Veel mensen beschouwen vergaderingen van leidinggevende teams als een enorme tijdverspilling. Dat komt omdat de meeste vergaderingen versnipperd zijn en vaak ontsporen door negatieve teamdynamiek .
Een echt effectieve vergadering richt zich op wat echt belangrijk is en wat er nu moet gebeuren. Betreed de Level 10 vergadering.
Laten we eens onderzoeken wat een Level 10 vergadering is en waarom het zo goed werkt. Daarna bekijken we de structuur van de vergadering en leren we enkele manieren om uw leiderschapsteams naar een hoger niveau te tillen. U zult vergaderingen nooit meer op dezelfde manier doen. ✨
**Wat is een niveau 10 vergadering?
Genereer snel uw vergaderagenda op een collaboratief document in ClickUp
De Level 10 (L10) vergadervorm is ontwikkeld om ondernemers, leiderschapsteams en startups te helpen bij het identificeren, bespreken en oplossen van problemen. Deze 90 minuten durende vergadering wordt elke week bijgewoond door het hele leiderschapsteam.
Terwijl staande vergaderingen richten zich op dagelijkse taken en klantvergaderingen gaan vaak over het opbouwen van relaties en het verzamelen van informatie, terwijl L10-bijeenkomsten een meer strategische en probleemoplossende focus hebben. Ze stimuleren duidelijkheid, afstemming en actie, waardoor de productiviteit verbetert, de inkomsten toenemen en de samenwerking binnen het leiderschapsteam verbetert. 👪
Wekelijkse L10 meetings zijn slechts één van de tools en principes die deel uitmaken van het Entrepreneurial Operating System® (EOS). EOS werd opgericht door Gino Wickman en is gebaseerd op zes sleutelelementen, namelijk
- Visie
- Mensen
- Gegevens
- Problemen
- Proces
- Trekkracht
Elk van deze elementen komt aan bod tijdens de L10-bijeenkomsten, waarbij het grootste deel van de tijd wordt besteed aan de drie belangrijkste agendapunten.
Voordelen van een Level 10 vergadering
L10 vergaderingen zijn zeer effectief en daar zijn verschillende redenen voor.
Ze zijn doelgericht
Bedrijfsdoelen en strategische doelstellingen staan centraal tijdens de vergadering. Deelnemers delen snel updates over hun scorecardgegevens, waardoor ze een momentopname krijgen van hoe het bedrijf het doet in relatie tot die doelen. Dit maakt het gemakkelijk om op één lijn te blijven en in de juiste richting te blijven bewegen. 🎯
Ze lossen problemen op
Zestig van de 90 minuten van deze wekelijkse vergadering zijn gericht op het begrijpen van problemen die het behalen van de bedrijfsdoelen in de weg staan. De vergadertijd wordt goed besteed aan het aanpakken van de hoofdoorzaken en het zoeken naar oplossingen op strategisch niveau. Dit format is ontworpen om problemen op te lossen voordat het grotere problemen worden, wat later tijd en energie bespaart.
Ze zijn zeer gericht en bruikbaar
Elk agendapunt heeft een specifiek (meestal kort) tijdsbestek, zodat er geen tijd wordt verspild. Actiepunten worden duidelijk gedocumenteerd, gerapporteerd en ofwel afgevinkt, overgedragen of als probleem naar voren gebracht. ✅
Ze hebben een duidelijke structuur
L10-vergaderingen vinden elke week op hetzelfde tijdstip op dezelfde dag plaats en ze volgen een standaardproces zodat iedereen weet wat hij kan verwachten en zich goed kan voorbereiden.
Dit alles gezegd hebbende, mag het geen verrassing zijn dat het houden van dit soort bijeenkomsten een sterke facilitering en een nauwgezette notulist/beheerder vereist - bij voorkeur elke week dezelfde mensen om continuïteit te waarborgen.
De rol van de facilitator is om mensen te houden aan de agenda van de vergadering en het volgende af te dwingen vergaderetiquette -zoals voorbereid zijn en zich houden aan de tijdschema's van de agenda. De beheerder maakt notities van de vergadering, werkt de To-Do Lijst (die deel uitmaakt van de agenda) bij en houdt iedereen op de hoogte.
Met de juiste mensen, processen en hulpmiddelen zijn L10-vergaderingen de moeite waard.
Level 10 Vergaderingsstructuur
Een van de sleutels tot succes hier is dat de meeste L10 vergaderingen dezelfde agenda volgen. Laten we eens stap voor stap bekijken wat dat precies inhoudt.
