เคยมีช่วงเวลาหนึ่งที่กระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์และการจัดทำเอกสารมีความเข้มงวดและขาดความยืดหยุ่น
จากนั้นก็มาถึงAgile Manifesto— ซึ่งลดข้อกำหนดในการจัดทำเอกสารเริ่มต้นให้น้อยลง และเน้นความร่วมมือโดยตรงระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย 🤝
อย่างไรก็ตาม นักพัฒนาซอฟต์แวร์และผู้จัดการโครงการจำนวนมากยังคงต้องการความช่วยเหลือในการนำแนวปฏิบัติที่แนะนำของวิธีการใหม่นี้ไปปฏิบัติจริง โดยเผชิญกับความท้าทายในการวางแผน การอัปเดต และการจัดการเอกสารทางเทคนิค
บทความนี้จะสำรวจวิธีที่ทีมสามารถนำกระบวนการที่สามารถปรับขนาดได้และยั่งยืนมาใช้สำหรับการจัดทำเอกสารและการพัฒนาแบบアジล เราจะแนะนำคุณให้รู้จักกับเครื่องมือทรงพลังที่สามารถนำทางคุณในทุกขั้นตอน!
เอกสารแบบ Agile คืออะไร?
เอกสารแบบ Agile เป็นวิธีการสร้างและจัดการเอกสารโครงการและซอฟต์แวร์ตามหลักการของการพัฒนาแบบ Agile ซึ่งเกี่ยวข้องกับการสร้างเอกสารทางเทคนิคที่กระชับและเข้าใจง่าย โดยหลีกเลี่ยงรูปแบบที่ยาวและซับซ้อนแบบดั้งเดิม 🗒️
เอกสารแบบ Agile หมายถึงการปฏิบัติตามหลักการสำคัญสี่ประการ ซึ่งให้ความสำคัญกับการเลือก:
- บุคคลและการมีปฏิสัมพันธ์ มากกว่ากระบวนการและเครื่องมือ
- ซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้จริง เหนือกว่าเอกสารประกอบที่ครอบคลุมทั้งหมด
- ความร่วมมือกับลูกค้า ระหว่างการเจรจาสัญญา
- ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง เหนือกว่าการปฏิบัติตามแผน
นี่คือสิ่งที่แต่ละหลักการเกี่ยวข้องกับและวิธีที่คุณสามารถนำไปปฏิบัติได้:
บุคคลและการมีปฏิสัมพันธ์สำคัญกว่ากระบวนการและเครื่องมือ
แทนที่จะใช้วิธีการแบบเข้มงวดและเป็นลำดับขั้นในการสร้างเอกสาร วิธีการแบบอไจล์ส่งเสริมการมีปฏิสัมพันธ์อย่างสม่ำเสมอระหว่างบุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้องในโครงการ
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด—รวมถึงเจ้าของโครงการ ผู้จัดการ สมาชิกทีมพัฒนา และผู้เขียนเอกสาร—จัดพิธีและประชุมสปรินต์เป็นประจำเพื่อตัดสินใจว่ากระบวนการใดของโครงการหรือส่วนใดของซอฟต์แวร์ที่ต้องได้รับการแก้ไขในสปรินต์นั้นๆ
การสื่อสารอย่างสม่ำเสมอช่วยให้ทีมของคุณสามารถตัดสินใจและบันทึกขอบเขตของแต่ละโครงการได้อย่างถูกต้อง
ซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้มากกว่าเอกสารประกอบที่ครอบคลุม
Agile Manifesto สนับสนุนการส่งมอบซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้จริงในชิ้นเล็ก ๆ ผ่านรอบการทำงานที่สั้นกว่า แทนที่จะส่งมอบเป็นชิ้นใหญ่ที่ต้องมีเอกสารประกอบอย่างครบถ้วน การแบ่งงานออกเป็นส่วน ๆ ช่วยให้ลูกค้าเห็นความคืบหน้าอย่างต่อเนื่องและรู้สึกมั่นใจในกระบวนการ
ความร่วมมือกับลูกค้ามากกว่าการเจรจาสัญญา
แทนที่จะเจรจาสัญญาข้อกำหนดความต้องการซอฟต์แวร์ (SRS) กับลูกค้า วิธีการแบบอไจล์เรียกร้องให้จัดตั้งช่องทางสำหรับการทำงานร่วมกันโดยตรงเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถสื่อสารการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดใดๆ ได้อย่างเชิงรุก วิธีการแบบอไจล์นี้ช่วยให้มั่นใจว่าผลิตภัณฑ์ที่พัฒนาขึ้นตรงกับความคาดหวังของลูกค้า
ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงแทนที่จะปฏิบัติตามแผน
หลักการสุดท้ายเกี่ยวข้องกับการมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง แทนที่จะยึดติดกับแผนการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่เข้มงวดซึ่งไม่สามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างรวดเร็ว หลักการนี้เรียกร้องให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้นในการวางแผนฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์ซึ่งจะนำไปสู่ความยืดหยุ่นในข้อกำหนดของเอกสารทางเทคนิค
แทนที่จะสร้างเอกสารยาวและครอบคลุมรายละเอียดทุกขั้นตอนของกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบอไจล์ ให้เน้นที่การครอบคลุมข้อกำหนดหลัก โดยละเว้นวิธีการที่เจาะจงเพื่อให้มีพื้นที่สำหรับการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น
ความสำคัญของการจัดทำเอกสารในกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบอไจล์
Agile Manifesto ไม่ได้เน้นย้ำเอกสารรายละเอียดมากนัก แต่ระบุว่าการวัดความก้าวหน้าของโครงการนั้นวัดได้จากซอฟต์แวร์ที่ทำงานได้จริง และวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือการสนทนา 🗣️
ตามปรัชญาดังกล่าว เจ้าของโครงการจะสื่อสารความต้องการของตนโดยตรงไปยังนักพัฒนา ซึ่งจากนั้นจะพยายามนำไปปฏิบัติในรูปแบบการดำเนินการขนาดเล็กหลายครั้ง
แต่ความเป็นจริงไม่ได้เรียบง่ายเช่นนั้น การปฏิบัติใหม่ ๆ ได้เกิดขึ้น ทำให้การบันทึกเอกสารกลายเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์การดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ แม้ว่าจะแตกต่างไปบ้างในบางแง่มุม นี่คือเหตุผลว่าทำไมมันถึงมีความสำคัญ:
- การรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย: หลายประเทศกำหนดให้ผู้พัฒนาต้องจัดเตรียมเอกสารสำหรับผู้ใช้ปลายทางของซอฟต์แวร์ การจัดทำเอกสารแบบ Agile ช่วยให้มั่นใจว่าทุกขั้นตอนของกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ได้รับการบันทึกไว้อย่างครบถ้วนในขณะที่ทีมของคุณดำเนินงานไปสู่ความสำเร็จ
- ส่งเสริมความร่วมมือ: การสื่อสารอย่างสม่ำเสมอระหว่างนักพัฒนาและเจ้าของโครงการช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกัน ทำให้มั่นใจว่าไม่มีสมาชิกในทีมคนใดทำงานแบบแยกส่วน
- การสร้างมุมมองใหม่: การบันทึกคุณสมบัติในระหว่างกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์สามารถนำไปสู่การค้นพบแนวทางที่น่าสนใจในการแก้ปัญหาได้ เนื่องจากช่วยให้ผู้คนจากพื้นหลังที่แตกต่างกันมีมุมมองที่ดีขึ้นเกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้
- การสร้างความชัดเจนและโครงสร้าง: แม้แต่เอกสารแบบอไจล์ที่เรียบง่ายก็สามารถช่วยวางรากฐานแผนที่มีโครงสร้างสำหรับการพัฒนาฟีเจอร์ในระหว่างรอบการพัฒนาซอฟต์แวร์
- มาตรฐานกระบวนการ: เอกสารแบบ Agile ยังสามารถช่วยให้บริษัทค้นพบกระบวนการพัฒนาที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งนำโครงการไปสู่เส้นชัยได้อย่างทันเวลา ⌚
องค์ประกอบสำคัญที่ควรรวมไว้ในเอกสาร Agile
แม้ว่าจะกระชับและเรียบร้อย เอกสารแบบอไจล์ต้องตอบสนองข้อกำหนดคุณภาพเฉพาะเพื่อให้มีคุณค่าสูงสุด มีองค์ประกอบห้าประการที่เอกสารแบบอไจล์ใดๆ ควรมีเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ และองค์ประกอบเหล่านั้นมีดังนี้:
- คุณสมบัติของเอกสาร: คำอธิบายสั้น ๆ ที่แนะนำเนื้อหาของเอกสาร รวมถึงองค์ประกอบสำคัญของโครงการ เช่น ขั้นตอน เป้าหมายการเผยแพร่ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- ขอบเขตของสปรินต์: การแสดงถึงสปรินต์ที่ครอบคลุมในเอกสาร รวมถึงคำอธิบายทั่วไปของส่วนต่าง ๆ ของฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์และเป้าหมายที่คาดหวังของสปรินต์
- กรณีการใช้งาน: คำอธิบายเกี่ยวกับผู้ใช้เป้าหมายและวิธีที่พวกเขามีแนวโน้มจะโต้ตอบกับผลิตภัณฑ์หรือซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้น การสร้างกรณีการใช้งานช่วยให้กำหนดข้อกำหนดหลักได้โดยไม่ลงรายละเอียดมากเกินไป
- เงื่อนไขการปฏิบัติตามข้อกำหนด: เงื่อนไขการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายที่ซอฟต์แวร์ต้องปฏิบัติตาม การบันทึกเงื่อนไขที่จำเป็นไว้จะช่วยให้ความสมบูรณ์ของบริษัทของคุณไม่ถูกทำลาย และทุกคนในทีมได้รับข้อมูลอย่างครบถ้วน
- คู่มือสำหรับผู้ใช้ปลายทาง: คู่มือหรือคู่มือการฝึกอบรมสำหรับผู้ใช้ปลายทางที่อธิบายส่วนต่าง ๆ ของฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์
เมื่อคำนึงถึงทั้งหมดนี้แล้ว มาดูขั้นตอนที่คุณควรทำเพื่อให้การสร้างเอกสารแบบอไจล์เป็นกระบวนการที่ง่ายและมีประสิทธิภาพ—อย่างที่มันควรจะเป็น! 🎯
วิธีการจัดทำเอกสารแบบ Agile?
เอกสารแบบอไจล์ที่ราบรื่นและประสบความสำเร็จต้องการ ระบบที่อนุญาตให้ผู้จัดการโครงการเข้าร่วมการประชุมสปรินต์ทุกครั้งและการประชุมสแตนด์อัพประจำวันระหว่างเจ้าของโครงการกับทีมพัฒนา อย่างไรก็ตาม การมีปฏิสัมพันธ์ไม่ควรจำกัดอยู่แค่การประชุมเท่านั้น และทีมควรสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ตลอดเวลา
วิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำเช่นนี้คือการพึ่งพาแพลตฟอร์มการจัดการและแพลตฟอร์มเพิ่มผลผลิตเพื่อทำหน้าที่หนักแทนคุณ
ClickUpเป็นแพลตฟอร์มที่เหมาะสำหรับงานประเภทนี้ คุณสามารถใช้ClickUp Agile Project Management Suiteเพื่อจัดการแผนงานผลิตภัณฑ์, งานค้าง, และการสปรินต์ได้ ในระหว่างกระบวนการทั้งหมด คุณสามารถใช้มุมมองแชทเพื่อสื่อสารกับทีมของคุณภายในบทสนทนาที่แชร์ไว้ ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงหรือออกจากได้ตลอดเวลาที่คุณต้องการ
ตอนนี้ที่เราทราบถึงพื้นฐานแล้ว มาดูขั้นตอนแต่ละขั้นตอนของกระบวนการเอกสารกันเถอะ! 📃
ขั้นตอนที่ 1: วางแผนการจัดทำเอกสาร
ทุกสิ่งที่มีคุณค่าเริ่มต้นด้วยแผนการ และการเขียนเอกสารก็ไม่แตกต่างกันพิธีการวางแผนสปรินต์เป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการนี้ โดยมีการรวมตัวกันของนักพัฒนาซอฟต์แวร์ ผู้จัดการ และเจ้าของโครงการ เพื่อร่วมกันตัดสินใจเกี่ยวกับการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่จะเข้าสู่กระบวนการพัฒนาในแต่ละสปรินต์
สมาชิกทีมที่รับผิดชอบเอกสารโครงการควรเข้าร่วมในพิธีการวางแผนสปรินต์เพื่อให้ทันกับคุณสมบัติที่พัฒนาขึ้นและข้อกำหนดพื้นฐานของพวกเขา
