Hoe ChatGPT gebruiken om e-mails te schrijven

AI-tools zoals ChatGPT schudden de boel door elkaar en veranderen die lange e-mailontwerpen en marathons voor het aanmaken van content in snelle Sprints.

En het is niet alleen voor showmarketeers die gebruik maken van AI voor e-mail personalisatie hebben gerapporteerd een 41% inkomstenpiek . Van het verminderen van typefouten en het maken van de perfecte onderwerpregel tot het opstellen van e-mails die menselijk klinken, ChatGPT is er om tijd te besparen.

Of je nu een content maker, auteur of web app ondernemer bent, het beheersen van ChatGPT betekent het overwinnen van de chaos in je inbox.

Volg deze gids om te leren hoe je een scherpe zakelijke e-mail schrijft, zonder je geestelijke gezondheid op te offeren!

Probeer als bonus het beste ChatGPT-alternatief voor je communicatieworkflows, ClickUp Brein .

Samenvatting in 60 seconden

Dit is hoe je ChatGPT kunt gebruiken om je e-mails te schrijven:

• Optimaliseer uw e-mail voor betrokkenheid door te focussen op personalisatie, targeting en resonerende content 📩
• Gebruik ChatGPT voor snelle concepten, maar overweeg de beperkingen voor unieke zakelijke behoeften
• Zorg voor context (toon, structuur, details) om het beste concept te krijgen
• Regenereren of bewerken van concepten voor duidelijkheid en personalisatie
• Dubbelcheck voor nauwkeurigheid en afstemming op uw stem
• Schakel over naarClickUp. Gebruik AI voor e-mails met ClickUp Brain en stroomlijn aantekeningen, gegevensanalyse, het opstellen van e-mails en communicatie
• Beheer al uw e-mails en werk vanaf één plaats, metClickUp E-mail projectmanagement

Hoe ChatGPT te gebruiken voor het schrijven van e-mails

Als je ChatGPT genoeg context geeft, kan het content opkloppen die een perfect startpunt is voor je e-mails. Deel gewoon wat duidelijke instructies, en voilà-ook jij kunt aI gebruiken om e-mails te schrijven die bij uw toon en boodschap passen en u kostbare tijd besparen.

Klaar? Dit is hoe je ChatGPT effectief kunt gebruiken om e-mails te schrijven:

Stap 1: Stel de context en het doel in

Voordat je begint met het begrijpen van de ins en outs van ChatGPT, moet je duidelijk weten waar je e-mail over moet gaan.

Zoals Shakespeare ooit schreef, "Kortheid is het verstand van de ziel."_ Dus bedenk wat u met de e-mail wilt bereiken zonder er te veel omheen te draaien.

Hoe beter je ChatGPT instrueert, hoe beter het je schrijfstijl, doel en e-mail structuur zal begrijpen. Je kunt een herinnering sturen, reageren op een query of een taak opvolgen, maar de instelling van de context is cruciaal.

Laten we zeggen dat je een collega of client om een update vraagt. Je doel is waarschijnlijk om actie te ondernemen of meer details te verzamelen. Als je een vergadering plant, wil je dat de e-mail beleefd en duidelijk is, zodat de ontvanger gemakkelijk de volgende stap kan zetten.

Hier begrijpt ChatGPT dat het doel is om feedback te vragen op een update, dus het past de e-mail aan om te vragen naar de huidige status en wat de volgende stap is. Het zorgt ervoor dat het bericht duidelijk, beleefd en beknopt is, zodat de ontvanger gemakkelijker kan reageren met de benodigde informatie.

Leuk weetje: ChatGPT bereikte een miljoen gebruikers binnen slechts vijf dagen na de lancering in 2022.

Stap 2: Open een account bij ChatGPT

Om te beginnen met ChatGPT, kop naar chatten.openai.com en maak een account aan. Je kunt je aanmelden met je e-mailadres of via Google. Je bent helemaal klaar zodra je account is geverifieerd (je ontvangt een code van zes cijfers op je telefoon)!

via ChatGPT Je hebt toegang tot de gratis versie van GPT-3.5. Als je op zoek bent naar een meer geavanceerde ervaring, kun je upgraden naar GPT-4 voor $20/maand .

