Como criar um quadro Kanban no OneNote para um melhor gerenciamento de tarefas

Você já sentiu que suas tarefas estão espalhadas em notas adesivas, e-mails e naquela lista de verificação mental que você espera não esquecer?

É hora de domar o caos - estilo Kanban! 🎯

E não, você não precisa de nenhuma habilidade sofisticada de desenvolvimento de software para começar. O Microsoft OneNote, o herói subestimado das ferramentas de produtividade, pode funcionar como seu quadro Kanban, mantendo suas tarefas, projetos e anotações em um só lugar.

Quer esteja trabalhando solo ou colaborando com uma equipe, mostraremos neste guia como criar um quadro Kanban no OneNote.

Além disso, fique por perto - divulgaremos uma ferramenta bônus que é multifuncional, tem experiência em gerenciamento de projetos e foi projetada para crescer com você.

⏰ Resumo de 60 segundos

Veja o que abordamos neste guia:

• Configuração do OneNote: Aprenda a criar rapidamente um quadro Kanban no OneNote com seções, tabelas e colunas
• Gerenciamento de tarefas Kanban do OneNote: Adicione tarefas, códigos de cores e tags para visibilidade e conecte-se ao Outlook para lembretes
• Atalhos práticos do OneNote: Use as ferramentas da barra de tarefas do OneNote, notas rápidas e integração com o OneDrive
• Quadros Kanban do ClickUp: ExperimenteClickUppara colaboração em tempo real, automação e swimlanes
• Fluxos de trabalho Kanban do ClickUp: Confira as integrações externas e recursos como limites de WIP e edição multitarefa
• Escolha sua opção: Recomendamos o OneNote para configurações simples e o ClickUp para equipes maiores e projetos complexos

Por que usar um quadro Kanban? Aplicativo de software de quadro Kanban s são telas digitais do tipo arrastar e soltar que ajudam a manter seu fluxo de trabalho tranquilo e o progresso cristalino.

Veja como eles garantem que suas reuniões rápidas continuem rápidas:

• Tarefas em tíquetes: Capturar tarefasusando cartões Kanban que incluem prazos, comentários e detalhes relevantes em seu interior
• Organização visual: Agrupe tarefas por responsáveis, canais ou rótulos personalizados e acompanhe o progresso por meio de estágios como "A fazer", "Em andamento" e "Em revisão"
• Prioridades simplificadas: Use swimlanes para criar uma hierarquia vertical entre os tíquetes, garantindo uma visão clara das prioridades e dependências
• Atualizações em tempo real: Atualize instantaneamente as tarefas arrastando e soltando tíquetes, garantindo que toda a equipe permaneça alinhada com o Kanban de uma página
• Aumente a responsabilidade: Incentive a transparência e ajude todos a ficarem em dia com seus prazos com um quadro compartilhado

Os quadros Kanban prosperam com a colaboração. Embora os quadros Kanban físicos - criados a partir de paredes ou quadros com colunas e notas adesivas - tenham sido um elemento básico em ambientes de equipe durante anos, ferramentas digitais como o OneNote agora oferecem maneiras mais acessíveis de gerenciar tarefas em relação aos quadros físicos.

dica profissional: Saiba como usar a IA para automatizar suas tarefas! 👇🏼

Configurando um quadro Kanban no OneNote

É mais rápido do que você pensa. Gratuito e personalizado, o Microsoft OneNote permite que você adicione, acompanhe e colabore facilmente em tarefas em uma interface familiar.

Embora pré-projetado Modelos do OneNote podem simplificar os fluxos de trabalho, criar um quadro Kanban do zero é a melhor abordagem para necessidades exclusivas ou especializadas.

Guia passo a passo para criar um quadro

Etapa 1: Criar um novo bloco de notas

• Inicie o aplicativo OneNote em seu dispositivo
• Clique em Arquivo no menu superior e, em seguida, selecione Novo no menu suspenso
• Escolha um local para salvar seu bloco de notas (por exemplo, OneDrive ou seu dispositivo local)
• Dê ao seu bloco de notas um nome relevante, como "Quadro Kanban"
• Clique em Criar caderno

Etapa 2: Configure uma seção para o seu quadro

• Clique com o botão direito do mouse no nome do seu bloco de notas na barra lateral
• Selecione New Section no menu de contexto (nomearemos essa seção como 'Board 1')
• Como alternativa, você pode clicar no botão + New Section na parte superior da lista de seções para criar uma nova seção

