Ferramentas de IA, como o ChatGPT, estão mudando as coisas - transformando aqueles longos rascunhos de e-mail e maratonas de criação de conteúdo em rápidas corridas.
E não se trata apenas de profissionais de marketing que usam IA para e-mail relataram um aumento de 41% na receita . Desde a redução de erros de digitação e o acerto da linha de assunto perfeita até a elaboração de e-mails que soem humanos, o ChatGPT está aqui para economizar tempo.
Se você é um criador de conteúdo, autor ou empresário de aplicativos da Web, dominar o ChatGPT significa vencer o caos da sua caixa de entrada.
Siga este guia para saber como escrever um e-mail comercial bem elaborado - sem sacrificar sua sanidade mental!
Como bônus, experimente a melhor alternativa ao ChatGPT para seus fluxos de trabalho de comunicação, Cérebro ClickUp .
⏰ Resumo de 60 segundos
Veja como você pode usar o ChatGPT para escrever seus e-mails:
- Otimize seu e-mail para obter engajamento, focando na personalização, na segmentação do público-alvo e no conteúdo ressonante 📩
- Use o ChatGPT para rascunhos rápidos, mas considere suas limitações para necessidades comerciais exclusivas
- Forneça contexto (tom, estrutura, detalhes) para obter o melhor rascunho
- Regenere ou edite os rascunhos para obter clareza e personalização
- Verifique novamente a precisão e o alinhamento com sua voz
- Mudar paraClickUp. Comece a usar IA para e-mails com o ClickUp Brain e simplifique a tomada de notas, a análise de dados, a elaboração de e-mails e a comunicação
- Gerencie todos os seus e-mails e trabalhe em um só lugar, com oGerenciamento de projetos de e-mail do ClickUp
Como usar o ChatGPT para escrever e-mails
Se você fornecer contexto suficiente ao ChatGPT, ele poderá criar conteúdo que é um ponto de partida perfeito para seus e-mails. Basta compartilhar algumas instruções claras e voilà - você também pode usar IA para escrever e-mails combinando com seu tom e mensagem e economizando seu precioso tempo.
Pronto? Veja como você pode usar o ChatGPT de forma eficaz para escrever e-mails:
Etapa 1: Defina o contexto e o objetivo
Antes mesmo de começar a entender os prós e contras do ChatGPT, tenha clareza sobre o assunto do seu e-mail.
Afinal, como Shakespeare escreveu uma vez, "Brevity is the wit of the soul." Portanto, descubra o que você quer que o e-mail alcance sem fazer muitos rodeios.
Quanto melhor você instruir o ChatGPT, mais ele entenderá seu tom de escrita, sua finalidade e a estrutura do e-mail. Você pode enviar um lembrete, responder a uma consulta ou acompanhar uma tarefa, mas a definição do contexto é fundamental.
Digamos que você esteja solicitando uma atualização de um colega ou cliente. Seu objetivo provavelmente é estimular uma ação ou obter mais detalhes. Se estiver agendando uma reunião, convém que o e-mail seja educado e claro, facilitando que o destinatário dê o próximo passo.
Aqui, o ChatGPT entende que o objetivo é pedir feedback sobre uma atualização, portanto, ele adapta o e-mail para se concentrar em solicitar o status atual e o que vem a seguir. Ele garante que a mensagem seja clara, educada e concisa, facilitando a resposta do destinatário com as informações necessárias.
Fato divertido: O ChatGPT atingiu um milhão de usuários em apenas cinco dias após seu lançamento em 2022.
Etapa 2: abrir uma conta no ChatGPT
Para começar a usar o ChatGPT, acesse chat.openai.com e crie uma conta. Você pode se inscrever usando seu endereço de e-mail ou por meio do Google. Quando sua conta for verificada, tudo estará pronto (você receberá um código de seis dígitos no seu telefone)!
via ChatGPT Você terá acesso à versão gratuita do GPT-3.5 ou, se estiver procurando uma experiência mais avançada, poderá fazer upgrade para o GPT-4 por uS$ 20/mês .
O GPT-4 oferece respostas mais rápidas e recursos avançados, como navegação e interpretação de código, o que o torna uma opção sólida para aqueles que lidam com e-mails urgentes ou que buscam um aumento extra na produtividade.
Se você estiver trabalhando com e-mails urgentes e quiser respostas mais rápidas e personalizadas, talvez valha a pena investir no GPT-4.
**Você sabia? Apenas metade dos americanos está familiarizada com o ChatGPT em algum grau, sendo que dois terços deles têm pós-graduação. É interessante notar que 54% dos entrevistados relataram não ter ouvido "absolutamente nada" sobre o ChatGPT.
