Je team heeft zich misschien rond de vergadertafel verzameld om te brainstormen en een project te plannen. Maar ondanks alle inspanningen:
- De uiteindelijke tijdschema's kloppen niet,
- De middelen zijn dun gezaaid, en
- Deadlines? Onrealistisch
Dit zijn maar al te vaak voorkomende problemen die ontstaan wanneer teams het inspanningsniveau (LOE) dat nodig is voor Taken niet volledig inschatten. Het inspanningsniveau is een kritieke stap voor een succesvolle projectoplevering.
Om de LOE goed te krijgen, is meer nodig dan alleen maar tijdsinschattingen maken. Het vereist in feite een grondige analyse van het werkelijke werk.
Laten we eens een aantal sleutelmethoden, tips en best practices bespreken voor het bepalen van het inspanningsniveau in projectmanagement.
Wat is het inspanningsniveau in projectmanagement?
Het inspanningsniveau (Level of Effort, LOE) in projectmanagement is de geschatte hoeveelheid tijd en middelen die nodig zijn om specifieke taken of activiteiten binnen een project te voltooien
In tegenstelling tot traditioneel werk gebaseerd op taken met een duidelijk begin en einde, zijn LOE taken meestal doorlopend of ondersteunend van aard. Enkele voorbeelden zijn supervisie, onderhoud of administratief werk.
LOE geeft de totale inspanning en tijd weer die nodig is om een Taak te voltooien. Dit omvat project ondersteunende activiteiten zoals vergaderingen, documentatie, het bijhouden van projectbudgetten, communicatie en herwerken.
Het wordt meestal gebruikt om het inspanningsniveau in te schatten voor taken die niet direct resultaten opleveren, maar wel essentieel zijn om het project vooruit te helpen.
Hoe verschilt LOE van andere schattingstechnieken
LOE onderscheidt zich van de meer gangbare technieken voor het schatten van projecten zoals top-down of bottom-up schatten.
Terwijl deze methoden de nadruk leggen op het opdelen van Taken in meetbare eenheden met vooraf bepaalde resultaten, is LOE meer continu van aard. Het richt zich op doorlopende taken die kunnen terugkeren of de duur van het hele project kunnen overspannen.
In een bottom-up schatting bereken je bijvoorbeeld de tijd die nodig is om een product te ontwerpen. Het inspanningsniveau daarentegen zou de doorlopende tijd meten die nodig is voor het managen van het productontwerpproces, zoals statusupdates, teamcoördinatie of ontwerpiteraties
Hier zijn drie veelvoorkomende componenten die worden meegenomen in de schatting van het inspanningsniveau:
- Tijd: De geschatte uren of dagen die nodig zijn om de lopende Taak uit te voeren (zoals rapportage, beheer of monitoring)
- Middelen: De mensen, technologieën of apparatuur die nodig zijn om de taak uit te voeren deze Taken te voltooien in de heletijdlijn van het project *Afhankelijkheid van taken: Hoe deze lopende taken andere activiteiten ondersteunen of beïnvloeden voor een soepelere werkstroom van het project
Waarom moeten projectmanagers zich richten op LOE?
Door te focussen op LOE krijgt u een duidelijker, completer beeld van de pijplijn van uw projectplanning. Door te accounteren voor lopende taken zoals supervisie en communicatie verbetert u de toewijzing van resources en controleert u of elk aspect van uw projectlevenscyclus voldoende wordt ondersteund.
Dit stelt je ook in staat om realistische tijdlijnen op te stellen, omdat je rekening houdt met de tijd en moeite die nodig is voor essentiële, maar niet-leverbare activiteiten.
Bovendien wordt de communicatie met belanghebbenden eenvoudiger, krijgen ze een duidelijk beeld van wat het project echt inhoudt en worden de verwachtingen realistischer.
Als je LOE verwaarloost, loop je het risico dat je resources overbelast raken of dat je achter op schema raakt. Erger nog, je kunt de behoeften van het project onderschatten, wat leidt tot inefficiënties of vertragingen die voorkomen hadden kunnen worden.
**Discrete inspanning is een meetbare Taak met een duidelijk begin en einde, zoals het schrijven van een rapport. LOE daarentegen heeft betrekking op doorlopende activiteiten, zoals het plannen van vergaderingen en het maken van documenten, die niet zo gemakkelijk kunnen worden bijgehouden, maar de zaak wel in beweging houden!
