Landskapet inom sociala medier förändras ständigt. Det som fungerade igår kanske inte fungerar idag, och det som fungerar idag kanske inte fungerar imorgon. Därför är det viktigt att ha ett arbetsflöde för sociala medier som du kan lita på för att hålla din innehållsstrategi organiserad och effektiv.
Det finns ingen universallösning som passar alla företag, men det finns några tips som kan hjälpa dig att skapa ett arbetsflöde för sociala medier som fungerar för just dig. Här är åtta av dem som du kan använda för att skapa ett smidigt och framgångsrikt arbetsflöde för sociala medier.
Vad är ett arbetsflöde för sociala medier?
Ett arbetsflöde för sociala medier är ett system för att hantera skapandet, publiceringen och marknadsföringen av dina inlägg på sociala medier. Det sköts av olika medlemmar i teamet för sociala medier och omfattar alla steg som ingår i att skapa, förbereda, publicera och marknadsföra ditt innehåll, från idé till analys.
De bästa arbetsflödena för sociala medier är flexibla och anpassningsbara; de kan justeras efter behov för att passa den föränderliga situationen. De bör också vara lätta att använda och förstå, så att ditt team kan hantera sina uppgifter inom sociala medier så effektivt som möjligt.
Fördelarna med ett strömlinjeformat arbetsflöde för sociala medier
Det finns många fördelar med att ha ett arbetsflöde för sociala medier, bland annat:
- Effektiviserar processen för att skapa innehåll, vilket sparar dig värdefull tid
- Säkerställer att allt ditt innehåll är av hög kvalitet, felfritt och slagkraftigt
- Hjälper dig att bättre mäta resultaten av dina kampanjer i sociala medier
- Resursfördelningen blir mycket enklare
- Förhindrar överflödigt arbete och dubbelarbete
Innan vi går in på specifika metoder för arbetsflöden på sociala medier ska vi gå igenom några allmänna aspekter som du bör ha i åtanke för att komma igång:
- Håll det enkelt. Det sista du vill ha är ett invecklat, krångligt system som ingen förstår eller vet hur man använder. Håll ditt arbetsflöde för sociala medier så enkelt som möjligt så att det är lätt för alla i ditt team att använda
- Se till att det är flexibelt och anpassningsbart. Ditt arbetsflöde för sociala medier bör vara tillräckligt flexibelt för att kunna anpassas till den ständigt föränderliga världen av sociala medier och ditt team. Det bör vara enkelt att lägga till nya steg eller ta bort onödiga steg efter behov
- Automatisera där det är möjligt. Automatisering kan hjälpa dig att spara mycket tid och arbete när det gäller arbetsflödet för sociala medier. Leta efter sätt att automatisera repetitiva uppgifter, såsom att schemalägga inlägg eller skicka påminnelser
- Använd mallar för sociala medier . Arbetsflödesmallar kan hjälpa dig att spara tid genom att effektivisera processen för att skapa innehåll. Att skapa mallar för populära innehållstyper, såsom blogginlägg eller infografik, kan hjälpa dig att skapa ditt innehåll snabbare. Ett bra sätt att skapa mallar är att ta ditt befintliga innehåll, byta ut bakgrunden eller bilden och spara det för framtida bruk. Då får du en samling element som du kan experimentera med eller skapa utifrån
- Följ upp dina framsteg. Se till att du följer upp dina framsteg så att du kan se vad som fungerar och vad som inte gör det. Detta hjälper dig att finjustera ditt arbetsflöde och din strategi för sociala medier samt göra nödvändiga ändringar.
Nu när du har en allmän förståelse för arbetsflöden för sociala medier ska vi dyka in i specifika tips för att skapa ett arbetsflöde som fungerar för dig och ditt team.
8 tips för att skapa ett effektivt arbetsflöde för sociala medier
1. Fastställ roller och ansvarsområden
Det första steget i att skapa ett arbetsflöde för sociala medier är att fastställa vilka som ska vara delaktiga och vilka roller och ansvarsområden de ska ha. Detta hjälper dig att säkerställa att alla är överens och känner till sin roll och sitt bidrag i processen.
