Nem sempre é dramático quando uma equipe começa a se desfazer. Na verdade, geralmente começa de forma tão discreta que você mal percebe. 👀
Às vezes, é um prazo perdido. Ou talvez um e-mail mal elaborado que deixa mais perguntas do que respostas. Alguém pensa: "Não é meu trabalho", enquanto outra pessoa supõe: "Eles cuidarão disso"
E, assim, pequenas rachaduras se transformam em buracos enormes. Os prazos se acumulam, a comunicação falha, o progresso é interrompido e a responsabilidade? Não se encontra em lugar nenhum.
O que você precisa é das estruturas certas (leia-se regras básicas) para criar alinhamento, melhorar a eficiência e garantir que as habilidades da sua equipe se traduzam em resultados bem-sucedidos.
Vamos explorar como a criação de regras claras e práticas para a equipe pode transformar o potencial em progresso real.
⏰ Resumo de 60 segundos
- As regras da equipe melhoram a comunicação, a tomada de decisões e o desempenho geral
- Os tipos de regras de equipe incluem valores essenciais, diretrizes de comunicação, processos de tomada de decisão, regras para processos de trabalho, medidas de responsabilidade e estruturas de resolução de conflitos
- Para criar regras eficazes para a equipe:
- Definir um objetivo claro e estabelecer KPIs para medir o sucesso
- Defina funções, responsabilidades e indivíduos diretamente responsáveis (DRIs)
- Priorize e categorize suas regras para colocar ordem
- Entenda seu processo de trabalho, encontre gargalos e crie regras para eles
- Estabeleça regras claras para os ciclos de feedback
- Crie seu mecanismo de gerenciamento de conflitos
Por que as regras da equipe são importantes
À primeira vista, as regras da equipe podem parecer mais uma lista de coisas a fazer e a não fazer. Mas a verdade é que elas fornecem uma estrutura para a interação entre os membros da equipe, mantendo todos na mesma página e trabalhando em prol de objetivos comuns.
Vamos entender melhor a importância das regras da equipe. 🗃️
1. Eliminar a confusão: Com funções e responsabilidades definidas, todos sabem no que devem trabalhar. Não há confusão sobre quem cuida do quê, aumentando a produtividade com expectativas claras.
2. Promover a consistência e a justiça: O fato de todos seguirem as mesmas regras cria um campo de jogo nivelado. Isso evita o favoritismo, garantindo que todos sejam tratados igualmente, independentemente de sua função ou senioridade.
3. Fornecer uma rede de segurança para uma comunicação eficaz: As diretrizes especificam como e quando se comunicar, facilitando a abordagem eficaz de incertezas ou assuntos urgentes.
4. Moldar a cultura da equipe: Comportamentos positivos, como respeito, comunicação clara e solução eficiente de problemas, são cultivados por meio de regras bem definidas, promovendo uma cultura de confiança e melhoria contínua.
Fato curioso: Jeff Bezos popularizou a ideia de que as equipes devem ser pequenas o suficiente para serem alimentadas com duas pizzas. Equipes menores geralmente precisam de menos regras, o que torna a colaboração mais suave.
Tipos de regras de equipe
Para preparar sua equipe para o sucesso, você precisa de uma variedade de regras. Abaixo estão os principais tipos que você deve considerar. 📑
1. Valores essenciais e diretrizes de comportamento
Definem os comportamentos e atitudes básicos esperados durante a estágio de desenvolvimento da equipe o grupo é formado por pessoas que se sentem bem, formando a base para o funcionamento do grupo. Eles criam um ambiente em que o respeito e a confiança prosperam.
Exemplo: Implemente uma regra que enfatize a inclusão, como, por exemplo, garantir que todos os membros da equipe contribuam igualmente durante as sessões de brainstorming e reconhecer as diversas perspectivas.
2. Diretrizes de comunicação
A comunicação eficaz é vital para uma equipe que funcione bem garantindo que as mensagens sejam transmitidas com clareza e rapidez.
