När är det sämsta tillfället att fundera över hur man ska formulera ett känsligt kundsvar? Förmodligen när din inkorg är full och du redan ligger efter med svaren. 🫠
En försenad beställning, en återbetalningsbegäran, en förvirrad kund – dessa situationer kräver mer än snabba åtgärder. De kräver rätt ord. Och att skriva dem från grunden varje gång? Det är en snabb väg till utbrändhet.
Det är därför mallar för kundtjänstsvar är så värdefulla. De hjälper dig att svara snabbare, låta mer professionell och hålla en jämn kvalitet utan att förlora den personliga touchen.
Vi tittar på några praktiska ClickUp-mallar och några andra användbara mallar. 🤩
Vad är mallar för kundtjänstsvar?
Mallar för kundtjänstsvar är standardiserade meddelanden som används för att svara på vanliga frågor (FAQ), lösa återkommande problem eller bekräfta förfrågningar.
Varje mall är utformad för att hantera en specifik typ av fråga, till exempel leveransuppdateringar, faktureringsfrågor eller felsökningssteg. Team kan anpassa detaljer som namn eller ordernummer samtidigt som kärnbudskapet förblir oförändrat.
Dessa mallar är ofta kategoriserade efter kanal – e-post, livechatt eller sociala medier – och används för att upprätthålla arbetsflödets hastighet, minska utbildningstiden för nya agenter och säkerställa att ingen viktig information utelämnas i svaren.
De bästa mallarna för kundtjänstsvar i korthet
Här är en sammanfattande tabell över de bästa mallarna för kundtjänstsvar:
| Mallnamn | Ladda ner mall | Bästa funktioner | Perfekt för | Visuellt format |
| ClickUp-mall för eskalering av kundtjänstärenden | Få gratis mall | Eskaleringsvägar, spårning i realtid, formulär, förberedda svar | Vidarebefordra brådskande ärenden, spåra lösningar | ClickUp Lista, tavla, formulär |
| ClickUp-mall för kundtjänsthantering | Få gratis mall | Centraliserade ärenden, automatiserad uppgiftsskapande, visuella tavlor | Organisera teamets uppgifter, balansera arbetsbelastningen | ClickUp-lista, tavla, formulär |
| ClickUp-mall för analys av kundbehov | Få gratis mall | Inbyggda avsnitt, deluppgifter, anpassade fält, uppföljningsspårning | Kundintroduktion, felsökning, feedbackanalys | ClickUp Doc, Lista |
| ClickUp-mall för kundproblem | Få gratis mall | Strukturerad feedback, sammanhang, lösningsförslag | Dokumentera återkommande problem, teamdiagnos | ClickUp Doc |
| ClickUp Help Desk-mall | Få gratis mall | Registrering av ärenden, prioritering, QA-poängsättning, introduktionsguide | Logga/prioritera ärenden, spåra förfrågningar | ClickUp Lista, tavla, formulär |
| ClickUp-mall för kundframgång | Få gratis mall | Spårning av kundhälsa, NPS, förnyelse-/avgångsstatus | Hantera kundrelationer, förnyelser | ClickUp-lista, tavla |
| ClickUp-mall för kundsupport | Få gratis mall | Automatisk taggning, vidarebefordran, tilldelningsbara uppgifter, uppföljning av deadlines | Hantera supportförfrågningar, teamuppdrag | ClickUp Lista, tavla, formulär |
| ClickUp-mall för kundnöjdhetsundersökning | Få gratis mall | Enkäter, betyg, öppna frågor, KPI-spårning | Mäta nöjdhet, strukturerad feedback | ClickUp-formulär, lista |
| ClickUp-mall för feedbackformulär | Få gratis mall | Anpassade fält, automatisk sortering, flera vyer | Samla in öppen feedback, hantera förväntningar | ClickUp-formulär, lista |
