Ferramentas de IA como o ChatGPT estão revolucionando as coisas, transformando aqueles longos rascunhos de e-mail e maratonas de criação de conteúdo em sprints rápidos.
E não é só para se exibir — profissionais de marketing que usam IA para personalizar e-mails relataram um aumento de 41% na receita. Desde reduzir erros de digitação e criar linhas de assunto perfeitas até elaborar e-mails que soam humanos, o ChatGPT está aqui para economizar seu tempo.
Seja você um criador de conteúdo, autor ou empreendedor de aplicativos da web, dominar o ChatGPT significa conquistar o caos da sua caixa de entrada.
Siga este guia para aprender a escrever um e-mail comercial eficaz, sem sacrificar sua sanidade mental!
Como bônus, experimente a melhor alternativa ao ChatGPT para seus fluxos de trabalho de comunicação, o ClickUp Brain.
⏰ Resumo de 60 segundos
Veja como você pode usar o ChatGPT para escrever seus e-mails:
- Otimize seu e-mail para engajamento, concentrando-se na personalização, segmentação do público e conteúdo relevante 📩.
- Use o ChatGPT para rascunhos rápidos, mas considere suas limitações para necessidades comerciais específicas.
- Forneça contexto (tom, estrutura, detalhes) para obter o melhor rascunho.
- Regenere ou edite rascunhos para maior clareza e personalização.
- Verifique novamente a precisão e o alinhamento com a sua voz.
- Mude para o ClickUp. Comece a usar IA para e-mails com o ClickUp Brain e otimize a tomada de notas, a análise de dados, a redação de e-mails e a comunicação.
- Gerencie todos os seus e-mails e trabalhe em um só lugar, com o Gerenciamento de Projetos de E-mail do ClickUp.
Como usar o ChatGPT para escrever e-mails
Se você fornecer contexto suficiente ao ChatGPT, ele poderá criar um conteúdo que será um ponto de partida perfeito para seus e-mails. Basta compartilhar algumas instruções claras e voilà — você também poderá usar a IA para escrever e-mails que correspondam ao seu tom e mensagem, economizando um tempo precioso.
Pronto? Veja como você pode aproveitar o ChatGPT de maneira eficaz para escrever e-mails:
Passo 1: Defina o contexto e o objetivo
Antes mesmo de começar a entender os detalhes do ChatGPT, tenha clareza sobre o assunto do seu e-mail.
Afinal, como Shakespeare escreveu certa vez, “A brevidade é a essência da inteligência. ” Portanto, defina o que você deseja alcançar com o e-mail sem enrolar muito.
Quanto melhor você instruir o ChatGPT, mais ele entenderá seu tom de escrita, objetivo e estrutura do e-mail. Você pode enviar um lembrete, responder a uma consulta ou acompanhar uma tarefa, mas definir o contexto é fundamental.
Digamos que você esteja solicitando uma atualização a um colega ou cliente. Seu objetivo provavelmente é estimular uma ação ou obter mais detalhes. Se estiver agendando uma reunião, você vai querer que o e-mail seja educado e claro, facilitando para o destinatário dar o próximo passo.
Aqui, o ChatGPT entende que o objetivo é solicitar feedback sobre uma atualização, então ele adapta o e-mail para se concentrar em solicitar o status atual e o que vem a seguir. Ele garante que a mensagem seja clara, educada e concisa, tornando mais fácil para o destinatário responder com as informações necessárias.
🧠Curiosidade: o ChatGPT atingiu um milhão de usuários em apenas cinco dias após seu lançamento em 2022.
Passo 2: Abra uma conta no ChatGPT
Para começar a usar o ChatGPT, acesse chat.openai.com e crie uma conta. Você pode se inscrever usando seu endereço de e-mail ou através do Google. Tudo estará pronto assim que sua conta for verificada (você receberá um código de seis dígitos no seu celular)!
Você terá acesso à versão gratuita do GPT-3.5 ou, se estiver procurando uma experiência mais avançada, poderá fazer upgrade para o GPT-4 por US$ 20/mês.
O GPT-4 oferece respostas mais rápidas e recursos avançados, como navegação e interpretação de código, tornando-o uma escolha sólida para aqueles que lidam com e-mails urgentes ou buscam um aumento extra na produtividade.
Se você está trabalhando com e-mails urgentes e deseja respostas mais rápidas e personalizadas, o GPT-4 pode valer a pena o investimento.
👀 Você sabia? Apenas metade dos americanos está familiarizada com o ChatGPT até certo ponto, sendo que dois terços deles possuem pós-graduação. Curiosamente, 54% dos entrevistados relataram não ter ouvido “absolutamente nada” sobre o ChatGPT.
