วิธีสร้างแม่แบบใน Excel

คุณเคยรู้สึกเหมือนติดอยู่ในวังวน ทำสเปรดชีตเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกหรือไม่? หรือ บางทีคุณอาจพยายามทำงานให้เสร็จอย่างรวดเร็ว แต่กลับพบว่าตัวเองหงุดหงิด ต้องเริ่มต้นใหม่ทุกครั้ง?

หากฟังดูคุ้นหู นั่นหมายความว่าคุณควรทำความรู้จักกับเทมเพลตแล้ว พวกมันให้ โครงสร้างที่พร้อมใช้งาน ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จโดยไม่ต้องยุ่งยาก

ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำงบประมาณ ติดตามงาน หรือจัดระเบียบการทำงานของคุณ เทมเพลตสเปรดชีต ช่วยขจัดความจำเป็นในการสร้างรูปแบบเดิมซ้ำๆ ทุกครั้ง ทำให้ชีวิตง่ายขึ้นมาก

ในบล็อกนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นวิธีการสร้างเทมเพลตใน Excel เพื่อให้คุณสามารถทำงานได้อย่างชาญฉลาด ไม่เหนื่อยหนัก

พร้อมที่จะทำให้งานของคุณง่ายขึ้นหรือไม่

วิธีสร้างแม่แบบใน Excel

การสร้างเทมเพลต Excel แบบกำหนดเองนั้นง่ายมาก คุณสามารถเลือกเทมเพลตที่มีอยู่และแปลงเป็นเทมเพลตแบบกำหนดเอง หรือเริ่มต้นจากศูนย์ก็ได้ มาดูวิธีสร้างเทมเพลตใน Excel กัน

ขั้นตอนที่ 1: เปิดสมุดงานใหม่

เพื่อเริ่มต้น ให้เปิด Excel เพื่อเปิดสมุดงานใหม่ หรือใช้หนึ่งในไฟล์สเปรดชีต Excel ของคุณที่คุณต้องการเปลี่ยนเป็นเทมเพลตแบบกำหนดเอง สมุดงานนี้จะเป็นฐานสำหรับไฟล์เทมเพลต Excel ของคุณ

ผ่านทางMicrosoft Excel

ขั้นตอนที่ 2: ปรับแต่งแม่แบบ Excel ของคุณ

การปรับแต่งเทมเพลต Excel ของคุณคือจุดเริ่มต้นของสิ่งมหัศจรรย์ เริ่มป้อนรายละเอียดพร้อมองค์ประกอบทั้งหมดที่คุณต้องการในเทมเพลต Excel ของคุณ เพิ่มหัวข้อ ตาราง และการคำนวณ และอย่าลืมใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ตัวกรอง และสูตรเพื่อให้เทมเพลต Excel ของคุณมีความยืดหยุ่น

ตัวอย่างเช่น หากเป็นเทมเพลตงบประมาณรายเดือน ให้ตั้งค่าหมวดหมู่เช่น 'รายได้' และ 'ค่าใช้จ่าย' และเพิ่มสูตรเพื่อคำนวณยอดรวม

ขั้นตอนที่ 3: ล็อกและปกป้องแม่แบบของคุณ

หากคุณกังวลว่าใครบางคนจะทำลายสูตรของคุณ ให้ล็อกเซลล์เฉพาะของไฟล์ Excel ของคุณไว้ เพื่อให้ผู้อื่นสามารถป้อนข้อมูลในพื้นที่ที่กำหนดไว้ได้โดยไม่เปลี่ยนแปลงโครงสร้างของเทมเพลต Excel ของคุณ

ในการทำเช่นนี้ ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการล็อก จากนั้นไปที่แท็บ 'ตรวจสอบ' และคลิก 'ป้องกันแผ่นงาน' คุณสามารถเพิ่มรหัสผ่านได้หากจำเป็น

อย่าลืมปล่อยให้เซลล์ป้อนข้อมูล (เช่น ชื่อหรือตัวเลข) อยู่ในสถานะปลดล็อกในเทมเพลต Excel ของคุณ ในขณะที่ปกป้องฟิลด์การคำนวณหรือข้อมูลคงที่

ขั้นตอนที่ 4: บันทึกเป็นแม่แบบ

เมื่อคุณได้ทำการแก้ไขเอกสารของคุณเสร็จสิ้นแล้ว ให้บันทึกเอกสารเป็นเทมเพลต ไปที่แท็บ 'ไฟล์' และคลิกที่ปุ่ม 'บันทึกเป็น' เลือกตำแหน่งที่ต้องการบันทึก และจากเมนูแบบเลื่อนลงของรูปแบบไฟล์ ให้เลือก 'เทมเพลต Excel' (*.xltx) การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นด้วยเวอร์ชันที่สะอาดทุกครั้งที่คุณเปิดเทมเพลต

คุณยังสามารถเลือกบันทึกเป็นแม่แบบที่รองรับมาโครเพื่อทำให้งานที่ทำซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติ และปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ราบรื่นสำหรับสมุดงานใหม่ ๆ ได้ด้วย ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยการลดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง

ขั้นตอนที่ 5: ใช้และแชร์เทมเพลต Excel ของคุณ

หากต้องการนำเทมเพลต Excel ที่คุณสร้างไว้มาใช้ซ้ำ ให้ไปที่เมนู 'ไฟล์' คลิก 'ใหม่' จากนั้นเลือกเทมเพลต Excel ที่คุณบันทึกไว้จากส่วน 'เทมเพลตส่วนตัว'

หากคุณต้องการแชร์เทมเพลต Excel ของคุณกับผู้อื่น เพียงดาวน์โหลดและส่งอีเมลหรือบันทึกไว้ในบริการคลาวด์ที่ทุกคนสามารถเข้าถึงเทมเพลตเดียวกันได้

วิธีเลือกเทมเพลตมาตรฐานใน Excel

แทนที่จะสร้างเทมเพลต Excel ใหม่ตั้งแต่ต้น คุณสามารถใช้เทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าซึ่งมีอยู่ในไลบรารีเทมเพลต Excel จาก Microsoft Office Online ได้ดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1: เปิดสมุดงานใหม่

ในการเลือกเทมเพลต Excel มาตรฐาน ให้เปิดสมุดงาน Excel ก่อนแล้วคลิก 'ใหม่' ที่นี่คุณจะพบเทมเพลต Excel มาตรฐานบางรายการ

ขั้นตอนที่ 2: เลือกแม่แบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

ตอนนี้ ให้เลือกเทมเพลตที่เหมาะกับความต้องการของคุณ แล้วคลิกสองครั้งที่เทมเพลตนั้นเพื่อใช้งาน ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการสร้างงบประมาณของบริษัท ให้เลือกเทมเพลต 'งบประมาณบริษัทรายเดือน'

ขั้นตอนที่ 3: ปรับแต่งแม่แบบที่มีอยู่

เมื่อแบบฟอร์ม Excel ที่คุณเลือกเปิดขึ้นแล้ว คุณจะพบสรุปงบประมาณและแผ่นงานแยกต่างหากสำหรับป้อนรายได้และค่าใช้จ่ายของคุณ หากจำเป็น คุณสามารถเพิ่มรายการอื่น ๆ ลงในสรุปและเชื่อมโยงกับสูตรจากแผ่นงานอื่น ๆ ได้

ในแท็บ 'รายได้' คุณสามารถป้อนค่าจริงและค่าประมาณการของคุณ และเพิ่มหรือลบรายการตามแหล่งรายได้ของคุณได้

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถแก้ไขแผ่นงานค่าใช้จ่ายได้

ขั้นตอนที่ 4: บันทึกเป็นแม่แบบ

เพื่อบันทึกแบบเทมเพลต Excel ของคุณ ให้ไปที่แท็บไฟล์ และคลิกที่ปุ่ม 'บันทึกเป็น' เลือกตำแหน่งที่ต้องการ และจากเมนูแบบเลื่อนลงของนามสกุลไฟล์ ให้เลือก Excel Template (*. xltx)

คุณยังสามารถเลือกบันทึกเป็นเทมเพลตที่รองรับมาโครเพื่อทำงานซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติได้อีกด้วย ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการลดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง

ผ่านทางMicrosoft Excel

ข้อจำกัดในการสร้างแม่แบบใน Excel

แม้ว่า MS Excel จะเป็นเครื่องมือที่หลากหลาย แต่ก็มีข้อจำกัดหลายประการที่เกี่ยวข้องกับการสร้างและการใช้เทมเพลต

นี่คือข้อเสียที่พบบ่อยที่สุดในการสร้างเทมเพลต Excel:

1. การร่วมมือที่จำกัด

ในการทำงานร่วมกันบนเทมเพลต Excel คุณจำเป็นต้องดาวน์โหลดและแชร์ไฟล์ ซึ่งอาจนำไปสู่การมีไฟล์ Excel หลายเวอร์ชันและ สร้างความสับสน เกี่ยวกับสเปรดชีตที่อัปเดตล่าสุด

สำหรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์หลายผู้ใช้ในไฟล์ Excel คุณจำเป็นต้องใช้บริการคลาวด์ เช่น OneDrive หรือ SharePoint ซึ่งมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

2. การจัดรูปแบบที่เข้มงวด

เมื่อสร้างแม่แบบ Microsoft Excel แล้ว การปรับเปลี่ยนโครงสร้างของแม่แบบเหล่านั้น—เช่น การเพิ่มฟีเจอร์หรือคอลัมน์ใหม่—อาจเป็นเรื่อง ยุ่งยาก การเปลี่ยนแปลงมักต้องใช้ความพยายามด้วยตนเองและอาจทำให้การจัดรูปแบบที่มีอยู่เดิมเสียหายได้

3. การขาดระบบอัตโนมัติ

แม่แบบ Microsoft Excel มีลักษณะคงที่โดยธรรมชาติและไม่มีระบบอัตโนมัติในตัวสำหรับงานที่ต้องทำซ้ำ ผู้ใช้ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง รันสูตร หรืออัปเดตตาราง ซึ่งอาจ ใช้เวลามาก

หากคุณกำลังจัดการกับเทมเพลตรายงานการเงินรายเดือน การอัปเดตข้อมูลและคำนวณตัวเลขใหม่ทุกเดือนเป็นกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเอง การทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นอัตโนมัติใน Excel จะต้องใช้มาโครที่ซับซ้อน ซึ่งผู้ใช้หลายคนพบว่ายากที่จะตั้งค่า

4. ปัญหาความสมบูรณ์ของข้อมูล

เนื่องจากผู้ใช้มักแก้ไขไฟล์แม่แบบ MS Excel โดยไม่มีข้อจำกัด จึงอาจเกิดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลได้บ่อยครั้ง การล็อกเซลล์ช่วยได้ แต่จะจำกัดความยืดหยุ่นสำหรับผู้ใช้คนอื่น

5. ขนาดไฟล์และประสิทธิภาพ

เทมเพลต Excel ขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลจำนวนมาก หลายแผ่นงาน หรือสูตรที่ซับซ้อน อาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานช้าลง โดยเฉพาะกับระบบเก่า เทมเพลตที่มีหลายพันแถวและหลายแท็บอาจทำให้ Excel ใช้เวลานานในการโหลด หรือแย่กว่านั้นคือเกิดการขัดข้องบ่อยครั้ง

6. ไม่มีการจัดการงาน

เทมเพลต Microsoft Excel ขาดเครื่องมือการจัดการโครงการในตัว หากคุณกำลังใช้เทมเพลต Excel เพื่อติดตามงานหรือกำหนดเวลา การตรวจสอบความคืบหน้าหรือการตั้งการแจ้งเตือนสำหรับกำหนดส่งจะทำได้ยาก

หากคุณใช้เทมเพลต Office แบบกำหนดเองเพื่อติดตามไทม์ไลน์ของโครงการ คุณจะต้องอัปเดตสถานะงานด้วยตนเอง และไม่มีวิธีที่จะได้รับการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับกำหนดเวลา

7. ความสามารถในการรายงานที่จำกัด

แม้ว่า Excel สามารถสร้างแผนภูมิและกราฟได้ แต่ขาดความสามารถในการสร้างรายงานหรือแดชบอร์ด Excelที่ปรับแต่งได้และแสดงผลแบบไดนามิกตามข้อมูลเรียลไทม์ การรายงานใด ๆ จะต้องอัปเดตด้วยตนเอง

ข้อจำกัดเหล่านี้เน้นให้เห็นถึงข้อจำกัดของ Excel โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับกระบวนการทำงานที่ซับซ้อนซึ่งต้องการความยืดหยุ่น การทำงานร่วมกัน และการทำงานอัตโนมัติ

สร้างเทมเพลตด้วย ClickUp

เทมเพลต Excel เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับการจัดการโครงการหรืองบประมาณ แต่เมื่อคุณขยายขนาดงาน การจัดการด้วย Excel จะกลายเป็นเรื่องยาก หากคุณพบว่า Excel มีข้อจำกัดมากเกินไป คุณควรลองใช้ClickUp ซึ่งเป็นหนึ่งในเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพที่ได้รับการจัดอันดับสูงสุด และมอบทางเลือกที่ทรงพลังเพื่อช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น เทมเพลตแบบไดนามิกของ ClickUp สามารถกำจัดขั้นตอนการทำงานแบบแมนนวล และมอบฟีเจอร์ที่ Excel ไม่มี

ClickUp มีเทมเพลตสำเร็จรูปฟรีสำหรับทุกสิ่งตั้งแต่การจัดการโครงการไปจนถึงการจัดการงานและการจัดการสินค้าคงคลัง ช่วยประหยัดเวลาในการเริ่มต้นจากศูนย์ คุณยังสามารถสร้างเทมเพลตของคุณเองบนแพลตฟอร์มได้อีกด้วย

นี่คือประโยชน์ที่สำคัญบางประการของการใช้เทมเพลต ClickUp:

ตอนนี้ มาเรียนรู้วิธีสร้างและใช้เทมเพลต ClickUp กัน

ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่ศูนย์กลางเทมเพลตของ ClickUp

ศูนย์เทมเพลตของ ClickUp เป็นคลังที่รวบรวมทั้งเทมเพลตสำเร็จรูปและเทมเพลตที่คุณบันทึกไว้! คุณยังสามารถค้นหาเทมเพลตฟรีที่สร้างโดยผู้ใช้ใน Workspace ของคุณหรือจากชุมชน ClickUp ได้อีกด้วย

เพื่อสร้างแม่แบบ:

ขั้นตอนที่ 2: ปรับแต่งแม่แบบของคุณ

เมื่อคุณเลือกหรือสร้างเทมเพลตใหม่ คุณสามารถปรับเปลี่ยนให้เป็นเทมเพลตตามความต้องการของธุรกิจคุณได้ ในการปรับแต่งเทมเพลตที่มีอยู่:

ขั้นตอนที่ 3: บันทึกและนำแม่แบบของคุณกลับมาใช้ใหม่

หลังจากที่คุณได้ทำการปรับแต่งเทมเพลตของคุณเสร็จสิ้นแล้ว:

สร้างเทมเพลตได้อย่างง่ายดายด้วย ClickUp

ด้วย ClickUp การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น สมาชิกในทีมทุกคนทำงานจากเทมเพลตเดียวที่อัปเดตอยู่เสมอ นอกจากนี้ เครื่องมืออัตโนมัติภายใน ClickUp ยังช่วยขจัดความจำเป็นในการอัปเดตด้วยตนเอง และความยืดหยุ่นของแพลตฟอร์มยังช่วยให้สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการของโครงการของคุณ

ด้วย ClickUp คุณจะได้รับโซลูชันที่แข็งแกร่งและปรับขนาดได้มากขึ้น ซึ่งช่วยขจัดความจำเป็นในการทำงานด้วยมือและรวมทีมของคุณไว้ในแพลตฟอร์มเดียว

พร้อมที่จะยกระดับเทมเพลตของคุณไปอีกขั้นหรือยัง?

ลงทะเบียนฟรีบน ClickUpวันนี้!