Distansarbetare känner väl till detta. Öppna din kalender så ser du flera Zoom-möten inplanerade under hela veckan.
Och låt oss vara ärliga, du kommer förmodligen inte att vara helt uppmärksam under alla möten, och inte heller komma ihåg allt som diskuteras.
Enligt en undersökning från Microsoft ägnar sig 42 % av mötesdeltagarna åt multitasking under en vanlig vecka.
Därför är det viktigt att göra – eller ha tillgång till – mötesanteckningar och inspelningar. Men vem kan både lyssna på talarna och anteckna allt korrekt och snabbt? Inte många av oss.
Men den här processen kan bli mycket enklare med rätt verktyg och några praktiska tips.
I det här inlägget visar vi dig hur du snabbt och enkelt kan göra anteckningar, inklusive sätt att automatisera processen. Inom kort kommer du att ha alla verktyg du behöver för att varje gång skapa detaljerade och användbara anteckningar från Zoom-möten.
⏰ Sammanfattning på 60 sekunder
- Zoom Notes är en funktion i Zoom som automatiskt skapar mötesanteckningar med hjälp av Zoom Companion.
- Zoom hjälper dig att transkribera möten och fånga upp viktiga punkter och åtgärder under samtal, vilket gör det enklare att hålla ordning på saker och ting
- Effektiv anteckning i Zoom består av tre steg. Innan mötet ska du planera viktiga punkter och sätta upp mål. Under mötet ska du göra tydliga anteckningar om viktiga ämnen. Efteråt ska du gå igenom och organisera dina anteckningar i uppgifter
- ClickUp Notepad hjälper dig att snabbt göra anteckningar under möten, medan ClickUp Docs låter dig skapa mer detaljerade inlägg och länka informationen till ditt arbetsflöde
- ClickUp Brain går ett steg längre genom att omvandla dina anteckningar till åtgärdspunkter och automatiskt lägga upp nästa steg
- Ett vanligt misstag är att skriva ner varje ord från mötet, vilket gör det svårt att hitta de viktigaste punkterna senare
- Att inte följa upp åtgärdspunkter kan också leda till missade deadlines, medan oorganiserade anteckningar är svåra att hitta
- Du kan undvika dessa misstag genom att fokusera på att sammanfatta viktiga punkter och beslut samt använda ClickUps kraftfulla funktioner för bättre organisation, sökbarhet och uppföljning av mötespunkter
Vad är Zoom-anteckningar?
Zoom Notes är en smidig funktion som ingår i den populära videokonferensplattformen och som låter dig skriva ner och dela anteckningar med andra under möten. Du kan skapa en ny anteckning eller öppna en befintlig medan du är i ett samtal. När anteckningen har delats kan alla delta och samarbeta för att fånga upp viktiga detaljer i realtid.
Det är inte allt – här kan du även skapa och dela dagordningar med ditt team! Och när mötet är avslutat kan anteckningarna enkelt formateras och delas med alla andra.
Det som är så bra med den här funktionen är att den är tillgänglig för alla användare på Zoom-plattformen utan extra kostnad.
💡Proffstips: Aktivera live-transkriptioner i Zoom-möten genom att klicka på knappen bredvid ”Spela in”. Detta genererar undertexter för alla talare. Du kan sedan använda transkriptionen för att skriva mötesprotokollet mycket snabbare.
Varför Zoom-anteckningar är en game-changer för produktiviteten
👉🏼 Redan 1885 introducerade den tyske psykologen Hermann Ebbinghaus glömskekurvan. Den visade hur nyinlärd information försvinner ur minnet om den inte förstärks.
Föreställ dig nu hur mycket information du får ta emot under en enda arbetsdag. Att förlita sig på minnet för att komma ihåg allt som diskuterades under ditt Zoom-samtal är en säker väg till katastrof. Därför är anteckningar ett måste!
