De belangrijkste en meest cruciale rol van een projectmanager of een zakelijk leider is om obstakels op het pad van hun teams te verwijderen en hen in staat te stellen om nog goed werk te doen.
In wezen is een goede projectmanager een geweldige probleemoplosser. Nog te doen, ze hebben de juiste hulpmiddelen en kaders nodig om een probleem effectief te ontleden, mogelijke oplossingen te verkennen en de meest geschikte te kiezen.
In deze blogpost verkennen we één zo'n hulpmiddel, het A3 rapport.
**Wat is een A3 rapport?
Definitie: Een A3 rapport is een aanpak voor probleemoplossing en continue verbetering die een eenvoudig en begeleid proces biedt om complexe zakelijke uitdagingen aan te pakken.
Als je de term 'A3 rapport' hebt gezien en de verbinding hebt gemaakt met het ISO-A3 formaat papier, dan zit je op het juiste spoor. Als pionier van Toyota en wijdverbreid toegepast in de wereld van lean manufacturing, schrijft A3 probleemoplossing een methode voor om informatie te stroomlijnen en beslissingen te nemen.
Doel van een A3 rapport
In essentie is een A3 rapport een hulpmiddel om problemen op te lossen. Binnen dat referentiekader dient het A3 rapport verschillende doelen.
✅ Structuur: Een A3 rapport biedt een gestructureerde probleemoplossende aanpak met duidelijke grenzen. Het helpt teams om het probleem vanuit alle mogelijke hoeken te onderzoeken. Tegelijkertijd helpt het teams om overbodige informatie te elimineren en zich te concentreren op wat belangrijk is.
✅ Limieten: In essentie moet je het probleem kunnen samenvatten binnen een A3 vel papier. Dit helpt om mogelijke oorzaken te prioriteren en middelen dienovereenkomstig toe te wijzen.
✅ Activeerbaarheid: Hoewel het een 'rapport' wordt genoemd, trekt de A3-benadering een duidelijke lijn tussen het probleem (analyse) en de juiste oplossing (actieplan).
herhaalbaarheid: Het A3 rapport is een tool die toegepast kan worden op een breed bereik van problemen. Of je nu in de bouw, productie, social media management of softwareontwikkeling werkt, het A3 rapport kan je helpen!
Op een hoog niveau is een A3 rapport een werkblad om problemen op te lossen. Op een meer gedetailleerd niveau biedt het meer duidelijkheid en zichtbaarheid. Laten we daar eens naar kijken.
De A3 rapportagestructuur begrijpen
Een goed A3 proces biedt een structuur om de context te verkennen, doelen te identificeren, grondige analyses uit te voeren en beslissingen te nemen. Zo ziet dat er in de praktijk uit.
voorbeeld van een A3-werkblad (Bron:) Wikimedia Commons )_
Sleutelcomponenten van een A3 rapport
- De beste manier om een A3 rapport te beginnen is om de basisinformatie op te nemen, zoals:
- Serienummer
- Naam eigenaar rapport
- Namen van belanghebbenden
- Datum van het rapport, enz.
Met dat uit de weg, hier zijn de sleutel componenten.
1. Context/achtergrond
Dit onderdeel bevat alle essentiële informatie die je nodig hebt voordat je naar het probleem zelf gaat.
Laten we aan de hand van een voorbeeld bekijken wat dit inhoudt.
Stel je voor dat je een marketingbureau bent dat de dalende winstgevendheid van een bepaalde opdracht van een client onderzoekt. De zakelijke context sectie van het A3 rapport zal informatie bevatten zoals:
- Historische trends in omzet en winstgevendheid
- Naam en gegevens van de client
- Korte geschiedenis van de relatie
- In het verleden afgesloten contracten, service level agreements (SLA's), ofsjablonen voor visieverklaringen
- Mensen die betrokken zijn bij de opdracht van de client
2. Huidige situatie
Hier splitst u het probleem op. In dit gedeelte leg je de gebeurtenissen, veranderingen en activiteiten uit het recente verleden uit die mogelijk tot het probleem hebben geleid.
In dit voorbeeld zou de huidige situatie informatie bevatten als:
- Externe factoren zoals stijging van de arbeidskosten, inflatie, enz.
