Klanten zijn de sleutel tot het succes van je business.
Of je nu net begint met het managen van projecten voor klanten of er al mee bezig bent, je weet dat het lastig kan zijn om met hun accounts om te gaan. Projecten beheren is één ding, maar clients beheren is iets heel anders.
Het gaat niet alleen om dagelijkse taken, driemaandelijkse doelen en je hoofd naar beneden steken voor diep werk. Nu moet je ook conflicten oplossen, diplomatiek communiceren en verwachtingen managen.
Sommige clients doen verzoeken binnen een tijdsbestek dat niet realistisch is voor jouw branche. Anderen kunnen persoonlijkheden hebben die het moeilijker maken om te communiceren. En dan is er nog de druk om winst te maken en vergaderingen te houden.
Met dit alles op je schouders is het niet moeilijk om te zien waarom het managen van projecten voor clients zo moeilijk is. Gelukkig is het leren van client
/href/
https://clickup.com/blog/project-management-strategies/
strategieën voor projectmanagement
/%href/
kunnen het eenvoudiger maken en je effectiever in je werk - vooral met de juiste
/href/
https://clickup.com/blog/best-project-management-tools/
hulpmiddel voor projectmanagement
/%href/
.
Hier bespreken we wat projectmanagement voor clients eigenlijk inhoudt en bespreken we de vier belangrijkste fasen. Daarna delen we een aantal van onze beste strategieën voor projectteams voor uw clients om u te helpen bij elke situatie. 🙌
Wat is projectmanagement voor klanten?
Projectmanagement voor klanten houdt in dat je het volgende beheert
/href/
https://clickup.com/nl/blog/76991/communicatie-met-klanten/
communicatie met de client
/%href/
verwachtingen en
/href/
https://clickup.com/nl/blog/46421/projectresultaten/
te leveren prestaties
/%href/
terwijl je ook toezicht houdt op het interne werk dat nodig is om de doelen van de client te bereiken. Het verschilt van normaal projectmanagement in het feit dat het werk een voortdurende inbreng van een client of een deliverable specifiek voor je client betreft, niet je eigen bedrijf.
In het dagelijkse werk is er enige overlap met normaal projectmanagement. Projectmanagers of teamleiders plannen en wijzen taken toe, creëren deliverables en plannen het project van begin tot eind.
Het verschil met projectmanagement bij klanten is dat je ook communicatieabonnementen voor klanten moet opstellen, scope creep moet beheren en relaties met klanten moet opbouwen. Zie het als het managen van je interne team en het managen van een extern team van belanghebbenden.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Image-Redactie-and-Annotation-Bundle-with-File-Upload.png
ClickUp 3.0 bundel voor het controleren en annoteren van afbeeldingen met bestandsupload
/%img/
Deel documenten met leden van het team in de Taak en verzamel feedback over ontwerpactiva zonder ClickUp-taak te verlaten
Een groot verschil in
/href/
https://clickup.com/nl/blog/63722/clientbeheer/
client management
/%href/
is de communicatiecomponent - en dit is vaak waar projectmanagers in moeilijke situaties terechtkomen. Clients begrijpen uw branche misschien niet zo goed als u en ze hebben ook hun eigen winstdruk.
Ze kunnen verzoeken doen waaraan je team niet kan voldoen. Soms reageren ze onvriendelijk op voortgangsrapportages of eisen ze veranderingen die niet haalbaar zijn. Als projectmanager bij een client is het jouw taak om technieken te gebruiken om verwachtingen te managen, gesprekken in goede banen te leiden en succes bij de klant te garanderen.
Fasen van projectmanagement voor klanten
Als projectmanager weet je alles over de verschillende fasen van projectmanagement
/href/
https://www.coursera.org/articles/project-management-lifecycle#
projectlevenscyclus
/%href/
die over het algemeen is onderverdeeld in vier fasen: initiatie, abonnement, uitvoering en afsluiting. Wat je misschien niet weet, is dat elk van deze fasen unieke componenten heeft wanneer ze worden toegepast op projecten van clients. Hier behandelen we elke fase en waar je rekening mee moet houden.