Methodes voor het schatten van LOE
Afhankelijk van de complexiteit van de taken en de beschikbare gegevens kun je verschillende methoden gebruiken om de LOE voor het succes van een project in te schatten.
Hier zijn vier sleutels met hun sterke punten en limieten.
1. Oordeelsvorming door experts
Deze techniek voor het schatten van inspanningen is nuttig voor minder kwantificeerbare taken, zoals administratieve hulp of supervisie. Experts in de niche zullen inzichten uit eerdere ervaringen gebruiken om een realistische schatting te maken van vergelijkbare situaties.
👍Pros: Snel, vertrouwt op gerechtvaardigde expertise en is effectief voor unieke of complexe Taken
👎Cons: Subjectief en kan onnauwkeurige schattingen geven als experts bevooroordeeld zijn of sleutel details missen
🤔Wanneer te gebruiken: Met ervaren leden van ontwikkelteams of projectmanagers die in het verleden soortgelijke Taken hebben uitgevoerd
2. Analoog schatten
Dit is afhankelijk van historische gegevens van vergelijkbare projecten om de LOE voor uw huidige project te voorspellen. Door taken uit eerdere projecten met vergelijkbare reikwijdten te vergelijken, kun je goed geïnformeerde schattingen maken van de benodigde tijd en middelen voor het nieuwe project.
👍Pros: Snel, vereist geen gedetailleerde gegevens en is geschikt voor abonnementen in een vroege fase
👎Cons: Minder nauwkeurig omdat het afhankelijk is van de nauwkeurigheid en relevantie van eerdere gegevens
🤔Wanneer te gebruiken: In situaties waarin gedetailleerde informatie over de Taak niet beschikbaar is, maar u wel toegang hebt tot redelijk vergelijkbare gegevens uit eerdere projecten
3. Parametrisch schatten
Deze methode voor het schatten van de inspanning berekent de LOE door statistische gegevens toe te passen op verzamelde parameters.
Voorbeeld: als voor het onderhoud van 10 servers 10 uur per week nodig is, dan is voor het doen van hetzelfde voor 20 servers waarschijnlijk 20 uur per week nodig. Deze methode is perfect geschikt voor Taken met duidelijke, meetbare input en output.
👍Pros: Gegevensgestuurd, nauwkeuriger voor terugkerende Taken en schaalbaar
👎Cons: Vereist gedetailleerde, betrouwbare gegevens en werkt niet goed bij zeer variabele Taken
🤔Wanneer gebruiken: In gevallen waarin Taken kwantificeerbaar zijn en historische gegevens beschikbaar zijn
4. Driepuntsschatting
Ook wel PERT (Program Evaluation Review Technique) genoemd, de driepunts LOE schattingstechniek gebruikt drie verschillende schattingen-optimistisch, pessimistisch en meest waarschijnlijk- om een gemiddelde schatting te berekenen. Dit helpt bij het aanpakken van onzekerheden en variabiliteit in de duur van taken.
voordelen: Accounts voor onzekerheid en evenwichtigere schattingen
👎Cons: Vergt meer inspanning en er moeten meerdere scenario's worden overwogen
🤔Wanneer gebruiken: Wanneer u te maken hebt met grote onzekerheid of wanneer Taken verschillende mogelijke uitkomsten hebben
Het toepassen van deze LOE-schattingsmethoden wordt veel eenvoudiger met projectmanagement tools die uw gegevens snel kunnen verzamelen en analyseren. Bovendien kunnen dergelijke tools ook:
- Gegevens van eerdere projecten weergeven
- Input van experts organiseren
- Je aanpak van LOE-schattingen stroomlijnen
- De nauwkeurigheid van LOE-prognoses verbeteren
Ook lezen: Hoe cyclustijd berekenen om producten op tijd te leveren
Hoe berekent u het effort-niveau?
LOE berekenen is eenvoudiger dan je denkt.
We nemen de sleutel stappen met je door en leggen uit hoe ClickUp's software voor projectmanagement kan helpen om het proces soepeler en nauwkeuriger te laten verlopen. Daarnaast geven we enkele voorbeelden van LOE-inspanningen voor een beter begrip.