Så här förenklar det arbetet och gynnar din produktivitet:
- Håller dig fokuserad och engagerad: När du skriver för hand eller på datorn lyssnar du inte bara – du bearbetar och sammanfattar också det som sägs, vilket gör det lättare att förstå och komma ihåg senare
- Skapar en tydlig dokumentation av mötesdiskussioner och planer: Anteckningarna klargör vem som gör vad och kartlägger nästa steg så att inget glöms bort
- Förbättrar kommunikation och samarbete: Delade anteckningar ser till att alla är på samma sida. Samarbete under möten minskar förvirring och gör det lättare att undvika missförstånd
- Främjar aktivt lärande: Att göra anteckningar förbättrar hur du bearbetar och förstår information. Det hjälper dig också att upptäcka viktiga punkter och samband samt stärker ditt kritiska tänkande
- Fungerar som en vägledning för framtida beslutsfattande: Anteckningarna samlar beslut, projektets framsteg och teamdiskussioner på ett och samma ställe. De kan även fungera som en värdefull resurs för att introducera nyanställda och förstå tidigare strategier
Så här automatiserar du anteckningarna i Zoom
Du kan automatisera anteckningsprocessen med AI-assistenten i ditt Zoom-konto.
Detta AI-baserade anteckningsverktyg ansluter sig till dina Zoom-möten eller webbseminarier för att automatiskt göra anteckningar. Det transkriberar samtalet medan du pratar och ger en detaljerad sammanfattning av diskussionen.
Verktyget kan identifiera vem som talar, spåra åtgärdspunkter och markera viktiga beslut i realtid.
Vissa Zoom-användare har dock ifrågasatt verktygets noggrannhet vid komplexa samtal. Även om det fungerar för enkla diskussioner har verktyget ofta svårt att hantera överlappande samtal, känna igen facktermer eller förstå branschspecifikt språk.
Det kan leda till att du lägger extra tid på att rätta till anteckningarna, vilket gör det nästan lika tidskrävande som att skapa dem manuellt från grunden.
Dessutom är det en mödosam process att söka efter just den information du behöver i Zoom Notes. Om du dessutom behöver använda den praktiska informationen måste du byta plattform och manuellt mata in allt i andra verktyg för innehållshantering.
Så varför inte börja där?
Som den universella appen för arbetet kombinerar ClickUp uppgifts-, dokument-, mötes- och kunskapshantering i en kraftfull, AI-stödd produktivitetsplattform.
Men hur kan du automatisera anteckningsprocessen med ClickUp?
Lyckligtvis erbjuder ClickUps kraftfullare inbyggda AI-assistent, ClickUp Brain, den perfekta lösningen.
Med ClickUps Zoom-integration kan du importera dina Zoom-mötesanteckningar till ClickUp och låta ClickUp Brain sköta resten. Det kan sammanfatta viktiga punkter, diskussioner och åtgärdspunkter med bara ett klick. Har du ont om tid eller har du en röstanteckning från mötet som du vill transkribera? Det kan det också göra.
Verktyget kan också anpassa ton, språk och kreativitet efter dina behov. Oavsett om du behöver översätta anteckningar för ett globalt team eller upprätthålla en enhetlig skrivstil kan det skräddarsys efter dina behov.
ClickUp Brain kan också omvandla dina anteckningar till konkreta uppgifter – men mer om det senare. Tills vidare kan du titta på den här instruktionsvideon om hur du använder AI för att göra mötesanteckningar.
Så här tar du effektiva anteckningar i Zoom
Att göra anteckningar handlar inte om att skriva ner varje enskilt ord som yttras under ett samtal. Tänk dig att behöva gå igenom sida efter sida från ditt timslånga möte! Tanken är att identifiera och markera åtgärdspunkter som du behöver arbeta med senare.
Visst, AI-anteckningar är till stor hjälp här. Men att aktivt ta anteckningar säkerställer också att du hänger med. Skriv ner och förstärk punkter som du kanske behöver förtydliganden om i slutet av samtalet. Eller anteckna helt enkelt frågor som du behöver diskutera vidare med ditt team. Låt oss se hur du kan göra detta på bästa sätt.
