เพียงเพราะเครื่องคิดเงินดังขึ้นไม่ได้หมายความว่าทุกโครงการจะประสบความสำเร็จอย่างยอดเยี่ยม ผลการดำเนินงานทางการเงินของโครงการไม่ได้ขึ้นอยู่กับตัวเลขรายได้เพียงอย่างเดียว คุณต้องคำนึงถึงปัจจัยต่างๆ เช่น งบประมาณที่ใช้ เวลาที่ใช้ในการดำเนินการ และประโยชน์ที่ได้รับเมื่อเปรียบเทียบกัน เพื่อวัดความสำเร็จ
คำถามล้านดอลลาร์: คุณจะคัดกรองผู้ชนะและผู้แพ้ได้อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร? แน่นอนว่าการ นำระบบบัญชีโครงการแบบสมดุลมาใช้
ลองนึกภาพนี้ดู: รายได้ที่น่าสงสัย งบประมาณที่ไร้การควบคุม และไม่มีประวัติต้นทุนที่จับต้องได้—นี่คือฝันร้ายสำหรับนักบัญชีโครงการและผู้จัดการโครงการทุกคน การบัญชีโครงการมุ่งเน้นที่การเปลี่ยน ปัญหาทางการเงิน เหล่านี้ให้กลายเป็น ความสำเร็จทางการเงิน ด้วยการนำความเป็นระเบียบมาสู่การดำเนินงานด้านรายได้ในแต่ละวัน! 🥳
เราอยู่ที่นี่เพื่ออธิบายการบัญชีแบบโครงการให้คุณเข้าใจ และแสดงให้เห็นว่ามันสามารถเปลี่ยนเกมให้กับธุรกิจของคุณได้อย่างไร ไม่มีคำศัพท์ทางเทคนิคที่ซับซ้อน—แค่ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับ:
- แนวคิดและประโยชน์ของการบัญชีโครงการ
- หลักการที่ได้รับการยอมรับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
- กระบวนการดำเนินการบัญชีโครงการ
การบัญชีโครงการคืออะไร?
คุณอาจคุ้นเคยกับการบัญชีการเงินทั่วไป แต่การบัญชีโครงการนั้นแตกต่างออกไปอย่างสิ้นเชิง หากจะอธิบายให้เข้าใจง่าย ๆ ก็คือการติดตามการเงินของโครงการในทุกขนาดเพื่อวัดผลกำไรของงานนั้น ๆ คุณจะได้ ติดตามศูนย์ต้นทุนและกำไรสำหรับโครงการแต่ละโครงการในบริษัทของคุณ
ต่างจากการบัญชีทั่วไปที่ให้ภาพรวมของฐานะทางการเงินของบริษัทโดยรวม การบัญชีโครงการจะเจาะลึกถึงรายละเอียดเฉพาะของสุขภาพทางการเงินของแต่ละโครงการ การมองเห็นในเชิงลึกนี้ช่วยให้คุณเห็นรายละเอียดที่ซับซ้อนซึ่งอาจสูญหายไปในภาพรวมที่กว้างขวางของงบการเงินของคุณ 🔬
ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณกำลังมองหาวิธีการเพิ่มผลกำไรของโครงการอยู่เสมอ และการบัญชีโครงการช่วยให้คุณสามารถทำเช่นนั้นได้ ด้วยการติดตามค่าใช้จ่ายและรายได้ของแต่ละโครงการ คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าโครงการใดที่ให้ผลกำไรมากที่สุด และโครงการใดที่ควรได้รับการตรวจสอบ ปรับปรุง หรือยกเลิก
นอกจากนี้ ด้วยความเข้าใจอย่างละเอียดเกี่ยวกับวิธีการใช้จ่ายและหารายได้ในแต่ละโครงการ คุณสามารถคาดการณ์ปัญหาการไหลเวียนของเงินสดที่อาจเกิดขึ้นได้รวดเร็วขึ้น วางแผนการจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และตัดสินใจอย่างมีข้อมูลสำหรับโครงการในอนาคต
