Um dia na vida do Work Sprawl
São 9h da manhã de uma segunda-feira. Você abre seu laptop e é imediatamente recebido por uma enxurrada de notificações — Slack, Outlook, Jira, Salesforce, Google Docs e uma dúzia de outros aplicativos.
Você passa os primeiros 30 minutos apenas tentando juntar as peças do que aconteceu na semana passada. Ao meio-dia, você já alternou entre 15 ferramentas diferentes, procurou três pessoas para obter atualizações de status e copiou manualmente dados de um sistema para outro. No final do dia, você percebe que passou mais tempo lidando com fluxos de trabalho fragmentados e lutando contra a mudança de contexto do que realmente fazendo um trabalho significativo.
Isso é o Work Sprawl nas operações comerciais. E não é apenas um inconveniente; é um obstáculo de trilhões de dólares à produtividade, à transformação digital e ao moral dos funcionários. Eu vivi isso, lutei contra isso e agora, na ClickUp, estou ajudando as organizações a superá-lo de vez.
Pesquisas recentes confirmam isso: um estudo da Forrester Total Economic Impact™ descobriu que as organizações que utilizam o ClickUp obtiveram um retorno sobre o investimento de 384% em três anos, economizando milhares de horas que antes eram perdidas com fluxos de trabalho fragmentados e processos manuais.
Mas esses números não são apenas estatísticas — eles refletem uma realidade que experimentei em primeira mão.
Pesquisas recentes confirmam isso: um estudo da Forrester Total Economic Impact™ descobriu que as organizações que utilizam o ClickUp obtiveram um retorno sobre o investimento de 384% em três anos, economizando milhares de horas que antes eram perdidas com fluxos de trabalho fragmentados e processos manuais.
Mas esses números não são apenas estatísticas — eles refletem uma realidade que experimentei em primeira mão.
Os primeiros dias: a dispersão do trabalho era a norma
Antes de ingressar na ClickUp, eu liderava uma equipe de sistemas de negócios em uma grande empresa de saúde e investimentos. Tínhamos todas as ferramentas SaaS existentes — contabilidade, RH, gestão de investimentos, engenharia, marketing, entre outras. Cada departamento tinha sua plataforma favorita, e nenhum deles se comunicava com os outros.
O resultado? Silos por toda parte.
Eu via as equipes de suporte ou marketing indo até a engenharia, interrompendo o fluxo dos desenvolvedores apenas para pedir uma atualização do status. Tentamos “consertar” isso implementando o Jira na equipe de marketing. Eles o usaram para treinamento, mas logo voltaram para o quadro branco. Por quê? Porque a ferramenta não se encaixava em seu fluxo de trabalho ou linguagem. Foi um caso clássico de TI impondo uma solução que não resolvia o problema real no terreno.
Essa experiência me ensinou duas coisas:
- A fragmentação não se refere apenas às ferramentas, mas também ao contexto e à cultura
- Forçar as equipes a se adaptarem a uma ferramenta (em vez do contrário) é uma receita para resistência e esforço desperdiçado
O momento “Eureka”: descobrindo o poder da convergência
Quando vi o ClickUp pela primeira vez, foi como se uma luz se acendesse.
Essa era uma plataforma flexível o suficiente para atender às necessidades de todas as equipes, mas unificada o suficiente para quebrar silos. Pela primeira vez, pude imaginar um mundo em que uma tarefa existisse tanto no marketing quanto na engenharia, onde o contexto não se perdesse na tradução e onde as equipes pudessem trabalhar em sua própria linguagem, sem perder de vista o panorama geral.
Mas a verdadeira magia não estava apenas nos recursos. Estava na filosofia: construir um espaço de trabalho que se adapta às pessoas, e não o contrário. Essa é a única maneira de promover mudanças reais e duradouras.
Por que a dispersão persiste: o lado humano da fragmentação
Sejamos honestos: as equipes não querem abrir mão do controle sobre suas ferramentas. É natural. A seleção de ferramentas tem tanto a ver com identidade e autonomia quanto com funcionalidade, especialmente em pilhas de tecnologia empresarial, onde a adoção de software afeta os fluxos de trabalho digitais. É por isso que tantos projetos de “transformação digital” fracassam: eles ignoram o elemento humano.
O ciclo se perpetua: a TI tenta padronizar, as unidades de negócios resistem e novas soluções pontuais são adicionadas à pilha. O resultado? Mais silos, mais atritos e mais soluções manuais.