Exemplo: Incentive a realização de check-ins regulares, como reuniões semanais da equipe ou reuniões diárias, para tratar de quaisquer desafios e compartilhar sucessos. Determine que o feedback seja sempre construtivo e entregue dentro de 48 horas após a identificação de um problema.
3. Processos de tomada de decisão
O estabelecimento de diretrizes claras para as decisões cria um processo robusto de acordo de trabalho em equipe e evita confusão com relação à autoridade. Essas regras destacam quem tem a palavra final, determinam como as informações são coletadas ou quais etapas devem ser seguidas antes de tomar uma decisão.
Exemplo: Estabeleça uma regra segundo a qual as decisões relacionadas ao orçamento exigem a contribuição de duas partes interessadas e a aprovação de um gerente. Introduzir um sistema de votação para decisões não críticas para evitar longas discussões e garantir resoluções mais rápidas.
4. Regras do processo de trabalho
As regras do processo de trabalho mantêm todos os membros da equipe trabalhando com eficiência e em sincronia. Considere-as como as diretrizes operacionais essenciais do dia a dia que regem como o trabalho é feito.
Exemplo: Decida como as transferências devem ocorrer. Quando um membro da equipe conclui sua parte de um projeto, ele deve deixar um resumo detalhado e as próximas etapas na descrição da tarefa. Imponha uma regra segundo a qual os arquivos e ativos devem ser carregados em uma pasta central com convenções de nomenclatura padronizadas para melhorar a acessibilidade.
5. Gerenciamento de tempo e etiqueta em reuniões
Essas regras garantem que a sua equipe permaneça eficiente, engajada e concentrada, sem perder horas com tarefas desnecessárias ou sobrecarga de reuniões.
Exemplo: Defina uma regra para que os membros da equipe bloqueiem o tempo de foco em seus calendários para evitar solicitações de reunião desnecessárias. Institua uma política para comunicação assíncrona, como gravar resumos de reuniões e compartilhá-los com aqueles que não puderem participar ao vivo.
6. Regras de resolução de conflitos
As regras para a resolução de desacordos ajudam a manter o profissionalismo e a minimizar as interrupções.
Exemplo: Crie uma regra de 24 horas para esfriar a cabeça antes de escalar os problemas para permitir conversas mais ponderadas e uma melhor solução de problemas.
➡️ Leia mais: Como otimizar o desempenho da equipe durante o estágio de desempenho
Como criar regras eficazes para a equipe
Criar regras para a equipe é essencial para manter todos trabalhando de forma eficiente. Quando bem pensadas, essas diretrizes podem capacitar sua equipe a manter o foco, resolver conflitos e atingir metas coletivas com o mínimo de atrito.
Veja como criar regras eficazes que sejam significativas e duradouras.👌
Etapa nº 1: comece com um objetivo claro
As regras da equipe são a base do funcionamento da sua equipe. Para realmente se beneficiar delas, é preciso estabelecer o seu propósito. Ajude a sua equipe a entender por que essas regras são necessárias ou quais desafios específicos elas abordarão.
Sem um propósito claro, suas regras são apenas palavras no papel.
Veja como fazer isso:
- Identifique os pontos problemáticos: Observe problemas como prazos não cumpridos, falta de comunicação ou tomada de decisões pouco claras
- Defina metas: Aborde os desafios com metas acionáveis, como melhorar os cronogramas ou aumentar a responsabilidade
- Estabeleça KPIs: Acompanhe o progresso com indicadores-chave de desempenho (KPIs), como a porcentagem de tarefas concluídas no prazo
Defina e acompanhe as metas de sua equipe sem esforço com o ClickUp Goals Metas do ClickUp permite que você crie objetivos de alto nível e defina metas menores e mensuráveis. Essas metas podem ser valores numéricos, tarefas específicas ou simples Verdadeiro/Falso.