| ClickUp-mall för kundkontaktformulär | Få gratis mall | Anpassningsbara fält, automatisk vidarebefordran, uppgiftsskapande | Registrera förfrågningar, vidarebefordra till support | ClickUp-formulär, lista |
| ClickUp-mall för produktfeedbackundersökning | Få gratis mall | Fokuserade frågor, mätning av kundnöjdhet, sentimentanalys | Produktfeedback, prioritering av funktioner | ClickUp-formulär, lista |
| ClickUp-mall för incidentrapport | Få gratis mall | Incidentloggning, anpassade statusar, uppföljningsspårning | Dokumentera incidenter, tilldela uppföljningar | ClickUp Lista, Doc |
| Mallar för kundsupportsvar från Email Meter | Ladda ner den här mallen | 10 färdiga e-postmallar, scenarier för brådskande ärenden/övergångar | Snabbare svar, vanliga supportmeddelanden | E-postpaket (PDF/Doc) |
| E-postmallar för kundtjänst från Zendesk | Ladda ner den här mallen | 30 mallar, servicefel, förnyelser, merförsäljning | Konsekvent varumärkesröst, varierande scenarier | |
| Mall för kundtjänstsvar via e-post från Medallia | Ladda ner den här mallen | Mallar för förseningar, förtydliganden av policyer, ursäkter | Uppföljning, förtydligande av policyer, begäran om feedback | |
| Mallar för kundtjänstmeddelanden från Hiver | Ladda ner den här mallen | Snabba, standardiserade svar, täcker förseningar/misstag | Hantera stora volymer, snabba svar | |
| Mallar för kundtjänstsvar från LiveAgent | Ladda ner den här mallen | Automatiska svar, arga kunder, mallar för klagomål | Svar för flera scenarier, effektiv support | Webb/HTML |
| Mallar för kundtjänstsvar på sociala medier från LiveAgent | Ladda ner den här mallen | Anpassade för sociala medier, med lämplig ton och felsökning. | Social support, snabba svar, kundförespråkande | Webb/HTML |
Vad kännetecknar en bra mall för kundtjänstsvar?
Mallar kan spara tid, men om de är vaga eller alltför formella missar de sitt syfte.
En bra mall för kundtjänstsvar har rätt balans. Här är vad du ska leta efter. 👇
- Tydliga platshållare: Markerar avsnitt som [Kundnamn] eller [Ärendenummer] för snabb personalisering.
- Formulärintegration: Fångar upp inkommande frågor och dirigerar dem direkt till uppgifter för snabb prioritering.
- Guidade nästa steg: Innehåller relevanta länkar, instruktioner eller kontaktalternativ för att lösa problemet utan att behöva skicka fram och tillbaka.
- Flera vyer: Växla mellan tavlor i inkorgsstil, listor baserade på brådskande ärenden eller nöjdhetsuppföljning med några få klick.
- Redigerbart format: Gör det möjligt för teamen att justera språket, lägga till uppdateringar eller anpassa för nya produkter och policyer.
- Svarstimer: Föreslår när du ska följa upp eller eskalera baserat på svarstyp eller problemets komplexitet.
- Avsnitt för interna anteckningar: Ger utrymme för representanter att lägga till kortfattad kontext eller kommentarer för teammedlemmar utan att det påverkar kundmeddelandet.
18 mallar för kundtjänst
Varje svar påverkar hur kunderna ser på ditt varumärke, så det är viktigt att göra rätt. Men utan ett tydligt system kan även de bästa teamen missa ett meddelande eller svara för sent.
Här är 18 färdiga mallar för kundtjänst som du kan kolla in. 👀
1. ClickUp-mall för eskalering av kundtjänstärenden
ClickUps mall för eskalering av kundtjänstärenden erbjuder en tydlig och organiserad metod för att hantera supportärenden från det att de rapporteras till dess att de är helt lösta.
Det innehåller sex förkonfigurerade vyer som är anpassade till olika stadier i supportprocessen.
