Owen Jones is Senior Content Marketeer bij ZoomShift, een online app voor het maken van planningen. Hij is een ervaren SaaS-marketeer, gespecialiseerd in contentmarketing, CRO en FB-advertenties. Hij deelt zijn kennis graag met anderen om hen te helpen hun resultaten te verbeteren.
Een van de beste dingen van een gedistribueerd ontwerpteam is de vrijheid om de beste mensen aan te nemen, ongeacht waar ze wonen. Met de juiste vaardigheden en tools voor het beheer van gedistribueerde teams kunt u uw droomontwerpteam naar succes leiden.
Van alle uitdagingen bij het managen van een team op afstand is ervoor zorgen dat mensen productief, creatief en samenwerkingsgericht blijven wanneer er niemand anders in de buurt is, het moeilijkst. Als manager moet u ervoor zorgen dat uw medewerkers altijd op hun best zijn.
5 strategieën die kunnen helpen om een verspreid team op koers te houden
1. Stel meetbare zakelijke en persoonlijke doelstellingen vast
Het is geen geheim dat communicatie op kantoor meestal gemakkelijker verloopt. Daarom is het belangrijk om duidelijk en begrijpelijk te schrijven en te spreken en realistische taken en deadlines af te spreken.
Het instellen van Key Performance Indicators (KPI's) is een goed idee om uw verwachtingen als werkgever vast te leggen. Het omvat alles wat u van hen verwacht. Hieronder vindt u een voorbeeldtabel met KPI's voor verschillende afdelingen van een bedrijf.
In uw geval zullen de KPI's echter betrekking hebben op zaken als:
- Tijd die moet worden besteed aan het ontwerpproject
- Hoeveel werk verwacht u dat iemand per dag produceert?
- Beoordelingen van klanttevredenheid
Wanneer uw teamleden weten wat u van hen verwacht, kunnen ze vanaf het begin strategieën ontwikkelen om die doelen te bereiken. Het opzetten van een solide ontwerpwerkproces voor het hele team om de teamdoelen te bereiken, is ook een must voor efficiëntie.
2. Plan één keer per week een-op-een vergaderingen
Regelmatige vergaderingen zijn een must. U moet weten of taken worden voltooid en of targets worden gehaald. Eén-op-één-vergaderingen helpen u bij het bijhouden van de resultaten. U leert uw teamleden beter kennen en kunt eventuele zorgen die zij hebben noteren.
Structureer uw vergaderingen altijd.
Maak voor elke vergadering een agenda. De agenda helpt om de vergadering op schema te houden. Hier zijn een paar redenen waarom dit nodig is:
- Breng de leden van het ontwerpteam vooraf op de hoogte van het doel
- Stel duidelijke verwachtingen vast voor wat er voor en tijdens een vergadering moet gebeuren
- Houdt de deelnemers gefocust op het onderwerp
- Bepaal het tempo van de vergadering
- Geef de begin- en eindtijd aan, zodat iedereen zijn abonnement hierop kan afstemmen
Een ander goed idee zijn dagelijkse stand-ups. Dat zijn korte sessies met teamleden op afstand om op de hoogte te blijven van de dagelijkse updates. Maak je geen zorgen, je hoeft niet echt te gaan staan tijdens deze vergaderingen.
U kunt actuele taken, problemen, verbeterpunten, ontwerptrends en de beste acties bespreken. U wilt dat uw ontwerpteam een totaaloverzicht heeft van alles waar aan gewerkt wordt, dat het werk efficiënt verdeeld wordt, dat misverstanden worden opgehelderd en dat iedereen op de hoogte blijft van het laatste ontwerpnieuws.
Je kunt bijvoorbeeld bespreken wat de leden van je ontwerpteam op maandag en vrijdag gaan doen. Het gebruik van planningssoftware is een geweldige manier om alle drukke agenda's bij te houden. Hier is een voorbeeld van een planning van Zoomshift weergegeven in een mobiele app.
U moet ook maandelijkse groepschats met het hele team in uw abonnement opnemen. Deze chats zijn een gelegenheid voor mensen om elkaar te ontmoeten en contacten te leggen.
Een ander punt dat het vermelden waard is, is hoe belangrijk het is dat een werknemer vaak wordt erkend voor zijn uitstekende werk. Dit geldt vooral wanneer u een één-op-één vergadering hebt, waarbij uw werknemer uw volledige aandacht heeft.
Als u dit nog niet wist, maak dan een mentale aantekening dat werknemers, ook die in de creatieve sector, voortdurend op zoek zijn naar bevestiging voor hun werk en eerder loyaal zijn als ze complimenten krijgen. Ze zullen niet blijven als er geen feedbackcultuur heerst in het bedrijf. Hun mening moet belangrijk zijn, en een open communicatielijn moet voldoende zijn om dat te garanderen.
Raak ten slotte niet in paniek als er af en toe kinderen of huisdieren in de vergadering verschijnen. Dit soort situaties komen nu eenmaal voor tijdens een vergadering en horen bij de thuiswerkcultuur.
3. Maak gebruik van projectmanagement software en communicatietools
Ik kan niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om duidelijke communicatiekanalen in te stellen voor een team op afstand. Elk bedrijf zou een voorkeurskanaal voor communicatie moeten hebben. Dit moet duidelijk en gemakkelijk toegankelijk zijn. Skype is een goed voorbeeld van eenvoudige en gratis communicatiesoftware.
Om ervoor te zorgen dat u uw business-abonnement en teamdoelen bereikt, hebt u een oplossing voor projectmanagement nodig. U kunt projectmanagementsoftware gebruiken om informatie te delen en taken toe te wijzen. Met dergelijke software kunt u een ontwerpkanaal creëren waar uw ontwerpers gemakkelijk kunnen communiceren.
