Projetos bem-sucedidos prosperam com relacionamentos sólidos com as partes interessadas, tornando o envolvimento delas um componente essencial de qualquer estratégia.
Pesquisas realizadas por Alex Chernyi e Juha Outila mostram que as organizações que priorizam o foco nas partes interessadas geralmente obtêm melhores resultados financeiros ao longo do tempo.
Incentivar uma comunicação clara e eficiente entre a equipe é mais crucial do que nunca para manter as partes interessadas alinhadas, informadas e satisfeitas.
No entanto, elaborar um plano eficaz de envolvimento das partes interessadas pode parecer uma tarefa difícil, especialmente quando você está lidando com várias prioridades. É por isso que ter modelos prontos para uso pode economizar tempo e garantir consistência em sua abordagem.
Confira estes 10 modelos gratuitos de plano de envolvimento das partes interessadas para fortalecer sua estratégia e melhorar a colaboração.
O que são modelos de plano de envolvimento das partes interessadas?
Os modelos de plano de envolvimento das partes interessadas são ferramentas projetadas para simplificar o gerenciamento e a comunicação com as partes interessadas durante uma fase do projeto ou iniciativa organizacional.
Eles abrangem todos os elementos essenciais da gestão das partes interessadas, incluindo:
- Identificação das principais partes interessadas
- Compreender as suas necessidades e expectativas
- Desenvolvendo métodos de comunicação com as partes interessadas
- Criando uma estratégia de engajamento clara
Um modelo bem estruturado descreve como manter uma comunicação eficaz com as partes interessadas, detalhando a frequência da comunicação, os canais preferenciais e o tipo de informação a ser compartilhada.
👀Você sabia? Pesquisas mostram que o envolvimento das partes interessadas pode levar a uma taxa média de satisfação de 80% entre as partes interessadas no projeto.
O que torna um modelo de plano de envolvimento das partes interessadas bom?
Um modelo robusto de plano de engajamento das partes interessadas é essencial para uma colaboração eficaz e uma execução perfeita do projeto.
Você deve procurar os seguintes recursos:
- Análise abrangente das partes interessadas: inclui ferramentas para identificar e categorizar as partes interessadas do projeto com base em sua influência e interesse.
- Mapeamento das partes interessadas: oferece estruturas visuais para mapear relacionamentos e realizar análises das partes interessadas.
- Abordagem clara de engajamento: fornece diretrizes para personalizar as interações, garantindo o alinhamento com as necessidades e expectativas das partes interessadas.
- Plano de comunicação detalhado: descreve os métodos, a frequência e os canais para uma comunicação consistente e transparente.
- Processo definido de gestão das partes interessadas: garante uma abordagem estruturada para abordar preocupações e promover a cooperação ao longo do ciclo de vida do projeto.
- Foco nos membros do conselho: inclui estratégias para envolver e informar os principais tomadores de decisão de maneira eficaz.
- Flexibilidade e personalização: permite a adaptação a requisitos específicos do projeto e à dinâmica das partes interessadas, integrando-se com ferramentas de liderança.
🧠 Curiosidade: A gestão de partes interessadas remonta à década de 1980 e tem suas raízes na ética empresarial e na teoria organizacional. Os primeiros a adotar essa prática não tinham ferramentas sofisticadas — apenas um quadro negro e muita paciência!
Leia também: Melhor software de gestão de partes interessadas
10 modelos gratuitos de planos de envolvimento das partes interessadas
Esses 10 modelos gratuitos de plano de envolvimento das partes interessadas oferecem uma abordagem estruturada para análise, mapeamento e planejamento de comunicação das partes interessadas, simplificando esse processo crítico.
O que torna esses modelos ainda mais poderosos é sua integração com o ClickUp, o aplicativo completo para o trabalho que combina gerenciamento de projetos, documentos e comunicação em equipe, tudo em uma única plataforma — acelerado pela automação e pesquisa de IA de última geração.
Philip Storry, usuário do ClickUp e administrador de sistemas sênior da SYZYGY, afirma:
Antes de usar o ClickUp, diferentes equipes usavam uma variedade de ferramentas que dificultavam a coordenação e significavam que os funcionários que mudavam para outra equipe precisavam aprender novos produtos e novos fluxos de trabalho. O ClickUp resolveu esses problemas para nós e ajudou a quebrar os silos operacionais, facilitando o trabalho entre as equipes. Nossas partes interessadas — sejam clientes ou gerentes — agora podem acompanhar o andamento do trabalho de forma rápida e fácil, sem custo adicional.
