Med team över hela världen och yrkesverksamma som kan arbeta på distans varifrån som helst, kan du föreställa dig den moderna arbetsplatsen utan en plattform för videokonferenser som Zoom?
I takt med att arbetslivet förändras har Zoom blivit lika viktigt som kaffemaskinen. Det är också viktigt att veta hur man uppför sig under dessa möten – din virtuella etikett.
Att behärska Zoom-mötesetikett handlar inte bara om att vara artig. Det handlar om att främja en professionell, produktiv och i slutändan mer framgångsrik kommunikationsupplevelse för alla inblandade.
Bästa praxis som punktlighet och ögonkontakt är en del av den allmänna mötesetiketten, virtuellt eller på annat sätt. Men en videokonferensplattform kräver också att vi känner till några andra outtalade regler.
Vad är Zoom-mötesetikett?
Zoom-mötesetikett är en uppsättning riktlinjer för lämpligt beteende under videosamtal. Den täcker allt från din klädsel och bakgrund till hur du kommunicerar.
Att behärska dessa principer främjar en positiv och produktiv miljö och maximerar fördelarna med virtuella möten. ⭐
Tänk på Zoom-etikett som outtalade regler som skapar en respektfull, fokuserad miljö där alla känner sig hörda och idéer flödar fritt. Allt detta samtidigt som plattformens unika funktioner utnyttjas till sin fulla potential.
Vikten av Zoom-mötesetikett
Korrekt Zoom-mötesetikett är avgörande för att säkerställa effektiv och respektfull interaktion. Det minimerar distraktioner, främjar aktivt lyssnande och säkerställer tydlig, koncis kommunikation. Som ett resultat kan du förvänta dig bättre förståelse och samarbete inom teamet.
Här är några av fördelarna med att följa Zoom-etiketten:
- Ökad produktivitet: När alla följer fastställda regler blir mötena smidigare och diskussionerna mer fokuserade. Det leder till snabbare beslutsfattande och effektivare tidsanvändning 📈
- Ökad professionalism: Genom att vara uppmärksam på din klädsel och bakgrund och delta aktivt i samtalet kan du upprätthålla en professionell image. Att följa lämplig Zoom-etikett visar också respekt för de andra mötesdeltagarna.
- Positiv teamdynamik: Respektfull kommunikation och uppmärksamt beteende under virtuella möten främjar en känsla av tillit och kamratskap inom teamet, även när medlemmarna befinner sig långt ifrån varandra.
- Minskad stress: När alla följer fastställda riktlinjer minskar oron kring virtuella interaktioner, vilket skapar en mer bekväm och stressfri mötesmiljö för alla.
Med det i åtanke, låt oss titta på vad man inte ska göra under ett Zoom-samtal.
Vanliga misstag i Zoom-mötesetikett
Här är några vanliga fallgropar att undvika under ett virtuellt möte:
1. Multitasking
Att kolla e-post, surfa på sociala medier eller arbeta med andra uppgifter under ett möte är respektlöst och improduktivt. Var helt närvarande och engagerad i samtalet.
2. Ignorera bakgrunden
En rörig eller distraherande bakgrund kan ta fokus från konversationen. Välj en ren, neutral bakgrund eller använd virtuella bakgrunder om det behövs. Om detta inte är möjligt kan du sudda ut bakgrunden.
3. Dominera diskussioner
Att prata över andra, monopolisera uppmärksamheten eller avbryta hela tiden kan hindra deltagande och skapa en fientlig atmosfär. Öva på att lyssna aktivt och låt andra komma till tals.
4. Äta framför kameran
Även om det verkar ofarligt kan ljud från att tugga och svälja vara störande och avskräckande. Undvik att äta under videosamtal.
5. Att inte klä sig lämpligt
Opastklädsel får dig att se slarvig ut, oavsett mötets karaktär. Klä dig professionellt för dina jobbsamtal, även om du arbetar hemifrån.
6. Undvik att bryta ögonkontakten
Föreställ dig att du har ett samtal ansikte mot ansikte med någon utan att se dem i ögonen. Omöjligt, eller hur? Ändå glömmer vi ofta bort detta i virtuella möten och spenderar mer tid på att titta på vår egen bild eller på skärmen i allmänhet. Eller ännu värre – vi lämnar kameran avstängd.
Tips om etikett vid Zoom-möten för att främja effektiv kommunikation
Nu när vi har tagit upp fallgroparna följer här några praktiska tips för att navigera i Zoom-samtalens värld med elegans och effektivitet:
Förbered dig som ett proffs
Förberedelser inför mötet gör att du känner dig trygg och stressfri under mötet. Precis som du skulle förbereda dig inför en traditionell presentation eller styrelsediskussion, följ en professionell checklista som en del av din Zoom-mötesetikett. Detta är ännu viktigare för mötesvärdar.
