Att skapa en personalhandbok är ett måste för alla företag.
Den fungerar som en referens för både arbetsgivare och anställda och bidrar till att säkerställa att alla förstår sina rättigheter, skyldigheter och förväntningar på arbetsplatsen. En effektiv personalhandbok bör vara omfattande men ändå koncis och bör täcka ämnen som acceptabelt beteende, säkerhetsrutiner, riktlinjer för ersättning och regler för ledighet.
Även om dessa dokument är en viktig del av att driva ett företag kan det vara svårt att veta vad de bör innehålla och hur man ska komma igång. Lyckligtvis för dig har vi redan gjort det tunga arbetet.
I det här inlägget kommer vi att diskutera vad en mall för personalhandbok är och vad som kännetecknar en bra mall. Därefter delar vi med oss av våra 10 favoritmallar för personalhandböcker, så att du direkt kan sätta igång med att skapa din egen.
Vad är en mall för en personalhandbok?
Innan vi pratar om mallar, låt oss se till att vi är överens om vad en personalhandbok är.
Personalhandböcker är dokument som förmedlar viktig information till medarbetarna om organisationens policyer och rutiner, samt om deras rättigheter och skyldigheter på arbetsplatsen.
De fungerar som vägledning för alla medarbetare så att de kan förstå sin roll och följa företagets regler, och täcker ämnen som organisationsstruktur, standardrutiner, uppförandekod, ledighet, sjukfrånvaro och andra personalförmåner, disciplinära åtgärder och mycket mer.
En effektiv personalhandbok är avgörande för att skapa en sund och produktiv arbetsplats, eftersom den bidrar till att definiera förväntningar, främja förtroendet mellan medarbetare och arbetsgivare, skapa tydlighet kring roller och ansvarsområden, bygga en kultur präglad av respekt samt säkerställa efterlevnad av gällande lagar. Medarbetarna bör informeras om handbokens innehåll redan i början av sin anställning för att säkerställa att de förstår företagets policyer och rutiner, och eventuella ändringar bör kommuniceras omedelbart för att undvika förvirring.
Med en omfattande och uppdaterad personalhandbok kan företag se till att deras medarbetare känner sig informerade och respekterade samtidigt som de arbetar tillsammans för att nå framgång.
Att skapa din personalhandbok med hjälp av en mall är det enklaste sättet att komma igång.
Mallar är helt enkelt färdiga vägledningar som beskriver vad din personalhandbok bör innehålla. En mall innehåller vanligtvis avsnitt som organisationsstruktur, prestationshantering, ersättningsplaner, förmånsregler, säkerhetsrutiner och disciplinära åtgärder. Dessutom kan den anpassas för att inkludera information som är specifik för varje företag, såsom dess uppdrag och värderingar, riktlinjer för kundservice och mångfaldsinitiativ.
Vad kännetecknar en bra mall för en personalhandbok?
En bra mall för en personalhandbok är omfattande, lätt att förstå och stämmer överens med företagets kultur och värderingar. Här är några viktiga egenskaper hos en bra mall:
- Detaljerad: En bra mall bör omfatta alla avsnitt som är viktiga att inkludera i en personalhandbok. Du kan alltid ta bort avsnitt som inte är relevanta för just ditt företag, men det är bättre att ha en mall som är för detaljerad än en som saknar viktig information.
- Anpassningsbar: En bra mall för en personalhandbok bör vara anpassningsbar, så att du kan lägga till eller ta bort riktlinjer utifrån dina specifika behov. Den bör också göra det möjligt för dig att anpassa språket och tonen så att de stämmer överens med din företagskultur och dina värderingar, samt vara enkel att uppdatera för att säkerställa att den förblir korrekt och uppfyller gällande krav.
- Tillgänglig: En bra mall för personalhandboken bör resultera i en färdig produkt som är lättillgänglig för alla medarbetare, både på företagets anläggningar och på distans. Den bör finnas tillgänglig både i tryckt och digitalt format, och det ska vara enkelt att komma åt den och navigera i den.
