Yeni bir takımla ilk toplantı, takımınızla ilişkinizin tonunu belirleyen çok önemli bir andır.
Bu, sizin ve takım üyelerinizin bir ilişki kurmanız ve yeni ve verimli bir iş ilişkisi başlatmanız için bir fırsattır. Bu nedenle, olumlu ve kalıcı bir ilk izlenim bırakmak çok önemlidir.
Yeni bir yönetici olarak, görevleri atamak, projeleri yönetmek ve performansı gözden geçirmek için takımla birlikte çalışacaksınız. İlk toplantı, doğru bir başlangıç yapmanızı ve gelecekteki işbirliği için zemin hazırlamanızı sağlar.
Peki, yeni bir takımla ilk toplantınızı nasıl başarıyla gerçekleştirebilirsiniz ve hangi zorlukları aşmanız gerekecek?
Devamını okuyun ve öğrenin.
Yeni Bir Takımla İlk Kez Toplantı Yapmanın Zorlukları
Yeni bir takımla tanışmak heyecan verici ve zorlu bir deneyimdir. Birlikte çalışacağınız insanları tanımak ve kendinizi tanıtmak için sabırsızlanıyor olabilirsiniz. Ancak, aynı zamanda içeri girmeye çalışan bir yabancı gibi hissedebilirsiniz.
Heyecan ve gerginliğin yanı sıra, ilk toplantınızda aşmanız gereken başka zorluklar da vardır. Bu zorlukların bazılarını kısaca ele alalım.
Toplantı süresi
Yeni bir takımla ilk toplantınız için uygun bir süre ayarlamak zordur. Toplantıyı, insanların sizinle etkileşim kurmak için yeterli zamanı bulamayacağı kadar kısa tutmak istemezsiniz, ancak onların işlerinden çok uzun süre uzak kalmalarını da istemezsiniz.
Bununla başa çıkmanın en iyi yolu, net bir gündem hazırlamak ve toplantının her bölümü için bir süre belirlemektir. Soru-cevap ve gündelik konuşmalar için de zaman ayırın.
Her etkinlik veya gündem öğesi için ayrılan zaman aralıklarını ekleyin ve süreyi hesaplayın. Beklenmedik gecikmeler için bir zaman aralığı bırakmayı unutmayın.
Tanışmalar tamamlandıktan ve düzenli takım toplantıları yapmaya başladıktan sonra, toplantıların verimli ve konudan sapmamak için kısa süreli stand-up toplantıları yapın.
Gündem eksikliği
Toplantıların %50'sinin verimsiz ve zaman kaybı olduğunu biliyor muydunuz? Verimsiz toplantıların en olası nedeni gündemin olmamasıdır.
Bir gündeminizin olmaması, toplantınızın yönünü belirsiz hale getirebilir ve tüm katılımcılar için zaman kaybına neden olabilir. Bir yapı olmadan, toplantı herhangi bir amaca ulaşmadan beklenenden daha uzun sürebilir.
Takım üyeleriniz bile ne bekleyeceklerini bilmeyecek ve hazırlıksız geleceklerdir. Gündem belirlemek, toplantınıza yapı kazandırarak daha verimli ve amaç odaklı hale getirir.
Teknik sorunlar
İlk toplantınız için bir sunum hazırladıysanız ve toplantı alanında doğru ekipman yoksa, bu büyük bir sorundur. Doğru ekipmana sahip olsanız bile, teknik sorunlar sunum veya video gösterimini engelleyebilir.
Bu tür durumlardan kaçınmak için, ekipmanı ve toplantı odasını önceden kontrol edin ve her şeyin çalıştığından emin olun.
Uzaktan bir takımı yönetiyorsanız ve çevrimiçi bir toplantı planlıyorsanız, birçok şey ters gidebilir. Yavaş internet bağlantısı veya gecikmeli video konferans çözümü, toplantınızı sinir bozucu ve verimsiz hale getirebilir. Bu tür sorunları önlemek ve toplantınızın sorunsuz geçmesini sağlamak için iyi bir toplantı yönetimi yazılımı kullanın.
Hazırlık eksikliği
Yeni bir takımla ilk kez toplantı yaparken karşılaşabileceğiniz en büyük zorluklardan biri, takım üyeleriyle tartışacak yeterince konu bulamamaktır.
Önceden araştırma ve hazırlık yapmak bu konuda yardımcı olabilir. Konuşma konuları listesi ve kim kimdir bilgisi varsa, takım üyelerinizle daha iyi iletişim kurabilirsiniz.
Aksi takdirde, yetersiz hazırlık nedeniyle donup kalabilir veya garip sessizliklerle karşılaşabilirsiniz. Dolayısıyla, mükemmel bir ilk izlenim bırakmak istiyorsanız, toplantıya iyi hazırlanarak katılın.