Här är några roller som kan samarbeta inom hanteringen av sociala medier:
- Sociala medier-ansvarig: Sociala medier-ansvariga har ansvaret för att sköta den dagliga driften av sociala mediekanaler, ta fram effektiva strategier för sociala medier och säkerställa ett smidigt arbetsflöde för teamet. Detta kan innefatta uppgifter som att publicera innehåll, svara på kommentarer och följa upp analysdata (även om detta, återigen, i hög grad beror på organisationen).
- Innehållsskapare: Denna roll är avsedd för dem som hjälper till att förverkliga innehållsidéer och skapa innehåll för marknadsföringsteam. Det behöver inte begränsas till just innehåll för sociala medier, eftersom de även kan återanvända annat innehåll, till exempel blogginlägg, för sociala medier. Ett exempel kan vara att dela upp ett blogginlägg i korta bitar för Instagram Stories.
- Community manager: En community manager ansvarar för att bygga upp en gemenskap. Det gör de genom att moderera konton på sociala medier, bidra till att skapa en stark närvaro på sociala medier och interagera med gemenskapen. De ansvarar för att bygga upp en god relation med målgruppen på flera plattformar, svara på kommentarer och meddelanden, hålla koll på negativ stämning och besvara frågor – allt medan de använder varumärkets röst.
- Designer: Designers skapar visuellt innehåll för inlägg på sociala medier och kan även vara delaktiga i inspelning och redigering av videor. För att uppnå större effektivitet måste en designer samarbeta i samklang med copywritern och innehållsskaparen, och i de flesta organisationer är dessa två roller mycket symbiotiska
- Analytiker: Analytikern ansvarar för att analysera resultatet av varje kampanj i sociala medier och marknadsföringsinsatser. Detta innefattar uppgifter som att följa upp nyckeltal, genomföra undersökningar, förse teamet med viktig data och skriva rapporter.
Alla dessa roller är inte relevanta för alla företag, så du måste anpassa ditt team efter dina specifika behov. När du har bestämt vilka som ska vara delaktiga är det dags att börja skapa ditt arbetsflöde för innehåll på sociala medier.
Optimera ditt arbetsflöde med AI-verktyg för sociala medier!
Hur är det med specifika situationer?
Det finns några specifika situationer som du kan behöva ta hänsyn till när du skapar ditt arbetsflöde för sociala medier. Här är några exempel:
- Om du arbetar med flera teammedlemmar måste du fastställa vem som är ansvarig för varje uppgift. Denna punkt förtjänar att upprepas eftersom många team inom sociala medier förbiser denna aspekt och inte lägger tillräckligt med fokus på att fördela ansvarsområdena.
- När du samarbetar med externa uppdragstagare måste du fastställa tydliga riktlinjer för deras arbete – deadlines, leveranser, förväntningar och så vidare. Dessa riktlinjer måste även omfatta sådant som varumärkets röst och ton. Få saker är mer tidskrävande och produktivitetshämmande än att ständigt behöva redigera och övervaka innehåll för att säkerställa varumärkeskonsistens
- Chansen är stor att du kommer att arbeta med flera sociala mediekonto, så du behöver skapa separata arbetsflöden för vart och ett av dem. Det innebär inte att du ska skapa ett heltäckande arbetsflöde för varje konto – utan att det måste ta hänsyn (ordvits avsedd) till de specifika egenskaperna hos varje sida. En kundsupportsida har inte samma krav som, till exempel, en varumärkessida
Hur är det med juridiska avdelningen, HR och andra intressenter? När bör de involveras?
Det här avsnittet handlar mer om godkännandeprocesserna än om arbetsflödet för sociala medier i sig, men det förtjänar ändå en egen förklaring.
Så, bör HR och den juridiska avdelningen vara delaktiga i ditt arbetsflöde? Det beror helt på organisationens storlek, de gemensamma målen för hela organisationen och innehållets omfattning. Om målet med innehållet är employer branding bör HR definitivt vara delaktiga från början tack vare sin expertis och kunskap om organisationen. Den juridiska avdelningen bör kopplas in för att säkerställa att innehållet är upphovsrättsligt säkert och juridiskt korrekt.