เคล็ดลับเพิ่มเติม: ตอนนี้คุณสามารถใช้ClickUp เพื่อจัดการการเงินของโครงการเพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกอย่างครบถ้วนเกี่ยวกับความสามารถในการทำกำไรของธุรกิจของคุณ ตั้งแต่การติดตามงบประมาณโครงการไปจนถึงการจัดการกำหนดการชำระเงิน จัดการทุกอย่างได้จากแพลตฟอร์มเดียว 🤠
การบัญชีโครงการ: หลักการที่ควรปฏิบัติตาม
โดยการเข้าใจหลักการบัญชีโครงการที่ได้รับการตรวจสอบอย่างรอบคอบ คุณสามารถทำให้กระบวนการทำงานราบรื่นขึ้นและการจัดการทางการเงินสำหรับพอร์ตโฟลิโอของคุณดีขึ้นได้ นี่คือหลักการใหญ่ห้าข้อที่คุณต้องยึดถือ:
- ใช้ระบบการบัญชีโครงการที่แยกต่างหาก: แยกระบบการบัญชีตามโครงการแต่ละโครงการเพื่อให้ได้ตัวชี้วัดประสิทธิภาพที่ชัดเจนขึ้น ตัวอย่างเช่น โครงการ A และ โครงการ B ใช้การรับรู้รายได้ที่แตกต่างกัน—โครงการแรกใช้วิธีการคำนวณตามร้อยละของความคืบหน้า ในขณะที่โครงการหลังคำนวณกำไรตามระบบการบัญชีแบบคงค้าง ด้วยระบบการบัญชีแยกต่างหากสำหรับแต่ละโครงการ คุณจะสามารถติดตามต้นทุนและรายได้ของแต่ละโครงการได้อย่างแม่นยำ
- คาดการณ์งบประมาณของคุณก่อนเริ่มโครงการ: การกำหนดงบประมาณล่วงหน้าจะช่วยให้คุณมีแผนทางการเงินที่ชัดเจน เป็นแนวทางในการดำเนินงาน พร้อมทั้งเป็นเกณฑ์เปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง และช่วยหลีกเลี่ยงความไม่คาดคิดที่ไม่จำเป็น
- ระบุตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs):ตัวชี้วัดทางการเงินช่วยให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการต่าง ๆ และระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ การมีตัวเลขที่กำหนดไว้ล่วงหน้าช่วยให้ทีมโครงการสามารถมองเห็นอนาคตได้ชัดเจนขึ้น และฝึกฝนการแก้ปัญหาอย่างล่วงหน้า
- กำหนดรหัสต้นทุนสำหรับค่าใช้จ่ายของคุณ: หลักการนี้กำหนดให้คุณต้องรับรู้ถึงภาระผูกพันที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดล่วงหน้า รวมถึงค่าปรับตามสัญญาด้วย วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถบริหารจัดการต้นทุนในแต่ละส่วนของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมั่นใจได้ว่าทุกอย่างเป็นไปตามที่คุณคาดหวัง
- ทำให้เป็นนิสัยในการจัดทำรายงานทางการเงินเป็นประจำ: ตรวจสอบสถานะโครงการของคุณอย่างสม่ำเสมอและระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้น เพื่อรับรองว่าหลักการนี้ได้รับการปฏิบัติตาม ผู้จัดการที่มีงานยุ่งส่วนใหญ่จะมอบหมายหน้าที่ในการรายงานให้กับนักบัญชีโครงการ
ทำไมการบัญชีโครงการจึงมีความสำคัญ?