Kundtjänstformuläret samlar in ticketdetaljer i ett strukturerat format, medan ticketlistan erbjuder en sorterbar och filtrerbar översikt över alla förfrågningar. Vyn för förberedda svar gör det enkelt att komma åt förskrivna svar för snabbare kommunikation. Tier Support Board organiserar eskalerade tickets visuellt efter team eller nivå, och den valfria översikten över eskaleringar hjälper chefer att spåra ärenden med hög prioritet i realtid.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Effektivisera brådskande ärenden med tydliga eskaleringsvägar och spårning i realtid.
- Säkerställer att varje ärende hamnar hos rätt team eller chef – inga fler förlorade förfrågningar
- Inbyggda formulär och förberedda svar hjälper ditt team att svara snabbare och mer konsekvent.
📌 Perfekt för: Att vidarebefordra högprioriterade ärenden till rätt handläggare och spåra lösningsprocessen utan fördröjningar.
🧠 Kul fakta: Trots alla framsteg inom AI säger 75 % av kunderna att de hellre vill prata med en människa för att få support, särskilt när det gäller komplexa frågor.
2. ClickUp-mall för kundtjänsthantering
Med ClickUps mall för kundtjänsthantering kan du hantera alla supportförfrågningar, från nya ärenden till uppföljningar med kunder. Med den här mallen kan du samla alla ärenden på ett ställe och sortera dem efter typ av problem, prioritet eller tilldelad handläggare.
Du kan automatiskt konvertera inkommande förfrågningar till uppgifter med hjälp av det inbyggda formuläret och använda ClickUp Board View för att dra ärenden mellan olika stadier, såsom Pågående, Eskalerat eller Löst, utan att förlora översikten.
Om en kund till exempel skickar ett e-postmeddelande om att en betalning inte går igenom kan du logga problemet med hjälp av förfrågningsformuläret, märka det som ett "faktureringsproblem", tilldela det till din finanssupportrepresentant och markera det som "hög prioritet".
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Centraliserar alla supportärenden för enkel sortering efter prioritet, typ eller agent.
- Automatiserar skapandet av uppgifter från inkommande förfrågningar för att spara tid och minska fel.
- Visuella tavlor och listvyer gör ditt teams arbetsbelastning och framsteg transparenta.
📌 Perfekt för: Kundtjänstchefer som organiserar teamets uppgifter, balanserar arbetsbelastningen och följer upp den övergripande prestandan för ärendehantering.
💟 Bonus: För många verktyg, även kallat arbetsutbredning, tar fart från dina kundtjänstarbetsflöden med osammanhängande processer.
ClickUp, appen som klarar allt på jobbet, tar bort kaoset från kundtjänsten. Med ClickUps programvara för kundtjänstprojektledning kan du hantera ärenden, spåra konversationer och hålla koll på uppföljningar utan att behöva byta flik.
3. ClickUp-mall för analys av kundbehov
Använd ClickUps mall för analys av kundbehov för att skapa en tydlig handlingsplan utifrån vad dina kunder efterfrågar.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
Denna mall för kundrecensioner hjälper dig att:
- Få insikter om problemområden, preferenser eller ouppfyllda behov med hjälp av inbyggda avsnitt som Kundbeskrivning, Projektmål och Utvärderingsverktyg.
- Dela upp dina resultat i deluppgifter och checklistor så att ditt team vet exakt vad de ska granska, analysera och förbättra.
- Lagra länkar till enkäter, stöddokument och interna anteckningar på ett och samma ställe för att slippa leta efter spridda kommentarer.
- Tilldela uppföljningsåtgärder till rätt personer och spåra ansvaret genom ClickUp Custom Fields som Prepared By, Reviewed By och Data Source.
📌 Perfekt för: Representanter som samlar in detaljerade kundförväntningar under onboarding eller felsökning för att skräddarsy lösningar på ett mer effektivt sätt.
4. ClickUp-mall för kundproblem
Använd ClickUps mall för kundproblem för att bryta ner återkommande kundklagomål i strukturerade uttalanden som hjälper dig att fatta smartare beslut.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Analysera kundernas feedback och beskriv specifika hinder som varje kundtyp möter under sin kundresa.
- Lägg till sammanhang till dessa problemområden så att ditt team förstår varför de finns.
