Hur man använder projektredovisning: Viktiga principer, processer och tips för projektteam

Bara för att kassan ringer betyder det inte att varje projekt är en succé. Ett projekts ekonomiska resultat handlar inte bara om intäkterna. Du måste ta hänsyn till faktorer som budget, slutförandetid och relativa fördelar för att mäta framgången.

Nu kommer den miljonfrågan: Hur sorterar man effektivt ut vinnare och förlorare? Genom att implementera ett balanserat projektredovisningssystem, förstås.

Föreställ dig följande: tvivelaktiga intäkter, budget som spårar ur och inga konkreta uppgifter om faktiska kostnader – det är en mardröm för både projektredovisare och projektledare. Projektredovisning fokuserar på att förvandla dessa ekonomiska problem till ekonomisk framgång genom att skapa ordning i den dagliga intäktsverksamheten! 🥳

Vi är här för att förklara projektbaserad redovisning och visa hur det kan förändra ditt företag. Inga krångliga termer – bara tydliga insikter om:

Vad är projektredovisning?

Du kanske är bekant med allmän finansiell redovisning, men projektredovisning är något helt annat. Enkelt uttryckt handlar det om att spåra projektets ekonomi i alla skalor för att mäta lönsamheten för ett jobb. Du får spåra kostnadsställen och vinster för enskilda projekt i ditt företag.

Till skillnad från allmän redovisning, som ger en översikt över ett företags övergripande finansiella ställning, går projektredovisning in på detaljerna i varje projekts finansiella hälsa. Den mikroskopiska översikten låter dig se de intrikata detaljerna som annars skulle kunna gå förlorade i den bredare bilden av dina finansiella rapporter. 🔬

Som företagare letar du alltid efter metoder för att öka projektens lönsamhet, och projektredovisning gör just det möjligt. Genom att hålla koll på varje projekts utgifter och intäkter kan du avgöra vilka initiativ som är mest lönsamma och vilka som bör ses över, förfinas eller till och med överges.

Dessutom kan du, med en detaljerad förståelse för hur pengar spenderas och tjänas in på varje projekt, snabbare förutse potentiella kassaflödesproblem, planera resurshanteringen mer effektivt och fatta välgrundade beslut om framtida projekt.

Bonustips: Du kan nu använda ClickUp för att hantera projektets ekonomi och få full insikt i lönsamheten för dina projekt. Från att spåra projektbudgeten till att hantera betalningsfrister – sköt allt från en enda plattform. 🤠

Projektredovisning: Principer att följa

Genom att tillämpa noggrant utvärderade principer för projektredovisning kan du säkerställa ett smidigare arbetsflöde och bättre ekonomisk förvaltning för din portfölj. Här är de fem viktigaste principerna att följa:

Varför är projektredovisning viktigt?

Funderar du fortfarande på varför du ska införa projektredovisning? Här är fyra stora fördelar som du får tillgång till när du implementerar systemet.

1. Detaljerad översikt över dagliga utgifter

Projektredovisning gör det möjligt att spåra både dagliga och kumulativa projektkostnader för specifika hierarkier över avdelningar och kostnadsställen. Med en realtidsradar för varje utflöde är det otroligt enkelt att göra intelligenta resursallokeringar och andra ledningsbeslut och ligga steget före eventuella hinder.

2. Exakta och realistiska projektbudgetar

Projektredovisning hjälper till att identifiera potentiella kostnadsbesparingar och gör det möjligt för chefer att göra justeringar i projektbudgetarna under resans gång, vilket säkerställer en effektiv resurshantering.

Budgeterade data och jämförelser med faktiska siffror hjälper dig också att göra mer exakta finansiella prognoser, samt att lägga bud med tillförlitliga uppskattningar för framtida projekt. Och när det gäller prissättningen av dina produkter och tjänster är projektredovisning ditt hemliga vapen för att förbli konkurrenskraftig och lönsam utan att överskrida budgeten. 💸

3. Finansiell rapportering i realtid

Du kan generera omfattande finansiella rapporter för varje projekt, vilket ger intressenterna – som kanske inte alltid förstår komplexiteten i projektredovisningsarbetet – en kristallklar bild av projektets resultat. Rapporterna är vanligtvis jämförande, vilket gör det möjligt att spåra finansiella skillnader och hitta besparingspotential på ett meningsfullt sätt.

Denna nivå av transparens stärker dina professionella relationer, särskilt med kunder, och höjer ditt rykte som en pålitlig och trovärdig affärsenhet. Det är ett strategiskt drag som går utöver siffror och visar ditt engagemang för finansiell integritet. 🌼

4. Bättre kontroll över kostnader och projektfakturering samt minskad risk för misslyckanden

Projektredovisning är din biljett till kontrollerade finansiella transaktioner och faktureringslogistik. Det hjälper dig att hålla dig uppdaterad om till exempel materialbeställningar eller betalningsfrister. Allt fungerar som ett urverk och risken för att projektet spårar ur minskar avsevärt.