2. Planera i förväg: Bestäm vad du vill publicera och när
Nästa tips handlar om planering. Du bör ha en preliminär idé om vilken typ av innehåll du vill publicera och veta när du ska publicera det i god tid. Detta hjälper dig att hålla ordning, följa planen och vara väl förberedd.
För att göra detta behöver du skapa en innehållskalender. En kalender för sociala medier är ett verktyg som hjälper dig att planera och schemalägga ditt innehåll. Det kan vara något så enkelt som ett kalkylblad eller ett onlineverktyg som Google Kalender eller kalendervyn i ClickUp.
Använd ClickUps mall för innehållshantering för att skapa översikter över innehållskalendern för hela ditt marknadsföringsteam. Skapa specifika översikter för e-post-, sociala medier- och bloggteamet som alla kan använda separat, men som samtidigt ger insikt i den fullständiga innehållskalendern.
Vi kommer att gå in på detta senare i artikeln, så här är först några tips för att skapa en innehållskalender:
- Börja med att brainstorma idéer till innehåll för sociala medier. Det kan handla om blogginlägg, bilder, infografik eller videor
- När du har några idéer kan du börja fastställa tidsplanen och planera när du vill publicera dem. Tänk på saker som nyhetscykeln, helgdagar och andra händelser som kan påverka ditt innehåll
- När du väl har en plan kan du börja fördela uppgifter för att skapa innehåll och schemalägga inlägg i din sociala mediekalender samt annat visuellt innehåll. Detta kan innefatta att skriva blogginlägg, utforma bildmaterial för olika sociala plattformar eller spela in videor
- Se till att lämna lite utrymme i din kalender. Saker och ting förändras, och du kan behöva justera dina planer. Det är alltid en bra idé att lämna lite spelrum för händelser som du inte kände till. Anta att det är den 7 augusti och du får reda på att den 8 augusti är Internationella kattdagen, men kalendern är full av varumärkesinlägg. Du vill väl verkligen inte vara den där personen som måste göra allt möjligt för att klämma in några söta kattbilder mellan varumärkesinläggen, eller hur?
3. Utforma din strategi för sociala medier utifrån ditt arbetsflöde
Strategier för sociala medier utformas utifrån teamets arbetsflöde, inte tvärtom. I grund och botten måste du ta hänsyn till logistiska aspekter som innehållsskapande, distribution och övervakning innan du utformar en strategi. Anledningen är ganska enkel – på så sätt kan du skapa en strategi som är skräddarsydd efter ditt teams behov, styrkor och begränsningar.
Det mest grundläggande exemplet i detta sammanhang skulle vara att planera ett innehållsinitiativ med mycket visuellt material utan att ha den nödvändiga kapaciteten för att stödja det. Med ”kapacitet” menas inte nödvändigtvis X antal formgivare för Y antal visuella tillgångar. Tyvärr finns det ingen formel för detta. Det innebär också att samarbeta med textförfattare, redaktörer, godkännare och så vidare. Minns du den symbios mellan formgivare och textförfattare som jag nämnde tidigare? Den spelar en roll även här.
När det gäller några allmänna tips för att skapa en strategi för sociala medier utifrån ditt arbetsflöde bör du tänka på följande:
- Definiera dina mål: Vad vill du uppnå med din strategi för sociala medier?
- Analysera din målgrupp: Vem försöker du nå med din strategi?
- Välj rätt plattformar: Vilka sociala mediekanaler bör du fokusera på, och hur ska du använda var och en av dem för dina kampanjer på sociala medier?
- Skapa engagerande innehåll: Vilken typ av innehåll kommer att tilltala din målgrupp, och hur ska du skapa dina inlägg?
- Planera din distribution: Hur ska du nå ut med ditt innehåll på sociala medier till din målgrupp?
- Övervaka och justera: Hur ska du följa upp och mäta framgången för dina marknadsföringskampanjer på sociala medier?
