Como criar uma política de PTO (com exemplos)

Você é constantemente bombardeado com solicitações aleatórias de licença de seus funcionários?

Ou percebe absenteísmo frequente sem aviso prévio?

Essa é uma dica para ter uma política estruturada de PTO. Ela ajuda os funcionários a tirar licenças planejadas do trabalho, promove o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional e aumenta a satisfação no trabalho.

Nesta postagem do blog, compartilharemos como criar uma política de PTO com exemplos relevantes. Vamos começar!

Entendendo o tempo livre remunerado (PTO)

A folga remunerada (PTO) é um benefício que permite que os funcionários tirem férias, doença ou motivos pessoais sem deixar de ser pagos. As pausas regulares dão aos funcionários tempo para recarregar as baterias e recuperar o foco, promovendo o bem-estar físico e mental dos funcionários.

Entretanto, uma política eficiente de PTO é importante para garantir o equilíbrio entre os compromissos de trabalho e as necessidades pessoais dos funcionários. Ela fornece uma maneira estruturada para as organizações lidarem com as licenças dos funcionários sem nenhuma interrupção no fluxo de trabalho.

Uma política de PTO define um procedimento padrão para solicitar, rastrear e gerenciar licenças e reduz a carga administrativa. Por exemplo, quando um funcionário solicita uma licença, você pode consultar rapidamente o total de licenças em seu sistema de RH e concedê-las ou negá-las de acordo.

Além disso, uma política de PTO bem estruturada promove a confiança entre os funcionários, pois eles têm a liberdade de gerenciar seus compromissos pessoais sem se preocupar com a perda de remuneração.

Você pode implementar diferentes políticas de PTO, dependendo das necessidades de sua empresa. Por exemplo, se a sua força de trabalho for composta principalmente por profissionais seniores e você quiser se concentrar na construção de confiança, poderá oferecer um PTO ilimitado.

Aqui estão os diferentes tipos de licenças remuneradas que você pode adicionar à sua política de PTO:

Licença médica

As licenças médicas remuneradas estão disponíveis para os funcionários cuidarem de sua saúde ou se recuperarem de uma lesão. Geralmente funciona em um método de acumulação, em que os funcionários ganham uma hora de licença médica para cada 30 a 50 horas trabalhadas, dependendo da política.

Embora não exista uma lei federal nos Estados Unidos para fornecer licenças médicas aos funcionários, muitos estados, incluindo Arizona, Califórnia, Nova York e Massachusetts, aprovaram leis locais para fazer com que os funcionários tenham direito a essas licenças licença médica remunerada obrigatória para os funcionários. Você precisa verificar as leis estaduais antes de elaborar uma política de PTO.

Feriados públicos

Você também pode oferecer folga remunerada aos funcionários em qualquer feriado religioso, estadual ou nacional. A lista de feriados pagos depende do país em que você está e da cultura de trabalho de sua organização. As empresas globais geralmente permitem que seus funcionários tirem até 10 feriados opcionais em um ano, dependendo de sua localização.

Licença por luto

A licença por luto, também conhecida como licença por compaixão, permite que os funcionários tirem uma folga para lamentar a morte de um ente querido. Embora não existam leis federais sobre a licença por luto, as empresas a oferecem por compaixão

Licença familiar

A licença familiar geralmente é uma licença parental remunerada de até 12 semanas para o nascimento de um recém-nascido ou adoção de uma criança. Ela também inclui a licença para cuidadores, em que os funcionários tiram algum tempo de folga para cuidar de um membro da família com um problema de saúde crítico.

Tempo de votação

Os funcionários recebem esse tipo de folga remunerada para eleições presidenciais e locais. Normalmente, a folga para votação é limitada, pois os funcionários precisam de apenas algumas horas para votar.

Verifique com o seu estado se você precisa oferecer folga remunerada ou não remunerada para votar. Por exemplo, o Lei do Estado da Califórnia permite que os funcionários tirem até duas horas de folga para votar sem perder nenhum pagamento.

Dias de férias

Esse tipo de PTO é útil quando os funcionários querem sair de férias, passar um tempo com a família ou simplesmente fazer uma pausa no trabalho. As licenças de férias são oferecidas aos funcionários após completarem um determinado período de serviço e aumentam com base no número de anos que seus funcionários completam no trabalho.

A pesquisa do Bureau of Labor Statistics dos EUA afirma que 34% dos trabalhadores do setor privado recebem de 10 a 15 dias de férias remuneradas em um ano após completarem um ano de serviço. 32% dos trabalhadores recebem de 15 a 19 dias de férias remuneradas após completarem cinco anos de serviço.

