วิธีสร้างตัวติดตามใบสมัครงานใน Excel

เคยคิดจะเปลี่ยนอาชีพบ้างไหม? คุณอาจต้องการตามหาความหลงใหลใหม่ ๆ สร้างสมดุลระหว่างการทำงานกับชีวิตส่วนตัวที่ดีขึ้น หรือเพียงแค่ต้องการเริ่มต้นใหม่ บางทีคุณอาจได้ตัดสินใจแล้วและเริ่มสมัครงาน แต่ตอนนี้คุณกำลังหลงอยู่ในเครือข่ายของประกาศรับสมัครงานและกำหนดส่งใบสมัคร คุณไม่ได้อยู่คนเดียว

ระบบที่ยุ่งเหยิงเป็นต้นเหตุ การจัดระเบียบ การติดตาม และการติดตามผลใบสมัครงานเป็นงานในตัวเอง

แต่มีเครื่องมือหนึ่งที่สามารถเป็นพันธมิตรที่เชื่อถือได้ของคุณในกระบวนการนี้—Microsoft Excel ไม่ใช่แค่การจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ ให้เรียบร้อยเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณไม่พลาดโอกาสที่จะได้งานในฝันอีกด้วย

บทความนี้จะแนะนำคุณในการตั้งค่าตัวติดตามการสมัครงานที่ง่ายแต่มีประสิทธิภาพใน Excel รวมถึงเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อมูล ติดตามรายละเอียดสำคัญ และติดตามผลกับผู้สรรหาบุคลากร

แนวคิดของระบบติดตามการสมัครงานใน Excel

ตัวติดตามการสมัครงานช่วยให้คุณ จัดหมวดหมู่และจัดระเบียบการสมัครงานของคุณ และติดตามกระบวนการหางานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ มันช่วยให้คุณติดตามทุกตำแหน่งงานที่คุณสมัคร สถานะการสมัครงานของคุณ และขั้นตอนต่อไปที่คุณควรทำ

จุดประสงค์ของตัวติดตามนี้เรียบง่าย—เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดกำหนดเวลา ลืมติดตามงาน หรือสูญเสียการติดตามความคืบหน้าของคุณระหว่างการหางาน

ตามประเพณีแล้ว ผู้หางานมักจะพึ่งพาบันทึกด้วยลายมือหรือเอกสาร Google Docs หรือ MS Word อย่างง่ายเพื่อติดตามงานที่สมัครไป อย่างไรก็ตาม วิธีนี้มักนำไปสู่การพลาดโอกาส การลืมวันสัมภาษณ์หรือวันติดตามผล และสูญเสียข้อมูลติดต่อ

ในทางตรงกันข้าม ระบบติดตามการสมัครงานสมัยใหม่เสนอวิธีการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการจัดการการค้นหางานของคุณ เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณจัดเก็บรายละเอียดสำคัญต่างๆ เช่น ชื่อบริษัท ข้อมูลติดต่อ วันที่สัมภาษณ์ และกำหนดเวลาการสมัคร ทั้งหมดไว้ในที่เดียว

ไม่น่าแปลกใจเลยที่อุปกรณ์ติดตามสมัยใหม่หลายรุ่นมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การแจ้งเตือนอัตโนมัติ การอัปเดตสถานะด้วยรหัสสีเครื่องมือ AI เพื่อช่วยเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์ และการเชื่อมต่อกับอีเมลได้อย่างราบรื่น ซึ่งช่วยให้กระบวนการต่างๆ เป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น

โดดเด่นในฐานะเครื่องมือติดตามการสมัครงาน

เครื่องมือที่ใช้ในชีวิตประจำวันนี้สามารถเปลี่ยนเป็นเครื่องมือติดตามการสมัครงานที่ปรับแต่งได้และอัปเดตได้ง่ายด้วยการปรับแต่งเพียงเล็กน้อย

มาดูวิธีการใช้ Excel อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับการหางานของคุณกัน

วิธีใช้ Excel สำหรับติดตามการสมัครงาน

การใช้ Excel เป็นตัวติดตามการสมัครงานของคุณง่ายกว่าที่คุณคิด เมื่อเปรียบเทียบกับซอฟต์แวร์จัดการงานอื่น ๆ Excel มีความยืดหยุ่นและต้องการการตั้งค่าเพียงเล็กน้อย