- Föreslå fokuserade lösningar som löser rätt problem, inte bara det mest uppenbara.
Denna mall levereras som ett färdigt dokument, redan strukturerat för snabb och tydlig problemlösning. Anta till exempel att ditt team håller på att bygga ett nytt onboarding-flöde, men att användarna fortsätter att hoppa av innan de har slutfört installationen.
Du kan använda den här mallen för att definiera målgruppen, samla in feedback från supportärenden eller sessionsinspelningar och identifiera problemområden. Skriv sedan ett tydligt problembeskrivning, gå igenom den med ditt team och markera den som klar när ni är överens.
📌 Perfekt för: Supportagenter som dokumenterar problem på ett tydligt sätt för att hjälpa teamen att diagnostisera och lösa återkommande problem snabbare.
💡Proffstips: Brain MAX är din AI-drivna desktopkompanjon som gör det enkelt att skriva e-postmeddelanden till kundsupporten. Använd bara funktionen för röst-till-text för att tala ditt meddelande naturligt – Brain MAX fångar omedelbart upp dina ord, organiserar dina tankar och hjälper dig att formulera tydliga, empatiska svar.
Du behöver inte längre kämpa för att hitta rätt ton eller missa viktiga detaljer. Med Brain MAX kan du snabbt skriva utkast till välformulerade, professionella e-postmeddelanden med hjälp av flera LLM:er, allt från en enda desktop-app.
5. ClickUp Help Desk-mall
Behöver du ett bättre sätt att hantera arga eller upprörda kundförfrågningar utan att tappa bort prioriteringarna? Du kan använda ClickUp Help Desk-mallen för att hantera alla ärenden. Det inbyggda formuläret omvandlar nya förfrågningar till uppgifter direkt och hjälper dig att uppnå dina kundservicemål.
Denna mall är användbar för inkommande felrapporter, brådskande funktionsförfrågningar eller återkommande kontoproblem. Den hjälper dig att logga, tilldela och lösa varje ärende utan att missa viktiga detaljer eller svarstider.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
Växla mellan tre inbyggda vyer för att arbeta på det sätt som ditt team föredrar:
- Svårighetsgrad Visa för att utvärdera hur komplex varje fråga är innan du tilldelar den.
- Startguide för nya teammedlemmar så att de kan följa en enhetlig process redan från början.
- QA Score View för att övervaka lösningar på ärenden och förbättra svarskvaliteten över tid.
📌 Perfekt för: Registrering av ärenden, prioritering av förfrågningar och tilldelning av uppgifter med statusuppdateringar i realtid.
6. ClickUp-mall för kundframgång
ClickUp Client Success Template erbjuder ett smartare sätt att hantera kundrelationer, övervinna utmaningar inom kundservice och se till att varje konto utvecklas i rätt riktning.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Gruppera kunder utifrån deras hälsostatus, till exempel "Risk för kundbortfall", "Genomsnittlig" eller "Mycket bra", så att du vet var du ska fokusera din uppmärksamhet.
- Spåra viktiga detaljer som supportnivå, engagemang, senaste kontaktpunkt och Net Promoter Score (NPS) sida vid sida.
- Skapa uppgiftsstatusar som "Uppdatering", "Onboarding", "Churned" eller "Nurturing" för att ha kontroll över varje kundstadium.
Dessutom handlar kundframgång om att bygga långsiktiga relationer, spåra kontoaktivitet och vara proaktiv när det gäller kundernas behov – allt detta passar perfekt med ClickUp CRM .
Om till exempel en kunds NPS-poäng sjunker och deras senaste möte var för flera veckor sedan, markerar mallen för kundframgång dem som "At Churn Risk" (risk för att förlora kunden). Med hjälp av ClickUp CRM kan du sedan omedelbart hämta deras fullständiga interaktionshistorik, granska kontonoteringar, tilldela en uppföljningsuppgift och planera nästa kontaktpunkt – utan att någonsin lämna din arbetsyta.