Digamos que você queira criar regras para o gerenciamento eficaz do tempo. Você pode criar uma meta intitulada "Regras de gerenciamento de tempo", adicionar uma data de vencimento e atribuir um proprietário (que será responsável por acompanhar o progresso).
Dentro dessa meta, você pode definir etapas menores, como "Definir diretrizes de bloqueio de tempo" ou "Criar tempo de reserva para atrasos" E com Tarefas do ClickUp é possível criar facilmente itens de ação individuais para cada etapa e atribuir o trabalho ao membro relevante da equipe.
À medida que cada tarefa for concluída, sua meta será atualizada automaticamente para refletir o progresso.
Insights do ClickUp: Quase 20% dos participantes de nossa pesquisa enviam mais de 50 mensagens instantâneas diariamente .
Esse alto volume pode indicar que a equipe está constantemente ocupada com trocas rápidas - ótimo para a velocidade, mas também propício para a sobrecarga de comunicação. Com as ferramentas de colaboração integradas do ClickUp, como o ClickUp Chat e o ClickUp Assigned Comments, suas conversas estão sempre vinculadas às tarefas certas, aumentando a visibilidade e reduzindo a necessidade de acompanhamentos desnecessários.
Etapa 2: definir funções e responsabilidades
Definir funções não significa distribuir títulos de cargos. Trata-se de esclarecer quem faz o quê, quando e como. Atribuir indivíduos diretamente responsáveis (DRIs) torna isso ainda mais nítido.
É assim que você pode definir as funções de forma eficaz:
- Mapeie seus fluxos de trabalho: Liste todas as tarefas e projetos recorrentes com os quais sua equipe lida. Para cada um deles, pergunte: _Quem é o responsável por isso? Quem dá suporte a isso?
- Atribua DRIs: Decida quem será o proprietário final (ou DRI) de uma tarefa, decisão ou entrega. Por exemplo, em um lançamento de produto, o DRI para "conteúdo de marketing" poderia ser o gerente de conteúdo
- Documente tudo: Crie um manual da equipe com seções bem organizadas para diferentes funções, responsabilidades, DRIs, etc. O objetivo é armazenar e organizar todas as informações essenciais da sua equipe em um só lugar para facilitar o acesso
Crie um hub centralizado de políticas e procedimentos com o ClickUp Docs Documentos do ClickUp é uma ferramenta versátil dentro da plataforma na qual você pode criar, organizar e compartilhar documentos com sua equipe. Ela permite documentar regras, funções e responsabilidades em um espaço centralizado.
É possível organizar facilmente seções sobre valores essenciais, tomada de decisões e práticas de comunicação com as ricas ferramentas de formatação do Docs, tornando o manual acessível a todos os membros da equipe.
Use o ClickUp Assign Comments no Docs para melhorar a responsabilidade e a propriedade da tarefa
Se uma seção do documento precisar de revisão ou aprovação, você pode @mencionar um membro da equipe e deixar um Comentário atribuído ao ClickUp para eles. Por exemplo, ao documentar as responsabilidades de um DRI, você pode marcá-las para confirmar detalhes ou fazer edições.
Dica profissional: Você pode personalizar Modelo de manuais, políticas e procedimentos para funcionários do ClickUp para começar sem precisar reinventar a roda! Esse modelo oferece um layout estruturado, garantindo que todas as informações importantes sejam organizadas e fáceis de encontrar.
Etapa 3: Priorizar e categorizar as regras
Ao analisar o panorama geral, você provavelmente precisará documentar centenas de regras. Entretanto, nem todas as regras serão de missão crítica. Algumas regras podem ser apenas "boas de se ter"
Portanto, priorize suas regras para evitar a sobrecarga. Aqui estão algumas dicas para fazer exatamente isso:
- Agrupe-as: Divida as regras em categorias, como "Comunicação", "Prazos" e "Resolução de conflitos
- Classifique-as por impacto: Pergunte o que não é negociável em cada categoria. Por exemplo, uma regra como "Responder aos e-mails dos clientes em 24 horas" terá uma classificação mais alta do que "Usar marcadores nas apresentações
- Mantenha-as limpas: Tenha como objetivo ter de 5 a 7 regras principais. Mais do que isso e você corre o risco de as regras se tornarem papel de parede
Etapa 4: Desenvolva uma estrutura para as regras do processo de trabalho
Uma estrutura de regras do processo de trabalho mostra como as tarefas se movem na sua equipe. Sem uma estrutura adequada, o trabalho pode se tornar caótico e os gargalos podem retardar o progresso.