Etapa 3: Crie seu quadro Kanban

• Navegue até a seção "Quadro 1" que acabou de criar
• Vá até a Barra de menus, clique em Inserir e selecione Quadro
• Arraste o mouse sobre a grade para selecionar três colunas e quantas linhas forem necessárias (você sempre pode adicionar mais linhas e colunas posteriormente)
• Na primeira linha da tabela, digite os seguintes cabeçalhos:
  • A fazer
  • Em andamento
  • Concluído

Etapa 4: Adicionar tarefas como cartões

• Em cada coluna, adicione tarefas como linhas individuais na tabela (cada tarefa pode ser tratada como um cartão)
• Para cada tarefa, você pode adicionar detalhes, como datas de vencimento ou descrições, clicando na célula e digitando
• Você pode até adicionar uma coluna extra chamada "Task" (Tarefa) na extremidade esquerda da tabela para dividir tarefas maiores em subtarefas menores

E pronto, você tem um quadro Kanban em funcionamento no OneNote.

➡️ Leia mais: Como criar um quadro Kanban no Jira

Usando a barra de tarefas e os atalhos do Microsoft OneNote

Os atalhos e as ferramentas da barra de tarefas do OneNote podem facilitar o gerenciamento de tarefas, agilizando a manutenção do seu quadro Kanban. Explore essas dicas úteis.

Personalização da barra de ferramentas de acesso rápido

1. Localize a barra de ferramentas de acesso rápido (normalmente encontrada na parte superior da janela do OneNote, acima da faixa de opções)
2. Adicione comandos usados com frequência clicando na seta para baixo
3. Navegue pelos comandos sugeridos (como Nova página ou Desfazer) e clique em qualquer comando que você queira adicionar

Usando atalhos de teclado para gerenciar tarefas

1. Pressione Ctrl + N para adicionar uma nova tarefa ou cartão ao seu quadro Kanban
2. Use Ctrl + Tab para percorrer as seções rapidamente, gerenciando diferentes partes do seu quadro Kanban com eficiência

Ícone da área de notificação para fácil acesso

1. Abra o OneNote, vá para Arquivo > Opções > Exibir e marque a caixa Colocar o ícone do OneNote na área de notificação da barra de tarefas

(Isso facilita o acesso ao OneNote enquanto você trabalha em outros aplicativos)

Usar os atalhos do OneNote torna as coisas mais rápidas, mas se você quiser acessar seus cadernos de qualquer lugar, considere conectar-se ao OneDrive.

Integração do OneDrive para armazenamento e acesso a arquivos Exportação de notas do OneNote para outros aplicativos como o OneDrive, permite fácil acesso de qualquer dispositivo com conexão à Internet. Aqui estão os principais métodos para uma transição tranquila:

Método 1: Mover seções para um novo notebook na nuvem

• Etapa 1: Abra o OneNote e clique com o botão direito do mouse na guia da seção que deseja mover
• Etapa 2: Selecione Mover ou Copiar no menu de atalho
• Etapa 3: Escolha um caderno armazenado em seu OneDrive
• Etapa 4: Clique em Mover para transferir a seção

Método 2: Alterar o local do caderno

• Etapa 1: Abra o OneNote e clique em Arquivo
• Etapa 2: Selecione a guia Info e clique em Configurações para o caderno que deseja mover
• Etapa 3: Escolha Propriedades e clique em Alterar local
• Etapa 4: Selecione a pasta desejada do OneDrive e clique em Select

O OneNote usa um mecanismo de sincronização exclusivo que difere dos sistemas típicos de armazenamento de arquivos. As alterações feitas no OneNote são salvas em um cache e sincronizadas com a nuvem, aumentando a colaboração sem problemas de bloqueio de arquivos.

