Por que equipes inteligentes tomam decisões piores à medida que crescem

A ciência organizacional por trás da perda de contexto empresarial e como escapar dela.

Tenho um grande interesse em como as informações circulam dentro das equipes desde meus dias de doutorado em sociologia. Naquela época, era algo acadêmico — quando uma equipe eficiente cresce de 5 para 50 e depois para 500 pessoas, algo começa a quebrar:

As pessoas acabam entrando em silos. Os tomadores de decisão são pegos de surpresa. Sinais óbvios só aparecem em retrospecto.

Essa curiosidade me acompanhou até o cargo de operador. Depois de expandir equipes de startups modestas para ambientes da Fortune 500, vi o mesmo padrão se repetir várias vezes. Para ser franco: por que equipes inteligentes tomam decisões piores à medida que crescem?

Para responder a essa pergunta, vamos começar com dois estudos fundamentais sobre comportamento organizacional.

Estudo 1: Lacunas estruturais preenchidas por acaso

Trinta anos atrás, o sociólogo Ronald Burt mapeou como as informações fluem dentro das organizações. O que ele descobriu não foi uma rede, mas clusters. Grupos fechados e ativos de pessoas que conversam constantemente dentro de seu próprio grupo, enquanto as conexões entre os grupos se enfraquecem rapidamente.

Essas lacunas são buracos estruturais. Em termos simples, um buraco estrutural é apenas uma lacuna entre grupos que deveriam compartilhar informações, mas não o fazem.

Elas não aparecem em um organograma. Elas vivem na rede social.

Algumas pessoas naturalmente preenchem essas lacunas. Burt as chamou de corretores. São elas que ouvem os dois lados, percebem inconsistências e conectam pontos que outros não percebem. Quando os corretores estão ausentes, sobrecarregados ou não estão envolvidos, o insight morre dentro do cluster local.

Como diretor financeiro, as lacunas estruturais são um dos maiores riscos operacionais que eu observo. Os intermediários que as preenchem são essenciais. Eu constantemente incentivo os líderes a identificarem essas pessoas como Pessoas-chave de informação (sim, não esse tipo de KPI) e mantê-las próximas à mesa de decisões. Tenho certeza de que alguns nomes já vêm à sua mente ao ler os exemplos abaixo:

O gerente de operações que discretamente detinha a chave para um problema de previsão

O departamento financeiro estava lutando contra uma queda repentina na taxa de conversão do pipeline. Reuniões intermináveis, muitas teorias, nenhuma resposta. Então, um gerente de operações mencionou casualmente a um analista financeiro durante o almoço que um pequeno fluxo de trabalho de CRM havia mudado. Esse único detalhe explicou tudo.

A ponte que faltava entre o marketing de produto e a engenharia

Um engenheiro de produto mencionou uma vez um ponto fraco do usuário em uma festa da empresa para um gerente de marketing de produto que nunca tinha ouvido isso dessa forma. Esse único comentário poderia ter reformulado a parte principal da narrativa do lançamento.

O representante de vendas que revelou a clareza dos preços

Os representantes de vendas geralmente possuem informações valiosas sobre o contexto do cliente, mas raramente elas chegam à equipe de preços na sede. Durante uma rápida conversa durante o café com o diretor de crescimento, que por acaso visitava o escritório local, um AE explicou a recente confusão com as embalagens, que coincidiu perfeitamente com uma queda nas taxas de sucesso...

Esses momentos parecem pequenos, mas são falhas estruturais em ação.

E as lacunas estruturais na rede de funcionários se transformam em lacunas de dados no fluxo de trabalho.

O contexto fica espalhado por ferramentas de comunicação, conversas paralelas e reuniões. Os pontos existem. Os seres humanos naturalmente têm dificuldade em conectá-los sem que intermediários preencham acidentalmente as lacunas.

Estudo 2: grandes reuniões ocultam insights únicos

Na década de 1980, os pesquisadores Garold Stasser e William Titus realizaram um experimento aparentemente simples.

Eles colocaram as pessoas em grupos de quatro e pediram que tomassem uma decisão.

Eles executaram duas configurações:

Quando todos tinham os mesmos fatos, o grupo superava os indivíduos.

Quando as pessoas tinham informações diferentes, o grupo frequentemente escolhia uma resposta pior do que os indivíduos teriam escolhido sozinhos.

Por quê?

Quando os pesquisadores analisaram as gravações, eles descobriram o padrão.

Os grupos repetiam o que todos já sabiam.

Os fatos únicos nos quais a decisão se baseou receberam pouca atenção ou foram totalmente ignorados.

Se você já participou de uma reunião em que a equipe repete fatos amplamente conhecidos por 30 minutos e nunca aborda o caso extremo que realmente importa, você já viveu essa experiência.

Eu vi isso acontecer em primeira mão.

Certa vez, lutamos durante semanas com a precisão das previsões em nosso modelo de capacidade de vendas.

Em todas as reuniões, as mesmas teorias surgiam. Talvez fosse uma questão de contratação. Talvez capacitação. Talvez a qualidade do pipeline de marketing. Talvez liderança. A conversa continuava girando em torno das mesmas suposições compartilhadas, e o tom lentamente se transformava em um exercício de apontar culpados.

