Duizelt het je alleen al bij de gedachte aan het visualiseren van de financiële voortgang van je project? Heb je het gevoel dat je richting chaos stort in plaats van helder te varen? Laten we die waterval van zorgen hier stoppen! 🛑
Ondanks wat de naam doet vermoeden, zijn waterval- (ook wel cascade-) diagrammen niet exclusief voor aanhangers van de Waterval projectmanagement methode. Deze veelzijdige visualisatietools zijn een reddingslijn voor elke projectmanager die een scherp oog wil houden op die vervelende winst- en verliesfactoren.
In dit artikel laten we je zien hoe je een watervalgrafiek maakt in Excel, wijzen we je op een aantal van Excel's minder voor de hand liggende haken en ogen en bieden we praktische alternatieven om je staande te houden. Aan het eind van het artikel peddel je door je financiële gegevens met de elegantie van een doorgewinterde kajakker, waardoor je projectmanagementvaardigheden naar een heel nieuw niveau worden getild. 🚣
Wat is een watervaldiagram?
Stel je voor dat je een project start met een bepaald budget. Onderweg kom je meerdere factoren tegen die je financiën beïnvloeden: extra middelen, onverwachte uitgaven, kostenbesparingen, noem maar op. Elk van deze factoren voegt iets toe aan je oorspronkelijke budget of haalt er iets vanaf. 🧮
Stel je nu een watervalgrafiek voor die de eb en vloed van je budget netjes weergeeft.
Een watervalgrafiek helpt je te zien hoe een initiële waarde, zoals je projectbudget, wordt beïnvloed door verschillende positieve en negatieve veranderingen. Of je nu de methodische watervalbenadering of de flexibele Agile cycli kan een watervalgrafiek je helpen om de verschuivingen in je project bij te houden.
Voor projectmanagers die de Watervalmethode gebruiken, helpt dit proces bij het plannen van een visuele workflow van de taken en projecten van je teams
U krijgt een duidelijke visualisatie van uw begin- en eindpunten en de belangrijke stappen daartussen.
De watervalgrafiek is een reeks verticale balken of kolommen, waarbij de eerste de begin- en de laatste de eindwaarde weergeeft. Alle balken daartussen markeren een verandering ten opzichte van de beginwaarde.
Stijgende staven symboliseren positieve veranderingen, terwijl dalende staven een waardeverlies aangeven. De midden-luchtbalken zien er "zwevend" uit omdat ze verhogingen of verlagingen van waarden weergeven die niet starten vanaf de basislijn.
Dit type grafiek verdient speelse bijnamen zoals de "vliegende stenen" of "Mario"-grafiek - naar het videospel. Totalen daarentegen reiken vanaf de basislijn tot de volledige hoogte van de waarde en staan als pilaren in een verticale watervalgrafiek.
Wanneer deze totalen verbonden zijn door de balken in de lucht en de bijbehorende verbindingslijnen, die de positieve en negatieve waarden (of stijgingen en dalingen) visueel met elkaar verbinden, lijken ze op een brugstructuur.
Daarom wordt deze grafiek in de financiële wereld vaak een bruggrafiek genoemd. 🌉
Toepassingen van watervaldiagrammen
Watervaldiagrammen hebben een breed scala aan toepassingen, waardoor ze een veelzijdig hulpmiddel zijn in de gereedschapskist van elke projectmanager op verschillende gebieden. 🧰
Dit zijn de belangrijkste gebieden waar deze diagrammen worden gebruikt:
- Financiën: Duidelijk winst- en verliesoverzichten weergeven
- Detailhandel en verkoop: Vergelijk inkomsten uit verschillende producten
- Productie en logistiek: Veranderingen in voorraden in de loop van de tijd bijhouden
- Marketing en productmanagement: Laat zien hoe de waarde van een product in de loop van de tijd verandert
- Uitvoerende besluitvorming: Vaak gebruikt inbestuurlijke dashboards om belangrijke statistieken en wijzigingen te presenteren aan belanghebbenden
Een watervaldiagram maken in Excel
Ondanks het feit dat Microsoft Excel in de eerste plaats een spreadsheet-editor is, kun je dankzij de "duizendpoot" aard van Microsoft Excel relatief eenvoudig en effectief een watervalgrafiek maken. 🃏
Het is belangrijk om te weten dat het eenvoudig maken van watervalgrafieken alleen mogelijk is met Excel 2016 en latere versies. Eerdere versies vereisen een ingewikkelder, tijdrovender proces, omdat ze de ingebouwde optie missen om direct een watervalgrafiek in te voegen.
