Det finns inget som går upp mot spänningen när en ny kampanj börjar ta form. Designerna fixar grafiken, copywritrarna hittar den perfekta tonen och kunden är genuint entusiastisk över det som håller på att skapas.
Och sedan... stannar allt upp eftersom någon fortfarande inte har godkänt rubriken, eller eftersom designfeedbacken har gått förlorad i en lång e-postkedja.
För byråer tär denna cykel på deadlines, teamets energi och kundernas förtroende.
Därför kommer vi i den här bloggen att diskutera hur byråer kan optimera godkännandeprocesser så att granskningar blir snabbare, feedbacken tydligare och alla vet vad som behöver göras härnäst.
Du får också reda på hur ClickUp, appen som klarar allt på jobbet, hjälper till att göra denna process smidig. 🤩
⭐ Utvald mall
ClickUps mall för projektförfrågningar och godkännanden ger dig en väl definierad godkännandeprocess för byråer. Med fält för kostnad, påverkan och objekttyp innehåller varje inlämning rätt information från början, vilket minskar förseningar. Dessutom kan du använda statusar som Under granskning, Godkänd eller Avvisad för att göra det enkelt för alla att se var en förfrågan befinner sig.
Vanliga utmaningar i godkännandeprocessen för byråer
Dina godkännandeprocesser kostar pengar, och det sker på sätt som du kanske inte ens märker. Här är några vanliga utmaningar som du kan stöta på. 🚧
Flera intressenter orsakar förseningar
Din kunds direktör ger grönt ljus för marknadsföringskampanjstrategin, och sedan dyker plötsligt deras juridiska team upp med invändningar som ingen tidigare nämnt. Nu vill deras VD ha budskap som helt strider mot den godkända briefen.
Men vänta, det kommer mer:
- Vecka tre innebär upphandling som kräver leverantörers efterlevnadsformulär
- HR behöver plötsligt en ”granskning av kulturell känslighet”
- En regionchef beslutar att de behöver ett helt annat budskap för sin marknad.
- IT stoppar din lansering eftersom landningssidan har ”otillåtna spårningspixlar”.
Alla intressenter tror att de hjälper till, men eftersom de aldrig samordnar sig med varandra dras ditt team åt olika håll.
🧠 Kul fakta: De tidigaste systemen för godkännandeprocesser går tillbaka till forntida civilisationer. I Mesopotamien skrev skrivare in handelsavtal på lertavlor, som krävde sigill (liknande signaturer) från flera parter.
Bristande insyn i väntande godkännanden
Kampanjmaterial försvinner in i kundorganisationerna och du får gissa var de befinner sig i godkännandekedjan.
Du kan inte avgöra om förseningen beror på att någon är på semester, om interna granskningar tar längre tid än väntat eller om din e-post hamnat längst ner i någons inkorg. Denna brist på insyn gör det omöjligt att planera resurserna effektivt.
Oftast är du osäker på om du ska hålla ditt team i beredskap för omedelbara revideringar eller flytta dem till andra projekt.
Missförstånd och otydliga ansvarsområden
Ansvaret för godkännanden kan bli rörigt. Din kundansvarige antar att kunden kommer att samordna sina interna intressenter, medan kunden förväntar sig att ditt team ska hantera hela arbetsflödet för godkännandeprocessen.
Sedan dyker nya beslutsfattare upp mitt i projektet utan tydliga befogenheter, och plötsligt väntar alla på att någon annan ska ta ansvar. Dessa luckor tär på projektbudgetarna trots att ingenting går framåt.
🔍 Visste du att? Auktoritetsbias spelar in vid godkännanden. Människor är mer benägna att acceptera beslut om de kommer från någon i en auktoritär position, även om resonemanget är oklart, vilket understryker vikten av transparenta processer.
Problem med versionskontroll och inkonsekvent feedback
Filkaoset ökar när feedback kommer in via flera kanaler utan samordning.
Din designer kanske arbetar med version 12 medan intressenterna skickar kommentarer baserade på version åtta. Feedbacken via e-post strider mot vad som sades på mötena, och ingen vet vilka synpunkter som har prioritet.
Det här versionshanteringsproblemet gör att ditt team lägger fakturerbara timmar på att ta reda på vad som är relevant istället för att göra ändringar.
Flaskhalsar i brådskande eller högprioriterade projekt
Brådskande kampanjer blottlägger alla svagheter i ditt förmodat effektiva godkännandearbetsflöde. Standardprocesser som fungerar bra för normala tidsplaner faller ofta samman när kunderna kräver snabba leveranser.
