Conquistar mais trabalho deveria ser emocionante. Mas se você já conseguiu um cliente dos sonhos, adicionou mais alguns projetos e imediatamente sentiu um frio na barriga, já sabe o que vem a seguir.
A entrega aos clientes pode ficar confusa rapidamente.
A equipe é talentosa. O serviço é excelente. A receita está crescendo. Mas, nos bastidores, o trabalho parece mais difícil do que deveria ser. Os detalhes dos projetos ficam espalhados por conversas de texto. Os documentos estão enterrados em unidades de armazenamento e caixas de entrada. Alguém está sempre atrás de uma atualização no Slack. Ninguém se sente totalmente confiante de que a ferramenta que está consultando reflita a realidade.
Ouço constantemente versões dessa mesma frustração por parte de fundadores e líderes de operações:
- O conhecimento sobre o projeto está na cabeça das pessoas
- A comunicação existe tecnicamente, mas ninguém sabe onde
- O espaço de trabalho se torna um depósito de lixo em vez de um sistema
- As equipes deixam de confiar no que veem porque as informações estão incompletas ou desatualizadas
- Os líderes gastam tempo demais procurando atualizações que deveriam ser fáceis de encontrar
Quase todas as conversas começam da mesma maneira:
“Precisamos que você conserte nosso ClickUp.”
Mas eis o que aprendi após anos de trabalho de implementação: o ClickUp quase nunca é o problema. O problema geralmente é que não há regras claras sobre como os serviços são prestados, então todos improvisam à medida que avançam.
Essa é a mudança que este fluxo de trabalho foi criado para resolver.
Neste artigo, vou mostrar como uso os campos personalizados por tipo de tarefa no ClickUp para separar o contexto do projeto das ações da tarefa, manter a entrega ao cliente organizada e criar um painel no qual realmente confio.
Quando o crescimento torna a entrega ao cliente mais complexa
O crescimento expõe os pontos fracos dos sistemas de entrega.
Um fundador me disse isso recentemente de uma forma que não consigo parar de pensar:
“Preciso levar esta agência a um ponto em que possamos crescer de forma responsável de 30 para 40 ou 50 clientes sem que tudo desmorone.”
Esse é o verdadeiro objetivo.
Não é um espaço de trabalho mais bonito. Não são mais status. Não são mais painéis apenas por terem painéis.
O objetivo é o crescimento responsável.
Mas muitas empresas de serviços se deparam com o mesmo obstáculo:
- Os detalhes dos clientes ficam em mensagens antigas
- O escopo fica em uma proposta que ninguém consegue encontrar
- Os documentos do projeto ficam no Google Drive, no Dropbox ou na caixa de entrada de alguém
- Os detalhes do negócio ficam no HubSpot
- As tarefas de entrega ficam no ClickUp
- As atualizações são feitas no Slack
- As decisões importantes ficam na memória de alguém
Isso cria uma caça ao tesouro.
Quando alguém pergunta: “Onde está o contrato?”, “Isso está dentro do escopo?” ou “No que preciso trabalhar esta semana?”, a resposta não deve exigir cinco ferramentas, três threads no Slack e uma pequena crise existencial.
A solução começa com uma estrutura clara.
Sobre mim: Arquiteta de Operações e Entusiasta da Produtividade
Sou Jacqui Myslinski, uma arquiteta de operações que ajuda fundadores de empresas de serviços B2B a entender por que a entrega aos clientes parece mais difícil do que deveria ser.
Passei quatro anos implementando o ClickUp antes de ter um grande momento de revelação: para cada empresa que diz precisar de correções no ClickUp, geralmente há problemas operacionais mais profundos a serem descobertos primeiro.
Essa constatação mudou completamente a minha forma de trabalhar.
Atualmente, ajudo empresas consolidadas do setor de serviços a identificar o que está prejudicando a entrega aos clientes, definir as regras de como o trabalho deve ser realizado e projetar sistemas que apoiem o crescimento sem entrar em colapso.
Também sou uma perfeccionista em recuperação, viciada em processos e nerd em produtividade. Então, sim, adoro um bom painel. Mas só se os dados por trás dele forem realmente úteis.
Por que “Consertar nosso ClickUp” geralmente é o diagnóstico errado
Quando a entrega ao cliente começa a parecer desorganizada, as equipes costumam culpar a ferramenta.