Etapa 3: Fornecer instruções personalizadas ao ChatGPT
Tudo registrado? Chegou a hora de configurar o ChatGPT para fazer seus lances. Mas antes de começar a gerar respostas e e-mails, você precisa fornecer a ele algumas informações básicas. Especifique como você gostaria que a ferramenta gerasse respostas.
Para tornar o ChatGPT realmente seu assistente, siga estas etapas: Clique em seu nome de exibição ou imagem para abrir o menu suspenso. Em seguida, clique em Customize ChatGPT (Personalizar ChatGPT).
Você terá que responder a duas perguntas importantes para personalizar as respostas da IA:
- **O que você gostaria que o ChatGPT soubesse sobre você para fornecer respostas melhores?
Você pode compartilhar detalhes sobre seu trabalho, estilo de comunicação por e-mail, tom e outras preferências relevantes. Isso pode incluir sua profissão, se você prefere um tom formal ou casual e a quantidade de detalhes que gostaria de incluir em seus e-mails.
- **Como você gostaria que o ChatGPT respondesse?
Aqui, você pode definir o tom e a estrutura dos e-mails que o ChatGPT gerará. Especifique se você prefere formatos concisos ou detalhados, escolha o nível de formalidade (amigável, formal ou algo intermediário) e decida se deseja que a IA expresse opiniões ou mantenha uma posição neutra.
Como alternativa, você pode enviar sua introdução e instruções via caixa de bate-papo para ajudar o ChatGPT a entendê-lo melhor.
Este é um exemplo de uma introdução que você pode fornecer:
🧠Fato divertido: Cerca de 25% das empresas americanas economizaram entre US$ 50.000 e US$ 70.000 usando o ChatGPT.
Etapa 4: solicitar ao ChatGPT que escreva o e-mail
Depois de compartilhar seus detalhes, preferências e tom desejado, você pode solicitar ao ChatGPT que crie o e-mail de que você precisa. Se o primeiro rascunho não estiver correto, peça que ele gere novamente a resposta.
por exemplo, se você estiver escrevendo um e-mail de demissão, o ChatGPT poderá ajudá-lo a criar uma mensagem que atinja o equilíbrio certo - quer você esteja saindo para novas oportunidades ou devido à insatisfação. O objetivo é sair em boas condições e garantir que você se separe profissionalmente sem queimar pontes.
Aqui está um exemplo do que o ChatGPT poderia gerar:
outro cenário poderia ser a recusa de uma atribuição de projeto.
Uma resposta ponderada é fundamental se você estiver sobrecarregado e não puder assumir uma nova responsabilidade. Embora possa ser tentador expressar frustração, é essencial manter a calma, a consideração e o profissionalismo. O ChatGPT pode ajudá-lo a elaborar uma mensagem diplomática que comunique seus limites sem parecer desdenhoso.
Aqui está um exemplo de uma maneira educada e profissional de recusar um novo projeto:
Etapa 5: revisar e editar o e-mail
Depois que o ChatGPT gerar o e-mail, revise-o cuidadosamente. **Você pode ajustar o tom, adicionar detalhes que faltam ou alterar a estrutura para que corresponda melhor às suas intenções. Veja se precisa corrigir erros de gramática ou ortografia no e-mail.
Antes de clicar em enviar, verifique novamente sua resposta quanto à clareza e ao alinhamento com as políticas da empresa. Isso garante que sua mensagem seja profissional e esteja alinhada com as expectativas, ajudando a evitar erros.
Embora o ChatGPT seja altamente capaz, o conteúdo gerado pode nem sempre ser perfeito. **A personalização é fundamental para garantir que ele se alinhe totalmente à sua voz e ao contexto específico da sua mensagem
**O ChatGPT pode, às vezes, sofrer "alucinações", quando gera informações que parecem plausíveis, mas são totalmente fabricadas. Isso pode incluir fatos inventados, estudos inexistentes ou detalhes imprecisos. Embora os modelos de IA sejam treinados para oferecer respostas úteis e precisas, eles não podem verificar a veracidade de suas informações em tempo real.
É por isso que é essencial verificar novamente os fatos críticos ao usar a IA para pesquisa ou tomada de decisões!
Para suas necessidades específicas, certifique-se de:
- Garantir que todas as informações necessárias estejam incluídas
- Certificar-se de que o tom esteja de acordo com seu estilo
- Verificar novamente a precisão de datas, nomes ou detalhes importantes
Um pouco de atenção extra ajuda muito!
Etapa 6: Enviar o e-mail
Depois de revisar e editar o e-mail, é hora de clicar em "enviar"
Antes de fazer isso, reserve um momento para verificar se tudo está correto em sua caixa de texto. Certifique-se de que o e-mail siga sua estratégias de gerenciamento de e-mail e seja profissional, claro e conciso.
