Projetos bem-sucedidos prosperam com relacionamentos sólidos com partes interessadas no projeto tornando o envolvimento das partes interessadas um componente essencial de qualquer estratégia.
Pesquisa realizada por Alex Chernyi a e Juha Outila mostram que as organizações que priorizam o foco nas partes interessadas geralmente obtêm melhores resultados financeiros ao longo do tempo.
Incentivar a clareza e a eficiência comunicação da equipe é mais crucial do que nunca para manter as partes interessadas alinhadas, informadas e satisfeitas.
No entanto, a elaboração de um plano eficaz de engajamento das partes interessadas pode parecer desgastante, especialmente quando você está lidando com várias prioridades. É por isso que ter modelos prontos para uso pode economizar tempo e garantir consistência em sua abordagem.
Confira estes 10 modelos gratuitos de plano de envolvimento das partes interessadas para fortalecer sua estratégia e aumentar a colaboração.
O que são modelos de plano de envolvimento das partes interessadas?
Os modelos de plano de envolvimento das partes interessadas são ferramentas criadas para simplificar o gerenciamento e a comunicação com as partes interessadas durante a fase de um projeto ou iniciativa organizacional.
Eles abrangem todos os elementos críticos de gerenciamento das partes interessadas incluindo:
- Identificação das principais partes interessadas
- Entender suas necessidades e expectativas
- Desenvolvimento de métodos de comunicação com as partes interessadas
- Criação de uma estratégia clara de engajamento
Um modelo bem estruturado descreve como manter uma comunicação eficaz com as partes interessadas comunicação eficaz com as partes interessadas detalhando a frequência da comunicação, os canais preferidos e o tipo de informação a ser compartilhada.
você sabia que as pesquisas mostram que o envolvimento das partes interessadas pode levar a uma média de índice de satisfação de 80% entre as partes interessadas no projeto.
O que faz um bom modelo de plano de envolvimento das partes interessadas?
Um modelo robusto de plano de envolvimento das partes interessadas é essencial para a colaboração eficaz e a continuidade do projeto execução do projeto .
Você deve procurar os seguintes recursos:
- Análise abrangente das partes interessadas: Inclui ferramentas para identificar e categorizar os participantes do projeto com base em sua influência e interesse
- Mapeamento das partes interessadas: Oferece estruturas visuais para mapear relacionamentos e condutasanálise das partes interessadas
- Abordagem clara de engajamento: Fornece diretrizes para personalizar as interações, garantindo o alinhamento com as necessidades e expectativas das partes interessadas
- Plano de comunicação detalhado: Descreve os métodos, a frequência e os canais para uma comunicação consistente e transparente
- Processo definido de gerenciamento das partes interessadas: Garante uma abordagem estruturada para tratar das preocupações e promover a cooperação durante todo o ciclo de vida do projeto
- Foco nos membros da diretoria: Inclui estratégias para envolver e informar efetivamente os principais tomadores de decisão
- Flexibilidade e personalização: Permite a adaptação aos requisitos específicos do projeto e à dinâmica das partes interessadas por meio da integração comferramentas de liderança Fato divertido: Gerenciamento de partes interessadas remonta à década de 1980 e tem suas raízes na ética empresarial e na teoria organizacional. Os primeiros usuários não tinham ferramentas sofisticadas - apenas um quadro-negro e muita paciência!
Leia também: Melhor software de gerenciamento de partes interessadas
10 modelos gratuitos de planos de envolvimento das partes interessadas
Esses 10 modelos gratuitos de plano de envolvimento das partes interessadas oferecem uma abordagem estruturada para a análise, o mapeamento e o planejamento da comunicação das partes interessadas para simplificar esse processo essencial.
O que torna esses modelos ainda mais eficientes é sua integração com ClickUp o ClickUp, o aplicativo completo para o trabalho que combina gerenciamento de projetos, documentos e comunicação de equipe, tudo em uma única plataforma, acelerado pela pesquisa e automação de IA de última geração.
