Met meer dan acht miljard maandelijkse bezoeken en 300.000 geregistreerde bijdragers is Wikipedia wereldwijd een van de meest bezochte websites.
Wiki-pagina's zijn een eenvoudig te maken opslagplaats van informatie via een website of online bron die helpt bij het delen van kennis binnen de organisatie.
Het maken van een wiki is een strategische stap op weg naar een betere toekomst voor uw organisatie. U legt de stenen om de bedrijfsinformatie te centraliseren en bouwt een ruimte voor samenwerking die met de tijd zal groeien.
Deze samenwerking verhoogt de productiviteit van je werknemers omdat ze betere toegang hebben tot informatie en de juiste begeleiding om door de interne processen te navigeren. Voor het maken van je eigen wiki heb je echter tijd en een goed gevestigd proces nodig.
Deze blog behandelt het stap voor stap proces van het maken van een wiki met een van de beste wiki software. Voordat we daar verder op ingaan, hebben we de definitie van een wiki, de soorten wiki's en waarom je er een zou moeten maken besproken.
Wat is een wikipagina?
Een wikipagina is een hub in een online gemeenschap waar individuen hun expertise, inzichten en informatie brengen. Hoewel sommige wikiplatformen, zoals Wikipedia, openbaar toegankelijk zijn, gebruiken organisaties andere om interne informatie te verzamelen en te beheren, zodat teams kennis kunnen delen en efficiënter kunnen samenwerken.
In een zakelijke instelling is een wiki-pagina een collectief brein dat de samenwerking tussen werknemers stimuleert, peer learning bevordert en alle kennis binnen het bedrijf centraliseert.
Zie het als een tool voor werkbeheer die informatiesilo's afbreekt en iedereen toegang geeft tot de essentiële informatie die nodig is om zijn werk uit te voeren. Door de heen-en-weer-chaos te elimineren, kan je team zich meer concentreren op wat essentieel is binnen de gegeven tijdlijn.
Soorten wiki's
Er zijn twee soorten wiki's: interne en externe. Laten we eens kijken naar het verschil tussen de twee, omdat ze elk een andere rol spelen op het gebied van bruikbaarheid.
Afhankelijk van je doel kies je het juiste type voor je bedrijf.
Interne wiki
Een interne wiki, ook wel privé-wiki genoemd, is een gesloten site voor uw werknemers die in realtime samenwerken om de interne informatie van het bedrijf te onderhouden en bij te werken. Uw bedrijfswiki wordt een go-to bron voor hen wanneer ze meer willen weten over de regelgeving, referenties willen opzoeken wanneer ze vastlopen en kennis willen opdoen van experts.
Met de interne wiki kan iedereen aantekeningen en suggesties delen en bronnen bijdragen, vooral voor een virtueel team.
Organisaties slaan vertrouwelijke gegevens en gevoelige informatie over het bedrijf op interne wiki-pagina's op. Host de team wiki op je eigen server of een wiki hostingservice voor voltooide controle over de gegevens en persoonlijke pagina's.
Als je op zoek bent naar geavanceerde veiligheid om je gegevens te beschermen, moet je de interne wiki op je server hosten. Je hebt een IT team nodig om toezicht te houden op regelmatige updates en opslagruimte op de wiki syntax.
Externe wiki
Externe wiki's worden ook wel openbare wiki's genoemd die toegankelijk zijn voor iedereen met een internetverbinding. De Wikipedia pagina is het beste voorbeeld van een externe wiki die bijdragen van miljoenen gebruikers wereldwijd op zijn openbare pagina's accepteert.
Een fandom wiki is een ander voorbeeld van een externe wiki; het is een gemeenschap van mensen die dezelfde rente delen en er graag online over schrijven.
Externe wiki's fungeren als zelfbedieningswebsites om het aantal query's van klanten te verminderen en de wachttijd voor het beantwoorden van hun vragen te verkorten.
Het idee is om een wiki te maken met de meest voorkomende problemen die klanten waarschijnlijk tegenkomen en deze publiek toegankelijk te maken.