O desafio só está crescendo. Em um estudo de 2025 sobre os efeitos colaterais da digitalização, as empresas enfrentam uma “sobrecarga de funções”, em que o peso de gerenciar fluxos de trabalho fragmentados e a proliferação de ferramentas prejudicam a execução e o bem-estar dos funcionários. À medida que as ferramentas digitais se multiplicam, o mesmo ocorre com as demandas sobre a atenção e a energia dos funcionários, tornando os espaços de trabalho unificados e ricos em contexto mais críticos do que nunca.
A única saída é encontrar as equipes onde elas estão, ajudá-las a ver o que é possível e, então, guiá-las — passo a passo — em direção a uma forma mais unificada de trabalhar.
Não se trata apenas de ter muitas ferramentas, mas de mudanças constantes de contexto. O funcionário médio alterna entre aplicativos 1.200 vezes por dia, perdendo quase 4 horas por semana apenas para recuperar o foco.
A nova fronteira: eliminando a dispersão da IA e o papel crítico do contexto
Assim que começamos a controlar a proliferação de aplicativos, surgiu a IA. De repente, todas as equipes queriam sua própria ferramenta de IA. Mas há um porém: a IA só é boa na medida em que tem acesso ao contexto.
Se sua IA não conhece as últimas atualizações do projeto, conversas com clientes ou prioridades estratégicas, ela é apenas mais uma ferramenta isolada — que agrava a dispersão da IA e aumenta a confusão e o esforço manual.
A IA é tão boa quanto o contexto ao qual tem acesso. Se a sua IA não sabe o que está acontecendo na sua empresa, ela é apenas mais um objeto brilhante.
A IA é tão boa quanto o contexto ao qual tem acesso. Se a sua IA não sabe o que está acontecendo na sua empresa, ela é apenas mais um objeto brilhante.
A verdadeira inovação ocorre quando a IA é profundamente integrada ao seu espaço de trabalho, carregando e atualizando automaticamente o contexto em tempo real. É aí que você passa da “IA como um objeto brilhante” para a “IA como uma verdadeira parceira no trabalho”
O que é necessário: os pré-requisitos técnicos e organizacionais para a transformação da IA
Mas alcançar a verdadeira convergência de IA não se resume a conectar uma nova ferramenta. É necessário:
- Arquitetura de dados unificada: todo o seu trabalho, comunicação e conhecimento devem estar em uma única plataforma acessível
- Feeds de contexto ao vivo: a IA deve ter acesso a atualizações em tempo real — sem mais dados obsoletos ou uploads manuais
- Mapeamento de processos: você precisa entender e documentar seus fluxos de trabalho para que a IA possa aumentá-los, e não atrapalhá-los
- Cultura pronta para mudanças: as equipes devem estar abertas a experimentar, aprender e iterar à medida que a IA se torna parte do trabalho diário
Na ClickUp, investimos pesadamente na construção de uma plataforma onde o contexto está sempre ativo e acionável. Nossos agentes de IA não apenas respondem a perguntas, mas também apresentam insights de forma proativa, automatizam tarefas rotineiras e se adaptam à medida que sua empresa evolui.
Aqui está um resumo visual desses pré-requisitos para uma transformação bem-sucedida da IA:
Estudo de caso: da dispersão à convergência — um antes e um depois
Para entender verdadeiramente o custo da dispersão do trabalho e o poder da convergência, você precisa ver isso em ação. Veja como uma equipe de marketing global passou de fluxos de trabalho fragmentados e ferramentas dispersas para um espaço de trabalho unificado e alimentado por IA que simplificou a execução e devolveu tempo aos criadores.
Antes:
Uma equipe de marketing global gerenciava campanhas em seis ferramentas diferentes. As atualizações dos projetos se perdiam em cadeias de e-mails, os recursos criativos ficavam armazenados no Dropbox e a geração de relatórios era um pesadelo manual. Ferramentas de IA foram testadas, mas cada uma delas exigia uploads manuais de contexto e rapidamente caíram em desuso.
Depois:
A equipe migrou para o ClickUp, consolidando projetos, documentos e comunicação. Agora, agentes de IA monitoram o andamento das campanhas, geram relatórios semanais de status e até mesmo elaboram briefings criativos com base em dados de projetos em tempo real. As reuniões de status são mais curtas, os relatórios são automatizados e a equipe passa mais tempo criando e menos tempo buscando informações.
