Enquanto escrevo este artigo, estou alternando entre sete guias do navegador, o ClickUp para controlar o tempo, o Slack para comunicação e meu celular carregando em um dock, visível à minha frente. Se isso parece ser um número excessivo de aplicativos abertos simultaneamente para uma única tarefa, ainda nem começamos.
"Para executar uma única transação da cadeia de suprimentos, cada pessoa envolvida alternou cerca de 350 vezes entre 22 aplicativos diferentes e sites exclusivos" escreveu pesquisadores na Harvard Business Review [HBR].
Em seu estudo, um usuário médio alternou entre diferentes aplicativos e sites cerca de 1.200 vezes por dia. Todas essas distrações obviamente têm um custo. Nesta postagem do blog, discutimos o custo de alternar constantemente entre aplicativos [também conhecido como toggle tax] e como você pode evitá-lo.
O que é taxa de alternância?
A taxa de alternância é a perda de produtividade que você sofre devido à troca frequente de tarefas ou aplicativos. O elemento de alternância refere-se a alternância de contexto no trabalho. E o elemento fiscal refere-se ao preço que você paga:
- Alternar fisicamente entre guias, aplicativos ou dispositivos
- Tempo de carregamento adicional para qualquer uma dessas guias, aplicativos ou dispositivos
- Ajustar-se ao novo aplicativo, à sua interface e à sua finalidade
- Reunir as informações ou executar a ação no novo aplicativo antes de passar para o próximo no fluxo de trabalho
- Distrações de aplicativos que não fazem parte do fluxo de trabalho, como umsobrecarga de notificações em um telefone celular pessoal
A taxa de alternância pode afetar a produtividade organizacional de várias maneiras.
Qual é o impacto do imposto de alternância na produtividade?
À primeira vista, o uso de vários aplicativos/guias parece óbvio e até mesmo necessário. Como um escritor escreveria sem pesquisa? Como um desenvolvedor codificaria sem seu kit de ferramentas? Como um executivo de atendimento ao cliente poderia acessar todas as informações de que precisa sem acessar vários aplicativos?
Embora seja inevitável alguma movimentação entre aplicativos, a taxa de alternância pode ser exponencialmente alta quando excessiva.
Estresse e perda de foco: A alternância excessiva faz com que o cérebro produza cortisol, o hormônio do estresse, que tem um impacto significativo no trabalho. Ele reduz o foco, atrasa até mesmo as tarefas mais simples e afeta o bem-estar do funcionário.
Ineficácia: Alternar entre aplicativos exige que as pessoas se reorientem a cada vez. As informações retidas em sua memória de curto prazo diminuem, perdendo o contexto e tornando o processo geral ineficaz.
Ineficiência: O estudo da HBR constatou que as pessoas perdem pouco mais de dois segundos cada vez que trocam de contexto. Isso significa que você gasta até quatro horas por semana, e cinco semanas de trabalho por ano, apenas para se reorientar. Isso causa atrasos desnecessários e ineficiência geral.
Taxas de erro mais altas: A constante mudança de foco pode levar a erros e descuidos, o que aumenta o custo para corrigi-los.
Menor qualidade do trabalho: A mudança de contexto compromete tempo de foco . A atenção dispersa significa que os funcionários de escritório gastam mais horas e esforço cognitivo para concluir seu trabalho, não tendo espaço mental para melhorar a qualidade.
Sufocando a criatividade: Quando uma pessoa precisa alternar entre dezenas de aplicativos para cada processo, ela é guiada por uma lista de verificação e não por sua mente criativa. A alternância de contexto leva a uma taxa de alternância desordenada, fragmentando a atenção e interrompendo a criatividade trabalho profundo , sufocando a criatividade e a inovação.
Se você já usou o Alt-Tab para acessar um aplicativo e se perguntou "espere, o que eu estava fazendo?", você já pagou imposto de alternância. Uma pessoa que ganha US$ 100.000 por ano pode estar pagando até US$ 9.000 [até cinco semanas de salário] de imposto de alternância.
Isso pode variar significativamente entre os setores. Veja como.