We gebruiken een vereenvoudigd bedrijfsscenario om je te laten zien hoe je een Excel watervaldiagram in vier eenvoudige stappen kunt maken en om het financiële traject van een project te illustreren. 📈
Stap 1: Bereid uw gegevens voor
De effectiviteit van je watervaldiagram hangt af van de gegevens die je erin invoert. Denk na over de specifieke analyse die u wilt uitvoeren en kies uw gegevenspunt dienovereenkomstig. 🔍
Normaal gesproken moet je beginnen met een goed gestructureerde tabel die de verschillende categorieën en waarden catalogiseert die je wilt weergeven. Je gegevens moeten een progressie van de ene toestand naar de andere weerspiegelen, gemarkeerd door positieve waarden voor stijgingen en negatieve waarden voor dalingen.
We illustreren bijvoorbeeld de financiële fluctuaties van een hypothetisch project op één dag.
Stel je voor dat je een project met een dagelijks budget van $1.000 aanstuurt. Naarmate de dagen verstrijken, gooit het leven met onverwachte dingen - door onvoorziene omstandigheden stijgen de kosten met $ 100, terwijl de efficiëntie van het werk of de implementatie van automatiseringsprocessen bespaart $400. 💰
Dan zorgt een onverwachte storing in de apparatuur voor nog eens $200 extra. Aan het eind van de dag heb je in totaal $900 uitgegeven, $100 minder dan waar je mee moest werken.
Voor dit voorbeeld heb je twee kolommen nodig In de eerste kolom zet je alles wat je budget heeft beïnvloed, zoals onverwachte kosten of besparingen. Zet in de tweede kolom de waarde die bij elk element hoort.
Voeg een positieve waarde toe voor kostenstijgingen (zoals onverwachte vertragingen en defecte apparatuur). Voor kostenverlagingen (zoals efficiënt werken of automatisering) voer je een negatieve waarde in.
Maak twee kolommen voor het invoeren van het gegevenstype en de waarde
De rij "Totale werkelijke kosten" geeft het uiteindelijke vereiste budget weer na alle toevoegingen en aftrekposten (of positieve en negatieve waarden). Dit wordt berekend door uit te gaan van de oorspronkelijke kostenraming en vervolgens de waarde van elke factor toe te voegen of af te trekken.
De tabel geeft je een gestructureerd overzicht van de schommelingen in je budget. De volgende stappen zetten deze gegevens om in een visuele Excel-watervalgrafiek.
Stap 2: Een watervalgrafiek invoegen
Begin met de gegevens voor uw watervaldiagram te selecteren. Klik en sleep gewoon over de cellen die de gegevens bevatten die u wilt opnemen. Zorg ervoor dat u zowel de categorieën als de bijbehorende waarden selecteert.
Wanneer je de gegevens hebt geselecteerd, klik je op de tab "Invoegen" in de werkbalk van Excel. Hier vind je een aantal grafiektypes waaruit je kunt kiezen. Zoek naar de knop "Watervalgrafiek" in de groep "Grafieken". Deze wordt ook "Waterval- of voorraadgrafiek" genoemd wanneer je met de muis over de opties beweegt.
Klik op de optie "Watervaldiagram invoegen" om invoergegevens te visualiseren
Als je op deze knop klikt, wordt een standaard watervaldiagram ingevoegd in je Excel-spreadsheet, gevuld met de gegevens die je hebt geselecteerd.