Usando o quadro Kanban de forma eficaz

O segredo para criar um quadro do OneNote bem-sucedido é saber como usar o Microsoft OneNote de forma eficaz . Aqui estão algumas dicas:

Organização de tarefas no OneNote

• À medida que as tarefas progridem, copie e cole-as nas colunas apropriadas, acompanhando visualmente o status de cada tarefa

Código de cores e marcação para melhor visibilidade

• Atribua cores diferentes às tarefas com base na prioridade ou na categoria. Por exemplo:
  • Vermelho para tarefas urgentes/importantes
  • Amarelo para tarefas de média prioridade
  • Verde para tarefas de baixa prioridade
• Use o recurso de marcação do OneNote (Menu > Home > Tags) para adicionar contexto às tarefas. Por exemplo, você pode criar tags para:
  
  • Tarefas urgentes
  • Tarefas que precisam de revisão
  • Tarefas concluídas
• Adicionar símbolos ou imagens para diferenciar ainda mais as tarefas ou indicar seu status (por exemplo, marcas de verificação para tarefas concluídas)

Configuração de lembretes e prazos

O OneNote não tem funcionalidade de lembrete integrada, mas você pode integrá-lo ao Outlook para definir lembretes de tarefas. Veja como:

1. Comece por criar uma tarefa no OneNote. Por exemplo, você pode escrever: Tarefa: "Concluir relatório" - Data de vencimento: 25 de fevereiro de 2025
2. Copie a tarefa para o Outlook clicando com o botão direito do mouse na tarefa e selecionando a opção de criar uma tarefa do Outlook (como alternativa, você pode usar o recurso Tarefas do Outlook encontrado na guia Página inicial, no grupo Tags)
3. Selecione a opção apropriada no menu suspenso (por exemplo, Hoje, Amanhã) para marcar a tarefa para o Outlook
4. Abra o Outlook e vá para a seção Tarefas; você deverá ver a tarefa recém-criada listada lá
5. Clique em abrir a tarefa; nos detalhes da tarefa, você pode definir uma data de vencimento específica
6. Para adicionar um lembrete, marque a caixa Lembrete e escolha quando deseja ser notificado

Depois de criar a tarefa no Outlook, ela permanecerá vinculada à sua nota original no OneNote. Se você marcá-la como concluída no Outlook, ela refletirá esse status no OneNote.

📮ClickUp Insight: _83% dos trabalhadores do conhecimento dependem principalmente de e-mail e bate-papo para a comunicação da equipe

No entanto, quase 60% de seu dia de trabalho é perdido alternando entre essas ferramentas e buscando informações. Com um aplicativo completo para o trabalho como o ClickUp com o ClickUp, seu gerenciamento de projetos, mensagens, e-mails e bate-papos convergem em um só lugar! É hora de centralizar e energizar!

Limitações do uso do OneNote para criar quadros Kanban

Usando o OneNote para seus quadros Kanban? Aqui está o que você pode enfrentar:

• Falta de recursos Kanban nativos: O OneNote não foi projetado explicitamente para quadros Kanban, portanto, não possui recursos integrados como a funcionalidade de arrastar e soltar ou fluxos de trabalho automatizados
• Atualizações manuais: As tarefas e os status precisam ser atualizados manualmente, o que pode consumir muito tempo em projetos maiores
• Colaboração limitada: Embora o OneNote ofereça suporte à edição colaborativa, as atualizações em tempo real das tarefas podem ser mais lentas do que em ferramentas especializadas
• Lacunas de integração: Ao contrário das ferramentas dedicadas de gerenciamento de projetos, o OneNote oferece apenas integração básica com outros aplicativos para atualizações automatizadas de tarefas

Para necessidades mais dinâmicas, explore o seguinte Alternativas ao OneNote .

Criando quadros Kanban com o ClickUp

O ClickUp, o aplicativo tudo para o trabalho, foi projetado para atender às suas necessidades de gerenciamento de projetos, e uma de suas principais ofertas é o quadro Kanban nativo.

Otimize seu fluxo de trabalho de sprint com os Quadros Kanban do ClickUp - acompanhe as tarefas em tempo real, organize-as por raias e priorize-as com códigos de cores Quadros Kanban do ClickUp fazem mais do que ajudar a mover suas tarefas - eles fazem parte de um ecossistema maior que gerencia todos os aspectos do seu fluxo de trabalho

Por exemplo:

• os Campos personalizados nos cartões de tarefas ajudam a rastrear detalhes como datas importantes, orçamentos, pontuações de feedback e até mesmo aprovações de clientes diretamente no modo de exibição Kanban
• Precisa realizar várias tarefas em vários quadros? Os filtros de isolamento facilitam a ampliação de tarefas específicas por membro da equipe, prioridade ou data de vencimento
• As tarefas podem ser visualizadas em vários quadros simultaneamente. Por exemplo, uma tarefa no seu quadro "Metas semanais" pode ser sincronizada com o quadro "Campanhas" da equipe de marketing - sem duplicatas, sem atualizações perdidas