O impacto da verdadeira convergência da IA é dramático. As organizações que integram a IA em seus fluxos de trabalho observam um aumento significativo no desempenho individual de até 40%!
Impulsionando a mudança: o poder das vitórias incrementais
Um dos maiores erros que vejo é tentar “ferver o oceano” com a transformação da IA. Em vez disso, defendo vitórias incrementais: encontrar fluxos de trabalho específicos onde a IA pode oferecer valor imediato e tangível.
Nunca esquecerei um evento Secret Supper na Cidade do México. Fiz uma demonstração de um agente que pontuava automaticamente as chamadas de vendas usando uma rubrica personalizada. Em poucas horas, criei uma prova de conceito que substituiu horas de revisão manual. A reação? Todos ficaram boquiabertos. De repente, a IA não era mais algo abstrato — ela era aplicada. As pessoas puderam ver como ela mudaria seu trabalho diário.
Esses momentos de revelação são a chave para superar a resistência. Mostre, não conte.
Torne isso real, relevante e fácil de adotar.
Gerenciamento de mudanças: estruturas para uma transformação sustentável
A transformação da IA não é apenas um projeto técnico, mas também cultural. O sucesso requer tanto engajamento de baixo para cima quanto patrocínio de cima para baixo.
Nosso manual de gestão de mudanças:
- Mapeamento das partes interessadas: identifique defensores, céticos e influenciadores em todas as equipes
- Plano de comunicação: Compartilhe o “porquê”, o “como” e o “o que eu ganho com isso” em cada etapa
- Programas-piloto: comece pequeno, avalie o impacto e comemore as vitórias
- Métricas para adoção: acompanhe o uso, a satisfação e os resultados comerciais — não apenas os logins
- Feedback contínuo: crie canais para as equipes compartilharem o que está funcionando e o que não está
Acima de tudo, trata-se de ajudar as pessoas a se verem no futuro que você está construindo.
O segredo: contexto unificado
O verdadeiro poder do ClickUp — e o futuro do trabalho — está no contexto convergente. Quando todo o seu trabalho, conhecimento e comunicação estão reunidos em um só lugar, a IA pode finalmente cumprir sua promessa. Não é apenas teoria — a convergência da IA já está provando ser o antídoto para fluxos de trabalho dispersos, ajudando as equipes a reduzir a carga cognitiva, acelerar a execução e liberar a criatividade.
Não se trata apenas de eficiência. Trata-se de reduzir a carga cognitiva , quebrar silos e permitir que as equipes trabalhem de forma mais rápida e inteligente. Trata-se de criar um espaço de trabalho onde a inovação possa florescer — porque todos estão trabalhando a partir do mesmo manual.
Essa é a peça que falta hoje. Em um mundo inundado por ferramentas desconectadas e expansão da IA, a ClickUp reúne tudo isso no primeiro espaço de trabalho convergente com IA do mundo. Essa é uma IA que não apenas auxilia, mas também converge.
Essa é a promessa do ClickUp Brain.
ClickUp Brain: IA contextual em ação
Ao contrário dos copilotos complementares, o ClickUp Brain é nativo do seu espaço de trabalho. Ele entende seus projetos porque vive dentro deles — resumindo notas de reuniões, gerando atualizações, automatizando tarefas e revelando obstáculos com todo o contexto intacto. E quando o momento exigir, você pode alternar entre os principais modelos de IA — ChatGPT, Claude, Gemini e outros — escolhendo velocidade, nuance ou profundidade sem nunca sair do seu fluxo de trabalho.
E com o ClickUp Brain MAX , você obtém ainda mais:
Talk to Text , que captura ideias à medida que você as expressa e as transforma instantaneamente em tarefas, notas ou documentos — sem necessidade de digitação.
Consciência do contexto, flexibilidade do modelo, Talk to Text e um espaço de trabalho unificado — é assim que você transforma a IA de uma ferramenta complementar em uma alavanca para a transformação organizacional da IA.