Um usuário do ClickUp, Philip Storry administrador de sistemas sênior da SYZYGY, cita:
Antes de usar o ClickUp, diferentes equipes usavam várias ferramentas, o que dificultava a coordenação e significava que os funcionários que mudavam para outra equipe tinham que aprender novos produtos e novos fluxos de trabalho. O ClickUp resolveu esses problemas para nós e ajudou a romper os silos operacionais, facilitando o trabalho entre as equipes. Nossas partes interessadas, sejam clientes ou gerentes, agora podem acompanhar o andamento do trabalho de forma rápida e fácil, sem custo adicional.
Philip Storry, administrador de sistemas sênior da SYZYGY
Vamos explorar os modelos:
1. O modelo de análise de partes interessadas do ClickUp
Modelo de análise das partes interessadas do ClickUp
Sem uma compreensão clara da dinâmica das partes interessadas, os projetos podem descarrilar rapidamente devido a falhas de comunicação e expectativas não atendidas.
O Modelo de análise das partes interessadas do ClickUp simplifica o gerenciamento das partes interessadas e garante o sucesso do projeto. Ele ajuda as equipes a avaliar o poder, a influência e o interesse das partes interessadas, preparando o caminho para uma comunicação e colaboração eficazes.
Aqui estão alguns dos principais recursos do modelo:
- Visão das partes interessadas por influência: Analise o poder e a influência de cada parte interessada sobre o projeto para uma melhor priorização
- Visão das partes interessadas por ação: Avalie o nível de ação que os participantes internos podem tomar para apoiar ou impactar seu projeto
- Stakeholders por visão de suporte: Identificar as partes interessadas com alto interesse que provavelmente fornecerão o maior apoio
- Visualização das partes interessadas: Obtenha uma visão geral completa de todas as partes interessadas, incluindo suas funções e o nome da parte interessada para maior clareza
- Gerenciamento de informações do projeto: Organize as tarefas com os status "Aberto" e "Concluído" para acompanhar o progresso
- Guia de introdução: Siga as instruções passo a passo para uma configuração perfeita
**Ideal para: Equipes de projeto para se manterem na mesma página ao identificar as partes interessadas e avaliar suas necessidades
Dica profissional: Use o mapeamento das partes interessadas para entender seu nível de interesse e influência e, em seguida, personalize sua abordagem de comunicação. Por exemplo, as partes interessadas de alto interesse e alta influência podem precisar de atualizações regulares e relatórios detalhados, enquanto outras precisam apenas de resumos periódicos.
2. O modelo de ata de reunião de acionistas do ClickUp
Modelo de ata de reunião de acionistas do ClickUp
As atas das reuniões de acionistas são fundamentais para qualquer empresa. Elas mantêm todos informados sobre o que foi decidido e garantem que nada seja esquecido.
As Modelo de ata de reunião de acionistas do ClickUp é excelente para documentar reuniões de acionistas de forma precisa e eficiente.
Esse modelo garante clareza, alinhamento e responsabilidade, que são essenciais para o plano de envolvimento das partes interessadas de qualquer empresa.
Veja como esse modelo pode ajudar:
- Criação de projeto: Configure um projeto dedicado para cada reunião de acionistas para manter tudo organizado
- Colaboração das partes interessadas: Convide as partes interessadas, alinhe as agendas e use o modelo para colaborar na captura das principais discussões
- Documentação da reunião: Registre todos os pontos-chave, decisões e ideias em um formato de fácil acesso
- Rastreamento de itens de ação: Organize as atas das reuniões para destacar o progresso, as decisões e as tarefas acionáveis para acompanhamento
- Atualizações em tempo real: Configure notificações para se manter informado sobre o progresso e os resultados da reunião
**Ideal para: Secretários de empresas para registrar decisões e documentar resoluções
**Leia também Modelos gratuitos de mapeamento de partes interessadas no Excel e no ClickUp
3. O modelo de relatório de progresso do projeto ClickUp
Modelo de relatório de andamento do projeto ClickUp
O relatório Modelo de relatório de progresso do projeto ClickUp foi criado para informar as equipes e outras partes interessadas sobre as atualizações, os marcos e as próximas etapas do projeto.
Esse modelo oferece transparência e alinhamento com as expectativas das partes interessadas e ajuda as equipes a gerenciar projetos com eficiência.
Aqui estão alguns dos principais recursos do modelo:
- Status personalizados: Acompanhe o progresso em cada etapa com status de tarefa personalizados, facilitando o monitoramento das atualizações
- Campos personalizados: Adicione atributos às tarefas para ajudar a organizar e categorizar as partes interessadas com base em suas funções ou envolvimento no projeto
- Visualizações personalizadas: Use várias visualizações, como Lista, Gantt, Carga de trabalho e Calendário, para apresentar as atualizações do projeto de forma clara e envolver as partes interessadas com dados visuais
- Ferramentas de gerenciamento de projetos: Simplifique os fluxos de trabalho com marcação, subtarefas aninhadas, rótulos de prioridade e a capacidade de atribuir vários membros da equipe
**Ideal para: Gerentes de projeto que desejam acompanhar os marcos do projeto e preparar relatórios de progresso
**Você sabia? Pesquisa realizada por Instituto Drucker, Wall Street Journal e S&P Global revelaram que o foco na satisfação do cliente impulsionou o resultado final e beneficiou todos os envolvidos, desde os funcionários até os acionistas. É interessante notar que, embora o investimento nas comunidades locais seja essencial, ele teve o menor e mais lento impacto em nosso sucesso geral.
4. O modelo de relatório mensal de status do projeto ClickUp
Modelo de relatório de status mensal do ClickUp
É fundamental manter todos atualizados sobre o andamento de um projeto. Os relatórios mensais de status são uma ótima maneira de fazer isso. Mas, sejamos honestos, elaborar um relatório que seja fácil de ler pode ser muito difícil.
O Modelo de relatório mensal de status de projeto do ClickUp ajuda os gerentes de projeto a acompanhar o progresso, gerenciar recursos e manter as partes interessadas informadas. Ele facilita a geração de relatórios ao consolidar dados críticos em uma plataforma fácil de usar.
Veja o que você pode fazer com esse modelo:
- Acompanhar projetos em vários estágios, desde os pendentes até os concluídos, garantindo atualizações precisas
- Incluir métricas importantes, como tarefas concluídas, tarefas pendentes, orçamento, cronograma e riscos identificados
- Monitorar detalhes importantes, como despesas, prazos e carga de trabalho, para alinhar-se às metas do projeto
- UseMetas do ClickUp para medir o progresso em relação aos objetivos do projeto
- Defina lembretes automáticos para revisar e atualizar os relatórios mensalmente para manter a consistência
Ideal para: Gerentes de projeto que desejam atualizar as partes interessadas sobre o andamento e os prazos do projeto
**Leia também Modelos gratuitos de relatórios de impacto para equipes no ClickUp
5. O modelo de plano de comunicação com as partes interessadas do ClickUp
Modelo de plano de comunicação com as partes interessadas do ClickUp
O plano Modelo de plano de comunicação com as partes interessadas do ClickUp simplifica a criação de uma estratégia de comunicação clara e acionável para seus projetos.
Esse modelo garante que todos os participantes permaneçam informados, envolvidos e alinhados com as metas do projeto.
Veja o que ele permite que você faça:
- Brainstorming colaborativo: Use um ClickUp Doc para definir metas e estratégias de comunicação de forma colaborativa
- Organização de tarefas: Crie tarefas para organizar as partes interessadas, atribuir funções e estabelecer responsabilidades
- Campos personalizados: Rastreie os canais e métodos de comunicação para garantir que cada mensagem atinja o público certo de forma eficaz
- Rastreamento de marcos: Defina e monitore marcos para medir o sucesso de seus esforços de comunicação
**Ideal para: Gerentes de projeto e líderes de equipe que desejam organizar e monitorar as comunicações da equipe
6. O modelo de comunicação interna do ClickUp
Modelo de comunicação interna do ClickUp
Deseja criar uma cultura empresarial forte e manter sua equipe informada? Este Modelo de comunicação interna do ClickUp pode ajudar! Ele facilita o compartilhamento de notícias e atualizações importantes com todos, para que saibam o que está acontecendo e possam fazer seu trabalho com eficiência.
Além disso, ajuda as informações a fluírem sem problemas entre os departamentos, facilitando o trabalho em equipe.
Esse modelo melhora a colaboração entre departamentos e colegas. Aqui estão alguns outros recursos do modelo:
- Status personalizados: Acompanhe o progresso da comunicação com status como "Aprovado", "Precisa de revisão", "Publicado", "Programado" e "A fazer
- Campos personalizados: Use atributos como 'Type' (Tipo), 'Related Files' (Arquivos relacionados), 'Related Links' (Links relacionados), 'Department' (Departamento) e 'Description' (Descrição) para armazenar e organizar os principais detalhes da comunicação
- Visualizações personalizadas: Acesse seis visualizações diferentes, incluindo Communications List View, Status Board, Calendar, Event Type e Activity, para ter uma visão geral abrangente
- Ferramentas de colaboração de projetos: Aprimore o rastreamento com recursos como rastreamento de tempo, tags, avisos de dependência e integração de e-mail para atualizações contínuas
**Ideal para: Gerentes de projeto e líderes de equipe que desejam compartilhar informações e manter contato
7. O modelo de relatório de status de projeto executivo do ClickUp
Modelo de relatório de status de projeto executivo do ClickUp
Se você é um executivo, os relatórios de status do projeto são imprescindíveis. Eles lhe dão uma visão geral do andamento dos seus projetos para que você possa tomar decisões inteligentes, identificar problemas ou oportunidades potenciais logo no início e manter todos na mesma página.
Os Modelo de relatório de status de projeto executivo do ClickUp foi criado para manter as partes interessadas informadas e os projetos em dia.
Veja o que torna esse modelo ideal modelo de carta de projeto :
- Rastreamento com campos personalizados: Aproveite 11 atributos, como estágio do projeto, orçamento restante, escopo, líder do projeto e orçamento planejado, para capturar detalhes críticos do projeto
- Visualize com visualizações personalizadas: Acesse sete configurações diferentes, incluindo orçamento, cronograma, guia de introdução, status do projeto e estágio do projeto, para obter uma compreensão completa do progresso do projeto
- Simplifique a comunicação: Use e-mail ou outros canais para compartilhar relatórios, garantindo que as partes interessadas se mantenham atualizadas
- Automatize os relatórios: Economize tempo automatizando a distribuição de relatórios para as pessoas certas, mantendo uma comunicação consistente
**Ideal para: Executivos que desejam compartilhar e comunicar atualizações de projetos e acompanhar o progresso em tempo real
8. O modelo de matriz de prioridades do ClickUp
Modelo de matriz de prioridades do ClickUp
O modelo Modelo de matriz de prioridades do ClickUp ajuda as equipes a avaliar a influência das partes interessadas nas decisões, priorizar tarefas e alinhar esforços para o sucesso com uma matriz de avaliação do envolvimento das partes interessadas.
Esse modelo oferece uma maneira clara e visual de determinar quais ações são mais importantes para você com base nos resultados desejados.
