Ferramentas de IA, como o ChatGPT, estão mudando as coisas, transformando aqueles longos rascunhos de e-mail e maratonas de criação de conteúdo em rápidos sprints.
E não é só para shows - os comerciantes que usam IA para personalização de e-mails registraram um aumento de 41% na receita. Desde a redução de erros de digitação e o acerto da linha de assunto perfeita até a elaboração de e-mails que soem humanos, o ChatGPT está aqui para economizar tempo.
Se você é um criador de conteúdo, autor ou empresário de aplicativos da Web, dominar o ChatGPT significa vencer o caos da sua caixa de entrada.
Siga este guia para aprender a escrever um e-mail comercial de qualidade, sem sacrificar sua sanidade mental!
Como bônus, experimente a melhor alternativa ao ChatGPT para seus fluxos de trabalho de comunicação, o ClickUp Brain.
resumo de 60 segundos
Veja como você pode usar o ChatGPT para escrever seus e-mails:
- Otimize seu e-mail para obter engajamento concentrando-se na personalização, na segmentação do público-alvo e no conteúdo que repercute 📩
- Use o ChatGPT para rascunhos rápidos, mas considere suas limitações para necessidades comerciais exclusivas
- Forneça contexto (tom, estrutura, detalhes) para obter o melhor rascunho
- Regenere ou edite rascunhos para obter clareza e personalização
- Verifique novamente a precisão e o alinhamento com sua voz
- Mude para o ClickUp . Comece a usar IA para e-mails com o ClickUp Brain e simplifique a tomada de notas, a análise de dados, a redação de e-mails e a comunicação
- Gerencie todos os seus e-mails e trabalhe em um só lugar, com o ClickUp Email Project Management
Como usar o ChatGPT para escrever e-mails
Se você fornecer contexto suficiente ao ChatGPT, ele poderá criar um conteúdo que seja um ponto de partida perfeito para seus e-mails. Basta compartilhar algumas instruções claras e voilà - você também pode usar a IA para escrever e-mails que correspondam ao seu tom e à sua mensagem, economizando seu precioso tempo.
Pronto? Veja como você pode usar o ChatGPT de forma eficaz para escrever e-mails:
Etapa 1: Defina o contexto e o objetivo
Antes mesmo de começar a entender os prós e contras do ChatGPT, tenha clareza sobre o assunto do seu e-mail.
afinal, como Shakespeare escreveu certa vez, "Brevity is the wit of the soul. "Portanto, descubra o que você deseja que o e-mail atinja sem fazer muitos rodeios.
Quanto melhor você instruir o ChatGPT, mais ele entenderá seu tom de escrita, objetivo e estrutura de e-mail. Você pode enviar um lembrete, responder a uma consulta ou fazer o acompanhamento de uma tarefa, mas é fundamental definir o contexto.
Digamos que você esteja solicitando uma atualização de um colega ou cliente. Seu objetivo provavelmente é estimular uma ação ou obter mais detalhes. Se estiver agendando uma reunião, o e-mail deve ser educado e claro, facilitando para o destinatário dar o próximo passo.
Aqui, o ChatGPT entende que o objetivo é pedir feedback sobre uma atualização, portanto, ele adapta o e-mail para se concentrar em solicitar o status atual e o que vem a seguir. Ele garante que a mensagem seja clara, educada e concisa, facilitando a resposta do destinatário com as informações necessárias.
Fato divertido: O ChatGPT atingiu um milhão de usuários em apenas cinco dias após seu lançamento em 2022.
Etapa 2: Abra uma conta no ChatGPT
Para começar a usar o ChatGPT, acesse chat.openai.com e crie uma conta. Você pode se inscrever usando seu endereço de e-mail ou o Google. Quando sua conta for verificada, tudo estará pronto (você receberá um código de seis dígitos no seu telefone)!
Você terá acesso à versão gratuita do GPT-3. 5 ou, se estiver procurando uma experiência mais avançada, poderá fazer upgrade para o GPT-4 por US$ 20/mês.
O GPT-4 oferece respostas mais rápidas e recursos avançados, como navegação e interpretação de código, o que o torna uma opção sólida para quem está lidando com e-mails urgentes ou está buscando um aumento extra na produtividade.
Se estiver trabalhando com e-mails urgentes e quiser respostas mais rápidas e personalizadas, talvez valha a pena investir no GPT-4.
Você sabia? Apenas metade dos americanos está familiarizada com o ChatGPT em algum grau, sendo que dois terços deles têm pós-graduação. É interessante notar que 54% dos entrevistados relataram que não ouviram "absolutamente nada" sobre o ChatGPT.
