Enquanto escrevo este artigo, estou alternando entre sete guias do navegador, o ClickUp para controlar o tempo, o Slack para comunicação e meu celular carregando em uma base, visível à minha frente. Se isso parece um número excessivo de aplicativos abertos simultaneamente para uma única tarefa, ainda nem começamos.
“Para executar uma única transação na cadeia de suprimentos, cada pessoa envolvida alternou cerca de 350 vezes entre 22 aplicativos diferentes e sites exclusivos”, escreveram pesquisadores na Harvard Business Review [HBR].
Em seu estudo, um usuário médio alternava entre diferentes aplicativos e sites cerca de 1.200 vezes por dia. Todas essas distrações obviamente têm um custo. Nesta postagem do blog, discutimos o custo de alternar constantemente entre aplicativos [também conhecido como “toggle tax”] e como você pode evitá-lo.
O que é o efeito toggle tax?
O toggle tax é a perda de produtividade que você sofre devido à alternância frequente entre tarefas ou aplicativos. O elemento toggle refere-se à alternância de contexto no trabalho. E o elemento tax refere-se ao preço que você paga por:
- Alternar fisicamente entre guias, aplicativos ou dispositivos
- Tempo de carregamento adicional para qualquer uma dessas guias, aplicativos ou dispositivos
- Adaptando-se ao novo aplicativo, sua interface e finalidade
- Reunir as informações ou realizar a ação no novo aplicativo antes de passar para a próxima etapa do fluxo de trabalho
- Distrações causadas por aplicativos que não fazem parte do fluxo de trabalho, como uma sobrecarga de notificações em um celular pessoal.
A alternância de impostos pode afetar a produtividade organizacional de várias maneiras.
Qual é o impacto da alternância de impostos na produtividade?
À primeira vista, usar vários aplicativos/abas parece óbvio, até mesmo necessário. Como um escritor escreveria sem pesquisa? Como um desenvolvedor codificaria sem seu kit de ferramentas? Como um executivo de atendimento ao cliente acessaria todas as informações de que precisa sem acessar vários aplicativos?
Embora seja inevitável haver alguma movimentação entre aplicativos, o toggle tax pode ser exponencialmente alto quando excessivo.
Estresse e perda de foco: a alternância excessiva faz com que o cérebro produza cortisol, o hormônio do estresse, que tem um impacto significativo no trabalho. Isso reduz o foco, atrasa até mesmo as tarefas mais simples e afeta o bem-estar do funcionário.
Ineficácia: alternar entre aplicativos exige que as pessoas se reorientem a cada vez. As informações retidas na memória de curto prazo diminuem, perdendo o contexto e tornando o processo geral ineficaz.
Ineficiência: O estudo da HBR descobriu que as pessoas perdem pouco mais de dois segundos cada vez que mudam de contexto. Isso significa que você gasta até quatro horas por semana e cinco semanas de trabalho por ano apenas para se reorientar. Isso causa atrasos desnecessários e ineficiência geral.
Taxas de erro mais altas: a mudança constante de foco pode levar a erros e descuidos, o que aumenta o custo para corrigi-los.
Menor qualidade do trabalho: a mudança de contexto compromete o tempo de concentração. A atenção dispersa significa que os funcionários de escritório passam mais horas e esforço cognitivo para concluir seu trabalho, sem ter espaço mental para melhorar a qualidade.
Sufocando a criatividade: quando alguém precisa alternar entre dezenas de aplicativos para cada processo, é guiado por uma lista de tarefas, em vez de sua mente criativa. A alternância de contexto leva a uma sobrecarga excessiva, fragmentando a atenção, interrompendo o trabalho profundo e sufocando a criatividade e a inovação.
Se você já usou o Alt-Tab para alternar para um aplicativo e se perguntou: “espera, o que eu estava fazendo?”, você pagou o imposto de alternância. Alguém que ganha US$ 100.000 por ano pode pagar até US$ 9.000 [até cinco semanas de salário] em imposto de alternância.