Você pode usar essa matriz de engajamento das partes interessadas para facilmente:
- Avaliar as prioridades com base em Alta Importância vs. Baixa Importância e Alta Prioridade vs. Baixa Prioridade
- Usar notas adesivas para marcar as tarefas nas quatro categorias - Fazer primeiro (Alta Importância, Alta Prioridade), Fazer depois (Alta Prioridade, Baixa Importância), Fazer por último (Baixa Prioridade, Baixa Importância) e Fazer depois (Baixa Prioridade, Alta Importância)
- Converta notas adesivas em tarefas acionáveis e atribua-as aos membros da equipe diretamente do quadro branco
- Dê vida às suas ideias com uma interface de toque, permitindo esboçar, desenhar e visualizar conceitos com gestos intuitivos
Ideal para: Profissionais que desejam visualizar as prioridades do projeto e delegar tarefas com base no impacto e nos esforços
9. O modelo de planejamento RACI do ClickUp
Modelo de planejamento RACI do ClickUp
As matrizes RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) são um salva-vidas para manter os projetos em andamento. Elas garantem que todos saibam exatamente quem está fazendo o quê e ajudam a evitar confusão e perda de prazos.
As Modelo de planejamento RACI do ClickUp esclarece as funções e responsabilidades no gerenciamento de projetos para que sua equipe possa trabalhar de forma coesa para atingir metas compartilhadas.
Esse modelo é igualmente eficaz para o gerenciamento das partes interessadas, oferecendo estrutura e clareza.
Aqui estão alguns dos principais recursos:
- Integração do gráfico RACI: Defina as funções como Responsável, Responsável, Consultado ou Informado, simplificando a propriedade e a responsabilidade das tarefas
- Planejamento específico do projeto: Crie projetos dedicados para cada meta de planejamento RACI para manter o foco e a organização
- Atribuição de tarefas: Atribua tarefas aos membros da equipe, defina cronogramas e garanta que todos entendam suas responsabilidades
- Colaboração com as partes interessadas: Colaborar com as partes interessadas internas e externas para designar funções e manter o envolvimento alinhado com os objetivos do projeto
- Acompanhamento do progresso: Organize as tarefas em categorias e acompanhe seu status de forma eficaz
**Ideal para: Gerentes de projeto que desejam dividir as tarefas igualmente, trazer responsabilidade e criar transparência
10. O modelo de plano de gerenciamento de escopo do ClickUp
Modelo de plano de gerenciamento do escopo do ClickUp
Está tendo dificuldades com projetos que constantemente se expandem além de seus limites originais? O Modelo de plano de gerenciamento de escopo do ClickUp é inestimável para definir, acompanhar e controlar o escopo do projeto durante todo o seu ciclo de vida. Ele garantirá que as metas do seu projeto sejam documentadas e, ao mesmo tempo, controlará as alterações.
Veja o que você pode fazer com esse modelo:
- Rastrear alterações de escopo: Monitorar cada modificação com status personalizados adaptados ao seu fluxo de trabalho, como Pendente, Aprovado ou Rejeitado
- Organize os principais detalhes: Use campos personalizados para classificar as alterações de escopo, rastrear impactos e visualizar dados críticos do projeto
- Fluxos de trabalho flexíveis: Utilize várias visualizações, incluindo Lista, Gantt, Carga de trabalho e Calendário, para se adaptar às necessidades da sua equipe e visualizar o gerenciamento do escopo de todos os ângulos
- Controle aprimorado do projeto: Use rastreamento de tempo, tags, avisos de dependência e notificações por e-mail para manter o escopo do projeto alinhado com os objetivos gerais
Ideal para: Gerentes de projeto que desejam gerenciar o escopo de seus projetos e, ao mesmo tempo, manter as partes interessadas informadas
Capacite suas partes interessadas com o ClickUp
Um plano bem elaborado de engajamento das partes interessadas simplifica a forma como você gerencia os relacionamentos e constrói uma colaboração mais forte.
Com modelos personalizáveis, várias visualizações e automação avançada do ClickUp, você pode transformar o gerenciamento das partes interessadas em um processo contínuo.
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