Met meer dan acht miljard maandelijkse bezoeken en 300.000 geregistreerde bijdragers is Wikipedia wereldwijd een van de meest bezochte websites.
Wikipagina's zijn een eenvoudig te creëren opslagplaats van informatie via een website of online bron die helpt bij het delen van kennis binnen de organisatie.
Het maken van een wiki is een strategische stap in de richting van een betere toekomst voor je organisatie. Je legt de stenen om de bedrijfsinformatie te centraliseren en een samenwerkingsruimte te bouwen die met de tijd zal groeien.
Deze samenwerking verhoogt de productiviteit van je werknemers omdat ze betere toegang hebben tot informatie en de juiste begeleiding om door de interne processen te navigeren. Het maken van je eigen wiki heeft echter tijd en een goed gevestigd proces nodig.
Deze blog behandelt het stap-voor-stap proces van het maken van een wiki met een van de beste wiki software. Voordat we daarmee verder gaan, hebben we de definitie van een wiki besproken, de soorten wiki's en waarom je er een zou moeten maken.
Wat is een wikipagina?
Een wikipagina is een online gemeenschapsknooppunt waar individuen hun expertise, inzichten en informatie inbrengen. Hoewel sommige wikiplatformen, zoals Wikipedia, openbaar toegankelijk zijn, gebruiken organisaties andere om interne informatie te verzamelen en te beheren, zodat teams kennis kunnen delen en efficiënter kunnen samenwerken.
In een bedrijfsomgeving is een wikipagina een collectief brein dat de samenwerking tussen werknemers aanmoedigt, peer learning stimuleert en alle kennis binnen het bedrijf centraliseert.
Zie het als een tool voor werkbeheer die informatiesilo's doorbreekt en iedereen toegang geeft tot de essentiële informatie die nodig is om hun werk uit te voeren. Door de heen-en-weer-chaos te elimineren, kan je team zich meer concentreren op wat essentieel is binnen de gegeven tijdlijn.
Soorten wiki's
Er zijn twee soorten wiki's: interne en externe. Laten we eens kijken naar het verschil tussen de twee, omdat ze elk een andere rol spelen op het gebied van bruikbaarheid.
Afhankelijk van je doel kies je het juiste type voor je bedrijf.
Interne wiki
Een interne wiki, ook wel privéwiki genoemd, is een gesloten site voor uw werknemers die in realtime samenwerken om de interne informatie van het bedrijf te onderhouden en bij te werken. Uw bedrijfswiki wordt een go-to bron voor hen wanneer ze meer willen weten over de regelgeving, referenties willen opzoeken wanneer ze vastlopen en kennis willen opdoen van experts.
Met de interne wiki kan iedereen notities en suggesties delen en bronnen bijdragen, vooral voor een virtueel team.
Organisaties slaan vertrouwelijke gegevens en gevoelige informatie over het bedrijf op interne wikipagina's op. Host de teamwiki op je eigen server of een wiki-hostingservice voor volledige controle over de gegevens en persoonlijke pagina's.
Als je op zoek bent naar geavanceerde beveiliging om je gegevens te beschermen, moet je de interne wiki op je eigen server hosten. Je hebt een IT-team nodig om toezicht te houden op regelmatige updates en opslagruimte op de wiki-syntax.
Externe wiki
Externe wiki's worden ook wel publieke wiki's genoemd die toegankelijk zijn voor iedereen met een internetverbinding. De Wikipedia-pagina is het beste voorbeeld van een externe wiki die bijdragen van miljoenen gebruikers wereldwijd op zijn openbare pagina's accepteert.
Een fandom wiki is een ander voorbeeld van een externe wiki; het is een gemeenschap van mensen die dezelfde interesses delen en er graag online over schrijven.
Externe wiki's fungeren als zelfbedieningswebsites om het aantal vragen van klanten te verminderen en de wachttijd voor het beantwoorden van hun zorgen te verkorten.
Het idee is om een wiki te maken met de meest voorkomende problemen die klanten waarschijnlijk tegenkomen en deze publiekelijk toegankelijk te maken.