Como o imposto de alternância afeta diferentes setores
O impacto geral que discutimos acima se aplica a todos os setores. No entanto, alguns deles sofrem com o imposto de alternância de forma diferente dos outros. Veja como.
Finanças Equipes financeiras são responsáveis por cálculos complexos, relatórios, projeções e conformidade. Para cada tarefa, elas alternam entre softwares de ERP, planejamento financeiro, folha de pagamento, conformidade, etc., além de gerenciamento de projetos, e-mail e inúmeras planilhas.
A maior taxa de alternância para os funcionários das equipes financeiras são os erros e as imprecisões resultantes da transferência manual de dados entre sistemas. A falta de um zero em um cálculo pode levar a efeitos compostos desordenados em toda parte!
Marketing Equipes de marketing são conhecidas por usar vários aplicativos para planejar, criar conteúdo, projetar peças criativas, publicar, distribuir, monitorar, analisar dados, gerenciar projetos, gerenciar o relacionamento com o cliente [CRM] e muito mais.
Embora o marketing seja um dos departamentos mais criativos de uma organização, eles são infinitamente distraídos por seu kit de ferramentas. Essa distração afeta a criatividade, criando tédio dentro da organização.
Recursos humanos
A Equipe de RH a pilha de ferramentas da equipe de RH inclui aplicativos para recrutamento, integração, gerenciamento de funcionários, administração de benefícios, gerenciamento de desempenho etc. Por exemplo, um especialista em aquisição de talentos processa um único candidato alternando entre um Applicant Tracking System [ATS], e-mail, ferramenta de agendamento de entrevistas, um sistema de gerenciamento de documentos, Microsoft Teams etc.
Essa fragmentação pode retardar o recrutamento e aumentar o risco de perder os melhores talentos devido a atrasos.
Produto Equipes de produtos são conhecidas por sua pilha de tecnologia. Documentos, roteiros, metas, tarefas, controle de bugs, integrações de DevOps, notas de standup, feedback e retrospectivas, apresentações de demonstração,
software de faturamento de tempo e assim por diante. Quase todos esses ferramentas de negócios são necessárias.
Sem a consolidação e a integração dessa pilha de ferramentas, a alternância entre elas pode aumentar desnecessariamente os tempos de ciclo, reduzir a qualidade e impedir a inovação.
Seja você um profissional de marketing, escritor, programador, executivo de atendimento ao cliente ou artista, a taxa de alternância é desnecessária. Embora a alternância de contexto seja inevitável, veja como você pode minimizar o tempo gasto com mudanças simples em seus fluxos de trabalho.
Como reduzir a taxa de alternância
É importante lembrar que o simples fato de ter vários aplicativos não leva à taxa de alternância. No trabalho de conhecimento moderno, é necessário ter um conjunto de aplicativos para realizar o trabalho. Em muitos casos, esses aplicativos também aceleram as tarefas.
A taxa de alternância ocorre quando há uma alternância excessiva entre esses aplicativos de forma desnecessária e complicada. Veja a seguir como gerenciar vários projetos e tarefas ao mesmo tempo, evitando sem esforço a taxa de alternância.
Repense seus fluxos de trabalho
Reserve um tempo para pensar em seus fluxos de trabalho atuais. Por exemplo, como uma equipe de marketing, pense em todas as tarefas que você realiza e como o trabalho flui de uma etapa para outra.
Mapeie as ferramentas que você está usando no processo. Quadro branco do ClickUp oferece um ótimo espaço colaborativo para desenhar fluxos de trabalho existentes.
Mapeamento de processos com o ClickUp
Identifique duplicatas e redundâncias. Por exemplo, você pode estar usando o Google Docs, o Microsoft Word e o Bloco de Notas para criar conteúdo.
**Projete seu estado ideal. Use Mapas mentais do ClickUp para imaginar como seria seu processo mais eficiente. Ou use Visualizações do ClickUp para visualizar seu fluxo de trabalho de mais de 15 maneiras personalizáveis.
Use o ClickUp Mind Maps para organizar suas ideias visualmente
Consolidar ferramentas e informações
Para que o trabalho flua sem problemas, você precisa consolidar as informações e permitir o acesso a todos na equipe. Por exemplo, como profissional de RH, se você tiver as informações do candidato no ATS, a carta de oferta no Google Docs e a conversa de negociação por e-mail, a taxa de alternância que você paga entre esses três é desnecessária.
