วิธีทำให้กระบวนการรับลูกค้าใหม่เป็นอัตโนมัติด้วย AI

เราทุกคนเคยเห็นการเริ่มต้นใช้งานของลูกค้าไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง

อีเมลเริ่มต้นที่กระจัดกระจาย รายละเอียดสัญญาที่หายไปในกระทู้ ลูกค้าที่กรอกแบบฟอร์มเดิมซ้ำสองครั้ง สิ่งที่ควรสร้างความมั่นใจกลับกลายเป็นอุปสรรคในสัปดาห์แรก

เข้าสู่: การรับลูกค้าใหม่ด้วยระบบปัญญาประดิษฐ์

ตั้งแต่การสร้างงานเริ่มต้นโดยอัตโนมัติไปจนถึงการจัดทำเอกสารต้อนรับที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละบุคคล และการซิงค์ข้อมูลลูกค้าข้ามเครื่องมือต่าง ๆ AI สามารถทำงานซ้ำ ๆ ที่ทำให้กระบวนการเริ่มต้นของลูกค้าช้าลงได้โดยอัตโนมัติ

หากคุณกำลังสงสัยว่าจะทำให้กระบวนการรับลูกค้าใหม่เป็นอัตโนมัติด้วย AI ได้อย่างไร โพสต์นี้เหมาะสำหรับคุณ

เราแบ่งปันวิธีการตั้งค่าการต้อนรับลูกค้าด้วยระบบขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยประหยัดเวลาให้กับทีมของคุณ สร้างความประทับใจให้กับลูกค้าตั้งแต่วันแรก และขยายได้ตามการเติบโตของธุรกิจของคุณ ส่วนที่ดีที่สุด? เราจะแนะนำเครื่องมือให้คุณที่สามารถทำทุกอย่างได้ภายใต้หลังคาเดียว ใช่แล้ว มันคือClickUp!

⭐ แม่แบบแนะนำ

ใช้เทมเพลตการต้อนรับลูกค้าของ ClickUpเพื่อสร้างกระบวนการต้อนรับลูกค้าอย่างรวดเร็ว แทนที่จะเริ่มต้นใหม่ทุกครั้งที่คุณได้ลูกค้าใหม่ เทมเพลตนี้มีลำดับงานที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า กฎการมอบหมายงานอัตโนมัติ ความสัมพันธ์ระหว่างงานที่เชื่อมโยงไว้ และการติดตามเป้าหมายหลักที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของลูกค้าของคุณ

รับเทมเพลตฟรี

การรับลูกค้าใหม่คืออะไรและทำไมจึงต้องใช้ระบบอัตโนมัติ

การรับลูกค้าใหม่คือกระบวนการ ต้อนรับลูกค้าใหม่เข้าสู่ธุรกิจของคุณและแนะนำพวกเขาตั้งแต่การลงทะเบียนครั้งแรกจนถึงการนำผลิตภัณฑ์ไปใช้ได้อย่างประสบความสำเร็จ ซึ่งรวมถึงการรวบรวมข้อมูลลูกค้า การตั้งค่าบัญชีของพวกเขา การให้การฝึกอบรม และการสร้างช่องทางการสื่อสารเพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการด้วยบริการของคุณ (โดยไม่ต้องมีการติดต่อกลับไปกลับมาอย่างต่อเนื่อง)

หากกระบวนการรับลูกค้าใหม่ของคุณไม่ต่อเนื่อง จะทำให้เกิดความขัดแย้งและส่งผลกระทบต่อประสบการณ์ของผลิตภัณฑ์หรือบริการโดยรวม คุณจำเป็นต้องมีกระบวนการรับลูกค้าใหม่ที่อัตโนมัติเพราะ:

ประโยชน์ของการทำให้กระบวนการเริ่มต้นใช้งานเป็นอัตโนมัติด้วย AI

ประสบการณ์การเริ่มต้นที่ดีที่สุดของคุณเกิดขึ้นเมื่อทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นและลูกค้าได้รับความใส่ใจ น่าเสียดายที่ลูกค้าส่วนใหญ่ไม่ได้รับประสบการณ์เช่นนั้น งานวิจัยแสดงให้เห็นว่า90% ของลูกค้าคิดว่าบริษัทสามารถทำได้ดีกว่านี้เมื่อพูดถึงการต้อนรับลูกค้าใหม่

การทำให้กระบวนการเริ่มต้นใช้งานเป็นอัตโนมัติด้วย AI ช่วยเติมเต็มช่องว่างของความคาดหวังนั้นได้ นี่คือวิธีที่ระบบอัตโนมัติสามารถมีส่วนช่วยในการสร้างความพึงพอใจโดยรวมให้กับลูกค้า:

การดำเนินการที่รวดเร็วขึ้นและลดงานที่ต้องทำด้วยมือ

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงานที่ขับเคลื่อนด้วย AI(เช่น การรวบรวมเอกสารอัตโนมัติ การป้อนข้อมูล และการตรวจสอบ) ช่วยลดห่วงโซ่ยาวของอีเมลที่ส่งไปมาและเวลาที่ใช้ไปกับงานธุรการซ้ำๆ ทำให้การเริ่มต้นใช้งานลดลงจากหลายสัปดาห์เหลือเพียงไม่กี่วัน

ประสบการณ์ลูกค้าที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละบุคคลในระดับที่กว้างขวาง

AI สามารถวิเคราะห์โปรไฟล์ของลูกค้า อุตสาหกรรม และความต้องการ เพื่อแนะนำทรัพยากร ชุดต้อนรับ หรือโมดูลการฝึกอบรมที่ปรับให้เหมาะสมสำหรับแต่ละบุคคล เพื่อประสบการณ์การเริ่มต้นที่ราบรื่น แทนที่จะเป็นกระบวนการแบบ "ขนาดเดียวใช้ได้กับทุกคน" ลูกค้าจะรู้สึกว่าได้รับการใส่ใจตั้งแต่วันแรก

ในคำพูดของ Ryan Bezenek รองประธานฝ่ายไอทีของAriat International

มันเกี่ยวกับการสร้างความเชื่อมโยงผ่านข้อมูลที่คุณอาจไม่ได้คิดถึงในฐานะมนุษย์. AI มีความสามารถที่น่าทึ่งในการค้นหาสิ่งต่าง ๆ เกี่ยวกับผู้บริโภคที่คุณอาจไม่เคยคิดถึง.

ข้อผิดพลาดน้อยลงและการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ดีขึ้น

การลงทะเบียนด้วยตนเองมักทำให้เกิดข้อผิดพลาดในสัญญา การตรวจสอบ KYC/AML หรือการป้อนข้อมูล การตรวจสอบความถูกต้องด้วย AI ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารมีความถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นไปตามข้อกำหนด ลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

การมีส่วนร่วมเชิงรุกและการให้คำแนะนำ

แชทบอทและผู้ช่วย AI สามารถตอบคำถามที่พบบ่อยได้ทันที นำทางลูกค้าผ่านพอร์ทัล และแจ้งขั้นตอนถัดไปโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงจากมนุษย์ กล่าวอีกนัยหนึ่ง เครื่องมือการเริ่มต้นใช้งานด้วย AI มีแนวโน้มที่จะรักษาความสนใจของลูกค้าตลอดกระบวนการ

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้ClickUp's Custom Autopilot Agentsเพื่อทำให้กระบวนการต้อนรับลูกค้าใหม่เป็นอัตโนมัติ เช่น การตอบกลับคำถามที่พบบ่อยในช่องแชทของลูกค้าโดยอัตโนมัติ หรือการส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติตามการอัปเดตของฟิลด์ที่กำหนดเอง

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ระบบ AI ติดตามจุดที่ลูกค้าหยุดและรูปแบบการมีส่วนร่วมระหว่างกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน ทีมความสำเร็จของลูกค้าของคุณจะทราบจุดที่ลูกค้าติดขัดและสามารถปรับปรุงขั้นตอนให้เหมาะสมยิ่งขึ้น สิ่งนี้เปลี่ยนกระบวนการเริ่มต้นใช้งานให้กลายเป็นกระบวนการที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

นี่คือคำแนะนำจากโจนาธาน มюрเรย์ ผู้อำนวยการกลยุทธ์ของ Mad Op เกี่ยวกับวิธีการผสาน AI เข้ากับกลยุทธ์ประสบการณ์ของคุณ:

AI สามารถจัดการงานซ้ำๆ วิเคราะห์ข้อมูล และให้คำตอบอย่างรวดเร็วได้ แต่ลูกค้ายังคงต้องการปฏิสัมพันธ์ที่แท้จริงและเฉพาะบุคคล CSM ที่เป็นมนุษย์สร้างความไว้วางใจ เข้าใจความต้องการที่ละเอียดอ่อน และสร้างความผูกพันทางอารมณ์

ขั้นตอนสำคัญในกระบวนการเริ่มต้นใช้งานด้วยระบบ AI

ข้อดีของการนำ AI มาใช้ในกระบวนการต้อนรับลูกค้าใหม่ของคุณนั้นชัดเจนแล้ว ตอนนี้ถึงเวลาที่จะนำทฤษฎีมาปฏิบัติจริง นี่คือขั้นตอนที่แน่นอนที่คุณสามารถทำตามได้เพื่อสร้างกระบวนการต้อนรับลูกค้าใหม่ที่ขับเคลื่อนด้วย AI