Antes de usar o ClickUp, diferentes equipes usavam uma variedade de ferramentas que dificultavam a coordenação e significavam que os funcionários que mudavam para outra equipe precisavam aprender novos produtos e novos fluxos de trabalho. O ClickUp resolveu esses problemas para nós e ajudou a quebrar os silos operacionais, facilitando o trabalho entre as equipes. Nossas partes interessadas — sejam clientes ou gerentes — agora podem acompanhar o andamento do trabalho de forma rápida e fácil, sem custo adicional.
Vamos explorar os modelos:
1. Modelo de análise de partes interessadas do ClickUp
Os projetos podem fracassar rapidamente sem uma compreensão clara da dinâmica das partes interessadas, devido a falhas de comunicação e expectativas não atendidas.
O modelo de análise de partes interessadas do ClickUp simplifica o gerenciamento das partes interessadas e garante o sucesso do projeto. Ele ajuda as equipes a avaliar o poder, a influência e o interesse das partes interessadas, abrindo caminho para uma comunicação e colaboração eficazes.
Aqui estão algumas das principais características do modelo:
- Partes interessadas por influência: analise o poder e a influência de cada parte interessada sobre o projeto para uma melhor priorização.
- Partes interessadas por ação: avalie o nível de ação que as partes interessadas internas podem tomar para apoiar ou impactar seu projeto.
- Partes interessadas por nível de apoio: identifique as partes interessadas com alto interesse que provavelmente oferecerão mais apoio.
- Visão das partes interessadas: obtenha uma visão geral completa de todas as partes interessadas, incluindo suas funções e nomes, para maior clareza.
- Gerenciamento de informações do projeto: organize tarefas com os status “Aberto” e “Concluído” para acompanhar o progresso.
- Guia de introdução: siga as instruções passo a passo para uma configuração perfeita.
Ideal para: equipes de projeto que desejam manter-se alinhadas ao identificar as partes interessadas e avaliar suas necessidades.
💡Dica profissional: use o mapeamento das partes interessadas para entender seu nível de interesse e influência e, em seguida, personalize sua abordagem de comunicação. Por exemplo, as partes interessadas com alto nível de interesse e influência podem precisar de atualizações regulares e relatórios detalhados, enquanto outras precisam apenas de resumos periódicos.
2. Modelo de ata de reunião de acionistas do ClickUp
As atas das reuniões de acionistas são cruciais para qualquer empresa. Elas mantêm todos informados sobre o que foi decidido e garantem que nada seja esquecido.
O modelo de ata de reunião de acionistas do ClickUp é ótimo para documentar reuniões de acionistas com precisão e eficiência.
Este modelo garante clareza, alinhamento e responsabilidade, que são essenciais para qualquer plano de engajamento das partes interessadas de uma empresa.
Veja como este modelo pode ajudar:
- Criação do projeto: configure um projeto dedicado para cada reunião de acionistas para manter tudo organizado.
- Colaboração das partes interessadas: convide as partes interessadas, alinhe os cronogramas e use o modelo para colaborar na captura das principais discussões.
- Documentação da reunião: registre todos os pontos-chave, decisões e ideias em um formato facilmente acessível.
- Acompanhamento de itens de ação: organize atas de reuniões para destacar o progresso, as decisões e as tarefas acionáveis para acompanhamento.
- Atualizações em tempo real: configure notificações para se manter informado sobre o andamento e os resultados das reuniões.
Ideal para: Secretários da empresa para registrar decisões e documentar resoluções.
3. Modelo de relatório de progresso do projeto ClickUp
O modelo de relatório de progresso do projeto ClickUp foi projetado para informar as equipes e outras partes interessadas sobre atualizações do projeto, marcos e próximos passos.
Este modelo oferece transparência e alinhamento com as expectativas das partes interessadas, ao mesmo tempo que ajuda as equipes a gerenciar projetos com eficiência.
Aqui estão algumas das principais características do modelo:
- Status personalizados: acompanhe o progresso em cada etapa com status de tarefas personalizados, facilitando o monitoramento das atualizações.
- Campos personalizados: adicione atributos às tarefas para ajudar a organizar e categorizar as partes interessadas com base em suas funções ou envolvimento no projeto.
- Exibições personalizadas: use várias exibições, como Lista, Gantt, Carga de trabalho e Calendário, para apresentar atualizações do projeto de forma clara e envolver as partes interessadas com dados visuais.
- Ferramentas de gerenciamento de projetos: simplifique os fluxos de trabalho com marcações, subtarefas aninhadas, rótulos de prioridade e a capacidade de designar vários membros da equipe.
Ideal para: gerentes de projeto que desejam acompanhar os marcos do projeto e preparar relatórios de progresso.
👀 Você sabia? Uma pesquisa realizada pelo The Drucker Institute, pelo Wall Street Journal e pela S&P Global revelou que o foco na satisfação do cliente aumentou os resultados financeiros e beneficiou todos os envolvidos, desde funcionários até acionistas. Curiosamente, embora investir nas comunidades locais seja essencial, isso teve o menor e mais lento impacto em nosso sucesso geral.