📌 Perfekt för: Kundtjänstteam som hanterar kundrelationer, spårar milstolpar och håller koll på förnyelsedatum.
7. ClickUp-mall för kundsupport
Du kan inte leverera bra kundupplevelser om din supportprocess är splittrad. Med ClickUp-mallen för kundsupport kan du omvandla varje inkommande meddelande, fråga eller klagomål till en organiserad uppgift som spåras, tilldelas och löses.
Du kan samla alla inkommande förfrågningar via ett formulär, automatiskt tagga ärenden baserat på brådskandehet eller ämne och vidarebefordra dem direkt till rätt teammedlem. Det stödjer en smidigare överlämning mellan support- och marknadsföringskontaktpunkter, vilket stärker din övergripande marknadsföringsstrategi för kundlivscykeln.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Omvandlar varje förfrågan till en organiserad, tilldelningsbar uppgift för fullständig översikt.
- Automatiska taggar och vidarebefordrar ärenden efter brådskandehet eller ämne till rätt teammedlem.
- Stöder konsekventa svar av hög kvalitet i alla kanaler
📌 Perfekt för: Hantering av komplicerade supportförfrågningar med anpassade statusar, teamuppdrag och deadline-spårning i kundframgångsprogramvara.
8. ClickUp-mall för kundnöjdhetsundersökning
Behöver du ta reda på hur nöjda dina kunder verkligen är med din service eller support? Du kan använda ClickUps mall för kundnöjdhetsundersökning för att samla in ärliga svar, upptäcka vad som fungerar och identifiera vad som behöver åtgärdas utan att behöva gå fram och tillbaka.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Skapa korta enkäter med både snabba betyg och öppna frågor för att förstå vad människor verkligen tycker om din support, dina tjänster eller dina produkter.
- Upptäck återkommande problem och framgångar med hjälp av vyer som Kunskapsbetyg och Respondents View, så att varje svar blir ett tydligt nästa steg.
- Utvärdera hur ditt team hanterade varje interaktion utan att behöva gräva igenom ärenden eller konversationer.
Det bästa av allt? Varje svar omvandlas till en spårbar uppgift, vilket hjälper dig att enkelt mäta KPI:er för kundupplevelsen.
📌 Perfekt för: Att samla in strukturerad feedback genom enkäter och mäta nöjdheten i kundrelationer.
9. ClickUp-mall för feedbackformulär
Du behöver inte leta efter spridda e-postmeddelanden eller vänta på uppföljningssamtal för att förstå vad någon tycker om din produkt eller tjänst. Med ClickUps mall för feedbackformulär kan du snabbt och organiserat samla in åsikter och omvandla dem till åtgärder.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
Denna mall för feedbackformulär hjälper dig att:
- Skapa ett enkelt formulär med anpassade fält som inköpsdatum, tjänsteleverantör, kundnivå och övergripande betyg.
- Ställ rätt kombination av frågor: stjärnbetyg, öppna kommentarer eller flervalsfrågor.
- Sortera och gruppera feedback automatiskt i tydliga vyer som rekommendationslista, feedbacktabell eller leverantörsrankningstabell.
Tänk till exempel på någon som nyligen köpt din tjänst men gett upplevelsen ett lågt betyg. Du kan omedelbart se deras nivå, leverantör och kommentarer samlade på ett ställe för att kunna kontakta dem, lösa problemet och lära av dem.
📌 Perfekt för: Team som samlar in öppna synpunkter för att hantera kundernas förväntningar och identifiera återkommande brister i servicen.
🔍 Visste du att? Recensioner är viktiga. Värde är viktigt. Tillsammans? Perfekt. En studie från 2023 visade att bra kundomdömen och positiv feedback + en känsla av att man inte slösar bort sina pengar = starkare lojalitet. I grund och botten handlar det om att få människor att känna sig smarta när de väljer dig.
10. ClickUp-mall för kundkontaktformulär
Med ClickUps mall för kundkontaktformulär kan du registrera alla frågor, funderingar eller önskemål och omedelbart vidarebefordra dem till rätt person.