Isso pode variar significativamente entre os setores. Veja como.
Como o imposto alternativo afeta diferentes setores
O impacto geral que discutimos acima se aplica a todos os setores. No entanto, alguns experimentam o imposto de alternância de maneira diferente dos outros. Veja como.
Finanças
As equipes financeiras são responsáveis por cálculos complexos, relatórios, projeções e conformidade. Para cada tarefa, elas alternam entre softwares de ERP, planejamento financeiro, folha de pagamento, conformidade etc., além de gerenciamento de projetos, e-mail e inúmeras planilhas.
O maior toggle tax para os funcionários das equipes financeiras são os erros e imprecisões resultantes da transferência manual de dados entre sistemas. Perder um zero em um cálculo pode levar a efeitos compostos excessivos em toda a linha!
Marketing
As equipes de marketing são conhecidas por usar vários aplicativos para planejamento, criação de conteúdo, design criativo, publicação, distribuição, monitoramento, análise de dados, gerenciamento de projetos, gerenciamento de relacionamento com o cliente [CRM] e muito mais.
Embora o marketing seja um dos departamentos mais criativos de uma organização, seus profissionais são infinitamente distraídos por suas ferramentas de trabalho. Essa distração afeta a criatividade, gerando tédio dentro da organização.
Recursos humanos
O conjunto de ferramentas da equipe de RH inclui aplicativos para recrutamento, integração, gestão de funcionários, administração de benefícios, gestão de desempenho, etc. Por exemplo, um especialista em aquisição de talentos processa um único candidato alternando entre um Sistema de Rastreamento de Candidatos [ATS], e-mail, ferramenta de agendamento de entrevistas, um sistema de gestão de documentos, Microsoft Teams, etc.
Essa fragmentação pode retardar o recrutamento e aumentar o risco de perder os melhores talentos devido a atrasos.
Produto
As equipes de produto são conhecidas por sua pilha de tecnologia. Documentos, roteiros, metas, tarefas, rastreamento de bugs, integrações DevOps, notas de standup, feedback e retrospectivas, apresentações de demonstração, software de faturamento por hora, e assim por diante. Quase todas essas ferramentas de negócios são necessárias.
Sem a consolidação e integração desse conjunto de ferramentas, alternar entre elas pode prolongar desnecessariamente os tempos de ciclo, reduzir a qualidade e impedir a inovação.
Seja você um profissional de marketing, redator, programador, executivo de atendimento ao cliente ou artista, a alternância de tarefas é desnecessária. Embora algumas mudanças de contexto sejam inevitáveis, veja como você pode minimizar o tempo gasto com alternâncias fazendo alterações simples em seus fluxos de trabalho.
Como reduzir o toggle tax
É importante lembrar que o simples fato de ter vários aplicativos não leva ao toggle tax. No trabalho intelectual moderno, é necessário ter vários aplicativos para realizar as tarefas. Em muitos casos, esses aplicativos também aceleram as tarefas.
O toggle tax ocorre quando há uma alternância excessiva entre esses aplicativos de maneiras desnecessárias e complicadas. Veja como gerenciar vários projetos e tarefas ao mesmo tempo, evitando facilmente o toggle tax.
Repense seus fluxos de trabalho
Reserve um tempo para pensar sobre seus fluxos de trabalho atuais. Por exemplo, como equipe de marketing, pense em todas as tarefas que você realiza e como o trabalho flui de uma etapa para outra.
Mapeie as ferramentas que você está usando no processo. O ClickUp Whiteboard oferece um ótimo espaço colaborativo para desenhar os fluxos de trabalho existentes.
Identifique duplicatas e redundâncias. Por exemplo, você pode estar usando o Google Docs, o Microsoft Word e o Bloco de Notas para criar conteúdo.
Projete seu estado ideal. Use os mapas mentais do ClickUp para imaginar como seria seu processo mais eficiente. Ou use as visualizações do ClickUp para visualizar seu fluxo de trabalho de mais de 15 maneiras personalizáveis.