- Recente personeelswisselingen bij de client
- Gevolgde processen in de dienstverlening
- De mate van daling van de winstgevendheid
💡Pro Tip: Als dit nieuw voor je is, overweeg dan om een van onze sjablonen voor probleemformuleringen .
3. Doelen
Nu je de volledige context hebt, is het tijd om doelen te stellen. Normaal gesproken geeft het doel de uitkomst van de ideale oplossing weer.
In dit voorbeeld zou je doel kunnen zijn om de winstgevendheid in het volgende kwartaal met 10% te verhogen. Het hoeft echter niet zo eenvoudig te zijn. Je kunt ook doelen stellen voor het verlagen van de arbeidskosten, het automatiseren van processen of het verhogen van de omzet.
4. Analyse van de oorzaak (RCA)
Hier kom je er eindelijk achter waarom je probleem zich voordoet. Instance, waarom daalt de winstgevendheid van deze client?
Sommige sjablonen voor kloofanalyse kan je een gedetailleerde weergave geven, maar om te beginnen zijn hier de stappen om een RCA uit te voeren.
- Brainstormen: Begin met het samenbrengen van alle mogelijke oorzaken
- Bewijs verzamelen: Verzamel voor elke geïdentificeerde oorzaak bewijs om de relatie met het probleem aan te tonen
- Eliminatie: Verwijder alle geïdentificeerde oorzaken die geen significante invloed hebben op het probleem
- Detailleren: Ga dieper in op de top 2-3 oorzaken om de details te begrijpen
In het bovenstaande voorbeeld zou het gedeelte over de oorzakenanalyse er als volgt uit kunnen zien.
| Brainstorming | Het verzamelen van bewijsmateriaal | Bepaling | Detaillering |
|---|---|---|---|
| Alle mogelijke oorzaken analyseren De hoofdoorzaak achterhalen Gegevens analyseren om oorzaken te valideren | |||
| Hogere arbeidskostenVerhoogde technologiekostenLagere levering van dienstenComplexiteit van vereistenInflatieCompetitie VergoedingenProceskaarten voor kritieke workflowsNatuurlijke verandering van vereistenCompetitoranalyse Inflatie, concurrentie en complexiteit van vereisten hebben slechts een marginale impact: De salarissen zijn met 30% j-o-j gestegen, terwijl de client slechts 5% meer betaalde Ondanks de hogere salarissen is de levering van de service 2 dagen vertraagd |
het proces van de oorzakenanalyse_
💡Bonus: Leer hoe u een oorzakenanalyse uitvoert .
5. Voorgestelde tegenmaatregelen
Dit is precies wat de naam zegt. Je weet wat het probleem is, wat de oorzaak is en in welke mate het van invloed is op het probleem. Nu is het tijd om oplossingen te ontwerpen. De onderstaande structuur is nuttig.
| Oorzaak | Tegenmaatregel | Uitkomsten | Verantwoordelijkheid |
|---|---|---|---|
| Leg uit wat u denkt dat deze oorzaak zal aanpakken | Lijst van doelen die hiermee bereikt kunnen worden | Noem de mensen die verantwoordelijkheid zullen nemen voor acties en resultaten |
oplossingen bedenken voor geïdentificeerde problemen_
6. Uitvoeringsplan
In deze fase schets je hoe je de geïdentificeerde tegenmaatregelen gaat uitvoeren. Als je bijvoorbeeld van plan bent om de grootte van teams te verminderen om de oorzaak van de arbeidskosten aan te pakken, dan zal je in je uitvoeringsplan onderzoeken hoe dat eruit zou zien.
Deliverables: Alles wat nog gedaan moet worden om het abonnement uit te voeren. Dit kunnen zijn:
- Team verkleinen
- Teamleden toewijzen aan extra Taken
- Gebruik van middelen verhogen naar 100%
Tijdlijn: Plan de deliverables over de periode waarvoor je doelen hebt gesteld. Om overlappende deliverables effectief te beheren, gebruik je een Gantt grafiek.
RACI: Zorg ervoor dat je een duidelijk idee hebt van wie verantwoordelijk, verantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd is (RACI). Als je een hulpmiddel gebruikt zoals ClickUp wijs voor elke Taak doeners en volgers toe. Misschien zelfs automatisering plannen voortgangsrapportages periodiek.
Reviews: Plan periodieke evaluatievergaderingen om ervoor te zorgen dat de tegenmaatregelen voltooid zijn. Gebruik de sjablonen voor na de dood of sjablonen voor rapporten na actie om de procedure te documenteren.