Eu entendo. Se suas tarefas estão desatualizadas, os painéis parecem errados e ninguém confia no espaço de trabalho, é tentador dizer que a ferramenta não funciona.
Mas, na maioria dos casos, a ferramenta está mostrando o verdadeiro problema: a forma como o trabalho é realizado não foi definida com clareza suficiente.
Se não houver regras sobre como os serviços são prestados, cada um preenche as lacunas de maneira diferente. Isso significa que:
- Uma pessoa armazena o contexto nos comentários das tarefas
- Outra pessoa mantém tudo no Slack
- Outra pessoa coloca isso no Google Drive
- Um gerente acompanha os detalhes em uma planilha
- O fundador ainda mantém a versão real em sua cabeça
Nesse ponto, o ClickUp não é o problema. O ClickUp é apenas o lugar onde a falta de regras operacionais se torna visível.
É por isso que não começo adicionando mais recursos. Começo separando o que pertence ao nível do projeto do que pertence ao nível da tarefa.
Você ainda não conhece os campos personalizados por tipo de tarefa no ClickUp?
Os campos personalizados do ClickUp permitem adicionar informações estruturadas a tarefas, listas, pastas e espaços. Você pode acompanhar detalhes como tipo de serviço, contato do cliente, fase do projeto, pilha de tecnologias, horas estimadas, link do contrato ou categoria de trabalho.
Os tipos de tarefa do ClickUp permitem que você defina diferentes tipos de trabalho dentro do seu espaço de trabalho. Isso é importante porque nem todas as tarefas precisam das mesmas informações.
Um projeto de cliente precisa de um contexto geral. Uma tarefa de cliente precisa de detalhes de execução.
Ao combinar campos personalizados com tipos de tarefa, você pode exibir as informações certas no nível certo de trabalho. Isso mantém seu espaço de trabalho mais organizado e facilita para a equipe saber o que pertence a cada lugar.
Para o meu fluxo de trabalho de entrega aos clientes, utilizo dois tipos de tarefa principais:
- Projeto do cliente: a tarefa no nível do compromisso que armazena contexto, links, escopo, funções e informações do cliente
- Tarefa do cliente: A tarefa de nível de execução que acompanha o trabalho que precisa ser feito
É essa separação que faz todo o sistema funcionar.
O exemplo ruim: quando todas as tarefas contêm todos os campos
Antes de mostrar meu fluxo de trabalho, vamos falar sobre o que geralmente dá errado.
Imagine um espaço de trabalho em que a tarefa principal seja um projeto completo. Ela possui campos úteis como orçamento, custo, variação, prazo, fase e responsável. Até aí, tudo bem.
Mas então você abre uma subtarefa como “Revisar o plano de gestão de segurança” e todos esses mesmos campos continuam lá.
Agora, a pessoa responsável pelo trabalho precisa parar e pensar:
- Devo preencher esses campos de orçamento?
- Esses campos estão corretos para esta subtarefa?
- Devo ignorá-los?
- Alguém já os atualizou?
- Por que estou vendo dados no nível do projeto em uma ação no nível da tarefa?
É assim que os espaços de trabalho ficam sobrecarregados.
As pessoas não confiam no sistema porque ele solicita informações que não deveriam estar lá.
É por isso que gosto dos campos personalizados por tipo de tarefa. O objetivo é simples: mostrar às pessoas o que elas precisam, quando precisam e onde precisam.
A eficiência está na simplicidade.
Minha solução: separar projetos de clientes das tarefas dos clientes
A maior mudança no meu fluxo de trabalho foi separar o contexto do projeto das ações no nível das tarefas.
Um projeto e uma tarefa têm funções diferentes.
Um projeto deve responder às perguntas gerais. Uma tarefa deve indicar a alguém o que fazer a seguir.
Isso parece óbvio, mas a maioria dos espaços de trabalho desorganizados ignora isso.
Meu fluxo de trabalho de entrega usa dois tipos de tarefa:
- Projeto do cliente para contexto de nível de engajamento
- Tarefa do cliente para trabalhos de execução
Essa diferença muda a experiência de todos.
O projeto define o contexto. A tarefa define a ação.
O que deve constar em um projeto de cliente
Um projeto de cliente deve responder às perguntas de que preciso rapidamente.