Als een klant vastloopt, gaat hij naar de wiki en probeert hij het probleem zelfstandig op te lossen. Dit is een win-winsituatie voor zowel de klant, omdat zijn problemen snel worden opgelost, als voor uw bedrijf, omdat uw supportteam zich richt op het oplossen van meer geavanceerde problemen.
Interne en externe wiki's helpen uw product- en organisatiekennis te centraliseren.
Redenen om een wikipagina te maken
Hoewel het concept van een wiki bijna net zo oud is als het internet, is het gebruik van wikipagina's voor productiviteit relatief nieuw. Hier zijn de voordelen van het maken van een wiki in je organisatie.
Over het algemeen worden bedrijfswiki's voor twee hoofddoelen gebruikt:
- Om informatie te vinden en iets te leren
- Om kennis bij te dragen en iets te leren
Laten we eens dieper in deze context duiken.
Tijd besparen
Wiki betekent 'snel' in het Hawaïaans. Zo komt Wikipedia aan zijn naam - één locatie voor snelle toegang tot informatie.
Een wikipagina zorgt ervoor dat uw team op snelheid komt door een alles-in-één kennisbron te worden die hen helpt hun werk sneller te doen. Van ervaren werknemers tot nieuwkomers, iedereen heeft snel informatie nodig om zijn werk te kunnen doen. Met een teamwiki weten ze waar de gegevens zijn zonder afhankelijk te zijn van andere teams, zoals de IT-afdeling.
Maar je moet een wiki maken om te voorkomen dat ze op een niet-productieve reis in het labyrint van informatie worden gestuurd die een aanzienlijke hoeveelheid van hun productieve uren zal kosten. Het resultaat is een lage productiviteit en een burn-out.
Laten we aan de hand van een voorbeeld eens kijken hoe een wiki helpt bij het inwerken van werknemers.
Jenna werkt sinds kort bij je ontwerpteam. In plaats van op zoek te gaan naar merkrichtlijnen, toon en ontwerpstandaarden, gaat ze naar de sectie 'Stijlgids' van je wiki. Jenna krijgt direct toegang tot de richtlijnen en standaarden. Hetzelfde geldt wanneer ze meer wil weten over het bedrijfsbeleid en de gedragscode op de werkplek.
Stimuleer samenwerking
Wikisites zijn geweldige platforms om de samenwerking tussen werknemers in verschillende teams aan te moedigen. Organisaties creëren wiki's als kennissystemen die steunen op teamwerk, input en bijdragen van verschillende gebruikers.
Beschouw wiki-artikelen als een platform voor werknemers om hun ideeën en gedachten te delen, pagina's en inhoud toe te voegen, te verwijzen naar communityrichtlijnen en het materiaal steeds te vernieuwen zodat het relevant is voor de huidige tijd.
Dit is vooral een zegen voor teams die op afstand of in een hybride werkomgeving werken. Verschillende tijdzones belemmeren de informatiestroom tussen teams die samenwerken aan een project. Een wiki lost dit probleem op door een gemeenschappelijke bron te worden voor de laatste updates over het project en vertragingen te voorkomen, ongeacht waar de teams zich bevinden.
Als je medewerkers de voordelen van wikisites beginnen in te zien, zullen ze er vanzelf aan meewerken om er een robuustere bron van institutionele kennis van te maken.
Het beste is dat dit niet alleen is voorbehouden aan uw ervaren medewerkers; nieuwe teamleden krijgen ook een podium om vanaf het begin kennis te delen en op te doen.
Inhoud organiseren
Wiki's doen u misschien denken aan bekende tools zoals spreadsheets. Spreadsheets staan immers bekend om het verwerken van enorme hoeveelheden gegevens.
Er zijn echter twee gebieden waar spreadsheets ver achterblijven bij Wiki-sites - samenwerking en organisatie. Het eerste hebben we al uitgelegd; laten we ons richten op organisatie.
Met Wiki kunnen gebruikers tags toevoegen aan inhoud en categorieën maken met een gestructureerde lay-out. Tags zijn wiki-hulpmiddelen waarmee gebruikers informatie sneller kunnen ophalen. Teamleden taggen elkaar om ze naar de bron te verwijzen en verwarring te voorkomen.
Deze manier om inhoud te organiseren is ook nuttig bij het inwerken van nieuwe belanghebbenden (leveranciers, verkopers, agentschappen, enz.).