4. Modelo de relatório mensal de status do projeto ClickUp
Manter todos atualizados sobre o andamento de um projeto é fundamental. Relatórios mensais de status são uma ótima maneira de fazer isso. Mas sejamos honestos: elaborar um relatório que seja fácil de ler pode ser uma tarefa árdua.
O modelo de relatório mensal de status do projeto da ClickUp ajuda os gerentes de projeto a acompanhar o progresso, gerenciar recursos e manter as partes interessadas informadas. Ele facilita a geração de relatórios, consolidando dados críticos em uma plataforma fácil de usar.
Veja o que você pode fazer com este modelo:
- Acompanhe os projetos em várias etapas, desde os pendentes até os concluídos, garantindo atualizações precisas.
- Inclua métricas importantes, como tarefas concluídas, tarefas pendentes, orçamento, cronograma e riscos identificados.
- Monitore detalhes importantes, como despesas, prazos e carga de trabalho, para se alinhar com as metas do projeto.
- Use o ClickUp Goals para medir o progresso em relação aos objetivos do projeto.
- Defina lembretes automáticos para revisar e atualizar relatórios mensalmente, garantindo a consistência.
Ideal para: gerentes de projeto que desejam atualizar as partes interessadas sobre o andamento do projeto e os prazos
5. Modelo de plano de comunicação com as partes interessadas da ClickUp
O modelo de plano de comunicação com as partes interessadas da ClickUp simplifica a criação de uma estratégia de comunicação clara e prática para seus projetos.
Este modelo garante que todas as partes interessadas permaneçam informadas, envolvidas e alinhadas com os objetivos do projeto.
Veja o que você pode fazer com eles:
- Brainstorming colaborativo: use um ClickUp Doc para definir metas e estratégias de comunicação de forma colaborativa.
- Organização de tarefas: crie tarefas para organizar as partes interessadas, atribuir funções e estabelecer responsabilidades.
- Campos personalizados: acompanhe os canais e métodos de comunicação para garantir que cada mensagem chegue ao público certo de forma eficaz.
- Acompanhamento de marcos: defina e monitore marcos para medir o sucesso de seus esforços de comunicação.
Ideal para: gerentes de projeto e líderes de equipe que desejam organizar e acompanhar as comunicações da equipe.
6. Modelo de comunicações internas do ClickUp
Quer construir uma cultura empresarial forte e manter sua equipe informada? Este modelo de comunicação interna do ClickUp pode ajudar! Ele facilita o compartilhamento de notícias e atualizações importantes com todos, para que saibam o que está acontecendo e possam realizar seu trabalho com eficácia.
Além disso, ele ajuda a facilitar o fluxo de informações entre os departamentos, tornando o trabalho em equipe muito mais simples.
Este modelo melhora a colaboração entre departamentos e colegas. Aqui estão algumas outras características do modelo:
- Status personalizados: acompanhe o progresso da comunicação com status como “Aprovado”, “Precisa de revisão”, “Publicado”, “Programado” e “A fazer”.
- Campos personalizados: use atributos como “Tipo”, “Arquivos relacionados”, “Links relacionados”, “Departamento” e “Descrição” para armazenar e organizar detalhes importantes da comunicação.
- Visualizações personalizadas: acesse seis visualizações diferentes, incluindo Lista de comunicações, Painel de status, Calendário, Tipo de evento e Atividade, para obter uma visão geral abrangente.
- Ferramentas de colaboração em projetos: aprimore o acompanhamento com recursos como controle de tempo, tags, avisos de dependência e integração de e-mail para atualizações contínuas.
Ideal para: gerentes de projeto e líderes de equipe que desejam compartilhar informações e manter contato.
7. Modelo de relatório executivo de status do projeto ClickUp
Se você é um executivo, os relatórios de status do projeto são essenciais. Eles fornecem uma visão geral do andamento dos seus projetos para que você possa tomar decisões inteligentes, identificar possíveis problemas ou oportunidades antecipadamente e manter todos alinhados.
O modelo de relatório executivo de status do projeto da ClickUp foi projetado para manter as partes interessadas informadas e os projetos em dia.
Veja o que torna este modelo ideal para um termo de abertura de projeto:
- Acompanhe com campos personalizados: aproveite 11 atributos, como fase do projeto, orçamento restante, escopo, líder do projeto e orçamento planejado, para capturar detalhes críticos do projeto.
- Visualize com visualizações personalizadas: acesse sete configurações diferentes, incluindo Orçamento, Cronograma, Guia de Introdução, Status do Projeto e Fase do Projeto, para uma compreensão completa do andamento do projeto.
- Simplifique a comunicação: use e-mail ou outros canais para compartilhar relatórios, garantindo que as partes interessadas permaneçam atualizadas.
