Você é constantemente bombardeado com pedidos aleatórios de licença dos seus funcionários? Ou você percebe um absenteísmo frequente sem aviso prévio suficiente?
Se a resposta for sim para qualquer uma das perguntas, é um sinal de que você pode precisar de uma política de PTO estruturada. Uma política de PTO ajuda os funcionários a tirar licenças planejadas do trabalho, promove o equilíbrio entre vida profissional e pessoal e aumenta a satisfação no trabalho.
Nesta publicação do blog, compartilharemos como criar uma política de PTO com exemplos relevantes. Vamos começar!
Entendendo as férias remuneradas (PTO)
As férias remuneradas (PTO) são um benefício que permite aos funcionários tirar férias, licença médica ou licença por motivos pessoais, continuando a receber o seu salário. As pausas regulares no trabalho dão aos funcionários tempo para recarregar as energias e recuperar a concentração, promovendo o seu bem-estar físico e mental.
Uma política de PTO eficiente e bem estruturada ajuda as organizações a:
- Defina as expectativas sobre o que os funcionários podem esperar de seus dias de férias.
- Ofereça uma maneira estruturada para as organizações lidarem com as licenças dos funcionários sem interromper as atividades normais da empresa.
- Crie um equilíbrio entre os compromissos profissionais e as necessidades pessoais dos funcionários.
- Promova a confiança entre os funcionários, pois eles têm a liberdade de gerenciar seus compromissos pessoais sem se preocupar com a perda de remuneração.
Uma política de PTO define um procedimento padrão para solicitar, acompanhar e gerenciar licenças e reduz a carga administrativa. Por exemplo, quando um funcionário solicita uma licença, você pode consultar rapidamente o total de licenças de acordo com a política de PTO em seu sistema de RH e aprová-la.
Você pode implementar diferentes políticas de PTO, dependendo das necessidades da sua empresa. Por exemplo, se sua força de trabalho é composta principalmente por profissionais que trabalham em projetos baseados em metas e você deseja se concentrar em construir confiança, pode oferecer PTO ilimitado.
Aqui estão os diferentes tipos de licenças remuneradas que você pode adicionar à sua política de PTO:
Licença médica
As licenças médicas remuneradas estão disponíveis para os funcionários cuidarem da sua saúde ou se recuperarem de uma lesão. Normalmente, funcionam segundo um método de acumulação, em que os funcionários ganham uma hora de licença médica por cada 30-50 horas trabalhadas, dependendo da política.
Embora não exista nenhuma lei federal nos EUA que exija que as empresas concedam licença médica aos funcionários, muitos estados, incluindo Arizona, Califórnia, Nova York e Massachusetts, aprovaram leis locais para tornar obrigatória a licença médica remunerada. Você precisa verificar todas as leis estaduais aplicáveis antes de elaborar uma política de PTO.
Feriados
Você pode oferecer férias remuneradas aos funcionários em qualquer feriado religioso, estadual ou nacional. A lista de feriados remunerados depende do país em que você está e da cultura de trabalho da sua organização. Empresas globais geralmente permitem que seus funcionários tirem até 10 feriados públicos por ano, dependendo da localização.
Licença por falecimento
A licença por luto, também conhecida como licença por motivos humanitários, permite que os funcionários tirem uma licença para lamentar a morte de um ente querido. Embora não existam leis federais sobre licença por luto, as empresas oferecem essa licença para promover uma cultura de trabalho empática e centrada no funcionário.
Licença familiar
A licença familiar é geralmente uma licença parental remunerada de até 12 semanas no nascimento ou adoção de um filho. Ela também inclui licença para cuidados, em que os funcionários tiram uma licença para cuidar de um membro da família com uma condição de saúde crítica.
Tempo para votação
Os funcionários têm direito a esse tipo de licença remunerada para eleições presidenciais e locais. Normalmente, a licença para votar é limitada, pois os funcionários precisam apenas de algumas horas para votar.