Stap 1: Definieer de reikwijdte van het werk
Begin met het duidelijk definiëren van de reikwijdte van het werk en de bedoeling van het project. Krijg dan een grondig idee van de taken en activiteiten die Voltooid moeten worden in de fase van het plannen.
Door grotere Taken op te splitsen in kleinere, beheersbare componenten kunt u de benodigde middelen beter inschatten. Structuren voor het uitsplitsen van werk (WBS) of lijsten met taken kunnen hiervoor bijzonder nuttig zijn.
ClickUp kan helpen door tools te bieden waarmee u de reikwijdte van uw project effectief kunt definiëren en beheren.
Met ClickUp Ruimtes kunt u uw project indelen in verschillende afdelingen of teams, zodat u een duidelijke structuur creëert voor uw werk.
Nieuwe ClickUp ruimten instellen om de reikwijdte van uw project te definiëren en te organiseren
Met mappen en lijsten binnen elke ruimte kunt u elk aspect van het project in detail bekijken, zodat alle Taken worden verantwoord.
Zodra u een duidelijk projectbereik hebt, ClickUp-taak komen in het spel. Het verdeelt grotere taken in subtaken, waardoor het gemakkelijker wordt om de tijd en middelen die nodig zijn voor elke subtaak of component te beheren en in te schatten.
Alle noodzakelijke stappen binnen een taak gedetailleerd bijhouden met behulp van ClickUp-taakchecklists
Stap 2: De tijdsinschatting voor elke Taak
Zodra u de reikwijdte hebt gedefinieerd, moet u bereken de geschatte tijd van voltooien voor elke Taak. Hierbij wordt beoordeeld hoe lang elke activiteit duurt, inclusief afhankelijkheid of mogelijke vertragingen.
Overweeg het gebruik van expert judgement of parametrische schatting op basis van de aard van de Taken. ClickUp tijdsinschattingen vereenvoudigt dit proces.
U kunt schattingen instellen voor individuele taken, waardoor u begrijpt hoe lang elke specifieke taak naar verwachting zal duren en u weloverwogen beslissingen kunt nemen over de planning van uw project.
Bereken de exacte tijd die aan veelvoorkomende taken wordt besteed met ClickUp-taaktijdschattingen om de efficiëntie van je team te verbeteren
Voor taken met meerdere toegewezen personen kunt u aan elke persoon een andere tijdsinschatting toewijzen. Deze aanpak biedt een nauwkeurigere rapportage van werklast en capaciteit in plaats van de volledige schatting aan elke persoon toe te wijzen.
Bovendien voegt ClickUp schattingen samen voor subtaken en de hoofdtaak, zodat u snel de totale geschatte tijd kunt zien voor grote taken met veel subtaken.
Ook lezen: Hoe werkuren efficiënt berekenen met moderne hulpmiddelen
Stap 3: Hulpbronnen toepassen
Begin vervolgens met het inschatten en toewijzen van de juiste middelen, zoals leden van het team, gereedschap en apparatuur.
Vergeet niet te controleren of elk teamlid beschikbaar is volgens de tijdsinschattingen die hierboven zijn berekend. Een goede toewijzing van middelen zorgt ervoor dat de geschatte tijdsinschatting overeenkomt met de werkelijke capaciteit van je team.
Je moet bijvoorbeeld aanpassingen maken als een taak 10 uur in beslag neemt, maar je team maar 5 uur per week beschikbaar is.
Hier is waar ClickUp Werklastweergave wordt handig. Het geeft u een duidelijk beeld van de capaciteit en werklast van uw team op één plek, zodat u gemakkelijk overboekte leden van uw team of hiaten in uw resources kunt vinden.
Op deze manier kun je zien wie beschikbaar is en wie overbelast is, zodat je de taken dienovereenkomstig kunt aanpassen.
Bekijk de capaciteit van je team in een oogopslag op basis van tijdsinschattingen met ClickUp Werklastweergave
Stap 4: Houd de werkelijk bestede tijd bij
Zodra het project loopt, zult u zien of uw LOE-berekeningen nauwkeurig zijn.