Tip: Als je meer gegevens aan je grafiek wilt toevoegen nadat je deze hebt gemaakt, klik dan met de rechtermuisknop op de grafiek en kies "Gegevens selecteren" Je kunt dan het gegevensbereik bijwerken.
Het standaard watervaldiagramresultaat
Het resultaat lijkt misschien niet op je gewenste watervaldiagram, maar maak je geen zorgen! Je past het aan in de volgende stap voor een meer passende visuele weergave van je gegevens.
Stap 3: De totalen instellen
Om uw grafiek te verfijnen, moet u eerst eventuele subtotalen of totalen identificeren. Deze waarden beginnen meestal bij nul en "zweven" niet in je grafiek. Ze zijn de som van alle vorige stijgingen en dalingen op een bepaald punt in de grafiek en tonen het totale resultaat tot dat punt.
Via: Microsoft Klik op de kolom in je grafiek die het totaal of subtotaal weergeeft. Dit komt meestal na een reeks individuele wijzigingen of aan het begin van de startwaarde van de grafiek.
Hierdoor worden alle kolommen geselecteerd, maar we willen alleen de kolom met het totaal of subtotaal wijzigen. Klik er dus nog een keer op om alleen die kolom te selecteren. Excel markeert de kolom en laat zien dat deze klaar is voor aanpassing.
Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de kolom en kies Gegevenspunt opmaken in het pop-upmenu. Dit opent een zijpaneel met verschillende opties in het deelvenster Gegevensreeksen opmaken.
optie "Als totaal instellen" in Excel
Zoek in het zijpaneel naar de optie "Als totaal instellen." Vink het vakje ernaast aan. Hierdoor wordt de kolom verankerd aan de horizontale as en begint deze bij nul. Dit voorkomt dat de kolom halverwege "zweeft" en zorgt voor een schonere en rechtlijnigere weergave van de grafiek.
Wanneer je de totalen instelt, krijgt de grafiek zijn herkenbare brug-achtige uiterlijk
Herhaal deze stappen voor elk totaal of subtotaal in je watervaldiagram. Dit helpt kijkers te begrijpen welke waarden cumulatieve totalen zijn.
Stap 4: Je watervaldiagram aanpassen
Zodra je watervaldiagram er is, is het tijd om wat flair toe te voegen en ervoor te zorgen dat het gemakkelijk te begrijpen is. ✨
Klik eerst op je grafiek. Je ziet de "Grafiekgereedschappen" verschijnen in de werkbalk van Excel. Er zijn twee tabbladen, "Ontwerp" en "Opmaak"
Gebruik de optie Grafiekgereedschappen om je grafiek aan te passen
Op het tabblad "Ontwerp" kun je een grafiektitel toevoegen (of verwijderen). Je kunt gegevenslabels toevoegen voor een beter begrip van elke waarde. Als je grafiek meerdere categorieën bevat, kan een legende helpen om ze gescheiden en duidelijk te houden.
Je vindt opties voor het aanpassen van kolomkleuren en andere visuele details op het tabblad "Opmaak". Maar vergeet niet dat je belangrijkste doel is om ervoor te zorgen dat je gegevens gemakkelijk te lezen zijn, dus laat de stijl de duidelijkheid niet overschaduwen.
Wil je dat je kolommen overeenkomen met de kleuren van je bedrijf? Ga naar "Vormvulling" op het tabblad "Opmaak" en kies de gewenste kleur.
Tip: Klik met de rechtermuisknop op een individuele balk (of kolom, omdat de balken meestal verticaal staan) om het deelvenster "Gegevensreeks opmaken" te openen. Schakel het selectievakje "Verbindingslijnen weergeven" uit om de lijnen die je kolommen verbinden te verbergen. Deze snelle aanpassing kan je grafiek slanker en minder onoverzichtelijk maken.
