A manutenção de altos padrões de desempenho e conduta é fundamental para manter um ambiente de trabalho produtivo e respeitoso.
As advertências no local de trabalho desempenham um papel fundamental nesse processo. Esses documentos disciplinares são usados quando o comportamento ou o desempenho de um funcionário fica aquém das expectativas e políticas da empresa.
A diferença entre uma advertência e uma redação é que uma advertência é um alerta informal sobre um problema. Em contrapartida, uma redação é um registro formal da ação disciplinar tomada quando o problema persiste.
Lidar com essa experiência de forma profissional e responsável é fundamental para aqueles que receberam uma advertência. Continue lendo para saber como reagir de forma eficaz e transformar a situação em uma chance de crescimento e aprimoramento.
Entendendo as repreensões no trabalho
As advertências no trabalho referem-se essencialmente a documentos disciplinares emitidos por um empregador quando o comportamento ou o desempenho de um funcionário não atende aos padrões da empresa. Uma redação de funcionário aborda formalmente os problemas, descreve as expectativas de melhoria e orienta os funcionários na correção de seus problemas de desempenho ou conduta. Esse pode ser um processo de disciplina progressiva.
Os empregadores geralmente usam modelos de avaliação de desempenho e ferramentas de software para criar planos detalhados de melhoria de desempenho (PIPs), que ajudam os funcionários a entender o que precisam para melhorar seu desempenho insatisfatório.
Um empregador pode emitir vários tipos de advertências para criar um rastro de papel. Cada anotação é um escalonamento da anterior na situação em que as primeiras advertências não são atendidas e tem como objetivo implementar a disciplina progressiva:
- Advertência verbal: Trata-se de uma conversa particular em que o gerente aborda problemas de mau desempenho ou de conduta com o funcionário. Essa advertência verbal serve como o primeiro alerta informal
- Advertência por escrito: Um documento formal detalhando problemas específicos e descrevendo as expectativas da empresa quanto a melhorias pode seguir as advertências verbais e fará parte do arquivo do funcionário
- Plano de melhoria de desempenho (PIP): Um documento abrangente que inclui um plano detalhado para ajudar o funcionário a melhorar seu desempenho e sua conduta
Leia mais: 10 dicas de avaliação de desempenho para funcionários
Impacto e função dos relatórios
Aqui está um resumo do impacto e da função dos relatórios dos funcionários no local de trabalho:
- Terminação: As anotações servem como evidência documentada de comportamento não profissional. Se os problemas não forem resolvidos, eles podem contribuir para justificar a demissão
- Proteção legal: Eles fornecem proteção legal para os empregadores ao demonstrar que foram tomadas as medidas adequadas para lidar com o comportamento do funcionário, o que pode justificar a demissão, se necessário
- Disciplina no local de trabalho: As anotações fazem parte de um processo disciplinar consistente, garantindo que todos os funcionários sejam tratados de forma justa e uniforme
- Advertência: Para os funcionários, as advertências são uma chance de corrigir seu comportamento ou desempenho enquanto ainda há uma oportunidade de melhorar e manter seu emprego
Se um funcionário não resolver os problemas levantados no processo de avaliação, isso pode levar à demissão e afetar as perspectivas de emprego futuro, pois esses problemas podem surgir em entrevistas futuras. Nesses casos, é fundamental manter a calma, entender como reagir a uma avaliação e concentrar-se em melhorar o desempenho e a conduta.
Entretanto, você deve evitar o microgerenciamento que pode aumentar as tensões e levar à insatisfação dos funcionários. O microgerenciamento pode fazer com que os funcionários se sintam desvalorizados e excessivamente monitorados, afetando negativamente seu desempenho e o moral geral.
Razões comuns para advertências
Aqui estão alguns motivos que podem levar ao recebimento de um documento formal, como uma redação, no trabalho:
- Atraso: O atraso regular pode levar a uma advertência disciplinar, pois a pontualidade é fundamental para a eficiência do local de trabalho. Isso também pode atrapalhar as operações da equipe e afetar a produtividade geral
- Discriminação: Todos os funcionários em um local de trabalho merecem tratamento equitativo e respeito mútuo, o que faz parte das políticas da empresa. Se você tiver participado de atos discriminatórios por qualquer motivo, poderá ser submetido a uma ação disciplinar
- Baixo desempenho: As empresas esperam que seus funcionários cumpram um padrão mínimo de trabalho para não atrapalhar as operações comerciais. Se você não conseguir atender a esse requisito, poderá receber uma advertência
- Má conduta: O profissionalismo é fundamental no local de trabalho e faz parte de seu desempenho profissional. Se o seu comportamento violar as políticas da empresa ou envolver ações prejudiciais, como roubo de propriedade da empresa, você poderá receber uma advertência
- Assédio: Assediar colegas ou outras pessoas no local de trabalho compromete um ambiente de trabalho positivo, está em contradição com seu contrato de trabalho e pode levar a medidas disciplinares
- Insubordinação: Uma hierarquia clara em uma organização ajuda a delegar o trabalho e a estabelecer a responsabilidade, o que faz parte da política da empresa. Deixar de seguir instruções razoáveis e racionais pode lhe render uma notificação disciplinar
A maioria das ações disciplinares no local de trabalho pode ser evitada se os funcionários seguirem a política da empresa e mantiverem o profissionalismo, como, por exemplo, configurar mensagens de "Ausente" durante as ausências, responder corretamente às perguntas, manter os padrões de trabalho etc.