Etapa 3: forneça instruções personalizadas ao ChatGPT
Já se inscreveu? É hora de configurar o ChatGPT para fazer o que você deseja. Mas antes de começar a gerar respostas e e-mails, você precisa fornecer algumas informações básicas. Especifique como você gostaria que a ferramenta gerasse respostas.
Para tornar o ChatGPT seu assistente, siga estas etapas: Clique em seu nome ou imagem de exibição para abrir o menu suspenso. Em seguida, clique em Personalizar ChatGPT.
Serão feitas duas perguntas importantes para personalizar as respostas da IA:
- O que você gostaria que o ChatGPT soubesse sobre você para fornecer respostas melhores?
Você pode compartilhar detalhes sobre seu trabalho, estilo de comunicação por e-mail, tom e outras preferências relevantes. Isso pode incluir sua profissão, se você prefere um tom formal ou informal e quantos detalhes gostaria de incluir em seus e-mails.
- Como você gostaria que o ChatGPT respondesse?
Aqui, você pode definir o tom e a estrutura dos e-mails que o ChatGPT irá gerar. Especifique se prefere formatos concisos ou detalhados, escolha o nível de formalidade (amigável, formal ou algo entre os dois) e decida se deseja que a IA expresse opiniões ou mantenha uma postura neutra.
Como alternativa, você pode enviar sua apresentação e instruções por meio da caixa de bate-papo para ajudar o ChatGPT a entender você melhor.
Este é um exemplo de introdução que você pode usar:
🧠Curiosidade: Cerca de 25% das empresas americanas economizaram entre US$ 50.000 e US$ 70.000 usando o ChatGPT.
Etapa 4: Solicite ao ChatGPT para escrever o e-mail
Depois de compartilhar seus detalhes, preferências e tom desejado, você pode solicitar ao ChatGPT que crie o e-mail de que precisa. Se o primeiro rascunho não estiver totalmente correto, peça para ele regenerar a resposta.
🤖 Por exemplo, se você estiver escrevendo um e-mail de demissão, o ChatGPT pode ajudá-lo a elaborar uma mensagem que tenha o equilíbrio certo, seja você estiver saindo em busca de novas oportunidades ou por insatisfação. O objetivo é sair em bons termos e garantir que você se despeça profissionalmente, sem queimar pontes.
Aqui está um exemplo do que o ChatGPT poderia gerar:
🤖Outro cenário poderia ser recusar uma atribuição de projeto.
Uma resposta ponderada é fundamental se você estiver sobrecarregado e não puder assumir uma nova responsabilidade. Embora possa ser tentador expressar frustração, é essencial manter a calma, ser atencioso e profissional. O ChatGPT pode ajudá-lo a elaborar uma mensagem diplomática que comunique seus limites sem soar desdenhoso.
Aqui está um exemplo de uma maneira educada e profissional de recusar um novo projeto:
Etapa 5: Revise e edite o e-mail
Depois que o ChatGPT gerar o e-mail, revise-o cuidadosamente. Você pode ajustar o tom, adicionar detalhes que faltam ou alterar a estrutura para que ele corresponda melhor às suas intenções. Veja se é necessário corrigir erros gramaticais ou ortográficos no seu e-mail.
Antes de enviar, verifique novamente sua resposta para garantir que ela seja clara e esteja alinhada com as políticas da empresa. Isso garante que sua mensagem seja profissional e esteja alinhada com as expectativas, ajudando você a evitar erros.
Embora o ChatGPT seja altamente capaz, o conteúdo gerado pode nem sempre ser perfeito. A personalização é crucial para garantir que ele se alinhe totalmente com a sua voz e o contexto específico da sua mensagem.
👀 Você sabia? O ChatGPT às vezes pode ter “alucinações”, gerando informações que parecem plausíveis, mas são totalmente inventadas. Isso pode incluir fatos inventados, estudos inexistentes ou detalhes imprecisos. Embora os modelos de IA sejam treinados para oferecer respostas úteis e precisas, eles não podem verificar a veracidade de suas informações em tempo real.
É por isso que é essencial verificar cuidadosamente os fatos críticos ao usar IA para pesquisa ou tomada de decisões!
Para suas necessidades específicas, certifique-se de:
- Certifique-se de que todas as informações necessárias estejam incluídas.
- Certifique-se de que o tom esteja alinhado com o seu estilo.
- Verifique duas vezes se todas as datas, nomes ou detalhes importantes estão corretos.
Um pouco de atenção extra faz toda a diferença!
Etapa 6: Envie o e-mail
Depois de revisar e editar seu e-mail, é hora de clicar em “enviar”.
