Hur du optimerar din interna kunskapsbas för ökad medarbetarproduktivitet och framgångsrik projektledning

Ett effektivt kunskapshanteringssystem är en organisations livsnerv – det är ingen överraskning. Oavsett om du centraliserar projektspecifika riktlinjer eller företagsövergripande policyer behöver du en organiserad bas för att lagra dina kunskapstillgångar och stödja teamen i alla processer.

Men den stora frågan är: Hur bygger man den bästa interna kunskapsbasen för sitt team?

Att skapa en välplanerad kunskapsbas kan vara en svår uppgift. Du måste till exempel fokusera på att presentera detaljerad och relevant information i din interna wiki samtidigt som du ser till att allt är tillgängligt och uppdaterat för flera intressenter. Det är en tidskrävande och ohållbar uppgift, även med de bästa verktygen för kunskapsbaser till ditt förfogande.

I den här artikeln utforskar vi begreppet interna kunskapsbaser i detalj och diskuterar stegen som krävs för att skapa en sådan. Vi presenterar också:

Vad är en intern kunskapsbas?

En intern kunskapsbas fungerar som ett uppdaterat informationsbibliotek som endast är tillgängligt för organisationens anställda. Det är en centraliserad kunskapsdatabas, helst med en sökfunktion, som gör det möjligt för anställda att hitta intern information om alla processer och tjänster som levereras.

En typisk intern kunskapsbaslagringslösning lagrar sådant som:

För att göra denna information lättillgänglig organiseras interna kunskapsbaser med hjälp av taggar, kategorier och andra typer av hierarkier. 📚

Intern vs. extern kunskapsbas

En intern kunskapsbas erbjuder en enda källa till information som stöd för dina anställda. En extern kunskapsbas har samma syfte, men riktar sig till dina kunder.

Externa kunskapsbaser är utformade för att fungera som ett självbetjäningsmedium för kunder, komplett med produktguider och lösningar på vanliga problem. De kan också användas av kundorienterade team för att ge mer praktisk support under samtal.

⭐ Utvalda mallar

Skapa en intern hubb som ditt team faktiskt kommer att använda. ClickUps mall för kunskapsbas håller allt – från instruktioner till SOP:er – snyggt organiserat och lätt att söka, så att ingen behöver gissa var informationen finns.

Få en gratis mall

Viktiga fördelar med en intern kunskapsbas

Att skapa en intern kunskapsbas underlättar snabbare introduktion av nya medarbetare och förbättrat teamsamarbete. Eftersom alla interna processer dokumenteras på ett och samma ställe behöver du inte lägga timmar på möten med nyanställda eller projektteam. Ge dem helt enkelt tillgång till din interna kunskapsbas så kan de utföra sina arbetsuppgifter utan att behöva slösa tid på att rådfråga andra.

Dessa tillgångar ger andra konkreta fördelar, bland annat:

Tips: Behöver du en genväg för att skapa en intern kunskapsbas eller wiki för mindre team? Använd ClickUp Team Docs Template för att samla all information som ditt team behöver på ett ställe.

Ladda ner den här mallen

Hur man skapar en intern kunskapsbas i 7 enkla steg

Att skapa och hantera en kunskapsbas är inte någon enkel sak. Till att börja med behöver du en tydlig organisation och åtkomstdesign, samt en smidig mekanism för att uppdatera dokument efter behov.

Att skapa en kunskapsbas är inte en process som passar alla, men vi har strömlinjeformat den till sju standardsteg nedan. För att illustrera detta har vi använt några verktyg och funktioner för kunskapsbaser som stöd för varje steg. 🌸

Steg 1: Skapa en skräddarsydd strategi för kunskapshantering

Innan du börjar bygga upp din interna kunskapsbas är det viktigt att ha en tydlig strategi som vägledning för processen. Skissa upp de viktigaste delarna av din strategi för kunskapshantering, till exempel:

Att planera dessa detaljer i förväg ger dig klarhet och sparar tid när du bygger upp kunskapsbasen. Det enklaste sättet att brainstorma din strategi är med digitala whiteboardverktyg som ClickUp Whiteboards .