A plataforma também o ajuda a assumir o controle de sua carga de trabalho integrando horizontal swimlanes nos quadros Kanban. As tarefas podem ser classificadas visualmente em tempo real, de modo que as tarefas obrigatórias* sempre fiquem no topo

Empilhe cartões de tarefas por responsável ou marque-os com etiquetas personalizadas em swimlanes com base na prioridade

Além disso, você pode personalizar seus cartões de tarefas para:

• Ajustar os tamanhos dos cartões
• Empilhar e reorganizar campos
• Adicionar listas de verificação, etiquetas, etc

E então entra em cena Cérebro ClickUp -A ferramenta de rede neural com tecnologia de IA que aprende ativamente seu fluxo de trabalho e sugere ações para facilitar a execução.

Por exemplo:

• O ClickUp Brain pode identificar dependências de tarefas negligenciadas e sugerir a movimentação de tarefas com base nos status de tarefas relacionadas
• A ferramenta pode automatizar atualizações como enviar umBate-papo do ClickUppara a equipe ou registrar o tempo quando uma tarefa é "concluída

Obtenha insights rápidos sobre fluxos de trabalho, dependências, prazos e muito mais com o ClickUp Brain

Agora que já exploramos as soluções Kanban do ClickUp, vamos ver como ele se compara ao OneNote.

Funcionalidades do ClickUp vs. OneNote

Tanto o ClickUp quanto o OneNote oferecem recursos exclusivos, mas ao gerenciar tarefas com uma abordagem Kanban, cada um traz pontos fortes diferentes. Aqui está uma comparação rápida:

Em resumo, o ClickUp vai além do simples gerenciamento de tarefas. Seus quadros Kanban são uma representação visual de uma página de todo o seu fluxo de trabalho.

⚡️ Template Archive: Faça o download do arquivo intermediário Modelo ClickUp Kanban para organizar facilmente as tarefas em colunas personalizadas, permitindo que você as agrupe por opções como Assignees ou Due Date

Atribua detalhes rapidamente passando o mouse sobre os cartões e use a função Barra de ferramentas multitarefa para fazer alterações em massa, como atualizar status ou arquivar tarefas, tudo de uma vez.

Explore mais alguns de seus recursos especializados em Kanban.

Recursos avançados do ClickUp para quadros Kanban

• Limites de trabalho em andamento (WIP): Defina limites de WIP nas colunas do quadro Kanban, garantindo que as equipes não assumam muitas tarefas de uma só vez

Defina um limite para o número de tíquetes em cada estágio do projeto para evitar a sobrecarga de uma única fase

• Integrações dinâmicas: Conecte o ClickUp ao Google Drive, Zoom (e mais de 1.000 outras ferramentas) para centralizar comunicações, arquivos e reuniões, de modo que tudo relacionado às suas tarefas fique em um único quadro
• Colaboração em tempo real: Deixe comentários em tempo real e @mencione os membros da equipe para obter feedback sobre os tíquetes, ou coloque o link no ClickUp Chat para manter todos informados
• Rastreamento de tempo: Use o recurso integrado de rastreamento de tempo para registrar as horas gastas em cada tarefa diretamente no quadro Kanban, tornando fácil manter-se dentro dos cronogramas do projeto
• Modelos Kanban: Use modelos pré-projetadosModelos de quadro Kanban para simplificar a configuração e o uso

⚡️ Template Archive: Para uma abordagem amigável para iniciantes, experimente o Modelo de roteiro do ClickUp . Isso lhe dá uma visualização de quadro Kanban do Roadmap para acompanhar as tarefas em vários estágios, enquanto a visualização de lista do Roadmap fornece uma linha de tempo linear e clara de tarefas e marcos.

Além disso, use a visualização da lista de pendências para gerenciar as próximas tarefas e a visualização do calendário de carga de trabalho da equipe para visualizar a capacidade da sua equipe.

As opções versáteis de importação/exportação do ClickUp

O ClickUp também oferece opções de transição de dados, ajudando você a gerenciar tarefas de forma eficiente entre diferentes plataformas ou formatos. Veja como você pode fazer isso:

Importando tarefas para o ClickUp

• Você pode importar tarefas de várias plataformas, como o Notion, bem como de arquivos Excel e CSV

💡Dica de profissional*: O processo de importação é simples: navegue até a seção Importar/Exportar nas configurações, selecione sua fonte (como o Excel ou outro aplicativo) e siga as instruções para mapear seus dados corretamente.