Como responder a uma advertência no trabalho?
Receber uma advertência formal no trabalho pode ser uma experiência estressante, especialmente com o risco potencial de demissão e a incerteza sobre seu próximo emprego. Entretanto, apesar do que as advertências representam, é fundamental manter a calma nessas situações e reagir adequadamente.
Reservar um momento para se acalmar pode ajudar de várias maneiras:
- Pensamento claro: A redução dos níveis de estresse pode ajudá-lo a pensar de forma mais lógica e clara
- Melhor compreensão: Com uma mente mais calma, você pode ler e entender o texto mais detalhadamente, compreendendo as razões por trás dele
Essa clareza é fundamental, pois você precisa ter a cabeça fria para abordar o texto de forma profissional e preparar uma resposta eficaz.
Um guia passo a passo para responder a um write-up
1. Avalie a situação
Manter a calma em tais situações é fundamental. Depois de se acalmar, analise minuciosamente o documento de redação. Identifique e anote cada preocupação ou problema mencionado, tratando cada um como uma oportunidade de melhoria e não como um ataque pessoal. Isso o ajudará a se concentrar nas áreas que deve abordar e a entender se precisa de treinamento adicional.
2. Busque esclarecimentos
Se alguma parte do relatório não estiver clara ou não for razoável, busque esclarecimentos profissionalmente com o emissor ou com seu gerente. Agende uma reunião para discutir o write-up e prepare perguntas esclarecedoras, como:
- Você poderia esclarecer onde meu desempenho ficou aquém das expectativas?
- Como posso alinhar melhor meu trabalho com as metas da equipe?
- Há áreas específicas em que preciso melhorar? Por exemplo, se a avaliação citar problemas comportamentais, peça mais detalhes sobre o mesmo
Dessa forma, você pode evitar mal-entendidos, abordar todas as preocupações com precisão e demonstrar seu compromisso em resolver os problemas de forma eficaz.
3. Escreva uma resposta profissional
Depois de entender completamente o texto, siga estas etapas para elaborar uma resposta profissional:
- Reunir documentação: Colete todos os documentos e evidências relevantes relacionados aos problemas citados, incluindo e-mails, registros de desempenho, relatórios e documentos do projeto
- Junte testemunhas: Se for o caso, liste todas as testemunhas que possam apoiar seu caso ou fornecer evidências de corroboração
- Esboce sua refutação: Elabore uma resposta profissional e concisa. Aborde quaisquer mal-entendidos ou interpretações errôneas com fatos e evidências claras
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Você também deve reconhecer seus erros e aceitar as medidas disciplinares descritas. Essa abordagem tem dois benefícios principais:
- Demonstra comprometimento: Isso mostra à empresa que você está disposto a resolver os problemas, melhorar seu desempenho e alinhar-se às metas da empresa
- Constrói sua narrativa: Isso o ajuda a estruturar sua resposta de forma construtiva, reforçando sua disposição de corrigir a situação e defender sua posição
4. Acompanhamento
Após a reunião de revisão, crie um plano estruturado para as próximas etapas. Agende uma reunião de acompanhamento para manter a comunicação aberta com as pessoas relevantes.
Antes da reunião de acompanhamento, prepare-se:
- Esboçando um plano de melhoria de desempenho: Desenvolva uma estratégia clara para aprimorar seu desempenho
- Monitorar seu progresso: Estabeleça um sistema para acompanhar sua adesão à ação disciplinar e seu aprimoramento
- Estabelecimento de um ciclo de feedback: Solicite feedback regular de seus supervisores para garantir que você esteja no caminho certo
Revise as políticas da empresa e a documentação de integração para confirmar que você está totalmente informado. Essa preparação o ajudará a lidar com outras preocupações e apoiará sua posição se a ação disciplinar parecer desproporcional ou injustificada. Ela também o ajuda a lidar com as possíveis consequências.
Casos excepcionais: Como responder a anotações infundadas
Se você receber uma advertência que pareça injusta ou vaga, é essencial abordá-la imediata e profissionalmente.
Siga estas etapas para redigir uma refutação forte, mantendo o respeito e a clareza:
1. Conheça seus direitos
Familiarize-se com as leis e regulamentos trabalhistas que se aplicam ao seu local de trabalho. Por exemplo, a Lei de Direitos Civis de 1964 incluindo o Título VII, impede a discriminação no local de trabalho.
O entendimento dessas leis ajudará a determinar se sua redação é legalmente justificada. Portanto, analise seus direitos de funcionário. Faça perguntas esclarecedoras e busque a orientação de um representante do sindicato ou de um advogado trabalhista para tratar de suas preocupações adequadamente.