Digitala whiteboards erbjuder vanligtvis en oändlig yta som hjälper dig att utforma din kunskapsstrategi tillsammans med dina teamledare. Med ClickUp Whiteboards kan du till exempel använda kopplingar, klisterlappar, färgade block och andra visuella element för att utforma informationsflöden och åtkomstnivåer som behövs mellan avdelningarna.

Steg 2: Välj rätt programvara för kunskapsbasen

När du har din strategi för kunskapshantering klar, välj lämplig programvara för kunskapshantering (KMS) för att genomföra dina planer.

Valet av verktyg för den interna kunskapsbasen beror på dina specifika behov, men här är sex funktioner som du bör se till att det finns:

Den goda nyheten är att de flesta kvalitativa kunskapsbasverktyg redan har dessa funktioner. Men om du letar efter något som har alla funktioner men ändå är prisvärt, välj ClickUp . Denna interna kunskapsbasprogramvara har även funktioner för projektsamarbete och uppgiftshantering, vilket gör den idealisk för team av alla storlekar och branscher.

Som en kunskapsbaslösning har ClickUp några utmärkande funktioner, bland annat:

Steg 3: Planera och skapa ditt innehåll

Har du valt din kunskapsbasprogramvara? Låt oss börja bygga en bra intern kunskapsbas. Börja med att skapa en plan för vad som ska skrivas och vilka teammedlemmar som ska göra det.

Stressa inte över att skriva alla dokument på en gång – börja med det viktigaste, till exempel:

Du kan använda ClickUp Docs för att både planera och skapa ditt innehåll. Ladda upp dina befintliga dokument till plattformen eller skapa nya från grunden. Ur ett operativt perspektiv kan du:

Formatera varje dokument med hjälp av formateringsfunktioner för rik text – lägg till omslagsbilder, tabeller, bokmärken, rubriker, underrubriker och mycket mer för att förbättra innehållets läsbarhet.

För att påskynda processen för att skapa innehåll kan du utnyttja kraften i ClickUps integrerade AI-verktyg, ClickUp Brain. Använd dess anpassningsbara rollspecifika uppmaningar för att snabbt generera dokument som projektbeskrivningar, teststudier och programvarukrav.

Du kan också använda ClickUp Brain för att optimera innehållet i din befintliga kunskapsbas vad gäller grammatik, ton och tydlighet. Dessutom säkerställer de inbyggda funktionerna Översätt och Sammanfatta att dina anställda lätt kan ta till sig innehållet.

Steg 4: Organisera ditt innehåll för att underlätta sökbarheten

När du har skapat ditt innehåll är det dags att organisera det så att det blir lätt att hitta. Tanken är att hjälpa alla att få tillgång till specifika artiklar genom att filtrera kunskapsbasen. Här är några sätt att göra detta:

ClickUp gör det möjligt att finjustera din kunskapsbas genom fler nivåer av hierarkier. Du kan skapa arbetsytor, mappar, filer, listor och andra underkategorier för att organisera och lagra dina kunskapstillgångar.

Du kan till exempel skapa en mapp för Projekt A eller en checklista för att slutföra Uppgift XYZ – dina medarbetare skulle intuitivt veta var de ska leta.

Andra sätt att organisera dina dokument är färgkodade taggar och prioritetsetiketter. Ditt team kan komma åt alla dokument på några sekunder med funktionen Universal Search.

ClickUp säkerställer också överlägsen organisation genom kapslade undersidor, vilket är idealiskt för att presentera dokument med flera underämnen. Dra och släpp helt enkelt underämnena under huvudsidan, som visas på bilden nedan:

Snabbtips: Du kan be ClickUp Brain att generera en innehållsförteckning för specifika mappar eller dokumentsatser, generera tabeller för snabbare organisering eller skapa röst-till-text-transkriptioner för skrivande eller indexering.