Initiatie
Dit is de lanceringsfase waarin je informatie verzamelt en de verwachtingen van het project en de client vaststelt. In deze fase maak je een abonnement op het budget, maak je een planning voor het project en definieer je deliverables en projectdetails. 🤔
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/04/Form-1-1400x970.png
Projectmanagement voor de client: een formulier maken in ClickUp
/%img/
Maak het formulier van uw dromen en verbeter uw intakeproces met de aanpasbare functie Formulier van ClickUp
Hier houdt u rekening met de behoeften van de client, verzamelt u gegevens en legt u de basis voor een succesvol project, zowel intern als met de client. Hoewel dat gemakkelijk lijkt, is het belangrijk om in deze fase aandacht te besteden aan details.
Het is namelijk gemakkelijk om vitale stukjes informatie te missen die later een project kunnen doen ontsporen. Een client weet misschien niet hoe hij moet communiceren wat hij wil of nodig heeft. Als je daar niet in een vroeg stadium aan werkt, zul je later problemen krijgen met het managen van verwachtingen en deliverables.
Richt je op het creëren van duidelijke verwachtingen,
/href/
https://clickup.com/nl/blog/70387/projectdoelen/
projectdoelstellingen
/%href/
en de reikwijdte van het project in deze fase. Vergader verschillende keren met de client, zorg ervoor dat je begrijpt wat ze willen en herhaal dit duidelijk om te laten zien dat jullie allemaal op dezelfde pagina zitten.
Plannen
Vervolgens is het tijd om een abonnement te nemen. Deze fase overlapt soms met de initiatiefase, maar verdient een vermelding omdat er veel werk in gaat zitten. Hier maak je een werkomschrijving en een projectplanning - meestal in een projectmanagementtool zoals
/href/
http://clickup.com/
ClickUp
/%href/
. 🗺️
Als projectmanager leg je de volgende zaken vast
/href/
https://clickup.com/nl/blog/10304/projectplan/
project abonnement
/%href/
en verdeel het in behapbare Taken voor zowel je team leden als de client. Hier voeg je deadlines toe voor projectwerk, stel je duidelijke mijlpalen op en wijs je werk toe aan elke persoon die bij het project betrokken is.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/Setting-Up-Task-Dependencies-in-ClickUp.gif
Projectmanagement voor clients: afhankelijkheid van taken toevoegen in ClickUp-taak
/$$$img/
Stel een duidelijke volgorde van werkzaamheden in door "blokkerend" of "wachtend op" afhankelijkheden tussen taken toe te voegen en houd uw team op de rails om te weten waar het eerst aan moet werken
Dit geldt ook voor clients. Bedenk waar clients input moeten geven, zoals beoordelingen en goedkeuringen. Bedenk of de client je team iets moet geven om het werk te voltooien.
Maak taken voor je klanten en stel realistische tijdlijnen op zodat ze het werk kunnen voltooien. Zorg ervoor dat je de verwachtingen communiceert en maak het de client gemakkelijk om Nog te doen.
Uitvoering
Tijdens de uitvoeringsfase verschuift uw taak van abonnementen naar beheren. Je team gaat aan de slag om taken te voltooien die hen een stap dichter bij je deliverables brengen. Uw rol bestaat nu uit het bijhouden van de planning om ervoor te zorgen dat alles op schema blijft. ✍️
Je zult waar nodig moeten bijspringen om de leden van het team te helpen om wegversperringen te overwinnen. Bovendien houd je toezicht op de werkstromen en moet je actie ondernemen als er iets wordt gemist, vertraagd of verkeerd geproduceerd.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Chat-view-Attachment-3-1400x926.png
Projectmanagement voor clients: ClickUp's chatten
/$$$img/
Weergave van chatten slaat al uw opmerkingen op in ClickUp om snel elk gesprek terug te vinden
In deze fase van het clientmanagementproces staat ook uw taak als communicator centraal. U moet regelmatig updates geven aan uw team, verschillende afdelingen en de client.
Bovendien moet je scheidsrechters zijn bij meningsverschillen en helpen bij het oplossen van conflicten die zich voordoen - of dit nu binnen je eigen team is of door een probleem met de client. Dat betekent dat je teamleden moet begeleiden bij lastige gesprekken of dat je moet ingrijpen als er echt een probleem is.