🧠 Kul fakta: Har du hört talas om Zoom-trötthet? Det är ett begrepp som beskriver den utmattning som orsakas av långa videosamtal. En viktig orsak till detta är det överdrivna kravet på att upprätthålla nära ögonkontakt.
Innan mötet
Som ung scout hörde du säkert ofta ”Var beredd”. När du gör mötesanteckningar kommer du att arbeta efter samma motto igen.
Här är några tips som hjälper dig att förbereda dig inför mötet:
- Börja med att noggrant gå igenom mötesagendan eller inbjudan för att förstå de viktigaste ämnena och målen. Om det inte finns någon, fråga arrangören om syftet med mötet
- Se till att din anteckningsapp är redo. Om du använder ett digitalt verktyg, testa det i förväg för att undvika problem under samtalet.
- Skapa en enkel mall före mötet med avsnitt som ”Punkter på dagordningen”, ”Viktiga punkter”, ”Åtgärder” och ”Frågor”. Detta hjälper dig att snabbt göra anteckningar under samtalet
- Kontrollera sedan din utrustning. Se till att din dator är laddad, att internetuppkopplingen är stabil och att du befinner dig på en tyst och väl upplyst plats. Stäng onödiga webbläsarflikar och appar för att undvika distraktioner
- Om mötet handlar om ett specifikt dokument eller material, gå igenom det innan mötet. Ladda ner eller skriv ut rapporter, presentationer eller annat material som du behöver för att få en bättre överblick
- Bestäm vad du vill få ut av mötet. Det kan handla om projektuppdateringar eller framtidsplaner, men att ha ett tydligt mål hjälper dig att göra rätt anteckningar
- Slutligen, förbered eventuella frågor som du vill ställa eller ämnen som du vill se till att tas upp
Under mötet
Hur effektivt du antecknar under mötet beror till stor del på vilken strategi du väljer. Några populära strategier är:
- Cornell-metoden (perfekt för dig som gillar en tydlig struktur och vill gå igenom anteckningarna senare): Du delar upp dina anteckningar i tre avsnitt – ett för de viktigaste punkterna och detaljerna, ett för nyckelord eller frågor och ett för sammanfattningen av mötet
- Rutmetoden (perfekt för alla som lär sig bäst visuellt): Du delar upp sidan i rutor, där varje ruta avser ett annat ämne eller en annan punkt, och fyller i dem allteftersom mötet fortskrider
- Strukturering (för dig som föredrar en steg-för-steg-metod): Du skriver dina anteckningar i form av en lista, använder rubriker för huvudämnen och lägger till detaljer som underpunkter under dessa
Men det räcker inte med att ha en strategi och skriva ner allt ord för ord – du måste aktivt fokusera på att lyssna och fånga upp de viktigaste idéerna, uppgifterna och besluten. Använd Zoom-genvägar, förkortningar eller symboler för att hänga med i samtalet.
💡Proffstips: Om det går för fort, tveka inte att be om en sammanfattning av mötet eller förtydliganden av viktiga punkter.
Efter mötet
När mötet är över är det dags att ordna och gå igenom dina anteckningar. Försök att gå igenom dem inom en timme medan detaljerna fortfarande är färska i minnet.
Här är en checklista över allt du behöver göra:
- Organisera dina anteckningar i ett tydligt och lättläst dokument
- Skriv om texten på ett överskådligt sätt och omvandla förkortningar till fullständiga meningar
- Markera viktiga punkter som beslut, uppgifter och deadlines
- Använd färger för att sortera informationen. Använd till exempel rött för deadlines och grönt för uppgifter
- Lägg till en sammanfattning med huvudpunkter, viktiga beslut och åtgärder med ansvar och tidsfrister
- Hantera dina anteckningar manuellt eller använd en digital plattform för att sortera dem efter projekt, datum eller team, och använd tydliga namn
Använda integrationer för förbättrad hantering av anteckningar
Dina anteckningar är avsedda att skapa tydlighet. Men att hantera dem manuellt kan snabbt förvandla den tydligheten till kaos. Undvik förvirring genom att koppla dina mötesanteckningar till dina befintliga produktivitetsprogram.