Antes de fazer isso, reserve um momento para verificar se tudo está correto na sua caixa de composição. Certifique-se de que o e-mail segue suas estratégias de gerenciamento de e-mails e é profissional, claro e conciso.
Suponha que você esteja enviando e-mails sobre assuntos essenciais, como os que discutimos. Acertar o tom é ainda mais crucial. Envie-o quando tiver certeza de que a mensagem está bem elaborada e alinhada com seus objetivos!
Não se preocupe muito com a reação — confie que a IA ajudou você a criar uma resposta bem elaborada e ponderada.
💡Dica profissional: a etiqueta do e-mail é fundamental para a forma como sua mensagem é percebida e respondida. Desde a revisão para garantir a clareza até o uso de um tom respeitoso, esses pequenos ajustes podem fazer uma grande diferença para garantir que seus e-mails sejam profissionais e eficazes.
Limitações do uso do ChatGPT para escrever e-mails
Usar IA para escrever e-mails pode ser conveniente, mas traz consigo uma série de desafios. Aqui estão alguns a serem lembrados:
- Compreensão limitada do contexto: a IA pode ter dificuldade em compreender os detalhes da sua mensagem ou as necessidades do seu público. Isso pode levar a um conteúdo genérico ou desalinhado (alucinações), especialmente em situações complexas ou delicadas ❌
- Dificuldade com personalização: embora o ChatGPT possa gerar uma mensagem básica, ele pode perder o toque pessoal que ressoa com seu público. Digamos que, no gerenciamento de campanhas por e-mail, a ferramenta possa ignorar detalhes personalizados importantes, como nomes ou preferências, afetando a eficácia da mensagem ❌
- Problemas de precisão: a IA não fornece informações precisas de forma consistente, apesar de sua vasta base de conhecimento. Você precisará verificar novamente detalhes essenciais, como datas, nomes ou números, especialmente ao fazer referência a KPIs de marketing por e-mail ❌
- Contagem de palavras inconsistente: se você especificar um limite de palavras em sua solicitação, o ChatGPT poderá ocasionalmente segui-lo. Muitas vezes, isso é imprevisível e pode não atender à sua solicitação. Como no exemplo abaixo, o ChatGPT responde com 39 palavras, e não 42. ❌
- Uso excessivo de frases genéricas: o ChatGPT costuma recorrer a frases e clichês muito usados, especialmente em e-mails profissionais. Embora possam parecer seguros, eles podem soar insinceros ou repetitivos, tornando sua mensagem menos envolvente ❌
- Dificuldade com instruções complexas de várias etapas: o ChatGPT pode não funcionar muito bem com instruções de várias etapas. Por exemplo, um e-mail que combine lembretes, aprovações e acompanhamentos em um único rascunho pode ficar desconexo ou pouco claro ❌
Usando o ClickUp Brain para escrever e gerenciar seus e-mails
Imagine ter um assistente de IA que pode criar textos de e-mail envolventes, gerar linhas de assunto atraentes, personalizar mensagens para cada público e automatizar e-mails de acompanhamento.
Bem, está aqui, no ClickUp — o aplicativo que faz tudo para o trabalho.
O ClickUp Brain é uma IA de rede neural avançada integrada à plataforma de gerenciamento de projetos por e-mail do ClickUp. Ele ajuda você a criar textos de marketing, responder a e-mails e gerenciar tarefas com eficiência — tudo em um só lugar!
ClickUp Brain
Ao contrário do ChatGPT, que às vezes gera informações imprecisas ou desatualizadas, o ClickUp Brain se integra diretamente à base de conhecimento da sua equipe e às tarefas atuais do projeto.
Isso garante que você sempre tenha acesso às informações mais atualizadas e relevantes, reduzindo o risco de erros gramaticais e tornando suas respostas por e-mail mais precisas e confiáveis.
Com o AI Writer for Work do ClickUp Brain, você obtém:
- Um assistente de redação para lidar com todas as suas necessidades de copywriting
- Respostas automáticas rápidas a tarefas, comentários e e-mails
- Um transcritor automático de fala para texto para anotações e atualizações sem usar as mãos.
- A capacidade de transcrever suas reuniões e gravações de tela, respondendo a quaisquer perguntas de acompanhamento diretamente do ClickUp Clips.
- Modelos fáceis de criar para todas as suas necessidades — desde campanhas por e-mail, anúncios, campanhas de gotejamento ou recrutamento.
Veja como fazer isso com o ClickUp:
Para redigir um novo e-mail com o ClickUp Brain, basta localizar uma tarefa aberta e acessar a seção de comentários.