- Automatize a geração de relatórios: economize tempo automatizando a distribuição de relatórios para as pessoas certas, mantendo uma comunicação consistente.
Ideal para: Executivos que desejam compartilhar e comunicar atualizações do projeto e acompanhar o progresso em tempo real.
8. Modelo de matriz de prioridades do ClickUp
O modelo de matriz de prioridades do ClickUp ajuda as equipes a avaliar a influência das partes interessadas nas decisões, priorizar tarefas e alinhar esforços para o sucesso com uma matriz de avaliação do envolvimento das partes interessadas.
Este modelo oferece uma maneira clara e visual de determinar quais ações são mais importantes para você com base nos resultados desejados.
Você pode usar esta matriz de engajamento das partes interessadas para facilmente:
- Avalie as prioridades com base em Alta Importância vs. Baixa Importância e Alta Prioridade vs. Baixa Prioridade.
- Use notas adesivas para planejar tarefas nas quatro categorias: Fazer primeiro (alta importância, alta prioridade), Fazer em seguida (alta prioridade, baixa importância), Fazer por último (baixa prioridade, baixa importância) e Fazer mais tarde (baixa prioridade, alta importância).
- Converta notas adesivas em tarefas acionáveis e atribua-as aos membros da equipe diretamente do quadro branco.
- Dê vida às suas ideias com uma interface sensível ao toque, que permite esboçar, desenhar e visualizar conceitos com gestos intuitivos.
Ideal para: Profissionais que desejam visualizar as prioridades do projeto e delegar tarefas com base no impacto e nos esforços
9. Modelo de planejamento RACI do ClickUp
As matrizes RACI (Responsável, Responsável, Consultado e Informado) são essenciais para manter os projetos em andamento. Elas garantem que todos saibam exatamente quem está fazendo o quê e ajudam a evitar confusões e prazos perdidos.
O modelo de planejamento RACI da ClickUp esclarece as funções e responsabilidades na gestão de projetos para que sua equipe possa trabalhar de forma coesa em direção a objetivos comuns.
Este modelo é igualmente eficaz para a gestão das partes interessadas, oferecendo estrutura e clareza.
Aqui estão algumas das principais características:
- Integração do gráfico RACI: defina funções como Responsável, Responsável, Consultado ou Informado, simplificando a propriedade e a responsabilidade pelas tarefas.
- Planejamento específico para cada projeto: crie projetos dedicados para cada meta de planejamento RACI para manter o foco e a organização.
- Atribuição de tarefas: atribua tarefas aos membros da equipe, defina prazos e garanta que todos compreendam suas responsabilidades.
- Colaboração das partes interessadas: colabore com as partes interessadas internas e externas para designar funções e manter o envolvimento alinhado com os objetivos do projeto.
- Acompanhamento do progresso: organize as tarefas em categorias e acompanhe seu status de forma eficaz.
Ideal para: gerentes de projeto que desejam dividir tarefas igualmente, trazer responsabilidade e construir transparência.
10. Modelo de plano de gerenciamento de escopo do ClickUp
Está enfrentando dificuldades com projetos que constantemente ultrapassam seus limites originais? O modelo de plano de gerenciamento de escopo do ClickUp é inestimável para definir, acompanhar e controlar o escopo do projeto ao longo de seu ciclo de vida. Ele garantirá que as metas do seu projeto sejam documentadas enquanto controla as alterações.
Veja o que você pode fazer com este modelo:
- Acompanhe as alterações no escopo: monitore cada modificação com status personalizados adaptados ao seu fluxo de trabalho, como Pendente, Aprovado ou Rejeitado.
- Organize os detalhes principais: use campos personalizados para classificar alterações no escopo, acompanhar impactos e visualizar dados críticos do projeto.
- Fluxos de trabalho flexíveis: aproveite várias visualizações, incluindo Lista, Gantt, Carga de Trabalho e Calendário, para se adaptar às necessidades da sua equipe e visualizar o gerenciamento do escopo sob todos os ângulos.
- Controle aprimorado do projeto: use controle de tempo, tags, avisos de dependência e notificações por e-mail para manter o escopo do projeto alinhado com os objetivos gerais.
Ideal para: gerentes de projeto que desejam gerenciar o escopo de seus projetos, mantendo as partes interessadas informadas.
Capacite suas partes interessadas com o ClickUp
Um plano de envolvimento das partes interessadas bem elaborado simplifica a forma como você gerencia os relacionamentos e constrói uma colaboração mais forte.
Com os modelos personalizáveis do ClickUp, várias visualizações e automação avançada, você pode transformar o gerenciamento das partes interessadas em um processo contínuo.
📈 Pronto para levar sua estratégia ao próximo nível? Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp!