Den första veckans fiasko är verkligt.
Nya medarbetare väntar på bärbara datorer, telefoner och åtkomst till appar medan de försöker förstå policyer och verktyg, chefer kämpar med att utbilda dem och HR springer runt för att knyta ihop alla lösa trådar. 🏃🏻💨
Samtidigt investerar organisationer upp till 62 % av sin tid och sina pengar i introduktionsprogram. Detta visar bara att det inte är någon lösning att slänga resurser på problemet.
Du behöver ett enhetligt system som samlar alla på samma sida och håller all onboarding-kommunikation organiserad.
Låter otroligt, eller hur? Men det är precis vad ClickUp gör.
I det här blogginlägget visar vi hur du använder ClickUp SyncUps för onboarding. Vi tittar också på hur ClickUp går utöver videosamtal för att koppla samman uppgifter, dokument och team i ett arbetsutrymme. 🧑💻
Varför är onboarding-synkronisering så viktigt för nyanställda?
En nyanställds första vecka sätter tonen för allt som följer.
Mitt bland skärmar, scheman och spridda ansikten är en synkronisering av onboarding en grundläggande kontaktpunkt där nya medarbetare börjar känna sig stödda och delaktiga.
Dessutom har en studie visat att systematiska avstämningar och tidigt stöd från ledningen hjälper nyanställda att anpassa sig snabbare, vilket ökar produktiviteten, arbetsglädjen och personalbehållningen. Anställda som känner sig "sedda och stödda" under introduktionen är mer engagerade på lång sikt, och 87 % uppger att de har starkare sociala band tack vare tidiga interaktioner med teamet.
Här är några av de viktigaste fördelarna med live-check-ins vid introduktion med hjälp av utbildningsprogramvara:
- Skapa en företagskultur: Visa normer, värderingar, informella ritualer och teamdynamik i realtid.
- Förtydliga förväntningarna: Gå igenom rollmål, prestationsmått och tidiga prioriteringar.
- Ta itu med frågor tidigt: Fånga upp osäkerheter eller missförstånd innan de växer sig större.
- Övervaka teamets framsteg: Få realtidsuppdateringar om hur den nyanställde anpassar sig.
- Stärk relationerna: Uppmuntra relationsbyggande mellan HR, teamledare och kollegor.
🔍 Visste du att? En PubMed-studie visade att strukturerade introduktionsprogram gör livet mycket enklare för yngre yrkesverksamma som börjar arbeta. De som genomgick en ordentlig introduktion kom in i arbetet snabbare och kände sig mer självsäkra än de som fick klara sig på egen hand.
Vanliga utmaningar vid onboarding-synkronisering
Även välmenande synkronisering kan stöta på hinder. Här är några exempel:
- Att samordna kalendrar mellan HR, rekryteringschefen, mentorer och nyanställda kan bli en balansgång mellan flera tidszoner.
- Överbelastning av information vid initial synkronisering (policyer, verktyg, arbetsflöden, teampresentationer) utan en stegvis eller strukturerad plan kan förvirra nyanställda.
- Om HR och cheferna tappar kontakten kan det leda till förvirring om båda sidor tar upp överlappande eller inkonsekventa ämnen som förväntningar, feedback eller mål.
- Att hantera tekniska och logistiska problem, såsom försenad hårdvara, dålig uppkoppling eller saknade inloggningsuppgifter, kan störa introduktionen redan från första dagen.
- Det kan vara svårt att uppmuntra engagemang i fjärrsynkroniseringar när nyanställda tvekar att sätta på kamerorna eller ställa frågor.
📮 ClickUp Insight: Cirka 41 % av yrkesverksamma föredrar snabbmeddelanden för teamkommunikation. Även om det erbjuder snabb och effektiv kommunikation sprids meddelanden ofta över flera kanaler, trådar eller direktmeddelanden, vilket gör det svårare att hämta information senare.
Med en integrerad lösning som ClickUp Chat kan dina chattråd kopplas till specifika projekt och uppgifter, så att dina konversationer hålls i sitt sammanhang och är lättillgängliga.
Vad är ClickUp SyncUps och hur gynnar de HR-team?
ClickUp SyncUps är en inbyggd funktion för video- och ljudmöten i ditt ClickUp-arbetsutrymme. Den är utformad för att göra onboarding-synkroniseringar snabbare, mer samarbetsinriktade och kontextrika.
Det är perfekt för företag som vill förkorta introduktionen så att nyanställda kan bidra snabbare.
