanlar olabilir. Örneğin, çalışan profesyoneller WhatsApp otomatik yanıtını yalnızca tatiller için programlamak isteyebilir
- Yanlış anlaşılmalara dikkat edin: Otomatik yanıtlarınızı düzenli olarak güncellemezseniz, yanlış bilgi verebilirsiniz. Otomatik mesajlarınızı takip ettiğinizden ve ara sıra düzenlediğinizden emin olun
- İnsan dokunuşunun eksikliği: Otomatik mesajların en büyük zorluklarından biri, etkileşimli iletişimin olmamasıdır. Gerçek zamanlı yanıt verilmediğinde, alıcılarınız kendilerini sizden uzak hissedebilir
Evet, WhatsApp İşletmeler uygulaması işletmeler için gelen mesajları yönetir. Ancak, mesajlar ve konuşmalar eyleme geçirilebilir öğelere dönüştürülmesi gerektiğinde, ClickUp gibi hepsi bir arada verimlilik aracı iş iletişimini iyileştirme imkanı sunar. Daha fazla bilgi edelim.
Ayrıca okuyun: İşletmeler için en iyi 11 WhatsApp alternatifi
ClickUp ile Ofis Dışı Mesajlarını Planlayın
WhatsApp Business'ın otomatik yanıtlarının sorunlarınızı çözmek için yeterli olmadığını fark ettiğinizde, yanıtları otomatikleştirirken ve görevleri önceliğe göre ayırırken sorunsuz bir şekilde iletişim kurmanıza olanak tanıyan daha kapsamlı bir çözüm aramalısınız.
Hızlı bir arama, bu özellikleri sunan birçok araç ortaya çıkaracaktır. Ama hangisini seçmelisiniz?
Cevap ClickUp. İş iletişimini basitleştirmek için esnek ve etkili bir çözümdür. Ayrıca gelen mesajları yönetmek, dosya paylaşmak ve video görüşmeleri yapmak için de kullanabilirsiniz.
ClickUp'tan önce, toplantılar ve e-posta ile yapılan iletişim, öğelerin görünmez ve ilgisiz kalmasına neden oluyordu. Bu nedenle, görevler zamanında gözden geçirilmiyordu ve yaratıcı gelişmelerin nasıl gittiği kimse tarafından bilinmiyordu. Artık, takımdaki herkes eylem öğelerinin ne zaman tamamlanması gerektiğini açıkça görebilir, görevler içinde sohbet edebilir ve işbirliği yapabilir.
ClickUp'tan önce, toplantılar ve karşılıklı e-posta iletişimi, öğelerin görünmez ve ilgisiz kaldığı bir kara deliğe yol açıyordu. Bu nedenle, görevler zamanında gözden geçirilmiyordu ve yaratıcı gelişimin nasıl gittiğini kimse bilmiyordu. Artık, takımdaki herkes eylem öğelerinin ne zaman tamamlanması gerektiğini açıkça görebilir, görevler içinde sohbet edebilir ve işbirliği yapabilir.
Dinamik ClickUp Sohbet ile ofiste olmadığınızda bile işlerinizi sürdürün. İşte sunduğu bazı özellikler:
1. ClickUp Sohbet ile darboğazları azaltın
ClickUp, iş için her şeyi içeren bir uygulamadır. ClickUp Sohbet ile tüm işlerinizi tek bir yerde bir araya getirebilirsiniz. Böylece, konuşmaları çalışma alanınızdan ayrı tutan WhatsApp İş'te otomatik yanıtlar ayarlamak yerine, ClickUp Sohbet tüm iş akışınıza entegre olur.
ClickUp Sohbet, sürekli bağlam değiştirmeyi ortadan kaldırır. Yorumlar gönderebilir, geri bildirim paylaşabilir veya görevlerinizin eklendiği yerlerle ilgili güncellemeler isteyebilirsiniz.
Özelleştirme için sohbet kanalları ayrı konular olarak işlev görür ve takım, proje veya konuşma bazında ayrılabilir. Kullanılabilirliğinizi, programınızı ve öncelikli görevlerinizi görüntüleyebilen birden fazla katılımcıyla ClickUp Sohbet, yokluğunuzda bile iş arkadaşlarınızın kesintisiz iletişim kurmaya devam etmesini sağlar!
Sohbet, video ve sesli aramaları da entegre ederek, kullanıcıların aynı platformda yazılı konuşmadan canlı tartışmaya sorunsuz bir şekilde geçiş yapmalarını sağlar.
Ayrıca okuyun: 11 En İyi Takım İşbirliği Uygulaması ve Aracı
2. Takımlarınızı uyarmak için otomatik mesajlar ayarlayın
İş yerinize entegre olarak, izin gününüzden önce bir "Güncelleme" veya "Duyuru" gönderisi oluşturabilirsiniz. Bu güncellemeye tüm ilgili güncellemeleri, belgeleri veya talimatları ekleyin, böylece siz yokken iş arkadaşlarınız bunlara erişebilir!
