Tegenwoordig weet elk professioneel team hoe belangrijk gegevens zijn. Of het nu gaat om financiële spreadsheets, vectorafbeeldingen, gezamenlijke documenten, presentaties of iets heel anders: dankzij gegevens kan uw team elke dag zijn werk doen. Het is dan ook logisch dat gegevensbeheer bij elke stap in het proces op de radar van uw team moet staan.
Het veilig en veilig houden van de gegevens van uw team hoeft niet ingewikkeld te zijn. We hebben een lijst samengesteld met 5 tools en strategieën die elk professioneel team kan (en zou moeten!) gebruiken om zijn gegevens te beveiligen.
Dit staat er op de lijst:
- Maak vroeg een back-up, maak vaak een back-up
- Kies een cloudopslagruimte met mogelijkheden voor het op afstand wissen van gegevens
- Houd de toegangscontrole voor bestanden en mappen goed in de gaten
- Wachtwoorden blijven een belangrijk onderdeel van de gegevensveiligheid
- Laat geen enkel apparaat onbeheerd achter
Het maken van een back-up van de gegevens van uw team op de veilige servers van een provider van cloudopslagruimte is een uitstekende manier om gegevensverlies te voorkomen.
Maak vroeg een back-up, maak vaak een back-up
Als het gaat om het veilig houden van je gegevens, is het een gekke wereld daarbuiten. Er kan van alles misgaan. Wat als de hardware van je apparaat het begeeft en je je lokaal opgeslagen bestanden kwijtraakt? Wat als je gegevens door een virus worden beschadigd? Wat als je apparaat wordt gestolen of vernield? Zonder een back-up van de gegevens van je team kan elk van deze situaties betekenen dat je gegevens voorgoed verloren zijn.
De eenvoudigste manier om gegevensverlies te voorkomen, is door een back-up van uw gegevens in de cloud te maken. Wanneer u een back-up in de cloud maakt, wordt er een kopie van uw gegevens aangemaakt en opgeslagen op de veilige server van uw cloudopslagprovider.
Het spreekt voor zich dat hoe vaker u een back-up van uw gegevens maakt, hoe minder informatie u kwijtraakt in geval van nood. Hoe vaak uw team een back-up van de gegevens moet maken, hangt af van verschillende factoren, zoals de aard van het werk van uw team.
Kies een cloudopslagruimte met mogelijkheden voor het op afstand wissen van gegevens
Als uw apparaat zoekraakt of wordt gestolen, zorgt een actuele back-up van uw gegevens ervoor dat uw team zonder onderbreking kan blijven werken. Maar wat als uw apparaat in verkeerde handen valt? Alle gevoelige gegevens waarmee uw team mogelijk heeft gewerkt – rekeningnummers, namen van klanten, noem maar op – kunnen dan mogelijk in gevaar komen.
Gelukkig bieden sommige providers van cloudopslagruimte de mogelijkheid om gegevens op afstand te wissen als maatregel voor de veiligheid. Dat betekent dat als een apparaat ooit zoekraakt of wordt gestolen, u de bestanden die gekoppeld zijn aan de app van uw provider van cloudopslagruimte kunt wissen, zelfs als u het apparaat niet in uw bezit hebt.
Aangezien er al een back-up van uw gegevens in de cloud is gemaakt, kunt u deze nog steeds vanaf andere apparaten openen en hoeft u zich geen zorgen te maken over het risico op onveiligheid dat onbevoegden toegang krijgen tot uw gegevens.
Als u uw apparaat kwijtraakt, weet u nooit wie er toegang tot uw gegevens kan krijgen. Met 'op afstand wissen' kunt u uw gegevens onder alle omstandigheden beschermen.
Houd de toegangscontrole voor bestanden en mappen goed in de gaten
Nu we het er toch over hebben: het is ook belangrijk om in de gaten te houden wie er toegang heeft tot uw gegevens en wat ermee gebeurt. De meeste providers van cloudopslagruimte maken samenwerken – en dus het delen van toegang tot bestanden en mappen – eenvoudig, waardoor u een voorsprong hebt. Veilige samenwerkingstools bieden ook verschillende toestemmingsniveaus, afhankelijk van de rollen binnen het team.
Geef in het algemeen alleen toegang tot bestanden en mappen aan de mensen die dit absoluut nodig hebben. Hoewel het onwaarschijnlijk is dat mensen van andere teams opzettelijk iets zouden doen dat uw gegevens in gevaar zou kunnen brengen, beperkt het beperken van de limieten voor bestanden en mappen de kans op ongelukken.
Het is zeker belangrijk om meerdere mensen aan een project te laten werken, maar het is ook belangrijk om bij te houden wie toegang heeft tot welke gegevens.
Wachtwoorden blijven een belangrijk onderdeel van de gegevensveiligheid
Het is een basisprincipe van gegevensveiligheid, en toch maken nog steeds veel mensen er geen gewoonte van om de beste praktijken voor wachtwoorden toe te passen. Met alle persoonlijke en professionele accounts waar we dagelijks toegang toe hebben, kan het lastig zijn om voor elk account een uniek wachtwoord te onthouden, en het idee om al die unieke wachtwoorden elke zes maanden te wijzigen (zoals de meeste cyberbeveiligingsexperts aanbevelen) is ronduit intimiderend.
Bonus: Ontdek hoe u een raamwerk voor cyberbeveiligingsrisicobeheer implementeert
Maar geen paniek! Er zijn tal van tools voor de veiligheid van wachtwoorden beschikbaar die u kunnen helpen om alles op orde te houden.
Laat geen enkel apparaat onbeheerd achter
Als een apparaat zoekraakt of wordt gestolen, maken we ons onmiddellijk zorgen over de veiligheid van onze gegevens. Wie weet immers wie er toegang zou kunnen krijgen tot onze gegevens via het apparaat als het uit het zicht is?
Maar wat als u de mobiele telefoon waarmee u uw zakelijke e-mails bekijkt, op de tafel laat liggen in het café terwijl u even opstaat om nog wat koffiemelk te halen? En wat als u op het werk uw laptop of desktopcomputer achterlaat zonder uit te loggen uit uw account?
Ongeacht waar u zich bevindt of hoe snel u verwacht terug te keren naar uw apparaat, is het voor een optimale veiligheid van de gegevens het beste om uit te loggen voordat u weggaat of, indien mogelijk, het apparaat mee te nemen.
Schakel ook tweefactoraverificatie in, zodat het voor anderen moeilijker wordt om toegang te krijgen tot uw gegevens.
Met behulp van deze eenvoudige tools en best practices op het gebied van gegevensveiligheid kan uw team een grote bijdrage leveren aan het veilig houden van uw gegevens.
Gegevensveiligheid is van cruciaal belang voor professionele teams van vandaag, maar het toepassen van best practices op dit gebied hoeft niet moeilijk te zijn. Deze 5 tools en strategieën behoren tot onze favoriete manieren om de gegevens van elk team veilig te houden en ervoor te zorgen dat uw team soepel blijft draaien. Welke maatregelen voor veiligheid neemt uw team? We horen graag van u in de reacties!
Dit is een gesponsord bericht voor Dropbox. Alle meningen zijn van mijzelf. Dropbox is niet gelieerd aan en onderschrijft geen enkele andere productvermelding of dienst.
*
Melissa Pallotti is een professionele schrijfster, computerfanaat en ijshockeyfan uit Pittsburgh, Pennsylvania. Je kunt verbinding maken met Melissa via Twitter of LinkedIn.