Licença sabática

Algumas empresas também oferecem licenças sabáticas, geralmente de 4 a 6 semanas, para que os funcionários elegíveis façam uma pausa prolongada no trabalho. Pode ser para cuidar da saúde mental, buscar estudos superiores ou se concentrar no autodesenvolvimento ou na treinamento de carreira .

Por exemplo, o ClickUp oferece uma licença sabática de cinco semanas para funcionários que tenham trabalhado por pelo menos quatro anos conosco.

Tipos de políticas de tempo livre remunerado

Agora, vamos discutir os diferentes tipos de políticas de PTO que você pode considerar para sua organização.

Licença tradicional

Uma política de PTO tradicional oferece aos funcionários uma quantidade definida de folgas remuneradas em vários tipos de licença - férias, licença médica, dias pessoais etc.

Você pode considerar aumentar gradualmente o número de licenças depois que o funcionário tiver completado um determinado período de tempo na empresa.

A Deloitte tem uma política tradicional de licenças . Ela tem 39 dias de PTO anual, segregados em vários grupos, como licença privilegiada, licença médica, licença casual e licença médica adicional.

PTO depositado

As PTOs com banco de horas são semelhantes às PTOs tradicionais. Aqui, também, você pode atribuir aos funcionários um número definido de licenças pagas. No entanto, ao contrário de vários baldes de férias, todas as férias são depositadas em um "banco" e não há segregações.

Os funcionários podem usar a PTO depositada em seus bancos de férias por qualquer motivo e não precisam se preocupar com o número de férias que consumiram em cada intervalo. Esse tipo de política de PTO é uma boa opção se você tiver uma equipe enxuta.

A Accenture oferece a seus funcionários pTOs armazenados de 13 a 27 dias por ano, dependendo do nível e do tempo de serviço do funcionário.

PTO ilimitado

Essa política permite que os funcionários tirem o tempo de folga que precisarem. Não há um número definido de dias. O maior benefício da política de PTO ilimitado é que ela oferece aos funcionários flexibilidade no local de trabalho assim, seja para uma consulta médica ou para as férias de primavera, os funcionários podem fazer pausas no trabalho livremente.

De acordo com um Pesquisa da Harris Poll 60% dos profissionais nos Estados Unidos têm mais de 10 dias de folga remunerada por ano e outros 7% dos funcionários têm PTO ilimitado.

Embora pareça que você está dando folga "ilimitada", essa é uma ótima maneira de demonstrar a confiança dos funcionários. Essa política de PTO funciona melhor se você for uma startup e quiser atrair os melhores talentos. Ela também funciona bem se você não tiver largura de banda para monitorar as licenças dos funcionários **e rastrear a política de tempo livre acumulado Netflix oferece uma política de PTO ilimitada. Como a empresa menciona, "Não definimos um cronograma de feriados e férias, para que você possa observar o que é importante para você - inclusive quando sua mente e seu corpo precisam de uma pausa"

PTO acumulado

O PTO acumulado é obtido depois que os funcionários trabalham um determinado número de horas na organização. Os funcionários podem usar suas licenças acumuladas para férias, cuidados com a saúde ou tempo pessoal. O PTO acumulado é como um dinheiro ganho e guardado no banco que pode ser usado quando necessário. Algumas organizações permitem que os funcionários resgatem suas licenças acumuladas não utilizadas.

PTO flexível

A folga remunerada flexível permite que os funcionários tirem licenças quando necessário, sem acumulá-las ou ganhá-las. Ela pode ser agrupada em um único pacote que inclui todas as licenças utilizáveis, como licença por luto, folga pessoal, férias e dias de doença. O maior benefício do PTO flexível é que, diferentemente dos PTOs tradicionais, os funcionários não precisam solicitar a licença com antecedência. Buffer tem uma política de folga flexível para sua equipe remota global que permite que os funcionários tirem folga quando necessário para que se sintam melhor e prosperem. Ela oferece pelo menos três semanas de folga remunerada.

Até mesmo o Google oferece PTO flexível aos funcionários.

via Google

Como criar uma política de PTO para sua equipe?

A criação de uma política de PTO para a sua equipe pode ser difícil, especialmente se estiver fazendo isso pela primeira vez. Aqui está um guia para ajudá-lo a elaborar uma política de PTO:

1. Entenda os requisitos legais

Como as leis trabalhistas para folga remunerada variam de acordo com o local, verifique as leis e os regulamentos locais sobre folgas em sua jurisdição ao elaborar a política de PTO.

Por exemplo, a Lei Federal de Licença Médica e Familiar ou FMLA nos EUA, torna obrigatório que as empresas com pelo menos 50 funcionários ofereçam licença parental, médica pessoal, de cuidador familiar e de exigência militar com proteção ao emprego.

Alguns estados também exigem que os empregadores acompanhem o saldo de PTO portanto, verifique a legislação de seu estado se precisar fazer isso. **Depois de propor um programa, verifique o padrão do setor em que você opera, Programa de licença familiar remunerada de Nova York exige que as organizações adquiram planos de licença médica e familiar remunerada por meio de um mercado de seguros privados.

Dica profissional: Use Documentos do ClickUp para delinear a estrutura da política de PTO e criar uma lista de requisitos legais. Compartilhe-a com sua equipe e obtenha feedback em tempo real.

Use o ClickUp Docs para elaborar políticas de PTO e colaborar com sua equipe

2. Determine a elegibilidade do funcionário para diferentes tipos de PTO

Em seguida, determine a elegibilidade dos funcionários e a quantidade de licenças a que cada um tem direito. Classifique os funcionários com base em seus níveis, natureza do trabalho ou tempo de empresa para definir a elegibilidade do funcionário. Você pode categorizar os funcionários da seguinte maneira:

• Os funcionários assalariados em tempo integral são elegíveis para a política de PTO ilimitada
• Funcionários de meio período, sazonais ou horistas são elegíveis para PTOs tradicionais ou sem PTOs
• Um funcionário de tempo integral deve completar 90 dias antes de poder usar suas PTOs

Dica profissional: Se você tiver uma equipe maior que dificulte a definição e o gerenciamento das categorias de elegibilidade dos funcionários, tente usar um software de RH avançado como o ClickUp. Plataforma de gerenciamento de RH do ClickUp pode ajudá-lo a manter tudo sob controle. Ela permite que você acompanhe o período de serviço, o desempenho, o envolvimento e o desenvolvimento dos funcionários em uma única plataforma.

3. Escolha a política de PTO correta

Tenha cuidado ao escolher a política de PTO para sua organização. Você pode oferecer flexibilidade dentro da política de PTO mais ampla, como o pagamento das PTOs durante a separação, a capacidade de transportar tempo ou tempo de férias ilimitado.

Você também pode dividir o PTO em férias, folga pessoal, dias de saúde mental, dias de licença médica etc., dependendo do que os funcionários desejam e do que está alinhado com a visão geral da empresa.

Por exemplo, se o seu foco for o bem-estar dos funcionários, oferecer folgas para saúde mental mostra que você realmente se importa.

Veja como você pode decidir a melhor política de PTO para a sua empresa:

4. Descreva o processo de aprovação e os procedimentos de pagamento

A próxima etapa é determinar o processo de aprovação da PTO para evitar o uso indevido da PTO e as ausências não programadas. Por exemplo, se não for uma emergência, os funcionários devem enviar solicitações de PTO para serem analisadas pelos supervisores ou gerentes e pelo RH.

Defina como o processo de aprovação da PTO deve funcionar em sua política de PTO:

• Com quanto tempo de antecedência o funcionário deve avisar em uma situação não emergencial?
• Como solicitar PTOs em situações de emergência (se necessário, defina a situação de emergência, como creche ou doença)?
• Quem aprovará a PTO?
• O que acontece quando a PTO não é aprovada em um determinado período de tempo?

Por exemplo, se o gerente não aprovar a PTO em uma semana, ela será aprovada automaticamente.

Você pode usar Modelo de calendário de PTO do ClickUp para rastrear as licenças dos funcionários e simplificar o processo de aprovação de licenças. Esse modelo facilita o gerenciamento e a rastrear o status das férias dos funcionários e visualizar suas folgas. Você pode visualizar a disponibilidade da equipe, reduzir o risco de conflitos de agendamento e identificar lacunas nos planos para as necessidades de pessoal.

Faça o download deste modelo

Modelo de calendário de PTO do ClickUp

Com este modelo, você pode:

• Organizar a programação de férias de todas as equipes em um só lugar
• Visualizar quantos dias e horas são tirados por cada funcionário
• Planejar as necessidades de pessoal

5. Elaborar a política

Depois de fazer sua pesquisa e criar uma estrutura de política de PTO, é hora de adicionar detalhes relevantes e preparar uma minuta de política.

Compartilhe a primeira minuta com a gerência, a equipe jurídica e as partes interessadas relevantes para obter feedback. Faça melhorias de acordo com o feedback e compartilhe a política com os funcionários.

Dica profissional: Você também pode usar Cérebro ClickUp (Assistente de IA do ClickUp), para criar uma política de PTO. Aqui está um exemplo:

Crie políticas de PTO usando o ClickUp Brain

Leia mais: 10 modelos gratuitos de planilha de horas para funcionários no Excel, Word e ClickUp

Prós e contras de uma política de PTO estruturada

Políticas de PTO melhorar a produtividade dos funcionários bem-estar e satisfação no trabalho, além de ajudar a atrair e reter funcionários. Se estiver pensando em implementar uma política de PTO, você poderá colher vários benefícios. Alguns deles são:

• Melhoria da produtividade dos funcionários: Um estudo recentePesquisa da Deloitte revela que 45% dos trabalhadores se sentem esgotados. As PTOs garantem que os funcionários possam fazer pausas livremente sem se preocupar com as finanças. Isso ajuda os funcionários a recarregar sua saúde mental e física, melhorando a produtividade
• Maior retenção de funcionários: De acordo com a Forbes,tempo livre obrigatório pago é um dos principais benefícios que os funcionários desejam de suas organizações. Ter uma política estruturada de PTO pode levar a uma maior satisfação dos funcionários e a uma maior retenção.
• Atração de talentos: Como os profissionais estão buscando maior flexibilidade no trabalho, uma política generosa de PTO pode ajudá-lo a atrair talentos de qualidade

Embora as PTOs sejam altamente incentivadas, também podem haver algumas desvantagens.

• Alto custo de mão de obra: As empresas que oferecem PTO podem ter altos custos de mão de obra, especialmente durante as épocas de pico de negócios
• Uso indevido do sistema: Alguns funcionários podem abusar do sistema de PTO. Por exemplo, se uma empresa tiver uma política de PTO ilimitada, ela pode ser mal utilizada, interrompendo o fluxo de trabalho e a produtividade da equipe

Leia mais: 10 modelos gratuitos de gerenciamento de tempo (calendários e programações)

Alteração e atualização de políticas de PTO

Você pode alterar suas políticas de PTO no meio do ano ou sempre que houver necessidade. Por exemplo, durante 2020, muitas organizações alteraram suas políticas de PTO, pois os funcionários adiaram seus planos de férias em meio ao confinamento.

No entanto, ao recalibrar as políticas de PTO, considere o seguinte:

• Certifique-se de que elas não entrem em conflito com os benefícios de PTO atuais e/ou acumulados do funcionário
• Verifique se suas políticas de PTO atualizadas estão em conformidade com as leis locais
• Inclua uma cláusula que descreva o que acontece com o acúmulo de PTO de um funcionário em caso de demissões. Por exemplo, muitas empresas oferecem pagamentos pelos dias restantes do PTO
• Considere o impacto sobre a produtividade e como os gerentes podem cobrir a perda de produtividade com a contratação de pessoal temporário.

Quando a alteração do PTO estiver em vigor, atualize todas as políticas em uma plataforma central (como o portal de políticas da empresa) ou no manual do funcionário como um único ponto de referência. Designe porta-vozes de RH para os quais os funcionários possam entrar em contato caso precisem de esclarecimentos.

Sempre que as políticas de PTO forem alteradas e atualizadas, o departamento de RH deverá ter um plano claro para comunicar as alterações nas políticas aos funcionários de forma eficaz.

Para agilizar a comunicação da mudança de política, você pode usar Modelo de memorando de política do ClickUp **Ele ajuda você a comunicar as alterações de políticas de forma clara e organizada. Você pode adicionar os motivos da mudança na política, buscar opiniões das partes interessadas e definir diretrizes para seguir a política atualizada.

Faça o download deste modelo

Modelo de memorando de política do ClickUp

O modelo ajuda você:

• Organizar todas as políticas existentes e novas em um único local para consulta rápida
• Destacar as alterações nas políticas
• Elaborar um plano de ação para implementar a nova política

Crie sua política de PTO com o ClickUp 🚀

Quer esteja criando ou atualizando sua política de PTO, você precisa de um plano bem elaborado para executá-la, sem interromper o fluxo de trabalho. Embora o guia acima o ajude a criar estratégias para elaborar sua política de PTO, use o ClickUp para dividir o processo geral de elaboração da política de PTO em partes menores e mais gerenciáveis. Isso o ajudará a acompanhar o progresso da criação de sua política de PTO.

Você também pode aproveitar os recursos e modelos do ClickUp para otimizar seu sistema de gerenciamento de licenças. Isso o ajudará a monitorar as licenças dos funcionários, garantir aprovações mais rápidas e nunca perder nada importante. Registre-se no ClickUp gratuitamente para criar uma política abrangente de PTO!