Para muitas empresas de médio porte e corporativas, o gerenciamento de documentos pode parecer uma batalha difícil e interminável. As frustrações são muito reais: entrada de dados trabalhosa, problemas de controle de versão e montanhas de dados acumulados.
Vi em primeira mão como esses desafios levam a erros dispendiosos, atrasos e riscos de conformidade. Determinado a encontrar uma maneira melhor, comecei a explorar o potencial transformador do software de gerenciamento de documentos corporativos (EDM).
As soluções de gerenciamento de documentos não se limitam a organizar os arquivos - elas otimizam os fluxos de trabalho, aumentam a segurança e facilitam a colaboração em tempo real.
Após testes rigorosos com a equipe da ClickUp, selecionamos as 10 principais ferramentas de gerenciamento de documentos corporativos que podem trazer ordem e eficiência ao caos documental. Nesta postagem, exploraremos cada uma delas em detalhes.
O que você deve procurar em um software de gerenciamento de documentos corporativos?
De acordo com minha experiência, sete recursos principais podem fazer uma diferença real em seu processo de gerenciamento de documentos.
Veja o que deve ser considerado:
- Medidas de segurança robustas: Proteja documentos confidenciais com criptografia avançada, autenticação multifator e controle de acesso baseado em função. Procure ferramentas de fluxo de trabalho que estejam em conformidade com regulamentos relevantes, como GDPR ou HIPAA
- Colaboração contínua: Garanta a edição de documentos, comentários e compartilhamento de arquivos em tempo real, independentemente de sua equipe estar no local ou remotamente. Opte por um software que se integre a ferramentas como o Slack ou o Microsoft Teams para permitir a colaboração da equipe sem esforço
- Fluxos de trabalho automatizados: Economize tempo automatizando tarefas como recuperação, aprovação, roteamento e arquivamento de documentos. A automação eficaz do fluxo de trabalho reduz as cargas de trabalho manuais e simplifica o gerenciamento dos processos de negócios
- Interface intuitiva: Escolha um software que seja fácil de navegar. Procure recursos de arrastar e soltar, painéis personalizáveis e layouts simples para simplificardocumentação do projeto e acelerar a adoção pela equipe
- Controle de versão: Opte por um software de gerenciamento de documentos corporativos que permita acessar documentos, restaurar suas versões anteriores e rastrear alterações com um clique. Isso é essencial para a segurança dos documentos, trilhas de auditoria e gerenciamento preciso de registros
- Pesquisa avançada: Localize documentos digitais com recursos como filtros, marcação de metadados e pesquisa de texto completo. Isso garante a recuperação rápida de documentos, quer você precise de documentos legais ou de arquivos específicos, usando palavras-chave, tags ou campos personalizados
- Escalabilidade: Certifique-se de que o software de gerenciamento de documentos corporativos possa crescer com sua empresa. Ele deve suportar mais usuários, maior armazenamento de documentos e integrações adicionais sem problemas
Dica profissional: Se você deseja aumentar a colaboração da equipe com o software de gerenciamento de documentos corporativos?
Veja como fazer isso acontecer:
- Centralize o armazenamento de dados para reduzir a duplicação e a confusão de arquivos 🗂️
- Automatize o controle de versões para manter todos na mesma página 🕒
- Defina as permissões de usuário para garantir a segurança e o acesso adequado 🔒
- Integre-se às ferramentas da equipe para criar um fluxo de trabalho contínuo 🚀
Os 10 melhores softwares de gerenciamento de documentos empresariais
O crescimento das empresas de médio porte e corporativas levou a uma demanda cada vez maior por soluções eficientes de gerenciamento de documentos.
Verificação de fatos: O mercado global de sistemas de gerenciamento de documentos deve disparar de uS$ 7,16 bilhões em 2024 para US$ 24,91 bilhões em 2032 refletindo uma taxa de crescimento robusta de 16,9%.
Mas o que está alimentando essa rápida expansão?
Os sistemas de gerenciamento de documentos empresariais evoluíram de um armário de arquivos eletrônico básico. Hoje, eles são plataformas dinâmicas que oferecem acesso contínuo a documentos, segurança robusta de dados e recursos especializados para atender às necessidades comerciais modernas.
É por isso que, depois de testar inúmeras soluções, escolhi a dedo as 10 melhores software de gerenciamento de documentos opções que realmente oferecem valor excepcional para empresas.
Vamos explorá-las uma a uma:
1. ClickUp (melhor para gerenciamento de projetos e colaboração de documentos sem interrupções)
Aumentar a colaboração da equipe no ClickUp Docs - atribuir tarefas, compartilhar feedback e manter a qualidade do documento
Depois de explorar vários sistemas de gerenciamento de documentos empresariais, posso dizer com segurança ClickUp está em uma liga própria.
Antes de minha equipe mudar para o ClickUp, tínhamos dificuldades com documentos em papel e fluxos de trabalho caóticos. Mas o ClickUp refinou nossos processos e eliminou o caos digital em várias ferramentas.
É um dos melhores softwares de colaboração de documentos Eu já usei. Documentos do ClickUp é o núcleo da proeza de documentos do ClickUp. Adoro sua capacidade de criar documentos vivos que minha equipe pode acessar, editar e enriquecer em tempo real.
A interligação perfeita de tarefas e documentos é um divisor de águas. Ele mantém os arquivos e ações relacionados conectados, de modo que não precisamos ficar alternando entre as ferramentas para encontrar o que precisamos - está tudo em um só lugar.
E o recurso de histórico de versões? Um salva-vidas. Se edições cruciais forem perdidas durante uma revisão de documento, ele permite restaurar o conteúdo original com um clique.
Mas isso é apenas o começo; o ClickUp vai muito além. É uma plataforma que se adapta e se dimensiona com sua empresa, trazendo clareza ao caos. Veja o que essa ferramenta traz para a mesa:
Diga sim à inteligência de documentos alimentada por IA
Transforme documentos estáticos, como resumos de projetos, em centros de conhecimento acionáveis com o ClickUp Brain
O ClickUp se destaca quando você combina o Docs com o Cérebro do ClickUp -injetando inteligência orientada por IA no gerenciamento de documentos. O processamento de linguagem natural converte documentos longos em insights precisos e acionáveis, mantendo as equipes organizadas e prontas para agir.
A melhor parte? Com o ClickUp Brain, minha equipe não precisa mais vasculhar pilhas de informações. Ele é uma potência que gera conteúdo e oferece sugestões de tarefas inteligentes para transformar documentos estáticos em uma parte dinâmica de seu sistema.
Otimize os fluxos de trabalho com automação poderosa
Atribua tarefas, ajuste status e atualize documentos automaticamente usando as Automações do ClickUp
Antigamente, gerenciar vários projetos significava alternar constantemente entre guias e fazer malabarismos com o contexto. Agora, eu uso Automações do ClickUp para automatizar tarefas repetitivas, configurar acionadores e personalizar fluxos de trabalho.
Com um único clique, minha equipe tem uma visão panorâmica de todos os nossos documentos, com atualizações de progresso e possíveis obstáculos sinalizados pela IA. Também o utilizo para atribuir tarefas e definir datas de vencimento, garantindo que os processos de rotina sejam executados sem intervenção manual.
Melhores recursos do ClickUp
- Mantenha a comunicação fluindo - useAtribuição de comentários do ClickUp para delegar tarefas ouBate-papo do ClickUp para discussões rápidas em equipe
- Organize documentos com aninhamento e tarefas relacionadas a links para obter visibilidade abrangente
- Localize qualquer documento rapidamente com o Connected Search
- Traga consistência aos fluxos de trabalho com omodelos de documentação de processos* Forneça feedback preciso diretamente nos documentos, tornando as revisões mais eficientes e acionáveis
- Garanta a conformidade regulamentar e a segurança com controles robustos de acesso a documentos
- Aumente a produtividade integrando o ClickUp com ferramentas como Google Drive, Dropbox, Zoom, etc., mantendo tudo centralizado
Limitações do ClickUp
- O aplicativo móvel não possui algumas funcionalidades disponíveis na versão para desktop, limitando sua usabilidade em trânsito
- Devido aos seus amplos recursos, os usuários podem inicialmente achar o ClickUp difícil de navegar
Preços do ClickUp
- **Gratuito para sempre
- Ilimitado: $7/mês por usuário
- Empresarial: $12/mês por usuário
- Empresa: Entre em contato para saber o preço
- ClickUp Brain: Adicione a qualquer plano pago por US$ 7 por membro por mês
Classificações e resenhas do ClickUp
- G2: 4,7/5 (mais de 9.000 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 4.000 avaliações)
2. M-Files (Melhor para gerenciamento inteligente de informações)
via Arquivos M O próximo na minha lista dos principais sistemas de gerenciamento de documentos corporativos é o M-Files. Trata-se de uma solução exclusiva com tecnologia de IA que reinventa a forma como os documentos são organizados e acessados.
