Het PMMM of het Project Management Maturity Model is een concept waarmee projectorganisaties hun projectmanagement succes kunnen beoordelen. Volgens de ideologie van dit model zijn er vijf niveaus van projectmanagementvolwassenheid die elk bedrijf moet doorlopen op zijn weg naar succes.
Verder, studies aangetoond dat bedrijven met slechte prestaties op het gebied van Projectmanagement meer kans hebben op financieel verlies door hogere kosten per project en resultaten van lage kwaliteit.
Als u dus op zoek bent naar manieren om uw bedrijfsproces kan het nuttig zijn om je huidige niveau in de PMMM te beoordelen en manieren te vinden om door te stromen naar de volgende fase. In het artikel van vandaag bespreken we deze vijf niveaus en geven we gemakkelijk te begrijpen suggesties om hoger op de PMMM-ladder van projectmanagement succes te komen.
De vijf niveaus van PMMM
De PMMM begon als een raamwerk dat halverwege de jaren tachtig werd ontwikkeld door het Software Engineering Institute aan de Carnegie Mellon University. Het doel was om de overheid te helpen bij het beoordelen van software-aannemers om te kunnen beslissen wie het beste complexe projecten kon leveren. Het model was ontworpen om de standaardpraktijken te analyseren die een bedrijf hanteerde tijdens het werken aan softwareprojecten.
Na verloop van tijd werd het raamwerk aangepast voor een breder bereik van industrieën en daarom zijn er tegenwoordig verschillende volwassenheidsmodellen beschikbaar. Het PMMM is echter het enige model dat nauw aansluit bij het oorspronkelijke model, met de uitzondering dat het zich richt op de beoordeling van projectmanagementcapaciteiten aan de hand van de vijf verschillende fasen die hieronder worden vermeld.
Niveau 1: Het eerste proces
Op dit niveau opereert de organisatie tamelijk willekeurig, met een lage implementatie van controletools (als die er al zijn). In dit scenario is het moeilijk om toekomstig succes te voorspellen, omdat je niet kunt zeggen hoe de organisatie zich zal gedragen in een crisis.
Level 2: Gestructureerde processen en normen
Bedrijven op niveau twee implementeren basispraktijken voor projectmanagement, maar alleen op individueel projectniveau. Dit betekent dat er geen brede aanpak is voor het succes van PM, dat waarschijnlijk afhangt van sleutelpersonen in de organisatie.
Hoewel het het beste is om enige structuur te hebben, is dit niveau nog steeds laag als het aankomt op het onder ogen zien van een noodsituatie en het is even moeilijk om succes met enige mate van zekerheid te voorspellen.
## Niveau 3: Organisatorische normen en geïnstitutionaliseerd proces
Met dit niveau stappen we in een andere organisatiestructuur, met goed gedefinieerde procedures die worden gezien als de standaardmanier om dingen te doen. De business is goed georganiseerd en het management is betrokken bij het implementeren en ondersteunen van het gebruik van deze procedures.
Op dit niveau is de organisatie voorbereid om een crisis het hoofd te bieden, omdat het over de nodige gedocumenteerde procedures beschikt die zowel het management als de werknemers begeleiden bij de te nemen stappen. Bovendien is een organisatie op niveau drie geïnteresseerd in het creëren van documentatie die helpt bij het definiëren van de relatie tussen management en werknemers (en vice versa) en tussen de organisatie en klanten.
Laten we zeggen dat je een consultancybedrijf hebt. In dit geval kun je een goed opgestelde consultancyovereenkomst om uw relatie met elke klant duidelijk te definiëren. Overweeg ook het opstellen van NDA's en andere soorten documenten die helpen bij de relatie met werknemers.
Level 4: Beheerd proces
Niveau 4 introduceert metrieken die worden gebruikt om het huidige productiviteitsniveau te beoordelen op basis van de geldende procedures en normen voor projectmanagement. Op deze manier kan het management op elk moment weten of een project op weg is naar succes of dat er problemen zijn die moeten worden aangepakt.