Houd de werkelijk bestede tijd aan elke Taak ten opzichte van de geschatte tijd goed in de gaten. Zo kunt u de schattingen vergelijken met de werkelijk bestede tijd en gebieden identificeren waar aanpassingen nodig zijn voor toekomstige abonnementen. ClickUp tijdsregistratie is hier perfect voor.
Hiermee kunt u de werkelijk bestede tijd aan Taken bijhouden en vergelijken met uw oorspronkelijke schattingen. Door deze details in de gaten te houden, kun je gemakkelijk zien waar je schattingen misschien niet klopten en de nodige aanpassingen maken.
Volg de tijd die u aan taken besteedt met ClickUp Time Tracking om te zien hoe uw schattingen overeenkomen
Tijdsregistratie geeft ook een duidelijker beeld van uw tijdmanagement van uw project en verfijnt je aanpak voor nauwkeurigere schattingen in de toekomst.
Ook lezen: 10 Tips om tijdmanagementvaardigheden op het werk te verbeteren
Stap 5: Gebruik de Inspanning-Impact Matrix
Feit is dat niet elke Taak even belangrijk is of evenveel comfort vereist. U kunt de prioriteit van elke taak bepalen met behulp van een Inspannings-impactmatrix die taken categoriseert op basis van hun potentiële impact en de middelen die u moet besteden.
/cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/83f77a-1000.png
ClickUp's Effort Impact Matrix Sjabloon is ontworpen om u te helpen bij het prioriteren en beheren van taken op basis van inspanning en impact.
https://app.clickup.com/signup?template=t-205447678&department=pmo&_gl=1\*81bs4i\*\_gcl\_au*ODEyMzcxNDU1LjE3MjIzMjAyMzYuMTA2ODYzMzQ3OS4xNzI2NTcyNDMyLjE3MjY1NzI0NjA.
Dit sjabloon downloaden
/$$$cta/
U kunt de ClickUp Inspanning-impact matrix sjabloon om uw projecten te rangschikken volgens de verwachte werklast. Dit sjabloon is ideaal voor het beoordelen en visualiseren van de verwachte inspanningen die het succes van een project zullen bepalen.
Naast het verbeteren van uw vermogen om prioriteiten te stellen, verbetert dit sjabloon ook:
- Biedt waardevolle inzichten in potentiële uitdagingen en verwachte kostenstijgingen
- Creëert een eenvoudig te coderen matrix om de voordelen van verschillende soorten Taken in kaart te brengen
- Biedt vijf aangepaste kenmerken om taken te groeperen op basis van hun aard
Stap 6: Aanpassen aan voortdurende veranderingen
Uw projecten zullen vaak veranderen. LOE-berekeningen moeten dus flexibel genoeg zijn om zich aan te passen aan veranderingen in de reikwijdte, de beschikbaarheid van het team, of fluctuerend tijdsbeperkingen . De kans is groot dat je tijdsinschattingen opnieuw moet beoordelen of middelen opnieuw moet toewijzen als je project een verschuiving nodig heeft. ClickUp Dashboards zijn ongelooflijk handig om deze veranderingen te beheren. Ze bieden een aanpasbaar overzicht van de status van uw project om de voortgang in realtime bij te houden en de abonnementen waar nodig aan te passen.
Met dashboards kunt u sleutelgegevens visualiseren, zoals bestede tijd versus tijdsinschatting, toewijzing van resources en voortgang van taken, allemaal op één plek.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-Dashboards-2.gif Gebruik ClickUp Dashboards om uw LOE-berekeningen aan te passen aan veranderende projectbehoeften: Inspanningsniveau /$$$img/
ClickUp Dashboards inzetten om uw LOE-berekeningen aan te passen aan veranderende projectbehoeften
Bovendien kunt u met ClickUp Dashboards projectgegevens weergeven over een gespecificeerd voortschrijdend tijdsbestek. Zo kunt u zien hoe recente wijzigingen uw project beïnvloeden en tijdig aanpassingen maken aan uw LOE-berekeningen en budgetten.
Stap 7: Bewaak en optimaliseer de voortgang
Het is moeilijk om op koers te blijven als u niet regelmatig de voortgang van Taken bewaakt en de werkelijk bestede inspanning bijhoudt.