Em seguida, clique no ícone de e-mail e digite o comando “/Write email”, seguido de Return ou Enter. Uma janela modal do ClickUp Brain será exibida, permitindo que você insira um ponto de discussão conciso que resuma o objetivo do e-mail.
Veja como ficaria:
O ClickUp Brain analisará as informações inseridas e gerará um rascunho de e-mail com base na sua descrição.
Você pode personalizar o rascunho gerado para se adequar ao seu estilo ou tom. A plataforma também oferece opções adicionais para maior flexibilidade: você pode copiar o texto do e-mail gerado diretamente para a área de transferência.
Se o rascunho não ficar do jeito que você quer, clique em “Tentar novamente” para que o ClickUp Brain gere uma versão diferente com base nos mesmos pontos-chave. Isso garante que você obtenha o e-mail perfeito todas as vezes com o mínimo de esforço!
O e-mail está fora, o ClickUp está dentro! O ClickUp nos permitiu reduzir o número de e-mails que enviamos e recebemos como equipe, o que é uma grande mudança. Isso também significa que as conversas por e-mail não se perdem, as pessoas não deixam de se comunicar, etc., pois todas as informações estão no ClickUp.
O e-mail está fora, o ClickUp está dentro! O ClickUp nos permitiu reduzir o número de e-mails que enviamos e recebemos como equipe, o que é uma grande mudança. Isso também significa que as conversas por e-mail não se perdem, as pessoas não deixam de se comunicar, etc., pois todas as informações estão no ClickUp.
ClickUp para equipes de marketing
A melhor parte do ClickUp é que ele permite que você use suas ferramentas de IA para escrever textos atraentes, mantendo todos os seus documentos em um único local centralizado.
Com o ClickUp for Marketing, você pode rapidamente redigir, organizar e armazenar modelos de e-mail diretamente no ClickUp Docs. Em vez de alternar entre várias plataformas, tudo o que você precisa está em um só lugar.
ClickUp Docs
O ClickUp Docs também se integra aos fluxos de trabalho, de modo que qualquer tarefa criada a partir de um e-mail gerado permanece conectada ao panorama geral.
Para colaboração em equipe, você pode atribuir seções específicas do documento aos membros da equipe. Isso facilita o compartilhamento e a colaboração em documentos em tempo real. Seja para refinar scripts de e-mail ou gerenciar uma campanha de marketing, sua equipe pode contribuir, comentar e atualizar o documento simultaneamente.
Modelos do ClickUp
Além de ser uma poderosa ferramenta de redação com IA, o ClickUp oferece uma variedade de modelos personalizáveis projetados para aprimorar seus fluxos de trabalho de gerenciamento de e-mails. O ChatGPT não oferece isso, pois não possui integrações para gerenciar todo o seu fluxo de trabalho de marketing.
Modelo de marketing por e-mail do ClickUp
Por exemplo, o modelo de marketing por e-mail do ClickUp permite que você se mantenha organizado e eficiente ao planejar campanhas, escrever uma linha de assunto, agendar mensagens e acompanhar as principais métricas de sucesso.
Você também pode automatizar e-mails com base no comportamento do usuário, garantindo que ações específicas acionem suas mensagens. Isso facilita o envio de e-mails direcionados aos clientes certos, no momento certo.
O ClickUp Brain não serve apenas para escrever e-mails — ele ajuda você a organizar, personalizar e colaborar com sua equipe. Ele supera as limitações habituais das ferramentas de IA, tornando a redação de e-mails e o marketing mais eficazes e fáceis.
Otimize seu e-mail para obter um melhor engajamento com o ClickUp Brain
Otimizar seu e-mail para engajamento é mais do que escrever a mensagem perfeita — trata-se de personalização, direcionamento ao público certo e garantia de que seu conteúdo seja do agrado do leitor.
Embora o ChatGPT possa ajudar, ele nem sempre atende às necessidades específicas da sua empresa. Se escrever e-mails ou começar do zero parece uma tarefa árdua, o ClickUp está aqui para te ajudar.
Com o ClickUp Brain, você pode fazer anotações, analisar dados e redigir e-mails mais rapidamente, economizando tempo. Basta ativar o Email ClickApp em seu espaço de trabalho para desbloquear todos os recursos de e-mail. Diga adeus ao bloqueio de escritor e às tarefas repetitivas, mantendo seus e-mails autênticos e personalizados.
O ClickUp não se limita a e-mails — gerencie tarefas, colabore e acompanhe o tempo para aumentar a produtividade da equipe. Pronto para melhorar suas comunicações por e-mail? Cadastre-se hoje mesmo para obter uma conta gratuita no ClickUp!