Digamos que você tenha dez tarefas para concluir. Agrupar tarefas semelhantes, delegar, automatizar e fazer o check-out da lista o mais rápido possível é eficiência. Escolher as tarefas mais importantes para investir sua energia primeiro é eficácia.
Em teoria, isso parece simples. No entanto, em organizações que realizam grandes projetos envolvendo várias pessoas, o equilíbrio entre eficiência e eficácia pode ser um desafio.
Nesta postagem do blog, trouxemos ajuda.
O que é eficiência?
Eficiência refere-se à capacidade de fazer mais com o mínimo de tempo e recursos. Quando você busca a eficiência, você..:
Minimizar o desperdício de tempo e materiais. Por exemplo, uma linha de montagem eficiente faria de tudo para eliminar o intervalo de tempo entre dois processos subsequentes e evitaria o uso de recursos desnecessários.
Melhorar os processos simplificando o fluxo de trabalho e eliminando os gargalos. Por exemplo, um gerente de projeto de serviços garantiria que as informações fossem transmitidas a todos os membros da equipe por meio de reuniões, retrospectivas etc.
Maximizar a produtividade com ferramentas e automação. Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento de software criaria uma garantia de qualidade automatizada para garantir que mais testes sejam realizados por hora.
Medir tudo. Um aspecto fundamental da eficiência são as métricas. As equipes usam indicadores-chave de desempenho (KPIs) para cada parte do processo para garantir que o resultado seja maximizado.
Embora a eficácia não seja exatamente o oposto, ela é distinta. Vamos entender isso.
O que é eficácia?
A eficácia é a capacidade de uma organização de fazer as coisas certas para alcançar os resultados desejados. Quando você busca a eficácia, você:
- Estabelece metas claras que orientarão a tomada de decisões durante todo o projeto
- Prioriza as tarefas que contribuirão para atingir as metas que definiu para si mesmo
- Concentra-se na criação de valor priorizando os trabalhos importantes em detrimento dos urgentes, impulsionando os objetivos estratégicos de longo prazo
- Veja o panorama geral do valor comercial, da experiência do cliente, da inovação e do valor para o acionista
Principais diferenças entre eficiência e eficácia
Em termos simples, eficiência é fazer as coisas bem ou corretamente. Eficácia é fazer as coisas certas. Como isso funciona no mundo real? Vamos descobrir.
Foco em recursos vs. resultados
A eficiência se concentra na maximização dos recursos. Trata-se de obter o máximo de resultados de cada unidade de entrada.
Por exemplo, se você estiver assando um bolo, será eficiente se usar cada grão de açúcar ou cada gota de manteiga para o produto final.
A eficácia se concentra na produção dos resultados desejados. Trata-se de melhorar a qualidade e a utilidade do produto.
Por exemplo, na busca da eficácia, você substituiria o açúcar por estévia para atender a um conjunto mais amplo de clientes com preocupações dietéticas, mesmo que isso seja caro.
Curto prazo vs. longo prazo
A eficiência normalmente se concentra em resultados de curto prazo. Seu objetivo é otimizar cada pequeno aspecto/parte do processo para eliminar o desperdício. Um representante de vendas eficiente pode usar cada minuto de seu dia para fazer chamadas para ser eficiente.
A eficácia se concentra nos resultados de longo prazo. Seu objetivo é melhorar o impacto sobre o cliente para maximizar o valor. Um representante de vendas eficaz faria sua pesquisa, personalizaria o discurso e ligaria para o tipo certo de cliente em potencial.
Granular vs. panorama geral
A eficiência tem a ver com os detalhes granulares. Trata-se de cada grão de açúcar e cada gota de manteiga. Normalmente, as empresas se concentram em melhorar a eficiência de unidades menores de uma organização, como um indivíduo ou uma equipe.
A eficácia tem a ver com o panorama geral, ou seja, aumentar o impacto do todo. Para medir a eficácia, as empresas se concentram nas necessidades do cliente, no valor, na sustentabilidade e na vantagem competitiva. Nesse caso, as organizações se concentrariam em garantir que todas as partes móveis se encaixem bem.
Métricas e medição
A eficiência é monitorada e medida de perto no nível de implementação do processo/projeto. As equipes usam KPIs como produção por hora, tempo de produção, tempo de ciclo, utilização de recursos etc.