7. Follow-up
Als u voorbeelden van continue verbetering u zult merken dat de meeste, zo niet alle, een follow-up of een retrospectief hebben om ervoor te zorgen dat de groei incrementeel is. Het A3 rapport is niet anders. Lijst in dit gedeelte de follow-up acties voor elke stakeholder. Vermeld ook wanneer de volgende voortgangsrapportage klaar moet zijn.
De bovenstaande structuur, netjes opgedeeld in zeven secties, zou kunnen lijken op een klinisch proces. Meestal is het echter niet zo eenvoudig.
De rol van verhalen vertellen in A3 rapportages
Een goed A3 rapport dient ook als een manier om aan alle relevante stakeholders, of het nu teamleden, bedrijfsleiders of clients zijn, de aard van het probleem en de robuustheid van de voorgestelde oplossingen te presenteren.
Om deze presentatie overtuigend te maken, is storytelling van vitaal belang. Hier zijn een paar dingen die je moet onthouden bij het vertellen van een verhaal binnen de beperkingen van een A3 rapport.
- Geef voorrang aan duidelijkheid boven creatieve uitbundigheid
- Benadruk de verbindingen tussen context en probleem, probleem en oplossing, of oplossing en resultaten
- Koppel elk stukje informatie terug aan de doelen die je hebt gesteld
- Geef nummers waar van toepassing
💡Bonus: Begin met de basis van hoe een rapport te schrijven
De vele facetten van A3
Het A3 rapport is in de eerste plaats ontworpen als een manier om problemen op te lossen. Dat is echter niet de enige manier waarop het gebruikt wordt.
A3 als hulpmiddel voor organisatieleren
A3 rapporten dienen als een document waarvan teams in de toekomst kunnen leren. In het voorbeeld van de klantbetrokkenheid van een creatief bureau met afnemende winstgevendheid, kan het A3 rapport dienen als kennisbank voor:
- Toekomstige teams om op voort te bouwen en de resultaten te verbeteren
- Teams van andere clients om te kopiëren voor hun accounts
- Nieuwe medewerkers om de achtergrond en context van de klantrelatie te begrijpen
In zekere zin lost een goed A3 rapport niet alleen het huidige probleem op, maar ook verschillende toekomstige problemen. Bovendien is het gebruik van het A3 rapportagekader zelf een organisatorische praktijk die kan helpen bij het standaardiseren, versnellen en verbeteren van de effectiviteit van de dagelijkse werkzaamheden.
A3 als raamwerk voor procesverbetering
Elk A3 rapport bevat follow-up acties die ontworpen zijn om de resultaten in de loop van de tijd te verbeteren. Deze vervolgacties worden dan een soort feedback-loop voor de volgende iteratie.
Laten we in het voorbeeld van het agentschap zeggen dat je de winstgevendheid met 10% hebt verhoogd door de arbeidskosten te verlagen. Er blijven dan nog steeds mogelijkheden over om de technologiekosten te verlagen en de efficiëntie te verhogen. Een A3 rapport zal dit benadrukken en teams aanmoedigen om hun voet op de pedalen te houden op de lange termijn.
A3 in de context van Lean en Six Sigma
Het A3 rapport vindt zijn oorsprong in de wereld van lean manufacturing in Japan. Door die achtergrond helpen A3 rapportages bij het ontwikkelen van lean denken, zoals het elimineren van verspilling, het verhogen van waarde en continue verbetering.
Genoeg theorie, laten we eens kijken hoe je je eigen A3 rapport kunt maken.
Een A3 rapport maken
Het mooie van een A3 rapport is dat je geen ingewikkelde software of briefpapier nodig hebt. Een simpele lege pagina is voldoende. Gebruik een projectmanagement tool zoals ClickUp, gebruik bestaande gegevens en maak je rapport in een handomdraai!
1. Stel uw A3 rapportage in
Open een lege pagina (in A3 grootte als je die bij de hand hebt, maar dat is geen probleem) of open ClickUp Documenten en start een nieuw document.
visuele informatiearchitectuur met ClickUp Docs_
Stel het proces in door zeven secties toe te voegen, één voor context, huidige situatie, doelen, oorzakenanalyse, voorgestelde tegenmaatregelen, uitvoeringsplan en follow-up. Gebruik opmaakelementen zoals banners om de secties van elkaar te scheiden en het makkelijker te maken om ze door te nemen.