GPT-4 biedt snellere reacties en geavanceerde functies zoals browsen en code-interpretatie, waardoor het een goede keuze is voor mensen die tijdgevoelige e-mails behandelen of op zoek zijn naar die extra boost in productiviteit.

Als je werkt aan e-mails die veel tijd vereisen en snellere, meer persoonlijke antwoorden wilt, dan is GPT-4 misschien wel de investering waard.

👀 Wist u dat? Slechts de helft van de Amerikanen is tot op zekere hoogte bekend met ChatGPT, waarvan twee derde een postdoctorale graad heeft. Interessant is dat 54% van de respondenten rapporteerde "helemaal niets" over ChatGPT te hebben gehoord.

Stap 3: ChatGPT aangepaste instructies geven

Allemaal aangemeld? Dan is het tijd om ChatGPT in te stellen om je biedingen te doen. Maar voordat je begint met het genereren van antwoorden en e-mails, moet je ChatGPT wat achtergrondinformatie geven. Geef aan hoe je wilt dat de tool antwoorden genereert.

Volg deze stappen om van ChatGPT echt je assistent te maken: Klik op je weergavenaam of afbeelding om het vervolgkeuzemenu te openen. Klik vervolgens op ChatGPT aanpassen.

Je krijgt twee sleutelvragen die je moet beantwoorden om de antwoorden van de AI aan te passen:

• Wat wil je dat ChatGPT over je weet om betere antwoorden te geven?

Je kunt details delen over je werk, e-mail communicatiestijl, toon en andere relevante voorkeuren. Denk bijvoorbeeld aan je beroep, of je een formele of informele toon gebruikt en hoeveel details je in je e-mails wilt hebben.

• Hoe wil je dat ChatGPT reageert?

Hier kun je de toon en structuur van de e-mails bepalen die ChatGPT zal genereren. Geef aan of je de voorkeur geeft aan beknopte of gedetailleerde formats, kies het niveau van formaliteit (vriendelijk, formeel, of ergens ertussenin), en beslis of je wilt dat de AI meningen uit of een neutrale houding aanneemt.

Je kunt ook je introductie en instructies via de chatbox sturen, zodat ChatGPT je beter begrijpt.

Dit is een voorbeeld van een introductie die je zou kunnen geven:

🧠Fun feit: Ongeveer 25% van de bedrijven in de V.S. heeft bespaard tussen $50.000 en $70.000 met behulp van ChatGPT.

Stap 4: ChatGPT vragen de e-mail te schrijven

Zodra je je gegevens, voorkeuren en gewenste toon hebt gedeeld, kun je ChatGPT vragen de e-mail te maken die je nodig hebt. Als het eerste ontwerp niet helemaal goed is, vraag dan om het antwoord opnieuw te genereren.

🤖 Als je bijvoorbeeld een ontslagmail aan het schrijven bent, kan ChatGPT je helpen een bericht op te stellen dat de juiste balans vindt - of je nu vertrekt voor nieuwe kansen of uit ontevredenheid. Het doel is om op goede voet te vertrekken en ervoor te zorgen dat je professioneel afscheid neemt zonder bruggen te verbranden.

Hier is een voorbeeld van wat ChatGPT kan genereren:

een ander scenario is het weigeren van een projectopdracht.

Een doordachte reactie is de sleutel als je overbelast bent en geen nieuwe verantwoordelijkheid op je kunt nemen. Hoewel het verleidelijk kan zijn om je frustratie te uiten, is het essentieel om kalm, attent en professioneel te blijven. ChatGPT kan je helpen een diplomatieke boodschap op te stellen die je limieten aangeeft zonder afwijzend over te komen.

Hier is een voorbeeld van een beleefde, professionele manier om een nieuw project af te wijzen:

Stap 5: De e-mail bekijken en bewerken

Nadat ChatGPT de e-mail heeft gegenereerd, bekijk je hem zorgvuldig. U kunt de toon aanpassen, ontbrekende details toevoegen of de structuur wijzigen om beter aan te sluiten bij uw bedoelingen. Kijk of u grammatica- of spelfouten in uw e-mail moet herstellen.