Em vez das estruturas de pastas tradicionais, ele usa uma abordagem orientada por metadados, permitindo que você encontre documentos armazenados com base em "o que" e não em "onde" eles estão. Essa configuração intuitiva acelera o tempo de pesquisa de documentos e aprimora o gerenciamento de informações.
Também aprecio seus fluxos de trabalho automatizados que simplificam as aprovações, a conformidade e os ciclos de vida dos documentos, mantendo todos atualizados com as versões mais recentes.
Melhores recursos do M-Files
- Reduza os erros e o retrabalho fornecendo controle de acesso fácil aos documentos relevantes
- Aprimorar a experiência do usuário, simplificando a recuperação de documentos e reduzindo a frustração
- Possibilite o trabalho remoto, permitindo o acesso a documentos eletrônicos de qualquer dispositivo, em qualquer lugar
- Aprimorar os sistemas CRM e ERP com integração precisa de documentos orientada por metadados
limitações do M-Files
- A configuração inicial e a personalização podem exigir tempo e conhecimento consideráveis
- A marcação de metadados precisa de atualizações consistentes para manter a precisão
Preço do M-Files
- Preço personalizado
Classificações e resenhas de arquivos M-Files
- G2: 4,3/5 (mais de 140 avaliações)
- Capterra: 4,3/5 (mais de 180 avaliações)
3. DocuWare (melhor para digitalização de documentos em papel e arquivos físicos)
via DocuWare O DocuWare ajuda você a fazer uma transição perfeita de processos baseados em papel para um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos baseado em nuvem. O que é exclusivo? Indexação inteligente de documentos que torna as informações facilmente pesquisáveis e acessíveis em segundos - ideal para equipes híbridas ou remotas.
O que mais me impressiona é a poderosa automação do fluxo de trabalho, que lida com tudo, desde aprovações até notificações e arquivamento, para manter as operações livres de erros. Além disso, os recursos avançados de conformidade protegem os dados confidenciais e atendem aos requisitos regulamentares.
Melhores recursos do DocuWare
- Simplifique processos repetitivos, como entrada de dados, controle de versões, aprovações e lembretes
- Organize documentos digitais de qualquer origem e extraia dados essenciais
- Use fluxos de trabalho personalizáveis para garantir aprovações e arquivamento de documentos sem problemas
Limitações do DocuWare
- A curva de aprendizado íngreme pode parecer esmagadora para equipes não técnicas
- Opções de personalização limitadas para personalizar a experiência do usuário
Preços do DocuWare
- **Preços personalizados
Classificações e resenhas do DocuWare
- G2: 4,4/5 (230+reviews)
- Capterra: 4,6/5 (90+reviews)
4. PandaDoc (melhor para gerenciar contratos de vendas e assinaturas eletrônicas)
via PandaDoc Embora o PandaDoc não seja um sistema tradicional de gerenciamento de documentos corporativos, ele conquistou seu lugar nesta lista por sua eficiência. Se o seu foco é criar, assinar, enviar e rastrear propostas, cotações ou contratos, o PandaDoc é uma solução impressionante software de compartilhamento de arquivos .
Gosto particularmente da ampla biblioteca de modelos de documentos, que acelera o processo de redação. Além disso, o recurso de análise integrado permite que você veja quando os clientes abrem um documento e acompanhe como eles interagem com ele, o que é crucial nas negociações.
O recurso de destaque? Sua funcionalidade segura de assinatura eletrônica elimina a necessidade de ferramentas de terceiros, mantendo tudo simplificado.
