Hoe maak je een effectief terugwerkschema?

In supply chain management is het cruciaal om goederen 'op tijd en volledig' te leveren. In de moderne productie wordt de voorkeur gegeven aan 'just-in-time productie'. Ook media stellen publicatiedata maanden, zo niet jaren van tevoren vast voor projecten.

Een deadline is een van de eerste dingen waar leiders in het bedrijfsleven over beslissen. Vervolgens werken teams terug vanaf die datum om de levering te plannen. In projectmanagementterminologie wordt dit een terugwerkschema genoemd. Deze blogpost gaat in detail in op het workbackschema en legt de nadruk op hoe je er een kunt maken voor jouw project.

Wat is een werkschema?

Een workback planning is een project planningstool waarin managers doelen en mijlpalen in omgekeerde volgorde zetten, beginnend bij de uiteindelijke deadline. Net als bij elke projectplanning breng je alle taken in kaart, identificeer je middelen en schat je de tijd/inspanning in. Post dat, in tegenstelling tot andere methoden, je zult beginnen met doelen volgen met de laatste mijlpaal en planning naar achteren.

Stel dat je onderzoeksteam op 31 december een rapport moet indienen. Het schrijven van een rapport omvat de volgende stappen: literatuuronderzoek, het uitvoeren van een enquête, het analyseren van de antwoorden, het schrijven van het rapport, het visualiseren van de grafieken en tot slot het proeflezen voor indiening. Je werkschema ziet er als volgt uit.

Volgens dit werkschema moet je op 6 december beginnen. U moet de planning van het project echter aanpassen als er feestdagen of andere onvoorziene omstandigheden zijn.

Waarom zijn werkschema's belangrijk?

Een werkschema moedigt je aan om te beginnen met het einde in gedachten. Het helpt je te focussen op de uiteindelijke output, taken efficiënt in te plannen en de productie te stroomlijnen. Zo werkt het.

Haalbaarheid garanderen: Managers gebruiken een werkschema om te bepalen of ze het project binnen de deadline kunnen opleveren. Bijvoorbeeld, in het bovenstaande voorbeeld, als de deadline minder dan 25 dagen vanaf vandaag was, dan is het onmogelijk om het tegen die tijd af te ronden. Met deze informatie kun je om een verlenging van de deadline vragen of extra middelen krijgen.

Teamleden op één lijn brengen: Een werkschema toont duidelijk de afhankelijkheden tussen taken en teamleden. Het bevordert een betere samenwerking, waardoor het team naar de deadline toegroeit.

Onderhandelen over de scope: Als de deadline van het project niet onderhandelbaar is, kun je met de projectsponsor of klant onderhandelen over een kleinere scope. Het werk prioriteren op basis van de overeengekomen wijzigingen en voltooi cruciale taken om ervoor te zorgen dat je resultaten van hoge kwaliteit levert.

Resource planning: Met constante deadlines kun je je resources effectief kiezen. Als iemand in het team bijvoorbeeld een andere deadline najaagt, dan wil je diegene er niet bij betrekken. Of, als iemand werkt aan een niet-kritieke taak, kun je die opnieuw toewijzen en opnemen in je planning. Bovendien helpt het teamleden om de kritieke data te zien, zodat ze hun vrije tijd dienovereenkomstig kunnen plannen.

Hoe maak je een terugwerkschema?

Bepaal de basis voordat je een workback planning maakt: de reikwijdte van het project, de benodigde middelen en de uiteindelijke deadline.

1. Schets de reikwijdte van het project

Zoals bij elke projectplanning moet je de vereisten begrijpen. Je kunt jezelf de volgende vragen stellen.

• Wat is deprojectdoelstelling? Voorbeeld: Ontwikkel een mobiele app om leveranciersinformatie vast te leggen voor onboarding
• Hoe is de output gedefinieerd? Voorbeeld: Je moet de velden naam, mobiel nummer en e-mailadres vastleggen en automatisch opslaan in de database voor leveranciersbeheer
• Wie moet het goedkeuren? Voorbeeld: Projectsponsor en kwaliteitsanalist
• Op welke platforms moet de app werken? Voorbeeld: Android en iOS
• Wat is de uiteindelijke deadline?