Controleer voordat u op verzenden drukt of uw antwoord duidelijk is en in overeenstemming met het bedrijfsbeleid. Dit zorgt ervoor dat uw bericht professioneel is en voldoet aan de verwachtingen, zodat u misstappen kunt voorkomen.

Hoewel ChatGPT zeer capabel is, is de gegenereerde content niet altijd perfect. Personalisatie is cruciaal om ervoor te zorgen dat het volledig overeenkomt met uw stem en de specifieke context van uw bericht.

**ChatGPT kan soms last hebben van "hallucinaties", waarbij het informatie genereert die plausibel klinkt, maar volledig verzonnen is. Dit kunnen verzonnen feiten, niet-bestaande onderzoeken of onnauwkeurige details zijn. Hoewel AI-modellen getraind zijn om behulpzame en accurate antwoorden te geven, kunnen ze de waarheidsgetrouwheid van hun informatie niet in realtime verifiëren.

Daarom is het essentieel om kritieke feiten dubbel te controleren als je AI gebruikt voor onderzoek of besluitvorming!

Zorg ervoor dat u voor uw specifieke behoeften:

• Zorg ervoor dat alle noodzakelijke informatie is opgenomen
• Zorg ervoor dat de toon overeenkomt met uw stijl
• Controleer datums, namen of belangrijke details dubbel op juistheid

Met een beetje extra aandacht kom je een heel eind!

Stap 6: Verstuur de e-mail

Zodra u uw e-mail hebt gecontroleerd en bewerkt, is het tijd om op "verzenden" te drukken

Neem voordat u dat doet even de tijd om te controleren of alles er goed uitziet in uw samenstelbox. Zorg ervoor dat de e-mail overeenkomt met uw e-mailbeheerstrategieën en is professioneel, duidelijk en beknopt.

Stel dat je e-mails verstuurt over essentiële onderwerpen zoals de onderwerpen die we hebben besproken. De juiste toon treffen is nog crucialer. Verstuur ze als je er zeker van bent dat het bericht gepolijst is en in lijn met je doelstellingen!

Maak je niet te druk over de reactie - vertrouw erop dat de AI je heeft geholpen bij het maken van een doordachte, goed geformuleerde reactie.

💡Pro tip: Etiquette voor e-mail is de sleutel tot hoe uw bericht wordt waargenomen en hoe erop wordt gereageerd. Van proeflezen voor duidelijkheid tot de instelling van een respectvolle toon, deze kleine aanpassingen kunnen een groot verschil maken om ervoor te zorgen dat uw e-mails professioneel en effectief zijn.

Limieten van het gebruik van ChatGPT voor het schrijven van e-mails

Het gebruik van AI voor het schrijven van e-mails kan handig zijn, maar het komt met zijn eigen uitdagingen. Hier zijn er een paar om in gedachten te houden:

• Beperkt begrip van context: AI kan moeite hebben om de details van je boodschap of de behoeften van je publiek te begrijpen. Dit kan leiden tot algemene of verkeerd afgestemde content (hallucinaties), vooral in complexe of gevoelige situaties ❌
• Moeilijkheden met personalisatie: ChatGPT kan een basisboodschap genereren, maar mist mogelijk de persoonlijke touch die bij je publiek aanslaat. Bijvoorbeeld inbeheer van e-mailcampagneskan de tool belangrijke gepersonaliseerde details zoals namen of voorkeuren over het hoofd zien, wat de effectiviteit van het bericht beïnvloedt ❌
• Problemen met de nauwkeurigheid: AI levert niet altijd accurate informatie, ondanks de enorme kennisbank. Je moet essentiële details zoals datums, namen of cijfers dubbel controleren, vooral bij verwijzingen naare-mail marketing KPI's ❌
• Inconsistent aantal woorden: Als je een limiet voor het aantal woorden opgeeft in je prompt, kan het zijn dat ChatGPT deze limiet af en toe volgt. Het is vaak onvoorspelbaar en voldoet misschien niet aan je verzoek. Zoals het voorbeeld hieronder, ChatGPT antwoordt in 39 woorden, niet 42. ❌

