Als mensen mij vragen hoe we bij ClickUp 200 tot 250 blogposts per maand publiceren – met lokalisatie komt het totaal op ongeveer 2000 blogposts per maand – zeg ik dat het voor een deel strategie is, voor een deel technologie en voor een deel het accepteren dat chaos de standaard is zonder de juiste systemen.
Een gemiddeld SaaS-bedrijf produceert ongeveer 50 blogs per maand. Wij creëren 4 tot 5 keer zoveel content, coördineren met ongeveer 10 bureaus, managen 50 tot 100 schrijvers op elk moment en handhaven op de een of andere manier kwaliteitsnormen die zorgen voor zinvolle aanmeldingen en inkomsten.
Hier leest u hoe we een schaalbare contentmachine hebben gebouwd en waarom uw contentproductieproces mogelijk hapert zonder dat u het doorheeft.
Waarom contentproductie op grote schaal mislukt
Voordat ik dieper inga op onze oplossing, wil ik eerst een beeld schetsen van hoe chaos bij het opschalen van content er in de praktijk uitziet. Stel je voor dat je een nieuwsredactie moet coördineren met behulp van spreadsheets, e-mail threads en Slack-berichten. Vermenigvuldig dat nu met 200-250 stukken content per maand, elk met hun eigen levenscyclus, review cycli en feedback van stakeholders.
Dit was onze realiteit – en waarschijnlijk ook die van u:
Context gaat verloren in de vertaling
- Het proces van contentcreatie begint met een schets of een briefing. Voor velen begint de briefing in één tool, wordt deze besproken in e-mails, krijgt feedback in Slack en moet op de een of andere manier in WordPress terechtkomen met alle nuances intact en afgestemd op de rente van de doelgroep
Overdrachten worden zwarte gaten
- Waar gaat een conceptblogpost naartoe als een schrijver deze heeft afgerond? Wie beoordeelt deze vervolgens? Hoe lang ligt deze al in de wachtrij?
Kwaliteit wordt onmogelijk bij te houden
- Zonder duidelijke rubrieken en systematische beoordelingsprocessen tast je in het duister over wat wel en niet werkt.
Knelpunten vermenigvuldigen zich
- Eén vertraagde beoordeling kan leiden tot wekenlange vertragingen in de publicatie wanneer je honderden artikelen tegelijkertijd beheert.
Op onze schaal vertragen deze problemen je niet alleen, ze leggen je hele bedrijfsvoering plat.
De contentproductielevenscyclus die echt werkt
Nadat we onze volledige contentoperatie vanaf de grond hebben herbouwd, is dit het systeem waarmee we kwaliteit kunnen handhaven en tegelijkertijd ambitieuze volumetargets kunnen halen, met ClickUp als spil.
1. Strategische basis: AI-ondersteund aanmaken van briefings
Alles begint met ons SEO-team dat mogelijkheden voor zoekwoorden identificeert. Maar hier gaat het bij de meeste teams mis: ze geven een zoekwoord door en verwachten dat er iets magisch gebeurt.
In plaats daarvan hebben we een AI-ondersteunde briefbouwer gebouwd met behulp van ClickUp Docs en ClickUp AI, waarmee we elke brief van nul tot 60% voltooien. De AI neemt het zware werk van onderzoek, structuur en initiële positionering voor zijn rekening.
Vervolgens voegen onze editors wat ik 'magic dust' noem toe: het unieke perspectief en de differentiatie die onze content waardevol maken, niet alleen informatief.
Waarom dit belangrijk is:
Zonder het systematisch aanmaken van briefings vraag je schrijvers om strategische beslissingen te nemen waarvoor ze niet zijn toegerust. Het resultaat? Inconsistente berichten en content die hun doel missen.
ClickUp-oplossing:
- Gebruik ClickUp Docs om briefings te maken, samen te werken en op te slaan in één enkele bron van waarheid.
- Gebruik ClickUp AI om overzichten, onderzoek en zelfs eerste concepten te genereren, zodat uw team zich kan concentreren op het toevoegen van strategische waarde.
2. Gecoördineerde uitvoering: meerdere bureaus aansturen
Hier wordt het al snel complex. We werken met meerdere bureaus tegelijk, die elk verschillende soorten content en volumes verwerken. Elk bureau moet onafhankelijk opereren en tegelijkertijd onze kwaliteitsnormen en merkstem handhaven.