Traditioneel gaat onboarding gepaard met een spervuur aan e-mails en verspreide documenten. Met de externe Wiki-website kunnen uw nieuwe belanghebbenden eenvoudig toegang krijgen tot compliance-richtlijnen, samenwerkingsprotocollen en andere documenten projecttijdlijnen onder verschillende categorieën binnen één bron.
Linkgerelateerde informatie
Een ander opvallend kenmerk van wikisites is hun mogelijkheid om links te maken. Een link met CSS-code is een hyperlink naar andere gerelateerde pagina's of externe webpagina's.
Deze interne linkfunctie maakt de wiki krachtiger omdat het de gebruiker in staat stelt om tot in de kleinste details van een project of een stuk informatie te gaan zonder de wikisite te verlaten.
De ononderbroken stroom van informatie maakt het ook een gemakkelijke leerbron voor je nieuwe werknemers. Laat ze de hele wiki in hun eigen tempo verkennen en ze hoeven geen onnodige uren te besteden aan het zoeken naar relevante kennis op andere pagina's en artikelen.
Bovendien is een wiki een open-source content management systeem met samenwerkingsmogelijkheden en kun je individuele gebruikersaccounts aanmaken met rolgebaseerde toegang.
Inhoud herzien
Het hebben van een wiki is een belangrijke prestatie, maar het is slechts het topje van de ijsberg. De belangrijkste medewerkers blijven de inhoud in de teamwiki bewerken om up-to-date te blijven met de veranderende eisen van het bedrijf.
U moet echter een van de populairste wikiplatforms gebruiken en vertrouwen op tekstverwerkingsprogramma's om revisies online bij te houden. Terugkeren naar de originele wiki-inhoud is alleen mogelijk als iemand de knop voor revisiegeschiedenis aan heeft gehouden tijdens het bewerken.
Een wiki-software of -platform slaat elke herziene versie van de wijzigingen op en de beheerders hebben het laatste woord om te controleren wat er in de wiki komt en wat niet. Het ingebouwde mechanisme maakt het gemakkelijk om wijzigingen bij te houden en wanneer andere gebruikers ze hebben gemaakt.
Hoe maak je een wikipagina?
Laten we ons richten op het maken van wikipagina's met behulp van een van de beste Wiki software -Klik omhoog.
ClickUp helpt u bij het maken van wiki's en verbindt ze met andere taken in uw project. Volg uw activiteiten en voorzie uw werknemers van de nodige informatie om hun taken uit te voeren vanuit één enkele bron.
Hier zijn de drie functies die u zullen helpen bij het maken, schrijven en ontwerpen van uw wikiboerderij en -pagina's zonder dat het aanvoelt als een beproeving.
ClickUp Docs
Gebruik ClickUp's Docs om prachtige wiki's, documenten en meer te maken en met elkaar te verbinden voor een naadloze uitvoering van ideeën met uw team ClickUp Documenten is de plaats om te beginnen met het maken van wiki's. Het is de ruggengraat van uw nieuwe Wiki, waarmee u inhoud kunt maken en toevoegen en documenten bewerken vanaf nul. Gebruik de vele stylingopties in docs, zoals bladwijzers, tabellen en opsommingstekens, om uw informatie op de juiste manier te structureren.
ClickUp is wikisoftware waarmee u in realtime kunt samenwerken met uw collega's. De Directe en live samenwerking met deze functie kunt u hun wijzigingen volgen terwijl ze bezig zijn en uw opmerkingen toevoegen om uw gedachten direct te delen. Dit stelt de redacteur in staat om de wijzigingen te bekijken en aan te passen voordat de wijzigingen worden gepubliceerd. Als de revisies interne discussies vereisen, kunt u teamleden taggen en hen taken toewijzen vanuit de wiki om snel aan de slag te gaan.
Voel je vrij om rijke mediabestanden zoals instructievideo's of instructievideo's in de documenten op te nemen. Voeg stroomschema's, diagrammen en andere interactieve elementen toe om je wiki visueel aantrekkelijk en gemakkelijk te begrijpen te maken.