Låt oss titta på de vanligaste akuta flaskhalsarna i projekt:
- Helggodkännanden försenas eftersom ingen kollar sin jobbrelaterade e-post förrän på måndagen.
- Internationella kunder skapar tidszonsskillnader som gör att godkännanden ligger oanvända i mer än 12 timmar.
- Ersättande godkännare saknar sammanhang och befogenhet att fatta snabba beslut
- Akuta ändringar utlöser efterlevnadsgranskningar som tar längre tid än den ursprungliga tidsplanen.
Dessa flaskhalsar påverkar effektiviteten i projektledningen. De skapar förseningar som påverkar andra kunder och skadar byråns rykte som en pålitlig leverantör.
🧠 Kul fakta: Medeltida skrå fungerade med godkännanden. Hantverkare kunde inte sälja varor utan godkännande från skråmästarna, som kontrollerade kvaliteten och efterlevnaden av handelsreglerna. Detta skiljer sig inte så mycket från dagens kvalitetskontroller på byråer.
Steg-för-steg-guide för att optimera godkännandeprocesser
Byråer behöver godkännandeprocesser som minskar friktionen och upprätthåller kvaliteten. Följ dessa steg och mappa dem i ClickUps projektledningsprogram för kreativa byråer för att hålla alla på samma linje.
Låt oss se hur programvaran för godkännandeprocesser kan hjälpa till! 🧰
Steg 1: Samla förfrågningar på ett ställe
När flera kunder skickar förfrågningar via e-post, chatt eller till och med WhatsApp kan detaljer lätt gå förlorade. Du behöver ett sätt att samla alla förfrågningar i en enda pålitlig källa.
Skapa till exempel ett förfrågningsformulär i din arbetsflödesprogramvara där du frågar efter budget, målgrupp, viktiga leveranser och önskade tidsplaner.
Med ClickUp Forms kan kundernas inmatningar automatiskt omvandlas till ClickUp-uppgifter. Om en kund fyller i formuläret för omdesign av din webbplats skapas omedelbart en uppgift som tilldelas kundansvarig och länkas till alla uppladdade tillgångar, såsom varumärkesriktlinjer eller logotyper.
Här är vad som gör formulär mest effektiva för byråer:
- Lägg till obligatoriska fält för mål, marknadsföringsbudgetar och deadlines
- Använd rullgardinsmenyer för projektets tidsplaner för att undvika vaga förväntningar.
- Inkludera filuppladdningar så att kunderna kan tillhandahålla logotyper, typsnitt eller tidigare kreativa alster i förväg.
Lär dig hur du kan förändra din intagningsprocess:
Steg 2: Dela upp projekt i strukturerade uppgifter
Efter att ha samlat in en tydlig förfrågan är nästa steg att dela upp den i genomförbara delar.
En kampanj som "Lansera en ny modereklam" kräver mindre, egna steg som manusskrivning, casting, redigering och kundgodkännanden.
ClickUp för byråer gör detta enkelt att hantera.
Varje leverans blir en uppgift som tilldelas rätt teammedlem, med deluppgifter för mikrosteg. Videofilmningsuppgiften kan ha deluppgifter för:
- Boka studion
- Anlita ett filmteam
- Organisera rekvisita
ClickUps anpassade uppgiftsstatusar visar sedan exakt var varje uppgift befinner sig. Istället för generiska statusar som "Pågår" kan en byrå ställa in "Koncept", "Första utkast klart" och "Kundfeedback mottagen". Alla kan se hur arbetet fortskrider utan att behöva skicka uppdateringsmejl.
Här är vad Tyler Guthrie, Director of Revenue Operations, Home Care Pulse, hade att säga om att använda ClickUp för att hantera godkännanden:
Formulär och godkännandeprocesser är mycket enkla att implementera och gör hanteringen av förfrågningar mellan avdelningar mycket enklare, vilket sparar tid.
Formulär och godkännandeprocesser är mycket enkla att implementera och gör hanteringen av förfrågningar mellan avdelningar mycket enklare, vilket sparar tid.
Steg 3: Ordna godkännanden i rätt ordning
Kreativt arbete genomgår ofta flera granskningssteg: intern kreativ chef, kundansvarig och sedan kundens godkännande. Om dessa steg inte följs i rätt ordning kan deadlines inte hållas.
