Para muitas empresas de médio porte e grandes corporações, gerenciar documentos pode parecer uma batalha interminável. As frustrações são muito reais: entrada de dados tediosa, problemas de controle de versão e montanhas de dados se acumulando.
Vi em primeira mão como esses desafios levam a erros dispendiosos, atrasos e riscos de conformidade. Determinado a encontrar uma maneira melhor, decidi explorar o potencial transformador do software de gerenciamento de documentos empresariais (EDM).
As soluções de gerenciamento de documentos não apenas organizam arquivos, mas também otimizam fluxos de trabalho, melhoram a segurança e facilitam a colaboração em tempo real.
Após testes rigorosos em conjunto com a equipe da ClickUp, selecionamos os 10 melhores softwares de gerenciamento de documentos empresariais que podem trazer ordem e eficiência ao caos documental. Nesta publicação, exploraremos cada um deles em detalhes.
O que você deve procurar em um software de gerenciamento de documentos empresariais?
Pela minha experiência, sete recursos essenciais podem fazer uma diferença real no seu processo de gerenciamento de documentos.
Veja em que se concentrar:
- Medidas de segurança robustas: proteja documentos confidenciais com criptografia avançada, autenticação multifatorial e controle de acesso baseado em funções. Procure ferramentas de fluxo de trabalho que estejam em conformidade com regulamentações relevantes, como GDPR ou HIPAA.
- Colaboração perfeita: garanta a edição, comentários e compartilhamento de arquivos em tempo real, esteja sua equipe no local ou remota. Opte por um software que se integre a ferramentas como Slack ou Microsoft Teams para permitir uma colaboração fácil entre as equipes.
- Fluxos de trabalho automatizados: economize tempo automatizando tarefas como recuperação, aprovação, encaminhamento e arquivamento de documentos. A automação eficaz do fluxo de trabalho reduz as cargas de trabalho manuais e otimiza o gerenciamento dos processos de negócios.
- Interface intuitiva: escolha um software fácil de navegar. Procure recursos de arrastar e soltar, painéis personalizáveis e layouts simples para simplificar a documentação do projeto e acelerar a adoção pela equipe.
- Controle de versão: opte por um software de gerenciamento de documentos corporativos que permita acessar documentos, restaurar versões anteriores e rastrear alterações com um clique. Isso é essencial para a segurança dos documentos, trilhas de auditoria e gerenciamento preciso de registros.
- Pesquisa avançada: localize documentos digitais com recursos como filtros, marcação de metadados e pesquisa de texto completo. Isso garante uma recuperação rápida de documentos, seja você precisar de documentos jurídicos ou arquivos específicos usando palavras-chave, tags ou campos personalizados.
- Escalabilidade: certifique-se de que o software de gerenciamento de documentos empresariais pode crescer junto com sua empresa. Ele deve oferecer suporte a mais usuários, maior armazenamento de documentos e integrações adicionais sem problemas.
💡 Dica profissional: quer melhorar a colaboração da equipe com um software de gerenciamento de documentos corporativos?
Veja como fazer isso:
- Centralize o armazenamento de dados para reduzir a duplicação de arquivos e a confusão 🗂️
- Automatize o controle de versões para manter todos em sintonia 🕒
- Defina permissões de usuário para garantir a segurança e o acesso adequado 🔒
- Integre-os às ferramentas da equipe para criar um fluxo de trabalho contínuo 🚀
Os 10 melhores softwares de gerenciamento de documentos empresariais
O crescimento das empresas de médio porte e das grandes empresas levou a uma demanda crescente por soluções eficientes de gerenciamento de documentos.
🚀 Verificação dos fatos: O mercado global de sistemas de gerenciamento de documentos deve disparar de US$ 7,16 bilhões em 2024 para US$ 24,91 bilhões em 2032, refletindo uma robusta taxa de crescimento de 16,9%.
Mas o que está alimentando essa rápida expansão?
Os sistemas de gerenciamento de documentos empresariais evoluíram a partir de um arquivo eletrônico básico. Hoje, eles são plataformas dinâmicas que oferecem acesso contínuo a documentos, segurança de dados robusta e recursos especializados para atender às necessidades comerciais modernas.
É por isso que, depois de testar inúmeras soluções, selecionei os 10 melhores softwares de gerenciamento de documentos que realmente oferecem um valor excepcional para empresas.
Vamos explorá-los um por um:
1. ClickUp (ideal para gerenciamento de projetos e colaboração em documentos sem interrupções)
Depois de explorar vários sistemas de gerenciamento de documentos empresariais, posso afirmar com segurança que o ClickUp está em uma categoria à parte.