Onze oplossing: elke blogpost wordt een ClickUp-taak met een duidelijke status die wordt bijgehouden via aangepaste statussen en automatisering
- Brief klaar: door AI gegenereerde brief, verfijnd door ons team
- Met Writer: Toegewezen aan het juiste bureau via geautomatiseerde routing
- Peer Review: Interne editors geven gestructureerde feedback
- Update vereist: Duidelijke revisieverzoeken met context
- Eindcontrole: Laatste kwaliteitscontrole voor publicatie
- Klaar voor publicatie: SEO-geoptimaliseerd en klaar voor publicatie
De gamechanger:
Alle communicatie vindt plaats in context met behulp van Taakopmerkingen en ClickUp Chat.
Wanneer een bureau een concept indient, leggen ze hun beslissingen direct in de taak uit. Wanneer editors feedback geven, wordt de redenering vastgelegd in dezelfde thread. Geen verloren context meer, geen eindeloze e-mailketens om te proberen te onthouden waarom een beslissing drie weken geleden is genomen.
ClickUp-oplossing:
- Wijs elk stukje content toe als een taak met aangepaste velden voor bureau, contenttype en deadlines, en houd de voortgang bij.
- Gebruik automatisering om taken automatisch naar het juiste bureau of de juiste revisor te sturen.
- Bewaar alle feedback en beslissingen in Taakopmerkingen en ClickUp Chat voor volledige transparantie en context.
3. Kwaliteitscontrole: systematisch beoordelingsproces
Bij 200-250 blogs per maand is kwaliteitscontrole geen optie, maar een kwestie van overleven. We hebben systematische kwaliteitscontrole in elke stap ingebouwd met behulp van aangepaste velden, checklists en dashboards:
- 5-sterrenkwaliteitsrubriek: Elk stuk wordt door editors beoordeeld aan de hand van consistente criteria via aangepaste velden
- Tijdsregistratie van redactionele werkzaamheden: Editors rapporteren zelf hoeveel tijd ze nodig hebben om artikelen klaar te maken voor publicatie (zo weten we welke bureaus extra ondersteuning nodig hebben).
- Prestaties bijhouden: We halen ranglijstgegevens uit SE Ranking (momenteel via handmatige spreadsheetupdates) om de prestaties van gepubliceerde stukken gedurende 30 en 90 dagen te monitoren.
Echte impact:
We kunnen kwaliteitsproblemen op bureau-niveau identificeren en aanpakken voordat ze systematische problemen worden.
ClickUp-oplossing:
- Gebruik aangepaste velden voor kwaliteitsscores en redactionele inspanningen.
- Maak checklists voor elke fase van de beoordeling om ervoor te zorgen dat niets wordt gemist.
- Visualiseer prestaties en knelpunten in realtime met dashboards.
4. Operationele intelligentie: realtime dashboards
Het dashboard dat alles heeft veranderd, laat me in één oogopslag zien:
- Momenteel zijn er ongeveer 600 blogs in productie
- ~90+ klaar om te publiceren
- Wekelijkse levering door het bureau
- Kwaliteitsscores en redactionele inspanningen per team
- Knelpunten op basis van status en tijdlijn
Dit is niet alleen rapportage, het is operationele intelligentie. Als ik bij een bureau te veel stukken zie die vastzitten bij 'Schrijver', weet ik dat ik moet ingrijpen voordat het een crisis wordt. Wanneer de redactionele inspanningen voor bepaalde soorten content pieken, kunnen we onze sjablonen voor opdrachten aanpassen of extra training geven.
ClickUp-oplossing:
- Gebruik dashboards om elke KPI, bottleneck en werklast in realtime bij te houden.
- Stel widgets in voor aangepaste rapportage over de prestaties van het bureau, de status van content en de redactionele inspanningen.
De KPI's die er echt toe doen
Dit is wat we bijhouden en waarom:
Primaire North Star:
Gratis aanmeldingen gegenereerd via blogverkeer. Al het andere is secundair.
Belangrijkste indicatoren:
- Tevredenheid van de gebruiker (geven we antwoord op wat mensen zoeken?)
- Conversiepercentages van content naar aanmeldingen
- Tijd om te publiceren (operationele efficiëntie)
- Kwaliteitsscores en rankingprestaties
Het inzicht dat de meeste teams missen:
Content vertegenwoordigt vaak een aanzienlijk deel van de digitale voetafdruk van uw bedrijf. Elke blogpost is een weergave van hoe klanten uw merk, uw expertise en uw betrouwbaarheid zullen waarnemen.