Melhores recursos do PandaDoc
- Colabore de forma eficiente com comentários no documento e edição em tempo real
- Personalize a marca para obter materiais consistentes e profissionais voltados para o cliente
- Incorpore gateways de pagamento confiáveis para pagamentos rápidos e seguros de clientes
Limitações do PandaDoc
- Atende principalmente às equipes de vendas, com foco de nicho em contratos e documentos relacionados
- O acesso a alguns recursos avançados é limitado a planos de preços mais altos
Preços do PandaDoc
- Iniciante: US$ 35/mês por usuário
- Empresarial: uS$ 65/mês por usuário
- Empresa: Preços personalizados
Classificações e resenhas do PandaDoc
- G2: 4,7/5 (mais de 2.000 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 1.000 avaliações)
5. Microsoft SharePoint (melhor para colaboração em toda a empresa e controle de documentos)
via Microsoft SharePoint Se sua organização estiver investida no ecossistema da Microsoft, o SharePoint oferece um sistema robusto de gerenciamento de documentos corporativos. Ele se destaca no acesso a documentos, no controle de versões e na coautoria em tempo real por meio do Microsoft 365.
O que fez com que ele se destacasse para mim foram suas bibliotecas de documentos organizadas com gerenciamento de metadados e a capacidade de criar sites de equipe dinâmicos. Seus recursos personalizáveis de intranet permitem uma colaboração segura e eficiente, tornando-o muito mais do que uma solução de armazenamento.
Melhores recursos do Microsoft SharePoint
- Centralize o armazenamento de documentos com sincronização automática nos aplicativos do Microsoft 365
- Aprimore a classificação e a capacidade de pesquisa de documentos com tags de metadados e propriedades personalizadas
- Simplifique os processos de aprovação e o gerenciamento de conteúdo com a configuração de fluxos de trabalho automatizados
Limitações do Microsoft SharePoint
- Os amplos recursos da plataforma podem ser complexos para novos usuários, exigindo suporte de TI dedicado para configuração e manutenção
- As taxas de licenciamento são mais altas, especialmente quando se trata de aumentar a escala com vários usuários
Preços do Microsoft SharePoint
- Plano 1 do SharePoint: uS$ 5/usuário por mês
- Microsoft 365 Business Standard: $12,50 usuário/mês
Classificações e análises do Microsoft SharePoint
- G2: 4,0/5 (mais de 8.000 avaliações)
- Capterra: 4,3/5 (mais de 5.000 avaliações)
➡️ Leia mais: 15 melhores ferramentas de software de gestão do conhecimento
6. OpenText Content Suite (melhor para gerenciamento abrangente de conteúdo empresarial)
via Suíte de conteúdo OpenText O OpenText Content Suite é uma ótima solução se sua organização lida com grandes volumes de conteúdo e enfrenta requisitos regulatórios rigorosos.
Criado para o ciclo de vida de conteúdo de ponta a ponta, ele oferece uma plataforma unificada para gerenciar diversos documentos eletrônicos, de e-mails a mídias sociais e conteúdo da Web. O que mais me agrada é o fato de ele se integrar perfeitamente a sistemas corporativos como SAP e Microsoft.
Sua robusta automação de tarefas permite que as organizações mapeiem e otimizem processos. As ferramentas avançadas facilitam a manutenção da conformidade com o setor, oferecendo suporte a tudo, desde políticas de retenção de dados até trilhas de auditoria.
Melhores recursos do OpenText Content Suite
- Consolide fontes de conteúdo em um único sistema, gerenciando dados estruturados e não estruturados
- Automatize a conformidade e a segurança dos dados para uma governança robusta
- Use a análise de IA para obter insights e aprimorar a tomada de decisões
Limitações do OpenText Content Suite
- O processo de configuração exige recursos substanciais de TI e personalização, o que pode ser demorado e complexo
- Alguns usuários relatam que a interface não tem o apelo moderno das soluções mais recentes
Preços do OpenText Content Suite
- Preços personalizados
Revisões e classificações do OpenText Content Suite
- G2: Não há avaliações suficientes
- Capterra: N/A
7. DocuSign (melhor para transações digitais seguras e assinaturas eletrônicas)
via Docusign A oferta CLM (Contract Lifecycle Management) da DocuSign evoluiu para um sistema robusto de gerenciamento de documentos corporativos, especialmente para setores com muitos contratos.