Hur man implementerar ett framgångsrikt projektbaserat redovisningssystem: 7 steg

Att investera tid och resurser i projektredovisning och implementera det noggrant kommer att ge dig mångdubbelt tillbaka. Dessutom är det din guide till att ta reda på vilka kunder och projekt som är de verkliga vinnarna eller vilka ineffektiva processer som kostar dig stora pengar. Det enda problemet för de flesta projektledare är: Var ska jag börja?

Vi har delat upp den vanliga projektredovisningscykeln i sju steg. Läs vidare, testa dem och se själv hur rätt projektredovisningsprocess kan förändra ditt sätt att hantera projektets ekonomi. 🔥

Steg 1: Definiera projektredovisningsbehov och välj din projektredovisningsprogramvara

Det första steget, och kanske det viktigaste, är att skapa en solid grund genom att definiera dina projektredovisningsbehov. Tänk på det som hörnstenen i en byggnad – utan den kanske strukturen inte klarar tidens tand.

Samla projektteamet för denna övning, inklusive nyckelpersoner som projektledaren, projektredovisaren och avdelningscheferna. Tillsammans kan ni:

Om du letar efter projektledningsprogramvara med inbyggda funktioner för hantering av projektredovisning och revisionsuppgifter kan du överväga ClickUp. Från att sätta upp mätbara projektmål till att fördela resurser inom tids-, personal- och budgetramar – det är en helhetslösning med redovisningsverktyg som är perfekta för både nya och erfarna projektledare!

Eftersom detta steg fokuserar på att skapa en projektplan, varför inte börja med ClickUps mall för projektförslag för redovisning? Denna mall är din guide för att lägga upp vad, när och hur för ett visst projekt. Den hjälper dig att precisera exakt vilken avkastning eller vinstmarginal du siktar på att uppnå och fastställa regler för projektredovisning. ✍️

Steg 2: Upprätta en funktionell projektredovisningsplan

När du har fastställt dina projektredovisningsbehov är det dags att utarbeta en lämplig plan som överensstämmer med dem. Tanken är att anpassa dina projektredovisningssystem till ditt företags övergripande ramverk för finansiell redovisning. Besvara frågor om skatte- och rättsliga konsekvenser, skatteöverlappningar och reservfonder.

Börja planera ekonomin för dina projekt på rätt sätt med ClickUp Accounting Suite. Den innehåller över 1 000 mallar som passar för redovisnings- och projektteam. 😍

Om du till exempel vill samarbeta med teammedlemmarna om din redovisningsplan kan du använda ClickUps mall för redovisningsverksamhet. Den färdiga strukturen kan användas för att organisera och spåra verksamheten inom enskilda projekt, vilket gör det enkelt att centralisera dina redovisningsuppgifter.

Andra fördelar med ClickUp är:

Det är viktigt att investera i bra programvara, men den måste passa din plånbok. Lyckligtvis är denna projektledningsprogramvara som ett par stretchbyxor – den växer med dig! Och det bästa är att den kommer med gratis, plånboksvänliga och anpassningsbara företagsplaner.

Steg 3: Fastställ projektkostnaderna med noggranna uppskattningar

Tro det eller ej, men noggrann budgetering och kostnadsberäkning utgör grunden för effektiv projektledning och säkerställer att ditt projekt förblir ekonomiskt lönsamt och hållbart. Så här gör du:

Lättare sagt än gjort, men vi hjälper dig även med den ”gjorda” delen. ClickUps mall för budgetförslag fungerar som din finansiella GPS. Den delar upp projektkostnaderna i mindre delar, så att du och dina intressenter får en tillförlitlig finansiell färdplan. 🛣️

Steg 4: Definiera intäkter

Alla företagsprojekt ger inte pengar direkt. Vissa projekt, som att förenkla ett tidkortssystem, ger inte ens pengar direkt, men de banar väg för en större vinstmarginal i framtiden. Å andra sidan kan projekt som att bygga ett hus, anlägga en väg eller skapa en ny mjukvaruprodukt generera intäkter som täcker kostnaderna inom en definierad tidsram.

När det gäller att få betalt för projekt varierar intäktsredovisningen – och ditt projektredovisningssystem måste anpassas efter det. Vissa projekt betalas när arbetet är klart, medan andra följer kostnadsmetoden och registrerar delbetalningar allteftersom arbetet fortskrider.

Det är klokt att fastställa tydliga regler för när du får betalt och när du faktiskt räknar pengarna som intäkter – gör detta innan du startar projektet. 💲

Du kan spåra intäkter och tillväxt för enskilda projekt med ClickUps mall för spårning av KPI för intäktstillväxt. Skapa kopior av denna mall och anpassa den med unika intäktsredovisningsstilar och prestationsriktmärken.

Steg 5: Ställ in realtidsuppföljning av kostnader och tid

Varför ska du implementera realtidsuppföljning av kostnader och tid? Svaret är enkelt: för att säkerställa att allt håller sig inom budget och tidsplan. Du kommer att kunna identifiera oförutsedda kostnader eller förseningar så snart de uppstår, vilket gör att du kan vidta snabba åtgärder för att projektet ska lyckas.