Med alla dessa snabba synkroniseringar centraliserade på samma plattform hjälper ClickUp SyncUps till att skapa en mer sammankopplad, effektiv och transparent introduktionsupplevelse. Så här fungerar det:
- Centralisera all kommunikation om introduktion: Håll live-introduktionssessioner direkt i ClickUp och samla meddelanden, dokument och introduktionsuppgifter på ett och samma arbetsområde.
- Förenkla schemaläggning och åtkomst: Starta SyncUps direkt från ClickUp Chat- kanaler eller DM:er och länka dem till kalenderhändelser för enkel schemaläggning.
- Förbättra samarbetet i realtid: Låt nyanställda ställa frågor, dela skärmar och interagera med HR, chefer och kollegor utan att behöva hoppa mellan olika verktyg.
- Fånga och bevara sammanhanget: Spela in samtal och generera automatiskt transkriptioner så att viktiga diskussioner, förväntningar och nästa steg aldrig går förlorade.
- Håll kontakten var du än är: Håll HR-team och nyanställda engagerade med mobil support och minispelare när de arbetar på distans eller navigerar i uppgifter i ClickUp.
Se hur ClickUp kan påskynda dina onboarding-arbetsflöden:
🧠 Kul fakta: HR blev formellt ganska tidigt. National Cash Register Company (NCR) anses ofta ha varit det första företaget som inrättade en särskild personalavdelning omkring 1901. De hanterade säkerhet, klagomål, utbildning av chefer etc.
Hur man använder ClickUp SyncUps för introduktionsprocessen för nya medarbetare
ClickUp SyncUps förvandlar introduktionen av nya medarbetare till en smidig, interaktiv upplevelse. Så här välkomnar du nya medarbetare med SyncUps:
Steg 1: Starta onboarding-synkroniseringar snabbare
Börja med att schemalägga din introduktionssession precis där arbetet utförs.
Så här startar du SyncUps direkt från valfri chattkanal:
1. Öppna önskad chattkanal och klicka på SyncUps-ikonen i det övre högra hörnet.
2. Ett meddelande visas automatiskt i kanalen så att andra kan ansluta sig.
Så här startar du SyncUps för individuella introduktionssamtal:
1. Öppna introduktionsuppgiften som är kopplad till en kanal eller ett direktmeddelande med din teammedlem.
2. Klicka på SyncUps-ikonen
3. Ett kanalmeddelande meddelar teamet/individen med ett ringande ljud att ansluta sig omedelbart.
🚀 Fördel med ClickUp: Håll alla introduktionssamtal sammankopplade i ClickUp Chat.
Här slutar konversationerna inte med vaga löften om att "jag ska följa upp", eftersom du kan omvandla meddelanden till uppgifter, bjuda in personer till SyncUps och tilldela åtgärder. Dessutom kan HR-team och nyanställda hålla sig uppdaterade även när de är på resande fot tack vare mobil chattåtkomst.
Steg 2: Bjud in nyanställda och HR-teammedlemmar
När din SyncUps är igång kan du bjuda in deltagare med några få klick:
1. Använd knappen Bjud in personer i minispelaren eller helskärmsläget för att lägga till deltagare.
2. Sök och välj medlemmar (eller den nyanställde) som du vill bjuda in. De får ett popup-fönster med en ring och kan välja att gå med eller tacka nej.
3. Du kan också kopiera samtalslänken (via menyn ”...”) och klistra in den i kalenderinbjudningar eller chattrådar.
När du har bjudit in nyanställda och ditt HR-team till SyncUp är nästa steg att se till att de är helt förberedda inför sin första dag.
ClickUps mall för introduktion av nyanställda hjälper dig att organisera alla steg som din nya teammedlem behöver genomföra under de första veckorna. Den är utvecklad för HR-team som vill ha ett tydligt, samarbetsinriktat system för att hantera introduktionsuppgifter över olika avdelningar.
Denna kostnadsfria HR-mall ger dig flexibilitet i hur du övervakar onboarding-processen. Till exempel listar checklistan för nyanställda alla uppgifter grupperade efter onboarding-faser som Före dag 1, Dag 1, Vecka 1 och Vecka 2, och täcker väsentliga saker som att fylla i papper, installera utrustning, rollspecifik utbildning och HR-introduktioner.
🔍 Visste du att? Forskning visar att hur varmt ett företag välkomnar någon – inte bara via företagsdokument, utan också genom att chefer och kollegor är vänliga – har en stark inverkan på välbefinnandet och minskar viljan att säga upp sig.
Steg 3: Dela din skärm för att guida nyanställda
Skärmdelning är perfekt för demonstrationer, oavsett om du går igenom HR-policyer, förklarar hur man loggar in PTO eller introducerar företagets ClickUp-arbetsyta.
För att dela din skärm under ett SyncUps-samtal klickar du på skärmikonen längst ned i samtalet och väljer att dela en flik, ett fönster eller hela skärmen.
⚡️ Mallarkiv: Se till att dina nyanställda känner sig stödda från första dagen med ClickUps mall för introduktion av nyanställda. Du kan enkelt organisera uppgifter, schemalägga utbildning och bocka av varje steg efterhand.
Steg 4: Spara anteckningar automatiskt med transkriptioner och sammanfattningar
Håll dina diskussioner om introduktion av nya medarbetare korrekta och tillgängliga med SyncUps inspelningsfunktioner. Det eliminerar manuell anteckning och säkerställer att introduktionssamtalen dokumenteras, kan sökas och delas.
Så här genererar du transkriptioner och sammanfattningar:
1. Starta eller gå med i dina SyncUps från chatten eller en uppgift.
2. Klicka på inspelningsikonen för att börja spela in sessionen.
3. En inspelningsindikator visas medan mötet pågår, så att deltagarna vet att sessionen spelas in.
4. Efter mötet navigerar du till fliken SyncUps i Clips Hub för att komma åt din inspelade session.
5. I höger sidofält väljer du Transkript för att visa en tidsstämplad registrering av allt som diskuterats.
6. Klicka på Sammanfatta för att omedelbart generera en AI-driven sammanfattning som lyfter fram viktiga punkter, åtgärder och nästa steg.
🚀 ClickUp-fördel: Har du någonsin missat en viktig uppdatering som gömts bland onboarding-meddelanden? ClickUp Brain hjälper dig. AI-sammanfattningar hämtar viktiga punkter från onboarding-dokument eller SyncUps, medan automatiskt genererade checklistor och åtgärdspunkter hjälper nyanställda att hålla ordning.
Om en nyanställd inom marknadsföring till exempel frågar i chattplattformen: ”Var hittar jag våra varumärkesriktlinjer?”, kan ClickUp Brain omedelbart visa rätt dokument, sammanfatta de viktigaste punkterna och till och med skapa en uppföljningsuppgift som ”Granska varumärkesriktlinjerna före designträningen”.
💡 Proffstips: Använd ClickUps mall för 30-60-90-dagarsplan för att ge nyanställda eller nybefordrade teammedlemmar en tydlig färdplan för framgång. Sätt upp mål och milstolpar för varje fas (30, 60 och 90 dagar) och dokumentera samtidigt framsteg och åtgärder från dag ett.
Steg 5: Koppla ihop uppgifter med SyncUps direkt
Koppla uppgifter till din onboarding SyncUps utan att lämna chatten. Så här gör du:
1. När du befinner dig i en kanal eller direktmeddelande SyncUps, håll muspekaren över det aktiva SyncUps-meddelandet i chatten och klicka på ikonen ellips … .
2. Klicka på Lägg till relation och välj en uppgift.
3. För att visa, uppdatera eller hantera anslutna uppgifter utan att lämna chatten, klicka på siffran ovanför SyncUps-meddelandet i din kanal eller direktmeddelande.
ClickUp-uppgifter finns i din arbetsyta och är helt integrerade med dina projektledningsverktyg och HR-arbetsflöden.
Lägg till detaljer som förfallodatum, anteckningar och ansvariga så att alla vet vad som ska göras härnäst och vem som är ansvarig. Använd ClickUp Custom Statuses , till exempel Not Started, In Progress och Completed, för att spåra onboarding-processen utan att behöva skicka ständiga uppföljningsmeddelanden.
När dina SyncUps-diskussioner har kopplats till ClickUp-uppgifter kan du ta onboarding ett steg längre med ClickUp Onboarding Checklist Template.
Denna mall innehåller omfattande checklistor för varje roll och täcker alla viktiga uppgifter, från pappersarbete och IT-installation till produktkunskapsutbildning och teamintroduktioner. Dessutom kan du:
- Spåra varje introduktionsuppgift med statusar som Inte påbörjad, Pågår, Slutförd eller Behöver input.
- Lagra viktiga uppgifter som jobbtitel, avdelning, arbetsmejl, officiellt startdatum och mer.
- Växla mellan List, Gantt, Workload och Calendar views för att hantera tidslinjer effektivt.
Hur kan en HR-chef följa upp onboarding-processen för nyanställda i ClickUp?
HR-chefer behöver insyn i allt från dokumentinlämning och IT-installation till slutförd utbildning och incheckningar under den första veckan.