Suponha que você esteja enviando e-mails sobre tópicos essenciais como os que discutimos. É ainda mais crucial ter o tom certo. Envie-o quando estiver confiante de que a mensagem está polida e alinhada com seus objetivos!
Não se estresse muito com a reação - confie que a IA o ajudou a criar uma resposta bem pensada e bem elaborada.
Dica profissional: Etiqueta de e-mail é fundamental para a forma como sua mensagem é percebida e respondida. Desde a revisão da clareza até a definição de um tom respeitoso, esses pequenos ajustes podem fazer uma grande diferença para garantir que seus e-mails sejam profissionais e eficazes.
Limitações do uso do ChatGPT para escrever e-mails
O uso de IA para escrever e-mails pode ser conveniente, mas vem com seu próprio conjunto de desafios. Aqui estão alguns que você deve ter em mente:
- Compreensão limitada do contexto: A IA pode ter dificuldade para entender os detalhes da sua mensagem ou as necessidades do seu público. Isso pode levar a um conteúdo genérico ou desalinhado (alucinações), especialmente em situações complexas ou delicadas ❌
- Dificuldade de personalização: Embora o ChatGPT possa gerar uma mensagem básica, ele pode perder o toque pessoal que repercute em seu público. Digamos, emgerenciamento de campanhas de e-maila ferramenta pode ignorar detalhes personalizados importantes, como nomes ou preferências, afetando a eficácia da mensagem ❌
- Problemas de precisão: A IA não fornece informações precisas de forma consistente, apesar de sua vasta base de conhecimento. Você precisará verificar novamente detalhes essenciais, como datas, nomes ou números, especialmente ao fazer referência akPIs de marketing por e-mail ❌
- Contagem inconsistente de palavras: Se você especificar um limite de palavras em seu prompt, o ChatGPT poderá segui-lo ocasionalmente. Muitas vezes, ele é imprevisível e pode não atender à sua solicitação. Como no exemplo abaixo, o ChatGPT responde com 39 palavras, não 42. ❌
- Uso excessivo de frases genéricas: O ChatGPT costuma usar frases usadas em excesso e clichês, especialmente em e-mails profissionais. Embora possam parecer seguras, elas podem parecer insinceras ou repetitivas, tornando sua mensagem menos envolvente ❌
- Luta com instruções complexas de várias etapas: O ChatGPT pode não ter um desempenho muito bom com instruções de várias etapas. Por exemplo, um e-mail que combina lembretes, aprovações e acompanhamentos em um rascunho pode ser desarticulado ou pouco claro ❌
Leia também: Melhores ferramentas de alcance de e-mail (avaliações e preços)
Usando o ClickUp Brain para escrever e gerenciar seus e-mails
Imagine ter um assistente de IA capaz de criar um texto de e-mail envolvente, gerar linhas de assunto atraentes, personalizar mensagens para cada público e automatizar e-mails de acompanhamento.
Bem, ele está aqui, em ClickUp -o aplicativo de tudo para o trabalho. Cérebro ClickUp é uma rede neural avançada de IA integrada ao Plataforma de gerenciamento de projetos de e-mail da ClickUp . Ela o ajuda a criar textos de marketing, responder a e-mails e gerenciar tarefas com eficiência - tudo em um só lugar!
ClickUp Brain
Crie respostas rápidas e relevantes por e-mail com o ClickUp Brain
Ao contrário do ChatGPT, que às vezes gera informações imprecisas ou desatualizadas, o ClickUp Brain se integra diretamente à base de conhecimento da sua equipe e às tarefas atuais do projeto
Isso garante que você sempre tenha acesso aos detalhes mais atualizados e relevantes, reduzindo o risco de erros gramaticais e tornando suas respostas por e-mail mais precisas e confiáveis.
Com o ClickUp Brain's AI Writer for Work, você obtém:
- Um assistente de redação para lidar com todas as suas necessidades de redação
- Respostas rápidas e automatizadas a tarefas, comentários e e-mails
- Um transcritor automático de fala para texto para fazer anotações e atualizações sem usar as mãos
- A capacidade de transcrever suas reuniões e gravações de tela, respondendo a qualquer pergunta de acompanhamento diretamente deClipes do ClickUp
- Modelos fáceis de criar para todas as suas necessidades - desde campanhas de e-mail, anúncios,campanhas de gotejamentoou recrutamento
Veja como fazer isso com o ClickUp:
Crie respostas rápidas para tópicos de e-mail ou crie campanhas completas de e-mail mais rapidamente com o ClickUp Brain
Para redigir um novo e-mail com o ClickUp Brain, basta localizar uma tarefa aberta e ir para a seção de comentários.