Gesprek
tijd: 5 minuten
De vergadering opent met een segue, ook wel check-in genoemd. Elk teamlid deelt persoonlijk of professioneel goed nieuws, bijvoorbeeld een overwinning of een aha-moment uit hun week. Dit geeft iedereen de kans om volledig aanwezig te zijn bij de vergadering, creëert verbindingen binnen het leiderschapsteam en start de sessie met een positieve noot. 😊
Scorecard
tijd: 5 minuten
In dit gedeelte worden de doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's) besproken - of de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) - die bijdragen aan de doelstellingen van het bedrijf. De eigenaar van elke belangrijke prestatie-indicator geeft gewoon aan of zijn prestatie-indicator "op schema" of "niet op schema" ligt, zonder verdere uitleg op dit punt. Als het niet op schema ligt, wordt het verplaatst naar de Issues List, die later in de vergadering wordt besproken.
Evaluatie
tijd: 5 minuten_
Rocks zijn kwartaaldoelen en elk teamlid is meestal verantwoordelijk voor drie tot vijf van deze doelen. Rock-updates bestaan ook alleen uit een "op schema" of "niet op schema" antwoord, waarbij eventuele problemen naar de Issues List worden verplaatst. 🪨
Klant- en Werknemerskoppen
tijd: 5 minuten_
Hier delen de aanwezigen goed of slecht nieuws over medewerkers of klanten. Goed nieuws wordt gevierd en slecht nieuws gaat direct naar de Issues List.
To-Do Lijst
tijd: 5 minuten
De takenlijst bevat actiepunten die binnen 7 dagen moeten worden uitgevoerd. Veel van de punten die tijdens de vorige vergadering zijn besproken, zijn dus al tijdens de week daarvoor afgerond. Tijdens de huidige vergadering verklaren de deelnemers deze items als "gedaan" of "niet gedaan" Alle items die in de laatste categorie vallen, kunnen naar de volgende week worden verplaatst om tijdens de volgende vergadering te worden besproken of - als ze een probleem zijn geworden - naar de Issues List van deze week worden verplaatst.
Puntenlijst
tijd: 60 minuten_
Dit deel van de vergadering, ook bekend als Identify, Discuss, Solve (IDS®), is gewijd aan het blootleggen van de werkelijke wortels van problemen en vervolgens brainstormen over manieren om ze op te lossen . Na een korte samenvatting van de problemen op de lijst van vorige week plus de problemen die tijdens deze vergadering zijn toegevoegd, stemmen de aanwezigen over de prioriteit die ze eraan toekennen. Vervolgens pakken ze de top drie aan, te beginnen met de belangrijkste. Eventuele volgende stappen worden toegevoegd aan de To-Do Lijst. Als een probleem op de lijst niet binnen een paar weken wordt afgehandeld, wordt het verplaatst naar een lijst voor de langere termijn om tijdens de volgende kwartaalvergadering te worden besproken.
Afronden
tijd: 5 minuten_
De laatste paar minuten worden besteed aan het doornemen van de To-Do Lijst en de volgende stappen. De aanwezigen beslissen ook over eventuele cascadeberichten die moeten worden doorgegeven aan de rest van de organisatie. Tot slot beoordelen ze de vergadering met een cijfer uit 10. Als het gemiddelde lager is dan een 8, bespreken ze wat ze de volgende keer anders zouden kunnen doen.
Met zo'n duidelijk L10 sjabloon komen de belangrijkste onderwerpen altijd aan bod en zou je toch op tijd klaar moeten zijn, elke keer weer. ⏱️
10 tips om uw niveau 10 vergaderingen te verbeteren
Nu je weet waar je naar moet streven, laten we eens kijken hoe je die vergaderingen een niveau hoger kunt tillen-en tijd besparen en moeite.
1. Maak optimaal gebruik van vergaderhulpmiddelen
Moderne technologie kan een echte zegen zijn - en software voor vergaderbeheer is hier een goed voorbeeld van.
Neem ClickUp vergaderingen bijvoorbeeld. Dit online vergaderplatform biedt checklists voor het plannen van vergaderingen, sjablonen voor vergaderingen, hulpmiddelen voor het maken van notities, uitstekend taakbeheer en nog veel meer - allemaal ontworpen om uw leven gemakkelijker te maken. Begin met de ClickUp Level 10 Vergaderings Sjabloon en neem het vanaf daar over.
Goed om te weten: ClickUp sjablonen dekken zowat elke eventualiteit. Van sjablonen voor projectaftrap die je helpen plannen en prioriteren om sjablonen voor één-op-één vergaderingen om je team te managen, hoef je nooit meer vanaf nul te beginnen.
2. Strategisch plannen
Beheer en organiseer projecten en plan taken in de flexibele agendaweergave om teams synchroon te houden
Om het belang van uw L10 vergadering te versterken, houdt u deze elke week op hetzelfde tijdstip. Als de vergadering altijd op de kalender staat, raken deelnemers eraan gewend om zich erop voor te bereiden en leren hun teams om andere vergaderingen eromheen te plannen. 🗓️
Vergaderingen plannen is een fluitje van een cent met ClickUp's kalenderweergave . Stel gewoon een terugkerende vergadering in en nodig alle benodigde deelnemers uit. Koppel vervolgens al uw vergaderingsdocumenten aan die vergadering, zodat iedereen ze kan vinden.
3. Maak uw vergaderagenda vroeg bekend
Hoe eerder u de agenda van de L10-vergadering opstelt, hoe meer tijd iedereen heeft om gegevens te verzamelen ter voorbereiding op de vergadering. De agenda geeft ook een duidelijke verwachting van wat er behandeld gaat worden, zodat iedereen gefocust blijft.
Gebruik ClickUp Documenten en de ClickUp Agenda sjabloon om de agenda van elke week te maken. Schrijf de agenda zelf of werk samen met het hele team, waarbij elke gebruiker op het systeem wordt onderscheiden door zijn eigen kleur-ID. Ingebouwde opmaaktools maken het gemakkelijk om een professioneel uitziend einddocument te maken zonder extra moeite.
4. Houd u aan de vergadertijden
Gemakkelijk herinneringen instellen met de "R"-opdracht van ClickUp
Een deel van het geheim van de L10 vergadering is het exact volgen van het proces. Dat begint met op tijd beginnen, wat op zijn beurt betekent dat mensen moeten worden aangemoedigd om vijf minuten eerder te komen om zich te installeren.
Houd mensen op schema met ClickUp Herinneringen . Stel een herinnering in om deelnemers te vragen zich ruim van te voren voor te bereiden op de vergadering, zodat niemand op het laatste moment nog in de stress schiet en de vergadering vertraagt. Stel vervolgens een andere herinnering in om hen te laten weten dat de vergadering bijna begint, zodat iedereen zich op het juiste moment aanmeldt en klaar is om te beginnen. 🔔
5. Gebruik visuele hulpmiddelen voor duidelijkheid
Het prioriteren van de items op je Issue List is een zeer belangrijke stap in de IDS-fase van de vergadering - en het is onmogelijk om prioriteiten te stellen als je niet weet wat je prioriteert. Maak een duidelijke lijst die iedereen kan zien, zodat ze goede beslissingen kunnen nemen.
Een zeer effectieve manier om dit te doen is met een ClickUp Whiteboard . Uw scribent kan bestaande kwesties op de Issues List overbrengen naar het Whiteboard aan het begin van de sessie. Met de samenwerkingstools van ClickUp kan iedereen de kwestie die hij/zij aan de orde stelt vastleggen op het moment dat deze zich voordoet, zodat u een volledige lijst hebt die u gemakkelijk kunt prioriteren tegen de tijd dat u bij de probleemoplossende fase van de vergadering bent aangekomen. Vervolgens kunt u de punten gewoon afvinken wanneer u ze behandelt.
6. Maak goede aantekeningen
Notities van vergaderingen in seconden samenvatten met ClickUp AI
Het is van cruciaal belang om nauwkeurig vast te leggen wat er tijdens een vergadering is gebeurd. Notulen vormen de basis van toekomstige vergaderingen en zorgen voor continuïteit en vooruitgang. Ze fungeren ook als het laatste woord wanneer herinneringen over wat er is gebeurd verschillen.
Goed software voor notulen maakt hier het verschil. Je zou kunnen beginnen met het gebruik van ClickUp Kladblok om aantekeningen te maken tijdens de vergadering. Vraag vervolgens de ClickUp AI Schrijfassistent om die notities voor u samen te vatten en er notulen van te maken. De ClickUp sjabloon voor notulen biedt een kant-en-klaar kader dat zorgt voor consistentie in al uw notulen. 📝
7. Leg belangrijke video's vast
Deel schermopnames om je boodschap nauwkeurig over te brengen zonder dat je een e-mailketen of een persoonlijke vergadering nodig hebt met Clip by ClickUp
Deelnemers delen vaak dia's of andere documenten tijdens L10 vergaderingen. Deze beelden zijn een belangrijk onderdeel van het verslag van de vergadering en ze worden vaak verspreid als aparte documenten voor of na de vergadering.
Maar er is een makkelijkere manier. ClickUp Clip legt videoclips vast van uw scherm, browsertabblad of app-venster - inclusief een stemopname als u daarvoor kiest - om context te bieden voor het gesprek. U kunt clips opslaan als onderdeel van het verslag van de vergadering en ze delen via een openbare link die direct in uw browser wordt afgespeeld.
8. Centraliseer uw chats
Deelnemers kunnen vooraf vragen of suggesties hebben of achteraf extra gedachten willen toevoegen. U zou e-mail kunnen gebruiken om deze gesprekken te voeren, maar e-mailthreads zijn niet altijd gemakkelijk te vinden of te volgen, plus ze zijn losgekoppeld van de vergadering zelf.
Maak in plaats daarvan een speciaal kanaal met ClickUp Chatweergave houdt alles gecentraliseerd en verbonden op één platform. Gebruik het chatkanaal om updates of bronnen te delen en gesprekken in realtime te voeren. U kunt bepalen wie toegang heeft tot uw chatkanaal, meldingen van nieuwe berichten instellen en uw chat bekijken naast uw werk in ClickUp terwijl u zich voorbereidt op de vergadering. 💬
9. Stroomlijn uw workflow
Gebruik ClickUp Whiteboards om taken toe te wijzen, gebruikers te taggen en alles wat nodig is om uw volgende samenwerking van start te laten gaan
De meeste L10-vergaderingen genereren een lijst met actiepunten die moeten worden afgehandeld, maar dat vaak niet worden. De truc om ze gedaan te krijgen is om ze zo snel mogelijk in uw workflow op te nemen en ze vervolgens bij te houden tot ze klaar zijn.
Met ClickUp kunt u tekst van een ClickUp Doc of Whiteboard omzetten in ClickUp taken met één klik op de knop - kopiëren en plakken is niet meer nodig. U kunt bijvoorbeeld direct vanuit een ClickUp Kladblok, Doc, Whiteboard, Chat of meer formele documenten zoals notulen van vergaderingen, actiepunten aanmaken of taken toewijzen.
Dan ClickUp's projectbeheer functionaliteit neemt het over om die taak te beheren, u te helpen er prioriteiten aan te geven en het naadloos in uw workflow in te passen. Het kan u zelfs meldingen sturen wanneer het bijna tijd is om ervoor te zorgen dat u op schema blijft.
10. Gebruik uw technologie
In plaats van te investeren in nieuwe tools voor uw L10 vergadering, kunt u beter gebruik maken van de tools die u al gebruikt. Als uw leiderschapsteam bijvoorbeeld een voorkeur heeft voor het gebruik van Zoom of Microsoft Teams, of ze zijn getrouwd met hun Google Agenda's, volg dan waar mogelijk de stroom.
ClickUp biedt een groot aantal integraties waaronder Microsoft Teams en Zoom plus Apple, Outlook en Google Agenda . Start een Zoom-vergadering rechtstreeks vanuit een taak of synchroniseer taken vanuit ClickUp met een agenda naar keuze, en nog veel meer.
Run efficiënte en effectieve vergaderingen van niveau 10
L10-vergaderingen zijn ontwikkeld door EOS Worldwide om de productiviteit en effectiviteit van vergaderingen te verbeteren. Ze worden elke week op hetzelfde tijdstip gehouden, volgen een specifiek sjabloon en worden bijgewoond door het hele leiderschapsteam. 💯
Dit type vergadering is zeer gericht op het afstemmen op strategische doelen. Het begint met een korte check-in en beoordeelt snel de voortgang ten opzichte van de scorecard, de kwartaaldoelen en de wekelijkse takenlijst. Daarna wordt het grootste deel van de vergadertijd besteed aan het begrijpen en oplossen van problemen die het behalen van de bedrijfsdoelen in de weg staan.
Hoewel L10-vergaderingen al veel efficiënter verlopen dan de meeste vergaderingen, is er altijd ruimte voor verbetering. Hulpmiddelen voor online vergaderingen zoals ClickUp stroomlijnen elk aspect van uw L10-vergaderingen en besparen zo tijd en moeite. Gratis aanmelden met ClickUp om meer gedaan te krijgen in minder tijd, elke dag. 🙌