2. Entenda o emprego por vontade própria
Nos EUA, o emprego por vontade própria significa que um empregador pode rescindir o contrato de trabalho a qualquer momento e por qualquer motivo, desde que não seja ilegal. Se sua redação se enquadrar nessa categoria, aborde sua refutação com uma estratégia profissional e baseada em evidências. Consultar profissionais relevantes e discutir a situação com seu gerente pode ajudar a esclarecer sua posição.
3. Reúna evidências e expresse sua objeção
Reúna evidências que apoiem seu caso contra o registro. Isso pode incluir planilhas de horas, e-mails, documentos ou comunicações que contradigam as alegações. Solicite declarações de colegas que possam atestar sua conduta e seu desempenho. Crie um caso bem documentado para refutar o registro de forma eficaz.
4. Procure ajuda jurídica, se necessário
Se as discussões privadas com seu gerente ou com a autoridade emissora não resolverem o problema, considere a possibilidade de procurar aconselhamento jurídico. Um advogado pode esclarecer sua posição legal e orientá-lo sobre as próximas etapas para resolver a situação adequadamente.
Usando ferramentas para superar problemas no local de trabalho
É fundamental lidar com as anotações no trabalho, e o uso de ferramentas tecnológicas pode ajudar significativamente na criação de um caso sólido, na coleta de provas e na elaboração de uma resposta profissional.
Veja como elas podem ajudar:
- Centralize a comunicação: Use ferramentas de e-mail e de mensagens para consolidar todas as conversas e notificações relacionadas em um único local, garantindo um registro abrangente das comunicações relevantes para a redação
- Organize e planeje: Utilize ferramentas de planejamento e gerenciamento de projetos para delinear sua estratégia de resposta, organizar as evidências e criar um plano estruturado para abordar as questões levantadas
- Documentar e rastrear evidências: Use sistemas de gerenciamento de documentos para coletar e armazenar todas as evidências pertinentes, como e-mails, relatórios de desempenho e outros documentos relevantes, para fácil acesso e referência
- Redigir respostas profissionais: Utilize ferramentas de edição e formatação de documentos para criar uma resposta clara, concisa e profissional. Ferramentas com modelos e opções de formatação podem melhorar a qualidade de sua comunicação escrita
- Monitore e analise o progresso: Implemente ferramentas de rastreamento para monitorar seu progresso na abordagem dos problemas, defina lembretes para ações de acompanhamento e garanta o alinhamento com quaisquer compromissos ou planos de melhoria
Sobre esta nota, ClickUp é uma solução abrangente para aprimorar o a comunicação no local de trabalho e colaboração.
Veja como isso ajuda:
1. Simplificar o gerenciamento de e-mails
Mantenha o controle de todas as suas conversas e tarefas usando o ClickUp Email Management
Com Gerenciamento de e-mail do ClickUp com o ClickUp Email Management, você pode enviar e receber e-mails diretamente das tarefas, mantendo todas as conversas relacionadas organizadas em um só lugar. Esse recurso facilita o controle e o gerenciamento de todos os tópicos de e-mail associados à redação.
Além disso, permite que você adicione anexos, formulários, respostas, assinaturas e outros documentos necessários aos tópicos de e-mail, proporcionando uma abordagem simplificada e oficial para lidar com a redação.
2. Organize e colabore com quadros brancos
Veja a atividade de todos e trabalhe em equipe com o ClickUp Whiteboards ClickUp Whiteboards melhora a colaboração, permitindo que todos vejam e contribuam com o mesmo espaço de trabalho visual em tempo real. Você pode compartilhar facilmente um link público para feedback do cliente ou das partes interessadas. Basta compartilhar o URL do Whiteboard em reuniões de projeto para permitir o trabalho em conjunto de forma eficaz.
Ele também ajuda a organizar estratégias e ideias de brainstorming para o seu texto, permitindo que você desenhe, adicione notas e conecte seus pensamentos visualmente.
3. Facilite a colaboração em tempo real
Compartilhe atualizações, vincule vários recursos e colabore na redação de uma resposta a um artigo usando o ClickUp Chat View Visualização do ClickUp Chat permite que você colabore em tempo real com os membros da equipe, mantendo tudo em um só lugar. Esse recurso integra conversas e recursos, minimizando a necessidade de alternar entre várias ferramentas.
Veja como ele pode ajudá-lo a escrever uma resposta a um artigo no trabalho:
- Mantenha todas as discussões e atualizações sobre o artigo em um só lugar, reduzindo a necessidade de alternar entre várias ferramentas e minimizando as distrações
- Colabore com os membros da equipe em tempo real, permitindo feedback e suporte imediatos, o que ajuda a controlar o estresse e manter a clareza
- Use os canais de bate-papo para estruturar sua resposta, vinculando recursos relevantes e atribuindo tarefas, garantindo que todos os pontos sejam abordados sistematicamente
- Compartilhe e acompanhe o progresso da resposta diretamente no chat, mantendo todas as informações e revisões relacionadas em um único local acessível
4. Crie e gerencie documentos com eficiência
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