Med ClickUp Task Dependencies kan du kontrollera detta flöde. Till exempel kan redigeringsuppgiften inte påbörjas förrän den kreativa chefen har godkänt storyboarden. Beroenden låser sekvensen så att ingen hoppar över något.
Låt oss säga att din byrå levererar en uppsättning bannerannonser. Designuppgiften förblir blockerad tills copywriting är klar. När copywriting-uppgiften markeras som klar öppnas designuppgiften automatiskt.
📮 ClickUp Insight: 24 % av arbetstagarna säger att repetitiva uppgifter hindrar dem från att utföra mer meningsfullt arbete, och ytterligare 24 % känner att deras kompetens är underutnyttjad. Det innebär att nästan hälften av arbetskraften känner sig kreativt blockerad och undervärderad. 💔
ClickUp hjälper till att flytta fokus tillbaka till arbete med stor påverkan med hjälp av lättinstallerade AI-agenter som automatiserar återkommande uppgifter baserat på triggers. När en uppgift markeras som slutförd kan till exempel ClickUps AI-agent automatiskt tilldela nästa steg, skicka påminnelser eller uppdatera projektstatus, vilket befriar dig från manuella uppföljningar.
💫 Verkliga resultat: STANLEY Security minskade tiden för att skapa rapporter med 50 % eller mer med ClickUps anpassningsbara rapporteringsverktyg, vilket frigjorde tid för deras team att fokusera mindre på formatering och mer på prognoser.
Steg 4: Tilldela feedback där den hör hemma
Feedback från byråer går ofta förlorad i långa chattrådstrådar. Ett vagt meddelande som ”Ändra den här färgen” kan leda till att teamen undrar vem som ska vidta åtgärder. Feedback behöver ägarskap.
ClickUp Assign Comments löser detta direkt. Om en kund till exempel påpekar att CTA-knappen på en landningssida känns svag, lägger kundansvarig till en kommentar som taggar designern. Kommentaren förblir öppen tills designern har löst problemet.
Eller tänk dig att din byrå genomför en fotografering. Den kreativa ledaren kan lämna en tilldelad kommentar på uppgiften "Slutför redigeringar": @Jamie, ersätt bild 3 med den alternativa bilden. Jamie får omedelbart ett meddelande och uppdateringen förblir kopplad till uppgiften.
🧠 Kul fakta: Godkännande av pappersarbete har inspirerat kontorshumor i årtionden. Från Dilbert-serier till "TPS-rapporter" i Office Space har flaskhalsar i godkännandeprocessen varit ett universellt problem i företagsvärlden.
Här är ett roligt exempel:
Steg 5: Automatisera repetitiva godkännandesteg
Även med ett nytt arbetsflöde skapar byråer lägger de timmar på att ställa in påminnelser om kundfeedback, flytta uppgifter till granskningsstadier eller meddela team om ändringar.
ClickUp Automations tar bort denna repetitiva uppgift från din att göra-lista. De fungerar enligt en enkel "om detta, då det" -regel, vilket låter dig ställa in anpassade utlösare och åtgärder inom den centraliserade plattformen.
Anta att du levererar ett omprofileringpaket. Så snart designteamet är klart med logotypkoncepten skickar Automations ett e-postmeddelande till kunden om att utkasten finns tillgängliga i den kreativa projektledningsprogramvaran. Processen fortsätter utan att någon behöver komma ihåg att skicka påminnelser.
Så här stöder automatisering av arbetsflöden godkännanden:
- Tilldela uppgifter automatiskt när statusen ändras
- Aktivera kundmeddelanden när leveranserna når granskningsstadiet
- Flytta uppgifter till nya listor när det interna godkännandet är klart.
Steg 6: Centralisera konversationer där arbetet utförs
Kundgodkännanden spårar ofta ur när kommunikationen sprids över flera kanaler. Team behöver en enda plats där alla konversationer är kopplade till leveranser.
ClickUp Chat gör det möjligt för byråer att hålla diskussionerna inom projektets arbetsyta.
Om en kund till exempel har ändringar för en kampanjvideo kan kundansvarig lägga in dessa anteckningar direkt i kanalen som är kopplad till kampanjen. Designers och redaktörer ser vad som händer utan att behöva leta efter sammanhang eller hantera arbetsflödet.
För live-diskussioner lägger SyncUps i ClickUp Chat till ytterligare ett lager. Du kan starta ett ljud- eller videosamtal i valfri kanal eller DM.
Anta att din kreativa chef vill hantera kundens ändringar i realtid. Teamet startar en SyncUp i den dedikerade projektkanalen, granskar feedbacken tillsammans och uppdaterar uppgifterna under samtalet. Medan samtalet pågår kan ni arbeta tillsammans för att redigera dokument eller justera whiteboards.
Steg 7: Använd AI för att förenkla kreativa granskningar
När kampanjer når kundgranskningsstadiet slösar teamen ofta timmar på att gå igenom omfattande briefs, röriga e-posttrådar eller upprepade kundfrågor. Byråer kan spara den tiden genom att använda AI för att filtrera bort ovidkommande information och lyfta fram det som är viktigt.
ClickUp Brain fungerar som ditt kreativa teams assistent på begäran under granskningar.
Om en kund till exempel skickar ett 15-sidigt dokument om omprofilering kan du be AI-projektledaren att generera en sammanfattning på två stycken med de viktigaste riktlinjerna för ton, bildmaterial och målgrupp. På så sätt får designteamet klarhet utan att behöva läsa varje rad.
ClickUp Brains AI Writer for Work kan skriva alternativa bildtexter som är anpassade efter kundens varumärkesröst, vilket ger copywriters en snabb utgångspunkt att utgå ifrån.
Du kan också:
- Sammanfatta långa kundbriefingar till praktiska höjdpunkter för designers och copywriters.
- Skapa första utkast till innehåll som annonstexter eller e-postämnen för intern granskning.
- Svara på snabba kontextfrågor, till exempel "Vilka färger godkände kunden för vårkampanjen?"
✅ Prova denna uppmaning: Sammanfatta denna tråd med kundfeedback till tre viktiga ändringar som vi behöver genomföra innan det andra utkastet.
💡 Proffstips: För att minska granskningstiden ytterligare kan du be ClickUp Brain att sammanfatta långa chattråd till kortfattade åtgärdspunkter.
Steg 8: Skala godkännanden med avancerad AI
Varje kund har unika krav och varje kampanj följer sin egen arbetsflödesmodell.
ClickUp Brain MAX, en AI-kompanjon för datorer, ansluter flera AI-modeller, inklusive ChatGPT, Gemini, Claude och DeepSeek, till din arbetsyta. Den länkar också mellan dina appar, vilket gör det enklare att hämta information från Google Drive eller Figma till ditt godkännandeprocess.
Om till exempel tre olika kunder alla planerar videofilmningar under samma vecka, förutspår Brain MAX en potentiell resursbrist. Det kan föreslå att redigerare omfördelas eller att en deadline förlängs för att förhindra missade leveranser.
✅ Prova denna uppmaning: Analysera de senaste fem godkännandecyklterna för kampanj A och markera var förseningar uppstod, rekommendera sedan justeringar som kan implementeras vid nästa lansering för att säkerställa kontinuerlig förbättring.
🚀 Fördelar med ClickUp: ClickUps mall för projektförfrågningar och godkännanden erbjuder en strukturerad mappkonfiguration där varje projektförfrågan eller kundbrief skickas in via ett standardiserat formulär.
Med ClickUps anpassade fält som Beskrivning, Inverkan, Inverkan kostnad, Objekttyp och Sannolikhet får du viktig kontext och kvantifierbara mått från början.
Bästa praxis för godkännandeprocesser på byråer
Här är några bästa praxis för att hålla godkännandearbetsflödeshanteringen smidig, förutsägbar och stressfri för både ditt team och dina kunder.
Skapa godkännandekartor innan projekten startar
Projekt går långsammare när man inte vet vem som godkänner vad.
Vid projektstarten listar du alla beslutsfattare, inkluderar reservkontakter och definierar exakt vad varje person kan godkänna.
Till exempel kan den kreativa verksamhetschefen godkänna designutkast, marknadsföringschefen kan godkänna texter och juridikteamet kan kontrollera efterlevnaden. Lägg också till reservkontakter för att förhindra förseningar när någon är otillgänglig.
⚡ Mallarkiv: Använd ClickUps mall för projektstartsmöte för att samla alla godkännanderoller, kommunicera målsättningar och sätta upp realistiska mål och tidsplaner. Lägg till attribut som projektledare, plats, deltagare och mer för att säkerställa att allt är väl dokumenterat.
Bygg in godkännandefrister i projektets tidsplaner
När du planerar ditt projekt, avsätt specifika tidsfönster för kundgranskningar. Om en design behöver godkännas av kunden senast på fredag, vet teamet att de måste vara klara med utkastet senast på onsdag för att ha tid i reserv.