ขั้นตอนที่ 1: การรับข้อมูลและรวบรวมแบบฟอร์ม

อาจจะเป็นจุดที่ถูกละเลยมากที่สุดในกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน คือขั้นตอนการรับข้อมูลเข้า แบบฟอร์มที่รวบรวมข้อมูลแต่ทำให้การดำเนินการต่อยากขึ้น คำถามที่ซ้ำซ้อน และการป้อนข้อมูลด้วยมือสร้างความหงุดหงิดให้กับลูกค้าและทำให้เวลาของเจ้าหน้าที่ดูแลลูกค้าลดลง แม้จะเป็นงานพื้นฐาน แต่ก็แทบไม่เพิ่มคุณค่าโดยตรงต่อประสบการณ์ของลูกค้า

นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในทางปฏิบัติ:

คำถามที่นี่คือ คุณจะเปิดใช้งานสิ่งนี้ภายในกระบวนการทำงานของคุณได้อย่างไร?

คำแนะนำ: ใช้ClickUp แอปครบวงจรสำหรับการทำงาน

ClickUp ช่วยได้อย่างไร?

ด้วยClickUp Forms คุณสามารถใช้ตรรกะเงื่อนไขในตัวเพื่อปรับคำถามให้เหมาะกับอุตสาหกรรม กรณีการใช้งาน ข้อจำกัด และความปรารถนาของลูกค้าของคุณ ข้อมูลที่รวบรวมได้จะไม่ถูกเก็บไว้ในสเปรดชีต แต่ทุกการส่งแบบฟอร์มสามารถสร้างงานใน ClickUpโดยอัตโนมัติพร้อมฟิลด์ที่กำหนดเองซึ่งบันทึกและแสดงข้อมูลทั้งหมดนี้ให้เห็นได้ในทันที แบบฟอร์มเหล่านี้สามารถปรับแต่งได้และสร้างได้ง่ายด้วยเครื่องมือสร้างแบบลากและวางที่ใช้งานง่าย

อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการสร้างแบบฟอร์มการรับข้อมูลจากศูนย์ วิดีโอนี้จะแสดงวิธีการทำ:

คุณยังสามารถใช้ClickUp Automationsเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่รวบรวมผ่านแบบฟอร์มจะถูกป้อนเข้าสู่ฐานข้อมูลลูกค้าของคุณใน ClickUp โดยตรง คุณไม่จำเป็นต้องถ่ายโอนหรือจัดการข้อมูลลูกค้าด้วยตนเองระหว่างระบบต่างๆ หรือกังวลว่าข้อมูลจะสูญหายในอีเมล

เมื่อแบบฟอร์มถูกส่งแล้ว (และงานถูกสร้างขึ้น) คุณสามารถตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติเมื่อเกิดเหตุการณ์ เช่น:

เมื่อการส่งแบบฟอร์มกลายเป็นงาน คุณสามารถใช้ClickUp Brain ซึ่งเป็น AI สำหรับการทำงานที่ครบถ้วนและเข้าใจบริบทมากที่สุดในโลก เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้น นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการแสดงแนวโน้มหรือเมตริกต่าง ๆ ที่มาจากคำตอบในแบบฟอร์มอีกด้วย

🎺 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: เนื่องจากรายละเอียดทั้งหมดที่ลูกค้าของคุณกรอกในแบบฟอร์มการลงทะเบียนจะถูกส่งเข้าสู่ ระบบ CRM ของ ClickUp การส่งต่อข้อมูลจากฝ่ายขายไปยังฝ่ายความสำเร็จจึงเป็นไปอย่างราบรื่น ข้อมูลลูกค้า สัญญา และเป้าหมายต่างๆ จะไม่ถูกทิ้งไว้ในแบบฟอร์มเพียงอย่างเดียว แต่จะถูกจัดเก็บไว้ในศูนย์กลางเดียวที่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกคนสามารถเข้าถึงได้ นั่นหมายความว่าจะไม่มีการไล่ตามสเปรดชีตที่กระจัดกระจายหรือขาดบริบทอีกต่อไป และลูกค้าจะรู้สึกเหมือนกับว่าทีมของคุณรู้จักพวกเขาเป็นอย่างดีตั้งแต่วันแรก