A eficácia também é monitorada de perto, mas no nível do negócio. As equipes usam métricas como satisfação do cliente (CSAT), taxa de conversão, taxa de adoção de produtos/recursos etc.
Vamos resumir.
| Recurso | Eficiência | Eficácia |
|---|---|---|
| Foco | Aumentar a produção do projeto | Atingir os resultados do negócio |
| Meta | Maximizar a utilização | Maximizar o valor comercial |
| Prazo | Curto prazo, geralmente diário, semanal, mensal, trimestral | Longo prazo, geralmente de 1 a 5 anos |
| Aplicabilidade | Granular, em nível de processo ou projeto | Panorama geral, em nível de departamento ou organização |
| Métricas | Taxa de utilização de recursos, produtividade dos funcionários, taxa de defeitos, rendimento na primeira passagem | Granular, em nível de processo ou projeto |
| Responsabilidade: Indivíduos, líderes de equipe, gerentes de projeto, gerentes de projeto, chefes de departamento, equipes multifuncionais |
Diferenças entre eficiência e eficácia
Ao analisar as diferenças, pode parecer que você deve escolher uma em detrimento da outra. Se você fizer isso, estará cometendo um erro. Para o sucesso de qualquer organização, tanto a eficiência quanto a eficácia são importantes.
Por que tanto a eficiência quanto a eficácia são importantes
A eficiência e a eficácia são aspectos essenciais de qualquer negócio. Elas ajudam a fazer as coisas certas da maneira certa. E essa é uma combinação potente. Vamos ver como isso acontece usando o exemplo de um projeto de desenvolvimento de software.
Nem eficiente nem eficaz
Quando uma equipe de desenvolvimento não é eficiente nem eficaz, seus projetos sofrerão atrasos, a qualidade do software será inconsistente, as partes interessadas do negócio ficarão insatisfeitas e o projeto provavelmente fracassará.
Eficiente, mas não eficaz Eficiência de engenharia garantiria que você entregasse no prazo e dentro do orçamento. Suas equipes serão bem utilizadas e produtivas.
Entretanto, como não são eficazes, talvez não priorizem as tarefas mais importantes. Elas teriam criado recursos que não atendem às necessidades do cliente. Isso causa a insatisfação do cliente, o que leva ao fracasso do projeto.
Eficaz, mas não eficiente
Quando as equipes são eficazes, elas priorizam as coisas certas. Elas trabalham para resolver os problemas que são urgentes e importantes. Elas criam valor comercial para cada usuário.
Entretanto, devido à sua ineficiência, elas podem levar muito tempo e gastar muito de seus orçamentos. Elas não conseguem superar os gargalos, o que pode até fazer com que o projeto nunca seja concluído.
Eficiente e eficaz
Uma equipe eficiente e eficaz teria:
- Criar os recursos que os clientes precisam e desejam
- Resolveria os problemas certos com software de alta qualidade
- Concentrar-se na criação de uma experiência de usuário excepcional
- Entregaria no prazo e dentro do orçamento - chegaria ao mercado mais rapidamente
- Usar as habilidades e o tempo da equipe de desenvolvimento de forma otimizada
Em resumo, a eficiência e a eficácia são complementares. As equipes profissionais precisam otimizar ambas de forma consistente. Veja como.
Estratégias para aumentar a eficiência e a eficácia
Muitas vezes, o aprimoramento de apenas um pode afetar negativamente o outro. Por exemplo, se você se concentrar demais na redução do desperdício, poderá criar produtos que não atendam às necessidades dos clientes.
O açúcar é mais barato do que a estévia, é claro. Mas para um cliente que deseja um bolo cetônico, um bolo com açúcar é ineficaz - essencialmente, toda a produção é um desperdício.
Os bons líderes empresariais entendem isso. Portanto, eles se esforçam para encontrar o equilíbrio certo entre a eficiência e a eficácia ideais. Para fazer isso bem, você precisaria de uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos como ClickUp .
Ferramentas e técnicas para eficiência
Antes de otimizar qualquer coisa, entenda o que isso implica. Configure os sistemas certos para monitorar o desempenho atual de forma saudável.
Planeje seu trabalho
Faça da eficiência uma meta importante em seu
planejamento organizacional
. Divida seu projeto em partes pequenas e gerenciáveis. Atribua usuários e acompanhe o progresso usando um sistema de gerenciamento de tarefas como o
Tarefas do ClickUp
. Consolide todas as informações relevantes, vincule recursos, adicione listas de verificação e use comentários aninhados para tornar essas tarefas a única fonte de verdade do projeto.