ยังพิจารณาเหตุผลในการนำระบบบัญชีโครงการมาใช้หรือไม่? นี่คือประโยชน์หลักสี่ประการที่คุณจะได้รับเมื่อเริ่มใช้งาน
1. การมองเห็นรายละเอียดของค่าใช้จ่ายประจำวันอย่างชัดเจน
การบัญชีโครงการช่วยให้สามารถติดตามทั้ง ค่าใช้จ่ายโครงการต่อวัน และ ค่าใช้จ่ายโครงการสะสม สำหรับลำดับชั้นเฉพาะข้ามแผนกและศูนย์ต้นทุน ด้วยเรดาร์การเงินแบบเรียลไทม์สำหรับทุกการไหลออกทำให้การจัดสรรทรัพยากรอย่างชาญฉลาดและการตัดสินใจด้านการจัดการอื่นๆ เป็นเรื่องง่ายอย่างยิ่ง และช่วยให้คุณก้าวไปข้างหน้าหนึ่งก้าวเสมอจากอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น
2. งบประมาณโครงการที่ถูกต้องและสมเหตุสมผล
การบัญชีโครงการช่วยระบุโอกาสในการประหยัดต้นทุน และให้ผู้จัดการสามารถปรับเปลี่ยนงบประมาณโครงการได้ตลอดเวลา ทำให้การบริหารจัดการทรัพยากรมีประสิทธิภาพ
ข้อมูลที่ตั้งงบประมาณไว้และการเปรียบเทียบกับตัวเลขจริงยังช่วยให้คุณ คาดการณ์ทางการเงินได้แม่นยำยิ่งขึ้น รวมถึงสามารถเสนอราคาได้อย่างมั่นใจสำหรับโครงการในอนาคต และเมื่อถึงเวลาตั้งราคาสินค้าและบริการของคุณ การบัญชีโครงการคือสูตรลับที่จะช่วยให้คุณแข่งขันได้และทำกำไรโดยไม่ใช้จ่ายเกินตัว 💸
3. การรายงานทางการเงินแบบเรียลไทม์
คุณสามารถสร้างรายงานทางการเงินที่ครอบคลุมสำหรับแต่ละโครงการได้ ซึ่งช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่อาจไม่เข้าใจความซับซ้อนของงานบัญชีโครงการสามารถมองเห็นภาพรวมของประสิทธิภาพโครงการได้อย่างชัดเจน รายงานเหล่านี้มักเป็นการเปรียบเทียบ ซึ่งช่วยให้สามารถติดตามความแตกต่างทางการเงินและระบุศักยภาพในการประหยัดได้อย่างมีนัยสำคัญ
ระดับความโปร่งใสเช่นนี้ช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจของคุณให้แข็งแกร่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับลูกค้า และช่วยยกระดับชื่อเสียงของคุณให้เป็นองค์กรที่น่าเชื่อถือและไว้วางใจได้ นี่คือการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่ไปไกลกว่าตัวเลข แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นของคุณต่อความซื่อสัตย์ทางการเงิน 🌼
4. การควบคุมค่าใช้จ่ายและการเรียกเก็บเงินโครงการที่ดีขึ้น และลดความเสี่ยงในการล้มเหลว
การบัญชีโครงการคือตั๋วของคุณสู่การควบคุมธุรกรรมทางการเงินและการจัดการการเรียกเก็บเงินอย่างมีประสิทธิภาพ มันช่วยให้คุณอยู่ในวงจรข้อมูลตลอดเวลา ทันทุกความเคลื่อนไหว เช่น การสั่งซื้อวัสดุหรือกำหนดเส้นตายการชำระเงิน ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นเหมือนนาฬิกา และมีความเสี่ยงที่โครงการจะสะดุดหรือล้มเหลวน้อยลงอย่างมีนัยสำคัญ
วิธีการนำระบบบัญชีแบบโครงการที่ประสบความสำเร็จไปใช้: 7 ขั้นตอน
การลงทุนเวลาและทรัพยากรในระบบการบัญชีโครงการและการนำมาใช้อย่างรอบคอบ จะให้ผลตอบแทนแก่คุณอย่างมากมายหลายเท่าตัว นอกจากนี้ยังเป็นแนวทางในการค้นหาว่าลูกค้าและโครงการใดคือผู้ชนะที่แท้จริง หรือกระบวนการใดที่ไม่มีประสิทธิภาพซึ่งทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายอย่างมหาศาล ปัญหาเดียวสำหรับผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่คือ: ฉันจะเริ่มต้นที่ไหน?