No meu fluxo de trabalho real de entrega aos clientes, a tarefa no nível do projeto inclui campos como:
- Tipo de serviço
- Horas do projeto
- Fase do projeto
- Contato principal do cliente
- ID do espaço de trabalho do cliente
- Pilha de tecnologias do cliente
- Pasta do Google Drive
- Negócio da HubSpot
- URL do roteiro, da proposta ou do contrato
- Líder de projeto
- Gerente de contas
- Líder técnico
- Responsável pelo mapeamento de processos
- Responsável pela gestão de mudanças
Essas são as informações de que preciso como gerente de projetos.
Por exemplo, quando estou ajudando uma empresa a implementar o ClickUp, raramente ele é a única ferramenta que eles usam. Preciso saber se eles estão usando o Google Workspace, produtos da Microsoft, Dropbox, Salesforce, HubSpot, Teams ou Outlook.
Eu costumava esquecer e perguntar de novo. Isso parecia ridículo. Então, agora mantenho a pilha de tecnologias no nível do projeto.
O mesmo vale para o escopo.
Se um cliente pede algo extra e eu não consigo lembrar se isso está incluído, não fico vasculhando e-mails. Abro o projeto, clico no URL do roteiro ou do contrato e obtenho a resposta em segundos.
Esse único campo me poupa de uma verdadeira caça ao tesouro.
O que deve constar em uma tarefa do cliente
As tarefas devem se concentrar na execução.
Uma tarefa do cliente deve me informar:
- O que precisa ser feito
- Quem é o responsável
- Quando é o prazo
- Esteja pronto para trabalhar em
- A que categoria de trabalho isso se refere
- Quanto tempo resta
- Para quais clientes ou projetos isso é válido
É aí que as tarefas, os campos personalizados e os tipos de tarefa do ClickUp atuam em conjunto.
Em vez de sobrecarregar cada item com todos os campos possíveis, eu personalizo os campos com base no tipo de trabalho que está sendo realizado.
Isso proporciona à equipe uma experiência mais organizada. Além disso, torna o espaço de trabalho muito mais fácil de manter à medida que o volume de clientes cresce.
Como o ClickUp se tornou o índice para meu trabalho de entrega aos clientes
O verdadeiro valor dessa configuração é que o ClickUp se torna o índice para o restante do trabalho.
Grande parte do caos operacional decorre de um problema simples: as informações existem, mas estão espalhadas por muitas ferramentas.
Talvez o contrato esteja em uma ferramenta de propostas. Talvez os documentos de apoio estejam no Google Drive. Talvez os detalhes do negócio estejam no HubSpot. Talvez o contexto esteja enterrado em uma sequência de mensagens que ninguém quer revisitar.
Em vez de fingir que essas ferramentas não existem, eu as conecto de volta ao projeto no ClickUp.
Dessa forma, o ClickUp se torna o ponto de partida.
Veja o que isso possibilita:
- Posso ir direto do projeto para a pasta de documentos compartilhados
- Posso abrir o contrato, que é a fonte de verdade, sem precisar pedir a ninguém para reenviá-lo
- Posso confirmar rapidamente o contexto do negócio quando surgem dúvidas sobre o escopo
- Posso parar de interromper meus colegas de equipe com mensagens do tipo “Onde fica isso mesmo?”
- Posso manter o contexto do projeto visível sem precisar copiar tudo manualmente
O ClickUp é o centro. É o índice de tudo o que acontece em torno do trabalho.
Essa é a diferença entre ter ferramentas e ter um sistema operacional. Quando os links, campos e padrões são criados de forma intencional, o ClickUp não compete com o resto da sua pilha de ferramentas. Ele a organiza.
Como eu uso funções, tags e links para acabar com a caça ao tesouro
Um centro de entregas para clientes funciona melhor quando as pessoas podem responder a perguntas rotineiras sem precisar perguntar a ninguém.
Para mim, isso significa que funções, tags e links precisam estar visíveis onde o trabalho é realizado.
No nível do projeto, quero ver imediatamente a equipe de entrega:
- Líder de projeto
- Gerente de contas
- Líder técnico
- Responsável pelo mapeamento de processos de negócios
- Responsável pela gestão de mudanças
Isso me ajuda a entender quem está trabalhando no projeto sem precisar abrir cinco subtarefas.