Als een klant vastloopt, gaat hij naar de wiki en probeert hij het probleem zelf op te lossen. Dit is een win-winsituatie voor zowel de klant, omdat hun problemen snel worden opgelost, als voor uw bedrijf, omdat uw ondersteuningsteam zich richt op het oplossen van meer geavanceerde problemen.
Interne en externe wiki's helpen uw product- en organisatiekennis te centraliseren.
Redenen om een wikipagina te maken
Hoewel het concept van een wiki bijna net zo oud is als het internet, is het gebruik van wiki pagina's voor productiviteit relatief nieuw. Hier zijn de voordelen van het maken van een wiki in je organisatie.
Over het algemeen worden bedrijfswiki's voor twee hoofddoelen gebruikt:
- Om informatie te vinden en iets te leren
- Om kennis bij te dragen en iets te leren
Laten we eens dieper in deze context duiken.
Tijd besparen
Wiki betekent 'snel' in het Hawaïaans. Zo komt Wikipedia aan zijn naam - één locatie voor snelle toegang tot informatie.
Een wiki-pagina brengt je team op snelheid door een alles-in-één kennisbron te worden waarmee ze hun werk sneller kunnen doen. Van ervaren werknemers tot nieuwkomers, iedereen heeft snel informatie nodig om zijn werk te kunnen doen. Met een wiki voor teams weten ze waar de gegevens zijn zonder afhankelijk te zijn van andere teams, zoals de IT-afdeling.
Maar je moet een wiki maken om te voorkomen dat ze op een niet-productieve reis in het labyrint van informatie worden gestuurd die een aanzienlijke hoeveelheid van hun productieve uren zal kosten. Het resultaat is een lage productiviteit en een burn-out.
Laten we aan de hand van een voorbeeld eens kijken hoe een wiki helpt bij het inwerken van werknemers.
Jenna werkt sinds kort bij je design team. In plaats van op zoek te gaan naar merkrichtlijnen, toon en ontwerpstandaarden, gaat ze naar de sectie 'Stijlgids' van je wiki. Jenna krijgt direct toegang tot de richtlijnen en standaarden. Hetzelfde geldt wanneer ze meer wil weten over het bedrijfsbeleid en de gedragscode op de werkplek.
Stimuleer samenwerking
Wikisites zijn geweldige platforms om de samenwerking tussen werknemers in verschillende teams aan te moedigen. Organisaties creëren wiki's als kennissystemen die steunen op teamwerk, input en bijdragen van verschillende gebruikers.
Beschouw wiki-artikelen als een platform voor werknemers om hun ideeën en gedachten te delen, pagina's en content toe te voegen, de richtlijnen van de gemeenschap te raadplegen en het materiaal te blijven vernieuwen zodat het relevant is voor de huidige tijd.
Dit is vooral een zegen voor teams die op afstand of in een hybride instelling werken. Verschillende tijdzones belemmeren de werkstroom tussen teams die samenwerken aan een project. Een wiki lost dit probleem op door een gemeenschappelijke bron te worden voor de laatste updates over het project en vertragingen te voorkomen, ongeacht de locatie van de teams.
Als uw medewerkers de voordelen van wikisites beginnen in te zien, zullen ze er vanzelf aan meewerken om er een robuustere bron van institutionele kennis van te maken.
Het mooiste is dat dit niet alleen is voorbehouden aan uw ervaren medewerkers; nieuwe leden van uw team krijgen ook een podium om vanaf het begin deel te nemen en kennis op te doen.
Content organiseren
Wiki's doen u misschien denken aan bekende hulpmiddelen zoals spreadsheets. Spreadsheets staan immers bekend om het verwerken van enorme hoeveelheden gegevens.
Er zijn echter twee gebieden waar spreadsheets ver achterblijven bij Wiki-sites - samenwerking en organisatie. Het eerste hebben we al uitgelegd; laten we ons richten op organisatie.
Met Wiki kunnen gebruikers tags toevoegen aan content en categorieën maken met een gestructureerde layout. Tags zijn wiki-hulpmiddelen waarmee gebruikers informatie sneller kunnen ophalen. Leden van een team taggen elkaar om ze naar de bron te verwijzen en verwarring te voorkomen.
Deze manier van content organiseren is ook nuttig bij het inwerken van nieuwe belanghebbenden (leveranciers, verkopers, agentschappen, enz.).
Traditioneel gaat onboarding gepaard met een spervuur aan e-mails en verspreide documenten. Met de externe Wiki-website kunnen uw nieuwe belanghebbenden eenvoudig toegang krijgen tot compliance-richtlijnen, samenwerkingsprotocollen en andere documenten tijdlijnen van projecten onder verschillende categorieën binnen één bron.
Koppeling van gerelateerde informatie
Een ander opvallend kenmerk van wikisites is hun mogelijkheid om te linken. Een link met CSS code is een hyperlink naar andere gerelateerde pagina's of externe webpagina's.
Deze functie voor intern linken maakt de wiki krachtiger omdat het de gebruiker in staat stelt om tot in de kleinste details van een project of een stuk informatie te komen zonder de wikisite te verlaten.
De ononderbroken werkstroom van informatie maakt het ook een gemakkelijke leerbron voor uw nieuwe werknemers. Laat ze de hele wiki in hun eigen tempo verkennen en ze hoeven geen onnodige uren te besteden aan het zoeken naar relevante kennis op andere pagina's en artikelen.
Bovendien is een wiki een open-source content management systeem met functies voor samenwerking en kunt u individuele gebruikersaccounts met rolgebaseerde toegang maken.
Content revisies
Het hebben van een wiki is een belangrijke prestatie, maar het is slechts het topje van de ijsberg. De belangrijkste bijdragers blijven de content in de wiki van het team bijwerken om up-to-date te blijven met de veranderende eisen van het bedrijf.
U moet echter een van de populairste wikiplatforms gebruiken en vertrouwen op tekstverwerkingsprogramma's om revisies online bij te houden. Terugkeren naar de oorspronkelijke wiki-content is alleen mogelijk als iemand de knop voor revisiegeschiedenis aan heeft gehouden tijdens de bewerking.
Een wiki-software of -platform slaat elke herziene versie van de wijzigingen op en de beheerders hebben het laatste woord om te controleren wat er in de wiki komt en wat niet. Het ingebouwde mechanisme maakt het gemakkelijk om wijzigingen bij te houden en wanneer andere gebruikers ze hebben gemaakt.
Hoe maak je een wikipagina?
Laten we ons richten op het maken van wikipagina's met een van de beste Wiki software -ClickUp.
ClickUp helpt u bij het maken van wiki's en verbindt ze met andere Taken in uw project. Houd uw activiteiten bij en voorzie uw werknemers van de nodige informatie om hun taken uit te voeren vanuit één enkele bron.
Hier zijn de drie functies die u zullen helpen bij het maken, schrijven en ontwerpen van uw wikiboerderij en pagina's zonder dat het aanvoelt als een beproeving.
ClickUp Docs
Gebruik ClickUp's Docs om prachtige wiki's, documenten en meer te maken en te verbinden voor een naadloze uitvoering van ideeën met uw team ClickUp Documenten is de plaats om te beginnen met het maken van wiki's. Het is de ruggengraat van uw nieuwe Wiki, waarmee u content kunt maken en toevoegen en documenten bewerken vanaf nul. Om je informatie goed te structureren, gebruik je de vele stylingopties in documenten, zoals bladwijzers, tabellen en opsommingstekens.
ClickUp is wikisoftware waarmee u in realtime met uw collega's kunt samenwerken. De Directe en live samenwerking functie kunt u hun wijzigingen volgen terwijl ze bezig zijn en uw opmerkingen toevoegen om uw gedachten onmiddellijk te delen. Hierdoor kan de editor de bewerkingen bekijken en herwerken voordat de wijzigingen worden gepubliceerd. Als de revisies interne discussies vereisen, tag dan leden van het team en wijs hen Taken toe vanuit de wiki om snel aan het werk te gaan.
Voel je vrij om rijke mediabestanden zoals instructievideo's of instructievideo's op te nemen in de documenten. Voeg stroomschema's, diagrammen en andere interactieve elementen toe om je wiki visueel aantrekkelijk en gemakkelijk te begrijpen te maken.