Veja como você pode criar uma:
- Visualize o processo: Identifique como as tarefas são atribuídas, concluídas e passadas para o próximo estágio. ComQuadros brancos ClickUpvocê pode visualizar os fluxos de trabalho da sua equipe de forma compreensível. Você pode criar diagramas e fluxogramas para mostrar como as tarefas passam de um estágio para o outro
Faça brainstorming e colabore visualmente com os quadros brancos ClickUp
- Encontre gargalos: Analise onde ocorrem os atrasos. O processo de aprovação atrasa os projetos? O feedback demora muito? Destaque essas áreas e tome as medidas necessárias
- Crie regras: Crie regras para eliminar gargalos e acelerar as operações. Cérebro ClickUpo ClickUp Brain /%href/, o assistente de IA integrado do ClickUp, pode ajudar a fazer brainstorming, redigir e refinar as regras da equipe rapidamente. Por exemplo, você pode inserir um prompt como "Sugerir regras de equipe para fornecer feedback significativo" e especificar o tom ou a estrutura desejada
Solicite ao ClickUp Brain que gere um rascunho das regras de sua equipe
Etapa #5: Crie um ciclo de feedback
As regras de feedback criam uma estrutura e garantem que as contribuições não sejam ignoradas ou descartadas. Essas regras fornecem um entendimento compartilhado do que constitui um feedback construtivo e como fornecê-lo/recebê-lo.
Para criar regras de feedback eficazes, siga estas etapas:
- Defina expectativas para a frequência do feedback: Estabeleça quando e como o feedback deve ser fornecido. UseLembretes do ClickUp para controlar os prazos de feedback e garantir que ele seja dado no momento certo. Por exemplo, se o feedback for necessário semanalmente ou após cada marco, defina um lembrete para que os membros da equipe revisem e forneçam informações
- Especifique os formatos de feedback: Determine o formato mais apropriado para comunicar o feedback em diferentes ocasiões. Por exemplo, sessões regulares de feedback podem ser mais adequadas para projetos em andamento, enquanto pesquisas anônimas podem ser mais eficazes para reunir um sentimento mais amplo da equipe
- Garanta o equilíbrio: Evite que o feedback se torne excessivamente crítico. É importante criar um espaço em que as críticas construtivas sejam feitas juntamente com a apreciação genuína e o reforço positivo paracolaboração eficaz da equipe ### Etapa 6: estabelecer mecanismos de resolução de conflitos
As divergências são inevitáveis, mesmo em equipes coesas. A criação de um mecanismo claro de resolução de conflitos garante que a sua equipe saia sempre fortalecida.
Veja como fazer isso:
- Crie um espaço seguro: Enfatize a importância de uma cultura em que falar seja incentivado. Comece normalizando as discordâncias, considerando-as como uma parte natural e saudável do trabalho em equipe quando tratadas com respeito
- Defina as etapas de escalonamento: Desenvolvainstruções passo a passo para a resolução de problemas. Por exemplo:
- Etapa 1: Falar diretamente com a pessoa envolvida (por exemplo, "Ei, eu me senti X sobre Y; podemos conversar sobre isso?")
- Etapa 2: Se não houver solução, envolva o líder ou gerente da equipe
- Etapa 3: Para problemas recorrentes, agende uma sessão de mediação formal com o RH ou com um facilitador neutro
fato divertido: Em 2017, Memorando de cultura da Netflix destacou sua política de "Liberdade e responsabilidade", enfatizando a confiança em vez do microgerenciamento. Essa norma foi creditada por suas equipes inovadoras e de alto desempenho.