Ele também oferece suporte a automações e agentes posteriormente. Se as funções no nível do projeto estiverem claras, as subtarefas podem ser atribuídas com mais facilidade com base no tipo de trabalho.
As tags me ajudam a organizar meu próprio trabalho de execução.
Meu fluxo de trabalho pessoal inclui uma tag que eu adiciono assim que uma tarefa está realmente pronta para ser trabalhada. Essa tag também categoriza o tipo de trabalho.
Por exemplo:
- Configurações
- Acompanhamento de clientes
- Preparação para reuniões
- Mapeamento de processos
- Perguntas a responder
Se eu tiver quatro configurações para fazer, posso agrupá-las. Se precisar me preparar para reuniões ou responder às perguntas dos clientes, também posso agrupar esse trabalho.
Isso reduz a alternância de tarefas e me ajuda a manter o foco, em vez de ficar pulando entre tarefas não relacionadas o dia todo.
Dica profissional: Comece definindo claramente as funções antes de automatizar as atribuições. Se o sistema não souber quem é responsável por cada parte do trabalho, as automações só vão espalhar a confusão mais rapidamente.
Como meu painel mostra o que precisa de atenção esta semana
Um bom painel não deve apenas ter uma aparência impressionante. Ele deve ajudar você a decidir em que trabalhar a seguir.
Quando a estrutura está organizada, os painéis do ClickUp se tornam muito mais úteis, pois os dados por trás deles são consistentes.
É aí que esse fluxo de trabalho realmente começa a valer a pena para mim.
A pergunta que estou sempre tentando responder é simples:
O que eu realmente preciso fazer esta semana?
Para responder a isso, uso filtros de Tipo de Tarefa, tags e visualizações baseadas no tempo para classificar o trabalho ativo de uma forma que corresponda à maneira como realmente trabalho.
As visualizações de painel nas quais mais confio
As visualizações que mais uso incluem:
- Uma visualização agrupada por cliente para que eu possa ver o trabalho no contexto
- Uma visualização agrupada por tag de ação para que eu possa agrupar trabalhos semelhantes
- Acompanhamento de tarefas em aberto filtrado para mostrar apenas as tarefas dos clientes
- Trabalhos atrasados, para que eu possa identificar riscos antes que se tornem uma emergência
- Trabalhos previstos para as próximas duas semanas, para que eu possa me planejar com antecedência
- Trabalho concluído na semana atual para que eu possa acompanhar o progresso
As perguntas do painel que essa configuração me ajuda a responder
Meu painel me ajuda a responder:
- O que está em aberto no momento?
- Quanto tempo de trabalho ainda preciso reservar esta semana?
- O que está atrasado antes da minha próxima reunião com o cliente?
- O que está previsto para as próximas duas semanas?
- O que foi feito recentemente?
- Qual cliente precisa de atenção primeiro?
Essa última parte é mais importante do que as pessoas imaginam.
Um painel útil não mostra apenas o que está atrasado. Ele também exibe o trabalho concluído, o que dá a todos uma noção mais clara do andamento do projeto.
Como eu uso campos de fórmula para planejar a semana
Um dos meus cartões de painel favoritos usa uma fórmula com o Tipo de Tarefa do cliente.
Isso me mostra quanto trabalho ainda está pendente, agrupado por cliente.
Isso é importante porque eu planejo minha semana com base no tempo real, não em impressões.
Se eu perceber que um cliente tem várias tarefas em aberto com uma hora e meia de trabalho restante, posso reservar esse tempo antes da minha próxima reunião. Se algo estiver atrasado, sei onde concentrar meus esforços primeiro.
Isso transforma o painel em uma ferramenta de planejamento, e não apenas em uma ferramenta de relatórios.
Um painel não deve ser um museu de gráficos. Ele deve ajudar você a agir.
Dica profissional: Crie cartões de painel com base nas perguntas que você realmente faz todas as semanas. Se um cartão não ajudar você a decidir o que fazer a seguir, provavelmente ele deve estar em outro lugar.
Por que essa configuração simples funciona melhor do que uma sofisticada
A eficiência desse fluxo de trabalho vem da simplicidade, não da adição de recursos supérfluos.