In feite stelt monitoring u in staat om tijdgevoelige rapporten over de status van projecten of reacties van het publiek te delen met belanghebbenden.
Maak gebruik van de ClickUp sjabloon voor tijdanalyse om uit te splitsen hoe uw team hun werktijd gebruikt.
Tips & Beste Praktijken voor Effectieve LOE-berekening
Een goede LOE-berekening kan de tijdlijn van je project maken of breken. Maar hoe zorg je ervoor dat je de lat hoog legt zonder dingen te ingewikkeld te maken?
Laten we eens duiken in een aantal eenvoudige tips en best practices die het proces vergemakkelijken en alles bijhouden. ✅
Betrek uw team er vroeg en vaak bij
Een fout die veel projectmanagers maken, is proberen het inspanningsniveau alleen te berekenen. Het geheim van nauwkeurige inspanningsschattingen is crowdsourcing. Niemand weet beter hoe lang een taak duurt dan de mensen die ervoor verantwoordelijk zijn.
Door je team erbij te betrekken, van ontwikkelaars tot ontwerpers, krijg je waardevolle inzichten die je misschien over het hoofd zou zien.
Je kunt er bijvoorbeeld van uitgaan dat het schrijven van een nauwkeurig budgetrapport twee uur duurt, maar je accountteam kan je eraan herinneren dat het verzamelen van gegevens een uur langer duurt.
Houd dergelijke communicatielijnen tijdens het project open om snel te kunnen inspelen op onverwachte vertragingen of knelpunten.
Plan voor de Wet van Parkinson
De Wet van Parkinson zegt, "Werk breidt zich uit om de beschikbare tijd voor het voltooien ervan te vullen."_
Hoewel het pessimistisch klinkt, is dit een waardevol punt om te overwegen bij het berekenen van de LOE.
Als je een team twee weken geeft om een Taak te voltooien die eigenlijk maar één week duurt, raad eens - het zal zeker twee weken duren!
Om de Wet van Parkinson te verzachten, geef je je team een deadline die iets korter is dan hun comfortzone, maar neem in je abonnement een buffer op die rekening houdt met mogelijke vertragingen.
Het idee is om ze te stimuleren in de richting van efficiëntie zonder ze te stressen. Het is een evenwichtsoefening, maar deze proactieve strategie voorkomt dat Taken aanslepen.
Vergeet het 'onzichtbare werk' niet mee te tellen
Onzichtbaar werk omvat al die kleine, terugkerende taken die je project in beweging houden, maar die niet noodzakelijk een gedefinieerd resultaat hebbendingen zoals vergaderingen, e-mails beantwoorden of wisselen tussen taken. Deze activiteiten lijken misschien onbelangrijk, maar ze kunnen veel tijd in beslag nemen als je er geen rekening mee houdt.
Om er zeker van te zijn dat je aan alle voorwaarden voldoet, moet je in je LOE rekening houden met onzichtbaar werk door tijdsinschattingen op te vullen. Zelfs als leden van een team maar een uur per dag aan vergaderingen of telefoongesprekken besteden, is dat vijf uur werk per week waar rekening mee moet worden gehouden.
Gebruik functies voor tijdsregistratie, zoals die van ClickUp, om te bepalen hoeveel tijd wordt besteed aan deze kleinere taken voor een nauwkeuriger beeld van de totale werklast.
Gebruik historische gegevens, maar word er geen slaaf van
Natuurlijk zijn historische gegevens je vriend bij het inschatten van de LOE - eerdere projecten kunnen je een idee geven van hoe lang soortgelijke Taken duren.
Maar hier zit het addertje onder het gras: word er niet te afhankelijk van.
Het is niet omdat Taak A de vorige keer 10 uur duurde, dat het ook nu weer zo zal zijn. Variabelen veranderen - mensen worden beter in wat ze doen, technologie verbetert en soms ontstaan er nieuwe obstakels.
De beste aanpak? Gebruik historische gegevens als basis, maar bouw altijd ruimte in voor aanpassingen op basis van de specifieke kenmerken van uw huidige project.
Analyseer de huidige voorwaarden om je schattingen te verfijnen. _Zijn er nieuwe leden bij het project betrokken? Is de reikwijdte van het project groter dan de vorige keer?
Praktische toepassingen van schatting van het niveau van effort
Wil je van LOE schatten meer maken dan alleen een theorie?