ขั้นตอนที่ 2: การทำงานอัตโนมัติของงานและไทม์ไลน์

ตามปกติแล้ว คุณจะตรวจสอบแบบฟอร์มการรับข้อมูลและกำหนดขั้นตอนต่อไปด้วยตนเอง เช่น การส่งลิงก์การเข้าถึง การเตรียมเอกสารการเริ่มต้นใช้งาน หรือการตั้งค่าเครื่องมือต่างๆ จากนั้นรายการที่ต้องดำเนินการเหล่านี้จะต้องถูกแปลงเป็นงานและมอบหมายให้กับสมาชิกทีมที่เหมาะสมพร้อมกำหนดเส้นตาย

งานที่ซ้ำซาก ไม่สม่ำเสมอ และเสี่ยงต่อความผิดพลาดจากมนุษย์

วิธีที่เราเห็นสิ่งนี้กำลังเกิดขึ้น:

ในการนำไปปฏิบัติ คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมืออัตโนมัติและเครื่องมือ AI แบบเอเจนต์ที่เชื่อมต่อข้อมูลที่รับเข้ามาโดยตรงกับการดำเนินการในระหว่างกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน

ClickUp ช่วยได้อย่างไร?

ตอนนี้คุณทราบแล้วว่า ClickUp ใช้การตอบแบบฟอร์มเพื่อกระตุ้นเวิร์กโฟลว์การเริ่มต้นใช้งาน เมื่อลูกค้าส่งแบบฟอร์มการรับข้อมูลของคุณ ClickUp Automations จะแปลงการตอบกลับที่ได้รับเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้

📌 ตัวอย่างเช่น แบบฟอร์มการรับข้อมูลที่กรอกเสร็จสมบูรณ์สามารถสร้างโฟลเดอร์โครงการโดยอัตโนมัติพร้อมกับงานที่ต้องทำทั้งหมดในขั้นตอนการเริ่มต้น เมื่อสถานะของงานเปลี่ยน (เช่น "ส่งการเข้าถึงให้ลูกค้าแล้ว") งานติดตามผล เช่น "กำหนดการประชุมเริ่มต้น" หรือ "ส่งเอกสารการฝึกอบรม" สามารถสร้างได้โดยอัตโนมัติ

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้ระบบอัตโนมัติ โปรดชมวิดีโอนี้

เพื่อให้มั่นใจในความสม่ำเสมอในทุกกระบวนการต้อนรับลูกค้าใหม่ คุณมีแม่แบบการจัดการงาน คุณสามารถโหลดรายการตรวจสอบการต้อนรับที่สร้างไว้ล่วงหน้าพร้อมงานย่อยที่กำหนดไว้ ผู้รับผิดชอบ วันที่ครบกำหนด และแม้แต่การพึ่งพาได้

ดังนั้น ลูกค้า SaaS จะได้รับเทมเพลต "การดำเนินการทางเทคนิค" ซึ่งประกอบด้วยการตั้งค่า API การกำหนดค่า SSO และการทดสอบในสภาพแวดล้อมจำลอง ในขณะที่ลูกค้าที่ปรึกษาจะได้รับเทมเพลต "การเริ่มต้นและการค้นพบ" ซึ่งประกอบด้วยการกำหนดตารางการประชุมเชิงปฏิบัติการ การสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และการจัดแนวขอบเขต

นอกจากนี้ ClickUp Brain ยังเพิ่มชั้นความฉลาดบนระบบอัตโนมัติและเทมเพลตได้อีกด้วย โดยสามารถ:

AI Fieldsและ Agents อัตโนมัติใน ClickUp จัดหมวดหมู่, สรุป, และดึงข้อมูลการกระทำเพื่อให้มนุษย์ไม่ต้องอ่านทุกคำตอบอย่างละเอียด

📌 ตัวอย่างเช่น หลังจากที่แบบฟอร์มได้รับการคัดแยกแล้ว โดยอิงจากฟิลด์อย่าง "ประเภทลูกค้า" หรือ "ความซับซ้อนของคำขอ" ฟีเจอร์ AI Assign Field ใน ClickUp สามารถเลือกผู้รับผิดชอบที่เหมาะสมได้ หรือหากอิงจากมุมมองปริมาณงาน (ใครที่งานน้อยกว่า) ก็สามารถมอบหมายงานให้กับคนที่มีความพร้อมได้เช่นกัน ในทำนองเดียวกัน ฟีเจอร์ AI Prioritize Field ยังช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องดำเนินการก่อนด้วย

ขั้นตอนที่ 3: อีเมลต้อนรับและการสร้างเอกสาร

ความท้าทายในการทำงานอัตโนมัติสำหรับการเริ่มต้นใช้งานที่ทีมส่วนใหญ่เผชิญคือการพึ่งพาแม่แบบเดียวที่เหมาะกับทุกคนหรือการปรับแต่งข้อความแต่ละข้อความด้วยตนเองสำหรับลูกค้าแต่ละราย เมื่อทำอย่างถูกต้อง สิ่งนี้จะสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าว่าพวกเขาได้เลือกสิ่งที่ถูกต้องแล้ว