Het verbergen van verbindingslijnen leidt tot een schoner uiterlijk van je grafiek
Meer nuttige Excel-tips
Voor meer tips en tutorials over het gebruik van Excel om uit te blinken in het beheren van je projecten, bekijk je deze handige gidsen die we hebben samengesteld! 🙌
Nadelen van het gebruik van Excel om een watervaldiagram te maken
We hebben je laten zien hoe je een watervaldiagram kunt maken in Excel aan de hand van een vereenvoudigd voorbeeld, maar een scenario uit het echte leven kan veel complexer zijn, vooral bij grootschalige projecten of frequente gegevenswijzigingen.
Stel dat je een groot project beheert met verschillende kostencomponenten zoals arbeid, materialen, vergunningen en machines. Elk van deze componenten kan en zal waarschijnlijk in de loop van de tijd veranderen, waardoor je Excel-watervaldiagram ingewikkelder kan worden.
Hier volgen enkele van de meest voorkomende beperkingen bij het maken van watervaldiagrammen in Excel:
- Het is zeer onderhoudsintensief: Je moet elke verandering handmatig invoeren in de grafiek, wat arbeidsintensief kan zijn, vooral voor een groot project. Het proces kan bestaan uit het wijzigen van gegevens, het aanpassen van formules en ervoor zorgen dat alle wijzigingen correct worden weergegeven in de grafiek
- Het werkt niet samen: Als projectteams moeten samenwerken aan de grafiek, zijn Excel's deel- enreal-time samenwerking mogelijkheden van Excel beperkend zijn
- Het ontbreekt aan integratie met andere projectmanagementtools: Excel synchroniseert van nature niet met veel projectmanagementtools, wat betekent dat u mogelijk parallelle records moet bijhouden, waardoor u het risico loopt op discrepanties tussen de bronnen
3 handige sjablonen om een watervalgrafiek te maken
Net zoals een goed georganiseerde keuken ervoor zorgt dat het koken soepel verloopt, organiseert de juiste sjabloon je projectgegevens effectief, waardoor het maken van een watervalgrafiek beter beheersbaar wordt, zelfs voor grote projecten. 🍳
Structuur en orde zijn cruciaal - projecten opdelen in fasen en taken en ze één voor één aanpakken. Het is alsof je alle ingrediënten voor je recept van tevoren klaarmaakt, wat het koken, of in dit geval, het in kaart brengen, een stuk gemakkelijker maakt.
De volgende drie ClickUp sjablonen zijn ontworpen met een mix van gebruikers in gedachten, van beginners tot gevorderden. Hoewel u er geen watervalgrafieken mee kunt maken, kunnen deze tools een betere manier zijn om uw gegevens te visualiseren en uiteindelijk uw projectgegevensbeheer te stroomlijnen.
1. Watervalbeheersjabloon door ClickUp
ClickUp's Waterval Management Sjabloon biedt een uitgebreid overzicht van het project van begin tot eind ClickUp's Waterval Management Sjabloon is de beste vriend van een projectmanager als het gaat om het structureren van een project voor eenvoudige visualisatie. Deze handige tool organiseert taken netjes per fase en biedt een duidelijk beeld van uw project van begin tot eind.
Maar het is niet alleen een takenlijst. Elke opdracht krijgt zijn eigen vak gevuld met belangrijke info zoals prioriteitsniveau , duur en opdrachtnemer, waardoor je een gedetailleerde, uitgebreide kijk krijgt op het reilen en zeilen van je project.
De echte ster van de show hier is de Gantt chart View van de sjabloon. Deze schets van je project in vogelvlucht laat je de opeenvolging van taken zien, waardoor je een beter inzicht krijgt in de projectflow. Bovendien maakt de optie om notities, mijlpalen en labels toe te voegen samenwerking en het bijhouden van de voortgang een fluitje van een cent.
Dit sjabloon is geen speeltuin voor beginners. Het is een geavanceerde toolkit voor mensen die al wat ervaring hebben met projectmanagement. Met aparte mappen voor elke projectfase en een schat aan details, het is gebouwd om de meest veeleisende gebruikers tegemoet te komen. Maar maak je geen zorgen, als je net begint, blijf kijken! We duiken hierna in eenvoudigere sjablonen.