Een goed doordacht proces en projectmanagementsoftware helpen ervoor te zorgen dat elke ontwerper een globaal overzicht heeft van wat er met het project gebeurt. Wanneer alle informatie op één plek staat waar iedereen deze kan zien, is het bijhouden van wijzigingen en beslissingen beter te beheren. Volgens veel ontwerpers is ClickUp projectmanagementsoftware die hen helpt taken te organiseren op een manier die past bij hun werkstroom.
Een van de meest cruciale elementen van het leiden van een team is een effectief feedbackproces. U kunt hiervoor het projectmanagementplatform gebruiken dat u hebt gekozen. Hier zijn enkele manieren waarop u feedback kunt geven aan uw team op afstand:
- Opnames: Als u specifieke instructies geeft aan uw ontwerpers, kunt u video-opnames gebruiken om duidelijk te maken wat u bedoelt. U kunt opmerkingen of annotaties toevoegen aan specifieke delen van het project die u wilt benadrukken.
- Schermafbeeldingen: Soms is het makkelijker en sneller om een schermafbeelding te laten zien om duidelijk te maken wat u bedoelt. Beelden helpen om te verduidelijken waar u het over hebt. De Chrome-extensie FireShot van Google is ook een geweldige tool waarmee u volledige schermafbeeldingen van webpagina's kunt vastleggen, bewerken en opslaan als PDF/JPEG/GIF/PNG-bestanden.
- Schetsen: Als iets beschrijven niet voldoende is, aarzel dan niet om het uit te tekenen. Je kunt pen en papier gebruiken of een online app om je ideeën te visualiseren en door te sturen naar je team.
- Opmerkingen: Soms is eenvoudiger beter. Een goed platform voor projectmanagement biedt u de mogelijkheid om opmerkingen, plaknotities of feedback met opsommingstekens achter te laten.
Probeer feedback op ontwerpen te beperken tot een paar verschillende plaatsen. U wilt het voor de ontwerper gemakkelijk maken om feedback te vinden en snel te implementeren.
4. Ontwikkel een cultuur van 'Getting Things Done'
"Getting Things Done" (GTD) is een systeem voor persoonlijke productiviteit dat is ontwikkeld door David Allen en gepubliceerd in een boek met dezelfde naam. Het wordt beschreven als een tijdmanagementsysteem waarmee men zich kan concentreren op het uitvoeren van elke taak die in een externe lijst is opgenomen.
De auteur stelt dat je maar één taak tegelijk goed kunt uitvoeren.
Op basis van het GTD-systeem heeft ClickUp een sjabloon voor Getting Things Done uitgebracht die helpt bij het organiseren van taken en projecten. De sjabloon registreert en verdeelt ze in uitvoerbare werkitems. Het wordt geleverd met verschillende ingebouwde weergaven, aangepaste velden en documenten om gebruikers te helpen bij het prioriteren, bijhouden en uitvoeren van taken, allemaal op één plek.
Sjabloon 'Klaar' in ClickUp
Bonussen en beloningen zijn een vrij standaard functie van professioneel dienstverband. Volgens Reward Gateway is 90% van de HR-medewerkers het erover eens dat een effectief erkennings- en beloningsprogramma bijdraagt aan het behalen van bedrijfsresultaten. Als een medewerker consequent zijn KPI's haalt en laat zien dat hij betrouwbaar is, moet u hem belonen.
5. Wees flexibel en vertrouw op uw collega's
Het feit dat iedereen in hetzelfde kantoor werkt, is geen garantie voor productiviteit. Het is echter wel gemakkelijker om bij te houden wat iedereen doet. Je moet een team van medewerkers hebben waarop je kunt vertrouwen. Het is niet mogelijk om mensen over de schouder mee te kijken wanneer ze op afstand werken.
Thuis werken heeft veel voordelen. Flexibiliteit, tijd en geld besparen op woon-werkverkeer, geen dress code, om er maar een paar te noemen.
Niet iedereen is echter in staat om aan de verwachtingen te voldoen.
Thuiswerken kan veel afleiding met zich meebrengen en sommige werknemers vinden het moeilijk om werk en privé te scheiden. Uw werknemers moeten het werk doen dat hen is opgedragen en de resultaten leveren.
Als u besluit uw ontwerpers een hoge mate van creatieve vrijheid te geven, kunt u geweldige resultaten verwachten. Maak duidelijk dat uw ontwerpers verantwoordelijk zijn voor hun werk en hun beslissingen. Als ze niet presteren, moet u de moeilijke beslissing nemen of ze wel bij uw bedrijf passen.
Het is tegenwoordig niet ongebruikelijk dat werknemers verspreid zijn over verschillende tijdzones. Het kan lastig zijn om iemand te bereiken als het in hun tijdzone 2 uur 's nachts is. Je moet de tijdzones van je teamleden respecteren. Probeer dus de tijd aan te passen aan wat voor anderen het beste werkt.
Geef altijd de tijdzone aan bij het plannen van een vergadering. Vergeet niet om te controleren of er nationale of religieuze feestdagen zijn in de landen waar uw medewerkers wonen.
Conclusie
Op afstand werken is niet voor iedereen weggelegd, en daar is niets mis mee. Als manager van een gedistribueerd ontwerpteam is het uw taak om mensen te vinden die graag op afstand werken en de bijzonderheden ervan begrijpen. De softwareontwerp- en -ontwikkelingssector is voortdurend in beweging en we moeten snel inspelen op nieuwe eisen.
Vergeet niet dat niets face-to-face interactie kan vervangen. Probeer af en toe een bijeenkomst te organiseren met behulp van de tools die u tot uw beschikking hebt, zelfs wanneer u op afstand werkt.