Em seguida, clique no ícone de e-mail e digite o comando de barra "/Write email", seguido do pressionamento de Return ou Enter. Um modal do ClickUp Brain será exibido, permitindo que você insira um ponto de discussão conciso que resuma a finalidade do e-mail.
**Esta é a aparência do e-mail
Escreva rapidamente e-mails sem erros com o ClickUp Brain
O ClickUp Brain analisará a entrada e gerará um rascunho de e-mail com base em sua descrição.
Você pode personalizar o rascunho gerado para se adequar ao seu estilo ou tom. A plataforma também oferece opções adicionais de flexibilidade: você pode copiar o texto do e-mail gerado diretamente para a área de transferência.
Se o rascunho não atingir o objetivo, clique em "Try again" (Tente novamente) para que o ClickUp Brain gere uma versão diferente com base nos mesmos pontos-chave. Isso garante que você receba o e-mail perfeito todas as vezes com o mínimo de esforço!
O e-mail está fora de moda, o ClickUp está dentro! O ClickUp nos permitiu reduzir o número de e-mails que enviamos e recebemos como equipe, o que é um divisor de águas. Isso também significa que as conversas por e-mail não se perdem, as pessoas não abandonam as comunicações etc., pois todas as informações estão no ClickUp.
Avaliação do Marketing Manager
ClickUp para equipes de marketing
Vincule documentos a fluxos de trabalho para aumentar a produtividade usando o ClickUp Docs
A melhor parte do ClickUp é que ele permite que você use suas ferramentas de IA para escrever textos atraentes e, ao mesmo tempo, manter todos os seus documentos em um local central.
Com ClickUp para marketing você pode elaborar, organizar e armazenar rapidamente modelos de e-mail diretamente no Documentos do ClickUp . Em vez de alternar entre várias plataformas, tudo o que você precisa está em um só lugar
ClickUp Docs
O ClickUp Docs também se integra aos fluxos de trabalho, de modo que qualquer tarefa criada a partir de um e-mail gerado permanece conectada ao panorama geral.
Use o ClickUp para colaborar com sua equipe e manter seu trabalho na mesma página - literalmente!
Para colaboração em equipe, é possível atribuir seções específicas do documento aos membros da equipe. Isso facilita o compartilhamento e a colaboração no Docs em tempo real. Se você estiver refinando scripts de e-mail ou gerenciando uma campanha de marketing sua equipe pode contribuir, comentar e atualizar o documento simultaneamente.
Modelos do ClickUp
Além de ser um poderoso Ferramenta de escrita de IA o ClickUp fornece uma variedade de modelos personalizáveis projetados para aprimorar seus fluxos de trabalho de gerenciamento de e-mail. O ChatGPT não tem isso, pois não possui essas integrações para gerenciar todo o seu fluxo de trabalho de marketing.
Modelo de e-mail marketing do ClickUp
Por exemplo, o Modelo de marketing por e-mail do ClickUp permite que você se mantenha organizado e eficiente ao planejar campanhas, escrever uma linha de assunto, programar mensagens e acompanhar as principais métricas de sucesso.
Modelo do ClickUp Email Marketing
Você também pode automatizar e-mails com base no comportamento do usuário, garantindo que ações específicas acionem suas mensagens. Isso facilita o envio de e-mails direcionados para os clientes certos no momento certo.
O ClickUp Brain não serve apenas para escrever e-mails, ele ajuda a organizar, personalizar e colaborar com a sua equipe. Ele supera os limites usuais das ferramentas de IA, tornando a redação de e-mails e o marketing mais eficazes e fáceis.
Leia também: Melhor software de gerenciamento de e-mail (gratuito e pago)
Otimize seu e-mail para melhorar o envolvimento com o ClickUp Brain
Otimizar seu e-mail para obter engajamento é mais do que escrever a mensagem perfeita - trata-se de personalização, direcionamento para o público certo e garantia de que seu conteúdo seja atraente para o leitor.
Embora o ChatGPT possa ajudar, ele nem sempre atende às necessidades exclusivas de sua empresa. Se escrever e-mails ou começar do zero parece uma tarefa árdua, o ClickUp está ao seu lado.
Com o ClickUp Brain, você pode fazer anotações, analisar dados e redigir e-mails mais rapidamente, economizando tempo. Basta ativar o Email ClickApp em seu espaço de trabalho para desbloquear todos os recursos de e-mail. Diga adeus ao bloqueio de redação e às tarefas repetitivas, mantendo seus e-mails autênticos e personalizados.
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