Verifique as leis do seu estado para saber se você precisa oferecer licença remunerada ou não remunerada para votar. Por exemplo, a lei do estado da Califórnia permite que os funcionários tirem até duas horas de folga para votar sem perda de remuneração.
Dias de férias
Esse tipo de PTO é útil quando os funcionários querem tirar férias, passar tempo com a família ou simplesmente fazer uma pausa no trabalho. As férias são oferecidas aos funcionários após completarem um tempo de serviço específico e aumentam com base no número de anos que seus funcionários completam no trabalho.
Uma pesquisa realizada pelo Bureau of Labor Statistics (Departamento de Estatísticas do Trabalho) dos EUA revela que 34% dos trabalhadores do setor privado têm direito a 10-15 dias de férias remuneradas por ano após completarem um ano de serviço. 32% dos trabalhadores têm direito a 15-19 dias de férias remuneradas após completarem cinco anos de serviço.
Licença sabática
Algumas empresas também oferecem licenças sabáticas, geralmente de 4 a 6 semanas, para funcionários qualificados que desejam tirar uma folga prolongada do trabalho. Isso pode ser para se concentrar em sua saúde mental, voltar a estudar, fazer um curso, trabalhar em um projeto pessoal ou se concentrar no autodesenvolvimento ou treinamento profissional.
Tipos de políticas de licença remunerada
Agora, vamos discutir os diferentes tipos de políticas de PTO que você pode considerar para sua organização.
Licença tradicional
Uma política tradicional de PTO oferece aos funcionários uma quantidade definida de licenças remuneradas em várias categorias: férias, licença médica, licença pessoal, etc.
Você pode considerar aumentar gradualmente o número de licenças após o funcionário ter completado um determinado período na empresa.
A Deloitte tem uma política tradicional de licenças. Ela oferece 39 dias de PTO por ano, divididos em várias categorias, como licença por privilégio, licença médica, licença casual e licença médica adicional.
PTO acumulado
O PTO acumulado é semelhante ao PTO tradicional. Aqui, também, você pode atribuir aos funcionários um número definido de licenças remuneradas. No entanto, ao contrário das várias categorias de licenças, todas as licenças são depositadas em um único “banco” e não há segregações.
Os funcionários podem tirar férias acumuladas de seus bancos de férias por qualquer motivo, sem se preocupar em usar um tipo específico de licença. Esse tipo de política de PTO é uma boa opção se você tem uma equipe enxuta.
A Accenture oferece aos seus funcionários PTOs acumulados de 13 a 27 dias por ano, dependendo do nível e do tempo de serviço do funcionário.
PTO ilimitado
Essa política permite que os funcionários tirem o tempo de folga de que precisarem. Não há um número definido de dias de PTO. A maior vantagem de uma política de PTO ilimitada é que ela oferece flexibilidade no local de trabalho aos funcionários e permite que eles tirem folga quando for conveniente. Assim, seja para uma consulta médica ou férias de primavera, os funcionários podem tirar folga do trabalho livremente.
De acordo com uma pesquisa da Harris Poll, 60% dos profissionais nos EUA têm mais de 10 dias de férias remuneradas por ano e 7% dos funcionários têm PTO ilimitado.
Embora pareça que você está concedendo licenças “ilimitadas”, essa é uma ótima maneira de demonstrar confiança nos funcionários. Essa política de PTO funciona melhor se você for uma startup e quiser atrair os melhores talentos. Ela também funciona bem se você não tiver recursos para monitorar as licenças dos funcionários ou controlar as horas acumuladas e medir o desempenho dos funcionários por resultados e metas.
A Netflix oferece uma política de PTO ilimitada. Como a empresa menciona: “Não definimos um calendário de feriados e férias, para que você possa observar o que é importante para você, incluindo quando sua mente e seu corpo precisam de uma pausa”.