Anpassa formuläret med fält som ordernummer, produktkategori eller anledning till kontakt för att säkerställa att varje inlämning kommer med den information som ditt team behöver.
En utmärkande funktion? Du kan automatiskt tilldela formulärinlämningar baserat på typ av ärende. Så frågor om fakturering går direkt till ekonomiavdelningen och tekniska frågor hamnar hos supporten. Det innebär mindre sorteringsarbete och bättre kundlojalitet genom snabb och relevant support.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Registrera varje förfrågan med anpassningsbara fält för fullständig kontext.
- Vidarebefordrar omedelbart förfrågningar till rätt team eller agent för snabbare svar.
- Varje kontakt blir en uppgift, vilket säkerställer att inget faller mellan stolarna.
📌 Perfekt för: Att registrera inkommande förfrågningar med kontaktuppgifter och vidarebefordra dem till rätt teknisk supportkö.
🧠 Kul fakta: Det första callcentret inrättades av ett brittiskt företag som använde ett system som kallades PABX (Private Automated Business Exchanges). Det gjorde det möjligt för företag att hantera stora volymer av kundsamtal.
11. Mall för produktfeedbackundersökning från ClickUp
Med ClickUps mall för produktfeedbackenkät tar det bara några minuter att starta en enkät som hjälper dig att:
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Ställ tydliga, fokuserade frågor som kunderna inte kan ignorera.
- Upptäck mönster i klagomål, önskemål om funktioner eller frustrationer.
- Spåra nöjdhetsbetyg och inlämningstrender över tid.
Låt oss säga att kunderna fortsätter att klaga på en klumpig utcheckningsupplevelse. Istället för att svara på varje enskild förfrågan kan du skicka ut denna enkät och få strukturerad feedback i stor skala. Du får relevanta detaljer som du kan använda för att motivera förändringar, inte bara en samling klagomål.
Med hjälp av detta verktyg för kundfeedback kan du se alla svar på ett ställe, sorterade efter produktbetyg, kommentarer och sentiment. På så sätt blir det enklare att veta vad som behöver åtgärdas först och vad som redan fungerar.
📌 Perfekt för: Att samla produktspecifik information för att prioritera funktioner, uppdateringar eller korrigeringar gör stor skillnad för kundhanteringen.
12. ClickUp-mall för incidentrapport
Om något går fel, till exempel en dataläcka, ett kontointrång eller en misstänkt inloggning, räcker det inte med en hektisk Slack-tråd. Med ClickUps mall för incidentrapportering kan du logga alla detaljer, hålla alla informerade och undvika upprepade misstag.
Denna uppgiftsmall skapar en särskild uppgift för varje incident, delar upp den i steg med hjälp av anpassade statusar och lägger till viktig kontext med hjälp av anpassade fält som Godkänd av, Incidentanteckningar och Stöddokument.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Loggar varje incident med detaljerad kontext, anpassade statusar och stödjande dokument.
- Tilldela uppföljningar och spåra lösningar för att förhindra upprepade misstag.
- Håller ditt team samordnat och informerat under kritiska situationer
📌 Perfekt för: Chefer och supportteam som dokumenterar större incidenter, tilldelar uppföljningar och lär sig av vad som gick fel.
🧠 Kul fakta: Humor (när den används på rätt sätt) kan göra kundinteraktioner minnesvärda. Ett lättsamt skämt eller en rolig, vänlig ton kan förvandla en rutinmässig supportchatt till något som kunderna faktiskt uppskattar – vilket gör det mer troligt att de kommer ihåg och rekommenderar varumärket.
Titta på den här videon för att förstå hur du använder AI i kundtjänsten:
13. Mallar för kundsupportsvar från Email Meter
Supportmejl är inte alltid lätta att skriva. Vissa är tidsbegränsade, andra kräver rätt balans mellan empati och tydlighet. Email Meter förstår det. Därför erbjuder de ett enda nedladdningsbart paket med 10 mallar för kundtjänstmejl som är utformade för att hjälpa dig att svara snabbare och hantera kundkommunikationen genom exempel på svar.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
Här är en närmare titt på två utmärkta mallar i paketet:
- Kunden behöver ett svar så fort som möjligt: Den här är för de brådskande e-postmeddelanden där kunden uppenbarligen är stressad. Den hjälper dig att hitta rätt ton – lugn, respektfull och lugnande – även om det mottagna meddelandet inte är artigt.