Ele gerencia todo o ciclo de vida do contrato, desde a elaboração até o envio e a assinatura segura de documentos eletrônicos. Os recursos de gerenciamento de modelos e biblioteca de cláusulas simplificam os fluxos de trabalho jurídicos e mantêm a consistência.
Aprecio particularmente a forma como ele oferece suporte à assinatura móvel para fechamento de negócios em qualquer lugar, acelera as aprovações de contratos e garante a conformidade normativa global. Ele reduz significativamente os tempos de resposta e elimina a necessidade de armazenamento físico ou de documentos em papel.
Melhores recursos do DocuSign
- Envie e assine contratos de forma segura com assinaturas eletrônicas legalmente vinculadas
- Mantenha a conformidade com os padrões globais de segurança, como eIDAS e ESIGN
- Aumente a precisão dos documentos usando modelos e ferramentas de colaboração em tempo real
- Aproveite a marca personalizada e a assinatura responsiva para uma melhor experiência do usuário
Limitações do DocuSign
- É mais adequado para assinatura do que para gerenciamento completo de documentos eletrônicos, o que pode limitar os usuários que buscam soluções abrangentes
- Os recursos avançados só podem ser acessados em níveis de preços mais altos, restringindo a funcionalidade para usuários de planos inferiores
Preços da DocuSign
- Pessoal: uS$ 15/mês
- Padrão: uS$ 45/mês por usuário
- Business Pro: uS$ 65/mês por usuário
- Soluções avançadas: Preços personalizados
Classificações e resenhas da DocuSign
- G2: 4,5/5 (mais de 2.000 avaliações)
- Capterra: 4,8/5 (mais de 8.000 avaliações)
8. Jotform Enterprise (melhor para criação de formulários personalizados e coleta de dados)
via Jotform Enterprise Em minha experiência, o Jotform Enterprise funciona bem para empresas que dependem da coleta de dados para gerar documentos legais, contratos e relatórios financeiros. Sua automação sem código facilita a criação de fluxos de trabalho e a automatização de aprovações de documentos sem conhecimento técnico.
Os rigorosos protocolos de segurança da plataforma, incluindo as normas HIPAA e SOC 2, proporcionam tranquilidade ao lidar com dados confidenciais. No entanto, sua abordagem centrada em formulários pode não suportar as necessidades de armazenamento de documentos ou gerenciamento de metadados sem integrações de terceiros
Melhores recursos do Jotform Enterprise
- Automatize fluxos de trabalho complexos com formulários personalizados e lógica condicional
- Gerar documentos diretamente dos envios de formulários para reduzir a entrada manual de dados
- Garanta a conformidade com políticas de segurança rigorosas
Limitações do Jotform Enterprise
- A interface móvel pode ser difícil de usar para tarefas detalhadas
- Os recursos de colaboração são limitados em comparação com os sistemas tradicionais de gerenciamento de documentos corporativos
Preços do Jotform Enterprise
- Preços personalizados
Classificações e resenhas do Jotform Enterprise
- G2: 4,7/5 (3.300+reviews)
- Capterra: 4,7/5 (2000+reviews)
➡️ Leia mais: As 10 melhores ferramentas de software de CRM Marketing
9. Notion (melhor para gerenciamento de documentos empresariais flexível, no estilo wiki)
via Notion Se estiver procurando flexibilidade, o Notion oferece um espaço de trabalho completo de gerenciamento de conteúdo empresarial que integra anotações, tarefas, bancos de dados e wikis. Eu o considero inestimável para organizar o conhecimento da equipe e otimizar a colaboração.
Sua interface de arrastar e soltar permite uma personalização intuitiva, quer você esteja lidando com documentos comerciais ou projetos pessoais. Além disso, com recursos robustos de pesquisa e integração, essa ferramenta garante que a sua equipe tenha sempre as informações corretas ao alcance das mãos.