Antes de minha equipe mudar para o ClickUp, enfrentávamos dificuldades com documentos em papel e fluxos de trabalho caóticos. Mas o ClickUp refinou nossos processos e eliminou o caos digital em várias ferramentas.
É um dos melhores softwares de colaboração de documentos que já usei.
O ClickUp Docs é o núcleo da capacidade de gerenciamento de documentos do ClickUp. Adoro sua capacidade de criar documentos dinâmicos que minha equipe pode acessar, editar e enriquecer em tempo real.
A interligação perfeita entre tarefas e documentos é um divisor de águas. Ela mantém os arquivos e ações relacionados conectados, para que não precisemos ficar alternando entre ferramentas para encontrar o que precisamos — tudo está em um só lugar.
E o recurso de histórico de versões? Um salva-vidas. Se edições cruciais forem perdidas durante a revisão de um documento, ele permite restaurar o conteúdo original com um clique.
Mas isso é apenas o começo; o ClickUp vai muito além. É uma plataforma que se adapta e se expande com a sua empresa, trazendo clareza ao caos. Veja o que essa ferramenta tem a oferecer:
Diga sim à inteligência documental com tecnologia de IA
O ClickUp se destaca quando você combina o Docs com o ClickUp Brain, injetando inteligência artificial no gerenciamento de documentos. O processamento de linguagem natural converte documentos longos em insights precisos e acionáveis, mantendo as equipes organizadas e prontas para agir.
A melhor parte? Com o ClickUp Brain, minha equipe não precisa mais vasculhar pilhas de informações. É uma ferramenta poderosa que gera conteúdo e oferece sugestões inteligentes de tarefas para transformar documentos estáticos em uma parte dinâmica do seu sistema.
Otimize os fluxos de trabalho com automação poderosa
Antes, gerenciar vários projetos significava alternar entre abas e lidar com diferentes contextos sem parar. Agora, uso o ClickUp Automations para automatizar tarefas repetitivas, configurar gatilhos e personalizar fluxos de trabalho.
Com um único clique, minha equipe tem uma visão geral de todos os nossos documentos, com atualizações de progresso e possíveis obstáculos sinalizados pela IA. Também uso o software para atribuir tarefas e definir prazos, garantindo que os processos rotineiros sejam executados sem intervenção manual.
Melhores recursos do ClickUp
- Mantenha a comunicação fluindo — use o ClickUp Assign Comments para delegar tarefas ou o ClickUp Chat para discussões rápidas em equipe.
- Organize documentos com tarefas relacionadas a links e aninhamento para obter visibilidade abrangente.
- Localize qualquer documento rapidamente com a Pesquisa Conectada.
- Traga consistência aos fluxos de trabalho com modelos de documentação de processos pré-construídos.
- Forneça feedback preciso diretamente nos documentos, tornando as revisões mais eficientes e acionáveis.
- Garanta a conformidade regulatória e a segurança com controles robustos de acesso a documentos.
- Aumente a produtividade integrando o ClickUp com ferramentas como Google Drive, Dropbox, Zoom, etc., mantendo tudo centralizado.
Limitações do ClickUp
- O aplicativo móvel não possui algumas funcionalidades disponíveis na versão para desktop, limitando sua usabilidade em trânsito.
- Devido aos seus recursos abrangentes, os usuários podem inicialmente achar o ClickUp difícil de navegar.
Preços do ClickUp
- Gratuito para sempre
- Ilimitado: US$ 7/mês por usuário
- Negócios: US$ 12/mês por usuário
- Empresas: Entre em contato para obter informações sobre preços
- ClickUp Brain: Adicione a qualquer plano pago por US$ 7 por membro por mês.
Avaliações e comentários do ClickUp
- G2: 4,7/5 (mais de 9.000 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 4.000 avaliações)
2. M-Files (o melhor para gerenciamento inteligente de informações)
O próximo na minha lista dos melhores sistemas de gerenciamento de documentos empresariais é o M-Files. É uma solução exclusiva baseada em IA que reinventa a forma como os documentos são organizados e acessados.
Em vez das estruturas tradicionais de pastas, ele usa uma abordagem baseada em metadados, permitindo que você encontre documentos armazenados com base no “o quê” em vez de “onde” eles estão. Essa configuração intuitiva acelera o tempo de pesquisa de documentos e aprimora o gerenciamento de informações.
Também aprecio seus fluxos de trabalho automatizados, que otimizam aprovações, conformidade e ciclos de vida de documentos, mantendo todos atualizados com as versões mais recentes.