Consolide ferramentas e informações
Para que o trabalho flua perfeitamente, você precisa consolidar as informações e permitir o acesso a todos na equipe. Por exemplo, como profissional de RH, se você tem as informações dos candidatos no ATS, a carta de oferta no Google Docs e a conversa de negociação por e-mail, o toggle tax que você paga entre esses três é desnecessário.
Tente configurar todo o fluxo de trabalho em uma única ferramenta. O ClickUp Forms ajuda a capturar as informações dos candidatos em um único lugar. Você pode enviar a carta de oferta em PDF para a tarefa de candidatura e gerenciar a discussão da negociação nos comentários. Isso ajuda a lidar com o ciclo de vida do candidato sem alternar entre vários aplicativos.
Encontre maneiras de integrar suas ferramentas. Quando precisar usar vários softwares, faça com que as informações entrem e saiam da sua ferramenta principal. O ClickUp oferece mais de 1.000 integrações para se tornar o seu painel único para todos os fluxos de trabalho.
Desenvolva recursos de relatórios. Com essas integrações, o ClickUp Dashboard permite que você visualize todos os relatórios necessários em um só lugar. Veja métricas de aquisição de talentos, como taxas de aceitação, tempos de resposta, experiência do candidato, etc. Use essas informações para otimizar os fluxos de trabalho e evitar o pagamento do imposto de alternância.
Crie um local de trabalho completo com pesquisa
Consolidar informações permite o acesso. Mas isso por si só não é suficiente. Imagine estar em uma equipe de desenvolvimento de software onde você precisa gastar tempo procurando os critérios de aceitação para o recurso que está programando.
Para serem eficazes, as equipes precisam ser capazes de encontrar informações sem pagar impostos adicionais. A pesquisa universal do ClickUp foi projetada para evitar exatamente isso.
- Encontre rapidamente qualquer arquivo, seja no ClickUp, em um aplicativo conectado ou em seu disco local.
- Adicione comandos de pesquisa personalizados, como atalhos para links, armazenamento de texto para uso posterior e muito mais, para pesquisar qualquer coisa em um só lugar.
- Estenda a pesquisa aos seus aplicativos favoritos e pesquise tudo em um só lugar.
- Pesquise em praticamente qualquer lugar, incluindo o Centro de Comando, a Barra de Ações Global ou a sua área de trabalho.
Automatize
As equipes alternam entre vários aplicativos para pequenas tarefas, como atualizar o status ou marcar uma tarefa como concluída, muitas das quais podem ser facilmente automatizadas. A automação simplifica os fluxos de trabalho, lida com tarefas repetitivas e minimiza o esforço manual.
Automações ClickUp
Com mais de 100 automações do ClickUp, elimine tarefas repetitivas, como atribuir tarefas, postar comentários, alterar status, notificar atrasos etc.
Por exemplo, as informações de um cliente inseridas no software de gerenciamento de pedidos podem ser atualizadas automaticamente no ClickUp, permitindo um único fluxo de trabalho compartilhado e eliminando a necessidade de inserir manualmente os mesmos dados em vários lugares.
ClickUp Brain
Use a inteligência artificial em suas tarefas para eliminar o toggle tax. Desde resumir notas de reuniões até obter respostas, o ClickUp Brain pode ser seu assistente pessoal para suas necessidades específicas.
Economize com o imposto alternado usando o ClickUp
A maior parte do trabalho no mundo digital depende de dados provenientes de vários locais. O valor que esses dados proporcionam é, muitas vezes, o maior diferencial de uma organização. No entanto, o preço que você paga por isso — ou seja, o toggle tax — pode ser muitas vezes excessivo e nenhuma técnica de gerenciamento de tempo pode evitar isso.
O ClickUp está aqui para ajudar. Com um grande número de recursos, visualizações, integrações e uma pesquisa universal alimentada por IA, o ClickUp foi criado para ser o seu espaço de trabalho completo.
Torne seu trabalho mais eficiente. Experimente o ClickUp hoje mesmo gratuitamente!