Level 5: Proces optimaliseren
Tot slot wordt op het hoogste niveau de nadruk gelegd op optimalisatie. Nu alle juiste procedures aanwezig en beschikbaar zijn op organisatieniveau, is de directie geïnteresseerd in het voortdurend verbeteren van de prestaties van projectmanagement op basis van hun specifieke ervaring. Niveau vijf spreekt ook over een opening naar innovatieve technieken die niet door andere organisaties worden gebruikt en die een concurrentievoordeel kunnen opleveren.
Hoe van het ene niveau naar het andere te gaan
Zoals je kunt zien, is de PMMM gebaseerd op het gebruik van steeds geavanceerder organisatiegedrag. Het is echter belangrijk om te weten dat dit geen starre schaal is, maar eerder een lijst met richtlijnen die organisaties kunnen helpen in hun zoektocht naar prestaties.
Als zodanig zullen er verschillen zijn tussen bedrijven, afhankelijk van hun belangrijkste sector, organisatiecultuur en algemene wens om te streven. Bovendien kan de grootte van de organisatie een rol spelen in de manier waarop PM geïntegreerd wordt.
Een startup heeft bijvoorbeeld geen complexe structuur van procedures nodig, omdat hun focus ligt op groei en ontwikkeling. Als het bedrijf echter begint te groeien, helpt het om een kern van standaarden te creëren die de drijvende kracht zullen worden achter het succes van projectmanagement.
Nu je de vijf niveaus kent die worden voorgesteld door het Project Management Maturity Model, zou het eenvoudig moeten zijn om de huidige situatie van je bedrijf te identificeren. Laten we eens kijken naar de te overwegen stappen voor elke situatie.
De eerste twee niveaus
Als je geen goed ontworpen procedures hebt die zowel werknemers als managers laten begrijpen wat de juiste manier is om met een situatie om te gaan (ongeacht de mate van nood), dan bevind je je waarschijnlijk op de eerste twee niveaus.
In dit geval moet je prioriteit liggen bij het creëren van regels en normen die de basis vormen van je organisatiecultuur. Dit kan van alles zijn, van 'hoe integreer je een nieuwe medewerker' tot de beste manier om documentatie te maken voor een nieuw product.
Alles wat belangrijk is voor het verbeteren van het bedrijfsproces en het elimineren van haperingen in de productiviteit moet worden gedocumenteerd en direct beschikbaar zijn voor bestudering en bewerking.
Het derde niveau
Een bedrijf op dit niveau is behoorlijk gevorderd op het gebied van efficiëntie in projectmanagement, maar er is altijd ruimte voor verbetering.
Om bijvoorbeeld het communicatieproces te versnellen en ervoor te zorgen dat niemand cruciale details mist, kunt u gespecialiseerde PM-tools gebruiken zoals ClickUp . Dit is een platform waarmee je een breed bereik aan Teams en projecten in één keer kunt beheren zonder al te veel tijd te verspillen aan logistiek.
Bovendien kunnen dit soort platformen worden geïntegreerd met andere bedrijfsprocessen, waardoor een verbinding tussen afdelingen ontstaat en de werkstroom van informatie verbetert
Het vierde en vijfde niveau
Als je eenmaal een goede organisatiecultuur hebt, met goed ontworpen procedures en een effectieve hiërarchie, is het tijd om te werken aan de factoren die dingen nog beter kunnen maken. De meeste bedrijven beginnen hiervoor met het gebruik van een Business Intelligence platform dat past bij hun behoeften en bouwen voort op de analyses die het biedt.
Hoewel BI niet bepaald een innovatieve technologie is, is het een prachtige manier om risicobeheer te beoordelen en te begrijpen of je bedrijf de goede kant op gaat.
Samenvatting
Vandaag de dag is er een sterke correlatie tussen technologie en bedrijfsontwikkeling. Dit wordt nog zichtbaarder als het gaat om het verbeteren van projectmanagement, waarbij managers toegang hebben tot een breed scala aan tools en platforms die routinematige activiteiten kunnen automatiseren, waardevol inzicht kunnen bieden op basis van bestaande gegevens en de algehele teamcommunicatie kunnen verbeteren project belanghebbende buy-in.
Technologie moet echter worden ondersteund door goed ontworpen bedrijfsprocessen en procedures, om ervoor te zorgen dat uw organisatie op een opwaarts pad terechtkomt. Concluderend toont PMMM het belang aan van zowel menselijke als technologische factoren als het gaat om bedrijfsontwikkeling.