Então, um dia, uma analista de dados discreta me parou no corredor. Ela mencionou que estava acompanhando os números históricos e percebeu algo pequeno, mas significativo. Nossa suposição de sazonalidade, uma pequena informação que todos consideravam óbvia, estava se afastando cada vez mais da linha de base a cada trimestre.

Descobriu-se que um único detalhe negligenciado, enterrado em sua análise privada e nunca mencionado na discussão em grupo, era o verdadeiro fator que distorcia todo o modelo de capacidade de vendas.

Esse foi o exemplo perfeito do mundo real para essa pesquisa. O grupo repetia o que todos já sabiam. A percepção única que realmente resolveu o problema estava na cabeça de uma pessoa, porque “todos os outros pareciam saber a resposta certa”.

Agora, expanda isso para milhares de personalidades, centenas de reuniões e dezenas de ferramentas de trabalho.

Torna-se quase impossível revelar insights únicos quando as reuniões ficam cada vez maiores.

Devido a essas duas dinâmicas organizacionais, à medida que equipes inteligentes crescem, a qualidade das decisões cai rapidamente. Não porque as pessoas ficam mais burras. Mas porque as informações ficam mais difíceis de extrair e o processo de tomada de decisão fica exponencialmente mais confuso.

Quando os pontos estão tão dispersos e o fluxo é impossível de rastrear, os seres humanos não conseguem conectá-los.

Nem a IA consegue.

Company Brain: capture o contexto em escala

A partir dos dois estudos acima, fica claro que o que está faltando é uma memória compartilhada para a organização. Um sistema que capture o trabalho, as decisões e as interações à medida que elas acontecem, em vez de apenas armazenar o “registro final”.

Um sistema que efetivamente filma o processo de tomada de decisão ao vivo: registrando as contribuições, debates, suposições, compensações e resultados em tempo real.

É isso que quero dizer com “cérebro da empresa”.

Esta não é uma base de conhecimento estática, mas uma camada viva de inteligência que observa como a empresa opera, registra como as decisões são tomadas e ajuda todos a acessar imediatamente o contexto completo à medida que o negócio cresce.

Com a IA, isso não é mais ficção científica empresarial.

Temos feito experiências com isso na ClickUp. A lição que aprendemos é que é necessária uma estratégia de três etapas para construir um Cérebro Corporativo. (Atenção: pule uma etapa e tudo desmorona em uma bagunça de IA!!)

Passo 1: Construa seu negócio para ser um “contexto aberto”

Ilumine as lacunas estruturais: crie um sistema intencional que extraia insights únicos de indivíduos e equipes isoladas e, em seguida, os divulgue o mais amplamente possível.

O CEO da NVIDIA, Jensen Huang, disse que evita reuniões individuais para discutir assuntos importantes. Ele prefere compartilhar informações em grandes grupos para que todos ouçam a mesma coisa ao mesmo tempo.

Ele está reduzindo lacunas estruturais por padrão. O contexto privado é frágil e lento. O contexto público se torna pesquisável, reutilizável e alimentável em IA.

Na ClickUp, uma cultura de contexto aberto se reflete em todos os lugares: as pessoas enviam anotadores para o maior número possível de reuniões, incentivamos as pessoas a postar perguntas/compartilhar ideias em chats em grupo, não em mensagens diretas, e realizamos um rigoroso ritual de atualização semanal: do IC à diretoria, todos enviam uma reflexão semanal no ClickUp com apenas três pontos:

Parecia quase simples demais, mas o efeito cumulativo era forte. Sinais ocultos vieram à tona. Os bloqueadores apareceram em tempo real, em vez de meses depois. Os líderes deixaram de confiar em relatórios genéricos de segunda mão e passaram a ir direto aos sinais.

Usamos IA para digerir os sinais. Os seres humanos se concentram em perguntar: “O que estamos perdendo?” A IA examina toda a superfície organizacional e sintetiza o tema comum. O trabalho humano continua sendo essencial para o julgamento e a antecipação. A IA assume os relatórios e resumos mecânicos.

Etapa 2: Converja todo o trabalho para filmar as decisões ao vivo

Reúna todos os artefatos brutos do trabalho em um único lugar e escolha uma única plataforma de trabalho para convergir tudo lá. Tudo: atualizações semanais, bate-papos da equipe, tópicos do projeto, memorandos e planos de transferência.

Comece a registrar como as decisões importantes são tomadas.

Esse é um músculo que a maioria das equipes nunca desenvolve. Quando algo dá errado, muitas vezes é impossível determinar como a decisão foi tomada. A análise pós-mortem se transforma em uma dolorosa investigação forense. Esse é o sinal revelador de não ter um registro real de auditoria de decisões.

Mas forçar as equipes a parar e documentar cada etapa não é a solução. Não é assim que os seres humanos funcionam! Isso interrompe o fluxo e retarda a execução.

A abordagem correta é capturar as decisões à medida que elas acontecem, como filmar o trabalho em vez de pedir às pessoas para recriá-lo mais tarde. Cada etapa, suposição e compromisso importantes são registrados em segundo plano. Quando a equipe segue em frente, o rastro já está lá.