แต่มีโอกาสสูงที่ CSM จะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการพยายามปรับแต่งอีเมลและอัปเดตคู่มือการเริ่มต้นใช้งานด้วยตนเอง เมื่อเกิดข้อผิดพลาด คุณจะทำให้ลูกค้าสงสัยว่าทีมของคุณเข้าใจความต้องการของพวกเขาหรือไม่

แย่กว่านั้น ลูกค้าสามารถบอกได้ว่าข้อความนั้นถูกเร่งรีบหรือคัดลอกและวางมา

วิธีที่เราเห็นสิ่งนี้กำลังเกิดขึ้น:

เพื่อให้กระบวนการนี้ราบรื่น คุณจำเป็นต้องเชื่อมโยงบริบทการรับข้อมูลเข้ากับการสร้างเนื้อหาและการจัดทำเอกสารโดยใช้ระบบ AI

ClickUp ช่วยได้อย่างไร?

ClickUp Brain ผสานการทำงานกับClickUp Docsได้อย่างราบรื่นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเนื้อหาของคุณด้วย AI คุณสามารถสร้างและจัดเก็บเนื้อหาการแนะนำพนักงานทั้งหมดไว้ในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นอีเมลต้อนรับ สัญญาบริการ คู่มือการเริ่มต้นใช้งาน เอกสารทางเทคนิค และอื่น ๆ อีกมากมาย

คุณสามารถฝังงาน (Tasks) ลงในเอกสาร (Docs) ได้โดยตรงเช่นกัน เพื่อให้คู่มือต้อนรับของลูกค้าสามารถดำเนินการได้จริง (เช่น "ตั้งค่าแซนด์บ็อกซ์ให้เสร็จ" ซึ่งจะเชื่อมโยงไปยังงานใน ClickUp โดยตรง) ทุกคน รวมถึงทีมสนับสนุน วิศวกร และลูกค้า สามารถแสดงความคิดเห็น แก้ไข และติดตามความคืบหน้าได้พร้อมกัน

ด้วยการควบคุมเวอร์ชันในตัว เอกสารจะอัปเดตทันทีในทุกมุมมองที่เชื่อมโยง กล่าวอีกนัยหนึ่ง เมื่อทีมภายในของคุณอัปเดตกระบวนการ ทุกๆ ลูกค้าจะเห็นคำแนะนำล่าสุดโดยไม่ต้องส่งไฟล์ใหม่

ClickUp Brain ทำงานร่วมกับ Docs อย่างใกล้ชิดเพื่อยกระดับเอกสารการแนะนำการใช้งานให้เหนือกว่าเทมเพลตแบบคงที่ โดยอ้างอิงจากข้อมูลในแบบฟอร์มการรับเข้า Brain สามารถสร้างเอกสารการแนะนำการใช้งานเฉพาะสำหรับลูกค้าแต่ละรายได้

สมองสามารถสร้างแผนความสำเร็จหรือคู่มือการฝึกอบรมที่เฉพาะเจาะจงสำหรับลูกค้าโดยใช้ฐานความรู้ของคุณเป็นแหล่งข้อมูลได้ คุณยังสามารถสรุปข้อมูลที่ซับซ้อนให้อยู่ในภาษาที่ลูกค้าเข้าใจได้ง่ายได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น มันสามารถย่อคำแนะนำการตั้งค่าทางเทคนิคให้กลายเป็นรายการตรวจสอบที่ชัดเจนและไม่ใช้เทคนิคสำหรับผู้ใช้ทางธุรกิจได้

ขั้นตอนที่ 4: การกำหนดเวลาการประชุมเริ่มต้น

การประชุมเริ่มต้นเป็นจุดที่การเตรียมความพร้อมเปลี่ยนจากการวางแผนไปสู่การปฏิบัติจริง นี่คือช่วงเวลาที่ลูกค้าจะได้พบกับทีมงานของคุณทั้งหมดและวางรากฐานสำหรับความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จ แต่ที่น่าแปลกใจก็คือ มันก็เป็นหนึ่งในขั้นตอนที่ยากที่สุดที่จะทำให้ถูกต้อง

การจัดตารางเวลาเองอาจกลายเป็นฝันร้ายได้ ด้วยอีเมลที่ตกหล่นข้ามเขตเวลา ความขัดแย้งที่เกิดขึ้นในนาทีสุดท้าย และความล่าช้าที่ส่งผลให้การปฐมนิเทศล่าช้าออกไปเป็นสัปดาห์

วิธีที่เราเห็นสิ่งนี้กำลังเกิดขึ้น:

ClickUp ช่วยได้อย่างไร?