- Enhetlighet: En bra mall bör vara enhetlig vad gäller formatering, utformning, språk och ton. Detta bidrar till att säkerställa att alla medarbetare får samma information och att det inte uppstår förvirring eller missförstånd.
Tänk på följande när du väljer mall. I slutändan vill du välja den mall som bäst passar ditt företag och dina medarbetares behov, i ett format som fungerar för din personal.
10 mallar för personalhandböcker i Word och ClickUp
Vi har samlat tio av våra favoritmallar för personalhandböcker för att hjälpa dig att snabbt och enkelt skapa en omfattande, välskriven och lagligt korrekt handbok. Dessa mallar sparar dig både tid och arbete samtidigt som de säkerställer att dina medarbetare har all information de behöver för att lyckas i sina roller.
1. ClickUp: Mall för avancerad personalhandbok
Ibland räcker det inte med en övergripande personalhandbok som endast fokuserar på de viktigaste uppgifterna. Om ditt företag behöver en mer omfattande handbok som innehåller allt på ett ställe är ClickUps avancerade mall för personalhandbok något för dig.
Denna mall för personalhandbok innehåller:
- En detaljerad introduktionsguide som beskriver varje avsnitt och ger tips och resurser för att samla in och skriva informationen11 informationsavsnitt, inklusive avsnitt om introduktion, företagskultur, arbetsplatsregler (som klädkod, betald ledighet och intressekonflikter), information om ditt företag, regler för distansarbete, standarduppförandekod, affärspraxis, närvaroregler, prestationsutvärderingar, företagsförmåner och avslutningsrutiner
Denna mall är utformad med användarupplevelsen i åtanke och innehåller i stort sett allt en nyanställd kan tänkas vilja (eller behöva) veta om ditt företag, från första till sista arbetsdagen.
2. Mall för personalhandbok från ClickUp
Gör inte misstaget att sammanställa en tråkig handbok. Det är ingen hemlighet att vanliga personalhandböcker kan vara en ren sömnig upplevelse, och dina nyanställda kommer snabbt att tappa intresset. Istället visar vår ClickUp-mall för personalhandbok hur du kan ge din handbok personlighet och göra den rolig med hjälp av grafik, emojis eller till och med gif-bilder.
Denna mall för personalhandbok innehåller:
- 8 avsnitt med information, inklusive företagets historia, uppförandekod, kommunikationsriktlinjer, förmåner och sjukförsäkring, teamriktlinjer, kontorsriktlinjer, riktlinjer för ersättning och prestationsutvärdering samt riktlinjer för uppsägningEn helt anpassningsbar digital layout som kan uppdateras och kompletteras när som helstTips och förslag på hur du kan göra din handbok roligare och mer engagerande för medarbetarna att läsa.
Kom ihåg att en personalhandbok är ett utmärkt sätt att förmedla viktig information och riktlinjer till dina medarbetare. Ta därför dig tid att göra den unik och engagerande – dina nyanställda kommer att tacka dig för det!
3. ClickUp-mall för företagskultur
Företagskultur handlar om hur ditt företag och dess personal agerar och uppför sig.
Det handlar om hur medarbetarna behandlar varandra, vilka värderingar de prioriterar och vilka beslut de fattar. Om du vill skapa en stark företagskultur kan ClickUps mall för företagskultur vara ett användbart verktyg. Dessa sidor ger vägledning och inspiration för att bygga upp din företagsidentitet.
Denna mall för företagskultur innehåller:
- 4 huvudavsnitt med 12 underavsnitt som beskriver vem ni är som företag (inklusive historia, team, utmärkelser och press), er verksamhetsidé, era värderingar och ert varumärkeslöfte, era företagsvärderingar och strategiska målsättningar samt de lösningar och tjänster ni erbjuder.
Använd den här mallen som hjälp när du skriver avsnittet om företagskultur i din mer omfattande personalhandbok, eller låt den stå som en fristående guide.
4. ClickUp-mall för personalhandbok och policy
Om du behöver en mer professionell handbok som främst fokuserar på ditt företags anställningspolicyer, rutiner, ledningsstrukturer och uppförandekod, kan du överväga ClickUps mall för personalhandböcker, policyer och rutiner .