Yetersiz oda boyutu
İlk toplantınızı gerçekleştirirken karşılaşabileceğiniz bir başka zorluk da yanlış boyutta bir oda rezervasyonu yapmaktır. Bu durum, fiziksel olarak kontrol etmeden çevrimiçi rezervasyon sistemi kullanarak toplantı odası rezervasyonu yaptığınızda ortaya çıkar.
Teknik ekipmanlarda olduğu gibi, toplantı odasını da önceden kontrol etmelisiniz. Boyutunun toplantıyı yapmak için yeterli olduğundan emin olun.
Planladığınız takım etkinlikleri varsa, yeterli fiziksel alan olduğundan ve toplantı odasının bu etkinlikler için hazır olduğundan emin olun.
Çok fazla konuşma konusu
Karşılaşabileceğiniz bir başka zorluk, çalışanlarla ilk toplantınızda söyleyecek ve yapılacak çok şey olması ve daha fazla zamana ihtiyaç duymanız olabilir.
Yeni bir yönetici olarak, tartışmanız gereken çok fazla konu olabilir, ancak öncelikleri belirlemeyi öğrenmelisiniz. İlk toplantının tanışma amaçlı olduğunu unutmayın; işle ilgili toplantıları daha sonra planlayabilirsiniz.
Tek bir toplantıda çok fazla şey başarmaya çalışmak yerine, toplantıyı kısa ve etkileşimli tutun.
Konu dışı tartışmalar
Çoğu yeni yöneticinin toplantılar sırasında karşılaştığı kaçınılmaz zorluklardan biri, insanların kendilerini kaptırıp konudan saparak tartışmalara girmesidir. Gayri resmi veya rahat bir ortamda bir grup insanla bir araya geldiğinizde konuşmalar her yöne akışabilir.
Yeni bir yönetici olarak, gayri resmi etkileşimler ile gündem odaklı yapılandırılmış toplantılar arasında denge kurmalısınız. Her bir gündem öğesini ve zamanını ileterek toplantıyı doğru yönde yönlendirebilirsiniz.
Yeni Bir Takımla Başarılı Bir İlk Toplantı Nasıl Yapılır?
Başarılı bir tanıtım toplantısı, takımınızda mükemmel bir ilk izlenim bırakmanıza ve doğru bir başlangıç yapmanıza yardımcı olacaktır.
Ancak ilk toplantınızın iyi geçmesi için gerekli araçlara ve stratejilere ihtiyacınız var.
Başarı şansınızı daha da artırmak için aşağıdaki ipuçlarını izleyin.
Uygun hedefler belirleyin ve bunları önceden takımınızla paylaşın
Her toplantı için gündem belirlemek gerekir; yeni bir takımla ilk toplantınız da buna dahil. Toplantı için hedefler belirleyin ve takımınıza toplantının amacını bildirin.
İlk toplantıda hedef, kendinizi tanıtmak ve tüm takımı tanımak olmalıdır. Ancak, katılımcılara daha fazla netlik sağlamak için bunu belirli eylem öğelerine ve hedeflere ayırmalısınız.
Örneğin, şunlara ihtiyacınız olacak:
- Buz kırıcı etkinlik
- Kendinizi tanıtmak için bir konuşma
- Takım tanıtım turu
- Soru-cevap oturumu
İlk toplantınızı planlarken tüm bu tür etkinlikleri ve eylem öğelerini listeleyin ve her birine zaman ayırın.
ClickUp Belgeleri'ni kullanarak net hedefler ve eylem öğeleri içeren ayrıntılı bir gündem oluşturun. Hedefleri belirlemek için madde işaretli listeler oluşturabilir ve zengin biçimlendirme özelliklerini kullanarak toplantı gündeminizi özelleştirebilirsiniz.
Bir sonraki toplantıyı takım hedeflerini belirlemek için kullanmak istiyorsanız, ClickUp'ın Hedef Belirleme Toplantısı Gündem Şablonunu kullanın. Yeni takımınız için hedefler belirlemenize yardımcı olacak önceden tasarlanmış alanlara sahip, tamamen özelleştirilebilir bir belgedir.
Deneyimi interaktif hale getirin
Takımınızla ilk toplantınızın tamamen sizinle ilgili olmasına izin vermeyin. Takım üyelerinin sizinle konuşup sizi daha iyi tanıyabileceği etkileşimli bir oturum haline getirin.
Takım dinamikleri ve bireysel takım üyeleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için aktif olarak dinleyin. Her yeni takım üyesine yakından dikkat edin ve onlarla etkileşim kurun.
Profesyonel ipucu: İlk toplantıdan önce her bir takım üyesi hakkında daha fazla bilgi edinin. Şirketinizin çalışan profillerinden rollerini, başarılarını ve diğer ayrıntıları okuyun.