Op basis van de aard van je project, begrijp alle andere details en verwachtingen die van toepassing zijn voordat je een werkschema maakt. Als het te complex is, splits ze dan op in projectfasen voor eenvoudiger beheer.

Verdeel ze vervolgens verder in taken. Deel de taken in op basis van prioriteit, zodat je de taken met lage prioriteit kunt verwijderen voor het geval de hele levering onmogelijk is binnen de deadline. Maak ten slotte nauwkeurige schattingen van de inspanning voor elke taak voor je werkschema.

2. Identificeer de benodigde middelen

Zoals hierboven beschreven, heb je voor een eenvoudige mobiele applicatie een UX-schrijver, ontwerper, Android-ontwikkelaar, iOS-ontwikkelaar, kwaliteitsanalist en projectmanager nodig. Bij nadere analyse zul je je realiseren dat je niet alle resources voor het hele project nodig hebt. Schat dus in hoeveel uur je van elk nodig hebt om het maximale te halen uit gebruik van middelen .

Vind de kosten van volledige campagnes, factureerbare uren en meer met geavanceerde formules in ClickUp aangepaste velden

3. Kies een terugwerkplanner

Een workback planning vereist creatieve planning. Je moet terugwerken vanaf een specifieke deadline en taken en afhankelijkheden organiseren zodat ze in een vooraf bepaald schema passen. Projectmanagers hebben een gebruiksvriendelijk hulpmiddel nodig dat alles beheert. ClickUp tool voor projectbeheer biedt functies die dit moeiteloos kunnen maken voor meerdere projecten.

• ClickUp Taken , subtaken en checklists om uw project hiërarchisch op te delen
• ClickUp Mindmaps om de projectworkflow te visualiseren
• Gebruikersprofielen om taken toe te wijzen en samen te werken in de context van elke taak
• Kalenderweergave om de volledige levenscyclus van een project te zien
• Eenvoudige drag-and-drop mogelijkheden voor scenarioplanning

4. Werkschema's maken vanaf de opleverdatum

Open uw planningstool en begin aan het einde.

• Plan eerst de laatste taak op de leverdatum, d.w.z. de deadline
• Stel vervolgens vervaldatums in voor elke taak, terugwaarts vanaf de leveringsdatum tot de begindatum. In ClickUp Taken kunt u de begin- en vervaldatum voor elke taak en subtaak toevoegen om nauwkeurig te plannen
• Gebruikers aan de taken toewijzen. Gebruik ClickUp om meerdere gebruikers aan één taak toe te wijzen. Kijkers toevoegen, die opmerkingen en andere details kunnen zien
• Verbindafhankelijke taken en markeer ze indien nodig

5. Herzie en verfijn uw terugwerkschema

Nu u elk detail hebt gepland, is het tijd om een stapje terug te doen en ervoor te zorgen dat alles samenwerkt. ClickUp biedt drie weergaven die het plannen van workback belachelijk eenvoudig maken.

ClickUp kalenderweergave

Beheer en organiseer projecten en plan taken in de flexibele agendaweergave om teams synchroon te houden

Bekijk uw project op een kalender per dag, week of maand met drag-and-drop taakbeheer . Vermijd het toewijzen van taken op vrije dagen. Controleer of je overlappende of meerdere taken hebt toegewezen aan dezelfde persoon op dezelfde dag. Synchroniseer uw Google-agenda's of andere moderne planningshulpmiddelen die u mogelijk gebruikt om bijgewerkte beschikbaarheid te bevestigen.

ClickUp Gantt-diagramweergave

Sorteer je taken snel en eenvoudig en maak trapsgewijze weergaven met één klik om voorop te blijven lopen en prioriteit te geven aan wat belangrijk is

Een Gantt-diagram toont de voortgang van het project langs een tijdlijn, meestal in de vorm van een staafdiagram. Een eenvoudig Gantt-diagram ziet er zo uit.