• Ao importar tarefas, o ClickUp cria automaticamente uma nova lista dos itens importados, ajudando-o a categorizar as tarefas de forma eficaz desde o início
• Após a importação, você pode revisar um relatório de importação que destaca quaisquer problemas encontrados durante o processo, como itens duplicados

Exportar tarefas do ClickUp

• Você pode exportar visualizações de lista ou tabela como arquivos CSV ou Excel. Esse recurso é útil para analisar dados de tarefas fora do ClickUp ou compartilhá-los com partes interessadas que talvez não usem a plataforma

Dica profissional: personalize sua exportação selecionando colunas visíveis, nomes de tarefas específicos ou todas as colunas para obter maior flexibilidade na forma como os dados são apresentados.

• Todas as subtarefas e campos personalizados podem ser adicionados às suas exportações. Esse recurso garante que todos os detalhes relevantes da tarefa sejam capturados e possam ser usados para análises ou relatórios adicionais

O conjunto de recursos do ClickUp é perfeito para fluxos de trabalho complexos. Dito isso, se suas necessidades forem mais simples, sempre vale a pena aprender a maximizar sua eficiência usando o OneNote.

Maximizando a eficiência de seus quadros Kanban

Bom Exemplos de quadros Kanban têm práticas eficientes trabalhando nos bastidores.

Práticas recomendadas para manter um quadro eficaz

✅ Estabeleça uma estrutura clara: Organize seu quadro com seções tabulares que correspondam às colunas Kanban, como Backlog, Em andamento e Concluído

adicione elementos visuais: Incremente seu quadro com cores, emojis e tags para destacar as prioridades e os status das tarefas

arquive regularmente as tarefas concluídas: Crie uma seção "Arquivo concluído" para manter seu quadro limpo e, ao mesmo tempo, reter tarefas anteriores para referência

Armadilhas comuns e como evitá-las

sobrecomplicar o quadro: Mantenha o layout do quadro simples para refletir seu fluxo de trabalho sem adicionar seções desnecessárias que possam sobrecarregar os usuários

negligenciar a manutenção: Atualizar regularmente os status das tarefas para evitar confusão sobre tarefas em andamento ou concluídas, pois as atualizações manuais são essenciais na ausência de acionadores automáticos

não usar os recursos disponíveis: Explorar todos os recursos disponíveis, como vincular páginas existentes e usar tabelas, para melhorar o controle e a organização das tarefas

Dicas para aprimoramento e adaptação contínuos

📌 Integre ciclos de feedback: Configure um processo para coletar feedback da equipe no quadro Kanban, permitindo a melhoria contínua dos fluxos de trabalho com base em percepções do mundo real

use a tecnologia: Encontre ferramentas e integrações adicionais, como aplicativos de automação ou de gerenciamento de projetos, para melhorar sua experiência com o quadro Kanban do OneNote

mantenha-se informado: Leia os artigos mais recentes ou participe de fóruns de gerenciamento de projetos para se manter atualizado e aprimorar seu processo

Domine seus fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos com os quadros Kanban do ClickUp

Em última análise, tanto o OneNote quanto o ClickUp oferecem gerenciamento de tarefas no estilo Kanban, mas suas diferenças se resumem ao quanto você deseja que seus quadros façam por você.

O OneNote pode servir como um espaço visual e personalizável para um simples rastreamento. Ainda assim, quando se trata de integrar tarefas com a equipe mais ampla, automatizar fluxos de trabalho ou ampliar seus processos, ele deixa você fazendo mais trabalho manual

É exatamente aí que o ClickUp entra em cena. Se você estiver lidando com projetos complexos e precisar de algo mais do que apenas o acompanhamento de tarefas, os quadros Kanban do ClickUp se tornarão a ponte entre o planejamento e a execução

Ele reúne todos os recursos necessários (desde a colaboração em tempo real até a assistência de conhecimento de IA) para tornar cada tarefa uma parte dinâmica de seu fluxo de trabalho. Registre-se no ClickUp gratuitamente e deixe que seus quadros Kanban façam o trabalho pesado para você. 🏋️‍♂️