ClickUps plattform för personalhantering är en app som innehåller allt du behöver för ditt arbete. Den kombinerar projektledning, kunskapshantering och chatt – allt drivet av AI för att hjälpa dig att arbeta snabbare och smartare.
Med ClickUps projektledningsverktyg kan HR-chefer samordna teamöverskridande projekt, hantera pågående utbildningsprogram och följa upp medarbetarnas prestationer, samtidigt som uppgifter, kommunikation och insikter hålls centraliserade.
Få realtidsinformation om hur introduktionen fortskrider
Använd ClickUp Dashboards för att få en överblick över hur introduktionen fungerar i hela organisationen. De ger realtidsinformation om introduktionens framsteg, vilket eliminerar behovet av att skicka meddelanden till varje nyanställd separat.
Du kan anpassa din instrumentpanel med olika kort som uppgiftslistor, cirkeldiagram, stapeldiagram eller beräkningskort för att spåra HR-KPI:er. Du kan till exempel lägga till ett cirkeldiagram för att se hur många introduktionsuppgifter som är slutförda jämfört med pågående, eller ett stapeldiagram för att spåra framsteg per avdelning eller chef.
Om du vill ha en smartare fördel, lägg till ClickUp AI Cards till din instrumentpanel:
- AI Project Update Card för att få en översiktlig statusuppdatering, med information om slutförda uppgifter, pågående uppgifter och försenat arbete.
- AI Executive Summary Card för en sammanfattande översikt över hälsotillståndet i olika avdelningar, med fokus på risker eller hinder.
- AI Brain Card för att skriva en anpassad prompt (t.ex. "Visa mig leads med >3 dagar utan kontaktpunkt och lågt engagemang") och få en sammanfattning tillsammans med förslag på nästa steg.
Titta på den här videon för att lära dig mer om AI-drivna instrumentpaneler:
Eliminera manuella uppföljningar
Du kan också ställa in ClickUp Recurring Tasks för att utlösa regelbundna avstämningar (t.ex. veckovis synkronisering, 90-dagarsgranskning).
Med ClickUp kan du anpassa återkommande uppgifter (dagligen, veckovis, månadsvis, "dagar efter slutförande" osv.) och välja om du vill skapa en ny uppgift eller öppna den befintliga igen. Detta säkerställer att konsekventa uppföljningar inte glöms bort när introduktionen sträcker sig in i första (och andra) kvartalet.
📖 Läs också: Hur vårt introduktionsteam använder ClickUp
Exempel på användningsfall för HR-team
Så här kan HR-team utnyttja ClickUp för mer än bara uppföljning av nyanställda.
Utbildning och utveckling av anställda
Att följa inlärningsprocessen och hantera utbildningsresurser blir smidigt när allt finns på ett och samma ställe. Med ClickUp Docs kan HR-team centralisera introduktionsmanualer, policyuppdateringar och innehåll för kompetensutveckling i ett strukturerat, lättnavigerat format.
Du kan inkludera rik text, bädda in videor eller bifoga länkar till utbildningscertifikat, vilket gör det enkelt för anställda att följa med och för HR att hålla innehållet uppdaterat.
🤩 Bonus: Har du någonsin önskat att du hade en smart assistent som kunde hitta, skriva och organisera din HR-dokumentation åt dig? Nu har din önskan gått i uppfyllelse!
ClickUp Brain MAX hjälper dig att hitta policyer, introduktionsguider eller utbildningsdokument i ClickUp och dina anslutna appar som Google Drive eller SharePoint, allt från en enda sökfält.
Behöver du anteckna mötesanteckningar eller uppdatera en policy? Säg det bara högt med hjälp av ClickUp Talk to Text, så transkriberar och redigerar Brain MAX det åt dig.
Prestationshantering
Prestationsutvärderingar, måluppföljning och insamling av feedback behöver inte ske i separata verktyg. Med ClickUp Views kan team visualisera utvärderingscykler, filtrera prestationsmål eller gruppera anställda efter framsteg och avdelning, allt inom ett och samma arbetsområde.
Du kan till exempel lägga till ClickUp List View för prestationsrapporter, ClickUp Board View för granskningsfaser och ClickUp Calendar View för att kartlägga månatliga utvärderingscykler.
Detta ger chefer och HR omedelbar insyn i vem som behöver feedback, vem som är mitt i en utvärdering och vilka mål som fortfarande är under arbete.
🧠 Kul fakta: I mitten av 1900-talet var namnet "personalavdelning" vanligt. Men 1948 grundades American Society for Personnel Administration (som senare blev SHRM). Det markerade en förändring mot att erkänna HR som ett yrke, inte bara kontorsarbete.