• Overmatig gebruik van algemene zinnen: ChatGPT leunt vaak op te veel gebruikte zinnen en clichés, vooral in professionele e-mails. Hoewel deze veilig klinken, kunnen ze onoprecht of repetitief overkomen, waardoor uw bericht minder boeiend wordt ❌
• Worstelen met complexe instructies die uit meerdere stappen bestaan: ChatGPT presteert niet altijd even goed met instructies die uit meerdere stappen bestaan. Een voorbeeld: een e-mail met herinneringen, goedkeuringen en follow-ups kan onsamenhangend of onduidelijk overkomen ❌

Ook lezen: Beste e-mailhulpmiddelen (beoordelingen en prijzen)

ClickUp Brain gebruiken voor het schrijven en beheren van uw e-mails

Stel je voor dat je een AI-assistent hebt die aansprekende e-mails kan schrijven, overtuigende onderwerpregels kan genereren, berichten kan personaliseren voor elk publiek en follow-up e-mails kan automatiseren.

Nou, het is hier, op ClickUp -de alles app voor werk. ClickUp Brein is een geavanceerd neuraal netwerk AI geïntegreerd in ClickUp's platform voor projectmanagement voor e-mail . Het helpt u marketingteksten te maken, e-mails te beantwoorden en taken efficiënt te beheren - alles op één plek!

ClickUp Brein

Maak snelle en relevante e-mailreacties met ClickUp Brain

In tegenstelling tot ChatGPT, dat soms onnauwkeurige of verouderde informatie genereert, integreert ClickUp Brain rechtstreeks met de kennisbank van uw team en de huidige projecten.

Dit zorgt ervoor dat u altijd toegang hebt tot de meest up-to-date en relevante details, waardoor het risico op grammaticale fouten afneemt en uw e-mail reacties nauwkeuriger en betrouwbaarder worden.

Met ClickUp Brain's AI Writer for Work, krijgt u:

• Een schrijfassistent voor al uw copywritingbehoeften
• Snelle automatische antwoorden op taken, opmerkingen en e-mails
• Een automatische spraak-naar-tekst transcriber voor hands-free aantekeningen en updates
• De mogelijkheid om je vergaderingen en schermopnamen te transcriberen en eventuele vervolgvragen direct te beantwoorden vanafClickUp Clips
  • Eenvoudig te maken sjablonen voor al uw behoeften, van e-mailcampagnes tot advertenties,druppelcampagnesof werving

Zo doet u het nog met ClickUp:

Geef snelle antwoorden op threads of ontwerp sneller volledige e-mailcampagnes met ClickUp Brain

Om een nieuwe e-mail op te stellen met ClickUp Brain, zoekt u gewoon een openstaande Taak en gaat u naar het commentaargedeelte.

Klik vervolgens op het e-mailpictogram en typ het schuine streep commando "/Schrijf e-mail", gevolgd door Return of Enter. Er verschijnt dan een modaal venster van ClickUp Brain waarin u een beknopt onderwerp kunt invoeren dat het doel van de e-mail samenvat.

Hier ziet het eruit:

Schrijf snel foutloze e-mails met ClickUp Brain

ClickUp Brain analyseert de invoer en genereert een concept e-mail op basis van uw beschrijving.

U kunt het gegenereerde ontwerp aanpassen aan uw stijl of toon. Het platform biedt ook extra opties voor flexibiliteit: u kunt de tekst van de gegenereerde e-mail rechtstreeks naar uw klembord kopiëren.

Als het ontwerp niet helemaal voldoet, klikt u op "Probeer het opnieuw" om ClickUp Brain een andere versie te laten genereren op basis van dezelfde sleutelpunten. Dit zorgt ervoor dat u elke keer de perfecte e-mail krijgt met minimale inspanning!

_Email is uit, ClickUp is in! ClickUp heeft ons in staat gesteld om het aantal e-mails dat we als team verzenden en ontvangen te verminderen. Het betekent ook dat er geen threads verloren gaan, dat mensen niet afhaken, enz. omdat alle informatie in ClickUp staat

Marketing Manager-beoordeling

ClickUp voor marketingteams

Documenten koppelen aan workflows om de productiviteit te verhogen met ClickUp Docs

Het beste aan ClickUp is dat u de ClickUp AI-tools kunt gebruiken om overtuigende teksten te schrijven terwijl u al uw documenten op één centrale locatie bewaart.