Etapa nº 7: Implemente regras
Em seguida, você precisa apresentar essas regras à equipe e criar um entendimento compartilhado das expectativas. Veja como.
Comece organizando uma reunião inicial em que você explique o raciocínio por trás de cada regra. Use exemplos da vida real para torná-las mais compreensíveis e incentive os membros da equipe a fazer perguntas.
Isso ajuda todos a se sentirem incluídos no processo e reforça a transparência desde o início. Para ser um jogador de equipe se a equipe for um time, cada membro deve entender as regras e se empenhar ativamente em segui-las.
Depois que as regras forem estabelecidas, certifique-se de reconhecer e celebrar aqueles que as seguem de forma consistente.
Reconheça as equipes ou indivíduos que se destacam, como aqueles que seguem os protocolos de comunicação ou a etiqueta das reuniões. Por exemplo, se uma equipe segue sistematicamente as regras de comunicação, destaque seus esforços durante uma reunião de equipe ou de toda a empresa.
Automatize lembretes e muito mais com as automações personalizadas do ClickUp
Para garantir que as regras sejam seguidas, automatize sempre que possível. Com Automações do ClickUp no ClickUp Automations, você pode configurar lembretes e ações que são acionados quando determinadas condições são atendidas. Por exemplo, você pode criar uma automação para enviar lembretes 24 horas antes do vencimento de uma tarefa ou atualizar automaticamente a prioridade de uma tarefa quando os prazos estiverem se aproximando.
Se o primeiro rascunho de um manual de equipe for enviado, é possível definir uma automação para atribuí-lo ao editor para revisão. Isso facilita a aplicação das regras.
Monitore o cumprimento das regras e o desempenho da equipe com o ClickUp Dashboards
Em seguida, acompanhe a conformidade com as regras usando Painéis do ClickUp .
Por exemplo, se você tem uma regra que determina que todas as tarefas semanais devem ser concluídas até sexta-feira, os Dashboards podem mostrar a porcentagem de tarefas concluídas dentro do prazo, fornecendo uma visão clara de como a equipe está cumprindo as tarefas.
➡️ Leia mais: Guia de automações no ClickUp (com 10 exemplos de casos de uso)
Desafios na aplicação das regras da equipe
As regras de equipe parecem ótimas na teoria, mas podem ser difíceis de implementar na prática. Esses desafios nem sempre são óbvios até que você esteja mergulhado neles.
Vamos discutir alguns desafios comuns na aplicação de regras (e como você pode resolvê-los). 🔎
Resistência à mudança
Mudar não é fácil. É da natureza humana se ater ao que é familiar (ou ao status quo), e novas ideias ou normas da equipe pode parecer uma burocracia desnecessária.
☑️ Solução: Para superar isso, seja transparente sobre o objetivo por trás de cada norma e como ela melhorará o fluxo de trabalho ou a comunicação da equipe. Envolva os membros da equipe no processo, obtendo feedback e fazendo ajustes quando necessário.
Dessa forma, eles se sentirão mais engajados e abertos à mudança, em vez de resistirem a ela.
Aceitação limitada da liderança
Um gerente que está "muito ocupado" para seguir os protocolos da equipe envia a mensagem de que as regras não são importantes.
☑️ Solução: Envolva os líderes desde o início no processo de criação de regras para promover maior adesão. Quando eles participam ativamente da elaboração das regras, é mais provável que apoiem a implementação.
Conflito sobre regras
Nem todos concordarão com todas as regras. Alguns podem achar que estão sendo microgerenciados. Outros podem achar que as regras são injustas. Isso gera tensão, o que pode afetar o trabalho em equipe produtivo.
☑️ Solução: Crie espaço para conversas abertas. Se alguém achar que uma regra não é justa, peça a essa pessoa que sugira uma alternativa. Use dados para fundamentar seu raciocínio.