ClickUp Tasks como seu balcão único para todas as informações relevantes
Rastrear o tempo
O tempo necessário para concluir algo é um indicador importante de eficiência. Portanto, esteja você no gerenciamento de construção ou no desenvolvimento de software, monitore o tempo gasto em cada tarefa.
Use
Rastreamento de tempo do projeto ClickUp
para estimar o tempo que você acredita que algo levará. Quando a tarefa for concluída, compare as estimativas com os dados reais para entender as lacunas. Aproveite os insights do
relatório de controle de tempo
para aumentar a eficiência em projetos futuros.
Por exemplo, se você estimou que o desenvolvimento de um determinado recurso levaria 2 horas, mas na verdade levou 4 horas, seu processo não é tão eficiente quanto você pensava.
Isso pode se dever a um fluxo de informações inadequado, à falta de ferramentas necessárias ou ao fato de não ter o conjunto de habilidades correto. Identificar a causa principal ajuda a minimizar essa lacuna de eficiência.
Rastreie o tempo > seja eficiente com o ClickUp
Monitore os resultados
A eficiência é medida por meio de melhorias pequenas, porém persistentes, nas métricas. Para fazer essas melhorias, as organizações precisam monitorar e acompanhar o desempenho em tempo real com relatórios baseados em KPIs.
Use
Painéis do ClickUp
para criar os relatórios de que você precisa e o cronograma para o qual você precisa deles. Se precisar de planilhas de horas mensais, utilização semanal de recursos ou produtividade diária, configure os widgets apropriados e compartilhe-os com todas as partes interessadas relevantes de forma segura.
ClickUp Dashboard para relatórios de eficiência de projetos
Bônus:
Como acompanhar o andamento do projeto
Automatizar
Depois que você tiver todos os dados de que precisa, automatize tudo o que não precisa de esforço humano. Com os mais de 100
automação de gerenciamento de projetos
você pode otimizar fluxos de trabalho ineficientes. Seja para alterar automaticamente o status, reatribuir usuários ou enviar e-mails/notificações, configure tudo para funcionar de forma independente e eficiente.
Quando você precisar de um pouco mais, use o ClickUp Brain para gerar atualizações de projetos, obter as respostas certas, criar fluxos de trabalho automatizados, escrever conteúdo de qualidade e muito mais.
Todas as respostas na ponta de seus dedos com o ClickUp Brain
Depois de cuidar das eficiências granulares, é hora de passar para a eficácia do panorama geral.
Mais sobre
como melhorar a eficiência do fluxo de trabalho
está aqui.
Métodos para aumentar a eficácia
Definir metas
Para ser eficaz, você precisa saber o que deseja alcançar. Comece corretamente com
Metas do ClickUp
. Defina metas para sprints, vendas, marketing, aquisição de talentos, operações e muito mais. Organize-as em pastas e veja o progresso acumulado em várias metas para obter melhor visibilidade da eficiência.
Visualize de forma abrangente os prazos e as responsabilidades com uma linha do tempo bem estruturada com o ClickUp Goals
Colaborar
Para aumentar a eficácia, é necessário que as informações e o conhecimento fluam de um membro da equipe para outro.
Documente: Use o ClickUp Docs para reunir todas as informações relevantes em um só lugar e colocar todas as equipes na mesma página. Crie procedimentos operacionais padrão (SOPs) para as equipes seguirem. Compartilhe de forma segura com todos da equipe. Convide comentários e sugestões. Atualize seus processos de negócios ao longo do caminho.
Compartilhamento de conhecimento com o ClickUp Docs
Visualizar
Use os quadros brancos do ClickUp para mapear processos e fluxos de trabalho complexos. Reúna-se como uma equipe para criar processos que otimizem a eficácia e a eficiência. Atualize-o de tempos em tempos.
Veja seus processos em ação > Aumente a eficácia com o ClickUp
Comunicar
Para todo o resto, configure uma plataforma de colaboração em tempo real que possa se adaptar a todos os processos
estilos de comunicação no local de trabalho
.
Usar
Chat do ClickUp
para ativar mensagens no contexto, conectando a comunicação aos canais do projeto. Participe de chamadas com um clique, resumos automáticos e itens de ação.