เริ่มต้นด้วยการสร้างสมุดงาน Excel หากคุณเป็นผู้ใช้ Excel ใหม่ สมุดงานคือไฟล์ที่ประกอบด้วยหนึ่งหรือหลายสเปรดชีต ในการทำเช่นนี้ ให้เปิด Excel คลิก ไฟล์ เลือก ใหม่ และเลือก สมุดงานเปล่า หลังจากนั้น คุณสามารถปรับแต่งสมุดงานนี้ให้เหมาะกับความต้องการในการหางานของคุณได้

ตัวติดตามการสมัครงานทั่วไปใน Excel จะมีคอลัมน์ดังต่อไปนี้:

นี่คือลักษณะของตารางติดตามการสมัครงานใน Excel ที่พบได้ทั่วไป:

เคล็ดลับในการดูแลติดตามการสมัครงานของคุณใน Excel

หากไม่ดูแลติดตามอย่างสม่ำเสมอ จะไม่ช่วยให้คุณได้งานฝันนั้น ดังนั้นการอัปเดตให้ทันสมัยอยู่เสมอจึงเป็นสิ่งสำคัญ. นี่คือคำแนะนำไม่กี่ข้อ:

คุณยังสามารถพิจารณาใช้Google Sheets เพื่อสนับสนุนการหางานของคุณได้อีกด้วย

ข้อดีและข้อเสียของการใช้ Excel เป็นเครื่องมือติดตามงาน

การใช้ Excel เป็นตัวติดตามการสมัครงานมีข้อดีหลายประการ แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะไม่มีปัญหาเลย มาพูดถึงข้อดีกันก่อน:

ความยืดหยุ่นและการปรับแต่ง

Excel ช่วยให้คุณสร้างตัวติดตามการสมัครงานที่ตรงกับความต้องการเฉพาะของคุณได้ คุณสามารถปรับแต่งคอลัมน์เพื่อติดตามสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณ ตั้งแต่กำหนดเวลาการสมัครไปจนถึงรายละเอียดการติดต่อของผู้จัดการฝ่ายสรรหา ความยืดหยุ่นนี้ทำให้ง่ายต่อการปรับแต่งตัวติดตามของคุณตามกลยุทธ์การหางานของคุณ

ความคุ้มค่า

หากคุณมี Microsoft Office อยู่แล้ว การใช้ Excel สำหรับติดตามการสมัครใช้งานไม่เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมใด ๆ นี่คือโซลูชันที่ง่ายและประหยัดงบประมาณที่ใคร ๆ ก็สามารถนำไปใช้ได้

ความคุ้นเคย

คนส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการใช้ Excel ทำให้การสร้างตัวติดตามของคุณง่ายขึ้นโดยไม่ต้องเรียนรู้อะไรมากมาย คุณสามารถป้อนข้อมูล จัดเรียง และวิเคราะห์แนวโน้มในการค้นหางานของคุณได้อย่างง่ายดาย

คุณสมบัติการวิเคราะห์ข้อมูล

ฟังก์ชันที่มีอยู่ในตัวของ Excel ช่วยให้คุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลการค้นหางานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถสร้างแผนภูมิเพื่อแสดงสถานะการสมัครงานของคุณหรือใช้สูตรคำนวณตัวชี้วัดต่างๆ เช่น เวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการได้รับการตอบกลับจากนายจ้าง

ตอนนี้เรามาดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อเสียบางประการที่อาจทำให้คุณพิจารณาทางเลือกอื่นนอกเหนือจากExcel:

ความร่วมมือที่จำกัด

หนึ่งในข้อเสียที่ใหญ่ที่สุดของ Excel คือความสามารถในการทำงานร่วมกันที่จำกัด แม้ว่าคุณจะสามารถแชร์ไฟล์ได้ แต่การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์นั้นยุ่งยากเมื่อเทียบกับเครื่องมือจัดการงานสมัยใหม่ หากคุณกำลังทำงานร่วมกับโค้ชอาชีพหรือเพื่อน คุณจะต้องแจ้งให้พวกเขาทราบด้วยตนเองทุกครั้งที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงในตัวติดตาม

การขาดระบบอัตโนมัติ

Excel ต้องการการป้อนข้อมูลและการอัปเดตด้วยตนเอง ซึ่งอาจใช้เวลาที่มีค่าไปโดยเปล่าประโยชน์ หากไม่มีการทำงานอัตโนมัติ คุณอาจใช้เวลาไปกับสเปรดชีตมากกว่าการค้นคว้าข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการหางานของคุณ

ความเสี่ยงของข้อผิดพลาด

การป้อนข้อมูลด้วยตนเองมีความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ การพิมพ์ผิด วันที่ไม่ถูกต้อง หรือข้อมูลที่วางผิดตำแหน่งสามารถทำให้การค้นหางานของคุณหลุดออกจากเส้นทางได้ ไม่มีใครอยากพลาดการสัมภาษณ์เพียงเพราะพิมพ์วันที่ผิด

การติดตั้งซอฟต์แวร์ประยุกต์อื่น ๆ สำหรับการติดตามงาน

แม้ว่า Excel จะเป็นเครื่องมือที่สะดวกสำหรับการติดตามการสมัครงาน แต่ข้อจำกัดของมันอาจขัดขวางความก้าวหน้าในการหางานของคุณ ความต้องการในการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น การทำงานอัตโนมัติ และการอัปเดตแบบเรียลไทม์สามารถแก้ไขได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยการเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์อื่นสำหรับการติดตามงาน เช่น ClickUp

ClickUpเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่หลากหลายซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานผ่านเวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้และการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ คุณสมบัติเช่นการจัดการงาน, การทำงานอัตโนมัติ, และการผสานรวมที่ครอบคลุมทำให้กระบวนการติดตามการสมัครงานง่ายขึ้น, ทำให้คุณมั่นใจว่าคุณจะอยู่ในตำแหน่งที่เหนือกว่าในการค้นหางานของคุณ

นี่คือวิธีบางประการที่ ClickUp สามารถช่วยให้คุณเปลี่ยนอาชีพได้อย่างประสบความสำเร็จ:

1. จัดการข้อมูลการสมัครงาน

มุมมองตารางของ ClickUpให้ภาพรวมแบบหน้าต่างเดียว ทำให้เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับผู้ที่กำลังเปลี่ยนจาก Excel สร้างมุมมองตารางเฉพาะใน ClickUp เพื่อจัดการข้อมูลการสมัครงานของคุณ ClickUpยังมีเทมเพลตฐานข้อมูลฟรีเพื่อให้คุณเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็ว

เริ่มต้นใช้งานมุมมองตารางใน ClickUp

เพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองใน ClickUpเพื่อบันทึกข้อมูลสำคัญ เช่น ตำแหน่งงาน ชื่อบริษัท วันที่สมัคร และวันที่ติดตามผล ตั้งค่าสถานะงานที่กำหนดเองเช่น "สมัครแล้ว" "นัดสัมภาษณ์แล้ว" และ "ได้รับข้อเสนอแล้ว" เพื่อติดตามความคืบหน้าของแต่ละใบสมัคร ทำให้คุณมองเห็นภาพรวมที่ชัดเจนของสถานะปัจจุบัน

2. ให้ความสำคัญกับความพยายามของคุณในโอกาสที่ดีที่สุด

เพิ่มวันครบกำหนดเพื่อเตือนตัวเองเกี่ยวกับการดำเนินการติดตามผลที่สำคัญและกำหนดเวลาใช้การติดตามเวลาของ ClickUpเพื่อบันทึกเวลาที่ใช้ในแต่ละแอปพลิเคชัน ช่วยให้คุณวิเคราะห์ความพยายามในการหางานและมุ่งเน้นไปที่โอกาสที่มีแนวโน้มและเป็นที่ต้องการมากที่สุด

3. อัตโนมัติการทำงานของคุณ

ใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติของ ClickUpเพื่อตั้งค่าทริกเกอร์ในการย้ายแอปพลิเคชันไปยังสถานะถัดไปโดยอัตโนมัติ ส่งการแจ้งเตือนสำหรับการติดตามผล หรือมอบหมายงานเมื่อมีเงื่อนไขเฉพาะเกิดขึ้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

4. ร่าง, จัดเก็บ, แก้ไข, และจัดการใบสมัคร

ClickUp Docsสามารถช่วยคุณร่างจดหมายสมัครงาน ประวัติย่อและข้อเสนอการสมัครงาน โดยจัดระเบียบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการสมัครงานทั้งหมดไว้ในที่เดียว นอกจากนี้ คุณยังสามารถติดตามเวอร์ชันต่างๆ ของเอกสารได้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถเข้าถึงการอัปเดตและการเปลี่ยนแปลงล่าสุดได้