ClickUp นำเสนอปฏิทินที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งปรับให้เข้ากับลำดับความสำคัญของคุณและวางแผนตารางเวลาที่สมบูรณ์แบบตามงานและกิจกรรมของคุณ ต่างจากเครื่องมือจัดตารางเวลาแบบสแตนด์อโลน, ปฏิทิน ClickUpผสานการทำงานโดยตรงกับกระบวนการทำงานการจัดการโครงการของคุณ

นี่คือวิธีที่ความสามารถของปฏิทิน ClickUp สามารถช่วยในกระบวนการอัตโนมัติของการเริ่มต้นใช้งานของลูกค้า:

การดำเนินการประชุมจะราบรื่นยิ่งขึ้นด้วย ClickUp's AI Notetaker ซึ่งจะเข้าร่วมการประชุมเริ่มต้นของคุณ พร้อมทั้งบันทึกและถอดเสียงเป็นข้อความ เพื่อสร้างบันทึกการประชุมที่สามารถค้นหาได้สำหรับการอ้างอิงที่รวดเร็วและง่ายดาย

วิดีโอนี้จะแสดงวิธีการใช้ AI สำหรับการจดบันทึกและการแปลงการสนทนาให้กลายเป็นงานที่สามารถทำได้จริงด้วย ClickUp AI Notetaker และ Calendar

นี่คือวิธีที่ ClickUp เชื่อมต่อบันทึกการประชุมของคุณกับงานอื่นๆ ของคุณ:

ขั้นตอนที่ 5: การติดตามความก้าวหน้าและการแจ้งเตือน

การรับลูกค้าใหม่มักเกี่ยวข้องกับหลายทีม ทีมขายจะส่งต่อรายละเอียดของลูกค้า ผู้เชี่ยวชาญด้านการรับลูกค้าจะตั้งค่าเครื่องมือ ผู้จัดการความสำเร็จของลูกค้าจะแนะนำการใช้งาน และทีมสนับสนุนหรือทีมปฏิบัติการจะจัดการกับกรณีพิเศษ

หากไม่มีมุมมองร่วมกัน การส่งต่องานเหล่านี้จะพังทลายได้ง่าย นำไปสู่ความคาดหวังที่ไม่ตรงกัน การมองข้ามความพึ่งพา และเกิดความล่าช้าซึ่งสร้างความหงุดหงิดให้กับทั้งลูกค้าและทีมงานภายใน

ClickUp ช่วยได้อย่างไร?

แดชบอร์ดของ ClickUpมอบการมองเห็นแบบรวมศูนย์ในกระบวนการเริ่มต้นของลูกค้าทุกคนผ่านบัตรที่สามารถปรับแต่งได้ (เช่น เวลาเฉลี่ยในการเสร็จสิ้นและคะแนนความพึงพอใจของลูกค้า) และตัวบ่งชี้ความคืบหน้าที่อัปเดตแบบเรียลไทม์เมื่อลูกค้าทำภารกิจเสร็จสิ้นและเคลื่อนผ่านขั้นตอนต่างๆ ของเวิร์กโฟลว์

📌 ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการสามารถติดตามเป้าหมายสำคัญ ดูงานที่ล่าช้า และระบุจุดติดขัดได้ ในขณะที่ CSM และทีมสนับสนุนจะทราบได้อย่างแม่นยำว่าเมื่อใดควรเข้าไปช่วยเหลือ ผลลัพธ์คือกระบวนการเริ่มต้นที่โปร่งใส ซึ่งลูกค้าได้รับข้อมูลอย่างต่อเนื่อง ทีมต่าง ๆ มีความสอดคล้องกัน และโครงการดำเนินไปข้างหน้าได้อย่างราบรื่น โดยไม่มีปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนหรือภาระงานด้านการรายงานที่ยุ่งยากเหมือนแต่ก่อน

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้ตัวแทนอัตโนมัติที่สร้างไว้ล่วงหน้าของ ClickUpเพื่อยกระดับการติดตามความคืบหน้าให้ดียิ่งขึ้น ตัวแทนเช่น รายงานประจำวัน หรือ รายงานประจำสัปดาห์ สามารถโพสต์การอัปเดตโดยอัตโนมัติไปยังแชทหรืออีเมล—สรุปงานที่เสร็จสิ้น, ไฮไลท์ความสำเร็จ, และความเสี่ยงที่พบ

กรณีการใช้งานจริงรอบการเริ่มต้นใช้งานด้วย AI

ตอนนี้เรามาดูตัวอย่างจริงของธุรกิจที่ได้นำระบบอัตโนมัติมาใช้ในกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ด้วย AI:

กรณีการใช้งานเม็ดสีในกระบวนการรับพนักงานใหม่แบบอัตโนมัติ

Pigment แพลตฟอร์มวางแผนธุรกิจ ได้เปลี่ยนแปลงกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่โดยใช้ระบบการทำงานอัตโนมัติของ ClickUp หลังจากเพิ่มจำนวนพนักงานเป็นสามเท่าภายในหกเดือน บริษัทได้แทนที่อีเมลที่กระจัดกระจายและรายการตรวจสอบการต้อนรับพนักงานใหม่แบบคงที่ ด้วยกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ที่รวมศูนย์และขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งทำงานโดยอัตโนมัติตามโปรไฟล์ของพนักงานใหม่

ระบบอัตโนมัติของ ClickUp เชื่อมต่อเครื่องมือที่มีอยู่ เช่น Salesforce, Outreach และ Gong เข้าด้วยกันเป็นกระบวนการทำงานแบบครบวงจร เพื่อให้มั่นใจว่าทุกฝ่ายสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น

ผลลัพธ์:

ระยะเวลาการเริ่มต้นใช้งานของ Pigment ลดลงเหลือ 2 วัน (จากเดิม 30 วัน) และประสิทธิภาพในการเริ่มต้นใช้งานเพิ่มขึ้นถึง 88% การสื่อสารระหว่างทีมที่เคยเป็นอุปสรรคถูกลดลง ทำให้การขยายทีมเป็นไปได้ง่ายขึ้น

ใช้เทมเพลต ClickUp CRMเพื่อรับระบบจัดการลูกค้าที่มีโครงสร้างพร้อมใช้งาน พร้อมการกระตุ้นการทำงานอัตโนมัติและแดชบอร์ดรายงาน เทมเพลตนี้ช่วยลดเวลาในการตั้งค่าหลายเดือนและมาพร้อมกับระบบติดตามการขายและการสื่อสารกับลูกค้า

รับเทมเพลตฟรี

เทมเพลต CRM ช่วยให้คุณสามารถรวมศูนย์ข้อมูลการติดต่อทั้งหมดไว้ในตัวติดตามที่เชื่อมโยงกัน เพื่อให้เมื่อลูกค้าเป้าหมายกลายเป็นลูกค้า ข้อมูลทั้งหมดของพวกเขาจะถูกส่งไปยังขั้นตอนการทำงานในการต้อนรับลูกค้าใหม่โดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องสลับระบบ

อาร์บีซี เวลธ์ แมเนจเมนต์

ที่ปรึกษาทางการเงินที่ RBC เคยต้องเข้าถึงระบบถึง 26 ระบบเพื่อทำการรับลูกค้าใหม่ การเปิดบัญชีใหม่ในขณะนั้นใช้เวลาประมาณ 3 ถึง 7 วัน วิธีการที่แยกส่วนนี้สร้างประสบการณ์ที่ไม่ดีและทำให้ที่ปรึกษาเกิดความหงุดหงิด จนถึงขั้นที่บริษัทสูญเสียพนักงานใหม่ถึง 25%ให้กับบริษัทที่มีเทคโนโลยีที่ดีกว่า

เพื่อแก้ไขปัญหาการทำงานแบบแยกส่วน RBC ได้นำระบบอัตโนมัติที่ใช้ AI และเทคโนโลยี low-code มาใช้ ซึ่งช่วยรวมกระบวนการทำงานในการรับพนักงานใหม่ให้เป็นแพลตฟอร์มเดียว

ผลลัพธ์:

เวลาการเปิดบัญชีลดลงอย่างมากจาก 7 วันเหลือเพียง 24 นาที ความพึงพอใจของที่ปรึกษาเพิ่มขึ้น การรักษาลูกค้าเพิ่มขึ้น และการรับลูกค้าใหม่กลายเป็นจุดแข็งในการแข่งขันของบริษัทนี้

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

แม้จะมีเจตนาดีที่สุด ทีมส่วนใหญ่ก็มักจะทำผิดพลาดที่คาดเดาได้เมื่อทำการอัตโนมัติการเริ่มต้นใช้งาน ความผิดพลาดเหล่านี้ (หากไม่ได้รับการแก้ไข) อาจเปลี่ยนระบบอัตโนมัติที่ช่วยประหยัดเวลาของคุณให้กลายเป็นแหล่งของความหงุดหงิดของลูกค้าและความสับสนภายในองค์กร