Als dat te veel lijkt, probeer dan ClickUp's dagelijks actieplan sjabloon . Gebruik de vooraf ontworpen elementen van deze volledig aanpasbare sjabloon om snel de secties van uw A3-rapport op te stellen.
2. Voeg de relevante informatie toe
Vul gegevens in onder elke sectie. Tag mensen binnen het platform en nodig ze uit om hun input toe te voegen voor oorzaken, bewijs, enz. Je kunt het document ook veilig delen met externe belanghebbenden die geraadpleegd moeten worden.
3. Koppel bijbehorende databronnen
Wanneer u projecten beheert met ClickUp, beschikt u al over een schat aan gegevens die u kunt gebruiken. Bijvoorbeeld, als u denkt dat de bezetting van middelen laag is op uw project, kunt u die theorie gemakkelijk valideren door naar de werklastrapporten te kijken.
Tijdrapportage voor elk team lid met ClickUp Dashboards
Koppel tijdens het maken van uw A3 rapport deze aanpasbare dashboards aan uw document. Voeg schermafbeeldingen toe, koppel andere ClickUp Documenten of sluit externe bestanden in uw rapport in. Stel mensen in staat om door te klikken en trends te begrijpen, als ze dat willen.
4. Actiepunten maken
Zodra het A3 rapport is ingediend, beoordeeld en goedgekeurd, maak je Taken aan voor elke tegenmaatregel vanuit je rapport. Wijs mensen toe, stel deadlines in, voeg checklists toe en nog veel meer!
rapport naar actie met één klik op de knop_
5. Terugkeren met beoordelingen
Zodra je je tegenmaatregelen hebt uitgevoerd, breng je alle belanghebbenden terug naar dit document voor beoordeling. Aanteken de feedback en andere aanwijzingen voor de volgende iteratie. U kunt secties toevoegen binnen hetzelfde document of een subdocument openen voor retrospectieven.
Tot nu toe hebben we gezien wat je Nog te doen staat bij het maken van A3 rapportages. Laten we nu eens kijken wat je niet moet doen.
Veelvoorkomende fouten die je moet vermijden in A3 rapportages
Vage definities: De sleutel tot het oplossen van elk probleem is het duidelijk definiëren ervan. Teams documenteren problemen echter vaak op een vage en dubbelzinnige manier, wat het oplossen bemoeilijkt.
Definieer het probleem in plaats daarvan duidelijk. Het helpt ook als je het probleem op de een of andere manier kunt kwantificeren.
Te veel oorzaken: Het is verleidelijk om alle mogelijke oorzaken in je rapport op te nemen. Ze hebben echter niet allemaal dezelfde impact op het probleem. Het niet kunnen prioriteren of stroomlijnen van het denken is dus een grote fout.
Richt je in plaats daarvan op 2-3 hoofdoorzaken, niet meer. Zorg ervoor dat deze de meeste impact hebben op het probleem.
🚫 Een goed abonnement: Het uitvoeringsplan moet zowel grondig als redelijk zijn. Stel geen verheven doelen om alles van de ene op de andere dag te veranderen. Dit kan verstorend en contraproductief werken.
Maak in plaats daarvan actieplannen die naadloos kunnen worden geïntegreerd in bestaande werklasten en inspanningen voor voortdurende verbetering.
gebrek aan afstemming: Hoe democratisch je dit proces ook maakt, er zullen altijd mensen zijn die het niet eens zijn met je A3 rapportage. Deze onenigheid leidt tot afhaken, waardoor tegenmaatregelen uiteindelijk ontsporen.
Creëer in plaats daarvan een cultuur waarin mensen zich toewijzen, zelfs als ze het oneens zijn.
Het implementeren van A3 probleemoplossing
Een A3 rapport is een document dat het proces vastlegt. A3 probleemoplossing is echter een organisatorische praktijk die een gemeenschappelijke context creëert en beslissingen stuurt. Het implementeren van A3 probleemoplossing vereist een zekere mate van verandering in het denkproces. Hier zijn enkele tips om dat mogelijk te maken.