Melhores recursos do M-Files
- Reduza erros e retrabalhos, fornecendo controle de acesso fácil aos documentos relevantes.
- Melhore a experiência do usuário simplificando a recuperação de documentos e reduzindo a frustração.
- Permita o trabalho remoto, possibilitando o acesso a documentos eletrônicos a partir de qualquer dispositivo, em qualquer lugar.
- Aprimore os sistemas de CRM e ERP com integração precisa de documentos baseada em metadados.
Limitações do M-Files
- A configuração inicial e a personalização podem exigir tempo e conhecimento consideráveis.
- A marcação de metadados precisa de atualizações consistentes para manter a precisão.
Preços do M-Files
- Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o M-Files
- G2: 4,3/5 (mais de 140 avaliações)
- Capterra: 4,3/5 (mais de 180 avaliações)
3. DocuWare (ideal para digitalizar documentos em papel e arquivos físicos)
O DocuWare ajuda você a fazer uma transição perfeita dos processos baseados em papel para um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos baseado em nuvem. O que o torna único? A indexação inteligente de documentos, que torna as informações facilmente pesquisáveis e acessíveis em segundos — ideal para equipes híbridas ou remotas.
O que mais me impressiona é a poderosa automação do fluxo de trabalho, que lida com tudo, desde aprovações até notificações e arquivamento, para manter as operações livres de erros. Além disso, os recursos avançados de conformidade protegem dados confidenciais e atendem aos requisitos regulatórios.
Melhores recursos do DocuWare
- Otimize processos repetitivos, como entrada de dados, controle de versões, aprovações e lembretes.
- Organize documentos digitais de qualquer fonte e extraia dados críticos.
- Use fluxos de trabalho personalizáveis para garantir aprovações e arquivamento de documentos sem complicações.
Limitações do DocuWare
- A curva de aprendizado íngreme pode parecer opressiva para equipes sem conhecimentos técnicos.
- Opções limitadas de personalização para a experiência do usuário
Preços do DocuWare
- Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o DocuWare
- G2: 4,4/5 (mais de 230 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 90 avaliações)
4. PandaDoc (ideal para gerenciar contratos de vendas e assinaturas eletrônicas)
Embora o PandaDoc não seja um sistema tradicional de gerenciamento de documentos empresariais, ele conquistou seu lugar nesta lista por sua eficiência. Se o seu foco é criar, assinar, enviar e rastrear propostas, orçamentos ou contratos, o PandaDoc é um software de compartilhamento de arquivos impressionante.
Gosto particularmente da extensa biblioteca de modelos de documentos, que agiliza o processo de elaboração. Além disso, o recurso de análise integrado permite que você veja quando os clientes abrem um documento e acompanhe como eles interagem com ele — o que é crucial nas negociações.
O recurso que se destaca? Sua funcionalidade segura de assinatura eletrônica elimina a necessidade de ferramentas de terceiros, mantendo tudo simplificado.
Melhores recursos do PandaDoc
- Colabore de forma eficiente com comentários nos documentos e edição em tempo real.
- Personalize a marca para criar materiais consistentes e profissionais voltados para o cliente.
- Incorpore gateways de pagamento confiáveis para pagamentos rápidos e seguros dos clientes.
Limitações do PandaDoc
- Atende principalmente equipes de vendas, com foco específico em contratos e documentos relacionados.
- O acesso a alguns recursos avançados é limitado a planos de preços de nível superior.
Preços do PandaDoc
- Inicial: US$ 35/mês por usuário
- Negócios: US$ 65/mês por usuário
- Empresarial: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o PandaDoc
- G2: 4,7/5 (mais de 2.000 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 1.000 avaliações)
5. Microsoft SharePoint (ideal para colaboração em toda a empresa e controle de documentos)
Se sua organização investe no ecossistema Microsoft, o SharePoint oferece um sistema robusto de gerenciamento de documentos empresariais. Ele se destaca no acesso a documentos, controle de versões e coautoria em tempo real por meio do Microsoft 365.
O que mais me chamou a atenção foi suas bibliotecas de documentos organizadas com gerenciamento de metadados e a capacidade de criar sites dinâmicos para equipes. Seus recursos de intranet personalizáveis permitem uma colaboração segura e eficiente, tornando-o muito mais do que uma solução de armazenamento.
Melhores recursos do Microsoft SharePoint
- Centralize o armazenamento de documentos com sincronização automática entre os aplicativos do Microsoft 365.
- Melhore a classificação e a pesquisa de documentos com tags de metadados e propriedades personalizadas.
- Otimize os processos de aprovação e o gerenciamento de conteúdo configurando fluxos de trabalho automatizados.