- Tänk på din tidszon: Planera möten vid tider som passar alla deltagare
- Fastställ en agenda och dela material: Om du är värd, se till att du kommunicerar mötesagendan i förväg. Alla inbjudna måste förstå vad de kan förvänta sig och vilken roll de har i mötet. Det är lika viktigt att endast skicka inbjudningar till relevanta personer. Att bjuda in kollegor som inte behöver delta eller fatta beslut kan försämra möteskvaliteten. Om du har blivit inbjuden till ett Zoom-möte, läs noggrant igenom dagordningen och ställ frågor för att klargöra eventuella oklarheter före mötet.
- Testa din teknik: Kontrollera din utrustning och internetanslutning noggrant innan du ansluter till mötet för att undvika tekniska problem. Detta är viktigt för mötesvärden, men alla deltagare måste testa sina mikrofoner och kameror för att undvika störningar och förseningar.
- Hitta en lugn plats: Bakgrundsljud kan vara störande och distraherande. Välj en lugn plats utan avbrott så att du och dina kollegor kan fokusera på diskussionen.
- Kom i god tid: Sätt tonen genom att logga in några minuter före den schemalagda tiden.
- Håll det kort eller planera in pauser: Zoom-möten behöver sällan vara längre än 45–60 minuter. Om du behöver planera ett långt möte, planera in korta pauser så att deltagarna inte blir utmattade.
Bonustips: Skapa checklistor som du kan använda i hela teamet och spara dem som mallar med ClickUp Checklists.
Presentationer
Som värd är det ditt jobb att presentera dig själv och alla andra i början av mötet. Det hjälper till att förhindra långvariga pinsamma tystnader och förvirring.
Alternativt kan du uppmuntra deltagarna att presentera sig själva.
- Håll kameran påslagen: Som värd är det en etikettregel att ha kameran påslagen och mikrofonen aktiverad när samtalet börjar. Du leder mötet, så det är ohövligt att låta alla stirra på en tom rektangulär fläck på datorskärmen. Om du är inbjuden är det acceptabelt att ha kameran avstängd om de andra deltagarna också har kameran avstängd.
- Ställ in din miljö med en Zoom-bakgrund: Om du deltar i samtalet hemifrån, från ett kafé eller en annan plats än kontoret är det bäst att ställa in en mer professionell eller neutral virtuell bakgrund. Detta eliminerar distraktioner från rörelser eller människor omkring dig.
Var en uppmärksam deltagare
Lägg undan din telefon, stäng onödiga flikar och delta aktivt i konversationen. Visa intresse genom ansiktsuttryck och kroppsspråk, även om du inte är framför kameran.
- Tala tydligt och koncist: Uttala orden tydligt, undvik fyllnadsord som ”um” och ”uh” och håll dina inlägg koncisa och relevanta för det aktuella ämnet.
- Stäng av mikrofonen när du inte talar: Detta eliminerar bakgrundsljud och förhindrar oönskade ljudavbrott, vilket säkerställer ett smidigt samtalsflöde.
- Var medveten om ditt kroppsspråk: Håll en god hållning, undvik att röra dig och ha ögonkontakt med kameran (eller talarens namn). Att nicka, le och ha ögonkontakt (med kameran) visar att du lyssnar aktivt och är engagerad.
- Utforska funktioner som reaktioner och chatt: Reaktionsknappar ger dig ett acceptabelt sätt att uttrycka en åsikt eller ställa en fråga medan någon annan talar. Du kan till exempel "räcka upp handen" så att talaren vet att han eller hon ska pausa och ge dig ordet. Eller så kan du bekräfta en prestation eller en händelse med reaktionerna "klappa" eller "hjärta". På samma sätt är chattfunktionen ett utmärkt sätt att dela länkar och idéer utan att avbryta mötets flöde.
- Följ etiketten för skärmdelning: Skärmdelning är ett kraftfullt verktyg, men var uppmärksam på vad som syns. Stäng onödiga flikar och undvik att visa distraherande personliga filer.
- Följ etiketten för skärminspelning: Om du behöver spela in mötet för framtida referens, be alltid om tillstånd och ange ett giltigt skäl. Alla deltagare ska vara medvetna om att mötet spelas in och syftet med inspelningen.
Bonustips: Underskatta inte kraften i ett leende! Även om du är framför kameran kan ett äkta leende förmedla värme, engagemang och positiv energi, vilket skapar en trevligare och mer produktiv stämning under mötet.
Maximera mötets potential med tekniska uppgraderingar
Utforska olika Zoom-funktioner och integrationer, från omröstningar och grupprum till skärmdelning. Hitta verktyg som förbättrar dina möten och samtidigt tillgodoser dina specifika behov. Du kan till exempel använda ClickUp som ett omfattande verktyg för planering av möteskalendern .