Denna mall för personalhandbok innehåller:
- 17 avsnitt med information, inklusive ett välkomstmeddelande, en beskrivning av ”vår ideala medarbetare”, information om introduktionsprocessen, avsnitt om företagskultur, hantering av frågor, arbetsplatsregler, allt om ditt företag, policy för distansarbete, hur vi arbetar, närvaropolicy, beredskapsplan, standarduppförandekod, affärspraxis, policyer och rutiner, prestationsutvärderingar, förmåner och rutiner vid avslutad anställning
- Ett anpassningsbart omslag så att du enkelt kan skriva ut eller spara handboken som PDF
- En översiktssida som visar alla undersidor och ger dig möjlighet att tilldela ansvariga och medförfattare till varje avsnitt
Mallen är indelad i fyra huvudavsnitt (Allt om oss, Hur vi arbetar, Allmän uppförandekod samt Policyer och rutiner) med underavsnitt inom varje avsnitt för att säkerställa att inga policyer utelämnas.
5. Mall för personalhandbok från ClickUp
Om du startar ett företag men ännu inte har någon utbildningsguide för personalen behöver du skapa en personalhandbok. Och den här mallen för personalhandbok från ClickUp är den perfekta utgångspunkten. Fyll i mallen för att visa dina medarbetare hur de kan lyckas och utvecklas i sina roller.
Denna mall för personalhandbok innehåller:
- En introduktionsguide som förklarar vad en personalhandbok är, varför det är fördelaktigt att ha en sådan och hur du använder ClickUps mall för personalhandbok
- 2 huvudavsnitt med 19 underavsnitt, inklusive information om ditt företag, detaljer om den anställdes specifika roll samt policyer och rutiner som tidsredovisning, rätt till övertidsersättning, löneutbetalningsdagar, raster, löneavdrag, schemaläggning, förmåner, helgdagar, semester, disciplinära åtgärder, COVID-restriktioner, hygien och säkerhet
- Anteckningar, skrivuppslag, vägledande frågor och tips i varje avsnitt som hjälper dig att skapa handboken och ger dig inspiration till vad du ska skriva
Observera att personalhandböcker och personalmanualer inte är samma sak. Båda dokumenten innehåller viktig information för medarbetarna, men en personalhandbok behandlar allmänna företagspolicyer och förväntningar, medan en personalmanual fokuserar på specifika rutiner och arbetsuppgifter för en viss roll eller avdelning.
6. ClickUp-mall för personalhandbok
Vissa mallar för personalhandböcker kan innehålla ett avsnitt för HR-handboken, men i vissa situationer kanske du vill hålla de två dokumenten åtskilda. I sådana fall kan du använda ClickUps mall för HR-handboken.
Personalhandböcker kan ha två former. Antingen är det handböcker för avdelningen, med information om teamet, HR-teamets mål, policyer, rutiner och förväntningar, eller så är det handböcker som täcker alla HR-frågor och som hela företaget kan använda som referens.
Vår mall är utformad för att skapa en handbok som täcker ”allt inom HR”. HR-handböcker omfattar vanligtvis arbetsrätt, anställning enligt eget önskemål och information om lika möjligheter på arbetsmarknaden, information om efterlevnad av regler såsom arbetsskadeersättning, klassificering av heltids- och deltidsanställningar, policyer mot trakasserier och diskriminering samt företagsspecifika policyer för ledighet, såsom juryplikt, betald ledighet (PTO), sorgledighet och Family and Medical Leave Act (FMLA).
Denna mall för personalhandbok innehåller:
- 3 huvudavsnitt med 12 underavsnitt som täcker företagets mission och värderingar, företagsinformation såsom historia, tjänster, struktur, ledning och kultur, samt HR-riktlinjer relaterade till introduktion och avgång, uppförande på arbetsplatsen, närvaro och förmåner
Det kan förekomma viss överlappning mellan din personalhandbok och dina HR-handböcker, till exempel när det gäller avsnitt om företagsinformation eller kärnvärden. Det är helt okej! Att upprepa dessa budskap i flera dokument säkerställer att alla dina policyer och budskap är samstämmiga.
7. Mall för driftsavtal i ClickUp
Ska du starta ett eget aktiebolag (LLC)? Du behöver ett driftsavtal för att följa lagen, och ClickUps mall för driftsavtal kan hjälpa dig att komma igång.
Ett driftsavtal är ett viktigt juridiskt dokument som fastställer företagets organisatoriska ramverk, ägarstruktur, medlemmarnas skyldigheter, standardrutiner och mycket mer. För företagare som bedriver verksamhet som ett LLC är detta dokument avgörande och krävs i de flesta länder vid bildandet av företaget.
Denna mall för driftsavtal innehåller:
- 11 avsnitt med företagsinformation inklusive organisationsinformation, definitioner, kapital och finansiering, fördelning av nettovinst och nettoförlust, utdelningar, företagets kostnader, medlemmarnas befogenheter och ansvar, överlåtelse av medlemmarnas andelar, protokoll, revisioner och rapporter, upplösning och avveckling av företaget samt ett avsnitt med övrigt
- Juridisk formulering som uppfyller kraven i typiska avtal i varje avsnitt, vilket ger dig ett standardavtal att utgå ifrån
Observera att även om detta är en utmärkt mall för att komma igång med ditt LLC:s driftsavtal, bör du alltid rådfråga din affärsjurist innan du lämnar in ett dokument som ska användas för juridiska ändamål.
8. Mall för policymeddelande i ClickUp
Att kunna kommunicera policyändringar effektivt till dina medarbetare är avgörande för ditt företags framgång. ClickUps mall för policymeddelanden hjälper dig att utveckla ett enhetligt format och en konsekvent struktur för policymeddelanden, så att alla i ditt team hålls informerade och uppdaterade om de senaste ändringarna.
Denna mall för policymeddelande innehåller:
- Introduktionsguide som förklarar vad ett policydokument är, vad som kännetecknar ett effektivt dokument och vilka avsnitt det bör innehålla (dvs. rubrik, sammanfattning, bakgrund, rekommendation och uppmaning till handling)
- Ytterligare tips och resurser som hjälper dig att fylla i informationen i varje avsnitt och lära dig mer om hur man utformar effektiva meddelanden
Genom att använda denna enkla mall för policymeddelanden kan du säkerställa att alla dina medarbetare förstår företagets förväntningar och regler.
Bonus: Kolla in 10 kostnadsfria mallar för meddelanden i Word och ClickUp
9. ClickUp – Daglig aktivitetsrapport för medarbetare
Att hantera medarbetarnas prestationer är en avgörande del av att driva ett företag, och ett sätt att hålla koll på detta är att föra en daglig aktivitetsrapport. Det är där ClickUps mall för daglig aktivitetsrapport för medarbetare kommer väl till pass. Den fungerar som en liten daglig prestationsrapport för var och en av dina teammedlemmar.
Denna mall för daglig aktivitetsrapport för anställda innehåller:
- 3 huvudavsnitt som medarbetarna ska fylla i dagligen, inklusive genomförda uppgifter (avslutade projekt och hur lång tid varje projekt tog), pågående aktiviteter (projekt som fortfarande är i gång) och kommande aktiviteter (prioriteringar för de närmaste dagarna eller veckan, samt eventuell hjälp du behöver)
Denna mall ger värdefull inblick i ditt teams dagliga arbetsvanor. Använd den för att identifiera framgångar, utmaningar och förbättringsområden samtidigt som du ser till att alla är på samma sida.
10. Mall för Microsofts personalhandbok från TemplateLab
Även om vi föredrar ClickUps breda utbud av exempel och mallar för personalhandböcker, vet vi att din organisation ibland kräver att du använder verktyg från ett visst företag eller en viss programsvita.
Microsoft-användare kan använda Template Labs exempel på en personalhandbok för att snabbt utforma en personalhandbok. Detta exempel på en personalhandbok innehåller avsnitt om policyer som rör ämnen som teknik, förmåner, sjukförsäkring och mycket mer.
📮ClickUp Insight: 92 % av de anställda använder inkonsekventa metoder för att följa upp åtgärder, vilket leder till uteblivna beslut och försenad genomförande.
Oavsett om du skickar uppföljningsmeddelanden eller använder kalkylblad blir processen ofta splittrad och ineffektiv. ClickUps lösning för uppgiftshantering säkerställer en smidig omvandling av konversationer till uppgifter – så att ditt team kan agera snabbt och hålla sig samordnat.
Hur man skriver personalhandböcker
Nu när du har flera mallar för personalhandböcker att välja mellan är det dags att börja skriva din egen. Men var ska du ens börja? Här är några tips och bästa praxis för att skapa en omfattande och effektiv personalhandbok:
1. Börja med grunderna
Det första steget när du ska skriva en personalhandbok är att samla in all nödvändig information om ditt företag och dess policyer. Detta inkluderar företagets mission och värderingar, organisationsstruktur, personalförmåner, sjukförsäkring, allmän uppförandekod och viktig juridisk information. Se till att rådgöra med berörda avdelningar (HR, juridikavdelningen m.fl.) för att säkerställa att informationen är korrekt.
2. Följ en mall
Som vi nämnde tidigare kan du spara tid och arbete genom att använda en mall för personalhandboken när du skapar ditt eget dokument. Mallarna ger din handbok struktur och ordning, vilket gör det enklare att inkludera all nödvändig information.
3. Var tydlig och koncis
Din personalhandbok ska vara lätt att läsa och förstå för alla medarbetare. Använd ett enkelt språk och undvik jargong eller facktermer som kanske inte alla är bekanta med. Se dessutom till att varje avsnitt i policyn är kort och koncist.
4. Inkludera bilder och exempel
Genom att lägga till relevanta bilder, diagram eller tabeller kan du göra din personalhandbok mer engagerande och lättare att ta till sig. Dessutom kan exempel eller scenarier från verkligheten hjälpa medarbetarna att bättre förstå riktlinjerna och hur de tillämpas i olika situationer.
5. Håll den uppdaterad
I takt med att ditt företag växer och utvecklas bör även din personalhandbok göra det. Se till att granska och uppdatera din handbok regelbundet för att säkerställa att den återspeglar dina aktuella policyer och rutiner. Detta hjälper också till att undvika eventuella juridiska problem.
6. Gör den tillgänglig
Din personalhandbok är en resurs för alla anställda, så se till att den är lättillgänglig för dem. Överväg att skapa en digital version som kan nås via företagets enheter eller genom en säker onlineportal.
7. Rådgör med jurister och HR-experter
Som nämnts tidigare är det viktigt att låta relevanta avdelningar, särskilt HR och den juridiska avdelningen, granska din personalhandbok. Detta bidrar till att säkerställa att alla riktlinjer överensstämmer med arbetsrättsliga lagar och bestämmelser.
Avsnitt som bör ingå i en personalhandbok
Även om varje företag kan ha specifika policyer och rutiner som är unika för just deras organisation, finns det vissa gemensamma avsnitt som bör ingå i varje personalhandbok. Dessa inkluderar:
1. Företagets helgdagar
Din personalhandbok bör innehålla en uttömmande förteckning över företagets erkända helgdagar. Den bör ange om medarbetarna förväntas arbeta på dessa helgdagar eller inte, och i så fall vilken ersättning eller kompensationsledighet de har rätt till.
2. Sjukförsäkring
Beskriv företagets sjukförsäkringspolicy i detalj, inklusive försäkringens omfattning, de alternativ som finns tillgängliga för de anställda, deras egenavgift och hur man ansöker om ersättning. I detta avsnitt bör det också förklaras hur de anställda kan lägga till anhöriga samt vilka konsekvenser eventuella förändringar i deras anställningsstatus har för deras förmåner.
3. Sjukfrånvaropolicy
Beskriv företagets policy för sjukfrånvaro, inklusive hur många dagar som är tillåtna, hur man anmäler sig sjuk och vilken dokumentation som krävs. Policyn bör även behandla långvariga sjukdomar och vilket stöd företaget kan erbjuda i sådana fall. Nämn eventuella relevanta lagar eller förordningar som reglerar sjukfrånvaro och klargör om den är betald eller obetald.