Rekrytering och anställning
Rekryteringsarbetsflöden kan flyta lika smidigt i ClickUp.
ClickUp Email Project Management gör det möjligt för rekryterare att kommunicera med kandidater från plattformen, skicka uppdateringar, boka intervjuer eller följa upp dokument utan att behöva byta till en extern inkorg.
Dessutom förenklar automatiseringen i ClickUp repetitiva kontakter. Rekryterare kan ställa in triggers för att skicka automatiska e-postmeddelanden när en kandidat går vidare till en ny fas, skickar in ett formulär eller slutför en uppgift.
När en kandidats status ändras till Intervju inbokad kan ClickUp till exempel automatiskt skicka ett bekräftelsemejl med information om intervjun och kopiera in rekryteringschefen. Varje mejl visas i kandidatens uppgift, så att hela rekryteringsteamet kan hålla sig uppdaterat om varje interaktion.
💡 Proffstips: Undvik skrivkramp med ClickUp Brain. Nu kan du snabbt skapa e-postinnehåll, formulera precisa ämnesrader och organisera idéer utan att behöva börja från scratch.
Medarbetarengagemang och undersökningar
Att samla in feedback och mäta engagemang blir enkelt med ClickUp Forms.
HR-team kan skapa anpassningsbara formulär för att samla in enkätsvar, feedback från kollegor eller synpunkter på engagemangsinitiativ, som alla matas direkt in i strukturerade ClickUp-uppgifter.
Detta är vad Sam Morgan, chef för webbverksamheten på The Nine, hade att säga om ClickUp:
ClickUp har varit en absolut game-changer för vårt team, och det stöd de gav oss under vår introduktion var fantastiskt! Det har sparat oss otaliga timmar, gett oss data för att fördela våra resurser mer effektivt och hållit våra projekt på rätt spår samtidigt som våra kunder har hållits informerade.
ClickUp har varit en absolut game-changer för vårt team, och det stöd de gav oss under vår introduktion var fantastiskt! Det har sparat oss otaliga timmar, gett oss data för att fördela våra resurser mer effektivt och hållit våra projekt på rätt spår samtidigt som våra kunder har hållits informerade.
🧠 Kul fakta: Robert Owen var en av de första som funderade på att förbättra arbetarnas villkor på 1800-talet. Han byggde anständiga bostäder för arbetarna, motsatte sig barnarbete och verkade för bättre arbetsvillkor. Hans filosofi influerade det som senare blev HR.
Välkommen ombord med SyncUps i ClickUp
En smidig introduktion är nyckeln till att hjälpa nyanställda att komma igång snabbt och känna sig stödda från första dagen. Men det är lätt att uppgifter, utbildning och uppföljningar sprids ut över e-post, chattar och kalkylblad.
Med ett verktyg som ClickUp hålls allt organiserat på ett och samma ställe.
Med ClickUp SyncUps kan HR-team schemalägga introduktionssessioner, följa upp framsteg med uppgifter och checklistor, spela in och dela mötesanteckningar samt koppla åtgärdspunkter direkt till arbetsflöden.
Detta gör onboarding mer effektivt, minskar förvirringen och hjälper nyanställda att bidra snabbare.
Registrera dig gratis på ClickUp idag!
Vanliga frågor (FAQ)
Ja, nyanställda kan gå med i SyncUps utan ett fullständigt ClickUp-konto. De kan delta som gäster i kanaler eller direktmeddelanden där SyncUps initieras.
ClickUp SyncUps underlättar samarbete i realtid under introduktionen genom att HR-avdelningen och cheferna kan genomföra live-check-ins, dela skärmar och besvara frågor direkt, allt inom ClickUp-plattformen.
ClickUp SyncUps överbryggar avståndet genom att möjliggöra interaktioner ansikte mot ansikte, vilket gör fjärrintroduktionen mer engagerande och effektiv. Det stöder skärmdelning, uppgiftslänkning och omedelbar feedback, vilket säkerställer att nyanställda känner sig delaktiga och stödda.
Nej, ClickUp SyncUps spelas inte in automatiskt. Värden måste starta inspelningen manuellt genom att klicka på inspelningsikonen under mötet.
Ja, HR kan använda AI-genererade sammanfattningar från ClickUp SyncUps-sessioner för att uppdatera introduktionsdokument, så att alla diskussioner och beslut återspeglas korrekt i det officiella materialet.
Ja, ClickUp SyncUps för onboarding är utformat med säkerhet i åtanke. Det erbjuder funktioner som krypterad kommunikation och rollbaserade åtkomstkontroller för att säkerställa att HR-relaterade diskussioner förblir konfidentiella och säkra.