Limitações do Microsoft SharePoint
- Os recursos abrangentes da plataforma podem ser complexos para novos usuários, exigindo suporte de TI dedicado para configuração e manutenção.
- As taxas de licenciamento são mais altas, especialmente quando se amplia a escala com vários usuários.
Preços do Microsoft SharePoint
- Plano 1 do SharePoint: US$ 5/usuário por mês
- Microsoft 365 Business Standard: US$ 12,50 por usuário/mês
Avaliações e comentários do Microsoft SharePoint
- G2: 4,0/5 (mais de 8.000 avaliações)
- Capterra: 4,3/5 (mais de 5.000 avaliações)
6. OpenText Content Suite (ideal para gerenciamento abrangente de conteúdo empresarial)
O OpenText Content Suite é uma ótima solução se sua organização lida com grandes volumes de conteúdo e enfrenta requisitos regulatórios rigorosos.
Criado para o ciclo de vida completo do conteúdo, ele oferece uma plataforma unificada para gerenciar diversos documentos eletrônicos, desde e-mails até mídias sociais e conteúdo da web. O que mais aprecio é como ele se integra perfeitamente a sistemas empresariais como SAP e Microsoft.
Sua robusta automação de tarefas permite que as organizações planejem e otimizem processos. As ferramentas avançadas facilitam a conformidade com as normas do setor, oferecendo suporte a tudo, desde políticas de retenção de dados até trilhas de auditoria.
Principais recursos do OpenText Content Suite
- Consolide fontes de conteúdo em um único sistema, gerenciando dados estruturados e não estruturados.
- Automatize a conformidade e a segurança dos dados para uma governança robusta.
- Use análises de IA para obter insights e melhorar a tomada de decisões.
Limitações do OpenText Content Suite
- O processo de configuração exige recursos de TI substanciais e personalização, o que pode ser demorado e complexo.
- Alguns usuários relatam que a interface não tem o apelo moderno das soluções mais recentes.
Preços do OpenText Content Suite
- Preços personalizados
Avaliações e classificações do OpenText Content Suite
- G2: Avaliações insuficientes
- Capterra: N/A
7. DocuSign (ideal para transações digitais seguras e assinaturas eletrônicas)
A oferta CLM (Contract Lifecycle Management) da DocuSign evoluiu para um robusto sistema de gerenciamento de documentos empresariais, especialmente para setores com grande volume de contratos.
Ele gerencia todo o ciclo de vida do contrato, desde a elaboração até o envio e a assinatura seguros de documentos eletrônicos. Os recursos de gerenciamento de modelos e biblioteca de cláusulas otimizam os fluxos de trabalho jurídicos e mantêm a consistência.
Aprecio particularmente o fato de ele oferecer suporte à assinatura móvel para fechamento de negócios em trânsito, agilizar aprovações de contratos e garantir a conformidade regulatória global. Ele reduz significativamente os tempos de resposta e elimina a necessidade de armazenamento físico ou documentos em papel.
Melhores recursos do DocuSign
- Envie e assine contratos com segurança com assinaturas eletrônicas juridicamente válidas.
- Mantenha a conformidade com padrões globais de segurança, como eIDAS e ESIGN.
- Melhore a precisão dos documentos usando modelos e ferramentas de colaboração em tempo real.
- Desfrute de personalização de marca e assinatura responsiva para uma melhor experiência do usuário.
Limitações do DocuSign
- É mais adequado para assinaturas do que para o gerenciamento eletrônico completo de documentos, o que pode limitar os usuários que buscam soluções abrangentes.
- Recursos avançados só estão disponíveis em planos mais caros, restringindo a funcionalidade para usuários de planos mais baratos.
Preços do DocuSign
- Pessoal: US$ 15/mês
- Padrão: US$ 45/mês por usuário
- Business Pro: US$ 65/mês por usuário
- Soluções avançadas: preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o DocuSign
- G2: 4,5/5 (mais de 2.000 avaliações)
- Capterra: 4,8/5 (mais de 8.000 avaliações)
8. Jotform Enterprise (ideal para criação de formulários personalizados e coleta de dados)
Na minha experiência, o Jotform Enterprise funciona bem para empresas que dependem da coleta de dados para gerar documentos jurídicos, contratos e relatórios financeiros. Sua automação sem código facilita a criação de fluxos de trabalho e a automação de aprovações de documentos sem conhecimento técnico.
Os rigorosos protocolos de segurança da plataforma, incluindo as regulamentações HIPAA e SOC 2, proporcionam tranquilidade ao lidar com dados confidenciais. No entanto, sua abordagem centrada em formulários pode não atender às necessidades de armazenamento de documentos ou gerenciamento de metadados sem integrações de terceiros.