Probleemoplossingsprocessen stroomlijnen
Het is altijd gemakkelijker om op iets voort te bouwen dan met een schone lei te beginnen. Dus, als onderdeel van uw slank projectmanagement systemen instellen. Met ClickUp kunt u bijvoorbeeld taken, projecten, werklasten, verkoop, financiën en nog veel meer beheren. Na verloop van tijd levert dit waardevolle inzichten op die het oplossen van problemen eenvoudiger en sneller maken.
Stappen om A3 rapportagepraktijken in uw organisatie te integreren
Zodra je A3 probleemoplossing als een van je modellen hebt gekozen, integreer het dan grondig in de organisatie.
Evangeliseren: Zorg ervoor dat iedereen in de organisatie bekend is met het A3 probleemoplossingsproces. Bied trainingen aan over A3 probleemoplossende benaderingen. Neem het op in het inwerken van werknemers. Voeg het zelfs toe aan je managementdiscipline om het in de praktijk te brengen.
Inschakelen: Creëer bronnen die iedereen kan gebruiken. Schrijf best practices of verklaringen van procedures (SOP's) voor het gebruik van de A3 rapportages en deel ze op grote schaal. Integreer het in je six sigma sjablonen voor eenvoudige toegang.
Aanmoedigen: Moedig afdelingshoofden of projectmanagers aan om hun leerervaringen te delen met hun collega's. Stel een software voor probleemoplossing waar iedereen toegang tot heeft en van kan leren. Publiceer A3 rapportages die andere teams kunnen inzien en waardoor ze geïnspireerd kunnen raken.
Uitdagingen overwinnen met A3 rapportages
Laten we eerlijk zijn, het maken van een effectief A3 rapport is veel werk. Vooral op plaatsen waar de instincten van het senior management of de meest vocale leden van het team vaak kritiekloos worden geaccepteerd.
📌 Als je bijvoorbeeld gewoon naar je CEO zou gaan en zeggen: "De winstgevendheid van mijn clienten daalt", dan zou die misschien meteen naar de oplossing van inkrimping van het personeel of verhoging van de prijzen grijpen.
Het echte probleem kan echter ergens anders liggen. Een goede A3 rapportage kan voorkomen dat je slechte beslissingen neemt op basis van onvolledige gegevens.
Strategieën om belanghebbenden te overtuigen van de waarde van A3
Een goed geschreven A3 rapport is op zichzelf, een krachtige manier om belanghebbenden te overtuigen van de waarde ervan. In één weergave brengt het het probleem nauwkeurig in kaart en de oplossing. Als dat niet werkt, zijn hier enkele aanvullende strategieën.
Maak het visueel: Voeg tabellen, diagrammen, highlights en zelfs foto's toe om het document visueel te maken zodat de belanghebbenden het zonder veel moeite kunnen begrijpen.
Back it up: Gebruik echte gegevens en inzichten om je punten te ondersteunen. Gebruik dashboards en grafieken om ze impactvol te maken. Houd het binnen de context van uw managementsystemen.
Geef toegang: Maak het gemakkelijk voor belanghebbenden om te bekijken of bij te dragen. Het helpt ook als het document onderweg toegankelijk is op mobiele apparaten.
tip: ClickUp Dashboards zijn een geweldige manier om rapporten te maken die gegevensgestuurd zijn, een visuele impact hebben en toegankelijk en aangepast kunnen worden door leden van het team.
Oplos problemen op en maximaliseer productiviteit met ClickUp
Ongeacht de sector, geografie, aard van het werk of specifieke rol, we moeten allemaal probleemoplossers zijn.
Op individueel niveau moet u manieren vinden om zoveel mogelijk te automatiseren en te optimaliseren om tijd vrij te maken voor andere menselijke bezigheden. Op organisatieniveau moet je verspilling minimaliseren, de efficiëntie verhogen en een hogere waarde creëren.
Hoe verheven dat ook klinkt, problemen oplossen is geen wonder in één klap. Het is een verzameling van kleine stappen over een langere periode. Door deze kleine stappen strategisch en systematisch te nemen - met behulp van een hulpmiddel dat het A3-rapport wordt genoemd - onderscheidt een succesvol bedrijf zich van de rest.
Integreer probleemoplossende kaders en technieken in uw organisatorische werkstromen met ClickUp. Verbind problemen met gegevens met behulp van aanpasbare dashboards en ontwerp de juiste oplossingen. Implementeer ze effectief met Taakbeheer. Deel veilig en werk zinvol samen met ClickUp. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit.