nieuwsgierig naar _projectintegratiebeheer ?
Hoewel het misschien ingewikkeld klinkt, is projectintegratiemanagement gewoon het samenbrengen van de verschillende onderdelen van je projectwerk.
het is net als Ikea-meubilair in elkaar zetten
Maar projectintegratiemanagement is veel gemakkelijker dan het lijkt, niet andersom.
In dit artikel bespreken we wat projectintegratiemanagement is en waarom je het nodig hebt, de stappen die erbij komen kijken en de sleutel voordelen.
We laten ook zien hoe een tool voor projectmanagement maakt geïntegreerd projectmanagement een fluitje van een cent.
Laten we beginnen.
Wat is projectintegratiemanagement?
Projectintegratiemanagement verwijst naar de processen en activiteiten die alle elementen van je project coördineren. Het is vooral nuttig als je project bestaat uit multifunctionele teams omvat en zouden baat hebben bij een meer uniforme aanpak van projectmanagement.
Met andere woorden, geïntegreerd projectmanagement (IPM) is alles wat je doet om ervoor te zorgen dat de stukjes en onderdelen van je project samenwerken.
zoiets als wat Nick Fury deed voor de Avengers!
Bij IPM identificeer, definieer, integreer en coördineer je de reeks individuele processen van een organisatie, zoals werkverdelingen, aanbestedingen, te leveren prestaties, enzovoort.
En soms betekent dit dat je afwegingen moet maken tussen concurrerende doelen en procesgroepen binnen je organisatie.
Wat is het doel van geïntegreerd projectmanagement?
In conventionele projecten, is het vrij standaard voor teams van verschillende afdelingen om samen te werken. En je mag een vrij consistente en geïntegreerde aanpak van projectmanagement verwachten in deze teams, omdat ze allemaal naar een gezamenlijk doel toe werken.
Nee!
De meeste Teams functioneren in silo's die ze zelf hebben gemaakt.
het is alsof ze op aparte eilanden zitten, geïsoleerd door radiostilte
Ja, verschrikkelijk nieuws voor je project en organisatie.
Gelukkig is dit precies waar projectintegratiemanagement een einde aan maakt.
Niet meer werken in silo's of eilandjes.
Met een geïntegreerde aanpak van projectmanagement kun je stabiliteit en eenheid toevoegen:
- Beheer van middelen
- Onderliggende planningen
- Open communicatie
- Kostenbeheersing
- Kwaliteitsbeheer
- Betrokkenheid van belanghebbenden
Laten we eens kijken hoe je dat kunt instellen:
Wat zijn de zes beheerprocessen voor projectintegratie?
Er zijn zes cruciale stappen in projectintegratiemanagement:
- Creëer een projectcharter2. Ontwikkel een project abonnement3. Projectuitvoering beheren4. Projectwerk bewaken5. Wijzigingsbeheer uitvoeren6. Het project sluiten Hier volgt een betere kijk op elk van deze projectmanagementprocessen voor integratie:
1. Een projecthandvest opstellen
Het definiëren van een project charter is meestal de eerste stap in uw projectintegratietraject.
Een charter is een kort document met een lijst van de scope , de projectresultaten, informatie over de belanghebbenden en de projectsponsor, en andere noodzakelijke kennis zoals het budget en de risico's.
Het is een essentieel organisatorisch procesmiddel dat formeel het bestaan van een project erkent en de projectmanager toestemming geeft om bedrijfsmiddelen te gebruiken voor projectactiviteiten. Het is de gemakkelijkste manier om iedereen vanaf het begin op dezelfde pagina over het project te krijgen.
Beschouw het projecthandvest als een soort contract dat bindend is gedurende de hele levenscyclus van het project.
Of zoals het in Game of Thrones wordt gezegd:
"In het aangezicht van de Zeven verzegel ik hierbij deze twee entiteiten: het project en de projectmanager._
Vanaf deze dag tot het einde van het project behoren jullie elkaar toe."
Dat is tenminste wat we denken dat ze zeiden.
Om een projecthandvest op te stellen, moet je eerst voldoende kennis hebben van het:
- Achtergrond van het project en details van de business case
- Beschrijving van de reikwijdte en het doel van het project
- Projectrisico's, aannames, beperkingen en afhankelijkheid
- Deliverables
- Eisen voor het project
- Criteria voor succes van het project
- Project mijlpalen en tijdlijnen
- Relevante belanghebbenden en rollen van projectteams
- Project budget
Zodra alles wat je nodig hebt beschikbaar is, kun je een project charter opstellen.
maar waar maak je er een?
Natuurlijk kun je het op de moeilijke manier doen met programma's als Excel of Word.
Of u neemt de makkelijke (en slimme) weg en maakt het charter met ClickUp Documenten .
Wacht, wat is ClickUp?
ClickUp
is een van 's werelds
hoogst gewaardeerde software voor projectmanagement
gebruikt door goed presterende teams om projecten effectief te beheren.
Hebben we al vermeld dat het ook gratis_ is?
cha-ching!
Hoe een project charter maken met ClickUp
ClickUp gebruiken Documenten om interne en externe documenten, wiki's, kennisbanken en nog veel meer te bouwen.
Het maken van een projectmanagement abonnement is vrij ingewikkeld, maar het hoeft niet zenuwslopend te zijn.
Met projectmanagement software zoals ClickUp, project planning zou wel eens je favoriete tijdverdrijf kunnen worden.
Met ClickUp kunt u:
- definiëren en toewijzentaken,subtaken, enchecklistsmaak taken en subtaken voor verschillende projectonderdelen en wijs een teamlid toe aan elke taak. Verdeel de taken in kleinere projectmanagementactiviteiten binnen een checklist en streep ze af terwijl je bezig bent.
- InstellenDoelen: ClickUp werkt het algemene percentage van de voortgang van het project automatisch bij wanneer u specifieke doelen hebt voltooidprojectdoelstellingen hebt voltooid en projectactiviteiten hebt voltooid. Als je vooraf doelen instelt, kun je later de voortgang van het project bijhouden.
- PlaatsMijlpalenmijlpalen zijn mijlpalen die projecten opdelen in verschillende fasen met mijlpalen die elke projectfase scheiden. Dergelijke voortgangsmarkeringen kunnen worden gebruikt om belangrijke vorderingen van je projectteam of het einde van een essentiële fase in je project te markeren.
Als je projectplan klaar is, blijf dan proactief om ervoor te zorgen dat de uitvoering echt volgens abonnement verloopt. Houd alles actief bij om ervoor te zorgen dat al je projectteams en afdelingen alles hebben wat ze nodig hebben om effectief samen te werken.
Onthoud, als een projectmanager jij bent degene die de lakens uitdeelt tijdens de fase van de projectuitvoering.
En de uitvoeringsfase van het projectintegratiemanagementproces houdt meestal in:
- Het aanpakken van verschillende project Taken en deliverables
- De samenwerking tussen projectteams beheren
- Ervoor zorgen dat mijlpalen worden gehaald
- Aanbevelingen doen voor veranderingen samen met preventieve en corrigerende acties
- Rapportage van de status van het project aan relevante belanghebbenden
- Vergaderingen plannen met het leadership team om updates en wegversperringen te bespreken
voelt als een sleur?
geen probleem!
Met ClickUp is het uitvoeren van een masterplan voor projecten nog nooit zo eenvoudig geweest:
- Kies uitmeerdere weergaven zoalsBord,Box,Lijst,Kalenderen meer om de werkstroom vanuit verschillende invalshoeken te beheren. Als je bijvoorbeeld eenKanban fan bent, gebruik dan de Board weergave om Taken te visualiseren in eenKanban-bordvolgens status,datum,prioriteit,toegewezen persoonenz.
- Gebruik deWerklastweergave om de capaciteit van je team te plannen, visualiseren en controleren. Dit helpt jemiddelen te gebruiken perfect.
- MaakAangepaste statussen voor verschillende fasen in een gedefinieerd proces of werkstroom. VoorbeeldAgile softwareontwikkeling werkstroom kan een "Update aangevraagd" fase hebben, terwijl een contentmarketingbureau iets als "Content ideeën" kan gebruiken
Ga zo gedetailleerd en creatief te werk als je zelf wilt!
4. Project werk bewaken
Als je tot over je oren in het werk zit, verlies je gemakkelijk uit het oog hoe ver je al bent of hoeveel er nog moet gebeuren.
Voor effectief projectmanagement moet je de prestaties van het project regelmatig controleren en vergelijken met een vastgestelde basislijn van het project. Het is ook belangrijk om te controleren hoe goed iedereen samenwerkt en of je projectafdelingen zo eensgezind zijn als je had gewild.
Stel vragen als:
- _ Liggen we op schema?
- _Is iedereen in staat om effectief samen te werken?
- welke taak blokkeert de voortgang?
- hoeveel sneller moeten we gaan om deadlines te halen?
- wat is de werkverdeling binnen het projectteam?
Zonder de juiste tool is het onmogelijk om dergelijke vragen te beantwoorden en ernaar te handelen.
Maar met de juiste tool zoals ClickUp, is het een fluitje van een cent.
Met deze tool voor projectmanagement kunt u:
- InteractieveGantt grafieken om de voortgang van projecten bij te houden, deadlines te beheren en knelpunten op te lossen. Lees hier meer over Gantt grafieken.
- Visualiseer de werkactiviteit van je team met dePulse functie
- Gebruik deDashboards functie om bovenop uw projecten te blijven met verschillende grafieken zoalsBurnup,Burndown,SnelheidenCumulatief grafieken
Deze projecttoezicht functies helpen u snel mogelijke problemen te identificeren, uw team op de hoogte te brengen en het abonnement van het project dienovereenkomstig aan te passen.
5. Wijzigingsbeheer uitvoeren
Bij elk project krijg je te maken met onverwachte onbekenden.
Dit zijn dingen die buiten de directe controle van het project vallen en die de voortgang van het project kunnen doen ontsporen.
maak je geen zorgen. Het hoort er allemaal bij
Je hebt gewoon een systeem nodig binnen je integratiemanagementstrategie om dingen aan te pakken zoals een belanghebbende die extra wijzigingen aanvraagt en onbeschikbaarheid van middelen.
Een geïntegreerd wijzigingsbeheerproces dat een wijzigingsverzoek gemakkelijk kan verwerken en goedkeuren, is essentieel. Het is een van de slimste manieren om ervoor te zorgen dat je processen verenigd en verbonden blijven, ongeacht eventuele haperingen in het project.
maar hoe doe je dat?
Hoewel een document met het wijzigingsverzoek u kan helpen, kan het niet omgaan met de omvang en frequentie van de meeste spontane wijzigingen die zich kunnen voordoen.
Je kunt ook gewoon e-mails heen en weer sturen over goedgekeurde wijzigingen.
Dit is echter niet alleen erg traag, maar het is ook moeilijk om verantwoording af te leggen voor geïntegreerd wijzigingsbeheer.
ClickUp lost dit dilemma in wijzigingsbeheer op met zijn:
- Redactie functie die werkt met PDF-, PNG-, GIF-, JPEG- en WEBP-bestanden. Hiermee kunt u feedback centraliseren en het goedkeuringsproces voor een wijzigingsverzoek versnellen en nog veel meer.
- Clip functie waarmee je video's (met audio) kunt opnemen en delen met je team voor snelle suggesties over aspecten die je wilt veranderen