ClickUp-kalendervy
Visa alla ditt teams möten, uppgifter och deadlines på ett och samma ställe med ClickUp Calendar View. Slipp växla mellan plattformar eller tappa bort viktiga datum. Du kan enkelt filtrera efter team, projekt eller individ för att fokusera på det som är relevant.
ClickUp-möten
ClickUp Meetings går utöver grundläggande videokonferenser genom att integreras sömlöst med projektledningsplattformen ClickUp.
Funktionerna inkluderar
- Centraliserad schemaläggning: För att bjuda in mötesdeltagare och hantera anmälningar inom ClickUp
- Automatiska påminnelser: För att få meddelanden i rätt tid och se till att alla håller sig till schemat
- Mötesanteckningar och åtgärdspunkter: För att fånga upp viktiga punkter och tilldela uppföljningsuppgifter direkt under samtalet
ClickUp Whiteboards
ClickUp erbjuder en inbyggd whiteboard-funktion som förvandlar ditt Zoom-samtal till en samarbetsyta. Brainstorma idéer, skissa diagram eller skapa tidslinjer i realtid och förbättra den visuella kommunikationen och engagemanget.
ClickUp-uppgifter
Använd den här funktionen för att omvandla åtgärdspunkter till genomförbara uppgifter inom plattformen. Detta effektiviserar kommunikationen, främjar ansvarstagande och håller alla på samma sida även efter att mötet har avslutats.
Avsluta på ett positivt sätt
Att avsluta på ett bra sätt handlar inte bara om att bocka av punkter på en lista. Lägg till personlighet eller humor (beroende på mötets ton) för att lämna ett bestående intryck.
Ett snabbt "Jag ser fram emot att se vad vi åstadkommer härnäst" eller ett gemensamt skämt kan väcka förväntningar inför framtida Zoom-möten.
- Värden lämnar sist: Låt deltagarna lämna mötet i sin egen takt och säga några avslutande ord innan de kopplar från. Det bästa är att värden lägger på efter att alla andra har lämnat mötet.
- Sammanfatta viktiga punkter och åtgärder: Sammanfatta kort diskussionen, lyft fram viktiga slutsatser och tilldela tydliga åtgärder med deadlines för att säkerställa att alla går därifrån med en känsla av mening och ansvar.
- Lämna utrymme för frågor: Innan du officiellt avslutar mötet, avsätt några minuter för eventuella sista frågor eller förtydliganden. Detta säkerställer att allas frågor besvaras och att deltagarna lämnar mötet med en positiv känsla.
- Lyft fram framgångar: Om mötet resulterade i framsteg eller genombrott, ta en stund att uppmärksamma den kollektiva insatsen och fira framgången. Detta stärker det positiva lagarbetet och motiverar till ytterligare samarbete
- Uttryck tacksamhet: Tacka dina kollegor för deras deltagande och tid. Det skapar en känsla av uppskattning och uppmuntrar till aktivt engagemang i framtida möten.
Bonus: Roliga isbrytare för Zoom!
Bonustips:
- Om det är möjligt, utnyttja momentumet från det aktuella mötet för att preliminärt boka nästa möte. Detta sparar tid i framtiden och visar på proaktivitet i projektledningen.
- Använd ClickUp Notes för att fånga upp viktiga punkter och åtgärdspunkter i realtid, så att alla snabbt kan referera till dem efter mötet
- Tilldela uppgifter direkt i ClickUp, ange deadlines och tilldela specifika ägare för uppföljningar
- Reflektera över din prestation och identifiera områden som kan förbättras. Talade du för snabbt? Var din bakgrund störande? Använd dessa insikter för att förfina din virtuella närvaro inför framtida möten
Utöver samtalet
Zoom-mötesetikett gäller även efter mötet. Det är viktigt att skicka mötesreferat och åtgärdspunkter omedelbart efter samtalet. Du bör också uppmuntra deltagarna att dela med sig av sina tankar och förslag inför framtida möten. ✏️
Bonustips: Dokumentera bästa praxis och regler för Zoom-möten. Dela dessa som riktlinjer i din organisation så att alla är på samma sida inför framtida videokonferenser.
Att föregå med gott exempel: Zoom-mötesetikett
I takt med att arbetsplatserna utvecklas har Zoom blivit vårt vardagsrum, konferensrum och till och med vår mötesplats för after work. Effektiv Zoom-etikett är en tvåvägskommunikation.
Genom att ta ansvar och behandla andra med respekt kan du bidra till en mer produktiv, engagerande och i slutändan mer framgångsrik virtuell miljö för alla.
Genom att ta till dig dessa Zoom-tips och utnyttja kraften i ClickUp är du på god väg att navigera i Zoom-mötenas värld med självförtroende och professionalism. 🎉 Ge dina Zoom-möten ClickUp-fördelen redan idag!