ClickUp Chat para todas as suas necessidades de comunicação
Analisar dados de desempenho
Para melhorar
e a eficácia em paralelo, observe vários pontos de dados e ligue os pontos.
Por exemplo, se você descobrir que o custo de aquisição de clientes é alto, analise os dados de marketing
métricas de eficiência de marketing
que você configurou. Se seus projetos estiverem atrasados, analise
gerenciamento da carga de trabalho
e relatórios de produtividade.
Ao fazer isso, lembre-se de não cair em equívocos comuns. Vamos explorar isso.
Conceitos errôneos comuns
A eficiência e a eficácia formam a base do gerenciamento de desempenho de todas as organizações. No entanto, elas são compreendidas, implementadas e otimizadas de várias maneiras. Nesse processo, você pode acabar acreditando em certos conceitos errôneos.
Veja como você pode identificar e evitar isso.
🙅🏻♀️ Eficiência é igual a sucesso
As organizações buscam regularmente a eficiência como um meio de alcançar o sucesso nos negócios. Embora a melhoria da eficiência possa reduzir custos e maximizar a produção, ela não pode prometer sucesso.
🙅🏻♀️ A eficácia é tudo o que importa
A eficácia está mais próxima do sucesso do que a eficiência porque se concentra no valor comercial e na satisfação do cliente. No entanto, isso não é tudo o que importa porque, por mais eficaz que você seja, uma operação ineficiente pode se tornar cara e não lucrativa, tornando-a discutível.
🙅🏻♀️ Eficiência/eficácia é preto ou branco
As empresas geralmente pensam que a eficiência ou a eficácia é uma questão de sim ou não. Ou seja, você é eficiente ou não. Essa é uma concepção errônea.
Todo processo e toda empresa está em algum estágio de eficiência/eficácia em um determinado momento. Você pode otimizar seus processos para melhorar o grau de eficiência e eficácia. Sempre há uma oportunidade de maximizar a eficiência ou a eficácia, que deve ser o foco principal de suas estratégias de melhoria contínua.
Como seria isso no mundo real?
Aplicações práticas no local de trabalho
Normalmente, os gerentes de projeto, líderes de operações, engenheiros de processo etc. são o tipo de pessoa que se preocupa com a eficiência. Isso não precisa ser restrito apenas a esses tipos de funções. Todos os funcionários e equipes podem melhorar a eficiência e a eficácia em suas áreas de trabalho. Alguns exemplos abaixo.
Aprimoramento de fluxos de trabalho individuais
Você verifica seus e-mails com muita frequência? Você se distrai com mensagens de texto de membros da equipe? Quantas horas do seu dia você passa em reuniões? Cada indivíduo pode examinar seu trabalho para identificar maneiras de melhorar a eficiência.
A definição de metas pessoais, análises, registro em diário, introspecção etc. podem ajudar a melhorar a eficácia.
Avaliando o desempenho da equipe
Os gerentes podem usar parâmetros de eficiência e eficácia para realizar análises da equipe. Durante retrospectivas, reuniões individuais e revisões em grupo, os gerentes podem treinar suas equipes para que trabalhem melhor individual e coletivamente.
Criando uma cultura de equilíbrio
Ao se concentrarem apenas na eficiência, os gerentes podem estabelecer altos padrões de produtividade e resultados para suas equipes. Isso pode levar à insatisfação do funcionário, na melhor das hipóteses, e ao esgotamento, na pior. Por outro lado, o foco apenas na eficácia pode causar desperdício.
Os bons gerentes pensam em
como melhorar a distribuição do fluxo de trabalho em suas equipes
. Eles encontram o equilíbrio entre a utilização de menos recursos e a obtenção do resultado desejado, criando uma organização com melhor desempenho geral.
Alcance a eficiência e a eficácia: Otimize seus fluxos de trabalho com o ClickUp
Eficiência versus eficácia é a perspectiva errada. Uma não é melhor do que a outra, nem produz o resultado desejado. De fato, o sucesso está na zona de equilíbrio entre eficiência e eficácia.
Para obtê-los, são necessárias metas significativas, processos bem pensados e ferramentas robustas como o ClickUp.
Com brainstorming, gerenciamento de projetos, relatórios, automação e IA, o ClickUp oferece tudo o que você precisa para ser eficiente e eficaz. Quando você o usa de forma consistente, o ClickUp ajuda a descobrir insights e oportunidades ocultos nas complexidades do trabalho diário.
Experimente você mesmo.
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