Adoro um sistema detalhado. Sou capaz de complicar demais as coisas. Mas, enquanto preparava esse fluxo de trabalho, fiquei pensando: “Será que isso é simples demais?”
Então percebi que a simplicidade é o que importa.
É tentador continuar adicionando mais campos, status, exceções e regras especiais. Mas quanto mais complicado o sistema fica, mais difícil é para a equipe segui-lo de forma consistente.
Essa configuração mantém o foco no que realmente importa:
- Os campos do projeto ficam nos projetos
- Os campos de tarefa ficam nas tarefas
- Os links remetem aos sistemas de suporte
- As funções e a responsabilidade são visíveis à primeira vista
- Os painéis apresentam relatórios com dados claros e bem estruturados
- As tags ajudam a agrupar tarefas por tipo de ação
- Os campos de fórmula oferecem suporte ao planejamento semanal
Quando sua equipe sabe onde cada coisa deve ficar, ela deixa de adivinhar.
E quando deixam de adivinhar, o trabalho flui mais rápido e com muito menos atritos.
Conclusão principal: O sistema funciona porque é simples o suficiente para inspirar confiança. Um espaço de trabalho complicado pode parecer impressionante, mas um espaço de trabalho claro é que acaba sendo usado.
Como criar seu próprio centro de entregas para clientes no ClickUp
Se sua equipe já superou a fase de “basta me enviar uma mensagem se precisar de algo”, essa é a mudança que eu recomendaria fazer primeiro:
Defina o que deve ficar no nível do projeto. Defina o que deve ficar no nível da tarefa. Em seguida, use o ClickUp como o centro que conecta todo o fluxo de trabalho.
Veja por onde começar:
- Escolha um fluxo de trabalho de entrega para o clienteEscolha o fluxo de trabalho que gera mais confusão, dúvidas ou necessidade de acompanhar o status.
- Crie tipos de tarefa separados para o contexto do projeto e o trabalho de execuçãoUse um tipo de tarefa para projetos de clientes e outro para tarefas de clientes.
- Defina campos no nível do projetoAdicione o contexto necessário de forma rápida, como serviço, fase, contato principal do cliente, pilha de tecnologias, ID do espaço de trabalho, link do contrato, pasta compartilhada e propriedade da função.
- Defina campos no nível da tarefaMantenha as tarefas de execução focadas no que precisa ser feito, em quem é o responsável, na data de vencimento e na quantidade de trabalho restante.
- Adicione links diretos para ferramentas de referência Vincule pastas do Google Drive, negócios do HubSpot, contratos, propostas e planos de ação a partir da tarefa do projeto.
- Use tags para agrupar tarefas por tipo de açãoAgrupe tarefas semelhantes para que você possa manter o foco.
- Crie um cartão de painel que responda a uma pergunta real sobre o planejamento semanalComece com uma pergunta simples como: “No que preciso trabalhar esta semana?”
- Aperfeiçoe somente depois que a equipe começar a usarNão crie todos os campos que você possa precisar algum dia. Crie apenas o que seu fluxo de trabalho atual realmente utiliza.
Você não precisa de uma configuração mais complicada. Você precisa de uma mais clara.
E, assim que a caça ao tesouro acabar, a expansão fica muito mais fácil.
Pronto para acabar com a caça ao tesouro nas entregas aos clientes?
Um sistema de entrega ao cliente bem organizado oferece mais do que apenas um espaço de trabalho arrumado. Ele proporciona à sua equipe um sistema no qual ela pode confiar.
Em vez de ficar atrás de atualizações, procurando links e tentando adivinhar o escopo, você pode abrir o ClickUp e saber o que precisa, onde precisa e quando precisa.
É isso que os campos personalizados por tipo de tarefa permitem.
Eles ajudam você a colocar as informações certas no nível certo de trabalho, para que seus projetos mantenham o contexto e suas tarefas permaneçam focadas na execução.
Se você for tirar uma lição deste fluxo de trabalho, que seja esta:
Suas ferramentas não são o problema. O que você precisa corrigir primeiro é a sua forma de trabalhar.
Depois de definir as regras, fica muito mais fácil confiar no ClickUp, usá-lo e expandi-lo.
E se você estiver pronto para criar um sistema de entrega para clientes no qual sua equipe possa realmente confiar, comece com o ClickUp.