Afsluiten
Je hebt het werk gedaan, je team heeft alle doelstellingen Voltooid en de client heeft de opgestelde deliverables ontvangen. Maar je werk hier is nog niet Klaar. Nu is het tijd om het project te debriefen en te evalueren. 🛠️
Zet tijd opzij om na te gaan wat er goed ging in het project en wat er verbeterd moet worden. Werk samen met de leden van het team om het werk te archiveren en sjablonen op te slaan die nuttig kunnen zijn voor toekomstige projecten. Sluit onnodige taken af en ruim je projectmanagement werkruimte op voor het volgende project.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/email-templates-in-clickup.gif
Projectmanagement voor clients: sjablonen voor e-mails maken in ClickUp
/$$$img/
Sjablonen maken in ClickUp voor effectieve automatisering van e-mails om handmatige taken te verminderen en tijd te besparen
Dit is ook het moment om verbinding te maken met de client en te kijken of er nog ander werk is dat je kunt doen. Misschien is er een soortgelijk project waar ze hulp bij nodig hebben, of misschien bevelen ze uw professionele diensten aan bij een andere organisatie.
7 strategieën om je projectmanagementstrategie met clients te verbeteren
Nu je de algemene reikwijdte van het projectmanagementproces voor clients kent, vraag je je waarschijnlijk af hoe je effectiever kunt zijn.
We hebben een aantal strategieën op een rijtje gezet die je vandaag kunt uitproberen voor meer succes bij projecten voor klanten. Van
/href/
https://clickup.com/nl/blog/1964/gratis-software-voor-projectbeheer/
software voor projectmanagement
/%href/
tot communicatietips, vindt u technieken om de klus Nog te doen. 💪
1\. Gebruik software voor projectmanagement
Projectmanagement is niet eenvoudig. Afhankelijk van de omvang van het werk jongleert u met taken voor meerdere afdelingen, communiceert u met clients en bewaakt u planningen in teams. 👨🏽💻
Met een spreadsheet zoals Excel red je het niet. Gebruik in plaats daarvan een hulpmiddel zoals
/href/
https://clickup.com/teams/project-management
ClickUp's software voor projectmanagement
/%href/
. Het biedt honderden functies, waaronder automatisering van taken, prioritering en meerdere weergaven om werkstromen te stroomlijnen.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/11/image17-1.gif
Projectmanagement voor clients: een Taak plannen in ClickUp-taak
/$$$img/
Stel terugkerende taken in om uw werk te stroomlijnen door uw vergaderschema te kiezen en een voorbeeld ervan te bekijken in uw agenda in ClickUp
Deze software voor projectmanagement is volledig aanpasbaar, zodat u een werkruimte - of meerdere werkruimten - kunt maken die is ontworpen voor uw projectbehoeften. Bouw dashboards om de voortgang van projecten te beheren en maak een dashboard voor clients waar klanten goedkeuringen, beoordelingen en feedback kunnen geven.
Integraties met tools zoals Slack maken communicatie sneller en gemakkelijker dan ooit. Directe notificaties en triggers voor taken zorgen ervoor dat het werk door de pijplijn blijft stromen en dat clients en belanghebbenden op de hoogte worden gebracht wanneer mijlpalen worden gehaald.
Extra functies zijn onder andere mindmaps voor brainstormsessies in de initiatiefase en wiki's om een overzicht te maken van het project
/href/
https://clickup.com/nl/blog/6070/beste-kennisbank-software/
kennisbank
/%href/
voor het afhandelen van communicatie met de client. Bovendien zijn er meer dan duizend sjablonen om bijvoorbeeld een project charter, een werkomschrijving of een contract met de client te maken.
2\. Visuele hulpmiddelen gebruiken om clients in te werken
Het is gemakkelijk om te verdwalen in pagina's en pagina's vol woorden. In plaats van klanten op de hoogte te houden met lange e-mails en formele verklaringen, kunt u ze visuele hulpmiddelen geven om de voortgang van het project te zien.
/href/
https://clickup.com/features/views
ClickUp's meerdere weergaven
/%href/
waaronder Kanban-borden en Gantt grafieken, laten clients de werkpijplijn visualiseren en zien waar de zaken staan. Ze krijgen een realtime blik op de status van het project, zodat ze kunnen controleren zonder u constant lastig te vallen.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/image6-1.gif
Projectmanagement voor klanten: GIF van verschillende weergaven van ClickUp
/%img/
ClickUp's 15+ weergaven bieden organisaties een kamerbrede oplossing voor elk team
Controleer de toegang door toestemming in te stellen en de weergave van de client te limieten tot alleen de taken die zij moeten zien. Deel het klantenportaal in een vroeg stadium en bied een snelle trainingssessie of webinar aan om hen te helpen navigeren met de tool als ze niet weten hoe.