**Tente configurar todo o fluxo de trabalho em uma única ferramenta. Formulários ClickUp ajudam a capturar as informações do candidato em um só lugar. Você pode carregar a carta de oferta em PDF na tarefa de candidatura e gerenciar a discussão da negociação nos comentários. Isso ajuda a lidar com o ciclo de vida do candidato sem alternar entre vários aplicativos.
Capture informações cruciais com eficiência por meio dos formulários do ClickUp
**Encontre maneiras de integrar suas ferramentas. Quando você precisar usar vários softwares, faça com que as informações entrem e saiam de sua ferramenta principal. O ClickUp oferece mais de 1.000 integrações para se tornar seu painel único de controle para todos os fluxos de trabalho.
Crie recursos de relatórios. Com essas integrações, Painel de controle do ClickUp permite visualizar todos os relatórios de que você precisa em um só lugar. Veja as métricas de aquisição de talentos, como taxas de aceitação, tempos de resposta, experiência do candidato, etc. Use essas informações para otimizar os fluxos de trabalho e evitar o pagamento de taxas de alternância.
Visualize todos os seus relatórios em um só lugar com o ClickUp Dashboards
Crie um local de trabalho completo com a pesquisa
A consolidação das informações permite o acesso. Mas isso, por si só, não é suficiente. Imagine estar em uma equipe de desenvolvimento de software em que você precisa gastar tempo procurando os critérios de aceitação para o recurso que está programando.
Para serem eficazes, as equipes precisam ser capazes de encontrar informações sem pagar taxas adicionais de alternância. Pesquisa universal do ClickUp foi projetada para evitar exatamente isso.
- Encontre rapidamente qualquer arquivo, esteja ele no ClickUp, em um aplicativo conectado ou em sua unidade local
- Adicione comandos de pesquisa personalizados, como atalhos para links, armazenamento de texto para depois e muito mais para pesquisar qualquer coisa em um só lugar
- Estenda a pesquisa para seus aplicativos favoritos e pesquise tudo em um só lugar
- Pesquise em praticamente qualquer lugar, inclusive no Command Center, na Global Action Bar ou na área de trabalho
Pesquise em várias plataformas, arquivos e aplicativos com o ClickUp Universal Search
Automatizar
As equipes alternam entre vários aplicativos para pequenas tarefas, como atualizar o status ou verificar uma tarefa, muitas das quais podem ser facilmente automatizadas. A automação simplifica os fluxos de trabalho, lida com tarefas repetitivas e minimiza o esforço manual.
ClickUp Automations
Com os mais de 100 Automações do ClickUp as automações do ClickUp eliminam o trabalho pesado, como atribuição de tarefas, postagem de comentários, alteração de status, notificação de atrasos etc.
Por exemplo, as informações de um cliente inseridas no software de gerenciamento de pedidos podem ser atualizados automaticamente no ClickUp, permitindo um único fluxo de trabalho compartilhado e eliminando a necessidade de inserir manualmente os mesmos dados em vários locais.
Automatize fluxos de trabalho importantes para você com o ClickUp Automations
ClickUp Brain
Coloque a IA para trabalhar em suas tarefas para eliminar a taxa de alternância. Desde resumir anotações de reuniões até obter respostas para você, Cérebro ClickUp pode ser seu assistente pessoal para suas necessidades exclusivas.
Aproveite o poder da IA com o ClickUp Brain
Economize no imposto de renda com o ClickUp
A maior parte do trabalho no mundo digital depende de dados de vários lugares. O valor que esses dados fornecem costuma ser o maior diferencial de uma organização. No entanto, o preço que você paga por isso - ou seja, a taxa de alternância - muitas vezes pode ser alto demais e não técnica de gerenciamento de tempo pode evitar isso.
O ClickUp está aqui para ajudar. Com um grande número de recursos, exibições, integrações e uma pesquisa universal com tecnologia de IA, o ClickUp foi criado para ser seu espaço de trabalho completo.
Torne seu trabalho eficiente. Experimente o ClickUp hoje gratuitamente !