Ontdek deze praktische toepassingen om LOE te gebruiken voor betere abonnementen en uitvoering van projecten. 🗂️
1. Sprints voor softwareontwikkeling
Bij agile softwareontwikkeling werken teams in korte, iteratieve cycli die bekend staan als Sprints.
LOE-schatting is hier cruciaal om te bepalen hoeveel tijd en moeite ontwikkelaars, ontwerpers en testers nodig hebben om de functies en bugfixes te voltooien die voor de Sprint zijn gepland.
Stel dat een team de taak heeft om een nieuwe functie te ontwikkelen. In dat geval schat LOE de voortdurende inspanningen in die nodig zijn voor testen, codebeoordelingen, debuggen en kwaliteitstesten - taken die misschien geen vast einde hebben maar die essentieel zijn voor een soepele cyclus van ontwikkeling.
Door de LOE te berekenen, kunnen projectmanagers er zeker van zijn dat middelen correct worden toegewezen en dat de Sprint op schema blijft.
Bonus: Duik in extra agile schattingstechnieken voor slimmer projectmanagement.
2. Marketingcampagne abonnement
Bij het plannen van een marketingcampagne schat LOE lopende taken in zoals het monitoren van sociale media, het optimaliseren van de prestaties van advertentieprojecten of het coördineren met beïnvloeders.
Een campagne projectmanager kan LOE bijvoorbeeld gebruiken om te bepalen hoeveel wekelijkse inspanning nodig is om advertentie-uitgaven aan te passen, te reageren op vragen van klanten en de dialoog aan te gaan met het publiek op verschillende platforms.
Terwijl de deliverables van het project het aanmaken van content of het ontwikkelen van advertenties kunnen omvatten, zorgt de LOE ervoor dat essentiële maar doorlopende taken, zoals het monitoren van de prestaties, in rekening worden gebracht. Dit garandeert het succes van de campagne na verloop van tijd.
3. SAAS projectmanagement
Bij SAAS-producten helpt een LOE-schatting projectmanagers bij het bepalen van de tijd en middelen die nodig zijn voor doorlopende activiteiten zoals producttests, serveronderhoud en gegevenscontroles.
Terwijl de ontwikkeling van een functie van een product bijvoorbeeld een duidelijke tijdlijn kan hebben, moet de inspanning die nodig is voor doorlopende taken zoals het bijhouden van gegevens of het beheren van query's van klanten afzonderlijk worden berekend.
LOE zorgt ervoor dat aan deze activiteiten voldoende tijd en middelen worden toegewezen, zodat vertragingen of problemen met de naleving van de regelgeving in de toekomst worden voorkomen.
4. Onderzoeks- en ontwikkelingsinitiatieven
In onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten (R&D) wordt LOE toegepast om de continue inspanning in te schatten die nodig is voor experimenten, gegevensanalyse en rapportage.
Laten we zeggen dat een team dat werkt aan nieuw onderzoek misschien geen vaste tijdlijn heeft voor wanneer er doorbraken zullen plaatsvinden.
Toch moeten ze een schatting maken van de voortdurende inspanning die nodig is om kwantitatieve en kwalitatieve tests uit te voeren, gegevens te analyseren en resultaten te documenteren. LOE bevestigt dat deze lopende activiteiten goed worden ondersteund, zelfs als de uitkomsten onzeker zijn of de tijdlijn flexibel.
Verbeter LOE-schatting met ClickUp voor beter projectmanagement
LOE-schattingen zijn van vitaal belang in een groot aantal industrieën. Ze houden de lopende, vaak over het hoofd geziene taken bij die essentieel zijn om projecten op schema te houden. Op deze manier kunt u garanderen dat de nodige inspanningen altijd aanwezig zijn.
Door LOE te integreren in je projectplanningsfase wordt het veel eenvoudiger om middelen toe te wijzen en tijdlijnen te beheren.
Overweeg ClickUp te gebruiken om alle tijd die aan kleine en grote taken wordt besteed in de gaten te houden. ClickUp genereert ook automatisch rapportages op basis van de statistieken die je invoert en wilt analyseren. Waar wacht u nog op? Aanmelden bij ClickUp vandaag nog gratis.