Bovendien kunt u met ClickUp wikipagina's verbinden met uw bestaande workflows. Koppel terug naar bestaande documenten, voeg widgets toe binnen documenten om taken toe te wijzen en werk de projectstatus bij om iedereen op de hoogte te houden van de voortgang. Op deze manier komen de informatie en uitvoerbare items samen op dezelfde plek.
ClickUp AI
De AI gebruiken schrijfassistent in ClickUp om blogberichten te genereren, ideeën te brainstormen, e-mails samen te stellen en meer
Nieuwe pagina's vanaf nul aanmaken in een wiki kan veel werk zijn, zelfs voor de meest ervaren schrijvers. ClickUp's sjablonen voor het schrijven van inhoud zijn handig voor de belangrijkste medewerkers om een structuur te maken voor hun inhoud. De beste manier om dat aan te vullen is door gebruik te maken van de ClickUp AI schrijfassistent.
ClickUp AI is een van de beste AI-schrijftools om inhoud voor je wikiboerderijen en pagina's te schrijven, bewerken en opmaken. Als je te weinig ideeën hebt, kun je een vraag stellen en binnen een paar seconden een eerste opzet maken. De interne editor helpt je om de inhoud scherper en boeiender te maken.
Heeft u een creatieve boost nodig? ClickUp AI is uw brainstormpartner om uw creatieve sappen te laten stromen zodat uw inhoud leuk en raak is.
Gebruik voorgestructureerde kopteksten om uw inhoud op te maken en tijd te besparen. Vat uw vergaderingsnotities en taakupdates en voeg ze toe aan uw wiki om ervoor te zorgen dat er geen kritieke discussies worden overgeslagen in uw kennisbeheersoftware .
Sjablonen voor ClickUp
Plug-and-play je organisatiegegevens in kant-en-klare Wiki-sjablonen ClickUp Wikisjabloon maakt uw werk een stuk eenvoudiger door het proces van het organiseren en delen van kennis met uw teams te stroomlijnen.
De Kennisbasissjablonen worden geleverd met kant-en-klare styling voor het bouwen van de repository. Dit responsieve ontwerp ziet er netjes uit op alle apparaten en de sjablonen zijn toegankelijk op verschillende applicaties.
Met de sjabloon kunnen je werknemers snel antwoorden vinden op hun vragen en moeiteloos naar de gewenste informatie navigeren.
Met de sjabloon kun je aangepaste weergaven maken zoals Lijst, Gantt, Kalender en meer. Gebruik aangepaste statussen om taken aan te maken en de voortgang van de wikipagina bij te houden. Voeg ook attributen toe om je wikiplatform en pagina's te beheren en meer accurate informatie te krijgen.
Maak moeiteloos wiki's met ClickUp
Het maken van een wiki is uitdagend en tijdrovend, maar het bouwen van uw bedrijfs- en wikipagina's is een fluitje van een cent met de juiste wikisoftware, zoals ClickUp.
ClickUp is handig, vooral wanneer uw workflows en projecten documentintensief zijn; ClickUp's vooraf gebouwde wiki-sjablonen hiermee kunt u gedetailleerde standaard werkprocessen (SOP's), richtlijnen en instructies voor uw team maken. Pas de sjablonen aan uw bedrijfsbehoeften en informatievereisten aan.
Gebruik de ClickUp communicatieplan-sjabloon om een stappenplan te maken voor naadloze teamcommunicatie
Maak bijvoorbeeld een sjabloon voor communicatieplan binnen je wikipagina's voor interne en externe communicatie binnen de organisatie. Specificeer de doelgroep, de manier van communiceren, de communicatiefrequentie en de berichtenstructuur van de sjabloon.
Maak verder whiteboards en documenten in ClickUp, koppel ze aan projecttaken, organiseer bedrijfsbrede organisatiestukken en laat iedereen samenwerken. Van vergadernotities en vereiste specificaties tot SOP's, alles wordt gemaakt binnen ClickUp Docs in de gratis versie.
Voor een realtime informatiestroom integreert ClickUp met andere tools voor werkbeheer, waardoor de productiviteit van uw team en de nauwkeurigheid van uw gegevens worden verhoogd.
Wilt u van uw eerste wiki een groot succes maken? Aanmelden voor ClickUp .
Begin met het gebruik van ClickUp's wiki-sjablonen die boordevol functies zitten.