Etapa 3: Forneça ao ChatGPT instruções personalizadas
Tudo registrado? Chegou a hora de configurar o ChatGPT para fazer suas ofertas. Mas antes de começar a gerar respostas e e-mails, você precisa fornecer a ele algumas informações básicas. Especifique como você gostaria que a ferramenta gerasse respostas.
Para tornar o ChatGPT realmente seu assistente, siga estas etapas: Clique em seu nome de exibição ou imagem para abrir o menu suspenso. Em seguida, clique em Customize ChatGPT (Personalizar ChatGPT).
Você receberá duas perguntas-chave para responder e personalizar as respostas da IA:
- O que você gostaria que o ChatGPT soubesse sobre você para fornecer respostas melhores?
Você pode compartilhar detalhes sobre seu trabalho, estilo de comunicação por e-mail, tom e outras preferências relevantes. Isso pode incluir sua profissão, se você prefere um tom formal ou casual e a quantidade de detalhes que gostaria de incluir em seus e-mails.
- Como você gostaria que o ChatGPT respondesse?
Aqui, você pode definir o tom e a estrutura dos e-mails que o ChatGPT gerará. Especifique se você prefere formatos concisos ou detalhados, escolha o nível de formalidade (amigável, formal ou algo intermediário) e decida se deseja que a IA expresse opiniões ou mantenha uma posição neutra.
Como alternativa, você pode enviar sua introdução e instruções via caixa de bate-papo para ajudar o ChatGPT a entendê-lo melhor.
Este é um exemplo de uma introdução que você pode fornecer:
Fato divertido: Cerca de 25% das empresas americanas economizaram entre US$ 50.000 e US$ 70.000 usando o ChatGPT.
Etapa 4: Solicitar ao ChatGPT que escreva o e-mail
Depois de compartilhar seus detalhes, preferências e tom desejado, você pode solicitar que o ChatGPT crie o e-mail de que você precisa. Se o primeiro rascunho não estiver correto, peça para ele gerar novamente a resposta.
por exemplo, se você estiver escrevendo um e-mail de demissão, o ChatGPT pode ajudá-lo a criar uma mensagem que atinja o equilíbrio certo - quer você esteja saindo para novas oportunidades ou devido à insatisfação. O objetivo é sair em boas condições e garantir que você se separe profissionalmente sem queimar pontes.
Aqui está um exemplo do que o ChatGPT pode gerar:
outro cenário poderia ser a recusa de uma tarefa de projeto.
Uma resposta atenciosa é fundamental se você estiver sobrecarregado e não puder assumir uma nova responsabilidade. Embora possa ser tentador expressar frustração, é essencial manter a calma, a consideração e o profissionalismo. O ChatGPT pode ajudá-lo a elaborar uma mensagem diplomática que comunique seus limites sem parecer desdenhoso.
Aqui está um exemplo de uma maneira educada e profissional de recusar um novo projeto:
Etapa 5: Revise e edite o e-mail
Depois que o ChatGPT gerar o e-mail, revise-o cuidadosamente. Você pode ajustar o tom, adicionar detalhes que faltam ou alterar a estrutura para que corresponda melhor às suas intenções. Veja se você precisa corrigir erros gramaticais ou de ortografia em seu e-mail.
Antes de clicar em enviar, verifique novamente sua resposta quanto à clareza e ao alinhamento com as políticas da empresa. Isso garante que sua mensagem seja profissional e esteja alinhada com as expectativas, ajudando a evitar erros.
Embora o ChatGPT seja altamente capaz, o conteúdo gerado pode nem sempre ser perfeito. A personalização é crucial para garantir que ele se alinhe totalmente com sua voz e com o contexto específico de sua mensagem.
Você sabia? O ChatGPT pode, às vezes, sofrer "alucinações", quando gera informações que parecem plausíveis, mas são totalmente fabricadas. Isso pode incluir fatos inventados, estudos inexistentes ou detalhes imprecisos. Embora os modelos de IA sejam treinados para oferecer respostas úteis e precisas, eles não podem verificar a veracidade de suas informações em tempo real.
É por isso que é essencial verificar novamente os fatos críticos ao usar a IA para pesquisa ou tomada de decisões!
Para suas necessidades específicas, certifique-se de:
- Certifique-se de que todas as informações necessárias estejam incluídas
- Certifique-se de que o tom esteja de acordo com seu estilo
- Verifique novamente a precisão de datas, nomes ou detalhes importantes
Um pouco de atenção extra ajuda muito!
Etapa 6: Enviar o e-mail
Depois de revisar e editar seu e-mail, é hora de clicar em "enviar". "
Antes de fazer isso, reserve um momento para verificar se tudo está bem em sua caixa de redação. Certifique-se de que o e-mail siga suas estratégias de gerenciamento de e-mail e seja profissional, claro e conciso.