É aqui que a IA muda o jogo.

Na ClickUp, nosso Cérebro Corporativo registra as principais decisões diretamente na plataforma de trabalho convergente e alimenta continuamente essas trilhas de decisão de volta ao sistema.

Como líder financeiro, quando entro em uma nova empresa, minha primeira pergunta é quase sempre a mesma: “Como vocês elaboram seu orçamento?”

Eisenhower disse isso da melhor maneira: “Planos são inúteis, mas o planejamento é tudo. ” Não estou julgando o número final. Estou reunindo o contexto de como uma empresa opera: como as decisões são tomadas.

O processo orçamentário sempre foi meu raio-X para avaliar a saúde e a maturidade do processo decisório de uma empresa.

Agora, entre nos agentes de IA.

Muitas vezes recebo propostas de “agentes de orçamento” que prometem ajudar os diretores financeiros a elaborar orçamentos. Sem contexto, isso é um beco sem saída. Na melhor das hipóteses, você obtém respostas de livro didático. Sério, quantas dicas eu preciso dar para ensinar aos agentes como tomamos decisões?

Mas dê a um agente um registro real de auditoria de decisões e tudo muda. O agente agora entende como essa empresa pensa. O registro de decisões se torna seu mapa do tesouro. As empresas que têm essa capacidade podem liberar o poder dos agentes uma ordem de magnitude mais rápido do que aquelas que não têm.

Nosso Cérebro Corporativo registra fielmente como elaboramos o orçamento de Engenharia para o próximo ano:

A decisão de fusão e aquisição é outro exemplo de alto risco, multidimensional e que requer muitos inputs, tanto qualitativos quanto quantitativos. Aqui está um registro de decisões em que avaliamos um alvo de aquisição. Nós apenas trabalhamos, o Company Brain filmou. No futuro, se um novo funcionário ou agente precisar avaliar outro alvo, saberá por onde começar.

Imagine que, uma vez que todas essas decisões estejam em um único lugar, elas se tornam ativos pesquisáveis e vinculáveis. A IA pode finalmente fazer o que faz de melhor: conectar a decisão ao fluxo de trabalho por trás dela e aos resultados que vieram depois. Os agentes que implantamos para imitar o que os humanos podem fazer podem finalmente ter olhos e permanecer no caminho certo.

Etapa 3. Camada de execução de IA após o Company Brain entrar em operação

Quando seu trabalho estiver em um único lugar e o Cérebro da Empresa estiver ativado, é aí que tudo começa a se encaixar e se multiplicar. Sua equipe estará pronta para implantar uma camada de execução de IA que funciona em dois modos:

Modo ambiente

Essa é a IA que funciona silenciosamente em segundo plano. Ela observa padrões, identifica riscos e responde a perguntas sem ser solicitada. Ela capta os sinais de risco que os humanos ignoram devido ao nosso ponto cego.

Por exemplo, minha reflexão semanal sobre IA me ajuda a identificar meus pontos cegos (“sinais que você pode ter ignorado”):

Modo de agente especializado

Com a base sólida da empresa, da equipe e do contexto de trabalho individual, você pode convocar agentes sob demanda. Cada agente entende um fluxo de trabalho específico, mas compartilha o mesmo contexto fundamental da empresa. Você pode colocá-los em um chat, uma tarefa ou um documento – em qualquer lugar onde o trabalho esteja acontecendo.

Nossa equipe conta com um grupo de agentes financeiros que assumem uma enorme quantidade de trabalho pesado diariamente. Esses superagentes não são genéricos. Eles conhecem nossos fluxos de trabalho, nossas definições, nossa cadência e nosso processo de tomada de decisão.

Siga estas três etapas corretamente e você obterá o que os líderes empresariais sempre desejaram da GenAI.

A IA se torna parte integrante da forma como a empresa pensa, aprende e decide.

E a boa notícia: as etapas 2 e 3 têm uma solução poderosa: construa o seu Cérebro Corporativo no ClickUp.

Se você chegou até aqui, ganhou meu primeiro anúncio descarado. 😊

Uma nova maneira de crescer com contexto completo

Os comportamentos humanos que retiram o contexto das grandes organizações existem há séculos. As lacunas estruturais ocultam informações. As conversas em grupo abafam os sinais únicos.

Por muito tempo, não havia uma solução real. As empresas aprenderam a conviver com isso, tratando a perda de contexto como um imposto sobre o crescimento.

A IA não é a resposta para tudo. Por si só, ela resolve muito pouco. Um Cérebro Corporativo não aparece magicamente. É preciso um trabalho intencional para mudar a cultura, redesenhar o sistema operacional e centralizar o contexto.

Mas, uma vez que essa base esteja estabelecida, a IA se torna o ingrediente-chave que une tudo.

Você já tem uma equipe inteligente. É assim que você prepara sua organização para construir um Cérebro Corporativo, extrair a sabedoria de seu próprio grupo e impedir que equipes inteligentes tomem decisões erradas à medida que você cresce.