Bu, konuşmalarınızı kişiselleştirmenize ve her bir takım üyesiyle etkileşim kurarken onlara değer verildiğini hissettirmenize yardımcı olacaktır.
Tanıtım toplantınızı etkileşimli hale getirmek için başka ipuçları:
- Konuşmaları başlatmak ve takım dinamiklerini geliştirmek için buz kırıcı etkinlikler düzenleyin
- Çevrimiçi bir toplantı yapıyorsanız, uzaktaki takım üyelerinin aktif katılımını sağlamak için quizler, anketler vb. gibi etkileşimli öğeler ekleyin
- Takım oluşturma egzersizlerini kullanarak işbirliğini ve takım olarak problem çözmeyi teşvik edin
- Takım üyelerinin size soru sorabileceği açık bir soru-cevap oturumu düzenleyin
- Toplantı boyunca takip soruları sorarak ve konuşmalara içtenlikle katılarak aktif dinlemeyi uygulayın
Çalışanların sorularına zaman ayırın
Toplantı gündeminizi ve eylem öğelerini planlarken, çalışanların soru ve cevapları için biraz zaman ayırın.
Bu, takım üyelerinizin işlerin nasıl yürüyeceği ve kendilerinden ne beklendiği konusunda şüphelerini gidermelerini sağlar. Ayrıca sizi ve yönetim tarzınızı daha iyi tanımalarına da yardımcı olur.
Proje toplantılarında bile soru-cevap için zaman ayırmak iyi bir uygulamadır. Bu, toplantılarınızı daha etkileşimli hale getirir ve herkesi tartışmaya dahil eder.
Beklenmedik durumları yönetmeye hazır olun
Bir yönetici olarak, ilk toplantıda çıkabilecek çatışmalara veya anlaşmazlıklara hazırlıklı olmalısınız. Olası zorlukları önceden tahmin edin ve bunlara hazırlıklı olun.
Örneğin, değişiklikler yapmayı ve takım üyelerinin yeni sorumluluklar üstlenmesini teşvik etmeyi planlıyorsanız, bazı dirençlerle karşılaşmaya hazır olun.
Anahtar, durumu sakin ve nazik bir şekilde ele almaktır. Bu, takımınıza nasıl bir lider olacağınızı gösterme şansınızdır. Bu nedenle, olası sorunları önceden tahmin edin ve bunlarla doğrudan yüzleşmeye hazır olun.
İlk takım toplantısını nasıl güçlü bir şekilde kapatacağınızı düşünün
Toplantıyı düzgün bir şekilde kapatmak için konuşma konuları hazırlayın; toplantının ani bir şekilde bitmemesini veya garip bir şekilde sona ermemesini sağlayın.
Takımınızı ilham verecek kısa bir konuşma hazırlayın ve toplantıyı olumlu bir şekilde kapatın.
Toplantı bitmeden takımınız için net adımlar ve eylem öğeleri belirlediğinizden emin olun. Gerekirse, takım üyeleriyle bire bir toplantılar planlayın.
Toplantı notları ve özetleri almak için AI araçlarını kullanın ve bunları takım üyelerinizle paylaşın.
Takip: İlk Takım Toplantısından Sonraki Adımlar
İlk toplantı sadece başlangıçtır. Bir sonraki adımları da iletmeniz ve gelecek toplantılar için plan yapmanız gerekir. Bu, takımın değerlerini anlamanıza ve yeni takım üyelerinizi tanımanıza yardımcı olur.
İlk toplantı çok önemli olsa da, her şeyi tek seferde başarmanız mümkün değildir. Düzenli takım toplantıları yapmak için bir eylem planı ve takvime ihtiyacınız vardır.
Dikkat etmeniz gereken bazı önemli hususları ele alalım.
Notlar alın ve toplantının tutanaklarını belgelendirin
Toplantınızı belgelemek ve tutanak tutmak, tartışılan noktaların kaydını tutmaya yardımcı olduğu için çok önemlidir. Aksi takdirde, insanlar önemli eylem öğelerini ve sonraki adımları unutabilir.
Uzaktan bir takımı yönetiyorsanız, toplantıyı kaydetmek daha da önemli hale gelir. Katılımcılar, toplantı sırasında tartışılan noktalara başvurmak için kaydı kullanabilir.
İlk toplantınızı kaydetmek için ClickUp Clip'i kullanın. Bu uygulama, ekranınızı kaydetmenize ve çevrimiçi toplantınızın video kaydını oluşturmanıza olanak tanır. Böylece, takım üyeleri tartışılanları duyabilir ve sunumunuzu görebilir.