De ClickUp Gantt-diagramweergave vereenvoudigt zelfs de meest complexe projecten. U kunt

• Projecttijdlijnen en mijlpalen visualiseren
• Afhankelijkheden toevoegen door twee taken te selecteren en er een lijn tussen te trekken
• Individuele taken en groepen visueel opnieuw plannen door taken te slepen en neer te zetten
• Taken blokkeren die afhankelijk zijn van onvolledige taken, zodat teamleden er niet per ongeluk aan beginnen te werken

Bovendien kunt u elke keer dat u taakdetails wijzigt op de Gantt-diagram gaat de melding naar alle gebruikers van de taak, zodat iedereen op dezelfde pagina zit. Hier zijn enkele Projecttemplates voor Gantt-diagrammen om je op weg te helpen.

ClickUp Werklastweergave

Gebruik ClickUp om uw werklast te automatiseren met 100+ automatiseringen, een handige AI-assistent en een uniforme werklastweergave

Wanneer u alle details hebt ingesteld, wordt de werklastweergave, d.w.z. de weergave van de capaciteit van het team ziet er goed uit. Je kunt echter zien of je iemand te zwaar hebt belast, hebt ingepland wanneer hij niet beschikbaar is of taken hebt toegewezen die zijn capaciteit te boven gaan.

Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie er voor of achter ligt en sleep eenvoudig taken om bronnen opnieuw toe te wijzen

Gebruik ten slotte de Klikvenster bekijken om de losse eindjes aan elkaar te knopen.

Met de boxweergave kunt u zien waar uw team aan werkt, wat ze hebben bereikt en wat hun capaciteit is

Tips en strategieën voor terugwerkschema's

Nu we de basis hebben behandeld, gaan we verder met enkele praktische strategieën en tips om je te helpen je werkschema te optimaliseren.

Synchroniseer uw vakantie- en vrije tijdskalender

Vermijd onnodige stress door de vakantiekalender van uw organisatie rechtstreeks met ClickUp te synchroniseren. Moedig teamleden ook aan om hun Google-kalenders met ClickUp te synchroniseren.

Start- en vervaldatums toevoegen voor alle taken

Om de voortgang van het project in een Gantt-diagram te bekijken, voegt u start- en vervaldatums toe aan alle taken en simuleert u hoe een succesvolle voltooiing van het project eruit zal zien.

Tijdschattingen toevoegen

Maak een schatting van de tijd die nodig is voor alle taken om de werkbelasting van tevoren te voorspellen, zodat u het volgende kunt doen noodplannen als iets langer duurt.

Identificeer vereisten en verzamel ze op voorhand

Bekijk uw project deliverables kritisch en identificeer de vereisten. Als je bijvoorbeeld een mobiele app bouwt, heb je een sandbox-omgeving, merkrichtlijnen, toegang tot een iOS-ontwikkelaarsaccount en meer nodig.

Ga voor flexibel, niet voor perfect

Er bestaat geen ideaal schema. Teamleden die ziek worden, vluchten die vertraging oplopen, downtime van de ontwikkelomgeving in de cloud, enzovoort, zijn te verwachten. Maak dus een back-up plan om dergelijke redelijke wegversperringen op te vangen.

Plan voor buffertijd

Het is nooit aan te raden om taken tot het laatste moment te plannen. Strakke en rigide planningen zijn niet alleen inefficiënt, maar ook zeer stressvol. Bouw dus wat buffertijd in voor de eindoplevering en kritieke mijlpalen.

Een waterdicht werkschema maken met ClickUp

Workback planning kan impopulair zijn omdat het flexibiliteit wegneemt en ons verantwoordelijk maakt voor het leveren op een deadline. Projecten met krappe deadlines zijn echter normaal en een workback planning is het beste hulpmiddel om ze aan te pakken.

ClickUp's projectmanagementtool houdt rekening met de kans op verstoringen tijdens een project. Maak gebruik van de 15+ weergaven om de details te beheren en krijg een holistisch beeld met één klik op de knop. Pas alle aspecten van de planning aan, inclusief taken, subtaken, checklists, statussen, tags, enz. Begin gratis met uw terugwerkschema meld u aan voor ClickUp vandaag.