Naturligtvis kan du slippa besväret med att hoppa mellan flera plattformar med ClickUps allt-i-ett-plattform för produktivitet.
📮ClickUp Insight: Nästan 40 % av yrkesverksamma känner sig tvungna att följa upp åtgärdspunkter direkt efter varje möte.
Enligt en undersökning från ClickUp har de flesta människor för avsikt att följa upp möten, men lyckas inte med det. Anledningen? Åtgärdspunkterna är ofta utspridda och saknar översiktlighet eftersom de nuvarande kommunikationskanalerna är uppdelade mellan e-post (42 %) och chatt (41 %).
ClickUp underlättar övergången från diskussion till handling som den kompletta arbetsappen. Den samlar dina möten, anteckningar och uppgifter på en och samma plattform för ökad mötesproduktivitet!
Omvandla dina anteckningar till välorganiserade uppgifter med ClickUp
Det krävs fyra enkla steg för att förvandla dina statiska Zoom-anteckningar till något som ger resultat.
Steg 1: Börja med ClickUps Zoom-integration och gå direkt in i ett schemalagt möte (eller skapa ett nytt) direkt från de relevanta ClickUp-uppgifterna.
Steg 2:
- Gör mötesanteckningar manuellt under mötet med hjälp av ClickUp Notepad eller ClickUp Docs.
ClickUp Notepad är perfekt för att göra snabba anteckningar eller skapa checklistor. ClickUp Docs är däremot bättre för mer detaljerade anteckningar som innehåller dagordningar eller projektplaner.
Dessa dokument är lätta att redigera med ClickUps avancerade formateringsverktyg, som rubriker, punktlistor och numrerade listor, banners och tabeller. Dessa element förbättrar också läsbarheten i dina anteckningar. Det bästa av allt? Du kan dela dem med ditt team i realtid (och till och med redigera dem tillsammans), så att alla är på samma sida
- Få mötesprotokollet och inspelningen (om den är aktiverad) automatiskt i din uppgift när mötet är slut. Du kan till och med ställa in en automatisering i ClickUp för att meddela mötesdeltagarna när detta sker, så att alla får tillgång till allt mötesmaterial direkt.
När detta är klart kan du be ClickUps inbyggda AI-assistent, ClickUp Brain, att sammanfatta diskussionen och identifiera åtgärdspunkter från transkriptet utan att behöva dokumentera saker manuellt under mötet.
💡 Proffstips: Trött på att anteckna möten för hand? Det är dags att prova ClickUp AI Notetaker.
- Håll fokus på mötet medan viktiga punkter, beslut och åtgärder automatiskt sammanställs åt dig i ett överskådligt ClickUp Doc
- Omvandla samtal till åtgärder med AI-drivna sammanfattningar som synkroniseras direkt med dina uppgifter och dokument
- Dina mötesanteckningar blir omedelbart strukturerade, sökbara och kopplade till ditt arbetsflöde
Steg 3: Nu är det dags att skapa ClickUp-uppgifter och deluppgifter och tilldela dem till dina teammedlemmar (eller dig själv) för att följa upp åtgärdspunkterna. Markera helt enkelt en post i ditt anteckningsblock eller i Docs för att konvertera den till en uppgift, och lägg till en ansvarig person och ett förfallodatum.
Med ClickUp Brain integrerat i din uppgift kan du se ansvarsområden och deadlines direkt i dina anteckningar. Prioritera, följ upp framsteg och se till att inget faller mellan stolarna när det gäller arbetsuppgifterna.
Jag är ett stort fan av ClickUp. Den bästa funktionen (som ingen annan har) är att du kan spara alla dina anteckningar i Docs och att de är integrerade med Tasks… Så du kan markera en mening i ett dokument och högerklicka för att skapa en uppgift av den. Det här är jättepraktiskt när jag vill omvandla mina anteckningar från ett timslångt telefonsamtal till separata uppgifter… och jag behöver varken skriva om dem eller ens kopiera och klistra in dem.