Steg 5: Implementera åtkomstkontroller för kunskapsbasen

När din interna kunskapsbas är organiserad och klar kan du rikta din uppmärksamhet mot tillgängligheten. Varje programvara har olika inställningar för att definiera behörigheter för kunskapsdelning. Du kan vanligtvis välja detaljerade visnings- och redigeringskontroller baserat på användarroller eller dokumentets plats.

Med ClickUp kan du till exempel anpassa både användar- och arbetsplatsbaserade kontroller. Du kan:

Du får också ett användarvänligt gränssnitt för att bjuda in gästanvändare att få tillgång till din kunskapsbas eller utvalda dokument via e-post. Ge dem behörighet att redigera och/eller endast visa beroende på vad du vill att de ska göra.

Steg 6: Granska din interna kunskapsbas

Utse en grupp granskare (kan vara nyckelpersoner från olika avdelningar) för att ge din interna kunskapsbas en sista finputs. De kan verifiera aspekter som:

Revisionsprocessen kan bli enkel med ClickUps omfattande funktioner för dokumentsamarbete. Ditt team kan använda tilldelade kommentarer, livechatt och verktyg för granskning av arbetsflöden inom plattformen för att kommunicera fel till dokumentbidragare och åtgärda dem omedelbart.

Steg 7: Granska och uppdatera den interna kunskapsbasen regelbundet

Skapa inte bara en intern kunskapsbas och glöm sedan bort den! En föråldrad kunskapsbas kan vilseleda dina teammedlemmar, så det är absolut nödvändigt att hantera och uppdatera den regelbundet.

Ett smart knep för att rensa upp i din kunskapsbas är att gallra bort dokument som du inte längre behöver, till exempel äldre policyer och föråldrade manualer för kundsupportteamet. På samma sätt kan du lägga till de senaste kunskapstillgångarna i basen och meddela berörda intressenter.

4 bästa metoder för att skapa en intern kunskapsbas

Nu när du känner till processen för att skapa en intern kunskapsbas kan du ta en titt på de fyra bästa metoderna som kan hjälpa dig att förbättra dess kvalitet och tillförlitlighet.

1. Använd mallar

Att bygga upp en kunskapsbas kan vara tråkigt och tidskrävande, särskilt om du börjar med ett tomt dokument. Därför förlitar sig produktiva team på mallar för kunskapsbaser för att skapa dagliga kunskapsbasresurser.

ClickUp har över 1 000 mallar som snabbar upp skapandet av dokument för olika användningsområden, inklusive företagspolicyer, SOP:er och projektriktlinjer. Det bästa är att du också får dedikerade mallar för att skapa interna och externa kunskapsbaser – våra favoriter är:

Dessa mallar har standardiserade, välformaterade strukturer och avsnitt – allt du behöver göra är att fylla i information som är relevant för ditt team. 😎

2. Samla in feedback från medarbetarna regelbundet

De flesta teamledare kan inte identifiera alla kunskapsluckor på egen hand. De måste ta hänsyn till sina medarbetares feedback och uppdatera kunskapsbasen för att hantera upptäckta problem, som kan vara allt från fler frågor till otydliga processer.

Ett sätt att samla in vanliga frågor från varje avdelning är att använda ClickUp Forms . Skräddarsy ett internt formulär med specifika frågor för att identifiera vad som fungerar och vad som inte fungerar. Analysera medarbetarnas svar enkelt i plattformens tabellvy, identifiera kunskapsluckor och planera sätt att åtgärda dem.

3. Fokusera på läsbarhet

Tänk på presentation och läsbarhet när du behandlar omfattande ämnen i den interna kunskapsbasen. Se först till att du skriver på ett språk utan jargong som är förståeligt för alla teammedlemmar. Om du till exempel förklarar kundanskaffningskostnad (CAC) för ett team som inte arbetar med marknadsföring, kan det vara bättre att använda hela termen istället för CAC.