1. การใช้ระบบอัตโนมัติมากเกินไป

ทีมมักจะพยายามสร้างกระบวนการทำงานที่ซับซ้อนด้วยทริกเกอร์และเงื่อนไขหลายอย่าง โดยไม่ได้ทดสอบเวอร์ชันที่ง่ายกว่าหรือทำการทดสอบเบต้าเสียก่อน เมื่อคุณทำการอัตโนมัติกระบวนการเริ่มต้นทั้งหมดในคราวเดียว (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีจุดสัมผัสหลายจุดในเส้นทางของลูกค้า) จะไม่สามารถระบุปัญหาได้อย่างชัดเจนเมื่อเกิดข้อผิดพลาดขึ้น

2. ไม่มีการตั้งระบบให้มีการตอบกลับ

ระบบอัตโนมัติไม่ใช่สิ่งที่ทำเพียงครั้งเดียวแล้วจบ คุณไม่สามารถตั้งค่าแล้วไปทำโปรเจกต์อื่นได้เลยโดยไม่ตรวจสอบประสิทธิภาพหรือรวบรวมความคิดเห็นจากลูกค้า

เพราะคุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าลูกค้าประสบปัญหาอยู่ที่จุดใด ขั้นตอนใดที่กำลังทำให้เกิดความล่าช้า หรือคุณกำลังพลาดโอกาสในการขายเพิ่มระหว่างขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน

🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ไม่ถนัดตัวเลขใช่ไหม? แล้วถ้าแดชบอร์ดของคุณสามารถพูดกับคุณเป็นภาษาอังกฤษง่ายๆ ล่ะ? ลองดูAI Cardsใน ClickUp Dashboards ที่เน้นแนวโน้มสำคัญ สรุปประเด็นสำคัญ และให้ข้อมูลเชิงลึกที่เข้าใจง่ายโดยไม่ต้องปวดหัว!

3. ไม่ฝึกอบรมทีมงาน

ระบบอัตโนมัติจะทำงานได้ดีเพียงใดขึ้นอยู่กับผู้ที่ดูแลจัดการเท่านั้น หากทีมงานของคุณไม่ได้รับการฝึกอบรมในการใช้เครื่องมือ AI ตรวจสอบกระบวนการทำงานอัตโนมัติ หรือเข้ามาแก้ไขเมื่อเกิดข้อยกเว้น กระบวนการเริ่มต้นใช้งานจะล้มเหลวอย่างรวดเร็ว

ผลลัพธ์คือ? CSM สูญเสียความเชื่อมั่นในระบบ ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ไม่สม่ำเสมอ และเวลาที่มีค่าถูกสูญเสียไปกับการแก้ไขข้อผิดพลาด

4. การนำมนุษย์ออกจากกระบวนการ

ในขณะที่ระบบอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลา การกำจัดคนออกไปทั้งหมดทำให้การเริ่มต้นใช้งานรู้สึกเหมือนหุ่นยนต์และไร้ความเป็นส่วนตัว ลูกค้าต้องการความมั่นใจว่า มีผู้เชี่ยวชาญคอยแนะนำตลอดเส้นทาง ไม่ใช่แค่ข้อความอัตโนมัติเท่านั้น

5. การปรับแต่งทั่วไป

น่าขันที่หลายทีมตกหลุมพรางเรียกการปฐมนิเทศว่า "ปรับให้เหมาะกับบุคคล" ทั้งที่จริงแล้วมันเป็นแค่เทมเพลตที่ใส่ชื่อลูกค้าลงไปเท่านั้น ในกรณีนั้นคุณอาจจะไม่ต้องทำเลยก็ได้

ทำให้กระบวนการรับลูกค้าใหม่เป็นอัตโนมัติด้วย ClickUp

สรุปโดยย้ำสิ่งที่สำคัญที่สุด: เมื่อคุณกำลังทำให้กระบวนการรับลูกค้าใหม่เป็นอัตโนมัติ ให้เริ่มต้นจากสิ่งเล็กๆ อาจเป็นเพียงการทำให้อีเมลต้อนรับเป็นอัตโนมัติ เมื่อคุณเริ่มคุ้นเคยแล้ว ค่อยก้าวไปสู่ขั้นตอนถัดไป

ClickUp เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายสำหรับผู้เริ่มต้น ช่วยให้คุณเริ่มต้นกระบวนการต้อนรับลูกค้าด้วย AI ได้ทีละขั้นตอน โดยเริ่มจากขั้นตอนการทำงานทีละขั้นตอน เครื่องมือนี้จะรวมงาน แบบฟอร์ม ข้อมูลลูกค้า การสื่อสาร และการจัดการโครงการของคุณไว้ในที่เดียว เพื่อให้มั่นใจว่า AI ของคุณ (ClickUp Brain) มีบริบททั้งหมดที่จำเป็นและไม่ทำงานแยกจากกัน

ลงทะเบียนบน ClickUp ฟรีและเริ่มทำให้กระบวนการต้อนรับลูกค้าเป็นอัตโนมัติ