Melhores recursos do Jotform Enterprise
- Automatize fluxos de trabalho complexos com formulários personalizados e lógica condicional.
- Gere documentos diretamente a partir do envio de formulários para reduzir a entrada manual de dados.
- Garanta a conformidade com políticas de segurança rigorosas.
Limitações do Jotform Enterprise
- A interface móvel pode ser difícil de usar para tarefas detalhadas.
- Os recursos de colaboração são limitados em comparação com os sistemas tradicionais de gerenciamento de documentos empresariais.
Preços do Jotform Enterprise
- Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Jotform Enterprise
- G2: 4,7/5 (mais de 3.300 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 2.000 avaliações)
➡️ Leia mais: Os 10 melhores softwares de CRM para marketing
9. Notion (ideal para gerenciamento flexível de documentos empresariais no estilo wiki)
Se você busca flexibilidade, o Notion oferece um espaço de trabalho completo para gerenciamento de conteúdo empresarial que integra notas, tarefas, bancos de dados e wikis. Eu o considero inestimável para organizar o conhecimento da equipe e otimizar a colaboração.
Sua interface de arrastar e soltar permite uma personalização intuitiva, seja para lidar com documentos comerciais ou projetos pessoais. Além disso, com recursos robustos de pesquisa e integração, essa ferramenta garante que sua equipe sempre tenha as informações corretas ao alcance dos dedos.
Melhores recursos do Notion
- Crie, armazene e gerencie documentos em um único espaço de trabalho unificado.
- Colabore em tempo real com sua equipe em documentos compartilhados.
- Conecte documentos de maneira integrada, vinculando planos de projeto e roteiros para obter um melhor contexto.
- Aumente a segurança dos documentos com permissões granulares e controles de acesso.
Limitações do Notion
- Pode ser complicado para novos usuários, pois a variedade de recursos e opções de personalização pode levar a uma curva de aprendizado íngreme.
- Alguns usuários podem achar que ele carece de recursos avançados de gerenciamento de documentos em comparação com plataformas dedicadas.
Preços do Notion
- Gratuito
- Mais: US$ 12/mês por usuário
- Negócios: US$ 18/mês por usuário
- Empresarial: Preços personalizados
- Adicione o Notion AI a qualquer plano por US$ 10 por membro/mês.
Avaliações e comentários do Notion
- G2: 4,7/5 (mais de 5.500 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 2.000 avaliações)
10. Pneumatic (ideal para gerenciamento de fluxos de trabalho e otimização de processos)
O último da minha lista é o Pneumatic, uma ferramenta focada na automatização de processos empresariais e na gestão de fluxos de trabalho. Ajuda a melhorar as operações, permitindo-lhe criar modelos de fluxo de trabalho personalizáveis, acompanhar o progresso e fazer ajustes baseados em dados.
Embora não seja um sistema de gerenciamento de documentos abrangente, o Pneumatic complementa um, garantindo que as tarefas sejam executadas com tranquilidade em toda a sua organização.
Melhores recursos pneumáticos
- Crie e refine modelos de fluxo de trabalho usando o Template Builder para manter os processos atualizados.
- Execute vários fluxos de trabalho a partir de um único modelo e clone os existentes para otimizar a configuração.
- Monitore o progresso através do painel de controle para identificar gargalos, atribuir tarefas e definir prioridades.
Limitações pneumáticas
- A ferramenta concentra-se principalmente na gestão do fluxo de trabalho, o que pode limitar a sua eficácia para necessidades abrangentes de armazenamento de documentos.
- Os usuários podem enfrentar problemas de integração com os sistemas de gerenciamento de documentos existentes, levando a ineficiências.
Preços pneumáticos
- Self-service: US$ 99/mês
- Turnkey: US$ 5.900/ano
- Empresarial: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre pneus
- G2: Não há avaliações suficientes
- Capterra: 4,5/5 (mais de 30 avaliações)
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Aí está: os 10 melhores sistemas de gerenciamento de documentos empresariais para transformar a forma como você gerencia documentos comerciais. Se o seu objetivo é melhorar a colaboração, garantir a conformidade ou eliminar a desorganização dos documentos físicos, você encontrará a solução certa aqui.
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O que o torna único é a capacidade de conectar a estratégia de gerenciamento de documentos da sua empresa ao seu ecossistema de trabalho mais amplo. Vincule documentos a tarefas, projetos e metas, garantindo que sua equipe sempre tenha o contexto necessário para trabalhar.
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