Du kan använda ClickUp Project Time Tracking för att spåra arbetstimmar, separata tidrapporter och utgifter och få en aktuell översikt över projektets framsteg. ⏳

För ett ännu snabbare sätt att hålla koll på dina utgifter, kolla in ClickUp-mallen för projektkostnadshantering. Låt oss säga att du hanterar projektkostnadsredovisningen för ett byggprojekt. Denna mall gör det enkelt att spåra projektkostnader för olika saker som material, arbetskraft, tillstånd och utrustning. Se hur din budget håller i realtid och uppdatera den vid prisökningar och liknande förändringar.

Steg 6: Skapa regelbundna projektrapporter

Projektredovisning liknar managementredovisning: du måste förstå vad siffrorna representerar och hur de påverkar projektets framgång. Med inbyggda rapporteringsalternativ i ClickUp är det enklare att få numeriska och visuella rapporter för olika projektparametrar, inklusive teamresurser och budgetspår. Använd dessa insikter för att förbättra dina projektredovisningsrutiner, öka effektiviteten och öka lönsamheten. 💯

Två ytterligare tips:

Behöver du hjälp? Med ClickUps mall för projektrapportering kan projektledaren zooma in på de områden som behöver lite extra uppmärksamhet genom att måla upp en detaljerad bild av högnivå-KPI:er och den övergripande prestandan. Det hjälper dig att hålla koll på viktiga element som projektuppgifter, utgifter och kvarstående uppgifter.

Steg 7: Identifiera potentiella problem och vidta korrigerande åtgärder

Låt inte samlade data ligga oanvända, utan analysera dem direkt. Använd dem för att identifiera trender, prognostisera resultat och identifiera risker för att projektet inte ska kunna slutföras. Håll utkik efter potentiella problem som kan störa projektets ekonomi. Det kan handla om allt från kostnadsöverskridanden och förseningar till oförutsedda behov av resursallokering.

Låt oss säga att några av dessa scenarier blev verklighet. Hur skulle du hantera dem? ClickUp kan förbättra din problemhantering med:

Var proaktiv här, eftersom snabba korrigerande åtgärder kan mildra eventuella negativa effekter på projektets lönsamhet.

Bästa praxis för projektredovisning

Bästa praxis för projektredovisning kretsar kring effektiva projektledningsprocesser, kontroller och rutiner när problem uppstår. Det finns några bästa praxis som du kan följa när du fattar beslut om prissättning, anbud, kontraktsprocesser och kontraktsbestämmelser. Målet är att förbättra utvecklingen av kontroller och dokumentation.

Här är några viktiga bästa praxis att följa:

Håll en värdeplan (SOV)

För projektredovisning inom ingenjörsföretag bör du upprätthålla en detaljerad SOV som beskriver kostnaden för olika arbetsdelar i ett slutfört kontrakt. Detta möjliggör en transparent beräkning av färdigställandegraden.

Granska mötesprotokoll och framstegsrapporter

Granska regelbundet mötesprotokoll och lägesrapporter för att upptäcka avvikelser från det ursprungliga avtalet och varna ditt redovisningsteam om detta.

Föredra evidensbaserade kostnadsrapporter

Håll regelbunden koll på projektrapporteringen, särskilt kostnadsrapporterna, för att säkerställa att det inte finns några finansiella transaktioner som saknar stöd. Använd dokument för begäran om information (RFI) för att åtgärda informationsluckor i planer, kontrakt, dokument eller specifikationer när det behövs.

Var uppmärksam på ändringsorder

Ändringsorder som signalerar ändringar i den ursprungliga arbetsbeskrivningen kan förvirra hela teamet och leda till störningar i projektbudgeten och avbrott i arbetet. Utveckla en plan för ändringsorder så att projektledarna kan justera varje kostnadsställe noggrant.

Granska alltid arbetstimmar och underleverantörsfakturor.

Granska regelbundet dokumentationen av arbetstimmar, helst varje vecka, för att säkerställa att den stämmer överens med projektprognosen. Kontrollera att alla fakturor från underleverantörer avser godkända kostnader.

Se över projektets tidsplan med jämna mellanrum.

Räkna om projektets tidsplan regelbundet, med utgångspunkt från uppgiftsnivån och vidare till den övergripande projektnivån och makronivån (företagsomfattande), så att tidsplanerna stämmer överens med förväntningarna.

Använd ClickUp för att stödja projektbaserad redovisning

Att implementera projektredovisning är ett måste för att tjänstebaserade företag ska kunna blomstra. Det främjar transparens och ger projektledare den insikt som behövs för att optimera den finansiella prestationen och uppnå långsiktig projektsuccé.

Projektredovisningsprogramvara, som skiljer sig från traditionella finansiella redovisningssystem, är en beprövad metod för tjänsteföretag att förbättra resursutnyttjandet.

Både revisorer och projektledare hanterar en mängd olika uppgifter, ofta med hjälp av en rad separata verktyg. Men genom att registrera dig på ClickUp kan du hantera allt smidigt på en enda, omfattande projektledningsplattform! 😎