Kommunicera dessa deadlines tydligt, koppla dem till milstolpar och identifiera flaskhalsar med hjälp av ClickUp Gantt View i din programvara för godkännandearbetsflöden.
Använd godkännanderunder istället för löpande feedback
Att få kontinuerlig feedback kan kännas som att springa i cirklar. Strukturera feedbacken i omgångar med tydliga mål och deadlines.
Till exempel:
- Omgång ett handlar om strategi och budskap.
- Omgång två utforskar visuell genomförande
- Omgång tre bekräftar slutliga justeringar
Feedback som kommuniceras efter att en omgång avslutats kommer att beaktas i framtida projektfaser eller kan påverka leveransdatum. Denna metod förhindrar oändliga revideringar samtidigt som kunderna fortfarande kan ge meningsfulla synpunkter.
🔍 Visste du att? Även emojis måste godkännas. Varje ny emoji-design måste genomgå Unicode Consortiums godkännandeprocess innan den hamnar på ditt tangentbord.
Uppmuntra ansvarstagande för godkännanden med hjälp av dashboards och AI-agenter.
Förseningar i godkännandeprocessen förblir ofta osynliga tills det är för sent. Använd ClickUp Dashboards för att visualisera viktiga prestationsindikatorer, inklusive varje väntande godkännande och väntetid.
Du kan se hur många uppgifter som finns i varje status, till exempel "Väntar på godkännande", "Godkänd" eller "Behöver revideras", och snabbt identifiera var godkännanden hopar sig.
Kort kan visa den genomsnittliga handläggningstiden för godkännanden och till och med sortera efter teammedlem eller kund. Detta gör det enkelt att spåra ansvarsskyldighet och hålla projekten enligt tidsplanen.
Dessutom låter ClickUp dig schemalägga rapporter från dessa instrumentpaneler. Du kan automatiskt skicka uppdateringar till kunder eller interna intressenter dagligen, veckovis eller månadsvis.
💡Proffstips: Konfigurera en anpassad ClickUp AI-agent för att övervaka uppgiftsstatus och förfallodatum och skicka påminnelser, eskalera problem eller uppdatera status efter behov för att driva arbetet framåt.
Grönt ljus för kreativa tillgångar med ClickUp
För projektledare på byråer känns varje dag som att lappa hål istället för att driva arbetet framåt. Med ett effektivt godkännandeprocess på plats kan ditt team driva projekten framåt utan onödiga förseningar.
ClickUp är den konvergerade AI-arbetsytan som hjälper dig att se allt på ett ställe, utan att behöva jonglera med ett dussin verktyg. Planera och hantera alla leveranser med Tasks, samla alla konversationer med Chat och låt en anpassad Dashboard bli din byrås kontrollcenter. Toppa det hela med automatisering och acceleration genom ClickUp Brain och Brain MAX.
Registrera dig för ClickUp gratis idag! ✅
Vanliga frågor (FAQ)
Byråer kan skapa tydliga arbetsflöden för varje kund, definiera beslutsfattare, ställa in uppgiftsberoenden och centralisera all feedback i ett arbetsutrymme. Detta gör att varje godkännande är synligt, organiserat och lätt att följa.
Ja. Med ClickUp kan du ställa in automatiseringar som meddelar teammedlemmarna när godkännanden väntar, är försenade eller har slutförts. Detta minskar behovet av manuella uppföljningar och gör att administrativa uppgifter flyter smidigt.
Definiera varje godkännares roll, skapa godkännandekartor innan projekten startar, sätt deadlines och använd verktyg för att centralisera feedback. Regelbundna avstämningar och dokumenterade processer förhindrar också flaskhalsar och säkerställer effektivitet i arbetsflödet.
Byråer kan spåra godkännanden med hjälp av anpassade uppgiftsstatusar i ClickUp. Dashboards, listvy och Gantt-diagramvy visar varje uppgifts aktuella status, ansvarig part och deadlines. Du kan också använda uppgiftsberoenden för att se vilka godkännanden som blockerar efterföljande arbete.
AI-verktyg som ClickUp Brain och Brain MAX kan sammanfatta långa feedbacktrådar, markera viktiga åtgärder, flagga potentiella förseningar och till och med föreslå smartare tidsplaner. Detta hjälper teamen att agera snabbare och minska antalet fel.