Bu özellik, takımınızdan birisi ulaşılamadığında eksik bilgiler nedeniyle işlerin durmaması için son derece yararlıdır.
3. Bir dakikada gözden geçirin
ClickUp Sohbet, iş akışınızda kesinti olmamasını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda tüm ilgili yorumları kaydeder ve ilgili görevlere bağlar.
İş arkadaşınız sohbette belirli bir görevden bahsederse, bu görev hemen bağlantılandırılır. Böylece, hiçbir bilgiyi kaçırmadan bir görevin adımlarını takip edebilirsiniz. Aradan döndüğünüzde, sohbetleri inceleyebilir ve kaçırdığınız her şeyi dakikalar içinde yakalayabilirsiniz.
ClickUp Sohbet sonsuz olanaklar sunar. Doğru kullanıldığında, bu iç iletişim aracı verimlilik hakkındaki düşüncelerinizi değiştirebilir.
Ayrıca okuyun: Takım Yönetimi Becerilerinizi Nasıl Geliştirebilirsiniz?
📮ClickUp Insight: Anket katılımcılarımızın yaklaşık %20'si günde 50'den fazla anlık mesaj gönderiyor. Bu yüksek hacim, takımın sürekli hızlı iletişim içinde olduğunu gösterebilir. Bu durum hız açısından harika olsa da, iletişim aşırı yüklemesi için de uygun bir ortam yaratır. ClickUp'ın entegre işbirliği araçları olan ClickUp Sohbet ve ClickUp Atanmış Yorumlar ile konuşmalarınız her zaman doğru görevlere bağlanır, böylece görünürlük artar ve gereksiz takip işlemleri azalır.
ClickUp Brain: yapay zeka arkadaşınız
Bazen iş, basit şeyleri veya iş saatleri dışında aldığımız soruları bizim için birinin cevaplamasını isteriz. ClickUp Brain, tam da bunları yapmak için eğitilmiştir.
ClickUp Brain, önceki konuşmalardan bağlam çıkararak, siz yokken bile sizin adınıza basit sorguları yanıtlamak için eğitilmiş bir yapay zeka aracıdır.
Dahası, ClickUp Brain, projelerde kaçırmış olabileceğiniz ilerlemeleri de özetleyebilir. Yetişmek için sayfaları dolaşarak e-postaları ve verileri incelemek zorunda kaldığınız günleri unutun; artık sadece birkaç saniye sürüyor!
ClickUp Brain, bahsedilecek bilgiler, otomatik yanıtınızın tonu ve bağlamını göz önünde bulundurarak mükemmel bir ofis dışı mesajı oluşturmanıza da yardımcı olabilir.
WhatsApp Business veya başka bir mesajlaşma uygulamasını kullanarak otomatik yanıtlar ve otomatik mesajlar ayarlayabilirsiniz. Ayrıca, güçlü bir iletişim planı oluşturmak, iş iletişimi ihtiyaçlarınızı daha da sağlamlaştırır.
Ayrıca okuyun: İşletmeler için en iyi 10 takım sohbet uygulaması
4. ClickUp şablonlarıyla her konuşmayı takip edin
Anlık mesajlaşma, modern iş yönetiminin vazgeçilmez bir parçası haline gelmiştir. Ancak, çeşitli platformlarda birden fazla konuşmayı yönetmek kaosa ve bilgilerin kaybolmasına neden olabilir.
ClickUp Anlık Mesaj Şablonu, takımınızın iletişimini kolaylaştırmak için merkezi bir çözüm sunar.
Bu şablon, takımınızın iç mesajlarındaki sohbetlerinizi düzenleyebilir. Bununla şunları yapabilirsiniz:
- Tüm konuşma konularınızı tek bir yerden kontrol edin
- Öncelikli görevleri vurgulayın ve buna göre çalışın
- Mesajları kaçırma riskini asla almayın
Ayrıca okuyun: İş Yerinde İşbirliği: 10 Avantaj ve Uzman Örnekleri
ClickUp ile İletişiminizi Geliştirin
WhatsApp otomatik yanıt özelliği faydalı olsa da, iş iletişiminizi yönetmek için daha verimli çözümler vardır.
WhatsApp, karakter sınırları, gelişmiş otomasyonun olmaması ve yanlış anlaşılma olasılığı gibi zorluklarla karşı karşıyadır ve bunlar verimliliği engelleyebilir.
ClickUp ise, işletmelerin iletişimlerini kolaylaştırmalarına ve verimliliklerini artırmalarına olanak tanıyan kapsamlı bir platform sunar. Sohbet ile günlük iletişimden görev yönetimine kadar her şey tek bir çatı altında.
Hepsi bu kadar değil! Bir iletişim ustası gibi yanıtları ekleyin, düzenleyin, silin ve otomatikleştirin.
İşten biraz nefes almak veya günlük sorgulara AI'nın yanıt vermesini istiyorsanız, ClickUp'ı bugün ücretsiz deneyin!