Bovendien kunt u met ClickUp wiki-pagina's verbinden met uw bestaande workflows. Koppel terug naar bestaande documenten, voeg widgets toe binnen documenten om taken toe te wijzen en werk de status van het project bij om iedereen op de hoogte te houden van de voortgang. Op deze manier komen de informatie en bruikbare items samen op dezelfde plaats.
ClickUp AI
De AI gebruiken schrijfassistent in ClickUp om blogberichten te genereren, ideeën te brainstormen, e-mails samen te stellen en meer
Nieuwe pagina's vanaf nul maken in een wiki kan veel werk zijn voor zelfs de meest ervaren schrijvers. ClickUp's sjablonen voor het schrijven van content zijn handig voor de belangrijkste bijdragers om een structuur te creëren voor hun content. De beste manier om dat aan te vullen is met behulp van de ClickUp AI schrijfassistent.
ClickUp AI is een van de beste AI schrijftools om content voor je wikiboerderijen en pagina's te schrijven, te bewerken en te formatteren. Als je te weinig ideeën hebt, kun je een prompt uitvoeren en binnen een paar seconden een eerste opzet maken. De interne editor helpt je om de content scherper en boeiender te maken.
Hebt u een creatieve boost nodig? ClickUp AI is uw brainstormpartner om uw creatieve sappen te laten stromen zodat uw content leuk en doelgericht is.
Gebruik voorgestructureerde kopteksten om uw content te formateren en tijd te besparen. Vat uw aantekeningen van vergaderingen en Taak-updates en voeg ze toe aan uw wiki om ervoor te zorgen dat er geen kritieke discussies worden overgeslagen in uw kennisbeheersoftware .
ClickUp sjablonen
Plug-and-play je organisatiegegevens in kant-en-klare Wiki-sjablonen ClickUp Wikisjabloon maakt uw werk een stuk eenvoudiger door het proces van het organiseren en delen van kennis met uw teams te stroomlijnen.
De Sjablonen kennisbank worden geleverd met kant-en-klare styling voor de opbouw van de opslagplaats. Dit responsieve ontwerp ziet er netjes uit op alle apparaten en de sjablonen zijn toegankelijk op verschillende toepassingen.
Met het sjabloon kunnen uw werknemers snel antwoorden op hun vragen vinden en moeiteloos naar de gewenste informatie navigeren.
Met de sjabloon kun je aangepaste weergaven maken zoals Lijst, Gantt, Kalender en meer. Gebruik aangepaste statussen om taken te maken en de voortgang van de wikipagina bij te houden. Voeg ook attributen toe om je wikiplatform en pagina's te beheren en meer nauwkeurige informatie te krijgen.
Maak moeiteloos wiki's met ClickUp
Het maken van een wiki is uitdagend en tijdrovend, maar het bouwen van uw bedrijfs- en wikipagina's is een fluitje van een cent met de juiste wikisoftware, zoals ClickUp.
ClickUp is handig, vooral wanneer uw werkstromen en projecten documentintensief zijn; ClickUp's vooraf gebouwde wiki-sjablonen stellen je in staat om gedetailleerde standaard werkprocessen (SOP's), richtlijnen en instructies te maken voor je team. Pas de sjablonen aan aan de behoeften en informatievereisten van uw business.
Gebruik het ClickUp communicatieplan sjabloon om een stappenplan te maken voor naadloze team communicatie
Neem bijvoorbeeld een sjabloon voor communicatieplan binnen je wikipagina's voor interne en externe communicatie binnen de organisatie. Specificeer de target doelgroep, de manier van communiceren, de communicatiefrequentie en de berichtstructuur van het sjabloon.
Maak verder whiteboards en documenten in ClickUp, verbind ze met ClickUp-taaken, organiseer bedrijfsbrede organisatiestukken en laat iedereen samenwerken. Van vergaderingen en vereiste specificaties tot SOP's, alles wordt gemaakt binnen ClickUp Docs in de gratis versie.
Voor een realtime werkstroom van informatie integreert ClickUp met andere tools voor werkbeheer, waardoor de productiviteit van uw team en de nauwkeurigheid van de gegevens een boost krijgen.
Wilt u van uw eerste wiki een groot succes maken? Aanmelden voor ClickUp .
Begin met het gebruik van ClickUp's wiki-sjablonen die boordevol functies zitten.