ส่วนที่ดีที่สุด? คุณสามารถแชร์เอกสารเหล่านี้กับผู้ที่อาจช่วยเหลือคุณในการค้นหางาน และทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์เพื่อปรับปรุงการสมัครงานของคุณได้

5. สำรวจมุมมองที่แตกต่างกัน

ใช้ประโยชน์จากมุมมองต่าง ๆ เช่นมุมมองบอร์ด ClickUpหรือมุมมองรายการ ClickUpเพื่อแสดงภาพแอปพลิเคชันของคุณในรูปแบบที่ตรงกับความต้องการของคุณ ความยืดหยุ่นนี้ช่วยให้คุณสามารถจัดการการค้นหางานของคุณและค้นหาวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดได้อย่างมีประสิทธิผล

6. ใช้ AI ในการเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์

ใช้ClickUp Brain ผู้ช่วยส่วนตัวที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของ ClickUp ให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์ของคุณ ใช้เพื่อสร้างคำถามสัมภาษณ์ที่เป็นไปได้ ระดมความคิดสำหรับคำตอบที่ปรับให้เหมาะกับคุณ และสร้างโครงร่างที่มีโครงสร้าง นอกจากนี้ยังสามารถช่วยคุณอัปเดตประวัติย่อของคุณโดยแบ่งปันตัวอย่างรูปแบบประวัติย่อ

ต้องการรักษาความเฉียบคมและพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์ของคุณหรือไม่? Brain จะช่วยคุณในการจัดระเบียบการวิจัยเกี่ยวกับบริษัทต่างๆ ปรับปรุงคำตอบของคุณ และแนะนำวิธีที่จะทำให้คุณโดดเด่นต่อผู้จัดการฝ่ายสรรหาบุคลากร

7. ติดตามการสมัครทั้งหมดในที่เดียว

ClickUp มีเทมเพลตฟรีเพื่อช่วยคุณจัดการทุกขั้นตอนของกระบวนการหางาน

เทมเพลตการค้นหางานของ ClickUpถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้กระบวนการสมัครงานของคุณเป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ด้วยเทมเพลตค้นหางานของ ClickUp คุณสามารถ:

คุณยังสามารถใช้เทมเพลตการค้นหางานขั้นสูงของ ClickUpเพื่อปรับแต่งกระบวนการให้เหมาะสมยิ่งขึ้นได้อีกด้วย

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถ:

นี่คือวิธีที่ทีม HR ใช้ ClickUp เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน:

ClickUp เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการโครงการที่มีกิจกรรมหลายอย่างและต้องการการติดตามทรัพยากรบุคคล เนื่องจากสมาชิกแต่ละคนสามารถรายงานความคืบหน้าของกิจกรรมได้ ไม่ว่าจะเป็นโครงการที่ใช้แนวทางแบบ Agile หรือ Waterfall

ประสบความสำเร็จในการหางานด้วย ClickUp

คุณไม่มีวันแก่เกินไปที่จะตั้งเป้าหมายใหม่หรือฝันถึงความฝันใหม่

เมื่อคุณเริ่มต้นการเดินทางในการค้นหางานของคุณ จำไว้ว่าการสมัครงานแต่ละครั้งจะพาคุณเข้าใกล้โอกาสใหม่ ๆ มากขึ้นการสร้างแบบฟอร์มติดตามการสมัครงานในรูปแบบ Excelอาจเป็นประโยชน์ อย่างไรก็ตาม เมื่อการค้นหางานของคุณก้าวหน้าไป Excel อาจกลายเป็นเครื่องมือที่ไม่เพียงพอและทำให้คุณรู้สึกถูกท่วมท้น เนื่องจากขาดความยืดหยุ่นในการจัดการงานหรือการแจ้งเตือน

ClickUp นำเสนอโซลูชันที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การติดตามงาน, การทำงานอัตโนมัติ, และการจัดการเอกสารสำหรับทุกแง่มุมของการหางานของคุณ

ตั้งแต่การติดตามใบสมัครไปจนถึงการเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์ การใช้คุณสมบัติอันทรงพลังของ ClickUp จะช่วยให้คุณควบคุมทุกขั้นตอนในกระบวนการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เข้าใกล้ความฝันในอาชีพของคุณอีกก้าวหนึ่งลองใช้ ClickUp วันนี้!