Suponha que você esteja enviando e-mails sobre tópicos essenciais como os que discutimos. Conseguir o tom certo é ainda mais crucial. Envie quando estiver confiante de que a mensagem está polida e alinhada com seus objetivos!
Não se estresse muito com a reação - confie que a IA o ajudou a criar uma resposta bem pensada e bem elaborada.
Dica profissional: A etiqueta do e-mail é fundamental para a forma como sua mensagem é percebida e respondida. Desde a revisão da clareza até a definição de um tom respeitoso, esses pequenos ajustes podem fazer uma grande diferença para garantir que seus e-mails sejam profissionais e eficazes.
Limitações do uso do ChatGPT para escrever e-mails
O uso de IA para escrever e-mails pode ser conveniente, mas vem com seu próprio conjunto de desafios. Aqui estão alguns que você deve ter em mente:
- Compreensão limitada do contexto: A IA pode ter dificuldade para entender os detalhes da sua mensagem ou as necessidades do seu público. Isso pode levar a um conteúdo genérico ou desalinhado (alucinações), especialmente em situações complexas ou delicadas ❌
- Dificuldade com a personalização: Embora o ChatGPT possa gerar uma mensagem básica, ele pode não dar o toque pessoal que agrada ao seu público. Por exemplo, no gerenciamento de campanhas de e-mail, a ferramenta pode ignorar detalhes personalizados importantes, como nomes ou preferências, o que afeta a eficácia da mensagem ❌
- Problemas de precisão: A IA não fornece informações precisas de forma consistente, apesar de sua vasta base de conhecimento. Você precisará verificar novamente detalhes essenciais, como datas, nomes ou números, especialmente ao fazer referência a KPIs de marketing por e-mail ❌
- Contagem inconsistente de palavras: Se você especificar um limite de palavras em seu prompt, o ChatGPT poderá segui-lo ocasionalmente. Muitas vezes, ele é imprevisível e pode não atender à sua solicitação. Como no exemplo abaixo, o ChatGPT responde com 39 palavras, não 42. ❌
- Uso excessivo de frases genéricas: O ChatGPT costuma usar frases usadas em excesso e clichês, especialmente em e-mails profissionais. Embora possam parecer seguros, eles podem parecer insinceros ou repetitivos, tornando sua mensagem menos envolvente ❌
- Luta com instruções complexas de várias etapas: O ChatGPT pode não funcionar muito bem com instruções de várias etapas. Por exemplo, um e-mail que combina lembretes, aprovações e acompanhamentos em um rascunho pode ficar desconexo ou pouco claro ❌
Leia também: Melhores ferramentas de divulgação de e-mail (avaliações e preços)
Uso do ClickUp Brain para escrever e gerenciar seus e-mails
Imagine ter um assistente de IA que possa criar uma cópia de e-mail envolvente, gerar linhas de assunto atraentes, personalizar mensagens para cada público e automatizar e-mails de acompanhamento.
Bem, está aqui, no ClickUp - o aplicativo completo para o trabalho.
O ClickUp Brain é uma rede neural avançada de IA integrada à plataforma de gerenciamento de projetos de e-mail do ClickUp. Ele o ajuda a criar textos de marketing, responder a e-mails e gerenciar tarefas com eficiência - tudo em um só lugar!
Cérebro ClickUp
Ao contrário do ChatGPT, que às vezes gera informações imprecisas ou desatualizadas, o ClickUp Brain se integra diretamente à base de conhecimento da sua equipe e às tarefas atuais do projeto.
Isso garante que você sempre tenha acesso aos detalhes mais atualizados e relevantes, reduzindo o risco de erros gramaticais e tornando suas respostas por e-mail mais precisas e confiáveis.
Com o ClickUp Brain's AI Writer for Work, você obtém:
- Um assistente de redação para cuidar de todas as suas necessidades de redação
- Respostas rápidas e automatizadas a tarefas, comentários e e-mails
- Um transcritor automático de fala para texto para fazer anotações e atualizações sem usar as mãos
- A capacidade de transcrever suas reuniões e gravações de tela, respondendo a qualquer pergunta de acompanhamento diretamente do ClickUp Clips
- Modelos fáceis de criar para todas as suas necessidades - desde campanhas de e-mail, anúncios, campanhas de gotejamento ou recrutamento
Veja como fazer isso com o ClickUp:
Para redigir um novo e-mail com o ClickUp Brain, basta localizar uma tarefa aberta e ir para a seção de comentários.