Som en bra utgångspunkt visar bilden nedan några av de frågor du kan ställa dig själv när du utarbetar din strategi för sociala medier:
4. Lär känna dina sociala medieplattformar
När det gäller sociala medier finns det många olika plattformar att välja mellan. Varje plattform har sina egna styrkor och svagheter, så innan du börjar skapa innehåll för sociala medier måste du välja rätt plattform för din strategi.
Här är några saker att tänka på när du väljer en plattform för sociala medier:
- Mål: Vad vill du uppnå med din strategi för sociala medier? Konverteringar? Varumärkeskännedom? Leadgenerering? Om du till exempel siktar på att öka konverteringarna är Twitter kanske inte rätt plattform. Eller så är det det, beroende på vem du frågar.
- Målgrupp: Vem försöker du nå med din strategi för sociala medier? Befinner sig din målgrupp på Twitter eller LinkedIn? Eller kanske på Reddit?
- Innehåll: Vilken typ av innehåll kommer att tilltala din målgrupp? Infografik? Whitepapers? Blogginlägg? Infografik, whitepapers och blogginlägg delas som Instagram Stories
Det här tillvägagångssättet kommer att bespara dig en hel del huvudbry på lång sikt. Hur frestande det än kan vara att finnas överallt, finns det en gräns för hur mycket högkvalitativt innehåll ett team kan producera. Sprid inte ut dig för mycket – fokusera på ditt teams styrkor och de platser där du vet att din målgrupp befinner sig.
5. Använd ett verktyg för hantering av sociala medier för att schemalägga inlägg
Och nu kommer vi till en av de bästa delarna av vår blogg tittar framåt och märker att det återstår mer än hälften av artikeln – logistiken kring publicering på sociala medier!
Man kan säga att schemaläggning av inlägg är en av hörnstenarna i ett stabilt arbetsflöde för sociala medier, och det finns goda skäl till det. Det mest uppenbara skälet är att du på så sätt kan säkerställa att ditt innehåll är konsekvent och publiceras regelbundet. Det är ju helt logiskt, eller hur?
Planable för hantering av sociala medier
Vissa plattformar har visserligen inbyggd stöd för schemaläggning av innehåll, men det finns ändå starka skäl att använda ett dedikerat verktyg för hantering av sociala medier, som Planable. Anledningen är att ett schemaläggningsverktyg gör det möjligt att schemalägga inlägg för alla dina sidor på ett och samma ställe, istället för att logga in på varje plattform och göra detta manuellt.
Att schemalägga dina inlägg i förväg är dessutom ett utmärkt sätt att säkerställa att ditt innehåll är konsekvent och publiceras regelbundet. Det är dock viktigt att komma ihåg att du också bör vara beredd att publicera inlägg i realtid infoga anekdot om Internationella kattdagen.
Så, hur kan Planable hjälpa dig att skapa det perfekta arbetsflödet? På många sätt, men låt oss för tillfället fokusera på två: Planables godkännandesystem och samarbetsfunktioner.
Planable har fyra godkännandeprocesser (Ingen, Valfri, Obligatorisk och Flernivå) som är utformade för att passa team av alla storlekar. Detta godkännandesystem säkerställer att inget innehåll publiceras innan det är 100 % klart och att det når de relevanta beslutsfattarna innan det släpps ut i världen. Det kan göra skillnaden mellan att ett inlägg fastnar i godkännandeprocessen och att det publiceras i tid.
Sedan har vi samarbetsfunktionerna. Eftersom Planable efterliknar känslan och flödet i sociala medier visas feedbacken direkt bredvid de inlägg som behöver uppmärksamhet, i form av kommentarer och svar. Där kan du tagga teammedlemmar och kunder för att dela med dig av dina tankar och lägga upp material (bilder, texter – vad du än vill).
ClickUp för att effektivisera ditt innehållsarbete och följa upp kampanjer
Ett annat lika bra verktyg för att utveckla ett smidigt arbetsflöde för sociala medier är ClickUp. ClickUp är ett projektledningsverktyg som hjälper team att hålla ordning och vara effektiva. Det ger teammedlemmarna en plats där de kan följa sitt arbete, kommunicera med varandra och samarbeta kring projekt.