Por exemplo, se uma regra foi introduzida para reduzir a perda de prazos, compartilhe a frequência com que os prazos eram perdidos antes de a regra ser adicionada. E se o conflito continuar? Peça a uma parte neutra ou a um instrutor para mediar a discussão.
O objetivo não é vencer. É encontrar uma solução com a qual todos possam conviver.
Excesso de complicação das regras
Quando há muitas restrições, os membros da equipe podem sentir que estão pisando em ovos, o que pode diminuir a criatividade e a motivação.
☑️ Solução: Concentre-se nas regras mais eficazes e importantes que contribuem diretamente para os objetivos da equipe. Mantenha as regras simples, acionáveis e alinhadas com as metas gerais da equipe, para que elas pareçam gerenciáveis e objetivas.
Incapacidade de adaptar as regras a equipes remotas
Com o aumento do trabalho remoto, as regras da equipe criadas para a colaboração presencial podem não se adaptar bem aos ambientes virtuais. Isso pode levar a mal-entendidos ou expectativas pouco claras, especialmente nos processos de comunicação ou fluxo de trabalho.
☑️ Solução: Adapte as normas da equipe para acomodar o trabalho remoto. Por exemplo, defina expectativas claras para reuniões on-line, defina canais de comunicação apropriados e use ferramentas de colaboração de forma eficaz.
Certifique-se de que equipe virtual os membros da equipe virtual têm acesso aos mesmos recursos e diretrizes que as equipes presenciais, para que todos estejam alinhados.
Práticas recomendadas para regras e responsabilidade da equipe
As regras não devem parecer tarefas. Com essas práticas recomendadas, você pode elaborar diretrizes que sejam respeitadas por todos e que possam criar uma equipe coesa.
Envolva os membros da sua equipe
Se você ditar regras de cima para baixo, espere resistência. Isso porque os funcionários são mais propensos a seguir as regras que ajudaram a criar.
Por exemplo, se você estiver elaborando uma regra sobre tempos de resposta para e-mails, pergunte aos membros da equipe o que parece realista. Talvez 24 horas funcione para alguns, enquanto outros sugerem priorizar solicitações críticas.
Dica profissional: Use ClickUp Forms para coletar ideias diretamente dos membros da sua equipe.
Edite e visualize seus formulários sem esforço com o ClickUp Forms
Teste as regras com uma fase piloto
Antes de implementar as regras em toda a equipe, teste-as em uma escala menor.
Por exemplo, teste uma nova regra de comunicação em um departamento por um mês. Use o feedback para refinar a abordagem antes de uma implementação mais ampla, garantindo uma adoção mais tranquila.
Reforce as regras visualmente
Use lembretes visuais, como infográficos ou painéis de equipe, para manter as regras na mente.
Por exemplo, exiba um guia de referência rápida para protocolos de comunicação em espaços de trabalho compartilhados ou hubs virtuais. As dicas visuais facilitam o cumprimento e a lembrança das normas.
Equilibre flexibilidade com estrutura
Embora as regras adicionem estrutura ao seu fluxo de trabalho, também deve haver espaço para exceções.
Por exemplo, se a regra for "responder a e-mails dentro de 24 horas", deixe claro que as questões urgentes devem ser priorizadas, mesmo que isso signifique um pequeno atraso em outro ponto.
Defina regras eficazes para a equipe e inspire o sucesso com o ClickUp
Criar e implementar regras de equipe é apenas o começo. O valor real está em como você as adapta e desenvolve para formar uma equipe de alto desempenho.
Com o ClickUp, esse processo se torna mais simplificado e colaborativo. Seja rastreando metas e KPIs ou mantendo um livro de regras abrangente e automatizando verificações de rotina, o ClickUp oferece as ferramentas para criar e implementar regras de equipe que realmente impulsionam o sucesso.
Então, vá em frente e registre-se no ClickUp hoje mesmo!