Met ClickUp voor marketing kunt u snel sjablonen voor e-mails opstellen, organiseren en rechtstreeks opslaan in ClickUp Documenten . In plaats van te moeten schakelen tussen verschillende platforms, vindt u alles wat u nodig hebt op één plek.

ClickUp Docs

ClickUp Docs integreert ook met workflows, zodat elke Taak die wordt aangemaakt vanuit een gegenereerde e-mail verbonden blijft met het grotere geheel.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/image-12.gif ClickUp Docs: Hoe ChatGPT gebruiken om e-mails te schrijven /$$$img/

Gebruik ClickUp om met uw team samen te werken en uw werk letterlijk op dezelfde pagina te houden!

Voor samenwerking in teams kunt u specifieke documentsecties toewijzen aan leden van het team. Dit maakt het gemakkelijker om documenten in realtime te delen en eraan samen te werken. Of u nu e-mailscripts aan het verfijnen bent of een marketingcampagne beheert kan je team gelijktijdig bijdragen, commentaar geven en het document bijwerken.

ClickUp sjablonen

Naast een krachtig AI schrijfgereedschap clickUp biedt een verscheidenheid aan aanpasbare sjablonen die zijn ontworpen om uw workflows voor e-mailbeheer te verbeteren. ChatGPT mist dit, omdat het niet over dergelijke integraties beschikt om je volledige marketingworkflow te beheren.

ClickUp E-mail Marketing Sjabloon

Voorbeeld ClickUp sjabloon voor e-mailmarketing hiermee kunt u georganiseerd en efficiënt blijven terwijl u campagnes abonneert, een onderwerpregel schrijft, berichten plant en de sleutel tot succes bijhoudt.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/image-164.png ClickUp sjabloon voor e-mailmarketing https://app.clickup.com/signup?sjabloon=t-206446358&\_gl=1*1mmklc1*\_gcl_aw\*R0NMLjE3MzM3NTcxNzQuQ2owS0NRaUF4OXE2QmhDREFSSXNBQ3dVeHU2dVRhZTFlRnlLa3ZSMnJiM1NEUHNPUWRQenhoYlpXbGEwNkl5Y08wMm93TGh1Z0JyMi00MGFBdjNrRUFMd193Y0I.\*\gcl_au*OTg5NjI3MzA2LjE3MzEwNTIzMTguMzAwNjcwNjQzLjE3MzU1OTgzMTQuMTczNTU5ODMxNA....
Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Je kunt e-mails ook automatiseren op basis van het gedrag van gebruikers, zodat specifieke acties je berichten triggeren. Dit maakt het eenvoudig om gerichte e-mails te sturen naar de juiste klanten op het juiste moment.

ClickUp Brain is niet alleen voor het schrijven van e-mails - het helpt u bij het organiseren, personaliseren en samenwerken met uw team. Het pakt de gebruikelijke limieten van AI-tools aan en maakt het schrijven van e-mails en marketing effectiever en gemakkelijker.

Ook lezen: Beste software voor e-mailbeheer (Free & Paid)

Optimaliseer uw e-mail voor een betere betrokkenheid met ClickUp Brain

Het optimaliseren van uw e-mail voor betrokkenheid is meer dan het schrijven van het perfecte bericht. Het gaat om personalisatie, targetten van het juiste publiek en ervoor zorgen dat uw content klikt bij de lezer.

ChatGPT kan helpen, maar voldoet niet altijd aan de unieke behoeften van uw bedrijf. Als het schrijven van e-mails of helemaal opnieuw beginnen voelt als een karwei, dan helpt ClickUp u.

Met ClickUp Brain kunt u aantekeningen maken, gegevens analyseren en e-mails sneller opstellen, waardoor u tijd bespaart. Schakel gewoon de Email ClickApp in uw werkruimte in om alle functies van e-mail te ontgrendelen. Zeg vaarwel tegen writer's blok en repetitieve taken terwijl uw e-mails authentiek en gepersonaliseerd blijven.

ClickUp-taakbeheer, samenwerken en tijdsregistratie verhogen de productiviteit van teams. Klaar om uw e-mailcommunicatie te verbeteren? Meld u vandaag nog aan voor een gratis ClickUp account !