ClickUp-oplossing:
Gebruik aangepaste velden en dashboards om belangrijke indicatoren bij te houden en deze rechtstreeks te koppelen aan bedrijfsresultaten.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
Ik zal u het verschil laten zien tussen contentchaos en contentsystemen:
Vóór systematische productie:
- Briefs in Google Documenten, feedback in e-mail, bijhouden in spreadsheets
- Geen zichtbaarheid van knelpunten totdat deadlines worden gemist
- Kwaliteit varieert tussen bureaus en contenttypes
- Voortdurend brandjes blussen en handmatige coördinatie
Na het opzetten van de juiste systemen met ClickUp:
- ClickUp-documenten als enige bron van waarheid voor elk stukje content
- Realtime zichtbaarheid in elke fase van de productie met Dashboards met Dashboards
- Proactieve identificatie en oplossing van knelpunten met behulp van automatisering en aangepaste statussen
- Consistente kwaliteit door systematische processen en Checklists en Checklists
De transformatie is niet alleen operationeel, maar ook strategisch. Wanneer u op betrouwbare wijze hoogwaardige content op grote schaal kunt produceren, kunt u ambitieuzer zijn met uw contentstrategie.
We kunnen concurrerende zoekwoorden aanpakken, investeren in uitgebreide onderwerpdekking en experimenteren met nieuwe contentformats omdat we weten dat ons productiesysteem dit aankan.
De technologiestack die dit mogelijk maakt
Ik kan me niet voorstellen dat we dit zonder ClickUp als ons centrale zenuwstelsel zouden kunnen doen. Dit is waarom traditionele tools op grote schaal falen:
- Spreadsheets breken wanneer je honderden bewegende delen bijhoudt
- E-mail threads verliezen hun context en worden archeologische opgaven
- Gescheiden tools dwingen handmatige overdrachten af, wat fouten met zich meebrengt
- Gebrek aan automatisering betekent dat menselijke fouten zich in elk proces vermenigvuldigen
ClickUp biedt ons:
- Geautomatiseerde werkstromen die content op het juiste moment naar de juiste mensen sturen
- Aangepaste velden en statussen die precies de gegevens vastleggen die we nodig hebben
- Real-time dashboards op basis van live operationele gegevens
- Geïntegreerde communicatie met taakopmerkingen en ClickUp-chat
- Gedetailleerde toestemmingen waarmee bureaus kunnen samenwerken zonder elkaars werk te zien
- ClickUp AI voor het genereren van briefings, het bedenken van content en ondersteuning bij de bewerking
Het raamwerk dat u kunt toepassen
Of je nu 10 blogs per maand publiceert of meer dan 200, deze principes zijn altijd van toepassing:
- Systematiseer het aanmaken van briefings – Laat strategische beslissingen niet aan het toeval over. Gebruik ClickUp Docs en ClickUp AI.
- Ontwerp duidelijke overdrachten – Elk overdrachtsmoment moet een duidelijke eigendom en verwachtingen hebben. Gebruik aangepaste statussen en automatisering.
- Leg de context vast tijdens het proces – Communicatie moet plaatsvinden waar het werk gebeurt. Gebruik Taakopmerkingen en ClickUp Chat.
- Bouw kwaliteit in de werkstroom – Voeg kwaliteitscontrole niet pas aan het einde toe. Gebruik checklists en aangepaste velden.
- Meet wat belangrijk is – Houd niet alleen ijdelheidstatistieken bij, maar ook belangrijke indicatoren. Gebruik dashboards.
- Plan voor knelpunten – Identificeer knelpunten voordat ze uw tijdlijn verstoren. Gebruik dashboards en automatisering.
Het komt erop neer
Contentproductie op grote schaal gaat niet over harder werken, maar over het bouwen van systemen die slimmer werken. Het verschil tussen 50 blogs per maand en 200+ is niet alleen het volume, maar ook het systematisch nadenken over elk aspect van het productieproces.
Uw content is vaak de eerste indruk die potentiële klanten van uw bedrijf krijgen. Om die indruk consistent, waardevol en authentiek te maken, is meer nodig dan goede bedoelingen: er zijn goede systemen nodig.
De vraag is niet of u de productie van content kunt opschalen. De vraag is of u dit kunt doen zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit en consistentie die content waardevol maken.
Klaar om uw contentproductieproces te transformeren? Begin met het in kaart brengen van uw huidige werkstroom en identificeer waar context verloren gaat, waar knelpunten ontstaan en waar de kwaliteit achteruitgaat. Bouw vervolgens systemen die deze specifieke problemen oplossen met behulp van de functies van ClickUp, in plaats van alleen maar meer volume door gebrekkige processen te jagen.