Jag är ett stort fan av ClickUp. Den bästa funktionen (som ingen annan har) är att du kan spara alla dina anteckningar i Docs och att de är integrerade med Tasks… Så du kan markera en mening i ett dokument och högerklicka för att skapa en uppgift av den. Det här är jättepraktiskt när jag vill omvandla mina anteckningar från ett timslångt telefonsamtal till separata uppgifter… och jag slipper skriva om dem eller ens kopiera och klistra in dem.
Om du behöver hjälp finns det i ClickUps omfattande mallbibliotek flera mallar för mötesanteckningar som passar alla situationer.
Bonus: Kolla in dessa Zoom-memes för ett gott skratt!
ClickUp-mallar som underlättar dina möten
En av våra favoriter är ClickUp-mallen för mötesanteckningar. Från detaljerade veckosamtal till dagliga avstämningar hjälper den dig att hålla ordning på teammötena med särskilda avsnitt för dagordningar, anteckningar och åtgärdspunkter.
Du kan till och med lägga till bilder, länkar eller videor för att ge ytterligare sammanhang och se till att ditt samtal dokumenteras ordentligt.
Med ClickUp har du allt du behöver för möten och projekt på ett och samma ställe, vilket hjälper dig att hålla ordning och vara produktiv.
Ett annat alternativ du kan använda är ClickUps mall för mötesprotokoll. Den hjälper dig att skapa en anteckningsöversikt i form av undersidor för varje möte, så att inget faller mellan stolarna. Mallen är perfekt för nybörjare, så att alla i ditt team verkligen kan samarbeta utan att behöva gå igenom en inlärningskurva.
💡Proffstips: Om din arbetsplats använder Google Workspace finns dina dagordningar troligen i Google Docs. Du kan ta en titt på dessa kostnadsfria mallar för dagordningar i Google Docs för att komma igång.
Vanliga misstag vid anteckning i Zoom och hur du undviker dem
Även med rätt verktyg och förberedelser är det vanligt att man gör misstag under onlinesamtal som direkt kan påverka produktiviteten.
Men de flesta av dessa är lätta att åtgärda. Här är några vanliga misstag vid anteckning och hur du undviker dem.
- Att överbelasta dina anteckningar med onödiga detaljer kan göra det svårt att gå igenom eller agera utifrån dem. Istället för att försöka få med allt, fokusera på de viktigaste punkterna, besluten och åtgärderna.
- Att inte följa upp åtgärdspunkter efter ett samtal är ett vanligt problem. Gå igenom åtgärdspunkterna direkt efter mötet och tilldela dem till rätt personer
- Oorganiserade, svåråtkomliga anteckningar kan leda till förlorad information och slösad tid. Skapa ett tydligt system för att lagra dem, med enkla mappnamn och konsekventa etiketter
- Att göra flera saker samtidigt försämrar kvaliteten på dina anteckningar. Om du kollar e-post medan du är i ett samtal kommer du att missa viktiga detaljer. Håll fokus på mötet
- Att inte dela anteckningarna med rätt personer minskar deras värde och skapar förvirring. Skicka omedelbart anteckningarna till berörda parter efter ett samtal
Låt ClickUp sköta anteckningarna!
Att göra bra anteckningar är avgörande för att dina möten ska bli produktiva och att inget viktigt går förlorat. Zooms inbyggda verktyg har fungerat utmärkt för team över hela världen.
Men om du letar efter något ännu kraftfullare och mer exakt är ClickUp lösningen.
ClickUp hjälper dig inte bara med anteckningar utan integreras även med verktygen för projektledning, så att du direkt kan omvandla mötesanteckningar till uppgifter utan att behöva växla mellan olika appar. Från att sätta deadlines till att tilldela uppgifter och följa upp framsteg – ClickUp sköter allt.
Registrera dig för ett gratis ClickUp-konto idag och låt det hantera dina projekt och anteckningar på samma arbetsplats!