- Övergång från försäljning till kontohantering: Efter att affären har avslutats kan du använda den här mallen för att tacka kunden, presentera deras nya kontoansvarige och låta dem veta att du fortfarande finns tillgänglig för ytterligare frågor.
📌 Perfekt för: Snabbare svar med ett färdigt bibliotek med e-postsvar för vanliga scenarier.
14. Mallar för kundtjänstmeddelanden från Zendesk
Zendesks 30 e-postmallar för kundtjänst hjälper dig att hantera nästan alla vanliga (och ovanliga) supportsituationer utan att behöva skriva från grunden.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Lugna kunderna efter ett serviceavbrott
- Sälj mer utan att låta säljig
- Skicka påminnelser om förnyelse eller meddelanden om prisökningar utan att det blir pinsamt.
- Håll interaktionerna konsekventa när du byter teammedlemmar
📌 Perfekt för: Agenter och chefer som vill upprätthålla en konsekvent röst och ton för varumärket i alla e-postmeddelanden till kunder.
15. Mall för kundtjänstsvar via e-post från Medallia
Denna mallsamling från Medallia ger kundtjänstmedarbetare färdiga svar för de vanligaste och svåraste situationerna. Du kan kopiera, klistra in och anpassa valfri mall för att:
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Kommunicera effektivt med frustrerade kunder vars paket är försenade, felaktiga eller skadade, utan att behöva leta efter rätt ord.
- Förtydliga komplexa företagspolicyer eller faktureringsfrågor på några sekunder.
- Förvandla negativa telefon-/chattupplevelser till en andra chans med rätt ursäkt och en gest av välvilja.
📌 Perfekt för: Uppföljning av serviceupplevelser med en strukturerad mall för feedbackförfrågan.
16. Mallar för kundtjänstmeddelanden från Hiver
Dessa mallar är skapade för kundtjänstteam som vill svara snabbare utan att låta robotliknande. Varje mall löser en specifik situation i supportprocessen, så att ditt team kan hantera förseningar, misstag eller till och med avsked med tydlighet och självförtroende.
Med dessa mallar kan du lugna oroliga kunder med proaktiva uppdateringar, avsluta lösta ärenden med en personlig touch och mycket mer.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Levererar snabba, standardiserade svar utan att låta robotlikt.
- Täcker förseningar, misstag, avsked och mer med tydlighet och omsorg.
- Hjälper team att hantera stora volymer supportmejl på ett effektivt sätt
📌 Perfekt för: Att skicka snabba, standardiserade svar samtidigt som du hanterar stora mängder supportmejl.
17. Mallar för kundtjänstsvar från LiveAgent
LiveAgents färdiga mallar är skapade för dem som hanterar daglig kundkommunikation och underlättar arbetet med att skriva professionella svar.
Oavsett tonfall eller hur brådskande ärendet är finns det en mall som passar situationen.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Mall för automatisk e-postsvar: Bekräfta omedelbart mottagandet av ett meddelande och ange tydliga förväntningar på när kunden kan förvänta sig ett svar.
- E-postmall för svar till arga kunder: Lugna ner spända situationer med empati, ansvarstagande och försäkringar.
- Mall för svar på kundklagomål: Ta itu med problemen direkt, erbjud lösningar och visa kunden att du har lyssnat på dem.
📌 Perfekt för: Säljare som hanterar olika kundsituationer och behöver effektiva svar som täcker flera användningsfall.
🧠 Kul fakta: Den äldsta skriftliga kundklagomålet går tillbaka till 1750 f.Kr. i det antika Mesopotamien. En man vid namn Nanni skrev ett klagomål på en lertavla om att han hade fått fel kvalitet på koppar.