Andra bästa praxis för skrivande och redigering för en kunskapsbaslösning inkluderar:

4. Använd analysverktyg

Vid första anblicken kan det verka malplacerat att använda analysverktyg för en kunskapsbas, men data är avgörande för att förbättra vad som helst. Användningsanalysen av din interna kunskapsbas kan hjälpa dig att upptäcka läsarmönster och dokumentera trender, till exempel:

Denna information kan hjälpa dig att optimera din kunskapsbas för slutanvändarna och öka produktiviteten när det gäller navigeringstider.

Avancerade metoder för moderna interna kunskapsbaser

Kunskapsbaser handlade tidigare om arkivskåp och indexerade dokument. Under de senaste decennierna har dock många avancerade metoder påverkat hur vi gemensamt skapar och navigerar i data.

Den samarbetsinriktade miljön i wiki eller intern kunskapsbasprogramvara

Framväxten av wikiprogramvara med samarbetsfunktioner har utan tvekan haft den största inverkan på hur kunskap hanteras och distribueras inom organisationer.

Genom att tillåta flera bidragsgivare blir det möjligt att skapa sammankopplade kunskapssidor snabbare och med större noggrannhet. Dessutom ger inbyggda knappar för att kontrollera redigeringshistorik och återställa ändringar bättre översikt över dokument som ändras snabbt.

Förutom att fungera som ett centralt arkiv för företagsdata har modern wiki-programvara också skapat möjligheter för större kunskapsskalbarhet i organisationer. 🗄️

AI:s inverkan på kunskapshantering

Införandet av generativa AI-verktyg har avsevärt förändrat hur kunskap skapas och delas via interna kunskapsbaser. AI-verktyg som Scribe och ClickUp Brain förkortar processen för att skriva, formatera och granska kunskapsdokument.

Dessutom, istället för att tillhandahålla en lista med sökresultat, svarar många AI-drivna kunskapsbasprogram nu direkt på läsarnas frågor baserat på innehållet som finns tillgängligt i kunskapsbasen.

Du kan till exempel använda ClickUp Brain som en AI-kunskapshanterare. Det är ett neuralt nätverk som fungerar som ett arkiv för dina dokument, uppgifter och team i din arbetsyta – dina anställda kan ställa frågor direkt till det för att hämta svar från företagets kunskapsbas. Till exempel:

Kunskapsbaser baserade på internetforum

Allt fler interna kunskapsbaser innehåller ett diskussionsforum där medarbetarna kan utbyta idéer om ett dokument. Detta gör det möjligt att snabbare identifiera problem och spontant klargöra oklarheter kring vissa kunskapsområden. Det ger också en kommunikationskanal för medarbetarna att bättre förstå logiken bakom SOP:er och bästa praxis som beskrivs i kunskapsbasen.

Realtidsredaktörers roll i moderna kunskapsbaser

Realtidsbaserade textredigerare för samarbete som ingår i modern intern kunskapsbasprogramvara har revolutionerat hur du skapar och redigerar innehåll.

ClickUp gör det till exempel möjligt för flera medarbetare att redigera ett dokument i realtid. Dessa redigerare hjälper dig att skapa kunskapsbaser på rekordtid tack vare teamets insatser. Detta har varit en game changer för dokument med medarbetare från flera avdelningar. Istället för arbetsflöden med flera steg för skrivande och granskning kan du arbeta live med alla intressenter och undvika fel eller överflödigt arbete.

Maximera teamets effektivitet med ClickUp: den bästa programvaran för kunskapsbaser

Genom att se till att alla är på samma sida är en intern kunskapsbas en viktig förutsättning för att säkerställa organisationens effektivitet. Dessutom, i takt med att företagen blir alltmer digitaliserade, avgör kvaliteten på din kunskapsbas hur snabbt du kan utbilda medarbetarna och minska deras inlärningskurva.

Lyckligtvis finns det verktyg som ClickUp som effektiviserar hela processen med att bygga upp och hantera en kunskapsbas. Registrera dig gratis idag och driv din organisation mot kunskapsdriven produktivitet och effektivitet. 💃