ooit overweldigd door de rommel in uw Google Drive account?
Talloze gebruikers hebben dergelijke frustraties geuit op online forums zoals Reddit, Quora en het Google Drive Help-forum, met sommigen overwegen zelfs om hun account te wissen en helemaal opnieuw te beginnen .
In tegenstelling tot fysieke rommel, die direct zichtbaar is, blijft digitale rommel vaak verborgen voor de weergave, op de loer in de diepte van je computer of opslagruimte in de cloud.
Je kunt het gemakkelijk negeren, totdat je op een dag overweldigd wordt door het enorme aantal mappen, bestanden en dubbele bestanden, waardoor het bijna onmogelijk is om te vinden wat je nodig hebt.
Als je met een team werkt of je Google Drive deelt met familie, is een rommelige werkruimte zeer waarschijnlijk, vooral als er geen systeem is. Laten we dus bespreken hoe je een systeem implementeert dat een goed georganiseerde Google Drive garandeert, ongeacht het aantal gebruikers.
Hoe je Google Drive organiseren
We hebben gezien hoe Google Drive snel onoverzichtelijk kan worden. Hier zijn enkele strategieën om uw Google Drive op te ruimen en, nog belangrijker, zorg ervoor dat het zo blijft.
1. Mappen (en submappen) maken voor verschillende bestanden
Mappen en submappen zijn de basis van een goed georganiseerde Google Drive. Door logische en hiërarchische structuren te maken om uw bestanden en mappen te organiseren ze bieden een duidelijke en gestructureerde manier om bestanden te sorteren.
Je kunt beginnen met het maken van een top-level structuur voor je Google Drive mappen die je algemene organisatie of project behoeften weerspiegelt. Dit kan gebaseerd zijn op categorieën zoals werk, persoonlijk, bijbanen, enzovoort. Verdeel vervolgens grotere mappen in submappen om uw bestanden verder te organiseren.
voorbeeld
Je werk map kan submappen hebben als 'Projecten', 'Documenten', 'Rapporten' en 'Presentaties' Op dezelfde manier kan uw persoonlijke map submappen bevatten voor 'Foto's', 'Documenten', 'Muziek' en 'Video's'
via Google Drive 💡Pro Tip: Maak een sjabloon voor het schrijven van beschrijvingen met essentiële informatie zoals doel, betrokken partijen en relevante trefwoorden. Op die manier neem je alle relevante informatie op en zorg je ervoor dat de juiste bestanden in de zoekresultaten verschijnen.
4. Geef uw belangrijke bestanden een ster voor snelle toegang
De Star functie is een geweldige manier om prioriteiten te stellen en snel toegang te krijgen tot belangrijke documenten. Door een bestand een ster te geven, kunt u het gemakkelijk terugvinden in uw Starred sectie, zelfs als het diep begraven ligt in uw mapstructuur.
via Google Drive Klik met de rechtermuisknop op een map of bestand, ga naar Organiseren, en selecteer Toevoegen aan ster. Als je de voorkeur geeft aan sneltoetsen, klik dan met de rechtermuisknop op een bestand/map en typ:
- Option + Command + S voor Mac of,
- Ctrl + Alt + S voor Windows
Vergeet niet om te veel bestanden te markeren! Dit kan het moeilijk maken om diegene te vinden die er echt toe doen.
💡Pro tip: Gebruik labels samen met bestanden met een ster voor een betere classificatie. Vraag de beheerder van uw organisatie om labels in te schakelen. Uw beheerder kan tot 150 labels aanmaken en u kunt tot 5 labels op elk bestand toepassen. Dit zorgt voor een preciezere categorisatie.
Bovendien stelt de AI-classificatiefunctie van Google automatisch labels voor, waardoor het proces nog eenvoudiger wordt.
via Google
5. Kleur uw mappen in voor eenvoudige categorisatie
Bestanden met prioriteit een ster geven is handig, maar het coderen van je mappen in kleur biedt een grootschalige benadering van 'visuele organisatie' Door verschillende kleuren te gebruiken voor verschillende mappen, kun je ze gemakkelijk van elkaar onderscheiden, tijd besparen bij het vinden van bestanden en genieten van een visueel aantrekkelijke Google Drive.
Om een map een kleurcode te geven, klik je er met de rechtermuisknop op, ga je naar Organiseren en selecteer je een kleur uit de Mapkleur sectie.
via Google Drive Hier zijn enkele tips voor de kleurcodering van je mappen:
- Wijs kleuren toe aan specifieke categorieën: Bepaal de categorieën die je wilt coderen en wijs aan elke categorie een unieke kleur toe. U kunt bijvoorbeeld blauw gebruiken voor werkgerelateerde mappen en groen voor persoonlijke mappen
- Kleur consequent toepassen: Zorg ervoor dat u consequent dezelfde kleuren toepast op bestanden en mappen binnen elke categorie. Dit zorgt voor een duidelijke en georganiseerde structuur
6. Controleer en ruim uw schijf op
De laatste tip voor het organiseren van Google Drive is om regelmatig door je bestanden te gaan en alles wat je niet meer nodig hebt te verwijderen. Dit helpt je om dingen gemakkelijk terug te vinden en zorgt ervoor dat je geen ruimte tekort komt.