เมื่อคุณเข้าร่วมแล้ว คุณสามารถใช้ClickUp Goalsเพื่อกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและประมาณระยะเวลาในการเสร็จสิ้นได้ ที่นี่คุณสามารถจัดหมวดหมู่คุณสมบัติของซอฟต์แวร์หรือข้อกำหนดของโครงการต่างๆ โดยใช้โฟลเดอร์และตรวจสอบความคืบหน้าเป็นเปอร์เซ็นต์ได้ 📈
เมื่อคุณมองเห็นเป้าหมายแล้ว คุณสามารถใช้ClickUp Sprintsเพื่อจัดเรียงแต่ละส่วนที่ต้องการบันทึกตามสปรินต์ที่กำหนดไว้สำหรับทั้งสัปดาห์หรือทั้งเดือนได้ สิ่งที่คุณต้องทำคือสร้างงานและทำเครื่องหมายว่า ต้องทำ แล้วคุณจะมีภาพรวมที่ชัดเจนของกระบวนการที่กำหนดไว้
เพื่อให้งานของทีมคุณทั้งหมดสอดคล้องกัน ให้ใช้หนึ่งในหลายๆ การเชื่อมต่อ ClickUp เช่น:
- GitHub
- กิตลาบ
- บิตบักเก็ต
งานใดที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์จะถูกย้ายไปยังสปรินต์ถัดไปโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถติดตามความล่าช้าในการพัฒนาซอฟต์แวร์และวางแผนการเขียนเอกสารอย่างต่อเนื่องได้อย่างเหมาะสม ✍️
เพื่อภาพรวมที่กว้างขึ้นของโครงการ คุณสามารถใช้ประโยชน์จากมุมมอง 15 แบบของClickUp ได้ ตัวอย่างเช่น:
- มุมมองรายการ—แสดงภาพรวมที่ชัดเจนของงานที่ยังไม่ได้ดำเนินการทั้งหมด คุณสามารถจัดเรียงรายการตามวันที่ครบกำหนดเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงาน หรือกรองตามโครงการเพื่อจัดหมวดหมู่ทุกงานได้อย่างง่ายดาย
- มุมมองบอร์ด—ช่วยให้คุณเห็นส่วนต่างๆ ของผลิตภัณฑ์ที่กำลัง พัฒนาอยู่, สิ่งที่ อยู่ระหว่างการตรวจสอบ, และสิ่งที่อยู่ใน ขั้นตอนการวางแผน คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างง่ายดายว่าฟีเจอร์ซอฟต์แวร์หรือการปรับปรุงใดที่ต้องจัดทำเอกสารก่อน 🕵️
- มุมมอง Gantt— ด้วยมุมมองนี้ คุณสามารถมองเห็นการพึ่งพาอาศัยกันในปริมาณงานของคุณได้ ใช้เพื่อติดตามว่าใครกำลังทำงานในส่วนใดของซอฟต์แวร์เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาที่ไม่แน่นอนได้อย่างรวดเร็ว คุณควรตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอว่างานของใครที่ต้องพึ่งพาการส่งเอกสาร
ขั้นตอนที่ 2: สร้างแบ็กล็อกสปรินต์
สปรินต์แบ็กล็อกคือเอกสารที่รวบรวมคุณสมบัติทั้งหมด การปรับปรุง การแก้ไขข้อบกพร่อง และงานอื่นๆ ที่ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ต้องดำเนินการในสปรินต์ถัดไปการสร้างสปรินต์แบ็กล็อกที่จำเป็นคือการบันทึกทุกอย่างอย่างชัดเจนและกระชับ—เพื่อให้เอกสารสามารถพัฒนาไปพร้อมกับผลิตภัณฑ์และข้อกำหนดของมัน 🌱
โดยการบันทึกงานที่จำเป็นทั้งหมดอย่างทันท่วงที คุณจะมั่นใจได้ว่า:
- การจัดลำดับความสำคัญ: ช่วยให้ทีมจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องดำเนินการต่อไปโดยพิจารณาจากคุณค่าที่ส่งมอบให้กับผลิตภัณฑ์และลูกค้า
- ความโปร่งใส: ช่วยให้เกิดความโปร่งใสเกี่ยวกับสิ่งที่ทีมกำลังดำเนินการอยู่และสิ่งที่ยังต้องทำ
- การวางแผน: ช่วยในการวางแผนสปรินต์โดยการจัดเตรียมรายการงานเป็นกลุ่ม ซึ่งทีมสามารถเลือกงานที่ต้องการดำเนินการในสปรินต์ที่กำลังจะมาถึงได้
ในการทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้ ClickUp Sprints ได้—ไปที่สปรินต์ของคุณแล้วจัดเรียงงานตามวันที่ครบกำหนดและสถานะงาน คุณจะเห็นรายการงานค้างทั้งหมดในครั้งเดียวและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วว่างานใดต้องการความสนใจของคุณตามลำดับความสำคัญ เมื่อคุณทำงานและเสร็จสิ้นงานที่ค้างอยู่ คุณสามารถติ๊กงานเหล่านั้นออกจากรายการได้
หากรายการ Sprint ไม่ใช่รูปแบบที่คุณต้องการในการจัดการงานค้าง คุณสามารถใช้เทมเพลต Agile ด้านล่างนี้:
แม่แบบเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถบันทึกผลกระทบของรายการที่ล่าช้า ความพยายามที่จำเป็นในการทำให้เสร็จ ความคืบหน้าปัจจุบัน สรุปกระบวนการ และอื่นๆ อีกมากมาย
ขั้นตอนที่ 3: อัปเดตเอกสารอย่างสม่ำเสมอ
โครงการแบบ Agile มีความยืดหยุ่นและดำเนินการเป็นขั้นตอนซ้ำ ดังนั้นการบันทึกแต่ละส่วนของกระบวนการในขณะที่มันดำเนินไปจึงเป็นกุญแจสำคัญในการมีข้อมูลที่ทันสมัยอยู่เสมอ 🗝️
ข้อกำหนดของลูกค้าอาจเปลี่ยนแปลงได้ระหว่างขั้นตอนการพัฒนาระบบซอฟต์แวร์ และเอกสารของคุณควรมีการปรับปรุงให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงนั้น ๆ การอัปเดตอย่างสม่ำเสมอช่วยให้การเปิดตัวแต่ละฟีเจอร์เป็นไปอย่างรวดเร็วขึ้น เนื่องจากช่วยป้องกันการชะลอตัวที่ไม่จำเป็น
ด้วยClickUp Docs คุณสามารถจัดการการอัปเดตได้อย่างง่ายดาย—แก้ไขเอกสารแบบเรียลไทม์ร่วมกับเพื่อนร่วมงานของคุณ หรือใช้โหมดโฟกัสเพื่อจดจ่อกับการเขียนอัปเดตปัจจุบันโดยปราศจากสิ่งรบกวน
คุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรจากศูนย์ เลือกจากไลบรารีของเทมเพลตกว่า 1,000 แบบของ ClickUpเพื่อร่างเอกสารทั้งหมดได้อย่างง่ายดายและประหยัดเวลาอันมีค่า
คุณสามารถเริ่มต้นด้วยเทมเพลตเอกสารโครงการ ClickUp—ใช้ช่องที่กำหนดไว้เพื่อจดบันทึกข้อกำหนดทั้งหมดและข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ เช่น สมาชิกโครงการ ตำแหน่งของพวกเขาในทีม หรือขอบเขตของเอกสาร
เมื่อคุณได้บันทึกข้อมูลใหม่ทั้งหมดแล้ว คุณสามารถแท็กสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้องผ่านความคิดเห็นหรือการกล่าวถึง (@mentions) และพวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือน
เพื่อให้กระบวนการง่ายยิ่งขึ้น ให้ใช้ClickUp AIสำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการบันทึกข้อกำหนดของการปรับปรุงซอฟต์แวร์ ทุกสิ่งที่คุณต้องทำคือให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับฟังก์ชันการทำงานหรือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น—ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาเขียนส่วนต่าง ๆ ของคำศัพท์ทางเทคนิคทั้งหมดด้วยตัวเอง
เมื่อคุณเขียนลงบนกระดาษว่าฟีเจอร์เฉพาะนั้นต้องทำงานอย่างไร คุณสามารถสร้างองค์ประกอบเอกสารที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็ว เช่น:
- โครงร่าง
- ตารางสารบัญ
- หน้าเว็บ
คุณสามารถทำได้โดยการส่งคำสั่งไปยัง ClickUp AI และมันจะทำงานหนักทั้งหมดให้คุณ 🏋️
ขั้นตอนที่ 4: แบ่งปันการอัปเดตของคุณกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
การแบ่งปันความพยายามในการจัดทำเอกสารของคุณกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะช่วยให้เกิดความโปร่งใสและทำให้คุณมีเวลาในการปรับเปลี่ยนใดๆ ได้อย่างรวดเร็ว เจ้าของโครงการและนักลงทุนมักต้องการทราบเกี่ยวกับทรัพยากรที่ใช้ไปและประสิทธิภาพของทีม การจัดทำเอกสารแบบ Agile สามารถให้ภาพที่ชัดเจนแก่พวกเขาโดยไม่ต้องจมอยู่กับกองเอกสารจำนวนมาก 🖼️
คุณสามารถทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นอัตโนมัติได้โดยการสร้างแดชบอร์ดการดำเนินการแบบกำหนดเอง ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมองเห็นภาพรวมของงานที่เสร็จสิ้นและค้างอยู่ทั้งหมดแดชบอร์ดของ ClickUpอาศัยการ์ดที่คุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับโครงการหรือกระบวนการใดก็ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้:
- การ์ดแบบกำหนดเอง—แสดงภาพงานของคุณผ่านการ์ดแผนภูมิแท่งหรือแผนภูมิวงกลม และเรียนรู้ว่าแต่ละงานใช้เวลาเท่าไรโดยใช้ฟีเจอร์ติดตามเวลา
- สปรินต์—แบ่งงานออกเป็นสีต่างๆ ตามสถานะปัจจุบันและระบุจุดคอขวดเมื่อการทำงานดำเนินไป
- ผู้รับมอบหมาย—เน้นย้ำความรับผิดชอบของแต่ละสมาชิกในทีมและรักษาความโปร่งใสโดยมีภาพรวมที่ชัดเจนของงานที่พวกเขากำลังดำเนินการ
- ลำดับความสำคัญ—สรุปกระบวนการทั้งหมดโดยจัดหมวดหมู่ภารกิจตามระดับความสำคัญของงานด้วยการติดแท็กเป็น เร่งด่วน, สูง, ปกติ, ต่ำ หรือ ไม่สำคัญ
เมื่อคุณพอใจกับเอกสารของคุณแล้ว ให้สร้างลิงก์ภายในที่สามารถเข้าถึงได้เฉพาะผู้ใช้ภายในองค์กรเท่านั้น คุณสามารถแชร์เอกสารนี้กับเพื่อนร่วมงานของคุณได้อย่างปลอดภัย และรับความคิดเห็นจากพวกเขาหากจำเป็น! 🔒
อ่านเพิ่มเติม:คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใน Google Sheetsเพื่ออัปเดตทุก ๆ ลิงก์เอกสารที่สามารถเข้าถึงได้สาธารณะได้ทันทีที่คุณทำให้เสร็จสมบูรณ์ สร้างเรื่องราวของผู้ใช้ (user stories) และคู่มือเอกสาร และแชร์ให้กับลูกค้าของคุณ หรือแยกย่อยคุณสมบัติและคุณสมบัติใหม่ ๆ ออกมา
ขั้นตอนที่ 5: ทบทวนสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ทำให้คุณถอยหลัง
เมื่อคุณเขียนและส่งมอบเอกสารสำหรับโครงการของคุณต่อไป คุณจะเข้าใจดีขึ้นว่ากระบวนการใดที่ใช้เวลานานเกินไปและวิธีปรับปรุงกระบวนการเหล่านั้น การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ และ ปรับปรุงวิธีการบริหารโครงการของคุณ. พยายามประเมิน:
- ไม่ว่าโครงสร้างของเนื้อหาจะส่งเสริมความเรียบง่ายและความแม่นยำหรือไม่
- ไม่ว่ากระบวนการจัดการเอกสารของคุณจะรับประกันการจัดระเบียบที่ไร้ที่ติหรือไม่
- ส่วนใดของเอกสารที่ต้องการเวลา, พลังงาน, และความสนใจมากขึ้น
เมื่อคุณหลีกเลี่ยงเอกสารที่ละเอียดเกินไปและใช้เวลานาน คุณจะไม่มีข้อแก้ตัวสำหรับการจัดระเบียบข้อมูลที่ไม่ดี ทุกคนในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องควรสามารถค้นหาข้อมูลที่จำเป็นได้
โชคดีที่คุณสามารถใช้ ClickUp เพื่อทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น—ฟีเจอร์ การค้นหาแบบสากลช่วยให้คุณ ค้นหาเอกสาร งานแชท หรือแดชบอร์ดนับพันได้ในไม่กี่วินาที คุณสามารถค้นหาด้วยคำสำคัญหรือแม้แต่วันที่อัปเดตล่าสุดหรือวันที่ตรวจสอบล่าสุดได้
สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณไม่ใช้พลังงานและเวลาเป็นจำนวนมาก กำหนดภารกิจที่เกิดซ้ำ และใช้ClickUp Automationsเพื่อเร่งกระบวนการให้รวดเร็วขึ้น คุณสามารถตั้งค่าทริกเกอร์แบบกำหนดเองหรือแบบสำเร็จรูปเพื่อทำให้การทำงานเป็นอัตโนมัติและปล่อยให้เครื่องมือทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น เมื่อความสำคัญของงานเปลี่ยนจาก ปกติ เป็น ต่ำ ClickUp สามารถเก็บงานนั้นเข้าคลังและใช้เทมเพลตใดเทมเพลตหนึ่งเพื่อให้คุณมีภาพรวมของงานที่มีโครงสร้างที่ดี
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดทำเอกสารแบบアジล
แม้จะดูเหมือนตรงไปตรงมา แต่การนำทางเอกสารแบบอไจล์อาจรู้สึกเหมือนการค้นหาเส้นทางผ่านเขาวงกตที่มืดมิดของกระบวนการ การวนซ้ำที่รวดเร็ว และความต้องการที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา แต่มันไม่จำเป็นต้องมืดมนขนาดนั้น—คุณสามารถนำกฎบางข้อมาใช้และปล่อยให้พวกมันเป็นแนวทางให้คุณตลอดทาง 🔦
นี่คือแนวทางปฏิบัติที่เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพสำหรับการบันทึกโครงการแบบอไจล์:
- มุ่งเน้นที่การทำงานของซอฟต์แวร์: Agile ให้ความสำคัญกับการส่งมอบซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้จริงให้กับลูกค้า เอกสารควรสนับสนุนเป้าหมายนี้โดยให้คำแนะนำและบริบทโดยไม่กลายเป็นอุปสรรคในการพัฒนา
- สร้างเอกสารที่มีพลวัต: เอกสารควรมีการพัฒนาไปพร้อมกับผลิตภัณฑ์และโครงการ แทนที่จะสร้างเอกสารที่ครอบคลุมและคงที่ตั้งแต่ต้น ควรรักษาเอกสารที่มีพลวัตซึ่งสามารถปรับตัวตามการเปลี่ยนแปลงและสะท้อนสถานะปัจจุบันของผลิตภัณฑ์
- ใช้แนวทางแบบทันเวลาพอดี: สร้างเอกสารเฉพาะเมื่อจำเป็นและให้รายละเอียดเพียงพอเท่านั้น แนวทางนี้จะช่วยป้องกันการเขียนเอกสารเกินความจำเป็นและทำให้เอกสารยังคงมีความเกี่ยวข้องและสามารถนำไปปฏิบัติได้
- ใช้แนวทางความร่วมมือ: ส่งเสริมความร่วมมือระหว่างสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเมื่อสร้างและตรวจสอบเอกสาร เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารสะท้อนถึงค่านิยมของพวกเขาและรวมมุมมองที่หลากหลาย
- ใช้เทคนิคการนำเสนอด้วยภาพ: ใช้การนำเสนอด้วยภาพ เช่น แผนภาพ แผนผัง และโครงร่าง เพื่อนำเสนอแนวคิดและความสัมพันธ์ที่ซับซ้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพ การบันทึกข้อมูลด้วยภาพช่วยให้เกิดความเข้าใจที่ดีขึ้นและตัดสินใจได้ง่ายขึ้น
สร้างกระบวนการเอกสารแบบ Agile ที่มีประสิทธิภาพและสนับสนุนโครงการของคุณด้วย ClickUp
เอกสารแบบอไจล์ช่วยให้ทีมอไจล์สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว และส่งมอบผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม ด้วยกลยุทธ์ที่เหมาะสม คุณสามารถนำทางในการพัฒนาซอฟต์แวร์ได้โดยไม่สูญเสียจุดมุ่งหมายที่สำคัญ
โชคดีที่คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นการเดินทางเพียงลำพัง—ชุดเครื่องมือการจัดการโครงการของ ClickUpมีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อปรับแต่งกระบวนการเอกสารของคุณและขยายขนาดโดยไม่ลดประสิทธิภาพหรือประสิทธิผลสมัครใช้ ClickUpฟรีและประสบความสำเร็จในทุกโครงการของคุณด้วยเอกสารที่กระชับและผ่านการคิดมาอย่างดี