Em seguida, clique no ícone de e-mail e digite o comando de barra "/Write email" e pressione Return ou Enter. Um modal ClickUp Brain será exibido, permitindo que você insira um ponto de discussão conciso que resuma o objetivo do e-mail.
Veja como seria:
O ClickUp Brain analisará a entrada e gerará um rascunho de e-mail com base em sua descrição.
Você pode personalizar o rascunho gerado para se adequar ao seu estilo ou tom. A plataforma também oferece opções adicionais de flexibilidade: você pode copiar o texto do e-mail gerado diretamente para a área de transferência.
Se o rascunho não estiver perfeito, clique em "Try again" para que o ClickUp Brain gere uma versão diferente com base nos mesmos pontos-chave. Isso garante que você sempre receba o e-mail perfeito com o mínimo de esforço!
O e-mail está fora, o ClickUp está dentro! O ClickUp nos permitiu reduzir o número de e-mails que enviamos e recebemos como equipe, o que é um divisor de águas. Isso também significa que os tópicos de e-mail não são perdidos, as pessoas não abandonam as comunicações etc., pois todas as informações estão no ClickUp.
O e-mail está fora, o ClickUp está dentro! O ClickUp nos permitiu reduzir o número de e-mails que enviamos e recebemos como equipe, o que é um divisor de águas. Isso também significa que os tópicos de e-mail não são perdidos, as pessoas não abandonam as comunicações etc., pois todas as informações estão no ClickUp.
ClickUp para equipes de marketing
A melhor parte do ClickUp é que ele permite que você use suas ferramentas de IA para escrever textos atraentes, mantendo todos os seus documentos em um local central.
Com o ClickUp for Marketing, você pode rapidamente redigir, organizar e armazenar modelos de e-mail diretamente no ClickUp Docs. Em vez de alternar entre várias plataformas, tudo o que você precisa está em um só lugar.
Documentos do ClickUp
O ClickUp Docs também se integra aos fluxos de trabalho, de modo que qualquer tarefa criada a partir de um e-mail gerado permanece conectada ao quadro geral.
Para colaboração em equipe, é possível atribuir seções específicas do documento aos membros da equipe. Isso facilita o compartilhamento e a colaboração no Docs em tempo real. Quer esteja refinando scripts de e-mail ou gerenciando uma campanha de marketing, sua equipe pode contribuir, comentar e atualizar o documento simultaneamente.
Modelos do ClickUp
Além de ser uma poderosa ferramenta de redação de IA, o ClickUp fornece uma variedade de modelos personalizáveis projetados para aprimorar seus fluxos de trabalho de gerenciamento de e-mail. O ChatGPT não tem isso, pois não possui essas integrações para gerenciar todo o seu fluxo de trabalho de marketing.
Modelo de e-mail marketing do ClickUp
Por exemplo, o modelo de marketing por e-mail do ClickUp permite que você se mantenha organizado e eficiente ao planejar campanhas, escrever uma linha de assunto, programar mensagens e acompanhar as principais métricas de sucesso.
Você também pode automatizar e-mails com base no comportamento do usuário, garantindo que ações específicas acionem suas mensagens. Isso facilita o envio de e-mails direcionados para os clientes certos no momento certo.
O ClickUp Brain não serve apenas para escrever e-mails - ele o ajuda a organizar, personalizar e colaborar com sua equipe. Ele supera os limites usuais das ferramentas de IA, tornando a redação de e-mails e o marketing mais eficazes e fáceis.
Leia também: Melhor software de gerenciamento de e-mail (gratuito e pago)
Otimize seu e-mail para melhorar o envolvimento com o ClickUp Brain
Otimizar seu e-mail para obter engajamento é mais do que escrever a mensagem perfeita - trata-se de personalização, direcionamento para o público certo e garantia de que seu conteúdo seja atraente para o leitor.
Embora o ChatGPT possa ajudar, talvez nem sempre atenda às necessidades exclusivas de sua empresa. Se escrever e-mails ou começar do zero parece uma tarefa árdua, o ClickUp está ao seu lado.
Com o ClickUp Brain, você pode fazer anotações, analisar dados e redigir e-mails mais rapidamente, economizando tempo. Basta ativar o Email ClickApp em seu espaço de trabalho para desbloquear todos os recursos de e-mail. Diga adeus ao bloqueio do escritor e às tarefas repetitivas, mantendo seus e-mails autênticos e personalizados.
O ClickUp não se limita aos e-mails - gerencie tarefas, colabore e controle o tempo para aumentar a produtividade da equipe. Pronto para elevar o nível de suas comunicações por e-mail? Registre-se para obter uma conta gratuita do ClickUp hoje mesmo!