เราได้ แยกวงจรการบัญชีโครงการมาตรฐานออกเป็นเจ็ดขั้นตอน อ่านไปพร้อมกัน ทดลองใช้ และสัมผัสด้วยตัวคุณเองว่ากระบวนการบัญชีโครงการที่เหมาะสมสามารถเปลี่ยนแปลงวิธีการจัดการการเงินโครงการของคุณได้อย่างไร 🔥
ขั้นตอนที่ 1: กำหนดความต้องการด้านบัญชีโครงการและเลือกซอฟต์แวร์บัญชีโครงการของคุณ
ขั้นตอนแรก และอาจเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด คือการสร้างรากฐานที่มั่นคงโดยการกำหนดความต้องการด้านการบัญชีโครงการของคุณ คิดเสียว่ามันเป็นรากฐานของอาคาร—หากไม่มีมัน โครงสร้างอาจไม่สามารถทนต่อการทดสอบของกาลเวลาได้
รวบรวมทีมโครงการสำหรับการฝึกอบรมนี้ รวมถึงบุคคลสำคัญเช่น ผู้จัดการโครงการ, นักบัญชีโครงการ, และหัวหน้าแผนก. ร่วมกันคุณสามารถทำได้:
- ระบุขอบเขตของโครงการ: ทำความเข้าใจขนาด ระยะเวลา และความซับซ้อนของโครงการเป้าหมาย ซึ่งจะกำหนดระดับของรายละเอียดและความหลากหลายที่จำเป็นในระบบบัญชีโครงการเฉพาะ
- กำหนดตัวชี้วัดทางการเงินที่สามารถวัดได้: กำหนดตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักที่คุณต้องการติดตาม ซึ่งอาจรวมถึงต้นทุน รายได้ อัตรากำไร หรือกระแสเงินสด: ตัวอย่างเช่น หากรายได้เป็นหนึ่งใน KPI ของคุณ การติดตามเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ แต่ควรเปรียบเทียบกับช่วงเวลาที่ผ่านมาด้วย ใช้เครื่องคำนวณการเติบโตแบบปีต่อปีของ ClickUp ฟรีเพื่อคำนวณการเติบโตของรายได้ในแต่ละปีและระบุว่าโครงการของคุณกำลังขยายตัวอย่างมีกำไรจริงหรือไม่
- กำหนดความต้องการในการรายงานทางการเงิน: ตัดสินใจว่าคุณต้องการรับข้อมูลทางการเงินบ่อยแค่ไหนและในรูปแบบใด ใครเป็นผู้จัดทำรายงาน และฝ่ายใดบ้างที่ต้องได้รับการแจ้งเตือน
- พิจารณาความต้องการด้านซอฟต์แวร์: ประเมินว่าคุณต้องการซอฟต์แวร์บัญชีโครงการหรือไม่ และควรมีคุณสมบัติอะไรบ้างเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ
หากคุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีคุณสมบัติในตัวสำหรับการจัดการบัญชีโครงการและการตรวจสอบบัญชี คุณสามารถพิจารณาClickUp ได้ ตั้งแต่การตั้งเป้าหมายโครงการที่สามารถวัดผลได้ไปจนถึงการจัดสรรทรัพยากรภายในข้อจำกัดของเวลา บุคลากร และงบประมาณ—นี่คือโซลูชันครบวงจรที่มีเครื่องมือบัญชีที่เหมาะสำหรับผู้จัดการโครงการทั้งมือใหม่และผู้มีประสบการณ์!
เนื่องจากขั้นตอนนี้เน้นการสร้างโครงร่างโครงการ ทำไมไม่เริ่มต้นด้วยเทมเพลตข้อเสนอโครงการบัญชี ClickUp ล่ะ? เทมเพลตนี้เป็นคู่มือที่คุณสามารถใช้ในการวางโครงร่างของสิ่งที่ต้องทำ เวลาที่ต้องทำ และวิธีการทำของโครงการเฉพาะ ช่วยคุณระบุอย่างชัดเจนถึงผลตอบแทนจากการลงทุนหรืออัตรากำไรที่คุณต้องการบรรลุ และกำหนดกฎเกณฑ์การบัญชีของโครงการ ✍️
ขั้นตอนที่ 2: จัดทำแผนการบัญชีโครงการที่ใช้งานได้จริง
เมื่อคุณได้กำหนดความต้องการด้านการบัญชีโครงการของคุณอย่างชัดเจนแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะเตรียมแผนที่เหมาะสมซึ่งสอดคล้องกับความต้องการเหล่านั้น แนวคิดคือการปรับระบบบัญชีโครงการของคุณให้สอดคล้องกับกรอบการบัญชีการเงินโดยรวมของธุรกิจของคุณ ตอบคำถามเกี่ยวกับผลกระทบทางภาษีและกฎหมาย การทับซ้อนทางการเงิน และกองทุนสำรอง
เริ่มต้นวางแผนการเงินสำหรับโครงการอย่างถูกต้องด้วยClickUp Accounting Suite. มาพร้อมกับเทมเพลตมากกว่า 1,000 แบบที่เหมาะสำหรับทีมบัญชีและทีมโครงการ. 😍
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการร่วมมือกับสมาชิกในทีมเกี่ยวกับแผนการบัญชีของคุณ คุณสามารถใช้เทมเพลตการดำเนินงานบัญชีของ ClickUp ได้ทันที โครงสร้างที่พร้อมใช้งานนี้สามารถนำมาใช้เพื่อจัดระเบียบและติดตามการดำเนินงานภายในโครงการแต่ละโครงการ ทำให้การรวมศูนย์งานบัญชีของคุณเป็นเรื่องง่าย
ประโยชน์อื่น ๆ ของ ClickUp ได้แก่:
- คุณสมบัติการประมาณการงบประมาณโครงการอย่างครอบคลุม, การรายงาน, และการติดตาม
- การผสานรวมกับระบบธุรกิจและแอปพลิเคชันอื่น ๆ เพื่อให้การไหลของข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่นและสามารถเข้าถึงข้อมูลทางการเงินได้
- ผู้ช่วยงาน AI,ClickUp AI—มันใช้การประมวลผลภาษาธรรมชาติเพื่อช่วยเหลือกับงานโครงการหลายอย่าง เช่น: สรุปแผนการบัญชี เขียนสรุปโครงการ, การสื่อสารกับลูกค้า, เป็นต้น คิดค้นไอเดีย
- สรุปแผนการบัญชี
- เขียนโครงการสรุป, การสื่อสารกับลูกค้า, เป็นต้น
- ระดมความคิด
- แพลตฟอร์มการจัดการเอกสารแบบบูรณาการ—ClickUp Docs
- อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถใช้ซอฟต์แวร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- สรุปแผนการบัญชี
- เขียนโครงการสรุป, การสื่อสารกับลูกค้า, เป็นต้น
- ระดมความคิด
แม้ว่าการลงทุนในซอฟต์แวร์ที่ดีจะมีความสำคัญ แต่ก็ต้องเหมาะสมกับงบประมาณของคุณ โชคดีที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการนี้เหมือนกางเกงยืด—มันเติบโตไปพร้อมกับคุณ! และส่วนที่ดีที่สุดคือมันมาพร้อมกับแผนธุรกิจที่ฟรี คุ้มค่าและปรับแต่งได้ตามต้องการ
ขั้นตอนที่ 3: กำหนดต้นทุนโครงการด้วยการประมาณการอย่างรอบคอบ
เชื่อหรือไม่ การจัดทำงบประมาณและการประมาณต้นทุนอย่างแม่นยำถือเป็นรากฐานสำคัญของการบริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้โครงการของคุณมีความมั่นคงทางการเงินและยั่งยืน ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถทำได้:
- ระบุต้นทุนทางอ้อมทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้น: พิจารณาศูนย์ต้นทุนที่เป็นไปได้ทั้งหมด ตั้งแต่ทรัพยากรและแรงงานไปจนถึงค่าใช้จ่ายฉุกเฉิน
- ประมาณการค่าใช้จ่าย: ใช้ข้อมูลในอดีต, อัตราตลาด, หรือความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญเพื่อประเมินค่าใช้จ่ายเหล่านี้
- เตรียมงบประมาณ: รวมประมาณการค่าใช้จ่ายของคุณเข้าด้วยกันเป็นงบประมาณที่ครอบคลุม
- ตรวจสอบและปรับปรุง: ตรวจสอบและปรับงบประมาณของคุณอย่างต่อเนื่องตามความคืบหน้าของโครงการ
พูดง่ายกว่าทำ แต่เราพร้อมช่วยคุณในส่วนที่ "ทำ" แล้วเช่นกันแม่แบบข้อเสนอแผนงบประมาณของ ClickUpทำหน้าที่เหมือน GPS ทางการเงินของคุณ มันแยกค่าใช้จ่ายของโครงการออกเป็นส่วนย่อยๆ เพื่อให้คุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีแผนทางการเงินที่เชื่อถือได้ 🛣️
ขั้นตอนที่ 4: กำหนดรายได้
ไม่ใช่ทุกโครงการของบริษัทจะสร้างรายได้ทันที บางโครงการ เช่น การทำให้ระบบบันทึกเวลาทำงานง่ายขึ้น แม้จะไม่ได้สร้างรายได้โดยตรง แต่ก็เป็นการวางรากฐานสำหรับกำไรที่มากขึ้นในอนาคต ในทางกลับกัน โครงการเช่น การสร้างบ้าน การก่อสร้างถนน หรือการสร้างผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ใหม่ สามารถสร้างรายได้ที่ครอบคลุมค่าใช้จ่ายภายในระยะเวลาที่กำหนดได้
เมื่อพูดถึงการได้รับเงินสำหรับโครงการ การรับรู้รายได้จะแตกต่างกันไป—และระบบบัญชีโครงการของคุณต้องปรับตัวให้เข้ากับสิ่งนี้ บางโครงการจ่ายเงินเมื่อเสร็จงานแล้ว ในขณะที่บางโครงการใช้วิธีต้นทุนต่อต้นทุนและบันทึกการชำระเงินบางส่วนเมื่องานคืบหน้า
การกำหนดกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนเกี่ยวกับเวลาที่คุณจะได้รับเงินและเวลาที่คุณจะนับเงินนั้นเป็นรายได้นั้นเป็นเรื่องที่ฉลาด—ทำเช่นนี้ก่อนเริ่มโครงการ 💲
คุณสามารถติดตามรายได้และการเติบโตสำหรับโครงการแต่ละโครงการได้ด้วยเทมเพลตการติดตาม KPI การเติบโตของรายได้ใน ClickUp สร้างสำเนาของเทมเพลตนี้และปรับแต่งด้วยรูปแบบการรับรู้รายได้ที่เป็นเอกลักษณ์และเกณฑ์มาตรฐานประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 5: ตั้งค่าการติดตามค่าใช้จ่ายและเวลาแบบเรียลไทม์
ทำไมคุณควรใช้ระบบติดตามค่าใช้จ่ายและเวลาแบบเรียลไทม์? ง่ายมาก: เพื่อให้ทุกอย่างอยู่ในงบประมาณและกำหนดการ. คุณสามารถระบุค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดหรือความล่าช้าได้ทันทีที่ปรากฏขึ้น ทำให้คุณสามารถดำเนินการอย่างรวดเร็วเพื่อความสำเร็จของโครงการ.
คุณอาจต้องการใช้ClickUp Project Time Trackingเพื่อติดตามชั่วโมงการทำงาน, แยกเวลาในแบบฟอร์ม, และค่าใช้จ่าย พร้อมรับภาพรวมความคืบหน้าของโครงการแบบนาทีต่อนาที ⏳
สำหรับวิธีติดตามค่าใช้จ่ายของคุณให้รวดเร็วยิ่งขึ้น ลองดูเทมเพลตการจัดการต้นทุนโครงการของ ClickUp ดูสิ สมมติว่าคุณกำลังจัดการบัญชีต้นทุนโครงการสำหรับการก่อสร้าง เทมเพลตนี้จะช่วยให้การติดตามต้นทุนโครงการสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น วัสดุ แรงงาน ใบอนุญาต และอุปกรณ์ เป็นเรื่องง่าย ดูงบประมาณของคุณได้แบบเรียลไทม์และอัปเดตในกรณีที่มีการเพิ่มขึ้นของราคาและเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ที่คล้ายกัน
ขั้นตอนที่ 6: สร้างรายงานโครงการเป็นประจำ
การบัญชีโครงการมีความคล้ายคลึงกับการบัญชีการจัดการ: คุณต้องเข้าใจว่าตัวเลขหมายถึงอะไรและส่งผลต่อความสำเร็จของโครงการอย่างไรด้วยตัวเลือกการรายงานที่มีอยู่ในตัวClickUp ทำให้การได้รับรายงานตัวเลขและภาพสำหรับพารามิเตอร์โครงการต่างๆ เป็นเรื่องง่ายขึ้น รวมถึงทรัพยากรของทีมและเส้นทางการใช้จ่ายงบประมาณ ใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้เพื่อปรับปรุงการปฏิบัติด้านการบัญชีโครงการของคุณ เพิ่มประสิทธิภาพ และเพิ่มผลกำไร 💯
สองคำแนะนำเพิ่มเติม:
- สร้างและตรวจสอบรายงานเหล่านี้เป็นประจำเพื่อติดตามสถานะทางการเงินของโครงการ—ดำเนินการเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือนตามปริมาณงานของโครงการ
- รักษาสไตล์การรายงานของคุณให้ยืดหยุ่น—ปรับแต่งรายงานด้วยตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องซึ่งให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของโครงการ
ต้องการเครื่องมือที่ไว้ใจได้หรือไม่?แม่แบบรายงานโครงการของ ClickUpช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถเจาะลึกไปยังพื้นที่ที่ต้องการการดูแลเพิ่มเติมได้ โดยแสดงภาพรวมของKPI ระดับสูงและประสิทธิภาพโดยรวมอย่างละเอียด ช่วยให้คุณสามารถติดตามองค์ประกอบสำคัญต่างๆ เช่น งานในโครงการ ค่าใช้จ่าย และรายการที่ต้องดำเนินการต่อไป
ขั้นตอนที่ 7: ระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและดำเนินการแก้ไข
อย่าเพียงแค่นั่งอยู่กับข้อมูลที่รวบรวมไว้ ให้วิเคราะห์ข้อมูลนั้นทันที ใช้ข้อมูลเพื่อระบุแนวโน้ม ทำนายผลลัพธ์ และระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ ระวังปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจทำให้การเงินของโครงการเสียหายได้ ปัญหาเหล่านี้อาจรวมถึงการเกินงบประมาณ การล่าช้าของระยะเวลา และการต้องการจัดสรรทรัพยากรที่ไม่คาดคิด
สมมติว่าสถานการณ์เหล่านี้บางอย่างเกิดขึ้นจริง คุณจะจัดการกับมันอย่างไร? ClickUp สามารถยกระดับการจัดการปัญหาของคุณได้ด้วย:
- แดชบอร์ด Agile-Scrum: รับมุมมองที่รวดเร็วและครอบคลุมของกระบวนการทำงานของคุณ และติดตามความคืบหน้าของทีมในการจัดการข้อบกพร่อง
- ClickUp Sprints: บริษัทวิศวกรรมสามารถทำให้การแก้ไขข้อผิดพลาดเป็นเรื่องง่ายด้วยการวางแผนสปรินท์แบบอไจล์
- มอบหมายงาน: ด้วยชุดเครื่องมือจัดการงานที่ครอบคลุม จะไม่มีข้อสงสัยว่าใครกำลังรับผิดชอบงานใด
- แผนที่เส้นทาง: วางแผนรายละเอียดที่ชัดเจนของกระบวนการแก้ไขของคุณ และแชร์ได้อย่างง่ายดายกับทีมโครงการของคุณ
- สถานะงานที่กำหนดเอง: สร้างกระบวนการบัญชีโครงการที่ปรับแต่งได้โดยการกำหนดสถานะที่กำหนดเองให้กับกิจกรรมการแก้ไขปัญหาที่กำลังดำเนินอยู่
- แผนภูมิแกนต์ ClickUp: จัดการกับความล่าช้าและปัญหาการจัดการทรัพยากรได้อย่างมั่นใจด้วยการจัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องการความสนใจทันทีบนไทม์ไลน์ที่ยืดหยุ่นได้ 🆘
จงดำเนินการเชิงรุกในที่นี้ เนื่องจากการแก้ไขอย่างรวดเร็วสามารถลดผลกระทบเชิงลบต่อความสามารถในการทำกำไรของโครงการได้
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของการบัญชีโครงการ
การปฏิบัติที่ดีที่สุดในการบัญชีโครงการหมุนรอบกระบวนการบริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพ การควบคุม และขั้นตอนเมื่อต้องจัดการกับปัญหา มีบางแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้ขณะตัดสินใจเกี่ยวกับการกำหนดราคา การประมูล กระบวนการสัญญา และข้อกำหนดในสัญญา เป้าหมายคือการปรับปรุงการพัฒนาการควบคุมและเอกสาร
นี่คือ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ที่ควรปฏิบัติตาม:
รักษาตารางคุณค่า (SOV)
สำหรับการบัญชีโครงการภายในบริษัทวิศวกรรม ให้จัดทำ SOV รายละเอียดที่ระบุค่าใช้จ่ายสำหรับส่วนงานต่างๆ ในสัญญาที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว ซึ่งช่วยให้สามารถคำนวณเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้าได้อย่างโปร่งใส
ทบทวนรายงานการประชุมและรายงานความคืบหน้า
ตรวจสอบรายงานการประชุมและ รายงานความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอเพื่อตรวจจับการเบี่ยงเบนจากข้อตกลงเดิม และแจ้งให้ทีมบัญชีทราบตามความเหมาะสม
ต้องการรายงานต้นทุนที่มีหลักฐานเชิงประจักษ์
ตรวจสอบรายงานโครงการอย่างสม่ำเสมอ โดยเฉพาะรายงานค่าใช้จ่าย เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีรายการทางการเงินที่ไม่ได้รับการสนับสนุน ใช้เอกสารคำขอข้อมูล (RFI)เพื่อแก้ไขช่องว่างของข้อมูลในแผน สัญญา เอกสาร หรือข้อกำหนดเมื่อจำเป็น
ระวังการเปลี่ยนแปลงคำสั่ง
คำสั่งเปลี่ยนแปลงที่บ่งบอกถึงการเปลี่ยนแปลงจากคำชี้แจงงานเดิมอาจทำให้ทีมทั้งหมดสับสนและนำไปสู่การหยุดชะงักของงบประมาณโครงการและการหยุดงาน พัฒนาแผนคำสั่งเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ผู้จัดการโครงการสามารถปรับแต่งทุกศูนย์ต้นทุนได้อย่างระมัดระวัง
ตรวจสอบชั่วโมงการทำงานและใบแจ้งหนี้ของผู้รับเหมาช่วงอยู่เสมอ
ตรวจสอบเอกสารบันทึกชั่วโมงการทำงานอย่างสม่ำเสมอ อาจจะเป็นทุกสัปดาห์ เพื่อให้สอดคล้องกับการคาดการณ์ของโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ของผู้รับเหมาช่วงทั้งหมดเป็นค่าใช้จ่ายที่ได้รับการอนุมัติแล้ว
ทบทวนกำหนดการโครงการอย่างสม่ำเสมอ
คำนวณตารางเวลาของโครงการใหม่เป็นประจำ โดยเริ่มจากระดับงานและดำเนินการไปจนถึงระดับโครงการโดยรวมและระดับมหภาค (ทั่วทั้งบริษัท) เพื่อให้แน่ใจว่ากรอบเวลาสอดคล้องกับความคาดหวัง
ใช้ ClickUp เพื่อสนับสนุนการบัญชีแบบโครงการ
การนำระบบบัญชีโครงการมาใช้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจที่เน้นการให้บริการเพื่อให้เติบโตได้ ระบบนี้ช่วยส่งเสริมความโปร่งใส มอบข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นแก่ผู้จัดการโครงการในการเพิ่มประสิทธิภาพทางการเงินและบรรลุความสำเร็จในโครงการระยะยาว
ซอฟต์แวร์บัญชีโครงการ ซึ่งแตกต่างจากระบบบัญชีการเงินแบบดั้งเดิม ถือเป็นวิธีการที่ได้รับการพิสูจน์แล้วสำหรับองค์กรที่ให้บริการในการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร
ทั้งนักบัญชีและผู้จัดการโครงการต้องจัดการกับงานหลากหลายประเภท ซึ่งมักใช้เครื่องมือแยกกันหลายอย่าง แต่ด้วยการสมัครใช้ ClickUp คุณสามารถจัดการ ทุกอย่าง ได้อย่างราบรื่นบนแพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่ครอบคลุมเพียงหนึ่งเดียว! 😎