İşleri kolaylaştırmak istiyorsanız, toplantı tutanaklarını kolayca başvurulabilir notlar ve özetler olarak kaydedin. Bu işi sizin için yapacak gelişmiş teknoloji sayesinde, manuel çaba sarf etmeden bunu yapabilirsiniz.
ClickUp Brain'i kullanarak, yüksek doğrulukla ve manuel çaba harcamadan saniyeler içinde toplantı notlarını ve özetlerini otomatik olarak oluşturun.
Ayrıca, takım üyeleriniz için eylem öğelerini ve sonraki adımları not almalı ve bunları takımınızla paylaşmalısınız. Eylem öğeleri ve sonraki adımlar için bir bölümü olan ClickUp'ın toplantı notu şablonlarını kullanın.
Sonraki toplantılar için program ve plan yapın
Bir sonraki toplantıyı planlamak, ilk toplantınız sırasında tamamlamanız gereken bir başka önemli görevdir.
Eylem öğelerindeki ilerlemeyi kontrol etmek için bir sonraki toplantıyı planlamadan toplantıyı kapatmayın. Bir takım toplantı programı oluşturun ve bunu takımınızla paylaşarak herkesin ne sıklıkta toplantı yapmayı planladığınızı bilmesini sağlayın.
Yeni bir yönetici olarak, her takım üyesiyle bire bir oturumlar planlamalısınız. Ayrıca, çeşitli projeleri ve zaman çizelgelerini tartışmak için proje başlangıç toplantıları düzenlemeniz gerekecektir.
İlk toplantıda her şeyi iletmenize gerek yoktur. Bunun yerine, düzenlemeyi planladığınız farklı toplantı türlerinin programını iletmek için bir dizi e-posta gönderin.
Bir sonraki toplantınızın hedeflerini ve konuşulacak konuları belirlemek için ClickUp bir sonraki toplantı gündemi şablonunu kullanın.
Doğru Araçla Toplantılarınızı Güçlendirin
Her yönetici veya takım liderinin yeni bir takımla yaptığı ilk toplantı, takımla olan iş ilişkilerinin tonunu belirlediği için çok önemlidir.
İlk izleniminizi yaratma, takımınıza kendinizi tanıtma ve güven oluşturma şansınız. Doğru yaparsanız, olumlu bir ilk izlenim bırakacak ve yeni takımla işiniz ileride çok daha kolay olacaktır.
Uzaktan bir takımı yönetiyorsanız ve ilk toplantınızı çevrimiçi olarak yapmayı planlıyorsanız, süreci sorunsuz hale getirecek araçlara sahip olduğunuzdan emin olun.
ClickUp Meetings'i kullanarak gündem belirlemekten not almaya ve sonraki adımları iletmeye kadar toplantınızın tüm yönlerini yönetin.
ClickUp'a kaydolun ve başarılı bir toplantı için kullanın.
SSS
1. Yeni bir takımla ilk toplantıda ne söylenir?
Yeni bir takımla ilk toplantınızda dikkate alabileceğiniz bazı konuşma konuları şunlardır:
- Kendinizi tanıtarak ve takımınıza iş deneyiminizi ve uzmanlık alanlarınızı, geçmişinizle birlikte anlatarak başlayın
- Takımınızın sıcak karşılaması için teşekkür edin ve onlarla çalışmaktan ne kadar heyecanlı olduğunuzu söyleyin
- Toplantı programını ve toplantının geri kalanında planlanan tüm etkinlikleri ve eylem öğelerini belirleyin ve temel kuralları oluşturun
- İnsanları rahatlatmak, konuşma akışını başlatmak ve insanları kişisel düzeyde tanımak için bir buz kırıcı oturumu düzenleyin
- Planladığınız eylem öğelerini tamamlayın ve bir soru-cevap oturumu ve kapanış konuşmasıyla toplantıyı kapatın
2. Bir takım lideri ilk toplantıda ilk olarak ne yapmalıdır?
İlk toplantınızda yapmanız gereken ilk şey, yeni takım üyelerine kendinizi tanıtmaktır. Onlara kişisel ve mesleki geçmişiniz, iş deneyiminiz ve mevcut rolünüz hakkında bilgi verin.
Bu, yönetim tarzınızı ve takımı nasıl yöneteceğinizi anlatarak beklentileri belirlemek için de mükemmel bir fırsattır.
Ayrıca, sizi karşıladıkları için takıma teşekkür etmeli ve onlarla birlikte çalışmayı ne kadar çok istediğinizi söylemelisiniz.
3. İlk takım toplantısını nasıl başlatırsınız?
İlk takım toplantınızı herkesi karşılayarak ve kendinizi tanıtarak başlatın. Ortamı ısıtmak için bir buz kırıcı kullanın. Toplantı için planlanan kritik eylem öğelerinden bahsedin ve bunları tek tek gözden geçirin.