ClickUp erbjuder även verktyg för att hantera deadlines, tilldela uppgifter och följa upp framsteg. Med sina flexibla funktioner och sitt intuitiva gränssnitt gör ClickUp det enkelt att hantera alla typer av projekt, stora som små. Du kan också använda deras färdiga och anpassningsbara mallar för att förbättra ditt nuvarande arbetsflöde för sociala medier. Sammantaget är det ett utmärkt verktyg att använda tillsammans med Planable för att skapa ett vattentätt arbetsflöde för ditt team.
6. Hoppa inte över godkännandeprocessen
Det är viktigt att ha en godkännandeprocess på plats i ditt arbetsflöde för sociala medier. Detta gäller särskilt om du arbetar i ett team. Genom att ha ett konsekvent godkännandearbetsflöde kan du säkerställa att allt ditt innehåll håller hög kvalitet och är i linje med varumärket.
Det finns några saker att tänka på när du skapar en godkännandeprocess:
- Vem bör vara delaktig?
- I vilket skede bör godkännandeprocessen äga rum?
- Hur kommer godkännandeprocessen att hjälpa dig att uppnå dina mål?
Vem bör vara delaktig i godkännandeprocessen?
Svaret på den här frågan varierar beroende på ditt team och dina mål. Det finns dock några nyckelpersoner som alltid bör vara delaktiga:
- Innehållsskapare/textförfattare: Självklart, eller hur? Denna person bör vara delaktig i godkännandeprocessen för att säkerställa att innehållet uppfyller alla krav.
- En ämnesexpert: För att ge feedback om innehållets korrekthet. Särskilt användbart vid känsliga kampanjer där mycket står på spel eller när det finns stora mängder innehåll som ska publiceras och som kräver noggrann korrekturläsning.
- En korrekturläsare: Ser till att innehållet är felfritt och, i vissa fall, i linje med varumärket
- Den slutgiltiga beslutsfattaren (godkännaren): Den person som ser till att innehållet följer företagets riktlinjer och ger sitt godkännande till innehållet
7. Ha tydliga riktlinjer för inlägg
När det gäller sociala medier är det viktigt att ha tydliga riktlinjer för inlägg. Detta gäller särskilt om du arbetar i ett team. Genom att ha riktlinjer för inlägg kan du säkerställa att allt ditt innehåll är av hög kvalitet, följer företagets policy och återspeglar varumärkets ton.
Några saker att tänka på när du skapar riktlinjer för inlägg:
- Vilken röst/ton bör användas?
- Vilka ämnen bör tas upp?
- Vilken typ av innehåll bör publiceras?
- Hur ofta bör innehåll publiceras?
8. Överväg att använda arbetsflödesdiagram
Alternativt kan du också överväga att skapa ett flödesdiagram för sociala medier. Det fina med processdiagram är att de inte bara beskriver de uppgifter som ingår i en process (som en att-göra-lista med en början och ett slut), utan att de också kan hjälpa dig att visualisera data och inlägg på sociala medier, beslutsprocesser och till och med viktiga milstolpar i en given process.
Häftigt, eller hur?
Och visualisering är bara en av många fördelar. Denna dokumentation kan hjälpa alla inblandade att förstå processen och använda den som referens när det behövs för att påskynda arbetet.
Är du redo att få ditt arbetsflöde att ”fungera” för dig?
Ett arbetsflöde för sociala medier är (och bör alltid vara) en viktig del av varje strategi för sociala medier.
Kom ihåg att fastställa tydliga roller, ha tydliga riktlinjer och alltid utforma din strategi för sociala medier utifrån ditt arbetsflöde så gott du kan. Genom att följa dessa tips i kombination med verktyg för arbetsflöden på sociala medier kan du säkerställa att ditt team levererar innehåll snabbt utan att kompromissa med kvaliteten.
Mer specifikt handlar det om Planables starka fokus på hantering av sociala medier och effektivisering av samarbetsprocesser, samt ClickUps funktioner och mallar för projektledning inom sociala medier.
Lycka till med arbetsflödet!
Marco Guiliani är innehållsmarknadsförare på Planable och har expertis inom innehållsskapande, SEO och copywriting.