Het beste van alles is dat een portal voor clients
/href/
https://clickup.com/nl/blog/46081/client-onboarding/
client onboarding
/%href/
en het starten van een project gemakkelijker. Taken toevoegen voor de client om zijn contract te ondertekenen en feedback te geven op voorgestelde deliverables. Wijs deadlines toe en gebruik de portal om de communicatie en voortgang van het project bij te houden.
3\. Duidelijke communicatieabonnementen opstellen
Een van de grootste problemen bij projecten voor clients is communicatie. We hebben allemaal verschillende manieren van communiceren en sommigen zijn duidelijker dan anderen. Doorbreek de ruis en kom tot de kern van wat uw client verwacht door duidelijke abonnementen en communicatiekanalen op te stellen. 🎙️
ClickUp's verzameling van
/href/
https://clickup.com/nl/blog/47698/sjablonen-voor-communicatieplannen/
sjablonen voor communicatieplannen
/%href/
helpt u bij het beheren van de frequentie, content en doelstellingen van uw gesprekken met clients. Gebruik ze om regelmatig projectupdates, strategieën voor berichtgeving en communicatiematrixen te maken om iedereen op de hoogte te houden als dat nodig is.
/$$img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Communication-Plan-Template.png
ClickUp's sjabloon voor communicatieabonnementen
/%img/
Gebruik het ClickUp communicatieplan sjabloon om een stappenplan te maken voor naadloze communicatie tussen teams en klanten
/ctaBtn/paars
https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-4000840
Download dit sjabloon
/%ctaBtn/
Als je eenmaal een communicatie abonnement hebt, automatiseer dan notificaties in je projectmanagement platform om updates of herinneringen te sturen om verbinding te maken met de client.
4\. Maak een eenvoudig goedkeuringsproces
Een ander obstakel dat managers zien bij projecten die klantgericht zijn, is een vertraging in goedkeuringen aan de kant van de klant. Of je nu factureert, prijscontracten verstuurt of goedkeuring vraagt voor een conceptproduct, het is van sleutel belang dat de klant het goedkeurt.
/$$img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/Whiteboard-gif.gif
Leden van het team bewerking op hetzelfde moment in ClickUp Whiteboard
/%img/
ClickUp Whiteboards is uw gecentraliseerde, visuele hub om teamideeën om te zetten in gecoördineerde acties
Gebruik ClickUp om een gestroomlijnd
/href/
https://clickup.com/nl/blog/70642/goedkeuring-workflow-software/
goedkeuringsworkflow
/%href/
voor het aanvragen, bijhouden en goedkeuren van de volgende stappen. Stap in de visuele
/href/
https://clickup.com/features/whiteboards
Whiteboard
/%href/
om met teamleden te brainstormen over het goedkeuringsproces of om een client te laten zien wat hij kan verwachten. Taken maken, toegewezen personen bijwerken en tags toevoegen om het beoordelingsproces te versnellen.
5\. Maak doelen die realistisch, haalbaar en transparant zijn
Een goede manier om je project vanaf het begin te laten mislukken is om doelen te stellen die niet realistisch, duidelijk of haalbaar zijn. Aangezien clients geen experts zijn op het gebied van projectmanagement, kunnen ze ideeën voorstellen die niet werken in uw branche.
Iets anders waar je voor moet oppassen zijn clients die denken dat ze weten wat ze willen, maar hun woorden of daden weerspiegelen die wensen misschien niet. Het is jouw taak om hun verwachtingen te managen door uit te leggen wat haalbaar is en wat niet. Hoe duidelijker je bent, hoe beter je jezelf instelt op succes. 👀
Gebruik een hulpmiddel zoals
/href/
https://clickup.com/templates/client-success-t-109300739
ClickUp's sjabloon voor client succes
/%href/
om in het hoofd van uw client te kruipen en hun verwachtingen te begrijpen. Het is een geweldige manier om te laten zien dat u de klantervaring belangrijk vindt. Bovendien zit u op dezelfde pagina of genereert u in ieder geval ideeën voor discussie over de te leveren prestaties.