Een manier om dit te doen is door een specifieke tijd in te stellen om je Google Drive op te ruimen. Dit kan wekelijks, maandelijks of per kwartaal zijn, afhankelijk van je gebruik en de snelheid waarmee nieuwe bestanden zich opstapelen.
Maak geneste pagina's en wiki's en werk er in realtime aan met ClickUp Docs
Met ClickUp Docs kunt u:
- Een verscheidenheid aan 'content blokken'maken - van lijsten en tabellen tot code blokken
- Samenwerken met anderen via commentaar, bewerking in realtime en chatten in realtime
- Tags aan documenten toevoegen om ze te categoriseren
- Documenten filteren op titel, datum bekeken of bijgewerkt, bijdrager en locatie werkruimte
- Documenten archiveren die u niet meer gebruikt maar liever niet verwijdert
Visualiseren met whiteboards ClickUp Whiteboard -de gratis digitale whiteboardtool, kan u helpen om uw ideeën te visualiseren, strategieën op te stellen en werkstromen samen in kaart te brengen.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-267.png ClickUp Whiteboard /%img/
Maak samenwerking visueel, boeiend en moeiteloos met ClickUp Whiteboard
Bovendien kunt u uw documenten en taken aan uw whiteboard toevoegen of direct vanuit het whiteboard een taak aanmaken. Dit leidt tot een holistische en soepele gebruikerservaring die uw werkstroom niet onderbreekt.
Koppel uw documenten aan uw processen
Met ClickUp maakt u niet alleen documenten; u koppelt ze ook aan uw operationele werkstromen. Stel bijvoorbeeld dat u een project bijhoudt; u kunt links toevoegen naar belangrijke documenten voor elke taak en subtaak.
Op dezelfde manier kunt u uw ClickUp project in uw document zodat u alles vanaf dezelfde plaats kunt weergeven.
Neem uw checklists voor taken op in uw document voor eenvoudige toegang tot uw ClickUp-taak
Een andere nuttige functie is ClickUp Automatiseringen . Hier kunt u if/then workflow automatiseringen gebruiken om routinetaken te automatiseren, zoals het synchroniseren van informatie, het verzenden van e-mails of zelfs het toewijzen van taken.
Versnel bewerkingen zoals het toevoegen van toegewezen personen, het plannen van statusupdates en meer met ClickUp Automatiseringen op basis van AI
Alles vinden met een universele zoekfunctie
We hebben gezien hoe ClickUp u kan helpen bij het maken en beheren van documenten, projecten en whiteboards vanaf één plek. Deze nauw geïntegreerde interface heeft nog een ander voordeel- ClickUp verbonden zoeken .
Deze AI-gestuurde zoekfunctie kan alles voor u vinden zolang het in ClickUp staat. Het maakt niet uit of dat een document, Taak, directe chat of thread met opmerkingen is.
Vind alles - document, bestand of taak - met ClickUp-taak Zoeken in verbinding
Het beste deel is dat u de mogelijkheden van ClickUp Connected Search kunt uitbreiden door verbinding te maken met uw andere apps. Dit brengt alle informatie onder in één ruimte en helpt u gegevenssilo's te vermijden, of dat nu een GitHub-bestand, een Zoom-opname of zelfs een Google Drive-bestand is.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-270.png ClickUp integraties /$$$img/
Breid uw zoekopdracht uit naar uw volledige technologiestapel door ze te integreren met behulp van ClickUp-integraties
Integreer met uw volledige technologie
Tot slot integreert ClickUp met meer dan 1000 platforms, van CRM's tot ontwerptools tot automatiseringstools en zelfs platforms voor bestandsopslag, zodat u een geïntegreerd systeem kunt instellen dat uw werkstromen stroomlijnt en handmatige gegevenssynchronisaties overbodig maakt.
En het goede nieuws: als u nog niet klaar bent om van Google Drive af te stappen, maar wel een werksysteem in ClickUp wilt instellen, dan kunt u het volgende gebruiken ClickUp-Google Drive integratie om het beste van beide werelden te krijgen.
Breng uw Google Drive-documenten en -bestanden naar ClickUp
Met deze Google Drive integratie kunt u:
- Google Drive-bestanden toevoegen aan ClickUp-taaken
- Door uw Google Drive bladeren vanuit ClickUp
- Google Documenten, Dia's en meer maken vanuit ClickUp
Dit betekent dat u niet tussen verschillende toepassingen hoeft te schakelen - uw werkstromen worden gestroomlijnd en u bespaart tijd.
Beter werken met ClickUp en Google Drive
ClickUp en Google Drive kunnen elkaar aanvullen om uw productiviteit te verhogen en uw werkstromen te stroomlijnen, zodat u niet alleen uw bestanden opslaat maar ook effectiever werkt.
Gecentraliseerd projectmanagement, naadloze samenwerking en AI-gestuurde automatisering van workflows zijn slechts enkele van de voordelen.
Bovendien hoeft u (en uw team) niet te schakelen tussen verschillende tools. Alles kan gebeuren binnen ClickUp.
Meer informatie over hoe ClickUp u helpt beter te werken? Meld u gratis aan bij ClickUp en ontdek het zelf.