PTO acumulado
O PTO acumulado é ganho após os funcionários trabalharem um determinado número de horas na organização. Os funcionários podem usar suas licenças acumuladas para férias, cuidados com a saúde ou tempo pessoal. O PTO acumulado é como dinheiro ganho ao longo do tempo e guardado no banco, que pode ser usado quando necessário. Algumas organizações permitem que os funcionários recebam em dinheiro suas licenças acumuladas não utilizadas.
PTO flexível
As férias remuneradas flexíveis permitem que os funcionários tirem férias quando necessário, sem precisar acumulá-las ou ganhá-las. Elas podem ser agrupadas em uma única categoria que inclui todas as férias utilizáveis, como licença por falecimento, licença pessoal, férias e licença médica. A maior vantagem das férias remuneradas flexíveis é que, ao contrário das férias remuneradas tradicionais, os funcionários não precisam solicitar férias com antecedência.
A Buffer tem uma política de licença flexível para sua equipe remota global. Ela permite que os funcionários tirem licença quando precisarem, para que se sintam bem e tenham um bom desempenho. Ela oferece pelo menos três semanas de licença remunerada.
O Google é outro exemplo de empresa que oferece PTO flexível.
Como criar uma política de PTO para sua equipe?
Criar uma política de PTO para sua equipe pode ser uma tarefa difícil, especialmente se você estiver fazendo isso pela primeira vez. Aqui está um guia para ajudá-lo a elaborar uma política de PTO:
1. Entenda os requisitos legais
Como as leis trabalhistas relativas a licenças remuneradas variam de acordo com a região, verifique as leis e regulamentos locais sobre licenças em sua jurisdição ao elaborar sua política de PTO.
Por exemplo, a Lei Federal de Licença Familiar e Médica (FMLA) nos EUA obriga as empresas com pelo menos 50 funcionários a oferecer licença parental, médica pessoal, para cuidadores familiares e por exigência militar com garantia de emprego.
Alguns estados também exigem que os empregadores controlem o saldo de PTO, portanto, verifique a legislação do seu estado se for necessário. Depois de propor um programa, verifique o padrão do setor em que você atua. Por exemplo, o Programa de Licença Familiar Remunerada de Nova York exige que as organizações adquiram planos de licença familiar e médica remunerada por meio de um mercado de seguros privado.
💡Dica profissional: use o ClickUp Docs para delinear a estrutura da sua política de PTO e criar uma lista de requisitos legais. Compartilhe-a com sua equipe jurídica e de RH e obtenha feedback em tempo real.
2. Determine a elegibilidade dos funcionários para diferentes tipos de PTO
Em seguida, determine a elegibilidade dos funcionários em termos de quantas férias cada pessoa tem direito. Classifique os funcionários com base em seus níveis, natureza do trabalho ou tempo de serviço na empresa para definir a elegibilidade dos funcionários. Você pode categorizar os funcionários da seguinte maneira:
- Funcionários assalariados em tempo integral são elegíveis para uma política de PTO ilimitada.
- Funcionários em regime de meio período, sazonais ou horistas são elegíveis para PTOs tradicionais ou não têm direito a PTOs.
- Um funcionário em tempo integral deve completar 90 dias antes de poder usar suas PTOs.
💡Dica profissional: se você tem uma equipe grande, o que dificulta definir e gerenciar as categorias de elegibilidade dos funcionários, experimente usar um software avançado de RH, como o ClickUp. A plataforma de gestão de RH do ClickUp pode ajudar você a manter tudo em ordem. Ela permite acompanhar o tempo de serviço, o desempenho, o engajamento e o desenvolvimento dos funcionários em uma única plataforma.
3. Escolha a política de PTO certa
Tenha cuidado ao escolher a política de PTO para sua organização. Você pode oferecer flexibilidade dentro da política de PTO mais ampla, como o pagamento das PTOs durante a rescisão, a possibilidade de transferir dias de folga ou férias ilimitadas.
Você também pode dividir as férias remuneradas em dias de férias, licença pessoal, dias de saúde mental, dias de licença médica, etc., dependendo do que os funcionários desejam e do que se alinha com a visão geral da empresa.
Por exemplo, se você está muito focado no bem-estar dos funcionários, conceder licenças para cuidados com a saúde mental demonstra que você se preocupa genuinamente com eles.
Veja como você pode decidir a melhor política de PTO para sua empresa:
| Tipo de política | Descrição | Objetivo |
| PTO ilimitado | Os funcionários podem tirar o tempo de PTO de que precisarem, sem limites definidos. | Adequado para um ambiente de trabalho baseado na confiança, onde se espera que os funcionários gerenciem sua carga de trabalho de forma responsável. |
| PTO flexível | O PTO pode ser usado para qualquer finalidade, combinando férias, licença médica e dias pessoais em um único conjunto. | Ótimo para empresas que valorizam a flexibilidade e desejam reduzir a complexidade do gerenciamento de diferentes tipos de licenças. |
| PTO com base em acúmulo | Os funcionários ganham PTO gradualmente ao longo do tempo, com base nas horas trabalhadas ou na duração do serviço. | Ideal para empresas que desejam incentivar a retenção de funcionários e promover uma cultura de trabalho equitativa. |
| PTO sabático | A licença remunerada prolongada é oferecida aos funcionários elegíveis após um determinado período de serviço para que possam dedicar-se a interesses pessoais ou cuidar da saúde. | Ideal para organizações que desejam recompensar funcionários de longa data |
| PTO fixo | Os funcionários recebem um número definido de dias de PTO no início do ano. | Eficaz para empresas que desejam custos previsíveis de PTO e uma administração mais simples. |
4. Descreva o processo de aprovação e os procedimentos de pagamento
O próximo passo é determinar o processo de aprovação de PTO para evitar o uso indevido de PTO e ausências não programadas. Por exemplo, se não for uma emergência, os funcionários devem enviar solicitações de PTO para serem analisadas pelos supervisores ou gerentes e pelo RH com antecedência suficiente.
Defina como o processo de aprovação de PTO deve funcionar na sua política de PTO:
- Com quanto tempo de antecedência um funcionário deve avisar em uma situação que não seja de emergência?
- Como solicitar PTO em situações de emergência?
- Quem aprova o PTO?
- O que acontece quando o PTO não é aprovado dentro de um determinado prazo?
Por exemplo, se o gerente não aprovar o PTO em uma semana, ele será aprovado automaticamente.
Você pode usar o Modelo de Calendário de PTO do ClickUp para acompanhar as licenças dos funcionários e otimizar o processo de aprovação de licenças. Esse modelo facilita o gerenciamento e o acompanhamento do status das licenças dos funcionários e a visualização de suas folgas. Você pode ver a disponibilidade da equipe, reduzir o risco de conflitos de agendamento e identificar lacunas nos planos de necessidades de pessoal.
Com este modelo, você pode:
- Organize o calendário de férias de todas as equipes em um só lugar
- Visualize quantos dias e horas são tirados por cada funcionário.
- Planeje as necessidades de pessoal
5. Elabore a política
Depois de fazer sua pesquisa, obter a aprovação de suas equipes jurídicas e de conformidade e criar uma estrutura de política de PTO, é hora de adicionar detalhes relevantes e preparar uma minuta da política.
Compartilhe a primeira versão com a gerência, a equipe jurídica e as partes interessadas relevantes para obter feedback. Faça melhorias com base no feedback recebido e, em seguida, compartilhe a política com os funcionários.
💡Dica profissional: você também pode usar o ClickUp Brain, o assistente de IA do ClickUp, para criar uma política de PTO. Aqui está um exemplo:
Prós e contras de uma política estruturada de PTO
As políticas de PTO melhoram a produtividade, o bem-estar e a satisfação profissional dos funcionários, além de ajudar a atrair e reter funcionários. Se você está pensando em implementar uma política de PTO, poderá colher vários benefícios. Alguns deles são:
- Maior produtividade dos funcionários: uma pesquisa recente da Deloitte revela que 45% dos trabalhadores se sentem esgotados. As PTOs garantem que os funcionários possam tirar férias livremente, sem se preocupar com as finanças. Isso ajuda os funcionários a recarregar sua saúde mental e física, melhorando a produtividade.
- Maior retenção de funcionários: de acordo com a Forbes, as férias remuneradas obrigatórias são um dos principais benefícios que os funcionários desejam de suas organizações. Ter uma política de PTO estruturada pode levar a uma maior satisfação dos funcionários e a uma maior retenção.
- Atraia talentos: como os profissionais buscam maior flexibilidade no trabalho, uma política generosa de PTO pode ajudar você a atrair talentos de qualidade.
Embora o PTO seja um benefício não negociável em todas as organizações, ele também pode apresentar algumas desvantagens.
- Custo de mão de obra elevado: um PTO ilimitado ou generoso pode levar a custos de mão de obra elevados, especialmente durante as épocas de pico de negócios.
- Uso indevido do sistema: alguns funcionários podem usar indevidamente uma política de PTO ilimitada, ou grande parte da equipe pode decidir tirar férias ao mesmo tempo. Isso pode ser extremamente prejudicial para o fluxo de trabalho e a produtividade da equipe.
Alteração e atualização de políticas de PTO
Você pode alterar suas políticas de PTO no meio do ano ou sempre que necessário. Por exemplo, em 2020, muitas organizações alteraram suas políticas de PTO, pois os funcionários adiaram seus planos de férias em meio ao lockdown.
No entanto, ao recalibrar as políticas de PTO, considere o seguinte:
- Certifique-se de que elas não entrem em conflito com os benefícios de PTO atuais e/ou acumulados do funcionário.
- Verifique se suas políticas de PTO atualizadas estão em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis.
- Inclua uma cláusula descrevendo o que acontece com o acúmulo de PTO de um funcionário em caso de demissão. Por exemplo, muitas empresas oferecem pagamentos pelos dias restantes do PTO.
- Considere o impacto na produtividade e como os gerentes podem compensar a perda de produtividade com pessoal temporário.
Assim que a alteração no PTO entrar em vigor, atualize todas as políticas em uma plataforma central (como o portal de políticas da empresa) ou no manual do funcionário como único ponto de referência. Designe porta-vozes do RH para que os funcionários possam entrar em contato caso precisem de esclarecimentos.
Sempre que você alterar e atualizar as políticas de PTO, o departamento de RH deve ter um plano claro para comunicar as mudanças de política de forma eficaz a todos os funcionários.
Para simplificar a comunicação das mudanças nas políticas, você pode usar o Modelo de Memorando de Política do ClickUp. Ele ajuda a comunicar as mudanças nas políticas de maneira clara e organizada. Você pode adicionar os motivos da mudança na política, solicitar opiniões das partes interessadas e definir diretrizes para seguir a política atualizada.
O modelo ajuda você a:
- Organize todas as políticas existentes e novas em um único local para referência rápida.
- Destaque as alterações na política
- Elabore um plano viável para implementar a nova política.
Crie a política de PTO perfeita com o ClickUp 🚀
Quer você esteja criando ou atualizando sua política de PTO, é necessário um plano bem elaborado para executá-la sem interromper o fluxo de trabalho normal e mantendo as necessidades dos funcionários em primeiro lugar.
O guia acima ajudará você a elaborar sua política de PTO, e recomendamos que você use o ClickUp para dividir o processo geral de elaboração da política de PTO em partes menores e mais fáceis de gerenciar. Isso ajudará você a acompanhar o andamento da criação da sua política de PTO.
Você também pode aproveitar os recursos e modelos do ClickUp para otimizar seu sistema de gerenciamento de licenças. Isso ajudará você a acompanhar as licenças dos funcionários e garantir aprovações mais rápidas, para que você nunca perca nada importante. Inscreva-se gratuitamente no ClickUp para criar uma política de PTO abrangente!