/$$img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Client-Success-Template.png
Sjabloon voor succes van klanten door ClickUp
/$$$img/
Met deze sjabloon van ClickUp kunt u klantenverloop voorkomen
/ctaBtn/paars
https://app.clickup.com/signup?template=t-109300739
Deze sjabloon downloaden
/%ctaBtn/
Zodra u overeenstemming hebt bereikt over
/href/
https://clickup.com/nl/blog/46421/projectresultaten/
projectresultaten
/%href/
en doelen, schrijf ze op in een hulpmiddel zoals
/href/
https://clickup.com/features/docs
ClickUp Documenten
/%href/
. Op deze manier hebt u een verslag van uw bespreking en kunt u scope creep beheren ten opzichte van het overeengekomen abonnement. Bovendien zijn deze documenten deelbaar, waardoor het gemakkelijk is om wijzigingen en doelen direct met uw interne team te communiceren.
6\. Visualiseer planningen en stel duidelijke deadlines, tijdlijnen en mijlpalen vast
Zoals bij alle projecten is het de sleutel tot succes om georganiseerd te blijven en vooruit te plannen. Begin met het gebruik van een hulpmiddel zoals ClickUp voor
/href/
https://clickup.com/nl/blog/3892/taakbeheersoftware/
taakbeheer
/%href/
en instellingen voor het project. Gebruik de verschillende weergaven om een idee te krijgen van de werklast van elk teamlid en om taken toe te wijzen volgens een realistische tijdlijn.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/ClickUp-Timer-Tracker-Timer-Manual-Rangge.png
De functie Timer Tracker van ClickUp
/%img/
Nauwkeurig de tijd registreren die is besteed aan taken en projecten in ClickUp-taak
Integreer een tool voor tijdsregistratie om te zien hoe lang elke taak duurt en pas de planning zo nodig aan. Checklists maken om het projectteam op de hoogte te houden van de status van het project en wat er nog op stapel staat.
7\. Gebruik een CRM om relaties met klanten te beheren en rapportage te verbeteren
Als je klantgericht werkt, is de kans groot dat je met meer dan één client tegelijk werkt. Het bijhouden van hun gegevens, communicatie en projecten kan lastig zijn als je niet georganiseerd bent. Gebruik
/href/
https://clickup.com/teams/crm
ClickUp's CRM
/%href/
om de klanttevredenheid te monitoren, het contact met de client te centraliseren en databases te bouwen voor een betere rapportage. 📈
Sla contactpersonen op zodat u klanten snel kunt bereiken en voeg aangepaste velden toe voor accounts, projecten en communicatiestijlen. Gebruik
/href/
https://clickup.com/nl/blog/38108/crm-sjablonen/
CRM-sjablonen
/%href/
om tijd te besparen bij het opstellen van klantinformatie, het bijhouden van de gezondheid van klanten en het verbeteren van rapportageprocessen.
/$$img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Custom-Field-Manager-Simplified.png
Een veld aanpassen in ClickUp
/$$$img/
Aangepaste velden maken, bewerken en organiseren in ClickUp 3.0 met de zeer flexibele Custom Fields Manager
Historische gegevenspunten en projectgegevens uit uw CRM gebruiken om uw CRM te verbeteren
/href/
https://clickup.com/nl/blog/74722/tools-voor-rapportage-aan-clienten/
rapportage voor clients
/%href/
. Met de bord- en grafiekweergaven kunt u snel visuele uitsplitsingen maken van de status van het project. Vervolgens kunt u de statistieken omzetten in een verbluffende presentatie voor uw client.
Het CRM maakt het gemakkelijk om alle interacties met de client en de resultaten van die gesprekken bij te houden. Bovendien kan je team dankzij de statistieken statusrapporten opstellen in minuten in plaats van uren.
Projecten van clients beheren met ClickUp
Projectmanagement voor clients kan moeilijk zijn, maar u zult de uitdaging aankunnen dankzij deze strategieën voor succes. Van beheersoftware die het onboarding van klanten vereenvoudigt en workflows stroomlijnt tot communicatietips, er zijn eenvoudige manieren om uw projecten voor klanten te verbeteren.
/href/
https://clickup.com/signup
Meld u vandaag nog aan voor ClickUp
/%href/
en begin met het opbouwen van betere relaties met klanten en het managen van succesvolle projecten voor klanten. Met
/href/
https://clickup.com/nl/blog/53311/workflow-automatisering/
automatisering van werkstromen
/%href/
functies, dashboards en databases, heb je alles wat je nodig hebt om mijlpalen te bereiken voor alle soorten clients. ✨