2. Waterval Projectmanagement Sjabloon van ClickUp
ClickUp's Waterval Projectmanagement Sjabloon is een gebruiksvriendelijk hulpmiddel voor degenen die nieuw zijn in projectmanagement of de watervalmethode
Stel je voor dat je een enorme legpuzzel probeert te maken. Je zou niet in één keer in de stapel stukjes duiken, toch? Je zou waarschijnlijk beginnen met de randstukjes om een rand te bouwen en dan geleidelijk het midden opvullen. 🧩
Met ClickUp's sjabloon voor watervalprojectbeheer Je neemt één taak, slaat er een gat in en gaat dan verder met de volgende.
Elke taak is omkaderd met zijn eigen details - hoe lang het zou moeten duren, hoe ver u al bent en andere zaken die u in gedachten moet houden. Taken kunnen vijf statussen hebben om je voortgang bij te houden, van "te doen" tot "klaar" Je kunt gemakkelijk zien wat je hebt afgevinkt en wat er als volgende op de agenda staat.
Als je net je tenen in het projectmanagementzwembad doopt of de Watervalmethode onder de knie krijgt, geen zorgen. Deze sjabloon is zo vriendelijk als maar kan, met vier weergaven, waaronder een kalender. Het is als een routekaart voor je project, die je alle tussenstops en de eindbestemming laat zien. 🏁
3. Gantt Tijdlijn Sjabloon door ClickUp
ClickUp's Gantt Tijdlijn Sjabloon biedt dagelijkse taakopvolging, maandelijkse voortgangsoverzichten en de jaarlijkse weergave
De ClickUp Gantt Tijdlijn Sjabloon is een uitgebreid hulpprogramma ontworpen om uw projecten efficiënt te beheren, vooral projecten die zich over een lange tijd uitstrekken.
Naast het vastleggen en bijhouden van elke dagelijkse taak, geeft het u een overzicht van uw voortgang aan het einde van de maand, met de nadruk op mogelijke wegversperringen. Deze functie is van onschatbare waarde bij het vroegtijdig identificeren van problemen en het tijdig beperken van risico's.
De jaarweergave biedt een breder perspectief, helpt je patronen te herkennen en een strategie uit te stippelen voor de toekomst op basis van prestaties en trends uit het verleden. Dit uitgebreide overzicht kan uw planningsinspanningen informeren en optimaliseren.
Ondanks de uitgebreide functies is de Gantt Tijdlijn sjabloon beginnersvriendelijk, waardoor het een goede keuze is als je nieuw bent in projectmanagement.
Verwante bronnen:
- Een projecttijdlijn maken in Excel
- Een kalender maken in Excel
- Een organigram maken in Excel
- Een grafiek maken in Excel
- Hoe een Dashboard maken in Excel
- Een Excel-database maken
- Hoe afhankelijkheden tonen in Excel
Een betere manier om een Excel-watervaldiagram te maken
Het maken van een watervalgrafiek - een cruciaal hulpmiddel voor het visualiseren van de progressieve impact van positieve of negatieve waarden - vereist een nauwgezette planning. Traditionele tools zoals Excel schieten vaak tekort als het aankomt op samenwerking en het verwerken van uitgebreide projectgegevens. Dit is waar ClickUp schittert. ☀️
Hoewel het misschien niet direct ondersteuning biedt voor het maken van watervalgrafieken, ligt de echte kracht in de robuuste mogelijkheden voor gegevensbeheer, samenwerking en integratie die het biedt.
De sjablonen van ClickUp zijn vooral handig omdat ze een visuele tijdlijn voor uw project bieden, die laat zien wanneer elke fase plaatsvindt, hoe lang deze duurt en hoe deze aansluit op andere fasen. Dit past perfect bij het stapsgewijze karakter van de watervalmethode en biedt een meer praktische manier om inzichtelijke, impactvolle watervaldiagrammen te maken. 🎉