18. Mallar för kundtjänstsvar på sociala medier från LiveAgent
Om du hanterar kundfrågor på sociala medier vet du hur ofta samma frågor, klagomål eller komplimanger dyker upp. Svarar du manuellt på var och en? Det är tidskrävande, repetitivt och utmattande. LiveAgents mallar för kundtjänst på sociala medier kommer väl till pass här.
Dessa mallar är särskilt utformade för kundtjänstmedarbetare, supportteam och alla som hanterar onlineinteraktioner. De hjälper dig att svara snabbare utan att låta robotlik.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Professionella svar som hjälper dig att guida användare genom supportärenden eller felsökningssteg.
- Håll den positiva stämningen uppe med vänliga, uppskattande meddelanden.
- Bekräfta frustrationen, be om ursäkt på ett uppriktigt sätt och erbjud verkliga lösningar.
📌 Perfekt för: Att svara på kundfrågor på sociala plattformar med förskrivna svar i lämplig ton för förbättrad kundservice.
Erbjud enastående service med ClickUp
Bra kundservice kommer inte från förberedda svar.
Det kommer snarare från system som tillgodoser behoven hos ditt team, dina verktyg och dina kunder.
ClickUps mallar för kundtjänstsvar sticker ut här. De skapar ett helt anpassningsbart supportflöde med flexibla anpassade vyer, statusar och fält som är skräddarsydda efter ditt teams behov.
Vill du spåra högprioriterade ärenden i en Kanban-vy? Klart. Behöver du ett formulärbaserat intag för kundärenden? Enkelt.
Registrera dig gratis på ClickUp idag!
Vanliga frågor
1. Hur skriver man ett kundtjänstsvar?
Ett bra kundtjänstsvar ska vara snabbt, artigt, personligt, empatiskt och lösningsorienterat. Tilltala alltid kunden med namn, bekräfta deras problem, förklara lösningen och erbjud ytterligare hjälp.
Exempel:
Hej [kundnamn],
Tack för att du kontaktade oss angående [ärende]. Vi beklagar det besvär detta har orsakat. Här är vad vi kan göra för att hjälpa dig: [lösning/nästa steg]. Hör av dig om du har ytterligare frågor eller funderingar.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Ditt namn]
2. Vad är de 5 R:na inom kundservice?
De 5 R:na inom kundservice är:
- Respekt: Behandla alla kunder med värdighet och artighet.
- Svara: Svara snabbt och på ett lämpligt sätt på kundernas frågor.
- Lösning: Hantera och åtgärda kundernas problem på ett effektivt sätt.
- Försäkra: Ge kunderna förtroende för att deras frågor tas på allvar.
- Kom ihåg: Följ upp och kom ihåg tidigare interaktioner för att bygga relationer.
3. Hur ska jag svara på kundklagomål?
Använd en mall som bekräftar problemet, ber om ursäkt, förklarar lösningen och tackar kunden för feedbacken.
Mall:
Hej [kundens namn],
Tack för att du uppmärksammade oss på detta. Jag beklagar att du har haft problem med [beskriv problemet]. Vi tar din feedback på allvar och undersöker ärendet.
Här är vad vi gör för att lösa det: [förklara lösningen eller nästa steg].
Vänligen meddela oss om det finns något annat vi kan göra för dig. Tack för ditt tålamod och för att du ger oss möjlighet att rätta till situationen.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Ditt namn]
4. Vad är ett exempel på ett bra kundtjänstsvar?
Så här ser ett bra kundtjänstsvar ut:
Hej Sarah,
Jag beklagar att din beställning kom fram för sent. Vi strävar efter att leverera i tid och jag förstår hur frustrerande detta måste vara. Jag har återbetalat dina fraktkostnader och skickat en ersättningsbeställning med expressleverans, som bör komma fram inom två dagar.
Hör av dig om det är något annat jag kan hjälpa till med. Tack för din förståelse och för att du är en värdefull kund.
Med vänliga hälsningar, Alex