Visualizando a jornada: da dispersão à convergência
Imagine um diagrama simples:
- Esquerda: Uma rede emaranhada de aplicativos desconectados, cada um com seus próprios dados e fluxos de trabalho
- Meio: Um funil representando a migração do trabalho, do conhecimento e da comunicação para uma plataforma unificada
- Direita: Um único espaço de trabalho integrado onde agentes de IA operam em contexto ao vivo, automatizando, aconselhando e acelerando o trabalho
Armadilhas comuns (e como evitá-las)
Implementar uma nova tecnologia não se resume a ativar uma ferramenta; trata-se de como você a apresenta, integra e avalia. Os líderes frequentemente tropeçam de três maneiras previsíveis:
| Armadilha | Melhor abordagem |
|---|---|
| Impor uma nova ferramenta sem a adesão da equipe | Envolva os usuários desde o início, crie fluxos de trabalho em conjunto e faça testes antes de expandir |
| Tratar a IA como um complemento em vez de uma capacidade central | Integre a IA aos fluxos de trabalho diários e garanta que ela tenha acesso ao contexto em tempo real |
| Medindo o sucesso por logins, não por resultados | Acompanhe o impacto nos negócios — tempo economizado, erros reduzidos, inovação desbloqueada |
Olhando para o futuro: minha visão para o futuro do trabalho
Acredito que estamos à beira de uma nova era. Nos próximos 2 a 3 anos, os agentes de IA se tornarão membros integrados de nossas equipes — sempre ativos, conscientes do contexto e aprendendo continuamente.
Mas aqui está o problema: as organizações vencedoras serão aquelas que dominarem a convergência.
Eles unificarão suas ferramentas, fluxos de trabalho e conhecimento, criando um terreno fértil para o desenvolvimento da IA.
As maiores oportunidades são alcançar novos níveis de criatividade, velocidade e colaboração. O maior risco é cair na armadilha da “dispersão da IA”, adicionando mais ferramentas sem resolver a fragmentação subjacente.
📮 Insight da ClickUp: 33% das pessoas ainda acreditam que multitarefa é sinônimo de eficiência. Na realidade, a multitarefa apenas aumenta o custo da mudança de contexto. Quando seu cérebro alterna entre abas, chats e listas de tarefas, o foco profundo é o que mais sofre.
O ClickUp ajuda você a realizar uma única tarefa com intenção, reunindo tudo o que você precisa em um só lugar!
Está trabalhando em uma tarefa, mas precisa verificar algo na internet? Basta usar sua voz e pedir ao ClickUp Brain MAX para fazer uma pesquisa na web na mesma janela. Quer conversar com o Claude e aperfeiçoar o rascunho em que está trabalhando? Você também pode fazer isso sem sair do seu espaço de trabalho!
Tudo o que você precisa — chat, documentos, tarefas, painéis, vários LLMs, pesquisa na web e muito mais — está em um único espaço de trabalho convergente com IA, pronto para uso!
Conselhos para líderes: recomendações passo a passo
Transformar estratégia em mudança real requer ações diárias que criem confiança e impulso. Aqui estão algumas medidas práticas que os líderes podem tomar para orientar suas equipes durante a adoção:
- Comece com empatia. Entenda os verdadeiros pontos fracos de suas equipes. Não force a mudança — crie-a em conjunto
- Mapeie seus fluxos de trabalho. Identifique onde o contexto se perde e onde a IA poderia agregar valor
- Teste, avalie e repita. Realize pequenos experimentos, acompanhe os resultados e refine antes de expandir
- Invista no contexto. Certifique-se de que sua IA tenha acesso a dados integrados e em tempo real. Caso contrário, você estará apenas adicionando ruído
- Transforme isso em um esforço coletivo. Combine experimentação de baixo para cima com liderança e apoio de cima para baixo.
- Comemore as vitórias. Compartilhe histórias de sucesso para criar impulso e confiança
- Nunca pare de aprender. O cenário está evoluindo rapidamente. Mantenha a curiosidade, a humildade e continue iterando
Se eu pudesse voltar atrás e fazer uma coisa diferente, seria investir ainda mais cedo na construção de uma cultura de experimentação e aprendizagem. O futuro pertence àqueles que conseguem se adaptar — e ajudar suas equipes a fazer o mesmo.
Conclusão: o caminho a seguir
A dispersão do trabalho é um problema que custa trilhões de dólares, mas também é a maior oportunidade da nossa geração. Ao unificar nossas ferramentas, fluxos de trabalho e contexto — e ao adotar a IA como uma verdadeira parceira —, podemos construir organizações que não são apenas mais produtivas, mas também mais humanas.
A jornada não é fácil, mas vale a pena. E se minha experiência me ensinou alguma coisa, é isto: o futuro do trabalho será construído por aqueles que ousarem convergir.
Devin Stoker é diretor de arquitetura de soluções da ClickUp. Conecte-se com ele no LinkedIn para continuar a conversa.