Melhores recursos do Notion
- Crie, armazene e gerencie documentos em um espaço de trabalho único e unificado
- Colabore em tempo real com sua equipe em documentos compartilhados
- Conecte documentos perfeitamente, vinculando planos de projeto e roteiros para um melhor contexto
- Aumente a segurança dos documentos com permissões granulares e controles de acesso
Limitações de movimento
- Pode ser muito difícil para novos usuários, pois a grande quantidade de recursos e opções de personalização pode levar a uma curva de aprendizado acentuada
- Alguns usuários podem achar que faltam recursos avançados de gerenciamento de documentos em comparação com plataformas dedicadas
Preços do Notion
- Gratuito
- Mais: uS$ 12/mês por usuário
- Business: $18/mês por usuário
- Enterprise: Preços personalizados
- Adicione o Notion AI a qualquer plano por US$ 10 por membro/mês
Classificações e avaliações do Notion
- G2: 4,7/5 (mais de 5.500 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 2.000 avaliações)
10. Pneumatic (Melhor para gerenciamento de fluxo de trabalho e otimização de processos)
via Pneumatic O último da minha lista é o Pneumatic, uma ferramenta voltada para automatizar processos de negócios e gerenciar fluxos de trabalho. Ela ajuda a melhorar as operações, permitindo que você crie modelos de fluxo de trabalho personalizáveis, acompanhe o progresso e faça ajustes com base em dados.
Embora não seja um sistema abrangente de gerenciamento de documentos, o Pneumatic complementa um sistema, garantindo que as tarefas sejam executadas sem problemas em sua organização.
Melhores recursos da Pneumatic
- Crie e refine modelos de fluxo de trabalho usando o Template Builder para manter os processos atualizados
- Execute vários fluxos de trabalho a partir de um único modelo e clone os existentes para simplificar a configuração
- Monitore o progresso por meio do painel de controle para identificar gargalos, atribuir tarefas e definir prioridades
Limitações pneumáticas
- A ferramenta se concentra principalmente no gerenciamento do fluxo de trabalho, o que pode limitar sua eficácia para necessidades abrangentes de armazenamento de documentos
- Os usuários podem enfrentar problemas de integração com os sistemas de gerenciamento de documentos existentes, o que leva a ineficiências
Preços pneumáticos
- Autoatendimento: uS$ 99/mês
- Turnkey: US$ 5.900/ano
- Empresa: Preços personalizados
Classificações e avaliações pneumáticas
- G2: Não há avaliações suficientes
- Capterra: 4,5/5 (30+reviews)
Dica profissional: Está lidando com conteúdo em constante mudança, documentos confidenciais ou arquivos que exigem revisão detalhada? Software de comparação de documentos oferece a precisão de que você precisa, capturando até mesmo as menores edições e garantindo que nenhuma atualização crítica passe despercebida.
Com ele, você pode:
- Identificar discrepâncias instantaneamente para detectar erros antes que eles aumentem 🔍
- Manter uma trilha de auditoria clara e um controle de versão que rastreia todas as alterações para revisão regulamentar 📜
- Proteja dados confidenciais verificando as edições e sinalizando modificações não autorizadas 🔒
- Acelerar os processos de revisão com comparações automatizadas, reduzindo as cargas de trabalho manuais ⚡
Otimize seus sistemas de gerenciamento de documentos corporativos com o ClickUp
Aqui estão os 10 principais sistemas de gerenciamento de documentos empresariais para transformar a maneira como você gerencia os documentos comerciais. Se o seu objetivo é aprimorar a colaboração, garantir a conformidade ou eliminar o caos dos documentos físicos, você encontrará a solução certa aqui.
Se estiver procurando uma solução poderosa e completa, não procure mais, o ClickUp! Sua integração perfeita de recursos de gerenciamento de projetos, armazenamento centralizado, automação de fluxo de trabalho e colaboração de documentos em tempo real transformou meu trabalho.
O que o torna único é sua capacidade de conectar sua estratégia de gerenciamento de documentos corporativos ao seu ecossistema de trabalho mais amplo. Vincule documentos a tarefas, projetos e metas, garantindo que sua equipe sempre tenha o contexto para trabalhar.
Então, por que esperar? Registre-se no ClickUp para utilizar todo o potencial da sua equipe hoje mesmo!