4. Semester och ledighet
Förklara företagets policy för semester och ledighet, inklusive hur mycket årlig ledighet de anställda har rätt till, hur man ansöker om ledighet och eventuella begränsningar. Du kan även inkludera information om andra typer av ledighet, såsom sorgledighet eller ledighet för att ta hand om sjuka anhöriga.
5. Uppförandekod
Detta avsnitt anger riktlinjerna för beteende och förväntningar på arbetsplatsen. Det bör omfatta ämnen som klädkod, professionalism, antidiskrimineringspolicyer, rutiner för konfliktlösning samt eventuella andra företagsspecifika regler eller föreskrifter.
6. Prestationsutvärderingar
Förklara företagets process för prestationsutvärdering och hur medarbetarna kan förvänta sig att få feedback på sitt arbete. Detta avsnitt kan även innehålla information om befordringar, löneökningar och bonusar.
7. Policy för uppsägning
Även om det kanske inte är särskilt trevligt att tänka på är det viktigt att redogöra för företagets policy för uppsägningar. Detta avsnitt bör omfatta skäl för uppsägning, uppsägningsförfarandet samt alla relevanta lagar och förordningar som reglerar uppsägningar av anställda.
8. Sekretessavtal (NDA)
Om ditt företag hanterar känslig information eller företagshemligheter kan det vara lämpligt att inkludera ett sekretessavtal i din personalhandbok. Detta juridiskt bindande dokument beskriver vilka förväntningar som ställs på medarbetarna när det gäller sekretess samt vilka konsekvenser det kan få att bryta mot dessa.
9. Mottagningsbekräftelse
Som ett sista steg bör du låta medarbetarna underteckna ett mottagningsbevis för att bekräfta att de har mottagit och läst personalhandboken. Detta kan fungera som bevis på att medarbetarna kände till de riktlinjer som beskrivs i handboken i händelse av eventuella tvister.
10. Information för icke-undantagna anställda
Om ditt företag har icke-undantagna (timavlönade) medarbetare är det viktigt att informera dem om reglerna för övertid, måltids- och vilopauser samt andra bestämmelser som kan gälla för dem. Detta bidrar till att säkerställa efterlevnaden av arbetslagstiftningen.
Vem har nytta av att använda en mall för personalhandbok?
Chefer: En personalhandbok ger cheferna en tydlig struktur och riktlinjer för hur de ska leda sitt team. Den bidrar också till att säkerställa enhetlighet i policyer och rutiner inom hela organisationen. Här är några mallar som kan vara till hjälp för chefer:
Småföretag: Småföretag saknar ofta resurser för att ta fram omfattande personalpolicyer och rutiner. En mall för personalhandbok kan ge småföretagare ett ramverk för att skapa sin egen handbok utan att behöva börja från grunden. Här är några mallar som kan vara användbara för småföretag:
Optimera din personalhandbok redan idag
Att skapa en personalhandbok är kanske inte din favorituppgift som företagare eller HR-ansvarig, men att ha alla interna och företagsrelaterade policyer dokumenterade för din personal på ett tydligt och detaljerat sätt är avgörande för att uppfylla gällande krav. Att använda mallar kan göra arbetet med att skapa detta dokument mycket enklare – och kanske till och med roligt, när du väljer att använda en lösning från ClickUp!
ClickUp är din kompletta lösning för att organisera företagets dokument, projektplaner, arbetsflöden och, ja, till och med din personalhandbok.
Vårt omfattande mallbibliotek hjälper dig att skapa, redigera och uppdatera nästan alla typer av dokument du behöver – och våra mallar för personalhandböcker ger lite färg åt en annars ganska tråkig uppgift. När du är klar med din personalhandbok kan du enkelt använda ClickUp för att dela den med ditt team och uppdatera den efter behov.
Det är gratis att komma igång med ClickUp, så prova oss redan idag .